Servicio Postventa

PROCEDIMIENTO GENERAL
RAZÓN SOCIAL DE LA EMPRESA
Servicio postventa
Código
PG-16
Edición
0
Índice
1. TABLA RESUMEN..................................................................................... 2
2. OBJETO................................................................................................... 2
3. ALCANCE................................................................................................. 2
4. RESPONSABILIDADES ............................................................................ 3
5. ENTRADAS .............................................................................................. 3
6. SALIDAS ................................................................................................. 3
7. PROCESOS RELACIONADOS .................................................................... 3
8. DIAGRAMA DE FLUJO.............................................................................. 4
9. DESARROLLO .......................................................................................... 5
9.1. RECEPCIÓN DE LA NECESIDAD O QUEJA................................................ 5
9.2. PRESENTACIÓN DEL SERVICIO DE POSTVENTA....................................... 5
9.3. MEJORA ............................................................................................ 6
10. DEFINICIONES ..................................................................................... 6
11. FORMATOS Y REFERENCIAS .................................................................. 6
FECHA DE ENTRADA EN VIGOR:
Realizado:
Revisado y aprobado:
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1. TABLA RESUMEN
SECTORES
TODOS,
TiPOLOGÍA DEL
PROCESO
GENERAL
PROCESO
SERVICIO POSTVENTA
RESPONSABLE/S
PROCESO
RESPONSABLE DE ATENCIÓN AL CLIENTE,
PROCESOS
RELACIONADOS
ENTRADAS
SALIDAS
EN GENERAL
TÉCNICO, INSTRUCTOR
•
GESTIÓN DE COMPRAS Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES·
•
GESTIÓN DE LA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE
NECESIDAD O QUEJA DEL CLIENTE Y/O NECESIDAD DEL PRODUCTO
CLIENTE SATISFECHO Y/O PRODUCTO EN CORRECTO ESTADO.
INFORMACIÓN PARA LA MEJORA
2. OBJETO
Este procedimiento describe la sistemática seguida para llevar a cabo las diversas
actividades desarrolladas posteriores a la venta de productos/servicios que
constituyen un Servicio Postventa.
3. ALCANCE
Este proceso abarcará las actividades que impliquen servicios técnicos a productos
y tratamiento de los requerimientos del cliente tras la venta.
ACTIVIDADES A LAS QUE AFECTA ESTE PROCESO
Todos los sectores, en general.
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4. RESPONSABILIDADES
•
Responsable de atención al cliente: es el encargado de recibir y gestionar los
requerimientos realizados por el cliente según la naturaleza de los mismos.
•
Técnico: es el encargado de realizar las tareas relacionadas con la
instalación, mantenimiento y reparación del producto.
•
Instructor: es el encargado de formar al cliente en las características y
manejo del producto adquirido.
5. ENTRADAS
El proceso comienza bien con la identificación de una necesidad o reclamación por
parte del cliente o bien con una necesidad del producto.
6. SALIDAS
Este proceso concluye con la resolución de la queja del cliente o con la prestación
de los servicios adecuados para cubrir su necesidad, dependiendo de lo que
demande dicho cliente.
7. PROCESOS RELACIONADOS
•
Gestión de compras y evaluación de proveedores.
•
Gestión de la satisfacción del cliente.
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8. DIAGRAMA DE FLUJO
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9. DESARROLLO
9.1. RECEPCIÓN DE LA NECESIDAD O QUEJA
En esta etapa se recogen, filtran y clasifican los requerimientos del cliente
relacionados con el producto/servicio adquirido, así como las necesidades del
producto.
Asimismo, en un periodo de tiempo prefijado, se comunicará al cliente la resolución
dada a su problema.
9.2. PRESENTACIÓN DEL SERVICIO DE
POSTVENTA
A continuación se lleva a cabo el servicio postventa propiamente dicho. En esta
etapa se siguen distintas líneas de actuación en función de la naturaleza del
problema identificado: servicios prestados a clientes o servicios técnicos a
productos.
Si se trata de un servicio prestado a clientes, podrá consistir en el tratamiento de
quejas, la resolución de consultas o el adiestramiento para el uso.
En el caso de que se trate de una queja, se estudiará la reclamación hecha por el
cliente:
•
De no ser justificada será desestimada y se procederá según decida la
organización.
•
Si justificada pueden darse dos situaciones:
o
Que pueda resolverse: en este caso sólo queda hacer lo necesario
para solucionar el problema.
o
Que no pueda resolverse: caso en el que se indemnizará al cliente,
bien reembolsando el importe de la compra o bien sustituyendo el
producto/servicio adquirido por otro nuevo (pueden darse otras
opciones en función del caso concreto).
Si lo que se formula es una consulta, se recogerán los datos y, si es posible
resolverla directamente, se contestará al cliente en el menor tiempo posible; si no,
se realizarán los trámites oportunos para poder hacerlo.
En el caso del adiestramiento para el uso del producto/servicio se llevará a cabo la
formación del cliente, con el fin de que esté preparado para el correcto consumo del
bien y pueda extraer de él el máximo beneficio posible.
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Por otro lado se desarrollan servicios técnicos a productos, entre los que se
encuentran: instalación, mantenimiento y reparación, con el fin de conseguir un
producto apto para el uso a través de la conservación y restauración de sus
características.
Que este servicio sea o no gratuito dependerá de la validez y cobertura del
certificado de garantía del producto/servicio adquirido.
9.3. MEJORA
Una vez concluido el Servicio Postventa, la información reunida en las etapas
anteriores retroalimenta los procesos desarrollados en la organización, ya que se
emplea para identificar oportunidades de mejora, detectar no conformidades,
realizar cambios en el producto/servicio, etc.
10. DEFINICIONES
•
Certificado de garantía: documento obligatorio que acompaña a todos los
productos/servicios concebidos para la venta, delimitando un periodo de
tiempo en el que la organización se hace cargo de todos los costes derivados
de problemas del bien adquirido por el cliente, salvo excepciones.
11. FORMATOS Y REFERENCIAS
•
Registro de prestación del servicio.
•
Registro de consultas o reclamaciones.
Deben registrarse las reclamaciones y consultas recibidas por parte del cliente, así
como las actividades de formación y asistencia técnica realizadas.
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REGISTRO DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO
Página __ de __
FECHA:
Nº:
DATOS DEL CLIENTE:
NOMBRE O RAZÓN SOCIAL:
DIRECCIÓN:
TELÉFONO:
FAX:
NIF:
DATOS DEL SERVICIO:
MOTIVO/S DEL SERVCIO:
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS:
DURACIÓN:
RECURSOS INVOLUCRADOS:
REALIZADO POR:
OBSERVACIONES:
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REGISTRO DE CONSULTAS O RECLAMACIONES
Página __ de __
FECHA DE RECEPCIÓN:
Nº:
RECIBIDA POR:
DATOS DEL CLIENTE:
NOMBRE O RAZÓN SOCIAL:
DIRECCIÓN:
TELÉFONO:
FAX:
NIF:
DATOS DA CONSULTA OU RECLAMACIÓN:
MOTIVO DE LA CONSULTA O RECLAMACIÓN (DESCRIPCIÓN DETALLADA):
OBSERVACIONES:
ACEPTADA: SI
NO
ACCIÓN/ES PROPUESTA/S PARA SU RESOLUCIÓN:
RESULTADOS DE LA/S ACCIÓN/ES EMPRENDIDA/S:
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