menores a cien salarios mínimos

Secretaría de Desarrollo Rural
Dirección de Administración
Clave:PR-06-03-01
Fecha de emisión: 17/02/2014
Versión N°. 1
Página: 1 de 5
Procedimiento para compras
menores a cien salarios
mínimos
Elaboró
Revisó
Lic. Sandra Leticia Ochoa Larios
C.P. Adalberto Mendoza
Anguiano
Controladora de Documentos
Aprobó
Ing. Adalberto Zamarroni Cisneros
Secretario de Desarrollo Rural
Director de Administración
Secretaría de Desarrollo Rural
Dirección de Administración
PROCEDIMIENTO PARA COMPRAS MENORES A CIEN SALARIOS
MÍNIMOS
Clave: PR-06-03-01
Emisión: 17/02/2014
Versión: 1
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1. OBJETIVO
Establecer un mecanismo para realizar compras menores a cien salarios mínimos al interior de la Secretaría de
Desarrollo Rural.
2. ALCANCE
Aplica para todas las compras menores a cien salarios mínimos que se realicen en la Secretaría de Desarrollo
Rural a través de su dirección de administración.
3. POLÍTICAS
3.1
La requisición se entregará a la dirección administrativa.
3.2 El departamento de compras será el encargado de realizar las cotizaciones y entablar contacto directo
con el proveedor.
3.3 En caso de que la requisición no sea autorizada por la dirección administrativa, esta dará aviso al
solicitante para que esté enterado.
4. MARCO NORMATIVO
4.1 Norma ISO 9001:2008/NMX-CC-9001:2008.
4.2 Ley de Adquisiciones del Gobierno del Estado de Colima.
5. TÉRMINOS/ DEFINICIONES
Requisición: Documento que marca el inicio del proceso de compra, en el que se plasman las
necesidades materiales para el mantenimiento y funcionamiento de una organización.
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PROCEDIMIENTO PARA COMPRAS MENORES A CIEN SALARIOS
MÍNIMOS
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6. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
Solicitante
Administrativo
Proveedor
Contraloría
Secretaría de Finanzas y
administración
Inicio
1
2
Elabora
requisición
Recibe requisición
3
Revisa requisición
y artículos
solicitados en
existencia
4
Cotiza artículos
faltantes
5
Avisa al solicitante
que no fue
No
autorizada su
requisición
¿Autoriza
cotización?
Si
6
Solicita materiales
cotizados al
proveedor
7
Entrega
mercancía
8
Revisa mercancía
9
Entrega pedido a
la persona que lo
solicitó
10
Tramita factura
ante Secretaría de
Finanzas y
Aministración
11
12
Revisa trámite de
factura
Emite
contrarrecibo o
paga la compra en
efectivo
13
Paga al proveedor
14
Evalúa al
proveedor
Fin
7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Responsable
Secuencia de fases / Descripción de Actividades
Referencias
1. Elabora requisición
Solicitante
1.1 Tiene la necesidad de un bien menor a cien
salarios mínimos y elabora una requisición en el
sistema de requisiciones de la Secretaría.
N/A
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2. Recibe requisición
Administrativo
2.1 Recibe requisición y la ingresa al departamento de
compras.
N/A
3. Revisa requisición
Administrativo
3.1 Revisa requisición y verifica en almacén si los
artículos pedidos están en existencia o no.
N/A
4. Cotiza
4.1 Realiza cotización con proveedores
Administrativo
4.2 Presenta cotizaciones a director administrativo
para su autorización.
N/A
SI autoriza cotización, pasa a la fase 6.
NO autoriza cotización, pasa a la fase 5.
5. Avisa al solicitante que no fue autorizada su
requisición
Administrativo
5.1 Avisa al solicitante de la no autorización de su
requisición para si es posible solicite bienes
equivalentes a los señalados en su primera
requisición.
N/A
6. Solicita mercancía cotizada al proveedor
Administrativo
6.1 Realiza el pedido de la mercancía cotizada al
proveedor seleccionado.
N/A
7. Entrega mercancía
Proveedor
7.1 Hace entrega a la dirección administrativa de la
mercancía solicitada.
N/A
8. Revisa mercancía
Administrativo
8.1 Se revisa la mercancía conforme a la solicitud.
8.2 Entrega contrarecibo al proveedor el cual deberá
presentarlo para el cobro de su factura.
N/A
9. Entrega mercancía solicitada
Administrativo
Administrativo
9.1 El personal administrativo hace entrega a la
persona solicitante de la mercancía requerida.
10. Tramita factura ante la Secretaría de Finanzas y
Administración
10.1 El personal administrativo tramita la factura por
las compras realizadas para el pago al proveedor.
N/A
N/A
11. Revisa trámite de factura
Contraloría
Secretaría de Finanzas y
Administración
11.1 Personal de la contraloría del Gobierno del
Estado revisa el trámite de facturación y lo turna a la
Secretaría de Finanzas y Administración.
N/A
12. Emite contrarecibo o realiza pago en efectivo
12.1 La Secretaría de Finanzas y Administración
N/A
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emite contrarecibo si se trató de una compra mayor a
$1,000.00 pesos, para compras menores a esta
cantidad realizará el pago en efectivo.
13. Paga al proveedor
Administrativo
N/A
13.1 El personal administrativo realiza el pago al
proveedor.
14. Evalúa al proveedor
14.1 Una vez terminado el proceso de compra el
personal administrativo evalúa al proveedor en base a
los criterios previamente seleccionados para su
evaluación.
Administrativo
FO-06-02-08
Formato para evaluar
proveedores
FO-60-02-09
Criterios para evaluar
proveedores
8. REGISTROS DE CALIDAD
Clave
Registros
Tiempo de
retención
Responsable de
conservarlo
N/A
Requisición
5 años
Dirección de
administración
N/A
Cotización
5 años
Dirección de
administración
N/A
Factura
5 años
Dirección de
administración
N/A
Contra recibo de recepción de factura
5 años
Proveedor
FO-06-02-08
Formato para evaluar proveedores
5 años
Dirección de
administración
FO-06-02-09
Criterios para evaluar proveedores
5 años
Dirección de
administración
9. SECCIÓN DE CAMBIOS
No. de versión
Fecha de actualización
Descripción del cambio
1
17/02/14
Cambia la clave del documento
0
N/A
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