PDF Nº 1: Hoja de reservas Individual

GESTIÓN DE RESERVAS Y RECEPCIÓN
EN ALOJAMIENTOS RURALES
FICHAS TÉCNICAS MULTIMEDIA
UNIDAD 2: La Recepción en alojamientos propios de entornos rurales
y/o naturales
APARTADO :3 Identificación y adecuación de documentación. Operaciones
de registro y entrada de clientes con o sin reserva y de
clientes de grupo, así como actividades de preparación de la
llegada: análisis y aplicaciones prácticas
DIAPOSITIVA Nº: 5 Contenido teórico
PDF Nº 1: Hoja de reservas Individual
Hoja de reservas individual
Hoja de reserva individual.
Es la hoja que se rellena para realizar reservas para menos de 20-25 personas.
Los campos más importantes para rellenar que aparecen en la hoja son:
Número de reserva
Es un elemento fundamental sobre todo desde que se trabaja con sistemas
informatizados de reservas, ya que es el instrumento más rápido (junto con la fecha de
entrada) para localizarla.
Fecha de entrada
Representa el día en que el nuestro cliente entra en nuestro hotel rural.
Por ley, las entradas son a partir de las 12 del mediodía.
Fecha de salida
Es el día en el que el cliente abandona nuestro establecimiento.
La hora límite para abandonarlo son las 12 del mediodía.
Si no abandona el alojamiento rural y no pasa a recepción, se entiende que podremos
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cobrarle el día completo.
En caso de que el cliente quiera quedarse y no haya disponibilidad de habitaciones,
deberá abandonar la habitación.
Fecha de reserva
De la misma manera que las dos anteriores es de gran importancia, ya que si esta fecha
es reciente, habrá más posibilidades de que el cliente se presente en el establecimiento
que si realizó la reserva hace varios meses.
Lo apropiado en este caso sería llamarle para que nos reconfirmara: Apellidos y nombre.
No es necesario decir que es un dato de gran importancia.
Cuando sabemos el nombre y apellidos del cliente que se hospedará podremos
consultar el resto de los datos en su cardex si ya ha venido en otras ocasiones, y en
caso de que tenga alguna deuda pendiente con el hotel aprovechar para reclamarla.
Siempre es aconsejable anotar los datos en el mismo orden, ya que así sabremos
siempre con seguridad cuál es el nombre y el apellido del cliente.
Si, por ejemplo, un señor se llama Manuel Vicente González, al escribir en la hoja de
reservas Vicente González, Manuel sabremos claramente que Vicente es su apellido.
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Dirección y teléfono
Son los datos que nos facilitan ponemos en contacto con el cliente en caso de que lo
necesitemos.
Si, por ejemplo, tuviésemos que desviarle a otro establecimiento por overbooking, le
ahorraríamos la molestia tener que venir a nuestro hotel y después desplazarse a otro.
En las reservas no garantizadas y con hora límite de llegada, es aconsejable quedarse
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con un móvil, ya que si tenemos que llamar al cliente mientras viaja hacia el hotel
podremos localizarlo.
Reservado por
Es importante saber quién nos realiza la reserva. En muchas ocasiones, es el propio
huésped quien nos llama para reservar pero en otras es una empresa, organismo
público o una agencia de viajes.
Es fundamental saber si quien reserva tiene firmado un contrato de colaboración con el
hotel (consultaremos el listado correspondiente) para aplicarle las condiciones
acordadas.
También deberemos anotar una persona de contacto.
Tipo de habitación
Régimen
Precio
Estado de reserva
Hora límite de llegada
Observaciones
Garantías
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Anotado en el planning
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Anotado en el libro de reservas
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Firma
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Cambio de fechas
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Cambio del número de personas
-
Cancelación
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