Organizar • Principios y conceptos • Estructura organizacional

Organizar
• Principios y conceptos
– Departamento – autoridad – delegación
• Estructura organizacional
– Funcional, territorial, clientes, productos, procesos, matricial.
• Modelos de estructura organizacional
• Reingeniería de procesos
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Organizar
• Organizar tiene por objetivo crear un ambiente propicio
al trabajo.
• Al organizar se regula o reduce la incertidumbre relativa
al comportamiento de las personas.
• El organizar es siempre un medio, nunca un fin.
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Organizar
• El Departamento:
– Área, división o sucursal definida de una Organización, sobre la
que un administrador tiene autoridad para el desempeño de
actividades específicas.
• Organizar es estructurar la autoridad
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Organizar
• Autoridad es poder oficializado e institucionalizado.
• Poder es la probabilidad de imponer la propia voluntad
en una relación social.
• La autoridad proporciona poder, pero no al revés.
• La autoridad depende de la legitimidad, que es la
capacidad de justificar su ejercicio.
• La autoridad es legítima cuando es aceptada.
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Organizar
•
El poder conduce a la dominación.
•
Dominación es la influencia de la voluntad manifiesta del dominador
en la conducta de los dominados.
•
Dominación relación de poder en la que el dominador cree tener
derecho a ejercer poder sobre los dominados, y éstos consideran
que es su deber seguir las ordenes del dominador.
•
Las creencias que legitiman la relación están en la mente de
ambos, y establecen las diferencias básicas entre los sistemas de
dominación.
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Organizar
• Es importante implementar una adecuada estructura
organizacional en una empresa porque:
– Permite la existencia de una división del trabajo lo
cual facilita el cumplimiento de objetivos y metas.
– Al definir claramente las responsabilidades y la
autoridad se especifica que grupo hace un
determinado trabajo y permite establecer la jerarquía
dentro de la organización.
– Se facilita la comunicación y el control.
– Se mejora la toma de decisiones.
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Estructuras organizacionales
Estructura Funcional: en este tipo de estructura se divide la
organización en unidades, de modo que cada una cuente con
un conjunto diferente de deberes y responsabilidades.
•
En un hospital la existencia de departamentos de patología,
radiología, archivo médico, etc., conforman una organización de
tipo funcional.
•
La mayor ventaja es la especialización.
•
La desventaja es la falta de colaboración y coordinación
interdepartamental.
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Estructuras organizacionales
Estructura Organizacional por Producto: se conforma la
estructura de la organización por unidades con base en los
productos, proyectos o programas.
•
La empresa General Motors tiene una
organizacional dividida por marca y tipo de auto.
estructura
•
La mayor ventaja es que facilita la innovación; plazos y
control de costos;
•
Gerente del departamento, la responsabilidad de una
minicompañia que maneja un producto
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Estructuras organizacionales
Estructura Organizacional Territorial: este tipo de
estructura está basada en criterios geográficos.
• Puede ayudar a aprovechar las variaciones
locales, además de contribuir en la adaptación de
las diferencias territoriales.
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Estructuras organizacionales
Estructura Organizacional Orientada al Cliente:
este tipo de estructura divide las unidades de
modo que cada una sirva a un cliente distinto.
• Por ejemplo, las compañías que entregan
soluciones informáticas (IBM, Microsoft, etc.)
cuentan con departamentos diferentes para cada
cliente (gobierno, educación, empresas, etc.).
• Estos clientes suelen requerir distintos métodos de
venta y servicios diferentes.
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Estructuras organizacionales
Estructura Organizacional Matricial: este tipo de
estructura surge para potenciar las fortalezas de
las estructuras funcionales y por producto, y
minimizar sus debilidades.
Surge para responder a tres condiciones:
– Sienten la necesidad de responder a dos presiones del
entorno diferentes.
– Las necesidades de comunicación entre los individuos y
grupos rebasan la capacidad de la estructura actual.
– Las presiones de desempeño y costo requieren de una
participación y una utilización más flexible de los recursos
humanos, financieros y físicos.
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Modelo de Mintzberg para explicar la Estructura Organizacional
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Modelo de Mintzberg para explicar la Estructura Organizacional
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Estructura organizacional
Estructura
ORGÄNICA
Mecanicista
• Poca Complejidad (poca
diferenciación horizontal).
• Poco formalismo.
• Red de información amplia
(comunicación lateral,
ascendente y descendente).
• Comunicación informal.
• Mucha participación en toma de
decisiones (autoridad de decisión
descentralizada).
• Flexible y adaptable.
• Colaboración (vertical y
horizontal).
• La coordinación por medio de la
comunicación y los ajustes
constantes.
• Gran Complejidad (mucha
diferenciación horizontal).
• Gran formalismo.
• Red limitada de información
(comunicación descendente).
• Relaciones jerárquicas rígidas.
• Funciones fijas.
• Gran Centralismo (poca
participación en toma de
decisiones en los niveles bajos).
• Autoridad de decisión
centralizada.
• Canales formales de
comunicación.
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Estructura organizacional
Factores Contingencia
Estrategia
Innovación: introducción productos nuevos.
Reducción de costos.
Imitación: pasar a productos o mercados nuevos
cuando su viabilidad ha quedado demostrada.
Tamaño
Tecnología
Producción unitaria: por pequeños lotes.
Producción masiva: grandes cantidades.
Producción procesos: procesos continuos
Entorno
Plácido casualista: las demandas se distribuyen
de manera casual y los cambios se dan con
lentitud.
Plácido grupal: cambio se da con lentitud, pero
las amenazas se presentan en grupos.
Disturbante reactivo: entorno dominado por una o
varias organizaciones grandes.
Turbulento: entorno que cambia de manera
constante.
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Mintzberg y Estructura Organizacional
ESTRUCTURA DIVISIONAL
BUROCRACIA PROFESIONAL
ESTRUCTURA SIMPLE
ESTRUCTURAS
BUROCRACIA MECÁNICA
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Proceso de Toma de Decisiones
Inteligencia
o la búsqueda de condiciones que requieran la toma
de una decisión.
desarrollo y análisis de posibles cursos de acción.
Diseño o
la invención
Elección
o la selección de un particular curso de acción de
entre aquellos disponibles
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ORGANIZACIÓN DEL SXXI
Deben sobrevivir a las presiones competitivas:
Organizaciones más planas: cada directivo tiene
un mayor número de colaboradores directos a
supervisar.
“Autonomía de decisión” significa involucrar a los
empleados, dar participación, poder de decisión y
mayores niveles de responsabilidad.
Hacer posible que los problemas se resuelvan al
nivel más bajo en la organización, para de esta
forma dar un mejor servicio, de mayor calidad y
más rápido.
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ORGANIZACIÓN DEL SXXI
Los equipos de trabajo son la nueva célula social en la
empresa.
Son una fuente imprescindible de integración interna y
externa, que permiten romper las barreras funcionales y
lograr el aprendizaje mutuo.
Además, integran conocimiento disperso en la organización
que es necesario para dar rápidas respuestas al cliente.
Los sistemas de información cumplen un papel
fundamental en esta nuevas formas organizativas.
Son una herramienta imprescindible
autonomía de decisión de los empleados.
para
apoyar
la
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ORGANIZACIÓN DEL SXXI
Business Process Outsourcing (BPO)
es la relocalización de funciones de
procesos de negocios en proveedores
de servicios, ya sea internos o
externos a la compañía, usualmente
en lugares de menores costos.
BPO en español se traduce como
"Externalización de Procesos de
Negocios".
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ORGANIZACIÓN DEL SXXI
BPO de Administración y Finanzas: Incluye el análisis
financiero, reporte y planeamiento financiero, contabilidad
gerencial, gestión de tesorería y caja, pago y recibo de
cuentas, administración de riesgo e impuestos.
BPO de Recursos Humanos: especialmente centrado en
servicio de captación de candidatos.
BPO de Servicios de Customer Contact: call centers, servicio
de atención al cliente, de reclamaciones, etc …
BPO de Servicios de Gestión de la Información: control del
flujo de la información, de los medios de soporte (hardware,
software), así como todo lo relacionado con tecnologías de la
información y la comunicación.
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ORGANIZACIÓN DEL SXXI
Offshoring o outsourcing internacional
es la relocalizacón de procesos de
negocios de un país a otro.
Incluye procesos como producción,
manufactura, servicios e incluso
innovación o investigación y desarrollo
(I+D).
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ORGANIZACIÓN DEL SXXI
El Knowledge Process Outsourcing
(KPO), en español, "Externalización
de Procesos de Conocimiento",
Es la subcontratación por parte de una
empresa de aquellas funciones de
mayor valor y procesos intensivos en
conocimiento.
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ORGANIZACIÓN DEL SXXI
Abarca áreas como servicios relacionados con la
propiedad intelectual,
análisis e investigación de negocios, investigación
legal,
investigación
clínica,
publicaciones,
investigación de mercado,
investigación de inversiones, servicios de
ingeniería y de diseño, investigación y desarrollo.
En general áreas cuya naturaleza del trabajo
demanda personas especializadas, expertas y con
avanzadas habilidades analíticas.
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Ventajas del Rediseño de Proceso de Negocios
™ Permite a la organización centrarse en el cliente.
™ La organización es más integrada y liviana.
™ Aumenta la capacidad de la empresa para
competir, mejorando el uso de los recursos
disponibles.
™ Suministra los medios para realizar, en forma
rápida, cambios importantes hacia actividades muy
complejas.
™Ofrece una visión sistémica de las actividades de la
empresa.
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Ventajas del Rediseño de Proceso de Negocios
™ Ayuda a la empresa a comprender como
se convierten sus insumos en productos.
™ Da una visión sobre la forma en que
ocurren los errores y la manera de
corregirlos.
™ Suministra un método para preparar la
organización a fin de cumplir con sus
desafíos futuros.
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CONOCIMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN
· Entrevistas a ejecutivos,
Se debe solicitar la siguiente documentación:
9·
9·
9·
9·
9·
9
9
organigrama
descripciones de cargo/funciones
manual de evaluación de desempeño
productos y/o servicios
indicadores económicos.
Misión, Visión
Objetivos estratégicos y Directrices
estratégicas.
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CONOCIMIENTO DEL ENTORNO
· Se deberá solicitar información acerca de:
¾ competidores
¾ clientes
¾ proveedores
¾ sustitutos
¾ complementadoras (alianzas estratégicas
con otras organizaciones).
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METODOLOGÍA DE REDISEÑO DE PROCESOS
¾· Realizar un estudio inicial a la organización
entrevistas
a
ejecutivos,
solicitud
de
información y documentos, y un estudio inicial
del entorno. Visión global de la empresa.
¾· Realizar un análisis preliminar de la
estrategia actual entrevistas, cuestionarios y
análisis de la información documental. Misión,
los objetivos estratégicos, el estudio de la
filosofía
corporativa
y
las
directrices
estratégicas.
·
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METODOLOGÍA DE REDISEÑO DE PROCESOS
¾· Identificar los procesos de la empresa,
deberán ser coherentes con la estrategia
definida por la organización. En esta fase se
identifican los procesos de negocio y los
procesos auxiliares o de apoyo.
¾· A partir de la estrategia del negocio y los
procesos, se obtiene un plan de acción global,
el cual contempla la reestructuración de la
organización, definición de perfiles de recursos
humanos, incorporación de tecnología de la
información y plataforma tecnológica.
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REDISEÑO DE PROCESOS DE NEGOCIOS
¾·Los Procesos del Negocio corresponden a
aquel conjunto de actividades interrelacionadas
que transforman directamente el producto o
servicio que representa el negocio central de la
organización (core business).
¾Los Procesos Auxiliares son aquel conjunto
de
actividades
necesarias
para
el
funcionamiento de la organización, que apoyan
a los procesos de negocio y no producen una
salida para el cliente final.
31
BPM
32
BPM
33
BPM
34
BPM
35
BPM
36
BPM
37
BPM
38
BPM
Aplicación
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Diagrama de Procesos de Negocio
DIAGRAMA DE RECORRIDO
Oficina de Ingenieria Sanitaria
Usuario
Recepción de
Doctos
Revisión de
Planos
Jefe
de
Area
O.K.
Secretaria
Oficina de Ventanilla
Jefe de
Area
Secretaria
Ventanilla
Oficina de
Calificación
Jefe
Area
Secretaria
Coordinación
Departamental
Secretaria
Jefe de
Area
Tesoreria
Jefe de
Dir.
Of.
Licencias
Control
Archivo
Director
Ar chivo
Tesoreria
O.K.
O.K.
O.K.
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Diagrama de Procesos de Negocio
DIAGRAMA DE FLUJO
VENTANILLA
MULTITRAMITES
USUARIO
MÓDULO
DE
INFORMACIÓN
RECEPCIÓN
DE
DOCUMENTOS
MÓDULO
RECEPCIÓN
VALIDACIÓN
TÉCNICA
ENTREGA
DE
LICENCIAS
VALIDACIÓN
DOCUM ENT AL
ENTREGA
DE :
?
™
™
™
USUARI
O
DOCUMENTACIÓ
N
COMPLETA
LICENCIA
DICTÁMEN
CERTIFICAD
O
DOCUMENTACIÓ
N
VALIDADA
DOCUMENTO
S
?
CALIFICACIÓN
Pre-pago
o
Pago
$
41
INSPECCIÓN
IN - SITU