6.2.2.5 PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN DIRECTA 1. OBJETO: Seleccionar contratistas mediante el procedimiento excepcional de Contratación Directa, sin necesidad de convocatoria pública, siempre y cuando se trate de alguno de los siguientes casos: Urgencia manifiesta; contratación de empréstitos; contratos interadministrativos; los contratos para el desarrollo científicas y tecnológicas; cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado, para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión; o para la ejecución de trabajos artísticos que solo puedan encomendarse a determinadas personas naturales y para el arrendamiento y adquisición de inmuebles. 2. ALCANCE: Aplica a la selección de contratistas mediante el procedimiento excepcional de contratación directa, siempre y cuando se trate de alguno de los casos expresamente señalados por la ley, sin necesidad de convocatoria pública. Inicia con la justificación de la contratación y termina con la adjudicación de la propuesta. 3. DOCUMENTOS DE ENTRADA: DOCUMENTO 1. Presupuesto Entidad 2. Plan de Compras de gastos de Funcionamiento 3. Plan de Compras de gastos de Inversión 4. La Necesidad CODIGO: PROVEEDOR ÁREA /PROCESO Junta Directiva Secretaría General Director Ejecutivo Funcionarios Página 1 de 13 DOCUMENTO DE TRABAJO VALIDO UNICAMENTE SI POSEE SELLO DE CONTROL__ 6.2.2.5 PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN DIRECTA 4. POLÍTICAS: Se entenderá como Contratación Directa aquella modalidad de selección que permite la vinculación de contratistas de una manera excepcional y taxativa, sin necesidad de convocatoria pública. Se entenderá que son causales Contratación Directa las que a continuación se relacionan: Urgencia manifiesta. Contratos interadministrativos. Los contratos para el desarrollo científico y tecnológico. Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado. Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión. Para la ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas naturales y para el arrendamiento y adquisición de inmuebles. La selección de los anteriores contratos siempre se hará a través de contratación directa sin importar la cuantía o presupuesto oficial estimado. Se entenderá que existe Urgencia Manifiesta, cuando la continuidad del servicio exige el servicio de bienes, o la prestación de servicios, o la ejecución de obras en el inmediato futuro, cuando se presenten situaciones relacionadas con los estados de excepción, cuando se trate de conjurar situaciones excepcionales CODIGO: Página 2 de 13 DOCUMENTO DE TRABAJO VALIDO UNICAMENTE SI POSEE SELLO DE CONTROL__ 6.2.2.5 PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN DIRECTA relacionadas con hechos de calamidad o constitutivos de fuerza mayor o desastres que demanden actuaciones inmediatas, y en general cuando se trate de situaciones similares que imposibiliten acudir a los otros procedimientos de selección. La Urgencia Manifiesta se declara mediante Acto Administrativo motivado, que hará las veces de Acto administrativo de Justificación de la Contratación Directa. La Urgencia Manifiesta no requerirá de estudios previos. Para atender los gastos propios de la Urgencia Manifiesta, se podrán hacer los traslados presupuestales internos que se requerirán dentro del presupuesto de CORMAGDALENA. Una vez celebrado el contrato originado de la Urgencia Manifiesta, tanto éste como el acto que la declaró y los antecedentes del caso, se deberán enviar el control fiscal de CORMAGDALENA. CORMAGDALENA podrá celebrar Contratos Interadministrativos en aquellos eventos en que las obligaciones del contrato que se va a celebrar, tengan relación directa con el objeto de la Entidad ejecutora, exceptuando los contratos de obra, suministro, encargo fiduciario y fiducia pública cuando las instituciones públicas de educación superior sean las ejecutoras. En el caso de los Contratos Interadministrativos, cuando la entidad estatal ejecutora, entendiendo ésta como las definidas en el artículo 2 de la Ley 80 de 1993, deba subcontratar algunas de las actividades derivadas del contrato principal, no podrá ni ella, ni el subcontratista contratar o vincular a las CODIGO: Página 3 de 13 DOCUMENTO DE TRABAJO VALIDO UNICAMENTE SI POSEE SELLO DE CONTROL__ 6.2.2.5 PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN DIRECTA personas naturales o jurídicas que hayan participado en la elaboración de los estudios, diseños y proyectos que tengan relación directa con el objeto del contrato principal. Están exceptuados de la figura de Contrato Interadministrativo, los contratos de seguros. Se entenderá por desarrollo de Actividades Científicas Y Tecnológicas las investigaciones científicas y el desarrollo tecnológico, desarrollo de nuevos productos y procesos, creación y apoyo a centros científicos y tecnológicos, y conformación de sedes de investigación e información; la difusión científica y tecnológica, esto es, información, publicación, divulgación y asesoría en ciencia y tecnología; los servicios científicos y tecnológicos que se refieren a la realización de planes, estudios, estadísticas y censos de ciencia y tecnología; a la homologación, normalización, metrología, certificación y control de calidad; a la prospección de recursos, inventario de recursos terrestres y ordenamiento territorial; a la promoción científica y tecnológica; a la realización de seminarios, congresos y talleres de ciencia y tecnología, así como la promoción y gestión de sistemas de calidad total y de evaluación tecnológica; los proyectos de innovación que incorporen tecnología, creación, generación, apropiación y adaptación de la misma, así como la creación y el apoyo a incubadoras de empresas, a parques tecnológicos y a empresas de base tecnológica; la transferencia tecnológica que comprende la negociación, apropiación, desagregación, asimilación, adaptación y aplicación de nuevas tecnologías nacionales o extranjeras y la cooperación científica y tecnológica nacional o internacional. CODIGO: Página 4 de 13 DOCUMENTO DE TRABAJO VALIDO UNICAMENTE SI POSEE SELLO DE CONTROL__ 6.2.2.5 PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN DIRECTA El Acto Administrativo que dé inicio a este proceso deberá contener la justificación de dicha contratación. Se entenderá que no hay pluralidad de oferentes cuando se presente alguno de los siguientes casos: 1. Cuando no haya más de una persona inscrita en el RUP. 2. Cuando sólo exista una persona que pueda proveer el bien o el servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser, de acuerdo con la ley, su proveedor exclusivo. Estas circunstancias deberán constar en el estudio previo que soporta la contratación. Para los contratos de prestación de servicios profesionales o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo pueden encomendarse a determinadas personas naturales, no será necesario el acto administrativo de justificación de la contratación directa. Con relación a arrendamiento y adquisición de inmuebles CORMAGDALENA podrá adquirir bienes inmuebles mediante contratación directa. No se requerirá pliego de condiciones para la contratación directa. Para la selección de contratistas se aplicarán los principios de economía, transparencia y responsabilidad, contenidos en la ley 80 de 1993. Para la elaboración de los estudios y documentos previos en la contratación directa por no estar sujeta a un proceso de evaluación y comparación de CODIGO: Página 5 de 13 DOCUMENTO DE TRABAJO VALIDO UNICAMENTE SI POSEE SELLO DE CONTROL__ 6.2.2.5 PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN DIRECTA ofertas no se hace necesario que dentro del estudio previo se justifiquen los factores de selección. 5. DISPOSICIONES LEGALES: Decreto 01 de 1984, por el cual se reforma el Código Contencioso Administrativo. La ley 80 de 1993, por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. La ley 1150 de 2007, por la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos. Decreto 2474 del 2008, por el cual se reglamenta parcialmente la ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de selección, publicidad y selección objetiva, y se dictan otras disposiciones. CODIGO: Página 6 de 13 DOCUMENTO DE TRABAJO VALIDO UNICAMENTE SI POSEE SELLO DE CONTROL__ 6.2.2.5 PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN DIRECTA PROCESO RESPONSABLE INICIO DOCUMENTO SOPORTE 1. RECIBIR LA NECESIDAD • Una vez recibida y analizada la necesidad, determine si se trata de un bien, obra o servicio. CORMAGDALENA • Verifique si el bien, obra o servicio se encuentra dentro de los rubros del presupuesto de CORMAGDALENA y/o en el Plan de Compras de la misma y obtenga el certificado de disponibilidad presupuestal. NECESIDAD PRESUPUESTO DE CORMAGDALENA PLAN DE COMPRAS CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL • En caso de que exista el rubro que cubra la necesidad, proceda a efectuar un Análisis Económico del valor del bien, obra o servicio. 2. REALIZAR EL ANÁLISIS ECONÓMICO DEL VALOR DEL BIEN, OBRA O SERVICIO • Dependiendo de la necesidad, verifique si se requiere de gastos internos y/o externos como por ejemplo, la contratación de asesores externos y valórelos SICE VALOR EN EL MERCADO DEL BIEN, OBRA O SERVICIO. NECESIDAD ANÁLISIS ECONÓMICO DESCRIPCIÓN TÉCNICA DE LA NECESIDAD DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR CORMAGDALENA • Determine el valor del bien, obra o servicio en el SICE o en su defecto, en el mercado. 3. ELABORAR ESTUDIOS PREVIOS • Realice una descripción técnica de la necesidad (bien, obra o servicio) que CORMAGDALENA pretende satisfacer con la contratación, teniendo en cuenta la conveniencia y oportunidad de la contratación. • Elabore la descripción del objeto a contratar, con sus especificaciones esenciales y la identificación del contrato a celebrar. CODIGO: CORMAGDALENA 1 Página 7 de 13 DOCUMENTO DE TRABAJO VALIDO UNICAMENTE SI POSEE SELLO DE CONTROL__ 6.2.2.5 PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN DIRECTA PROCESO RESPONSABLE DOCUMENTO SOPORTE 1 • Teniendo en cuenta el objeto del contrato, y que éste corresponda a urgencia manifiesta, contratación de empréstitos; contratos interadministrativos; los contratos para el desarrollo científicas y tecnológicas; cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado, para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión; o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas naturales y para el arrendamiento y adquisición de inmuebles, plasme los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección. CORMAGDALENA • Con base en el análisis económico previamente elaborado, realice el análisis técnico y económico que soporta el valor estimado del contrato. • Determine el soporte que permita la estimación, tipificación y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato. • Elabore el análisis que sustenta la exigencia de los mecanismos de cobertura (Como por ejemplo, Riesgos Asegurables a través de la garantía única de cumplimiento y de la póliza de responsabilidad civil extracontractual derivada del seguro de cumplimiento, garantías bancarias, etc.) que garantizan las obligaciones surgidas con ocasión del proceso de selección y del contrato a celebrar. CODIGO: OBJETO DEL CONTRATO CUANTÍA DEL CONTRATO PROCESO DE SELECCIÓN ANÁLISIS TÉCNICO Y ECONÓMICO RIESGOS PREVISIBLES CORMAGDALENA MECANISMOS DE COBERTURA CORMAGDALENA 2 Página 8 de 13 DOCUMENTO DE TRABAJO VALIDO UNICAMENTE SI POSEE SELLO DE CONTROL__ 6.2.2.5 PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN DIRECTA PROCESO 2 RESPONSABLE • Tenga en cuenta adicionalmente los demás aspectos derivados de la complejidad del objeto contractual, que soporten los requerimientos. • Expida el Acto Administrativo de justificación. DOCUMENTOS ADICIONALES QUE SOPORTEN LOS REQUERIMIENTOS QUE SE INCLUIRÁN EN EL PLIEGO DE CONDICIONES ACTO ADMINISTRATIVO DE JUSTIFICACIÓN ACLARACIÓN X1 CORMAGDALENA 4. JUSTIFICAR LA CONTRATACIÓN DIRECTA • Elabore el Acto Administrativo de justificación de la contratación directa. Ver aclaración X1. DOCUMENTO SOPORTE REPRESENTANTE LEGAL O SU DELEGADO 5. VERIFICAR IDONEIDAD DEL PROPONENTE CÁMARA DE COMERCIO • Verifique la idoneidad del proponente de acuerdo a lo solicitado en los estudios previos. CORMAGDALENA 3 CODIGO: Página 9 de 13 DOCUMENTO DE TRABAJO VALIDO UNICAMENTE SI POSEE SELLO DE CONTROL__ 6.2.2.5 PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN DIRECTA 3 PROCESO RESPONSABLE 6. ADJUDICAR LA PROPUESTA • Elabore el Acto Administrativo que adjudica el contrato de forma motivada. DOCUMENTO SOPORTE REPRESENTANTE LEGAL O SU DELEGADO ACTO ADMINISTRATIVO DE ADJUDICACIÓN • Expida el Acto Administrativo de adjudicación. FIN CODIGO: Página 10 de 13 DOCUMENTO DE TRABAJO VALIDO UNICAMENTE SI POSEE SELLO DE CONTROL__ 6.2.2.5 PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN DIRECTA 7. ACLARACIONES: X1: El Acto Administrativo de justificación de la contratación directa contendrá: 1. El señalamiento de la causal que se invoca. 2. La determinación del objeto a contratar. 3. El presupuesto para la contratación y las condiciones que se exigirán a los proponentes si las hubiera, o al contratista. 4. La indicación del lugar en donde se podrán consultar los estudios y documentos previos, salvo en caso de contratación por urgencia manifiesta. CODIGO: Página 11 de 13 DOCUMENTO DE TRABAJO VALIDO UNICAMENTE SI POSEE SELLO DE CONTROL__ 6.2.2.5 PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN DIRECTA 8. REGISTROS ASOCIADOS CODIGO: DOCUMENTO PROVEEDOR ÁREA /PROCESO DOCUMENTOS DE ENTRADA SECRETARIO GENERAL Y/O PLANEACIÓN DOCUMENTOS DE SOPORTE: Acto administrativo de adjudicación Aclaración X1 Cámara de Comercio Registro Único de Proponentes Comunicación al contratista CORMAGDALENA Página 12 de 13 DOCUMENTO DE TRABAJO VALIDO UNICAMENTE SI POSEE SELLO DE CONTROL__ 6.2.2.5 PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN DIRECTA 9. MODIFICACIONES VERSION 01 CODIGO: DESCRIPCION DE LA MODIFICACION Documento Inicial Página 13 de 13 DOCUMENTO DE TRABAJO VALIDO UNICAMENTE SI POSEE SELLO DE CONTROL__