NORMA TÉCNICA DISTRITAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN PARA LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES NTD-SIG 001:2011 2011 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DISTRITAL REQUISITOS DESCRIPTORES: Sistema Integrado administrativo, calidad, de Gestión, control interno, desarrollo gestión ambiental, seguridad industrial y salud ocupacional, responsabilidad social, gestión documental, seguridad de la información, entidades y organismos distritales. ADOPCIÓN: Decreto 652 del 28 de diciembre de 2011 NTDSIG 001:2011 SECRETARÍA GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ Clara López Obregón Alcaldesa Mayor (D) Yuri Chillán Reyes Secretario General Beatriz Helena Hincapié Molina Subsecretaria General Miguel Alfonso Castelblanco Gordillo Director Distrital de Desarrollo Institucional (E) Gerardo Duque Gutiérrez Coordinador Distrital del Sistema Integrado de Gestión Participación en la Construcción de la NTDSIG 001-2011 MESAS DE TRABAJO: Coordinador General: Gerardo Duque Gutiérrez Jaime Ramón Gómez Pascuali Norha Carrasco Rincón Nubia Paola Rueda Casallas Alexandra Arévalo Cuervo Juan Carlos Beltrán Jaramillo Luís Arnulfo Delgado Zarate Alcira Sarmiento Molina Abelardo Bermúdez Rodríguez Viviana Marcela Villamil García Angela Ovalle Bautista Rosa Margarita Cala Rueda Oscar Alberto Cardona Vargas Edelmira Rodriguez Gómez Fabián Alberto Cárdenas Varela Alexandra Quitian Álvarez Diego Felipe Otálora Secretaría General Jaime Armando Gil Tovar Martha Lucía Ortiz Penagos Omar Tarcisio Cañas Carrillo Edith Janneth Abella Sánchez Veeduría Distrital Olga Lucía Vargas Cobos Mónica Marcela Ulloa Maz Arcesio Marín Chica Eriberto Cuello Castillo Mayed Andrea González Sutachán Secretaría de Salud Distrital Nancy Patricia Gómez Martínez Luis Alberto Barrera Vargas Jomir Sotelo Rojas Secretaría Distrital de Ambiente César Orlando Miranda Rivas Carlos Fernando Campos Sosa Instituto de Desarrollo Urbano Eulália Porras Salek. Ciro Andrés Benavides Corredor Yimmy Alexander Márquez Alvarez Juan Pablo González Secretaría de Planeación Distrital pág. 2 NTDSIG 001:2011 Martha Helena Medina Ángel Gloria Yolanda Munar Ariza Luís Fernando Balaguera Ramírez Ximena Villamaría Guzmán Hospital de Suba E. S. E. Néstor Porcell Mancilla Gerardo Avendaño Prieto Universidad EAN OTRAS ENTIDADES Y ORGANISMOS: María del Pilar Arango Viana Juan Felipe Rueda García Departamento Administrativo de la Función Pública Lucila Guerrero Ramírez Carlos Alberto Quitian Salazar Secretaría de Cultura Recreación y Deporte Lucy Divanelly Muñoz Rodriguez Secretaría General Martha Mercedes Zuna Ladino Unidad Administrativa Especial Cuerpo Oficial de Bomberos Nidia Alejandra Torres Sepúlveda Unidad Administrativa Especial de Catastro Blanca Yomar López Delgadillo Sonia Jeanet Arévalo Nathaly Rodríguez Sánchez Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos Mónica Rubio Arenas José Jorge Roca Martinez Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial Alejandro Cárdenas Leuro Martha Cecilia García Buitrago Claudia Marcela Vargas Instituto Distrital de Turismo María Isabel Vásquez Díaz José Ramón Santis Jiménez Metrovivienda Manuel Matamoros Zambrano Sofía Cristina Bautista Beltran Hospital Occidente de Kennedy Hilda Alfonso Parada Claudia Patricia Galán Suárez Hospital Chapinero E. S. E. Pureza Rodríguez Pinzón Freddy Sanjuanelo Carbonel Hospital Tunjuelito E. S. E. pág. 3 NTDSIG 001:2011 PRESENTACIÓN La Carta Iberoamericana de la Calidad en la Gestión Pública, adoptada por los ministros de Administración Pública y de la Reforma del Estado de los países de Iberoamérica en el 2008, se constituye en el mapa de navegación en materia de sistemas de gestión para las entidades y organismos distritales. Considerando que uno de los principios de la Carta Iberoamerica de la Calidad es que las instituciones públicas cuenten con sistemas de gestión normalizados, por tal motivo la Administración Distrital expidió el Decreto 176 del 2010, en el cual se articulan armónicamente la calidad, el control interno, la gestión ambiental, la seguridad y la salud ocupacional, la seguridad de la información, la gestión documental y la responsabilidad social para construir el Sistema Integrado de Gestión Distrital. La Administración, consciente de la necesidad de orientar la implementación del Sistema Integrado de Gestión, ha estructurado la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las Entidades y Organismos Distritales NTDSIG 001:2011, la cual ha sido el fruto del trabajo de los servidores de las distintas entidades, así como de la valiosa participación del Departamento Administrativo de la Función Pública. Para la Administración Distrital, es motivo de satisfacción poner a disposición de las entidades y organismos distritales esta norma que, además de ser un referente pág. 4 NTDSIG 001:2011 nacional y mundial, pues no se encuentran antecedentes de una iniciativa similar en el sector público, se constituye en una herramienta que define lineamientos para la implementación coordinada de sistemas de gestión, aportando al uso eficiente de los recursos, a la promoción del trabajo en equipo, a la articulación y cooperación institucional, al mejoramiento continuo de las instituciones y a la generación de productos y/o servicios que satisfagan los requerimientos de los clientes internos y externos. Yuri Chillán Reyes Secretario General Alcaldía Mayor de Bogotá pág. 5 NTDSIG 001:2011 CONTENIDO 0. PRÓLOGO……………………………………………………….. 11 1. INTRODUCCIÓN………………………………………………... 14 1.1 GENERALIDADES……………………………………………… 14 1.2 PRINCIPIOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES……………………………………………………. 1.3 16 ROLES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN EL ÁMBITO DISTRITAL…………………………………………… 17 1.4 REFERENCIAS NORMATIVAS………………………………. 19 1.5 REFERENCIAS METODOLÓCICAS………………………… 20 2. OBJETO, CAMPO DE APLICACIÓN Y EXCLUSIONES………………………...................................... 24 2.1 OBJETO………………………………………………………….. 24 2.2. APLICACIÓN…………………………………………………….. 24 2.3 EXCLUSIONES………………………………………………….. 25 3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS…………………………. 25 3.1 DEFINICIONES…………………………………………………. 25 3.2 ABREVIATURAS……………………………………………….. 30 4. EL PLANEAR DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 4.1 EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES....... 30 PLANEACIÓN INSTITUCIONAL……………………………… 31 pág. 6 NTDSIG 001:2011 4.2 PLANIFICACIÓN GESTIÓN EN DEL LAS SISTEMA ENTIDADES INTEGRADO Y DE ORGANISMOS DISTRITALES........................................................................ 35 4.2.1 PLANIFICACIÓN DE LOS PROCESOS………………………. 35 4.2.2 PLANIFICACIÓN DE LA GESTIÓN DEL RIESGO………...... 4.2.3 PLANIFICACIÓN OPERATIVA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN……………………………………………………. 4.2.4 4.2.5 PLANIFICACIÓN DOCUMENTAL DEL 37 39 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN………………………………….... 40 PLANIFICACIÓN DE RECURSOS………………………….... 42 4.2.5.1 INFRAESTRUCTURA…………………………………………… 42 4.2.5.2 TALENTO HUMANO……………………………………………. 43 4.2.6 PLANIFICACIÓN DE LA MEDICIÓN Y EL SEGUIMIENTO… 45 4.2.7 PLANIFICACIÓN DE LA COMUNICACIÓN Y LA PARTICIPACIÓN………………………………………………… 46 4.3 COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIÓN INSTITUCIONAL.........................................…………………... 48 4.4 RESPONSABILIDAD DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN…………………………………………………………. 50 5. EL HACER DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES……………… 5.1 51 PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS Y REGISTROS EN EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN………………........ 51 pág. 7 NTDSIG 001:2011 5.2 CONTROLES OPERACIONALES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN……………………………………. 54 5.3 PRESTACIÓN DEL BIEN O SERVICIO………………………. 55 5.4 MECANISMOS DE MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO………….. 57 5.5 PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS….. 57 5.6 COMUNICACIÓN………………………………………………... 59 6. EL VERIFICAR DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES…… 6.1 60 PROCEDIMIENTOS DE EVALUACIÓN PERIÓDICA DE LO LEGAL…………………………………………………………….. 60 6.2 INVESTIGACIÓN DE INCIDENTES…………………………… 61 6.3 AUDITORÍAS INTERNAS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN…………………………………………………………. 61 6.4 ANÁLISIS DE DATOS…………………………………………... 62 6.5 SATISFACCIÓN DE LOS USUARIOS……………………….. 63 6.6 SATISFACCIÓN DE LAS PARTES INTERESADAS……….. 64 6.7 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE LOS BIENES Y SERVICIOS………………………………………………………. 64 6.8 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE LOS PROCESOS……. 65 6.9 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL DESEMPEÑO AMBIENTAL…………………………………………………….. 6.10 65 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL DESEMPEÑO DE LA SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL 65 pág. 8 NTDSIG 001:2011 6.11 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL DESEMPEÑO DE LA SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN…………………………. 6.12 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE LA 65 GESTIÓN DOCUMENTAL…………………………………………………... 65 6.13 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE LA RESPONSABILIDAD SOCIAL…………………………………. 66 6.14 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN……………………………… 66 6.15 REFERENCIACIÓN COMPETITIVA…………………………. 68 7. EL ACTUAR DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES...…. 68 7.1 SOSTENIBILIDAD DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN……... 68 7.2 ACCIONES DE MEJORA………………………………………. 69 7.3 ACCIONES CORRECTIVAS…………………………………… 69 7.4 ACCIONES PREVENTIVAS……………………………………. 70 ANEXO: CORRESPONDENCIA ENTRE LA NORMA 72 TÉCNICA DISTRITAL Y NORMAS REFERENCIA………….. pág. 9 NTDSIG 001:2011 pág. 10 NTDSIG 001:2011 PRÓLOGO La Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D. C., es la entidad encargada de orientar y liderar la formulación y seguimiento de las políticas para el fortalecimiento de la función administrativa de los organismos y entidades distritales, mediante el diseño e implementación de instrumentos de coordinación y gestión, la promoción del desarrollo institucional, el mejoramiento del servicio a la ciudadana y el ciudadano, la orientación de la gerencia jurídica del Distrito, la protección de recursos documentales de interés público y la coordinación de las políticas del sistema integral de información y desarrollo tecnológico. La necesidad de cumplir a cabalidad con este objetivo impulsó la construcción de la Norma Técnica Distrital para la Gestión Pública, que nace además como resultado de la adhesión por parte del Alcalde Mayor a la Carta Iberoamericana de la Calidad. La comisión intersectorial del Sistema Integrado de Gestión está compuesta por aquellas entidades y organismos que lideran las temáticas que lo conforman y serán ellos los encargados de definir con base en esta norma distrital el plan de acción a seguir para que todas las entidades y organismos lo implementen. Las entidades y organismos que conforman el grupo base de trabajo del Sistema Integrado de Gestión y su respectiva área de desempeño son: SECRETARÍA GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR VEEDURÍA DE BOGOTÁ, LÍDER DE LAS TEMÁTICAS: SISTEMA TEMÁTICA DEL DE INTERNO. GESTIÓN DE LA CALIDAD, SISTEMA DE DISTRITAL, LÍDER SISTEMA DE DE LA CONTROL SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN, SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL, DESARROLLO SISTEMA ADMINISTRATIVO, SISTEMA DE DE GESTIÓN DE SERVICIO AL CIUDADANO Y LA SECRETARÍA DISTRITAL DE PLANEACIÓN, LÍDER DE LA TEMÁTICA DE RESPONSABILIDAD SOCIAL. POLÍTICA DE RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES. SECRETARÍA DISTRITAL DE AMBIENTE, LÍDER DE SECRETARÍA DISTRITAL DE SALUD, LÍDER LA DE TEMÁTICA AMBIENTAL. DEL SISTEMA DE GESTIÓN LAS TEMÁTICAS DE SEGURIDAD INDUSTRIAL Y SALUD OCUPACIONAL. pág. 11 NTDSIG 001:2011 A continuación se presentan las entidades y organismos que colaboraron en el estudio de esta Norma Técnica Distrital mediante su participación en las mesas de trabajo: INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO HOSPITAL DE SUBA E.S.E. Esta norma fue sometida a consulta pública en las siguientes entidades y organismos distritales: CAJA DE VIVIENDA POPULAR HOSPITAL DEL TUNAL E.S.E. CANAL CAPITAL HOSPITAL LA VICTORIA E.S.E. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DEFENSORÍA DEL ESPACIO PÚBLICO DE LA HOSPITAL MEISSEN E.S.E. HOSPITAL NAZARETH E.S.E. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DEL SERVICIO CIVIL HOSPITAL OCCIDENTE DE KENNEDY E.S.E. EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE BOGOTÁ HOSPITAL PABLO VI BOSA E.S.E. EMPRESA DE RENOVACIÓN URBANA HOSPITAL SAN CRISTÓBAL E.S.E. METROVIVIENDA HOSPITAL SANTA CLARA E.S.E. FONDO DE PRESTACIONES CESANTÍAS Y PENSIONES FONDO DE PREVENCIÓN EMERGENCIAS Y ECONÓMICAS, HOSPITAL RAFAEL URIBE E.S.E. HOSPITAL SIMÓN BOLÍVAR E.S.E. HOSPITAL TUNJUELITO E.S.E. ATENCIÓN FONDO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD FUNDACIÓN GILBERTO ALZATE AVENDAÑO HOSPITAL DE BOSA E.S.E. DE HOSPITAL VISTA HERMOSA E.S.E. INSTITUTO DISTRITAL DE LA PARTICIPACIÓN Y ACCIÓN COMUNAL INSTITUTO DISTRITAL DE LAS ARTES HOSPITAL CENTRO ORIENTE E.S.E. INSTITUTO DEPORTE HOSPITAL DE CHAPINERO E.S.E. INSTITUTO DISTRITAL DE TURISMO HOSPITAL DE ENGATIVÁ E.S.E. HOSPITAL DE FONTIBÓN E.S.E. INSTITUTO CULTURAL HOSPITAL DE USAQUÉN E.S.E. INSTITUTO PARA LA ECONOMÍA SOCIAL HOSPITAL DE USME E.S.E. INSTITUTO PARA LA PROTECCIÓN DE LA NIÑEZ Y LA JUVENTUD HOSPITAL DEL SUR E.S.E. HOSPITAL SAN BLAS E.S.E. ORQUESTA FILARMÓNICA DE BOGOTÁ SECRETARÍA DE EDUCACIÓN SECRETARÍA DE GOBIERNO SECRETARÍA DEL HÁBITAT SECRETARÍA DE HACIENDA SECRETARÍA DE INTEGRACIÓN SOCIAL DISTRITAL DE DISTRITAL RECREACIÓN DE Y PATRIMONIO LOTERÍA DE BOGOTÁ UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL REHABILITACIÓN Y MANTENIMIENTO VIAL DE UNIDAD ADMINISTRATIVA SERVICIOS PÚBLICOS DE ESPECIAL TRANSMILENIO S.A. TERMINAL DE TRANSPORTES S.A. UNIDAD ADMINISTRATIVA CATASTRO DISTRITAL ESPECIAL DE SECRETARÍA DE MOVILIDAD pág. 12 NTDSIG 001:2011 La presente norma fue avalada técnicamente por el DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. La presente norma fue avalada académicamente por la UNIVERSIDAD EAN. Esta norma es la pionera para estructurar el Centro Distrital de Normalización. DIRECCIÓN DISTRITAL DE DESARROLLO INSTITUCIONAL SECRETARÍA GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, D.C. pág. 13 NTDSIG 001:2011 1. INTRODUCCIÓN 1.1 GENERALIDADES Esta norma ha sido elaborada con la participación de servidores públicos de las distintas entidades y organismos distritales. El concepto de sistema de gestión será utilizado sólo de manera general para el propósito de la presente norma, de modo que para cada caso específico, según corresponda a la temática, se denominará subsistema. Además, este concepto se encuentra en consonancia con el Decreto 176 de 2010, que involucra: · Subsistema de Gestión de la Calidad (SGC). · Subsistema de Control Interno (SCI). · Subsistema de Gestión Ambiental (SGA). · Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO). · Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI). · Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA). · Subsistema de Responsabilidad Social (SRS). El Sistema Integrado de Gestión estará enmarcado dentro del Sistema de Desarrollo Administrativo (SISTEDA) establecido por la Ley 489 de 1998. Las entidades y organismos distritales usarán esta norma en conjunto con los requerimientos específicos de estándares o especificaciones de cada uno de los subsistemas de gestión aplicables según la naturaleza de la entidad y organismo. Si bien los sistemas se gestionan de manera independiente, hay elementos comunes que pueden ser administrados de forma integrada, lo cual representa, entre otros, los siguientes beneficios: · Desde el punto de vista estratégico: permite la alineación de la planeación institucional con la naturaleza, funciones y competencias de las entidades y organismos distritales. pág. 14 NTDSIG 001:2011 · Desde el punto de vista de gestión: posibilita la articulación de los procesos para potenciar los resultados de la gestión institucional. · Desde el punto de vista de eficiencia: conlleva la disminución de tiempos y de costos en la ejecución de las actividades. · Desde el punto de vista operativo: permite que en la ejecución de actividades se consideren diferentes riesgos asociados a la gestión. Teniendo en cuenta la necesidad de operar sistemas de gestión en forma integrada, esta norma define requerimientos generales de los diferentes subsistemas y su articulación con el propósito de lograr una gestión efectiva. Contar con un sistema integrado de gestión permite que los esfuerzos aunados, sistemáticos e inteligentes se orienten a la satisfacción de los distintos usuarios y partes interesadas. Con esto en mente, se dispone que los elementos armónicos de la presente norma deben ser desarrollados siguiendo la secuencia definida en los lineamientos del ciclo de mejoramiento continuo, conocido como PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar), con base en el cual han sido establecidos los elementos comunes de cada uno de los subsistemas. GRÁFICO – MODELO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN E NT OR NO E N T ID A D E S SISTEDA P L A NE A R SRS SISTEDA HACER S CI S GC S IG S IGA S GA SISTEDA S&SO S GS I V E R IF IC A R A C T UA R S ISTEDA USUA R IOS C IUD A D pág. 15 NTDSIG 001:2011 1.2 PRINCIPIOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES Los principios son considerados la orientación filosófica para la implementación del Sistema Integrado de Gestión, y si bien no son requisitos de la presente norma, es necesario determinar su grado de aplicación en las entidades y organismos distritales para establecer niveles de mejoramiento institucional. A continuación se exponen los principios del Sistema Integrado de Gestión, no obstante estos complementan y no contradicen los principios establecidos para cada uno de los subsistemas: · Coherencia: la armonización implica que cada uno de los elementos establecidos e implementados en el Sistema Integrado de Gestión apunte a una misma dirección, es decir, que comparta el mismo propósito, en especial respecto a los elementos estratégicos y los operativos. · Control hacia la mejora: el seguimiento y monitoreo al desempeño de los sistemas de gestión busca contar con insumos que permitan el emprendimiento de acciones de mejora. · Productividad: toda actividad en el marco del Sistema Integrado de Gestión cumple con los lineamientos de la eficiencia, eficacia y la efectividad. · Seguimiento y evaluación: los sistemas de gestión para la toma de decisiones deben basarse en mediciones objetivas, para lo cual es necesario monitorear constantemente el desempeño del sistema en términos de eficiencia, eficacia y efectividad. · Sostenibilidad: el Sistema Integrado de Gestión busca dar continuidad a la operación de las entidades y organismos distritales, por lo cual es necesario realizar acciones de mantenimiento y mejoramiento que garanticen su permanencia conservando un mismo patrón de operación. pág. 16 NTDSIG 001:2011 1.3 ROLES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN EL ÁMBITO DISTRITAL Para el desarrollo de las directrices y políticas generales del Sistema Integrado de Gestión se han definido las siguientes responsabilidades en el ámbito distrital: · Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., a través de la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional, de acuerdo con las funciones asignadas por el Acuerdo 257 del 2006: o Apoyar las acciones de articulación para el diseño de estrategias, planes y programas objeto del proceso de conformación del Sistema Integrado de Gestión para las entidades y organismos distritales. o Orientar la construcción de la estrategia operativa de los líderes de subsistema. o Poner en marcha los mecanismos de comunicación para facilitar la participación de las servidoras y los servidores en las diferentes etapas del proceso. o Coordinar, con las entidades y organismos líderes de cada uno de los subsistemas, la elaboración y expedición de directrices, metodologías e instrumentos que orienten la construcción del Sistema Integrado de Gestión en las entidades y organismos distritales. o Concertar un cronograma de actividades con los líderes de cada subsistema y hacer seguimiento a su cumplimiento. o Implementar y actualizar un Observatorio del Modelo de Sistema Integrado de Gestión como mecanismo de conceptualización, aprendizaje y de fomento de las buenas prácticas en los diferentes subsistemas. o Coordinar el acompañamiento, asesoría y asistencia técnica a las entidades y organismos distritales que lo requieran durante la estructuración e implementación de su respectivo Sistema pág. 17 NTDSIG 001:2011 Integrado de Gestión a través de las entidades y organismos líderes de cada uno de los subsistemas. o Establecer las políticas y lineamientos generales, de acuerdo con sus competencias, del Subsistema de Gestión de Calidad (SGC) y el Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI), así como el Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA). · El(la) secretario(a) distrital de Ambiente liderará la articulación al Sistema Integrado de Gestión del Subsistema de Gestión Ambiental (SGA). · El(la) secretario(a) distrital de Salud liderará la articulación al Sistema Integrado de Gestión del Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO). · El(la) secretario(a) distrital de Planeación liderará la articulación al Sistema Integrado de Gestión del Subsistema de Responsabilidad Social (SRS). · La Veeduría Distrital participará directamente en el proceso y liderará el Subsistema de Control Interno (SCI), de conformidad con lo estipulado en el artículo 7º del Decreto 387 de 2004, sin que esto implique limitación alguna del ejercicio de su función como ente de control preventivo. En cada una de las entidades y organismos distritales, las responsabilidades serán asignadas de acuerdo con las políticas que estos definan y con los lineamientos establecidos al respecto en la presenta norma. Las entidades mencionadas anteriormente tendrán las siguientes funciones, sin perjuicio de otras contempladas en normas específicas: · Definir los elementos básicos del subsistema de su competencia, que deben ser involucrados en el Sistema Integrado de Gestión en cada una de las entidades y organismos distritales. pág. 18 NTDSIG 001:2011 · Brindar acompañamiento a las entidades y organismos distritales en la estructuración del Sistema Integrado de Gestión, en lo referente al subsistema de su competencia, de manera armónica con la Secretaría General de la Alcaldía Mayor-Dirección Distrital de Desarrollo Institucional y las demás entidades líderes de subsistemas. · Participar en la construcción de instrumentos y programas que deban ser incluidos en el subsistema componente de su competencia. · Participar en la consolidación del Sistema Integrado de Gestión para el Distrito Capital. 1.4 REFERENCIAS NORMATIVAS Esta norma ha sido estructurada con base en los siguientes referentes normativos: a. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009, adoptada mediante Decreto 4485 del 2009. b. Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005, adoptado mediante Decreto 1599 del 2005. c. Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 14001:2004. Sistema de Gestión Ambiental. Requisitos con Orientación para su Uso. d. Norma Técnica Colombiana NTC-OHSAS 18001:2007. Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional. Requisitos. e. Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 27001:2006. Tecnología de la Información. Técnica de Seguridad. Sistemas de Gestión de la Seguridad de la Información (SGSI). Requisitos. f. Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 15489-1. Información y Documentación. Gestión de Documentos. Parte 1. Generalidades. g. Gestión del Riesgo ―Principios y Directrices— UNE: ISO 31000:2010. pág. 19 NTDSIG 001:2011 h. Sistema de Gestión Documental y Archivo, adoptado mediante Decreto 514 del 2006. i. Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 9001:2008. Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos. j. Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 26000. Guía de Responsabilidad Social. k. Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 19011: 2002. Directrices para la auditoría de los Sistema de la Calidad y/o Ambiente. l. Social Accountability 8000 (SA 8000:2007). Norma de Responsabilidad Social. m. Guía Técnica Colombiana GTC -180. Responsabilidad Social. n. Publicly Available Specification PAS 99:2006. o. Norma Española UNE 66177:2005. Sistemas de Gestión – Guía para la integración de los sistemas de gestión. p. Ley 489 de 1198, “Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones”. q. Ley 594 del 2000, Ley General de Archivos. 1.5 REFERENCIAS METODOLÓGICAS Uno de los propósitos de la presente norma es la recopilación y aplicación de documentos y metodologías elaborados por las entidades y organismos distritales que pueden ser utilizados para la implementación de los requisitos aquí establecidos. Para tal fin se indican los nombres de dichos documentos, los cuales se pueden consultar en las siguientes páginas: pág. 20 NTDSIG 001:2011 NOMBRE DOCUMENTO – METODOLOGÍA Guía ejerciendo la coherencia institucional, elaborada por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá. Numeral que aplica en la NTD 4.1 Dirección electrónica de consulta www.alcaldiabogota.gov.co/secretariageneral/dddi/sistemadegestiondecalidad NOMBRE DOCUMENTO – METODOLOGÍA Guía de planificación estratégica de la calidad en las entidades distritales, elaborada por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá. Numerales que aplican en la NTD 4.1 / 4.2.1 / 4.2.4 Dirección electrónica de consulta www.alcaldiabogota.gov.co/secretariageneral/dddi/sistemadegestiondecalidad NOMBRE DOCUMENTO – METODOLOGÍA Guía para la implementación del Modelo Estándar de Control Interno (MECI) con enfoque sistémico, elaborada por la Veeduría Distrital. Numerales que aplican en la NTD 4.1 / 4.2.1 Dirección electrónica de consulta www.veeduriadistrital.gov.co NOMBRE DOCUMENTO – METODOLOGÍA Guía de planificación operativa de la calidad, elaborada por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá. Numeral que aplica en la NTD 4.2.3 Dirección electrónica de consulta www.alcaldiabogota.gov.co/secretariageneral/dddi/sistemadegestiondecalidad pág. 21 NTDSIG 001:2011 NOMBRE DOCUMENTO – METODOLOGÍA Guía distrital de procesos y procedimientos, elaborada por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá. Numerales que aplican en la NTD 4.2.1 / 5.1 Dirección electrónica de consulta www.alcaldiabogota.gov.co/secretariageneral/dddi/sistemadegestiondecalidad NOMBRE DOCUMENTO – METODOLOGÍA Guía de exclusiones NTCGP 1000:2004 para las entidades del Distrito Capital, elaborada por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá. Numeral que aplica en la NTD 4.2.4 Dirección electrónica de consulta www.alcaldiabogota.gov.co/secretariageneral/dddi/sistemadegestiondecalidad NOMBRE DOCUMENTO – METODOLOGÍA Guía práctica para la elaboración del Cuadro de Mando Integrado, elaborada por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá. Numeral que aplica en la NTD 4.2.6 Dirección electrónica de consulta www.alcaldiabogota.gov.co/secretariageneral/dddi/sistemadegestiondecalidad NOMBRE DOCUMENTO – METODOLOGÍA Estudios de tiempos y modelos matemáticos para la toma de decisiones en las entidades del Distrito Capital, elaborado por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. Numerales que aplican en la NTD 5.1 / 7.2 Dirección electrónica de consulta www.alcaldiabogota.gov.co/secretariageneral/dddi/sistemadegestiondecalidad pág. 22 NTDSIG 001:2011 NOMBRE DOCUMENTO – METODOLOGÍA Guía nacional para la simplificación, el mejoramiento y la racionalización de procesos, procedimientos y trámites, elaborada por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., y el Departamento Administrativo de la Función Pública. Numerales que aplican en la NTD 5.1 / 7.2 Dirección electrónica de consulta www.alcaldiabogota.gov.co/secretariageneral/dddi/sistemadegestiondecalidad www.dafp.gov.co NOMBRE DOCUMENTO – METODOLOGÍA Armonización Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 – Sistema de Gestión de la Calidad NTCGP 1000:2004, elaborado por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. y el Departamento Administrativo de la Función Pública. Numeral que aplica en la NTD 7.1 Dirección electrónica de consulta www.alcaldiabogota.gov.co/secretariageneral/dddi/sistemadegestiondecalidad www.dafp.gov.co NOMBRE DOCUMENTO – METODOLOGÍA Guía de Auditoría Integral al Sistema de Gestión, elaborada por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. y la Veeduría Distrital. Numeral que aplica en la NTD 6.3 Dirección electrónica de consulta www.alcaldiabogota.gov.co/secretariageneral/dddi/sistemadegestiondecalidad www.veeduriadistrital.gov.co pág. 23 NTDSIG 001:2011 NOMBRE DOCUMENTO – METODOLOGÍA Guía para la formulación del Plan Institucional de Capacitación, elaborada por el Departamento Administrativo de la Función Pública. Numeral que aplica en la NTD 4.2.5 Dirección electrónica de consulta www.dafp.gov.co NOMBRE DOCUMENTO – METODOLOGÍA Guía práctica para la operativización y sostenibilidad del Sistema de Control Interno, elaborada por la Veeduría Distrital. Numeral que aplica en la NTD 7.1 Dirección electrónica de consulta www.veeduriadistrital.gov.co 2. OBJETO, CAMPO DE APLICACIÓN Y EXCLUSIONES 2.1 OBJETO Esta norma especifica los requisitos para estructurar un Sistema Integrado de Gestión aplicable a las entidades y organismos distritales, y se constituye en una herramienta de gestión que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional en términos de los sistemas de Gestión de la Calidad (SGC), Control Interno (SCI), Gestión Documental y Archivo (SIGA), Gestión de Seguridad de la Información (SGSI), de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO), Responsabilidad Social (SRS) y la Gestión Ambiental (SGA). 2.2 APLICACIÓN Los requisitos de esta norma son genéricos con el fin de que sean aplicables a todas las entidades y organismos distritales, sin importar su tipo, tamaño, producto pág. 24 NTDSIG 001:2011 o servicio suministrados, tanto en los procesos como en cada uno de los elementos de operación. Todos los requisitos de esta norma deben ser aplicados en conjunto con las disposiciones legales propias de la naturaleza de cada entidad y organismo distrital. Así mismo, deben ser armonizados con los lineamientos específicos de cada uno de los subsistemas que la conforman. NOTA. Los numerales 1, 2 y 3 de la presente norma son de carácter introductorio, los requisitos de obligatorio cumplimiento se desarrollan en los numerales 4, 5, 6 y 7. 2.3 EXCLUSIONES La presente norma no presenta ningún tipo de exclusión. Dentro del Sistema Integrado de Gestión las exclusiones serán consistentes con las normas técnicas de referencia de cada uno de los subsistemas. 3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS 3.1 DEFINICIONES Las definiciones desarrolladas en esta norma son complementarias de las establecidas específicamente en cada uno de los subsistemas constitutivos del Sistema Integrado de Gestión: · COHERENCIA INSTITUCIONAL: se concibe como la alineación de todos los elementos estratégicos de las entidades y organismos distritales con el propósito de lograr una administración armónica. · CONTROLES OPERACIONALES: entiéndase como el conjunto de acciones y actividades que son implementadas en la operación de la entidad y organismo distrital y que tiene como finalidad asegurar la conformidad de la gestión para garantizar el cumplimiento de los objetivos institucionales. pág. 25 NTDSIG 001:2011 · COMISIONES INTERSECTORIALES: son instancias de coordinación de la gestión distrital, creadas por el alcalde o alcaldesa mayor, cuya atribución principal es orientar la ejecución de funciones y la prestación de servicios que comprometan organismos o entidades que pertenezcan a diferentes sectores administrativos de coordinación. Estas comisiones podrán tener carácter permanente o temporal. · COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIÓN: es la forma como se constata y se evidencia que el representante legal de la entidad y organismo distrital, así como los niveles directivo y asesor se han convertido con sus acciones en agentes de transformación positiva institucional. · CORTO PLAZO: corresponde en la administración distrital al periodo menor a un año. · DESARROLLO SOSTENIBLE: se considera como tal al que asegura las necesidades del presente sin comprometer la capacidad de las futuras generaciones para enfrentarse a sus propias necesidades1. · ENFOQUE: se refiere a las directrices, métodos y procesos que la institución utiliza para ejecutar y lograr el propósito que le es propio. · GESTIÓN CIUDADANA: es el ejercicio del derecho a la participación mediante procesos de gestión que posibilitan la intervención autónoma de los ciudadanos y las ciudadanas en las fases de toma de decisiones administrativas. Su incidencia es favorable en las entidades y organismos distritales para la construcción de lo público. · IMPLEMENTACIÓN: se refiere a la aplicación del enfoque, su alcance y extensión. · LARGO PLAZO: corresponde en la administración distrital al periodo mayor a cuatro años. 1 Esta definición se basa en la que planteó la Comisión Mundial sobre Ambiente y Desarrollo. pág. 26 NTDSIG 001:2011 · MAPA DE PROCESOS: se define como la representación gráfica de los procesos y la operación de las entidades y organismos distritales. Estos diagramas se clasifican habitualmente en estratégicos o gerenciales, misionales o primarios, de apoyo o soporte, y evaluación o control. · MEDIANO PLAZO: corresponde en la administración distrital al periodo comprendido entre 1 y 4 años. · MOMENTO DE VERDAD: entiéndase como el tiempo durante el cual se tiene contacto directo con los usuarios y el bien o servicio es prestado por parte de la entidad y organismo distrital. · ORGANISMO DISTRITAL: se concibe como tal todas las instituciones pertenecientes al nivel central que no tienen personalidad jurídica propia, es decir, no existe una diferente al Distrito Capital. En esta categoría se encuentran las Secretarías, los Departamentos Administrativos y la Unidad Administrativa Especial Cuerpo Oficial de Bomberos. · PARTES INTERESADAS: conjunto de actores diferentes a los usuarios que tienen algún tipo de participación directa o indirecta en la operación y prestación de los bienes y servicios por parte de las entidades y organismos distritales. · PLANEACIÓN: es el establecimiento por parte de la alta gerencia de los lineamientos que deben seguir las entidades y organismos distritales para alcanzar su quehacer institucional. En otras palabras, se puede considerar como el marco de referencia y camino a seguir, la filosofía que inspira la gestión. · PLANIFICACIÓN: consiste en las acciones que se desarrollan para seguir de manera sistemática y ordenada los lineamientos establecidos por la planeación. · PLANIFICACIÓN OPERATIVA: es el conjunto de acciones establecidas y desarrolladas para obtener bienes y servicios de acuerdo con los pág. 27 NTDSIG 001:2011 elementos establecidos en la planeación y que satisfacen las necesidades y expectativas de los usuarios y partes interesadas. · RESULTADOS: hacen referencia al cumplimiento de los objetivos planteados. · RESPONSABILIDAD SOCIAL: modelo de gestión que adoptan voluntariamente las organizaciones con el objetivo de llevar los propósitos de una entidad más allá de lo que establecen las leyes y normatividad vigente en términos de impactos para los usuarios y otras partes interesadas. · RIESGOS ESTRATÉGICOS: son aquellos que se asocian con toda posibilidad de que suceda algo relacionado con el cumplimiento de los objetivos estratégicos, la continuidad del negocio, la sostenibilidad y subsistencia de la entidad y organismo distrital en el corto, mediano y largo plazo. · RIESGOS OPERATIVOS: son aquellos relacionados con la parte técnica que provienen de la operación cotidiana y específica de cada proceso. Dentro de ellos se pueden encontrar deficiencias en los sistemas de información, insuficiencias en la comunicación o desarticulación en el modelo de operación, lo cual conduce a ineficiencias, corrupción e incumplimiento de los objetivos institucionales. · RIESGOS FINANCIEROS: son aquellos que representen un daño económico a la entidad y organismo distrital y/o un detrimento patrimonial. Pueden estar relacionados con temas tales como la ejecución presupuestal, pagos, ineficiencias operacionales o manejo de excedentes y bienes. · RIESGOS NORMATIVOS: son aquellos que se relacionan tanto con los daños generados por la violación de una prescripción u obligación legal, incumplimientos a políticas internas, como con la volatilidad normativa. Dentro de este tipo se pueden agrupar los incumplimientos a pág. 28 NTDSIG 001:2011 obligaciones tributarias, a tiempos en la presentación de estados financieros a solicitudes de información y demás incumplimientos legales aplicables. · RIESGOS TECNOLÓGICOS: son aquellos que tienen que ver con la capacidad de la entidad y organismo para que la tecnología disponible satisfaga sus necesidades actuales y futuras en aras de garantizar el cumplimiento de su misión y objetivos institucionales. · RIESGOS DE CONOCIMIENTO: son aquellos que se relacionan con el daño generado por la pérdida de conocimiento e información vital para el desarrollo de las actividades de la entidad y organismo distrital. En esta clasificación se encuentran los riesgos en los activos y la seguridad de la información. · RIESGOS AMBIENTALES Y DE SALUD OCUPACIONAL: son aquellos generados por la exposición a factores internos y externos que afectan el medio ambiente de la entidad y organismo distrital (la contaminación, ambientes poco saludables, malos hábitos) inherentes a las actividades que desarrolla en cada proceso. · SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN: es el conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos enfocados en garantizar un desempeño institucional articulado y armónico que busque de manera constatable la satisfacción de los grupos de interés. Tal sistema se encuentra conformado por los siguientes subsistemas: o Subsistema de Gestión de la Calidad (SGC). o Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA). o Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI). o Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO). o Subsistema de Responsabilidad Social (SRS). pág. 29 NTDSIG 001:2011 o Subsistema de Gestión Ambiental (SGA). o Subsistema de Control Interno (SCI). · SOSTENIBILIDAD: es la condición característica del Sistema Integrado de Gestión que posibilita su continuidad y el mantenimiento de la gestión institucional independientemente de los cambios de administración y del entorno. · USUARIO: se entiende como la instancia final que se beneficia de la prestación de un bien o servicio suministrado por las entidades y organismos distritales. 3.2 ABREVIATURAS SIG: Sistema Integrado de Gestión. SISTEDA: Sistema de Desarrollo Administrativo. SGC: Subsistema de Gestión de la Calidad. SIGA: Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo. SGSI: Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información. S&SO: Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional. SRS: Subsistema de Responsabilidad Social. SGA: Subsistema de Gestión Ambiental. SCI: Subsistema de Control Interno. 4. EL PLANEAR DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES El planear del Sistema Integrado de Gestión en las entidades y organismos distritales debe estar conformado por la Planeación institucional, la Planificación del Sistema Integrado de Gestión de las entidades y organismos distritales, el pág. 30 NTDSIG 001:2011 compromiso de la alta dirección institucional y la Responsabilidad del Sistema Integrado de Gestión. 4.1 PLANEACIÓN INSTITUCIONAL La entidad y organismo distrital debe tener en cuenta las siguientes consideraciones para llevar a cabo su planeación institucional: a. Todos los elementos de la planeación estratégica de la entidad y organismo distrital deben tomar como referente principal el Plan de Desarrollo vigente. b. Se debe definir y documentar una plataforma estratégica que incluya: 1) Una misión, la cual debe estar alineada con las funciones asignadas a la entidad y organismo distrital, así como con el Plan de Desarrollo. 2) Una visión, la cual debe indicar hacia dónde se dirige la entidad y organismo distrital, y el plazo en el que se lograrán las metas propuestas. 3) Los objetivos estratégicos, los cuales deben establecer los logros que la entidad y organismo distrital desea alcanzar en un plazo determinado. Deben guardar coherencia con la misión y la visión. 4) Una política del Sistema Integrado de Gestión. 5) Los objetivos del Sistema Integrado de Gestión. c. Formular objetivos estratégicos a corto, mediano y largo plazo, así como las metas y las estrategias para cumplirlos. d. Estructurar una política del Sistema Integrado de Gestión que se encuentre constituida como mínimo por las siguientes directrices: pág. 31 NTDSIG 001:2011 1) La operación interna de la entidad y organismo distrital. 2) La prestación de bienes y servicios. 3) La atención y servicio al usuario. 4) La mitigación de los impactos ambientales significativos. 5) La coherencia con los principios de la Seguridad de la Información y la Gestión Documental. 6) El cumplimiento de los requisitos legales aplicables relacionados con el Sistema Integrado de Gestión. 7) Un compromiso de mejorar continuamente. 8) La sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión. e. Al establecer la política del Sistema Integrado de Gestión y definir sus directrices, se deben identificar las necesidades y expectativas, así como los problemas en la prestación del servicio, a través de las quejas y reclamos de los usuarios y de su interacción con las partes interesadas. f. La política del Sistema Integrado de Gestión debe proporcionar las pautas de referencia para definir los objetivos y metas del Sistema Integrado de Gestión. g. Los objetivos del Sistema Integrado de Gestión deben estar alineados con sus objetivos estratégicos y ser coherentes con las directrices de su política. h. Dentro de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión se debe considerar como mínimo uno o varios relacionados con: 1) La calidad. 2) La seguridad y salud ocupacional. pág. 32 NTDSIG 001:2011 3) La gestión ambiental. 4) La responsabilidad social. 5) La gestión documental. 6) La seguridad de la información. 7) Control interno. i. Para establecer los objetivos del Sistema Integrado de Gestión y definir sus directrices se deben identificar las necesidades y expectativas de los usuarios, así como los problemas en la prestación del servicio, a través de las quejas y reclamos de las y los servidores públicos, los usuarios y de su interacción con las partes interesadas. j. Los elementos establecidos dentro de la plataforma estratégica deben ser formalizados y adoptados mediante acto administrativo del representante legal. k. Los elementos definidos dentro de la plataforma estratégica deben ser comunicados y se debe asegurar que los elementos constitutivos de la plataforma estratégica institucional son entendidos por los funcionarios y las partes interesadas. l. Estructurar un plan gerencial del Sistema Integrado de Gestión tomando como referente la política y objetivos del Sistema Integrado de Gestión. m. Realizar ejercicios de coherencia institucional entre la misión, visión, objetivos estratégicos y demás elementos establecidos en la plataforma estratégica. n. La misión, la visión, los objetivos estratégicos y la plataforma estratégica deben ser revisados periódicamente de acuerdo con las necesidades presentadas. pág. 33 NTDSIG 001:2011 o. La planeación institucional se debe reflejar en un documento de fácil acceso y consulta que presente de manera coherente las directrices estratégicas de la institución y su despliegue a las diferentes instancias que la conforman. p. Definir la metodología de revisión y seguimiento al cumplimiento de las metas y los objetivos del Sistema Integrado de Gestión, de acuerdo con la periodicidad establecida, para determinar su adecuación y pertinencia. q. Conservar los registros del análisis de la revisión y seguimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión. NOTA 1: Es necesario que la entidad y organismo distrital considere en la formulación de la misión, visión y objetivos estratégicos lo siguiente: quiénes son los usuarios o clientes del servicio que se presta, cuáles son sus principales productos o servicios, sus creencias y valores fundamentales, así como el interés o enfoque de responsabilidad social y ambiental. NOTA 2: En la estructuración de la visión es fundamental establecer el escenario de tiempo en el cual se pretende el cumplimiento de los objetivos y las metas propuestos por la entidad y organismo distrital, de tal manera que se convierte en el mecanismo por excelencia de continuidad de las buenas prácticas institucionales. NOTA 3: Para determinar si la misión y los objetivos cubren la totalidad de las funciones asignadas legalmente a la entidad y organismo distrital, así como para verificar el cumplimiento de sus competencias, es necesario efectuar un ejercicio que permita cruzar tales funciones con los elementos de la misión y los objetivos. NOTA 4: Con el propósito de lograr una alineación integral de la planeación institucional con los funcionarios de la entidad y organismo distrital se recomienda llevar a cabo programas de bienestar orientados a establecer planes estratégicos de vida de los servidores. pág. 34 NTDSIG 001:2011 NOTA 5: Para que un objetivo pueda ser comparado en cuanto tal, es necesario que tenga cuatro características fundamentales, las cuales han sido denominadas MERA: Medible, Específico, Realizable y Acotado en el tiempo. 4.2 PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES La planificación del Sistema Integrado de Gestión de la entidad y organismo distrital debe tener en cuenta los siguientes componentes: Planificación de los procesos, Planificación de la gestión del riesgo, Planificación operativa del Sistema Integrado de Gestión, Planificación documental del Sistema Integrado de Gestión, Planificación de recursos, la Planificación de la medición y el seguimiento y Planificación de la comunicación y la participación. 4.2.1. PLANIFICACIÓN DE LOS PROCESOS La planificación de los procesos en las entidades y organismos distritales debe tener en cuenta las siguientes consideraciones: a. Definir el alcance del Sistema Integrado de Gestión, teniendo en cuenta las funciones asignadas, los procesos, los bienes y servicios ofrecidos, así como las necesidades y expectativas de los grupos de interés. b. Identificar y establecer los procesos necesarios del Sistema Integrado de Gestión y la aplicación de cada uno en la organización. c. Representar los procesos en un mapa de procesos o diagrama de procesos y clasificarlos de acuerdo con su naturaleza. d. Describir los procesos identificados en una caracterización o ficha de procesos, la cual debe contener o referenciar como mínimo: 1) El propósito del proceso. 2) El alcance del proceso. 3) El líder del proceso. pág. 35 NTDSIG 001:2011 4) Participantes en el proceso. 5) Las entradas. 6) Las salidas. 7) Los proveedores. 8) Los usuarios. 9) Las políticas de operación. 10) La relación o referencia del mapa de riesgos. 11) La relación o referencia de los activos de información del proceso. 12) La relación o referencia de los documentos asociados al proceso. 13) La relación o referencia de los registros asociados al proceso. 14) Los recursos necesarios para el desarrollo de las actividades del proceso. 15) La descripción de las actividades de monitoreo y seguimiento del proceso. 16) Los trámites relacionados con los procesos misionales en los casos en que aplique. 17) Referencia del normograma asociado al proceso. e. La entidad y organismo distrital debe implementar un método para comunicar y lograr el entendimiento del mapa o diagrama de procesos y su respectiva descripción en todos los niveles de la entidad. NOTA 1: Se sugiere que los procesos se clasifiquen en estratégicos, misionales, apoyo y evaluación o sus equivalentes, de acuerdo con las necesidades y orientaciones de la entidad y el organismo distrital. pág. 36 NTDSIG 001:2011 NOTA 2: En la comunicación y socialización del mapa o diagrama de procesos es fundamental la participación activa del representante legal de la entidad y organismo distrital. NOTA 3: Es fundamental que los registros relacionados en las caracterizaciones o fichas de los procesos se encuentren en consonancia con los inscritos en la tabla de retención documental, ya que un registro en el Sistema Integrado de Gestión, una vez diligenciado, se convierte en un documento archivístico. 4.2.2 PLANIFICACIÓN DE LA GESTIÓN DEL RIESGO La entidad y organismo distrital debe tener en cuenta los elementos que se presentan a continuación para la planificación de la gestión del riesgo en el Sistema Integrado de Gestión: a. El Comité del Sistema Integrado de Gestión debe formular una política de administración del riesgo, la cual se implementará a través de una metodología que contenga como mínimo los siguientes aspectos: 1) Los objetivos que se espera cumplir. 2) Las estrategias para establecer cómo se va a desarrollar la política de administración del riesgo a largo, mediano y corto plazo. 3) Los riesgos que se van a controlar. 4) Las acciones a desarrollar teniendo en cuenta el tiempo, los recursos, los responsables y el talento humano requerido. 5) El seguimiento y evolución a la implementación y efectividad de las políticas. b. Identificar y valorar los riesgos laborales asociados con cada una de las actividades descritas en los procesos y con la prestación y elaboración de los bienes y servicios. pág. 37 NTDSIG 001:2011 c. Identificar los aspectos y valorar los impactos ambientales asociados con cada una de las actividades descritas en los procesos y con la prestación y elaboración de los bienes y servicios. d. Identificar y evaluar los riesgos en los activos, la seguridad de la información y la gestión documental asociados con cada una de las actividades descritas en los procesos y con la prestación y elaboración de los bienes y servicios. e. Elaborar un panorama de riesgos en el que se relacionen las actividades de los procesos, los peligros, la valoración de los riesgos y los controles aplicables a dichos riesgos. f. Identificar y tratar los aspectos e impactos ambientales que afecten su operación. g. Estructurar un mapa de los riesgos asociados con los procesos y con la gestión institucional. El mapa debe involucrar riesgos de tipo: 1) Estratégico. 2) Operativo. 3) Financiero. 4) Normativo. 5) Tecnológico. 6) Conocimiento. 7) Ambiental y de salud ocupacional. h. Los líderes de los procesos identificados deben monitorear periódicamente su(s) respectivo(s) mapa(s) de riesgo(s) con el objetivo de garantizar la eficiencia, eficacia y efectividad de las acciones propuestas para su tratamiento. pág. 38 NTDSIG 001:2011 i. Las oficinas de control interno o quien haga sus veces en la entidad y organismo distrital deben hacer seguimiento a la implementación de la política de administración de riesgos y a la eficiencia, eficacia y efectividad de las acciones propuestas con el fin de plantear mejoras. NOTA: Para la implementación de este numeral existe gran cantidad de metodologías, entre ellas la establecida por el Departamento Administrativo de la Función Pública. No obstante esta es optativa, es necesario dar cumplimiento a los cinco elementos de control que el MECI tiene en este tema. 4.2.3 PLANIFICACIÓN OPERATIVA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN La entidad y organismo distrital debe atender las siguientes consideraciones para la planificación operativa del Sistema Integrado de Gestión: a. Establecer y documentar un procedimiento para la planificación operativa. b. Identificar las características asociadas que deben ser incorporadas en la estructuración del bien o servicio que presta la entidad y el organismo distrital a sus usuarios, acorde con las funciones asignadas. c. Establecer la secuencia e interacción de los procesos gerenciales, apoyo y evaluación, frente a los procesos misionales, para lo cual debe establecer criterios mínimos de aceptación de los insumos suministrados y su impacto en la prestación de los bienes y servicios. d. Estructurar un normograma de carácter informativo y explicativo que permita dilucidar todas las disposiciones de carácter legal que le atañen. e. Establecer un procedimiento documentado para la construcción del normograma. f. Establecer una caracterización del bien o servicio. pág. 39 NTDSIG 001:2011 g. Establecer un portafolio de bienes y servicios en el que se describan como mínimo: el enfoque de las necesidades de los usuarios, el propósito de la entidad, los servicios ofrecidos y los procesos de los servicios que se prestan. NOTA 1: Las características asociadas a los bienes y servicios responden a las necesidades y expectativas de los usuarios y partes interesadas. NOTA 2: El portafolio de bienes y servicios constituye la materialización de la caracterización de bienes y servicios, por lo cual es fundamental que su construcción se desprenda de este instrumento. 4.2.4 PLANIFICACIÓN DOCUMENTAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN La entidad y organismo distrital debe tener en cuenta las siguientes consideraciones para la planificación documental del Sistema Integrado de Gestión: a. Contar con un manual del Sistema Integrado de Gestión que contenga como mínimo: 1) El alcance del Sistema Integrado de Gestión. 2) El mapa de procesos. 3) La relación o referencia de las caracterizaciones de procesos. 4) La política y objetivos del Sistema Integrado de Gestión. 5) La referencia de los planes estratégicos y operativos asociados con el alcance del Sistema Integrado de Gestión. 6) La referencia de los procedimientos, tanto los obligatorios del Sistema Integrado de Gestión como los específicos de la operación interna. pág. 40 NTDSIG 001:2011 7) Los requisitos puntuales propios de cada uno de los subsistemas. b. Incluir los manuales, planes, programas, procedimientos, instructivos, caracterizaciones, registros y todos los documentos que contengan información de los procesos y actividades enmarcadas en el alcance del Sistema Integrado de Gestión definido para la institución. c. Establecer y documentar un procedimiento de gestión documental del Sistema Integrado de Gestión que establezca como mínimo: 1) Producción. 2) Recepción. 3) Distribución. 4) Trámite. 5) Organización. 6) Consulta. 7) Conservación. 8) Disposición final. d. Mantener un listado maestro de los documentos del Sistema Integrado de Gestión. e. Mantener un listado maestro de los registros del Sistema Integrado de Gestión. f. Definir un sistema de gestión de unidades de información que contemple los archivos de gestión central y de cualquier otro nivel de archivo; la unidad de correspondencia; la biblioteca, centros de documentación y cualquiera otra unidad de información que apoye el cumplimiento de la misión institucional. pág. 41 NTDSIG 001:2011 NOTA 1: Si la entidad y organismo distrital lo considera, podrá estructurar un solo listado maestro que contemple tanto los documentos como los registros. En todo caso es necesario que documentos y registros se encuentren en consonancia con la tabla de retención documental. NOTA 2: Los listados maestros de documentos y el de registro podrán estar definidos en bases de datos, en sistemas de información o medios electrónicos. NOTA 3: Es necesario que dentro del listado maestro de documentos se incorporen aquellos de origen externo. NOTA 4: Para que el Sistema Integrado de Gestión sea coherente con los subsistemas de Gestión Ambiental, Seguridad de la Información, y Gestión Documental y Archivo, es fundamental la adopción de la cultura del cero papel, para lo cual es necesario habilitar en la página intranet la consulta y trámite de documentos. Asimismo, se sugiere explorar y formalizar en lo posible la firma electrónica para las transacciones documentales en el interior de la entidad y organismo distrital. 4.2.5 PLANIFICACIÓN DE RECURSOS La planificación de recursos en el Sistema Integrado de Gestión debe incorporar como elementos constituyentes la Infraestructura y el Talento humano. 4.2.5.1 INFRAESTRUCTURA La entidad y organismo distrital debe identificar las necesidades de infraestructura física, equipos, software y mobiliario. Este ejercicio debe incluir: a. Las disposiciones requeridas como resultado de la valoración de los riesgos laborales. b. Las disposiciones requeridas como resultado de la valoración de los aspectos ambientales. pág. 42 NTDSIG 001:2011 c. Las disposiciones requeridas como resultado de la identificación de los riesgos informáticos y de seguridad de la información de la institución. d. Las disposiciones requeridas para el manejo de la gestión documental de la institución. e. Las disposiciones requeridas como resultado de las necesidades para la prestación del servicio. 4.2.5.2 TALENTO HUMANO La entidad y organismo distrital debe identificar las necesidades de personal, así como las acciones para su fortalecimiento, para lo cual debe: a. Establecer un código de ética institucional, el cual debe ser estructurado con la participación de las servidoras públicas y los servidores públicos, los usuarios y las partes interesadas. b. Identificar y documentar las necesidades de talento humano para la operación del Sistema Integrado de Gestión y la operación de la institución. c. Determinar los niveles de responsabilidad y autoridad, así como su posición jerárquica en la organización frente al Sistema Integrado de Gestión. d. Definir y documentar las competencias laborales funcionales de los servidores públicos teniendo en cuenta aspectos relacionados con la calidad, el ambiente, la seguridad y la salud ocupacional, la seguridad de la información, la gestión documental y la responsabilidad social. e. Establecer un compromiso con el desarrollo de las competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad del servidor público frente al Sistema Integrado de Gestión. pág. 43 NTDSIG 001:2011 f. Crear e implementar planes de capacitación orientados a fortalecer el desarrollo de competencias, el mejoramiento de los procesos institucionales y el progreso de la capacidad laboral de los empleados, individual y grupalmente, para conseguir los resultados y metas institucionales establecidos en la entidad y organismo distrital. g. Establecer un programa de inducción y reinducción enfocado en la operación de la entidad y organismo distrital. h. Establecer un programa de bienestar dirigido a elevar los niveles de pertenencia, participación y desarrollo integral de los servidores, así como a mejorar el clima organizacional. i. Establecer un ambiente de trabajo que promueva el desarrollo del desempeño laboral. j. Valorar los beneficios obtenidos de los eventos de capacitación. k. Valorar los beneficios obtenidos de los eventos de bienestar. l. Valorar los beneficios obtenidos de los eventos de inducción y reinducción. m. Valorar los beneficios obtenidos de la adecuación del ambiente de trabajo. NOTA 1: Para determinar las necesidades de personal del Sistema Integrado de Gestión y de la operación de la entidad y organismo distrital es fundamental hacer ejercicios de cargas de trabajo, lo cual demanda insumos como la identificación de los tiempos en el desarrollo de las actividades de los procedimientos, así como del volumen de trabajo. NOTA 2: Para determinar las necesidades de capacitación y formación es necesario que la entidad y organismo distrital considere como insumos los estudios de clima laboral, los resultados de las investigaciones de accidentes, las quejas y reclamos de los usuarios del servicio, los resultados de auditorías pág. 44 NTDSIG 001:2011 internas, la encuesta de necesidades de capacitación, los informes de organismos de control, el análisis de indicadores de gestión, los resultados de procesos disciplinarios, la identificación de riesgos laborales y los aspectos ambientales de los procesos. NOTA 3: Los programas de inducción y reinducción no son solamente informativos, sino también formativos, por lo cual es necesario plantear alternativas en su desarrollo que permitan una verdadera adaptación del servidor a su puesto de trabajo. 4.2.6 PLANIFICACIÓN DE LA MEDICIÓN Y EL SEGUIMIENTO La entidad y organismo distrital debe tener en cuenta las siguientes consideraciones para la planificación de la medición y el seguimiento: a. Estructurar un sistema de medición y seguimiento basado en múltiples fuentes y mecanismos. b. El sistema de medición y seguimiento debe permitir valorar el desempeño del Sistema Integrado de Gestión en términos de: 1) La operación interna de la entidad y organismo distrital. 2) El compromiso de la alta dirección. 3) La prestación de bienes y servicios. 4) La atención y servicio al usuario. 5) La mitigación de los impactos ambientales significativos. 6) Los principios de la seguridad de la información y la gestión documental. 7) El cumplimiento de los requisitos legales aplicables a la institución relacionada con el Sistema Integrado de Gestión. 8) El compromiso de mejorar continuamente. pág. 45 NTDSIG 001:2011 9) El desempeño de la responsabilidad social institucional. 10) La sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión. c. Estructurar un sistema de medición y seguimiento del Sistema Integrado de Gestión que permita la valoración de la eficiencia, eficacia y efectividad institucional. d. Estructurar un manual de indicadores. e. Estructurar un cuadro de mando integrado. f. Publicar en su página web los resultados y la evaluación de los indicadores de gestión definidos. NOTA 1: Pueden ser considerados como fuentes de medición y seguimiento los indicadores de gestión, las auditorías internas, las quejas, los reclamos, las sugerencias y las felicitaciones, encuestas de percepción y satisfacción, cronogramas de trabajo, planes, programas, entre otros. NOTA 2: La expresión “manual de indicadores” está dada por el parágrafo del artículo 48 de la Ley 190 de 1995. No obstante, este podrá tener otras denominaciones. NOTA 3: La expresión “cuadro de mando integrado” recibe entre otras denominaciones las de “tablero de control de gestión” y “balanced score card”. 4.2.7 PLANIFICACIÓN DE LA COMUNICACIÓN Y LA PARTICIPACIÓN La entidad y organismo distrital debe identificar las necesidades de comunicación de carácter organizacional y externo relacionadas con el Sistema Integrado de Gestión, para lo cual debe cumplir con las siguientes consideraciones: a. Establecer, implementar y mantener una metodología o medios efectivos para: pág. 46 NTDSIG 001:2011 1) Asegurar que la alta dirección se comunica con los diferentes niveles de la organización de manera efectiva. 2) Desarrollar la comunicación interna entre los diferentes niveles, funciones y procesos de la institución asociados con el Sistema Integrado de Gestión. 3) Diseñar e implementar mecanismos de recepción, registro y respuesta de las comunicaciones y consultas de los usuarios y las partes interesadas. 4) Definir mecanismos de información de alto impacto a las partes interesadas sobre la gestión de la entidad y organismo distrital. b. Estructurar un plan de comunicaciones que contenga como mínimo: 1) El compromiso de la alta dirección frente a la comunicación interna y externa de la organización. 2) La descripción de la población objetivo de la comunicación. 3) La identificación de las personas que deben comunicarse. 4) La información que debe ser comunicada. 5) El(la) o los(las) responsable(s) de las instancias de comunicación. 6) El medio de comunicación. 7) La frecuencia de la comunicación. 8) Los documentos y registros necesarios que evidencien la comunicación. c. Documentar un procedimiento de participación ciudadana. d. Incorporar los resultados de la participación ciudadana en sus procesos estratégicos, misionales, apoyo y evaluación. pág. 47 NTDSIG 001:2011 4.3 COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIÓN INSTITUCIONAL Los compromisos de la alta dirección institucional de la entidad y organismo distrital deben estar guiados por las siguientes consideraciones: a. El representante legal debe ser el responsable del diseño, implementación y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión. b. El compromiso de la alta dirección se debe evidenciar en aspectos como: 1) La aprobación y revisión de la planeación institucional de la entidad y organismo distrital. 2) La aprobación y revisión de la política y los objetivos del Sistema Integrado de Gestión. 3) La aprobación, orientación y revisión de los planes de mejoramiento institucional, así como en su participación activa en el proceso. c. La alta dirección debe designar uno o varios miembros del grupo directivo con responsabilidades específicas en el Sistema Integrado de Gestión y con independencia de otras responsabilidades que le sean asignadas. d. La alta dirección debe realizar revisiones periódicas del Sistema Integrado de Gestión, como mínimo dos veces al año. e. La alta dirección debe proveer los recursos necesarios para el adecuado funcionamiento del Sistema Integrado de Gestión. f. La información de entrada para la revisión que hace la alta dirección del Sistema Integrado de Gestión debe incluir: 1) Los resultados de la gestión de los riesgos del Sistema Integrado de Gestión. pág. 48 NTDSIG 001:2011 2) La retroalimentación de los usuarios y las partes interesadas sobre el Sistema Integrado de Gestión. 3) El desempeño de los procesos y la conformidad del producto. 4) El desempeño ambiental. 5) El desempeño de la seguridad y salud ocupacional. 6) El desempeño de la seguridad de la información. 7) El desempeño de la responsabilidad social. 8) El estado de las acciones correctivas, preventivas y de mejora. 9) Las acciones de seguimiento de las revisiones desarrolladas por la dirección. 10) Los cambios que podrían afectar el Sistema Integrado de Gestión. 11) Los resultados de las auditorías del Sistema Integrado de Gestión. 12) Las recomendaciones para la mejora del Sistema Integrado de Gestión. g. Los resultados de la revisión que hace la alta dirección de la eficiencia, eficacia y efectividad del Sistema Integrado de Gestión deben permitir emprender acciones relacionadas con: 1) El mejoramiento de la eficiencia del Sistema Integrado de Gestión. 2) El mejoramiento de la eficacia del Sistema Integrado de Gestión. 3) El mejoramiento de la efectividad del Sistema Integrado de Gestión. pág. 49 NTDSIG 001:2011 4) El mejoramiento en la prestación de los bienes y servicios suministrados a los usuarios. 4.4 RESPONSABILIDAD DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN La responsabilidad del Sistema Integrado de Gestión debe contemplar los aspectos que se enuncian a continuación: a. Para dirigir y administrar el Sistema Integrado de Gestión, la entidad y organismo distrital debe contar con: 1) Un representante de la alta dirección que coordine todas las acciones relacionadas con el Sistema Integrado de Gestión. 2) Un comité del Sistema Integrado de Gestión, el cual debe estar conformado por las y los servidores públicos de primer nivel que faciliten la toma de decisiones. 3) Un grupo operativo, que debe estar integrado por representantes de las diferentes dependencias y de cada uno de los subsistemas que conforman el Sistema Integrado de Gestión. b. La entidad y organismo distrital debe involucrar en los acuerdos de gestión de los directivos el compromiso y la obligación frente a la eficiencia, eficacia y efectividad del Sistema Integrado de Gestión. NOTA 1: Cuando lo consideren, la entidad y organismo distrital podrá designar un representante de la alta dirección por cada uno de los subsistemas del Sistema Integrado de Gestión, es decir, la calidad, el control interno, la gestión ambiental, la seguridad y la salud ocupacional, la seguridad de la información, la responsabilidad social y la gestión documental, quienes serán coordinados por el representante de la alta dirección del Sistema Integrado de Gestión. pág. 50 NTDSIG 001:2011 NOTA 2: Es recomendable que el comité del Sistema Integrado de Gestión sea el mismo que opera en la actualidad en las entidades y organismos distritales para el Sistema de Control Interno y el Sistema de Gestión de la Calidad. 5. EL HACER DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN ENTIDADES y ORGANISMOS DISTRITALES El hacer del Sistema Integrado de Gestión en la entidad y organismo distrital debe comprender los Procedimientos documentados y registros, los Controles operacionales, la Prestación del bien o servicio, los Mecanismos de medición, la Preparación y respuesta ante emergencias, y la Comunicación. 5.1 PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS Y REGISTROS EN EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Los procedimientos documentados y registros en el Sistema Integrado de Gestión en la entidad y organismo distrital deben atender las siguientes consideraciones: a. Definir los procedimientos necesarios que describan las condiciones de operación de los procesos relacionados con la prestación de los bienes y /o servicios, de acuerdo con lo establecido en la planificación operativa. b. Documentar los procedimientos necesarios para la operación de la organización. c. Adecuar los medios electrónicos internos para la publicación de los procedimientos y documentos asociados. d. Cuando sean aplicables, los procedimientos deben incorporar como mínimo: pág. 51 NTDSIG 001:2011 1) Las instrucciones de trabajo requeridas para el desarrollo de las actividades. 2) El control de los riesgos de seguridad de la información. 3) El control de los riesgos laborales. 4) Los controles de los aspectos ambientales. 5) Las disposiciones de almacenamiento y archivo de conformidad con lo dispuesto en el Sistema de Gestión Documental y Archivo (SIGA). 6) La información relativa a las necesidades y expectativas identificadas de los usuarios. 7) El tiempo empleado en la realización de las actividades constitutivas. 8) Los tiempos de cada una de las actividades descritas en él. 9) Los responsables por actividad. 10) Los documentos y registros asociados con las actividades requeridos para su desarrollo. e. Suministrar los procedimientos documentados a las servidoras públicas y los servidores públicos como insumo para su inducción y reinducción. f. Capacitar en metodologías y técnicas para el diseño de procedimientos a las servidoras públicas y los servidores públicos, así como a los colaboradores que tienen incidencia directa en su operación. g. En la elaboración de los procedimientos correspondientes a la operación de la entidad y organismo distrital se debe contar con la participación de los funcionarios y las partes interesadas en su diseño. pág. 52 NTDSIG 001:2011 h. Para la implementación de un procedimiento, se debe, previamente a la puesta en marcha, asegurar su conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad mediante su revisión. i. Para la implementación de un procedimiento se debe garantizar a través de su verificación la consistencia entre las características especificadas en las entradas del procedimiento y sus resultados. j. Para la implementación de un procedimiento se debe, mediante examen y validación, presentar la evidencia de que ha cumplido los requisitos particulares para el uso previsto o requerido por el usuario. k. El Sistema Integrado de Gestión debe contar como mínimo con los siguientes procedimientos: 1) El control de los documentos. 2) El control de registros. 3) Las auditorías internas integrales del Sistema Integrado de Gestión. 4) El reporte y control de no conformes del Sistema Integrado de Gestión. 5) La aplicación de acciones correctivas. 6) Las acciones preventivas y de mejora. 7) El reporte de accidentes de trabajo. 8) La investigación de accidentes laborales y ambientales. 9) La identificación de peligros y valoración de riesgos. 10) La identificación de aspectos e impactos ambientales. 11) La protección del intercambio de información. pág. 53 NTDSIG 001:2011 12) El monitoreo del uso de los medios de procesamiento de información. 13) Otorgar acceso a los medios de procesamiento de información. 14) La planificación operativa. 15) La construcción y actualización del normograma. 16) La participación ciudadana. l. Los procedimientos constitutivos del Sistema Integrado de Gestión deben ser socializados y divulgados a los funcionarios y colaboradores cuando sean creados, modificados o derogados. NOTA 1: Es recomendable que los cambios o ajustes realizados a los procedimientos se analicen y sustenten desde el punto de vista técnico, social, ambiental, laboral y económicamente, de manera que se establezcan los impactos reales del cambio. NOTA 2: Es fundamental evaluar alternativas de publicación y manejo de los procedimientos, distintas a los documentos en papel, para optimizar recursos económicos y ser coherentes con una gestión ambiental responsable, así como para facilitar su disponibilidad y accesibilidad. NOTA 3: Los procedimientos son documentos que reflejan la realidad institucional, de manera que los cargos descritos en las actividades corresponderán a los definidos en las disposiciones de carácter legal sobre la materia. 5.2 CONTROLES OPERACIONALES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN La entidad y organismo distrital debe establecer controles operacionales cuando: a. Se presta el bien o servicio. pág. 54 NTDSIG 001:2011 b. Se generan riesgos en la prestación de los bienes y servicios a los usuarios. c. Se identifican aspectos e impactos ambientales significativos de los procedimientos y los bienes y servicios utilizados por la entidad y organismo distrital. d. Se generan riesgos de seguridad industrial y salud ocupacional en las instalaciones, mercancías, equipos y servicios comprados que le permiten su operación y el cumplimiento de su misión. e. Se genera un impacto en la entidad y organismo distrital como consecuencia de fallas y pérdida de confidencialidad, integridad y disponibilidad en los activos de información y en la gestión documental. NOTA: Los riesgos operacionales en la prestación de los bienes y servicios comprenden también la verificación del cumplimiento de los prestados por terceros. 5.3 PRESTACIÓN DEL BIEN O SERVICIO La entidad y organismo distrital debe tener en cuenta las siguientes consideraciones para la prestación del bien o servicio: a. La prestación del bien o servicio debe estar acorde con lo establecido en el numeral 4.2.3 de esta norma técnica b. Establecer mecanismos para determinar el grado de eficacia de los momentos de verdad en la prestación del servicio. c. Las personas que presten el servicio en el momento de verdad deben recibir de manera permanente capacitación para fortalecer sus competencias. pág. 55 NTDSIG 001:2011 d. Formular un plan de manejo de los riesgos identificados en materia ocupacional, en la seguridad de la información, en la gestión documental y en el manejo ambiental. Dicho plan debe contener: 1) Acciones de manejo del riesgo. 2) Responsables de las acciones. 3) Plazos de desarrollo de las acciones y de su correspondiente seguimiento. 4) Registros. 5) Recursos. 6) Indicadores de seguimiento. e. Establecer mecanismos para controlar las actividades relacionadas con la prestación del servicio. f. El servicio prestado a los usuarios debe cumplir los atributos del servicio al ciudadano establecidos en el Distrito, a saber: 1) Confiabilidad. 2) Amabilidad. 3) Dignidad. 4) Efectividad. 5) Oportunidad. 6) Formador de ciudadanos y ciudadanas. g. Verificar el cumplimiento de las condiciones de prestación del servicio mientras esta tiene lugar. h. El servicio debe satisfacer las necesidades y expectativas de los usuarios. pág. 56 NTDSIG 001:2011 i. Determinar el(los) tipo(s) de canal(es) necesario(s) para la prestación de los bienes y servicios teniendo en cuenta la utilización de uno o varios de los siguientes: 1) Canales presenciales. 2) Canales virtuales. 3) Canales telefónicos. 5.4 MECANISMOS DE MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO La entidad y organismo distrital debe hacer medición y seguimiento a la prestación de los bienes y servicios, de acuerdo con los mecanismos e instrumentos creados con tal fin, para establecer la eficiencia, eficacia y efectividad. 5.5 PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS La preparación y respuesta ante emergencias en el Sistema Integrado de Gestión debe desarrollarse de acuerdo con las siguientes consideraciones: a. Cuando corresponde al nivel interno de la entidad y organismo distrital: 1) La respuesta ante una emergencia debe enfocarse en: la prevención de las enfermedades, lesiones, impactos y en la minimización de las consecuencias adversas sobre la salud de los trabajadores y las trabajadoras independientemente de su forma de vinculación y para mitigar los impactos ambientales adversos asociados. 2) Establecer su plan interno de respuesta a emergencias y de aquellas situaciones que puedan tener impactos en el ambiente. Así mismo, pág. 57 NTDSIG 001:2011 desarrollar procedimientos para responder a situaciones de emergencia teniendo en cuenta los requisitos legales aplicables y las directrices del Fondo de Prevención y Atención de Emergencias y Desastres del Distrito. 3) Definir los recursos humanos, técnicos y financieros para capacitar y preparar brigadas de emergencia que atiendan las diferentes situaciones de emergencia. 4) Revisar periódicamente sus procedimientos de preparación ante emergencias. Esto lo puede hacer, mediante un cronograma definido por la institución, durante las revisiones por la dirección, después de cambios en la organización, después de un evento que activa los procedimientos de emergencia, después de simulacros o después de cambios en los requisitos legales. 5) Comunicar a los trabajadores, independientemente de su forma de vinculación, los procedimientos de respuesta ante una emergencia y los cambios que se les hagan; de igual manera debe evaluar las necesidades de formación asociadas. b. Cuando corresponde al nivel externo de la entidad y organismo distrital: 1) Los procedimientos de respuesta ante una emergencia deben definir las funciones, responsabilidades y autoridad de las personas con deberes de respuesta ante una emergencia. 2) Determinar y revisar los equipos de respuesta ante una emergencia y los materiales necesarios, los cuales deben estar disponibles en cantidades suficientes y almacenados en lugares de fácil acceso. pág. 58 NTDSIG 001:2011 3) Realizar pruebas periódicas de los procedimientos de emergencia para asegurar que la institución y los servicios de emergencia externos pueden responder de forma adecuada. NOTA 1: El plan de emergencias funciona a nivel interno según el plan de emergencias de la institución y a nivel externo de acuerdo con los requisitos legales y las directrices emitidas por el Fondo de Prevención y Atención de Emergencias y Desastres del Distrito. NOTA 2: Para el plan de emergencias es necesario tener en consideración lo establecido en la Resolución 1016 de 1989 del Ministerio de Trabajo y el Decreto 1295 de 1994 del Ministerio de la Protección Social. 5.6 COMUNICACIÓN La entidad y organismo distrital debe poder demostrar un procedimiento de comunicación eficiente, eficaz y efectivo con base en los siguientes aspectos: a. El establecimiento de la comunicación entre los usuarios, la alta dirección y las servidoras públicas y los servidores públicos en todos los niveles, al tiempo que las partes interesadas contratistas generan, reciben y responden las comunicaciones. b. La información que se ha de transmitir está claramente definida, es apropiada y exacta para los propósitos de la comunicación. c. Los medios utilizados para la comunicación son apropiados para el grado de alfabetización y otras habilidades de quienes se espera reciban y actúen según la información suministrada. pág. 59 NTDSIG 001:2011 6. EL VERIFICAR DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES El verificar del Sistema Integrado de Gestión debe comprender los aspectos que se describen en este numeral. 6.1 PROCEDIMIENTOS DE EVALUACIÓN PERIÓDICA DE LO LEGAL La entidad y organismo distrital debe estructurar un procedimiento de evaluación periódica de lo legal, para lo cual se debe tener en cuenta las siguientes consideraciones: a. Estructurar un normograma en donde se establezca la normatividad relacionada con: 1) Requisitos legales de la operación de la institución. 2) Requisitos legales relacionados con la seguridad industrial y la salud ocupacional. 3) Requisitos legales relacionados con el ambiente. 4) Requisitos legales de la seguridad informática. 5) Requisitos legales de la gestión documental. b. Establecer un procedimiento que permita: 1) Evaluar los requisitos legales de la operación de la institución. 2) Evaluar los requisitos legales relacionados con la seguridad industrial y la salud ocupacional. 3) Evaluar los requisitos legales relacionados con el manejo ambiental. pág. 60 NTDSIG 001:2011 4) Evaluar los requisitos legales de la seguridad informática. 5) Evaluar los requisitos legales de la gestión documental. 6.2 INVESTIGACIÓN DE INCIDENTES La entidad y organismo distrital debe establecer un procedimiento para registrar, investigar y analizar los incidentes relacionados con: a. Las deficiencias de seguridad industrial y salud ocupacional. b. Las deficiencias en el manejo ambiental. c. Las deficiencias en el manejo de la información. d. Las deficiencias en la gestión legal. e. Los resultados de la evaluación legal. 6.3 AUDITORÍAS INTERNAS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN La entidad y organismo distrital debe atender los siguientes aspectos para el desarrollo de las auditorías internas en el Sistema Integrado de Gestión: a. Realizar en intervalos planificados auditorías internas al Sistema Integrado de Gestión para verificar su adecuación, implementación y eficacia. b. Establecer un procedimiento para llevar a cabo la auditoría interna del Sistema Integrado de Gestión. c. La auditoría interna del Sistema Integrado de Gestión debe abarcar la calidad, el MECI, la gestión ambiental, la seguridad industrial y la salud ocupacional, la seguridad de la información, la gestión documental y la responsabilidad social. pág. 61 NTDSIG 001:2011 d. El jefe de control interno o quien haga sus veces debe elaborar un programa de auditoría en compañía del equipo auditor. e. El programa de auditoría debe ser aprobado por el comité del Sistema Integrado de Gestión de la entidad y organismo distrital. f. Contar con auditores líderes del Sistema Integrado de Gestión, quienes serán coordinados por la oficina de control interno o por quien haga sus veces. g. Formar auditores del Sistema Integrado de Gestión, para lo cual se debe establecer un perfil de auditores de acuerdo con el nivel y las condiciones propias de la entidad y el organismo distrital. h. La auditoría interna del Sistema Integrado de Gestión debe estar dentro de un marco de racionalidad y coordinación. NOTA 1: Los auditores internos del Sistema Integrado de Gestión corresponden a los auditores internos de calidad y a los de gestión, que en la actualidad han sido formados por la entidad. NOTA 2: Si bien existen innumerables metodologías para el desarrollo de auditorías internas, se sugiere seguir los lineamientos establecidos en la NTC-ISO 19011:2002. Directrices para la auditoría de los sistemas de la Calidad y/o Ambiente. 6.4 ANÁLISIS DE DATOS En el análisis de datos del Sistema Integrado de Gestión la entidad y organismo distrital debe tener en cuenta las siguientes consideraciones: a. Analizar los resultados de las mediciones de los indicadores establecidos en el Sistema Integrado de Gestión. pág. 62 NTDSIG 001:2011 b. Analizar los resultados de las quejas y los reclamos en el marco del Sistema Integrado de Gestión. c. Analizar toda la información generada sobre la operación del Sistema Integrado de Gestión. d. Analizar los resultados de los seguimientos realizados por los entes de control y los informes de los planes de mejoramiento suscritos para dar respuesta a los hallazgos. e. El análisis de los indicadores, de las quejas y reclamos y demás información debe proporcionar datos sobre: 1) La satisfacción de los usuarios frente a la prestación del servicio. 2) La satisfacción de las partes interesadas. 3) El comportamiento de los procesos y procedimientos. 4) El desempeño de los bienes y servicios prestados por la entidad y el organismo distrital. 5) El comportamiento de la seguridad y la salud ocupacional. 6) El comportamiento del manejo ambiental. 7) El comportamiento de la seguridad en la información. 8) La gestión documental. 9) La responsabilidad social. 6.5 SATISFACCIÓN DE LOS USUARIOS La entidad y organismo distrital debe evaluar la satisfacción de los usuarios mediante: a. La realización permanente de grupos focales con los diferentes tipos de usuarios. pág. 63 NTDSIG 001:2011 b. La aplicación de encuestas de satisfacción a los diferentes tipos de usuarios. c. La utilización de los buzones de quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones. d. La habilitación en las páginas web de la institución de sitios para identificar la satisfacción de los usuarios frente a la prestación de los bienes y servicios. 6.6 SATISFACCIÓN DE LAS PARTES INTERESADAS La entidad y organismo distrital debe evaluar la satisfacción de las partes interesadas mediante: a. La realización permanente de grupos focales con las partes interesadas. b. La aplicación de encuestas de satisfacción a las partes interesadas. 6.7 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE LOS BIENES Y SERVICIOS La entidad y organismo distrital debe hacer seguimiento a las características de los bienes y servicios establecidos en el numeral 4.2.3 de la presente norma. 6.8 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE LOS PROCESOS La entidad y organismo distrital debe hacer seguimiento al desarrollo de los procesos y procedimientos del Sistema Integrado de Gestión para establecer el cumplimiento de lo establecido en el numeral 4.2.1 de la presente norma. 6.9 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL DESEMPEÑO AMBIENTAL La entidad y organismo distrital debe hacer seguimiento al comportamiento de los riesgos ambientales asociados con su operación y procesos. 6.10 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL DESEMPEÑO DE LA SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL pág. 64 NTDSIG 001:2011 La entidad y organismo distrital debe hacer seguimiento al comportamiento de los riesgos de seguridad y salud ocupacional asociados con su operación y procesos. 6.11 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE LA SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN La entidad y organismo distrital debe hacer seguimiento al comportamiento de los riesgos de seguridad en la información asociados con su operación y procesos. 6.12 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL La entidad y organismo distrital debe hacer seguimiento al comportamiento de la gestión documental de acuerdo con lo establecido en el numeral 4.2.4 de la presente norma. 6.13 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE LA RESPONSABILIDAD SOCIAL La entidad y organismo distrital debe hacer seguimiento a las acciones relacionadas con la responsabilidad social que se encuentre realizando. 6.14 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN La alta dirección de la entidad y organismo distrital debe atender las siguientes consideraciones para la revisión del Sistema Integrado de Gestión: a. La alta dirección de la entidad y organismo distrital debe llevar a cabo revisiones periódicas de la eficiencia, eficacia y efectividad del Sistema Integrado de Gestión. b. La alta dirección de la entidad y organismo distrital debe adoptar y hacer programas de socialización de cada uno de los mecanismos, instrumentos, documentos, políticas y programas del Sistema Integrado de Gestión. pág. 65 NTDSIG 001:2011 c. La alta dirección de la entidad y organismo distrital debe revisar de manera periódica el Sistema Integrado de Gestión. Como parte de este ejercicio debe considerar la eficacia del Sistema Integrado de Gestión y la continuidad de los programas de gestión. d. La información de entrada para la revisión de la alta dirección debe incluir: 1) Los resultados de las auditorías del Sistema Integrado de Gestión. 2) La retroalimentación de los usuarios. 3) La retroalimentación de las partes interesadas del Sistema Integrado de Gestión. 4) Los resultados de la participación en el Sistema Integrado de Gestión. 5) El mapa de riesgos y el plan de manejo de riesgos. 6) El desempeño de los procesos y la conformidad del producto. 7) El desempeño en el manejo ambiental. 8) El desempeño de la seguridad y la salud ocupacional. 9) El estado de las acciones correctivas y preventivas. 10) Las acciones de seguimiento de revisiones desarrolladas por la dirección. 11) Los cambios que podrían afectar el Sistema Integrado de Gestión. 12) Las recomendaciones para la mejora. pág. 66 NTDSIG 001:2011 e. Los resultados de la revisión por la alta dirección de la entidad y organismo distrital deben permitir emprender acciones relacionadas con: 1) El mejoramiento de la eficiencia del Sistema Integrado de Gestión. 2) El mejoramiento de la eficacia del Sistema Integrado de Gestión. 3) El mejoramiento de la efectividad del Sistema Integrado de Gestión. 4) El mejoramiento en la prestación de los bienes y servicios a los usuarios. 6.15 REFERENCIACIÓN COMPETITIVA La entidad y organismo distrital debe desarrollar de manera periódica ejercicios de referenciación competitiva de sus diferentes niveles de operación acorde con su naturaleza y complejidad institucional. 7. EL ACTUAR DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES El actuar del Sistema Integrado de Gestión en la entidad y organismo distrital debe tener en cuenta la Sostenibilidad, las Acciones de mejora, las Acciones correctivas y las Acciones preventivas. 7.1 SOSTENIBILIDAD DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN La entidad y organismo distrital debe desarrollar acciones para garantizar la sostenibilidad y el mejoramiento del Sistemas Integrado de Gestión mediante: a. La toma de consciencia por parte de las servidoras públicas y los servidores públicos. b. La toma de consciencia por parte de las partes interesadas. pág. 67 NTDSIG 001:2011 c. El establecimiento de beneficios reales del Sistema Integrado de Gestión. d. La asignación de los recursos necesarios para la sostenibilidad del Sistemas Integrado de Gestión. 7.2 ACCIONES DE MEJORA La entidad y organismo distrital debe tener en cuenta las siguientes consideraciones para desarrollar las acciones de mejora del Sistema Integrado de Gestión: a. Asegurar que las acciones de mejora garanticen el cumplimiento de las siguientes orientaciones: 1) Las oportunidades de mejora en el Sistema Integrado de Gestión deben corresponder a las acciones correctivas y preventivas identificadas a partir de un análisis de causas. 2) Se deben establecer acciones o mecanismos para prevenir el impacto de los eventos que ponen en riesgo la adecuada ejecución de los procesos y procedimientos necesarios para el cumplimiento de los objetivos de la institución y la entrega de bienes o servicios. Tales acciones y mecanismos deben tomar como base los procesos identificados, los procedimientos y las políticas definidas. 3) Se deben consolidar acciones de mejoramiento individual, por proceso e institución, que permitan corregir las desviaciones en el desarrollo de las actividades realizadas en cumplimiento de la función de la institución. pág. 68 NTDSIG 001:2011 4) Se debe hacer seguimiento a los planes de mejoramiento implementados para determinar la eficacia de las acciones tomadas. b. Brindar la capacitación y entrenamiento necesarios a las servidoras públicas y los servidores públicos con el fin de emprender las acciones de mejora requeridas. 7.3 ACCIONES CORRECTIVAS La entidad y organismo distrital debe desarrollar acciones para eliminar las causas de las no conformidades para que no vuelvan a ocurrir. Estos inconvenientes pueden estar relacionados con: a. La prestación de los bienes y servicios. b. La satisfacción de los usuarios. c. La satisfacción de las partes interesadas. d. El desempeño de los procesos. e. El cumplimiento de los objetivos institucionales. f. El desempeño en el manejo ambiental. g. El desempeño de seguridad y salud ocupacional. h. El desempeño de seguridad de la información. i. La gestión documental. j. Las acciones relacionadas con la responsabilidad social. pág. 69 NTDSIG 001:2011 7.4 ACCIONES PREVENTIVAS La entidad y organismo distrital debe desarrollar acciones para eliminar las causas de las no conformidades potenciales de tal modo que no ocurran. Estos inconvenientes pueden estar relacionados con: a. La prestación de los bienes y servicios. b. La satisfacción de los usuarios. c. La satisfacción de las partes interesadas. d. El desempeño de los procesos. e. El cumplimiento de los objetivos institucionales. f. El desempeño en el manejo ambiental. g. El desempeño de seguridad y salud ocupacional. pág. 70 NTDSIG 001:2011 pág. 71 INTRODUCCIÓN SA 8000 DE LOS 4.2.3 PLANIFICACIÓN OPERATIVA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 4.2.2 PLANIFICACIÓN DE LA GESTIÓN DEL RIESGO 4.2.1 PLANIFICACIÓN PROCESOS 4.2 PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES 4.1 PLANEACIÓN INSTITUCIONAL 3.2 ABREVIATURAS 4. EL PLANEAR DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES 3.1 DEFINICIONES 3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS 2.2 APLICACIÓN Artículos 6 y 12 Numeral 4 Numerales 8.4, 9 y 10 Numeral 7.1 y literal f) Numeral 7 Numeral 2 Numeral 4 Capítulo IV, numerales 9.6 y 9.7 Capítulo IV, numeral 9.5 Numeral 5.2 Numerales 4.2 y 5.3.1.5 Numeral 4.4.6 Numeral 4.4.7 Numeral 4.3.3 Numeral 4.2 Numerales 4 y 4.1 Numeral 1 Numeral 1 Numeral 3 Numeral 3 Numeral 3 Numeral 2 Numeral 1 Numeral 1 Numeral 1 Numeral 2 Introducción - Figura 1 Prólogo Introducción ISO 14001 SUBSISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL Numeral 1 Numerales 3.2 y 3.3 Numeral 3.4 Introducción Numeral 3.1 GTC 180 Capítulo IV, Numerales 4.1 numeral 9.1 y 4.3 Capítulo IV Capítulo III Capítulo I Numeral 1 Numeral 4 Numeral 3 ISO 26000 1.5 REFERENCIAS METODOLÓGICAS 2. OBJETO, CAMPO DE APLICACIÓN Y EXCLUSIONES 2.1 OBJETO Numerales 6.2, 7.1 y 8.2 NTC ISO 15489-1 INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN SUBSISTEMA DE RESPONSABILIDAD SOCIAL Capítulo II Artículo 3 DECRETO 514 DE 2006. SIGA SUBSISTEMA INTERNO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO (SIGA) 1.4 REFERENCIAS NORMATIVAS 1.1 GENERALIDADES GRÁFICO MODELO SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 1.2 PRINCIPIOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES 1.3 ROLES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN EL ÁMBITO DISTRITAL 1. PRÓLOGO CONTENIDO SUBSISTEMAS Numeral 4.3 Numeral 3 Numeral 3 Referencias Normativas: Anexo A Figura 1 Prólogo Introducción OHSAS 18001 SUBSISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL ANEXO 1. CORRESPONDENCIA ENTRE LOS SUBSISTEMAS QUE COMPONEN EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Parte 1 de 4 N/A Numeral 4.2.1 Ítems c) al h) Numeral 0.2 Numeral 1 Numeral 1.2 Numeral 3 Numeral 3 Numeral 3 Numeral 1.2 Numeral 2 Numeral 0.3 Prólogo Introducción Generalidades NTC-ISO/IEC 27001 SUBSISTEMA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN NTDSIG 001:2011 ANEXO 1. CORRESPONDENCIA ENTRE LA NORMA TÉCNICA DISTRITAL Y NORMAS REFERENCIA pág. 72 DECRETO 514 DE 2006. SIGA NTC ISO 15489-1 INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN SUBSISTEMA INTERNO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO (SIGA) Numerales 8.1 y 9 5.6 COMUNICACIÓN 5.5 PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS 5.4 MECANISMOS DE MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO 5. EL HACER DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES 5.1 PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS Y REGISTROS EN EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 5.2 CONTROLES OPERACIONALES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 5.3 PRESTACIÓN DEL BIEN O SERVICIO 4.4 RESPONSABILIDAD DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ISO 14001 Numerales 5.3.1.1, 5.3.1.3, 5.3.1.6 y 5.3.1.7 Artículos 6 y 10 Numeral 9 Numeral 7.1 Capítulo IV, numeral 9.11 Numerales 5.2.5.1 y 5.2.5.2 Numeral 4.4.6 Numerales 8.1, 8.4 y 9 Artículo 6 Numeral 4.4.3 Numeral 4.4.7 Numeral 4.4.7 Numeral 4.3.1 Numeral 4.4.1 Numeral 4.4.1 Numeral 5.1.2 Numerales 8.3, 8.3.3, 9, 9.6 y 9.10 Capítulo IV, numeral 3 Capítulo IV, numeral 9.3 Numeral 4.4.3 Numeral 5.2.5 Numerales 5.2.2.1 y Numerales 4.4.1 y 4.4.2 5.2.2.2 Numerales 5.3 Numeral 4.5.1 y 5.3.1 Numeral 4.4.1 Numeral 4.4.1 Artículo 2 4.2.7 PLANIFICACIÓN DE LA Numerales 8.3.6, COMUNICACIÓN Y LA Artículos 6 y 10 9 y 9.7 PARTICIPACIÓN 4.3 COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIÓN INSTITUCIONAL Artículo 6 Funciones Capítulo IV, numeral 9.5 Capítulo II, Numerales 6.3 y Artículos 7, 8 y 9 8.1 4.2.5.2 TALENTO HUMANO LA Capítulo IV, numeral 3 4.2.6 PLANIFICACIÓN DE MEDICIÓN Y EL SEGUIMIENTO GTC 180 SUBSISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL Capítulo IV, Numerales 4.4.4, 4.4.5 Numeral 5.2.7 numeral 9.13 y 4.5.4 SA 8000 Artículos 16, 17 y Numerales 7.1, 18 8.3.3 y 9.6 ISO 26000 SUBSISTEMA DE RESPONSABILIDAD SOCIAL 4.2.5.1 INFRAESTRUCTURA 4.2.5 PLANIFICACIÓN DE RECURSOS 4.2.4 PLANIFICACIÓN DOCUMENTAL Numerales 7.1, DEL SISTEMA INTEGRADO DE Artículos 4, 6 y 10 7.2, 8.4, 9, 9.1 y GESTIÓN 9.10 CONTENIDO SUBSISTEMAS Numeral 4.4.3 Numeral 4.4.7 Numeral 4.4.6. Numerales 4.4.4 y 4.4.5 OHSAS 18001 SUBSISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL ANEXO 1. CORRESPONDENCIA ENTRE LOS SUBSISTEMAS QUE COMPONEN EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Parte 2 de 4 Numerales 4.2.3 y 7.2 Numeral 4.2.2 Numerales 4.2.2 Numeral 4.3 Numerales 5 y 7 Numerales 4.2.3 y 7.2 Numeral 5.2.2 Numeral 4.2.2 Numeral 5.2 Numeral 4.3 NTC-ISO/IEC 27001 SUBSISTEMA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN NTDSIG 001:2011 pág. 73 DE LOS Artículo 6 DECRETO 514 DE 2006. SIGA 6.15 REFERENCIACIÓN COMPETITIVA 6.14 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN 6.13 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE LA RESPONSABILIDAD SOCIAL Numeral 6 Capítulo IV, numeral 9.2 Numeral 4.5 ISO 14001 Numerales 5.2.2.6 y 5.3.1.2 Numeral 5.3.2 Numeral 5.3 Numeral 4.6 Numeral 4.5.1 Numeral 4.5.1 Numeral 4.5.5 Numeral 5.2.2.3 Numeral 5.3.1.4 GTC 180 Numerales 8.1 y 8.4 Numerales 8.4 y 10 Numerales 8.4 y 10 Capítulo IV, numeral 9.12 SA 8000 SUBSISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL Numerales 4.5.2, 4.5.2.1 y 4.5.2.2 Numeral 5 ISO 26000 SUBSISTEMA DE RESPONSABILIDAD SOCIAL Numerales 7.1, 8.4 y 9.10 NTC ISO 15489-1 INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN SUBSISTEMA INTERNO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO (SIGA) 6.12 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE Artículos 6, 19 y Numerales 8.4 y LA GESTIÓN DOCUMENTAL 20 9 6.7 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE LOS BIENES Y SERVICIOS 6.8 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE LOS PROCESOS 6.9 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL DESEMPEÑO AMBIENTAL 6.10 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL DESEMPEÑO DE LA SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL 6.11 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL DESEMPEÑO DE LA SEGURIDAD INFORMÁTICA 6.6 SATISFACCIÓN DE LAS PARTES INTERESADAS 6.5 SATISFACCIÓN USUARIOS 6.4 ANÁLISIS DE DATOS 6.3 AUDITORÍASiNTERNAS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 6.2 INVESTIGACIÓN DE INCIDENTES 6. EL VERIFICAR DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES 6.1 PROCEDIMIENTOS DE EVALUACIÓN PERIÓDICA DE LO LEGAL CONTENIDO SUBSISTEMAS Numeral 4.6 Numeral 4.5.4 Numeral 4.5.5 Numeral 4.5.3 Numeral 4.5 OHSAS 18001 SUBSISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL ANEXO 1. CORRESPONDENCIA ENTRE LOS SUBSISTEMAS QUE COMPONEN EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Parte 3 de 4 Numeral 7 Numeral 4.2.3 Numeral 4.2.3 Numerales 4.2.3 y 7.2 Numeral 6 Numeral 4.2.3 Numeral 4.2.3 NTC-ISO/IEC 27001 SUBSISTEMA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN NTDSIG 001:2011 pág. 74 7.4 ACCIONES PREVENTIVAS 7.3 ACCIONES CORRECTIVAS 7. EL ACTUAR DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES 7.1 SOSTENIBILIDAD DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN 7.2 ACCIONES DE MEJORA CONTENIDO SUBSISTEMAS Artículo 19 DECRETO 514 DE 2006. SIGA Numerales 7.1, 8.4 y 9 NTC ISO 15489-1 INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN SUBSISTEMA INTERNO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO (SIGA) ISO 26000 Numeral 4.5.3.2 Numeral 4.5.3.2 Numeral 4.5.3 Numeral 4.5.3 Numeral 8.3 Numeral 8.2 Numeral 5.1 NTC-ISO/IEC 27001 Numerales 7.3 y 8.1 OHSAS 18001 Parte 4 de 4 SUBSISTEMA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Numeral 5.3.4 ISO 14001 SUBSISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL SUBSISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL Numeral 5.3.3 Numeral 5.3.5 GTC 180 Capítulo IV, numerales 9.9 Numeral 5.3.4 y 9.10 Numeral 5.3.4 SA 8000 SUBSISTEMA DE RESPONSABILIDAD SOCIAL ANEXO 1. CORRESPONDENCIA ENTRE LOS SUBSISTEMAS QUE COMPONEN EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN NTDSIG 001:2011 pág. 75