PROCESO DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS Manual

MANUAL DE PROCESOS
PROCESO DE GESTIÓN DE
RECURSOS HUMANOS
Manual de Procedimientos
GRH-M-001
Versión 1.3
Caracas, Febrero 2013
MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-M-001
Aspectos Generales del Proceso
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
PROCESO DE GESTIÓN DE
RECURSOS HUMANOS
Manual de Procedimientos
GRH-M-001
APROBACIÓN
ELABORADO
REVISADO
Oficina de
Planificación y Presupuesto
Oficina de
Recursos Humanos
Responsable
Responsable
Responsable/s
ARNOLDO PIÑA
CARMEN GARCÍA
ELÍAS ELJURI
Firma y Sello
Firma y Sello
Firma y Sello
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APROBADO CONSEJO DIRECTIVO
Sesión Nº
Punto Cuenta
Fecha
MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-M-001
Manual de Procedimientos
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
TABLA DE CONTENIDO
GRH-P-101 RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL ................................. 4
GRH-P-102 INGRESO DE PERSONAL ................................................................ 11
GRH-P-103 INDUCCIÓN DE PERSONAL............................................................. 18
GRH-P-104 EGRESO DE PERSONAL ................................................................ 24
GRH-P-105 MOVIMIENTO DE PERSONAL .......................................................... 33
GRH-P-201 EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO Y DE EFICIENCIA DEL PERSONAL ...... 39
GRH-P-301 CÁLCULO Y PAGO DE NÓMINA DEL PERSONAL............................... 49
GRH-P-302 TRÁMITE DE ANTICIPO DE PRESTACIONES SOCIALES ..................... 56
GRH-P-303 TRÁMITE DE DISFRUTE DEL PERÍODO VACACIONAL ........................ 61
GRH-P-304 TRÁMITE DE PAGO DEL BONO VACACIONAL .................................. 66
GRH-P-305 TRÁMITE DE PAGO DE LIQUIDACIONES DEL PERSONAL ................... 71
GRH-P-306 TRÁMITE DE PAGO DEL BONO DE ALIMENTACIÓN ........................... 76
GRH-P-401 SOLICITUD DE BENEFICIOS SOCIO ECONÓMICOS DEL PERSONAL .... 82
GRH-P-402 SOLICITUD DE PENSIONES Y JUBILACIONES DEL PERSONAL ........... 90
GRH-P-403 INGRESO Y EGRESO DEL PERSONAL EN EL IVSS ........................... 99
GRH-P-404 INCLUSIÓN DEL PERSONAL EN EL SEGURO COLECTIVO ................ 104
GRH-P-405 COMPENSACIONES DEL PERSONAL ............................................... 108
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MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-101
PROCEDIMIENTO: RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
PROCESO DE
GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS
SUBPROCESO DE
ORGANIZACIÓN DEL PERSONAL
Procedimiento:
GRH-P-101 Reclutamiento y Selección de
Personal
ELABORADO
REVISADO
Dependencia:
Oficina de Planificación y Presupuesto
Dependencia:
Responsable:
Firma
ARNOLDO PIÑA
Responsable:
Firma
Coordinación de Captación, capacitación y
Desarrollo
ANGELA SAN VICENTE
MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-101
PROCEDIMIENTO: RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
1.
ASPECTOS GENERALES
1.1. Propósito
Establecer las normas y el procedimiento a seguir para gestionar el reclutamiento y la
selección del personal en el Instituto Nacional de Estadística (INE).
1.2. Alcance
Lo indicado en el presente procedimiento abarca: la recepción de la solicitud de personal,
el análisis de actitudes y aptitudes del personal postulado y la selección final del personal.
1.3. Normas Específicas
1.
La Oficina de Recursos Humanos, debe velar por el cumplimiento de los requisitos
legales establecidos en las leyes y reglamentos que rigen la materia a fin de cumplir
con el proceso reclutamiento y selección del personal del INE.
2.
La Oficina de Recursos Humanos a través de la
Coordinación de Captación,
Capacitación y Desarrollo, es la responsable de dirigir, coordinar y controlar las
actividades inherentes al Reclutamiento y la Selección del Personal requeridos por
el INE. .
3.
El Reclutamiento y Selección de personal debe realizarse por Concurso Público,
cumpliendo con lo establecido en la Ley del Estatuto de la Función. Todas las áreas
participantes en este proceso deben realizar la gestión del reclutamiento y la
selección del personal cumpliendo con lo establecido en las normas y el
procedimiento expuesto en el presente documento.
4.
Toda Gerencia podrá realizar de manera particular, cuando lo amerite, el proceso de
Reclutamiento y Selección de Personal, cumpliendo con los lineamientos
establecidos por la Oficina de Recursos Humanos.
5.
En caso que la captación se corresponda con la contratación de personal para un
proyecto o encuesta la Gerencia solicitante deberá consignar ante la Oficina de
RRHH los siguientes documentos del personal seleccionado:

Memorándum de postulación.

Oferta de Servicio.
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Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-101
PROCEDIMIENTO: RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3

Síntesis curricular y respaldos: (Copia de la Cédula de Identidad; Título
Universitario, o el que aplique; Constancias de Trabajo. (3 últimas experiencias);
Copia de los cursos realizados, cualquier otra de interés.

6.
Constancia de registro militar.
En caso que la captación se corresponda con la contratación de personal para un
proyecto o encuesta la Gerencia solicitante, que ya haya laborado en la institución,
deberá consignar ante la Oficina de RRHH los siguientes documentos del personal
seleccionado:
7.

Memorándum de postulación.

Oferta de Servicio.

Copia de la Cédula de Identidad.

Cualquier otra documentación que actualice su expediente.
Todas las solicitudes de personal deben estar debidamente justificadas por el área
solicitante, anexando en el memorando la planilla de postulación.
8.
El Gerente Solicitante debe realizar la solicitud de ingreso de personal por proyecto
o por encuesta con (1) un mes de antelación a la fecha estimada de ingreso.
9.
La fecha de ingreso de personal establecida es el (1°) primer y el décimo sexto (16°)
día hábil de cada mes.
10. Toda solicitud de designación de personal de alto nivel / confianza debe estar
aprobada por el Presidente del INE.
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Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-101
PROCEDIMIENTO: RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
2.1. Flujograma
Reclutamiento y Selección de Personal
Pág. 1 de 1
GPP-P-101
1
2
Identifica tipo de
ingreso
3
¿obrero,
proyecto o
encuesta?
SI
4
Realiza la
captación de
personal
5
¿Candidato
seleccionado?
Realiza entrevista
Recibe
documentos para
el ingreso
SI
No
Gerente
Gerencia Solicitante
Identifica
necesidad de
personal
B
No
A
No
¿documentos
completos?
6
Si
Solicita ingreso de
personal
Coordinador de Captación,
Capacitación y Desarrollo
Oficina de RRHH
7
Verifica
documentos
GRH-P-102
A
10
¿Documentos
completos?
Analista de RRHH
2.
No
9
Notifica
inconsistencias
SI
No
Verifica datos del
postulado
¿Datos
correctos?
B
Gestiona el
ingreso del
personal
8
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SI
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Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-101
PROCEDIMIENTO: RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
2.2. Descripción de Actividades
RESPONSABLE
Gerente Solicitante
Gerente Solicitante
DESCRIPCIÓN
1.
Identifica necesidad de personal.
1.1.
Identifica la necesidad de ingreso de personal.
2.
Identifica tipo de ingreso.
2.1.
Identifica el ingreso a realizar (obrero, por concurso, alto nivel /
confianza, por encuesta, o proyecto).
 En caso que el ingreso sea por concurso o personal alto nivel
/ confianza continúa con lo establecido en la actividad 10.
 En caso que el tipo de ingreso sea personal obrero, proyecto
o encuesta, continúa en la actividad 3.
Gerente Solicitante
3.
Realiza la captación de personal.
3.1.
Realiza búsqueda de candidatos a través de fuentes diversas
(internet, prensa local, etc.).
3.2.
Obtiene resumen curricular de posibles candidatos.
3.3.
Valida el perfil del candidato, verificando que las habilidades,
aptitudes y destrezas especificadas en el resumen curricular
cumpla con las necesidades del perfil requerido.
Gerente Solicitante
3.4.
Preselecciona candidatos a ser entrevistados.
3.5.
Contacta candidatos.
3.6.
Elabora cronograma de entrevista.
4.
Realiza entrevista.
4.1.
Realiza entrevista del candidato seleccionado.
 En caso que el candidato sea seleccionado continúa con la
actividad 5, caso contrario continúa con la actividad 11.
Gerente Solicitante
5.
Recibe y verifica documentos del candidato seleccionado.
5.1.
Recibe del candidato seleccionado los siguientes documentos
para trámite del ingreso.

Síntesis curricular y respaldos.
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Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-101
PROCEDIMIENTO: RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
5.2.

Copia de la Cedula de Identidad.

Copia del Título Universitario.

Constancias de Trabajo. (3 últimas experiencias).

Constancia de registro militar.
Contacta Coordinador de Captación, Capacitación y Desarrollo y
valida si el ingreso del personal es procedente.
 En caso que los documentos se encuentren completos
continúa con la actividad 6, caso contrario, continúa con la
actividad 5.1.
Gerente Solicitante
6.
Solicita ingreso de personal.
6.1.
En caso de encontrarse de acuerdo con la verificación realizada:
6.2.
Elabora memorándum de postulación dirigido a la Oficina de
Recursos Humanos, mediante el cual solicita el ingreso del
personal.
6.3.
Envía a la Oficina de Recursos Humanos los siguientes
documentos:
Coordinador de
Captación,
Capacitación y
Desarrollo

Memorándum de postulación.

Síntesis curricular y respaldos.

Copia de la Cedula de Identidad.

Copia del Título Universitario.

Constancias de Trabajo. (3 últimas experiencias).

Constancia de registro militar.
7.
Verifica documentos.
7.1.
Recibe del Solicitante los siguientes documentos para trámite de
ingreso:

Memorándum de postulación.

Oferta de servicio.

Síntesis curricular y respaldos.

Copia de la Cédula de Identidad.

Copia del Título Universitario.
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Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-101
PROCEDIMIENTO: RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN

Constancias de Trabajo. (3 últimas experiencias).

R.I.F.

Constancia de registro militar.
 En caso que la documentación esté completa, continúa con la
actividad 8, caso contrario continuo con la actividad 10.
Analista de
Recursos Humanos
8.
Verifica datos del postulado
8.1.
Recibe del Coordinador de Captación, Capacitación y Desarrollo
los documentos para trámite de ingreso por proyecto o encuesta:
8.2.
Verifica la completitud, vigencia, legibilidad, conformidad de los
documentos recibidos y tengan la firma y sello de la gerencia
solicitante.
 En caso de estar conforme con la verificación, realiza en el
sistema SIREH el registro de los datos del postulado y
continúa con la actividad 9, caso contrario continúa con la
actividad 11.
Coordinador de
Captación,
Capacitación y
Desarrollo/ Gerente
de Recursos
Humanos
9.
Gestiona el Ingreso.
9.1.
Realiza el ingreso de acuerdo a lo establecido en el
procedimiento GRH-P-102 Gestionar el Ingreso de personal.
En caso que el ingreso sea por concurso público
9.2.
Planifica el Concurso Público de acuerdo a la normativa legal
vigente..
En caso de ingreso de personal de alto nivel / confianza
9.3.
Recibe solicitud de postulación por parte de la gerencia
solicitante.
Coordinador de
Captación,
Capacitación y
Desarrollo/ Gerente
de Recursos
Humanos
10.
Notifica Inconsistencias
10.1. Notifica al candidato seleccionado las inconsistencias que
motivan la no procedencia de su ingreso.
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Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-102
PROCEDIMIENTO: INGRESO DE PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
PROCESO DE
GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS
SUBPROCESO DE
ORGANIZACIÓN DEL PERSONAL
Procedimiento:
GRH-P-102 Ingreso de Personal
ELABORADO
REVISADO
Dependencia:
Oficina de Planificación y Presupuesto
Dependencia:
Responsable:
Firma
ARNOLDO PIÑA
Responsable:
Firma
Coordinación de Captación, capacitación y
Desarrollo
ANGELA SAN VICENTE
MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-102
PROCEDIMIENTO: INGRESO DE PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
1.
ASPECTOS GENERALES
1.1. Propósito
Establecer las normas y el procedimiento a seguir para gestionar el ingreso de personal
en el Instituto Nacional de Estadística (INE).
1.2. Alcance
El procedimiento de ingreso de personal abarca desde la recepción de la documentación
del postulado, hasta el ingreso de personal al Instituto y la conformación del expediente.
1.3. Normas Específicas
1.
La Oficina de Recursos Humanos, a través de la Coordinación de Captación,
Capacitación y Desarrollo, es la responsable de dirigir, coordinar y controlar las
actividades inherentes al ingreso de Personal requerido por el INE.
2.
3.
Los tipos de ingreso de personal son:

Ingresos por Concurso Público.

Ingreso a Cargos de Libre Nombramiento y Remoción o Confianza.

Ingreso de personal obrero, proyectos y/o encuestas.
La gerencia solicitante debe gestionar las solicitudes de ingreso de personal de
acuerdo al cronograma de recepción de pagos elaborado y distribuido por la
Coordinación Administrativa.
4.
La Coordinación de Captación, Capacitación y Desarrollo debe gestionar los 5
primeros días contados a partir de la fecha de ingreso, el registro del movimiento de
personal (ingreso) en el SISROE de la Contraloría General de la República
Bolivariana de Venezuela. EL Presidente del INE debe aprobar la postulación del
Personal de Alto Nivel (Coordinador, Gerente) y remitirla a la Oficina de RRHH para
generar el ingreso.
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MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-102
PROCEDIMIENTO: INGRESO DE PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
2.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
2.1. Flujograma
Ingreso del Personal
Pág. 1 de 2
C
2
Analista de RRHH
GRH-P-101
10
1
SIREH
B
2
Genera puntos de
cuenta
15
Recibe contrato
firmado y entrega
para su
expediente
11
Imprime y revisa
contrato
¿Contrato
correcto?
Si
Realiza
memorandum
No
2
16
Registra Ingreso
en el sistema de
CGRB
Corrige
Inconsistencia
3
Revisa punto de
cuenta
SIREH
¿Datos
correctos?
4
12
14
Recibe y gestiona
firma del
memorandum
Gestiona firma del
Trabajador
Si
Gestiona
aprobación de
nuevos ingresos
13
SIREH
Gerente
Gerencia de RRHH
Coordinador Captacion, Capacitacion y
Desarrollo
No
Firma
memorándum
5
Aprueba puntos
de cuenta
A
2
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Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-102
PROCEDIMIENTO: INGRESO DE PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
Oficina de Planificación
y Presupuesto
Coordinador
Presdiente
Presidente
Consultoría Juridica
Abogado
Ingreso del Personal
Pág. 2 de 2
1
7
A
Imputación
Presupuestaria
Aprobación
de Puntos de
Cuenta
Elaboración
de Contratos
B
1
SI
C
1
Analista de RRHH
Oficina de RRHH
6
8
7
Consulta puntos
de cuenta
aprobados
Validar
requerimiento de
contrato
¿Requiere
contrato?
NO
Elabora
memorandum de
punto de cuenta
9
SIREH
Firma y remite
puntos de cuenta
de ingreso
GRH-P-103
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Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-102
PROCEDIMIENTO: INGRESO DE PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
2.2. Descripción de Actividades
RESPONSABLE
Analista de RRHH
DESCRIPCIÓN
1.
Genera puntos de cuenta.
Ingresa al Sistema SIREH y genera el punto de cuenta para el
ingreso.
Analista de RRHH
2.
Registra ingreso en el sistema de CGRB
2.1.
Ingresa al sistema de la Contraloría General de la República
Bolivariana de Venezuela y registra el movimiento (Ingreso).
Coordinador de
Captación,
Capacitación y
Desarrollo
3.
Revisa punto de cuenta.
Ingresa al sistema y coteja la información del punto de cuenta
contra la información registrada en el Sistema SIREH.
3.1.
Verifica que todos los datos del nuevo ingreso estén correctos
(datos personales e institucionales).
 En caso que la información esté completa, continua con la
actividad 4, caso contrario continúa con la actividad 1.
Coordinador de
Captaciòn,
Capacitacion y
Desarrollo
4.
Gestiona aprobación de nuevos ingresos.
4.1.
Gestiona con el Gerente de RRHH la aprobación de los nuevos
Gerente de RRHH
5.
Aprueba puntos de cuenta.
5.1.
Aprueba a través del sistema SIREH los puntos de cuenta
ingresos a través del punto de cuenta.
creados.
5.2.
Una vez aprobados los puntos de cuenta, se activan los
procedimientos de Imputación Presupuestaria, Aprobación de
puntos de cuenta por Presidencia y Elaboración de Contrato.
Analista de RRHH
6.
Consulta puntos de cuenta aprobados.
6.1.
Ingresa al sistema SIREH y consulta estatus de los puntos de
cuenta.
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Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-102
PROCEDIMIENTO: INGRESO DE PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
6.2.
Una vez aprobado el punto de cuenta por Presidencia, imprime
cuatro (4) copias del mismo.
7.
Validar requerimiento de contrato
7.1.
Valida si el ingreso requiere de un contrato.
 En caso de requerir contrato requiere la activación y
aprobación del mismo por Consultoría Jurídica, caso contrario
continúa con la actividad 8.
Analista de RRHH
8.
Elabora memorándum y remite.
8.1.
Elabora memorándum del ingreso del personal y anexa puntos
de cuenta impresos.
8.2.
El memorándum va dirigido a la Coordinación de Bienestar Social
y Relaciones Laborales, la Coordinación Administrativa de
Nómina y al Expediente.
Coordinador de
Captación,
Capacitaciòn y
Desarrollo
9.
Firma y remite puntos de cuenta de ingreso.
9.1.
Recibe y firma memorándum,
9.2.
Remite memorándum a las Coordinaciones correspondientes.
Analista de
Captación,
Capacitación y
Desarrollo
10.
Imprime y revisa contrato.
10.1. Ingresa al sistema, imprime y revisa el contrato de servicio
verificando las condiciones laborales establecidas y datos del
nuevo ingreso.
 En caso que el contrato esté correcto, continúa con la
actividad 11, caso contrario continúa con la actividad 16.
Analista de RRHH.
11.
Realiza memorándum.
11.1. En caso que el contrato de servicio este correcto, elabora
memorándum dirigido al solicitante y adjunta contrato de servicio
en dos ejemplares.
11.2. Entrega memorándum y contrato al Coordinador de RRHH.
PÁGINA 16 DE 112
MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-102
PROCEDIMIENTO: INGRESO DE PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
Coordinador de
Captación,
Capacitación y
Desarrollo
12.
Gerente de RRHH.
13.
Recibe y gestiona firma.
12.1. Recibe y revisa memorándum.
12.2. Solicita la firma del Gerente de RRHH en el memorándum.
Firma memorándum.
13.1. Recibe memorándum y contrato de servicio
13.2. Firma y sella memorándum de salida y remite al Coordinador de
Captación, Capacitación y Desarrollo
Coordinador de
Captación,
Capacitación y
Desarrollo
14.
Analista de RRHH
15.
Gestiona firma del trabajador.
14.1. Remite memorándum y el contrato de servicio (2 ejemplares) a
la Gerencia Solicitante para gestionar la firma del trabajador.
Recibe contrato firmado y entrega para su archivo.
15.1. Recibe copia del contrato laboral firmado por el trabajador.
15.2. Envía al expediente de RRHH.
15.3. Continúa con la actividad 8.
Analista de RRHH
16.
Corrige inconsistencias.
16.1. Solicita la Coordinación o Gerencia correspondiente que se
registren los datos faltantes.
16.2. Corrige las inconsistencias detectadas.
PÁGINA 17 DE 112
MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-103
PROCEDIMIENTO: INDUCCIÓN DE PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
PROCESO DE
GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS
SUBPROCESO DE
ORGANIZACIÓN DEL PERSONAL
Procedimiento:
GRH-P-103 Inducción de Personal
ELABORADO
Dependencia:
Oficina de Planificación y Presupuesto
Responsable:
Firma
ARNOLDO PIÑA
REVISADO
Coordinación de Bienestar Social y Relaciones
Dependencia:
Laborales
Responsable:
Firma
SAMANTHA HERNÁNDEZ
MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-103
PROCEDIMIENTO: INDUCCIÓN DE PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
1.
ASPECTOS GENERALES
1.1. Propósito
Establecer las normas y el procedimiento a seguir para gestionar la inducción del
personal en el Instituto Nacional de Estadística (INE).
1.2. Alcance
Lo indicado en el Procedimiento de Inducción de Personal abarca desde la planificación
de la inducción técnica y general hasta la ejecución de las mismas.
1.3. Normas Específicas
1.
La Oficina de Recursos Humanos, a través de las Coordinaciones de Captación,
Capacitación y Desarrollo; Bienestar Social y Relaciones Laborales, es la
responsable de dirigir, coordinar y controlar las actividades inherentes a la
inducción del Personal requerido por el INE, cumpliendo con lo establecido en las
normas y el procedimiento expuesto en el presente documento.
2.
La inducción para el personal nuevo ingreso tanto General como Técnica debe
ser dictada en un lapso no mayor a dos (5) días hábiles luego de haber sido
realizado el ingreso.
3.
La inducción General es realizada por la Oficina de RRHH, la cual debe informar:

Reseña histórica de la Institución.

Misión, Visión y Valores Organizativos.

Estructura Organizativa.

Políticas y normas internas.

Normas de Seguridad Higiene y Ambiente.

Perfil y Descripción de Cargo.

Beneficios contractuales.
4.
La Inducción Técnica es realizada por la Oficina o Gerencia solicitante, la cual
debe informar:

Niveles Jerárquicos de la Oficina o Gerencia.
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Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-103
PROCEDIMIENTO: INDUCCIÓN DE PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
5.

Objetivos de la Oficina o Gerencia.

Funciones, responsabilidades y autoridades.

Funcionalidad de herramientas y/o sistemas informáticos.

Canales de comunicación.
Una vez realizada la inducción de personal nuevo, éste debe presentar, la
documentación requerida a la Coordinación de Bienestar Social y Relaciones
Laborales, para el otorgamiento de beneficios contractuales.
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Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-103
PROCEDIMIENTO: INDUCCIÓN DE PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
2.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
2.1. Flujograma
Todas las Gerencias
Coordinador de Captación, Capacitación y Desarrollo/
Analista de RRHH
Gerente / Coordinador
Gerente de RRHH
Gerencia de RRHH
Induccion del Personal
1
GRH-P-102
2
Planifica la
inducción
6
Pág. 1 de 1
8
Gestiona la
logística requerida
para la inducción
Comunica el
cronograma de
Inducción
Prepara material
informativo para la
inducción
11
3
Remite el
cronograma de
inducción
Realiza
seguimiento y
evalúa inducción
No
9
Realiza la
inducción general
4
Recibe y revisa el
Cronograma de
Inducción
5
¿Cronograma
correctol?
Si
Firma
Cronograma de
Inducción
7
10
Recibe
Memorándum y
Cronograma de
Inducción
PÁGINA 21 DE 112
Realiza la
inducción tecnica
FIN
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Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-103
PROCEDIMIENTO: INDUCCIÓN DE PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
2.2. Descripción de Actividades
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
1.
Planifica la inducción.
Coordinador de
Captacion,
1.1. Realiza el Cronograma de Inducción del Personal (General y
Capacitacion y
Desarrollo / Analista
Técnica).
de RRHH
2.
Coordinador de
Captacion,
2.1.
Capacitacion y
Desarrollo / Analista
de RRHH
Gestiona la logística requerida para la inducción.
3.
Coordinador de
Captacion,
3.1.
Capacitacion y
Desarrollo / Analista
de RRHH
Remite el Cronograma de Inducción.
Gerente de RRHH
Define la cantidad de participantes, el espacio, material y equipos
multimedia de apoyo a utilizar.
Firma Cronograma de Inducción y remite para su revisión y
aprobación.
4.
Recibe y revisa el Cronograma de Inducción.
4.1.
Recibe y revisa el Cronograma de Inducción.
 En caso que identifique desviaciones en el cronograma, indica
al Coordinador y regresa a la actividad 2.
Gerente de RRHH
5.
Firma Cronograma de Inducción.
5.1.
Firma Cronograma de Inducción en señal de aprobación y
devuelve al Coordinador.
6.
Coordinador de
Captación,
6.1.
Capacitación y
Desarrollo / Analista 6.2.
de RRHH
Gerente o
Coordinador
Solicitante
Comunica el Cronograma de Inducción.
Recibe el cronograma aprobado.
Elabora memorándum y junto con el Cronograma de Inducción lo
remite al Gerente o Coordinador Solicitante.
7.
Recibe Memorándum y Cronograma de Inducción.
7.1.
Recibe y revisa Cronograma de Inducción de personal.
7.2.
Notifica al personal nuevo la fecha, lugar y hora de su inducción.
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MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-103
PROCEDIMIENTO: INDUCCIÓN DE PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
8.
Coordinador de
Captación,
8.1.
Capacitación y
Desarrollo / Analista
de RRHH
Prepara el material informativo para la inducción.
Gerente de RRHH / 9.
Coordinador de
9.1.
Captaciòn,
Capacitación y
Desarrollo / Analista
de RRHH
Realiza la Inducción General.
10.
Realiza la Inducción Técnica.
Gerente o
Coordinador
Solicitante
Prepara materiales: folletos, equipos audiovisuales u otro que
considere necesario.
Imparte información sobre la filosofía general y estructura
organizativa del INE.
10.1. Imparte información sobre los lineamientos, responsabilidades y
autoridades propias del cargo.
Coordinador de
Captación,
Capacitación y
Desarrollo
11.
Realiza seguimiento y evalúa inducción.
11.1. Verifica de acuerdo el cronograma establecido, las inducciones
impartidas y replanifica fechas en caso de ser necesario.
11.2. Evalúa la eficacia de la inducción a través de la Encuesta de
Inducción y aplica acciones preventivas en caso de requerirlo.
PÁGINA 23 DE 112
MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-104
PROCEDIMIENTO: EGRESO DE PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
PROCESO DE
GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS
SUBPROCESO DE
ORGANIZACIÓN DEL PERSONAL
Procedimiento:
GRH-P-104 Egreso de Personal
ELABORADO
REVISADO
Dependencia:
Oficina de Planificación y Presupuesto
Dependencia:
Responsable:
Firma
ARNOLDO PIÑA
Responsable:
Firma
Coordinación de Captación, Capacitación y
Desarrollo
ANGELA SAN VICENTE
MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-104
PROCEDIMIENTO: EGRESO DE PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
1.
ASPECTOS GENERALES
1.1. Propósito
Establecer las normas y el procedimiento a seguir para gestionar el egreso del personal en el
Instituto Nacional de Estadística (INE).
1.2. Alcance
Lo indicado en el procedimiento de Egreso de Personal engloba las actividades inherentes al
retiro de personal de la institución.
1.3. Normas Específicas
1.
La Oficina de Recursos Humanos, a través de la Coordinación de Captación,
Capacitación y Desarrollo; Coordinación Administrativa de Recursos Humanos y la
Coordinación de Bienestar Social y Relaciones Laborales es responsable de dirigir,
coordinar y controlar las actividades inherentes al egreso del Personal y velar por el
cumplimiento de los requisitos legales vigentes.
2.
Todo egreso del personal debe ser debidamente justificado a través del documento
probatorio (renuncia, culminación de contrato, rescisión de contrato u oficio de
remoción o destitución, jubilación o pensión y fallecimiento), la cual debe contener
nombre y apellido legible, cédula de identidad, huella dactilar (si aplica) y firma del
trabajador.
3.
La Coordinación de Captación, Capacitación y Desarrollo es responsable de registrar
en el sistema de la Contraloría General de la República Bolivariana de Venezuela
(Sistema de Registro de Órganos y Entes del Sector Público), el movimiento de egreso
de personal, en los (5) cinco días siguientes a la fecha del egreso; de acuerdo a lo
establecido en la Ley vigente.
4.
La aceptación de renuncia o el acuse de recibo de la notificación de destitución o
remoción debe contener nombre y apellido, cédula de identidad código de Nómina,
cargo y ubicación administrativa.
5.
La Coordinación Administrativa de RRHH es responsable de realizar el egreso en el
Sistema Integrado de Recursos Humanos (SIREH), con el documento probatorio; así
como también, tramitar el finiquito (FIDEICOMISO) ante la entidad financiera respectiva
entre los 5 días siguientes al egreso.
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MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-104
PROCEDIMIENTO: EGRESO DE PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
6.
La Coordinación de Bienestar Social y Relaciones Laborales es responsable de tramitar
el egreso del personal de los beneficios legales y sociales del Instituto.
7.
La Coordinación de Bienestar Social y Relaciones Laborales es responsable de tramitar
el egreso del personal por remoción y/o destitución.
8.
Todo egreso del personal (destitución o remoción) debe contener:

Original del resuelto y oficio enviado al funcionario emanado de la máxima autoridad
del INE, el cual debe contener nombre y apellido legible, cédula de identidad, huella
dactilar, firma y fecha de recibido por el funcionario o personal alto nivel o de
confianza.
PÁGINA 26 DE 112
MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-104
PROCEDIMIENTO: EGRESO DE PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
2.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
2.1. Flujograma
Pág. 1 de 2
GRH-P-105
Gerente
Todas las Gerencias
Egreso del Personal
1
Elabora
Memorándum y
consigna
documentos
requeridos
No
2
Analista de RRHH
(Bienestar Social)
Analista de RRHH
(Nomina)
¿Información
completa?
3
Si
Distribuye
documentación
4
Realiza el egreso
del IVSS y del
Seguro Colectivo
Sistema
5
SIREH
Realiza el egreso
de la Nómina
6
Coordinación de Captación,
Capacitación y Desarrollo
Gerencia de RRHH
Secretaria
Recibe y revisa
documentos
Verifica tipo de
egreso
¿Renuncia?
Si
PÁGINA 27 DE 112
No
16
7
MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-104
PROCEDIMIENTO: EGRESO DE PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
Pág. 2 de 2
Empleado
14
6
Obtiene firma del
Trabajador
16
Analista de RRHH
Presidente
Presidencia
Gerente de RRHH
Coordinador de Captación
Capacitación y Desarrollo
Gerencia de RRHH
Analista de
archivo
Todos las
Gerencias
Egreso del Personal
Archiva
documentos
7
8
Realiza el egreso en
el sistema de la
Contraloría General
de la República
Sistema
Realiza la Carta de
Aceptación y
Memorándum
No
9
Recibe
Memorándum y
Carta de
Aceptación
¿Información
completa?
Si
10
Acepta y firma
Memorándum y
Carta de
Aceptación
13
Remite Carta de
Aceptación al
Gerente
Solicitante
15
Recibe Carta de
Aceptación y
ordena archivo
11
Revisa, firma y
remite
12
Revisa, Firma y
remite
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GRH-P-305
GRH-P-403
MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-104
PROCEDIMIENTO: EGRESO DE PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
2.2. Descripción de Actividades
RESPONSABLE
Gerente Solicitante
DESCRIPCIÓN
1.
Elabora Memorándum y consigna documentos requeridos.
1.1.
Elabora Memorándum de Egreso notificando el egreso de
personal.
1.2.
Consigna documentos de soporte según tipo de egreso:
renuncia, oficio de remoción o destitución, culminación
o
rescisión de contrato.
Secretaria
2.
Recibe y revisa documentos.
2.1.
Recibe Memorándum de y verifica procedencia.
2.2.
Firma y sella memorándum y revisa documentos consignados.
 En caso que los documentos o la información contenida en los
documentos se encuentre incompleta, notifica al Gerente
Solicitante y le devuelve documentación.
 En caso contrario, continúa.
Secretaria
3.
Distribuye documentación.
3.1.
Entrega comunicación de egreso y renuncia a la Coordinación
Administrativa de Nómina, Bienestar Social y Relaciones
Laborales y Captación, Capacitación y Desarrollo.
 Una vez entregada la comunicación, a las coordinaciones
respectivas, se ejecutan los procesos asociados a cada una
de sus aéreas (Administrativa de Nómina, Bienestar Social y
Relaciones Laborales y Captación, Capacitación y Desarrollo)
requeridos para el proceso de egreso de personal.
3.2.
Envía copia del Memorándum y documentos de soporte a Caja
de Ahorros para el proceso respectivo.
Analista de RRHH
(Bienestar Social)
4.
Realiza el egreso del IVSS y de la Póliza de Seguro
Colectivo.
4.1.
Recibe Memorándum y documentos de soporte y verifica la
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MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-104
PROCEDIMIENTO: EGRESO DE PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
información.
4.2.
Registra el movimiento de egreso en el sistema TIUNA y genera
la forma 14-03 Registro de Egreso de Trabajadores.
4.3.
Gestiona la firma del Coordinador de Bienestar Social y del
Presidente del INE sobre la forma 14-03.
4.4.
Entrega una copia al Trabajador de la forma 14-03 y envía una
copia al expediente de servicio del Trabajador para su archivo.
4.5.
Elabora comunicación de exclusión del Seguro Colectivo y la
remite a la empresa contratada, adjuntándole copia del
Memorándum de egreso.
Analista de RRHH
(Nómina)
5.
Realiza el egreso de Personal en el Sistema (SIREH).
5.1.
Realiza el movimiento de egreso del Trabajador mediante el
sistema SIREH.
5.2.
Procesa y genera el finiquito de Prestaciones Sociales ante la
entidad bancaria.
Coordinador de
Captación,
Capacitación y
Desarrollo
6.
Verifica tipo de egreso.
6.1.
Recibe Memorándum y documentos de soporte.
6.2.
Verifica si el egreso es por renuncia, remoción y/o destitución o
culminación de contrato.
 En caso que el egreso sea por remoción y/o destitución, o
culminación del contrato, continúa con la actividad 16.
 En caso que el egreso sea por renuncia, continúa en la
actividad 7.
Analista de RRHH
(Captacion,
Capacitación y
Desarrollo)
7.
Realiza el egreso en el sistema de la Contraloría General de
la República.
7.1.
Registra mediante el sistema SISROE (Contraloría General de la
República) el movimiento de egreso del Trabajador.
Analista de RRHH
(Captacion,
Capacitación y
8.
Realiza la Carta de Aceptación y Memorándum.
8.1.
Revisa renuncia y elabora la Carta de Aceptación.
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MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-104
PROCEDIMIENTO: EGRESO DE PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
RESPONSABLE
Desarrollo)
DESCRIPCIÓN
8.2.
Elabora Memorándum dirigido al Presidente del INE y remite
Carta de Aceptación en original para su firma.
Coordinador de
Captación,
Capacitación y
Desarrollo
9.
Recibe Memorándum y Carta de Aceptación.
9.1.
Recibe y verifica Memorándum y Carta de Aceptación.
9.2.
Verifica que la información esté completa (nombre, apellido,
número de cédula, entre otros).
 En caso que la información esté incompleta, regresa a la
actividad 8.
 En caso contrario, continúa en la actividad 10.
Coordinador de
Captación,
Capacitación y
Desarrollo
10.
Gerente de RRHH
11.
Acepta y firma Memorándum y Carta de Aceptación.
10.1. Firma y sella Memorándum para remitir Carta de Aceptación de
renuncia y los entrega al Gerente de RRHH
Revisa, firma y remite.
11.1. Firma y sella
Carta de Aceptación de renuncia, en señal de
aprobación.
Presidente
12.
Firma y remite.
12.1. Firma y sella Memorándum y Carta de Aceptación de renuncia en
señal de aprobación.
Coordinador de
Captación,
Capacitación y
Desarrollo
13.
Remite Carta de Aceptación al Gerente Solicitante.
Gerente Solicitante
14.
Obtiene firma del Trabajador.
14.1. Recibe la Carta de Aceptación de la Renuncia y tramita firma del
Trabajador egresado.
14.2. Devuelve Carta de Aceptación de renuncia al Coordinador.
Coordinador de
Captación,
Capacitación y
15.
Recibe Carta de Aceptación y ordena archivo.
15.1. Recibe carta de aceptación firmada y sellada.
PÁGINA 31 DE 112
MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-104
PROCEDIMIENTO: EGRESO DE PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
RESPONSABLE
Desarrollo
DESCRIPCIÓN
15.2. Envía al archivo de RRHH para la actualización del expediente
de servicio del trabajador.
Analista de RRHH
(Archivo)
16.
Archiva documentos.
16.1. Archiva en el expediente la carta de aceptación de la renuncia,
carta de remoción y/o destitución y copia de documentos
generados.
PÁGINA 32 DE 112
MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-105
PROCEDIMIENTO: MOVIMIENTO DE PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
PROCESO DE
GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS
SUBPROCESO DE
ORGANIZACIÓN DEL PERSONAL
Procedimiento:
GRH-P-105 Movimiento de Personal
ELABORADO
REVISADO
Dependencia:
Oficina de Planificación y Presupuesto
Dependencia:
Responsable:
Firma
ARNOLDO PIÑA
Responsable:
Firma
Coordinación de Captación, Capacitación y
Desarrollo
ANGELA SAN VICENTE
MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-105
PROCEDIMIENTO: MOVIMIENTO DE PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
1.
ASPECTOS GENERALES
1.1. Propósito
Establecer las normas y el procedimiento a seguir para gestionar el movimiento de
personal (FP 020) en el Instituto Nacional de Estadística (INE).
1.2. Alcance
Lo indicado en el procedimiento de Movimiento de Personal abarca el trámite requerido
para realizar ingresos, reingresos, actualizaciones, jubilaciones y pensiones, egresos.
1.3. Normas Específicas
1.
La Oficina de Recursos Humanos, a través de la Coordinación de Captación,
Capacitación y Desarrollo, debe dirigir coordinar y controlar las actividades
inherentes al trámite de los Movimientos de Personal y velar por el cumplimiento
de los requisitos Legales establecidos y los lineamientos del MPPPF..
2.
Los Movimientos de Personal (FP-020), deben tramitarse internamente ante la
máxima autoridad del Instituto, de acuerdo a las normas técnicas y jurídicas que
regulan la trayectoria del funcionario.
3.
Se debe remitir anualmente ante el Ministerio del Poder Popular para la
Planificación y Finanzas, a través del Despacho del Viceministerio de Desarrollo
Institucional, la relación informativa de las acciones administrativas generadas en
dicho periodo, a fin de incorporar al Registro Nacional de Funcionarios Públicos.
4.
Los Movimientos de Personal (FP-020), se originan de la relación de trabajo entre
el funcionario público y la Administración Pública Nacional, y en este documento
se reflejan las variaciones desde el ingreso al egreso.
5.
Los Movimientos de Personal (FP-020), deben reflejar en el Registro de
Asignación de Cargos (R.A.C.), la situación actual del personal.
6.
Los Movimientos de Personal (FP-020) se tramitaran en el Sistema de Captura
de Información del Organismo (SCIO), implantado a través del Despacho del
Viceministerio de Desarrollo Institucional
7.
El Despacho del Viceministerio de Desarrollo Institucional, establecerá normas
complementarias para la aplicación de lo establecido legalmente.
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MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-105
PROCEDIMIENTO: MOVIMIENTO DE PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
8.
Los Movimientos de Personal que deben tramitarse son:

Ingresos: cargo de carrera, cargo de libre nombramiento y remoción.

Reingresos: cargo de carrera, cargo de libre nombramiento y remoción.

Actualizaciones: cambio de cargo, designación, ascenso, clasificación, cambio
de clasificación, aumento de sueldo, licencia sin sueldo, licencia con sueldo,
suspensión sin goce de sueldo, licencia con goce de sueldo, reubicación,
reincorporación,
traslado,
reincorporación
por
sentencia.,
corrección
de
movimiento, anulación de movimiento, actualización de datos personales,
modificación de horario.

Jubilaciones y Pensiones: jubilación de derecho, jubilación especial, ajuste de
jubilación, suspensión de jubilación, reactivación de jubilación, cese de
jubilación, pensión de sobreviviente, aumento pensión de sobreviviente, cese de
pensión de sobreviviente, pensión de invalidez, aumento de pensión de
invalidez, cese de pensión de invalidez.

Egresos: Renuncia, retiro por reducción de personal, destitución, retiro o
revocatoria por no superar periodo de prueba, fallecimiento, remoción, retiro
posterior a la remoción, retiro de un funcionario de libre nombramiento y
remoción.
PÁGINA 35 DE 112
MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-105
PROCEDIMIENTO: MOVIMIENTO DE PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
2.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
2.1. Flujograma
Analista de RRHH
GRH-P-305
GRH-P-403
No
1
Revisa y solicita
los Movimientos
de Personal
originados
6
3
Revisa y verifica
Movimiento de
Personal
Envía
comunicación al
MPPPF
¿Datos
correctos?
Sistema
Si
2
Recibe solicitud y
elabora
Movimiento de
Personal
4
Recibe, firma y
verifica
Movimiento de
Personal
¿Datos
correctos?
Analista de Archivo
Presidente
Presidencia
Pág. 1 de 2
No
Gerente de RRHH
Oficina de RRHH
Coordinador de Captación,
Capacitación y Desarrollo
Movimiento de Personal
Si
7
Recibe
Movimiento de
Personal para
archivo
5
Aprueba
Movimiento de
Personal
PÁGINA 36 DE 112
FIN
MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-105
PROCEDIMIENTO: MOVIMIENTO DE PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
2.2. Descripción de Actividades
RESPONSABLE
Coordinador de
Captación,
Capacitación y
Desarrollo
DESCRIPCIÓN
1.
Revisa y solicita los Movimientos de Personal originados.
1.1.
Solicita Movimiento de Personal (FP-020) originado por las
acciones administrativas: ingresos, reingresos, actualizaciones,
jubilaciones y pensiones, egresos.
Analista de RRHH
(Captación,
Capacitación y
Desarrollo, y
Bienestar Social y
Relaciones
Laborales)
2.
Recibe solicitud y elabora Movimiento de Personal.
2.1.
Recibe solicitud de movimiento de personal.
2.2.
Verifica el tipo de movimiento
2.3.
Elabora el movimiento de acuerdo a la acción administrativa.
2.4.
Revisa expediente del Trabajador y verifica datos.
2.5.
Ingresa al Sistema de Captura de Información del Organismo
(SCIO), los datos del funcionario y la acción administrativa
originada.
2.6.
Genera e imprime Movimiento de Personal (FP-020) y anexa los
documentos que respaldan el mismo.
2.7.
Coloca visado al Movimiento de Personal (FP-020).
2.8.
Elabora oficio de relación de remesa de las diferentes acciones
administrativas generadas.
Coordinador de
Captación,
Capacitacion y
Desarrollo
3.
Revisa y verifica Movimiento de Personal.
3.1.
Recibe y verifica el Movimiento de Personal y el oficio de relación
informativa.
3.2.
Revisa la relación informativa de las acciones administrativas y
remite.
 En caso que la información esté incorrecta, notifica al Analista
correspondiente y regresa a la actividad 2.
 En caso contrario, coloca visado al Movimiento de Personal y
entrega al Gerente de RRHH con el Oficio de la relación
informativa.
PÁGINA 37 DE 112
MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-105
PROCEDIMIENTO: MOVIMIENTO DE PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
RESPONSABLE
Gerente de RRHH
DESCRIPCIÓN
4.
Recibe,firma y verifica Movimiento de Personal.
4.1.
Recibe y verifica el Movimiento de Personal y el oficio de relación
informativa.
 En caso que la información esté incorrecta, notifica al
Coordinador y regresa a la actividad 3.
 En caso contrario, coloca firma al Movimiento de Personal y
visado al oficio de relación informativa, y remite ambos al
Presidente.
Presidente
5.
Aprueba Movimiento de Personal.
5.1.
Recibe del Gerente de RRHH el Movimiento de Personal (FP020) y comunicación a enviar al MPPPF.
5.2.
Firma y sella la comunicación para el MPPPF y el Movimiento de
Personal y los devuelve a la Oficina de RRHH.
Coordinador de
Captación,
Capacitacion y
Desarrollo
6.
Envía comunicación al MPPPF.
6.1.
Recibe el Movimiento de Personal aprobado y comunicación para
el MPPPF.
6.2.
Envía el Movimiento de Personal al archivo de Recursos
Humanos para la actualización del expediente.
Analista de RRHH
(Archivo)
6.3.
Envía comunicación al MPPPF.
7.
Recibe Movimiento de Personal para archivo.
7.1.
Archiva Movimiento de Personal en el expediente del Trabajador.
PÁGINA 38 DE 112
MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-201
PROCEDIMIENTO: EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO Y EFICIENCIA DEL PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
PROCESO DE
GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS
SUBPROCESO DE
DESARROLLO DEL PERSONAL
Procedimiento:
GRH-P-201 Evaluación de Desempeño y de
Eficiencia del Personal
ELABORADO
REVISADO
Dependencia:
Oficina de Planificación y Presupuesto
Dependencia:
Responsable:
Firma
ARNOLDO PIÑA
Responsable:
Firma
Coordinación de Captación, Capacitación y
Desarrollo
ANGELA SAN VICENTE
MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-201
PROCEDIMIENTO: EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO Y EFICIENCIA DEL PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
1.
ASPECTOS GENERALES
1.1. Propósito
Establecer las directrices necesarias a seguir por todo el personal del área para la gestión
asociada a evaluar el desempeño del personal de acuerdo a objetivos particulares
establecidos, con el fin de detectar mejoras de las competencias y habilidades del
personal.
1.2. Alcance
Lo indicado en el Procedimiento de Evaluación de Desempeño y Eficiencia del Personal
abarca desde la planificación, hasta la ejecución de las mismas..
1.3. Normas Específicas
1.
La Oficina de Recursos Humanos debe velar por el cumplimiento de los requisitos
legales establecidos por la Ley del Estatuto de la Función Pública y los
lineamientos del Ministerio para la Planificación y Finanzas, para la ejecución de
este procedimiento.
2.
Todas las Gerencias u Oficinas participantes en este proceso deben realizar la
gestión para la evaluación del personal cumpliendo con lo establecido en las
normas y el procedimiento expuesto en el presente documento.
3.
La Coordinación de Captación, Capacitación y Desarrollo, es la responsable de
dirigir, coordinar y controlar las actividades inherentes a la Evaluación de
Desempeño y Eficiencia del Personal.
4.
La Evaluación de Desempeño de Personal está regida por la Ley del Estatuto de
la Función Pública y la Evaluación de Eficiencia está regida por los lineamientos
establecidos por MPPPF.
5.
Las evaluaciones de Personal deben ser realizadas semestralmente.
6.
Toda evaluación de desempeño debe responder enteramente a la definición de
Objetivos de Desempeño Individual debidamente aprobados y firmados por el
evaluador y el evaluado y deben ser enviados a la Oficina de RRHH durante los
primeros días del mes de Enero y Julio, del año en curso de acuerdo a los
lineamientos establecidos por el MPPPF.
PÁGINA 40 DE 112
MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-201
PROCEDIMIENTO: EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO Y EFICIENCIA DEL PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
7.
Todo Gerente de área debe realizar el seguimiento bimestral del cumplimiento de
los Objetivos de Desempeño Individual (ODI).
8.
Los resultados de la Evaluación de Desempeño y de Eficiencia del Personal,
deben ser enviados a la Oficina de RRHH, en los meses de Diciembre y Junio
respectivamente.
9.
El instrumento para efectuar la Evaluación de Desempeño y Eficiencia del
Personal en la Institución es el establecido por El Ministerio del Poder Popular
para la Planificación y Finanzas (MPPPF), a través de su sistema de Evaluación
de Desempeño definido.
10. Para que la Evaluación del Desempeño del Personal sea efectiva, el supervisor y
el supervisado debe tener al menos una antigüedad de 4 meses contínuos
desempeñando las funciones de su cargo.
11.
El personal que se encuentre en período de reposo, vacaciones o
desempeñando cargos de alto nivel (Encargaduría) por un lapso de 61 o más
días, no deberán ser evaluados.
12. La Evaluación de Desempeño y Eficiencia del Personal es de carácter obligatorio
por parte del Supervisor de acuerdo a lo contemplado en la Ley vigente.
13. El resultado de la Evaluación de Desempeño y Eficiencia del Personal debe ser
revisado entre el supervisor y supervisado y debe ser firmado por ambos como
constancia de validación.
14. De acuerdo a los resultados obtenidos en las evaluaciones de desempeños del
personal, la Oficina de Recursos Humanos debe planificar las acciones
necesarias de formación, capacitación, incentivos, y/o ascensos necesarios
según el desempeño del personal evaluado y los recursos presupuestarios
disponibles.
15. Todo funcionario público tiene el derecho de solicitar la reconsideración de la
evaluación de desempeño dentro de los 5 días hábiles siguientes a su
notificación.
16. Será causal de destitución para los funcionarios públicos, la obtención de tres (3)
evaluaciones consecutivas con resultados negativos.
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MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-201
PROCEDIMIENTO: EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO Y EFICIENCIA DEL PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
17. Los resultados de la Evaluación del Desempeño y Eficiencia del Personal deben
informarse al MPPPF, en un lapso de tiempo no mayor a 30 días continuos una
vez procesada la información.
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Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-201
PROCEDIMIENTO: EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO Y EFICIENCIA DEL PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
2.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
2.1. Flujograma
Coordinador de Captación,
Capacitación y Desarrollo
Evaluación de Desempeño y Eficiencia del Personal
Pág. 1 de 1
Inicio
1
10
4
Recibe y Revisa
Memorándum y
ODI
Elabora
memorándum de
solicitud de ODI
12
Revisa Notificación
de Resultados y
solicita firma
electrónica
Recibe y revisa
Evaluaciones del
Personal
19
Revisa el Informe
al MPPPF
Gerente de RRHH
2
¿Información
completa?
Firma
Memorándum y
Remite
¿Información
completa?
Revisa y aprueba
solicitud de
evaluación de
desempeño y
Eficiencia del
Personal
¿Información
completa?
Revisa y firma
Memorándum de
Remisión
20
Firma el Informe al
MPPPF
22
13
Revisa en
Comité de
Evaluación
Si
Firma
electrónicamente la
Notificación de
Resultados
FIN
16
Gerente del Área
No
Recibe la
Notificación de
Resultados y
entrega al
trabajador
9
3
Prepara y envía
información
No
Recibe
Memorándum y
aplica Evaluación
de Desempeño y
Eficiencia del
Personal
Si
No
17
Analista de RRHH
Oficina de RRHH
15
7
Recibe Notificación
y archiva
6
5
Recibe ODI del
Personal
Prepara Memorándum
de Solicitud de
Evaluación de
Desempeño y Eficiencia
del Personal
8
Remite a las Áreas
Memorándum de
Solicitud de
Evaluación
11
Registra
información y
genera Notificación
de Resultados
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14
Imprime
14
Notificación
de
Resultados,
elabora
memorándum y
remite
18
21
Elabora Informe al
MPPPF
Envía el Informe al
MPPPF y obtiene
copia firmada
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Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-201
PROCEDIMIENTO: EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO Y EFICIENCIA DEL PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
2.2. Descripción de Actividades
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
Coordinador de
Captación,
Capacitación y
Desarrollo
1.
Elabora memorándum de solicitud de objetivos.
1.1.
Elabora y remite memorándum comunicando las fechas para la
Gerente de RRHH
2.
Firma Memorándum y Remite.
Gerente de Área
3.
Prepara y envía información.
3.1.
Elabora formato de Objetivos de Desempeño Individual (ODI) por
recepción de los Objetivos de Desempeño Individual (ODI).
cada trabajador adscrito a su área.
3.2.
Elabora y remite Memorándum y anexa ODI del personal
debidamente firmado.
Coordinador de
Captacion,
Capacitación y
Desarrollo
4.
Recibe y Revisa Memorándum y ODI.
4.1.
Recibe y revisa Memorándum y ODI del personal, datos
personales y que contenga la información requerida.
 En caso de no estar conforme con la información, notifica al
Gerente de Área y regresa a la actividad 3.
 En caso contrario continúa con la siguiente actividad.
Analista de RRHH
5.
Recibe ODI del Personal
Recibe ODI del personal y resguarda en la Coordinación de Captación,
Capacitación y Desarrollo.
Analista de RRHH
6.
Prepara Memorándum de Solicitud de Evaluación de
Desempeño y Eficiencia del Personal.
6.1.
Elabora Memorándum solicitando la Evaluación de Desempeño y
Eficiencia del personal y lo remite al Gerente de RRHH.
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Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-201
PROCEDIMIENTO: EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO Y EFICIENCIA DEL PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
RESPONSABLE
Gerente de RRHH
DESCRIPCIÓN
7.
Revisa y aprueba solicitud de Evaluación de Desempeño y
Eficiencia del Personal.
7.1.
Recibe del analista de RRHH, Memorándum de solicitud de
Evaluación de Desempeño y Eficiencia del Personal y firma en
señal de conformidad.
Analista de RRHH
8.
Remite a las Áreas Memorándum de Solicitud de Evaluación.
8.1.
Recibe Memorándum y envía a los Gerentes de las diferentes
oficinas y áreas de la Institución.
Gerente de Área.
9.
Recibe Memorándum y aplica Evaluación de Desempeño y
Eficiencia del Personal.
9.1.
Aplica instrumento de evaluación al personal bajo su cargo.
9.2.
Analiza resultados de la evaluación.
9.3.
Revisa conjunta e individualmente con el personal a su cargo los
resultados de la evaluación.
9.4.
Firman el evaluado y el evaluador.
9.5.
Sella y remite los Instrumentos de evaluación a la Oficina de
RRHH, a través de memorándum, en las fechas establecidas.
 En caso del que el trabajador tenga inconformidad con los
resultados de la evaluación: elabora informe y remite a RRHH
con sus respectivos soportes y continúa con la actividad 18.
 En caso contrario, continúa con la actividad 10.
Coordinador de
Captación,
Capacitacion y
Desarrollo.
10.
Recibe y revisa Evaluaciones del Personal.
10.1. Recibe memorándum de las evaluaciones del personal.
10.2. Verifica que la información sea correcta y que la evaluación este
firmada tanto por el trabajador como por el Gerente del área.
 En caso de presentar errores, notifica al Gerente de Área y
regresa a la actividad 9.
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Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-201
PROCEDIMIENTO: EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO Y EFICIENCIA DEL PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
 En caso contrario, continúa con la siguiente actividad.
Analista de RRHH
11.
Registra información y genera Notificación de Resultados.
11.1. Registra mediante el sistema SIREH los resultados de los ODI y
de la Evaluación de Desempeño y Eficiencia del Personal.
11.2. Genera en el sistema SIREH la Notificación de Resultados de la
Evaluación de Desempeño y Eficiencia del Personal.
Coordinador de
Captación,
Capacitación y
Desarrollo.
12.
Revisa
Notificación
de
Resultados
y
solicita
firma
electrónica.
12.1. Revisa notificación de resultados de la evaluación.
 En caso de no estar correcta la información, notifica al
Analista y regresa a la actividad 11.
 En caso contrario, solicita la firma electrónica de los
resultados de la evaluación de desempeño. Continúa en la
siguiente actividad.
Gerente de RRHH
13.
Firma electrónicamente la Notificación de Resultados.
13.1. Revisa mediante el sistema SIREH y firma electrónicamente.
Analista de RRHH
14.
Imprime Notificación de Resultados y remite.
14.1. Imprime la Notificación de Resultados mediante el SIREH.
14.2. Elabora memorándum de comunicación de resultados y entrega
al Gerente para su revisión y Firma.
14.3. Remite Memorándum firmado, y anexa la Notificación de
Resultados de la Evaluación de Desempeño y Eficiencia del
Personal, al Gerente de Área respectivo.
Gerente de RRHH
15.
Revisa y firma memorándum.
15.1. Revisa, firma y remite memorándum para notificar los resultados
de las Evaluaciones.
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Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-201
PROCEDIMIENTO: EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO Y EFICIENCIA DEL PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
RESPONSABLE
Gerente de Área
DESCRIPCIÓN
16.
Recibe la Notificación de Resultados y entrega al trabajador.
16.1. Recibe y revisa resultados de evaluación conjuntamente con el
trabajador.
16.2. Firman en constancia de aprobación.
16.3. Elabora memorándum y remite la Notificación de los resultados
debidamente firmada.
Analista de RRHH
17.
Recibe Notificación y archiva.
17.1. Recibe Notificación de Resultados firmada por el trabajador y
actualiza expediente.
Analista de RRHH
18.
Elabora Informe al MPPPF
Coordinador de
Captación,
Capacitación y
Desarrollo.
19.
Revisa el Informe al MPPPF.
19.1. Recibe y revisa informe.
19.2. Verifica que se incluya toda la información referente a la
Evaluación de Desempeño y Eficiencia del Personal.
19.3. Remite informe de resultados para aprobación.
Gerente de RRHH
20.
Firma el Informe al MPPPF.
20.1. Recibe y revisa el informe de Resultados de Evaluación de
Desempeño y Eficiencia del Personal y firma como señal de
aprobación.
Analista de RRHH
21.
Envía el Informe al MPPPF y obtiene copia firmada.
21.1. Envía dos ejemplares del informe de Resultados de Evaluación
de Desempeño y Eficiencia del Personal.
21.2. Recibe copia del informe firmado y sellado por el MPPPF y
archiva.
21.3. Recibe oficio en respuesta al informe de Resultados de
Evaluación y Eficiencia y lo archiva.
PÁGINA 47 DE 112
MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-201
PROCEDIMIENTO: EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO Y EFICIENCIA DEL PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
RESPONSABLE
Gerente de RRHH /
Coordinador de
Captación,
Capacitación y
Desarrollo.
DESCRIPCIÓN
22.
Revisan en Comité de Evaluación.
22.1. Instalan comité de evaluación.
22.2. Llevan las inconformidades detectadas al comité de evaluación
para la resolución de las mismas.
22.3. En caso que se identifiquen justificaciones válidas en el informe,
se solicitan los ajustes necesarios al proceso de Evaluación de
Desempeño y Eficiencia del Personal.
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MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-301
PROCEDIMIENTO: CÁLCULO Y PAGO DE NÓMINA DEL PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
PROCESO DE
GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS
SUBPROCESO DE
ADMINISTRACIÓN DE NÓMINA DEL PERSONAL
Procedimiento:
GRH-P-301 Cálculo y Pago de Nómina del
Personal
ELABORADO
REVISADO
Dependencia:
Oficina de Planificación y Presupuesto
Dependencia:
Coordinación Administrativa de Nómina
Responsable:
Firma
ARNOLDO PIÑA
Responsable:
Firma
CARMEN YADIRA INFANTE
MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-301
PROCEDIMIENTO: CÁLCULO Y PAGO DE NÓMINA DEL PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
1.
ASPECTOS GENERALES
1.1. Propósito
Establecer las actividades y requisitos necesarios para realizar el pago de nómina del
personal del Instituto Nacional de Estadística (INE).
1.2. Alcance
Lo indicado en el presente procedimiento, abarca el trámite del cálculo de nómina y la
solicitud del pago de la misma.
1.3. Normas Específicas
1.
La Oficina de Recursos Humanos es la encargada de garantizar el cumplimiento
de las obligaciones laborales del Instituto Nacional de Estadística, estableciendo
los parámetros a seguir, promoviendo beneficios que mejoren la Calidad de
vida de los trabajadores del INE.
2.
La Coordinación Administrativa de Recursos Humanos
es la responsable de
dirigir, coordinar y controlar las actividades inherentes a los procesos que rigen
la nómina, conforme a las leyes, políticas y normas que regulen al INE.
3.
La Coordinación Administrativa de Recursos Humanos
administrar
es la responsable
los contratos y convenciones colectivas, actas y convenios
celebrados para los trabajadores del INE.
4.
La Coordinación Administrativa de Recursos Humanos
es la responsable de
supervisar y coordinar el funcionamiento operativo y uso correcto del Sistema
Integrado de Recursos Humanos (SIREH).
5.
La Coordinación Administrativa de Recursos Humanos es la responsable de
asesorar a las gerencias y oficinas del INE, con los trámites relacionados con
la gestión administrativa del área.
6.
La Coordinación Administrativa de Recursos Humanos es la encargada de
mantener actualizada la base de datos de los trabajadores del INE.
7.
La Coordinación Administrativa de Recursos Humanos es la encargada de enviar
a todas las gerencias y oficinas, el cronograma de pagos establecido en el año,
para realizar las modificaciones de las nóminas de personal en lo que se refiere
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MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-301
PROCEDIMIENTO: CÁLCULO Y PAGO DE NÓMINA DEL PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
(ingresos, egresos, cambios de sueldo, traslados, cambio de ubicación
administrativa, entre otros).
8.
Las gerencias y oficinas deben cumplir con el cronograma de pago establecido,
con el fin de agilizar los procesos que rigen la nómina.
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MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-301
PROCEDIMIENTO: CÁLCULO Y PAGO DE NÓMINA DEL PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
2.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
2.1. Flujograma
Gerente de RRHH
Cálculo y Pago de Nómina del Personal
Pág. 1 de 1
8
Aprueba y firma
pago
Coordinador de Nomina
Analista de RRHH (Nomina)
Gerencia de RRHH
SIREH
GRH-P-102
1
Recibe y
distribuye
modificaciones a
la nomina
SIREH
3
Revisa y aprueba
la Pre-Nómina.
7
6
Revisa
certificación del
Archivo de Pago
¿Datos
correctos?
Aprueba y firma
certificación del
Archivo de Pago
9
Gestiona la
imputación
presupuestaria
Si
SIREH
2
10
4
Recibe y procesa
nomina
5
Efectúa proceso
de la Nómina
definitiva.
Genera Archivo de
Pago y Orden de
Pago.
Actualiza y genera
interfaz de la
Nomina
No
SIREH
SIREH
PÁGINA 52 DE 112
GRH-P-305
GRH-P-306
GRH-P-304
MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-301
PROCEDIMIENTO: CÁLCULO Y PAGO DE NÓMINA DEL PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
2.2. Descripción de Actividades
RESPONSABLE
Coordinador
Administrativo de
RRHH (Nómina)
DESCRIPCIÓN
1.
Recibe y distribuye modificaciones a las Nóminas.
1.1.
Recibe las modificaciones a realizar en las diferentes Nóminas
del personal.
1.2.
Distribuye la Nómina respectiva al Analista responsable para su
procesamiento.
Analista de RRHH
2.
Recibe y procesa la Nómina.
2.1.
Recibe las modificaciones a realizar en la Nómina.
2.2.
Realiza apertura de Nómina mediante el sistema SIREH.
2.3.
Procesa las modificaciones y cambios en la Nómina.
2.4.
Genera la pre-Nómina y revisa los cambios efectuados.
2.5.
Remite la Pre-Nómina al Coordinador Administrativo para su
revisión y aprobación.
Coordinador
Administrativo de
RRHH (Nómina)
3.
Revisa y aprueba la pre-Nómina.
3.1.
Revisa la pre-Nómina con las modificaciones recibidas respecto
a la Nómina definitiva del período anterior.
 En caso que las modificaciones no estén correctas, indica al
Analista los datos incorrectos y regresa a la actividad 2.
 En caso que los datos estén correctos, aprueba la pre-Nómina
a través del sistema SIREH y solicita al Analista procesar el
definitivo de Nómina.
Analista de RRHH
4.
Efectúa proceso de la Nómina definitiva.
4.1.
Imprime todos los listados definitivos de la Nómina:

Resumen de Conceptos.

Resumen de Conceptos Completos.

Soporte Financiero

Cuadre para Firma.

El total por Programas.
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Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-301
PROCEDIMIENTO: CÁLCULO Y PAGO DE NÓMINA DEL PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN

Imprime listado sin cuenta, en caso de personal sin cuenta
bancaria.
Analista de RRHH
5.
Genera Archivo de Pago y Orden de Pago.
5.1.
Genera mediante el sistema SIREH el Archivo de Pago (Disco) y
emite contenido del mismo como Reporte de Pago.
5.2.
Realiza la certificación del Archivo de Pago.
5.3.
Elabora Orden de Pago Interna y Hoja de Ruta.
5.4.
Remite al Coordinador Administrativo el Archivo de Pago,
Reporte de Pago, Orden de Pago Interna y Hoja de Ruta.
Coordinador
Administrativo de
RRHH (Nómina)
6.
Revisa certificación del Archivo de Pago.
6.1.
Recibe y revisa certificación del Archivo de Pago (Disco)
mediante el Reporte de Pago anexo.
Coordinador
Administrativo de
RRHH (Nómina)
6.2.
Recibe Orden de Pago Interna con resúmenes anexos
7.
Aprueba y firma certificación del Archivo de Pago.
7.1.
Aprueba y Firma certificación del Archivo de Pago, si es por
depósito.
Gerente de RRHH
7.2.
Remite a la Oficina de Administración y Finanzas.
8.
Aprueba y firma Nómina
8.1.
Realiza revisión y firma Orden de Pago y Resúmenes de
Nómina.
Coordinador
Administrativo de
RRHH (Nómina)
9.
Gestiona la imputación presupuestaria.
9.1.
Envía a la Oficina de Planificación y Presupuesto los reportes
generados, a saber: Reporte de Pago, Orden de Pago Interna,
Hoja de Ruta, y otros reportes emitidos por el sistema SIREH.
Analista de RRHH
10.
Actualiza y genera interfaz de la Nómina.
10.1. En el Sistema SIREH, se actualiza la Nómina.
10.2. Envía la Nómina actualizada mediante el sistema SIREH, en dos
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MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-301
PROCEDIMIENTO: CÁLCULO Y PAGO DE NÓMINA DEL PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
fases:

Fase Preliminar: Revisa y compara los reportes con el sistema
SIREH, en caso correcto, envía por interfaz.

Fase Definitiva: Genera Nómina definitiva mediante el sistema
SIREH, seleccionando la opción “D” de definitivo.
PÁGINA 55 DE 112
MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-302
PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE ANTICIPO DE PRESTACIONES SOCIALES
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
PROCESO DE
GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS
SUBPROCESO DE
ADMINISTRACIÓN DE NÓMINA DEL PERSONAL
GRH-P-302
Procedimiento:
Trámite de Anticipo de Prestaciones
Sociales
ELABORADO
REVISADO
Dependencia:
Oficina de Planificación y Presupuesto
Dependencia:
Coordinación Administrativa de Nómina
Responsable:
Firma
ARNOLDO PIÑA
Responsable:
Firma
CARMEN YADIRA INFANTE
MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-302
PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE ANTICIPO DE PRESTACIONES SOCIALES
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
1.
ASPECTOS GENERALES
1.1. Propósito
Establecer las normas y el procedimiento a seguir para tramitar anticipos de prestaciones
sociales del personal.
1.2. Alcance
Lo indicado en el presente procedimiento abarca: la tramitación de solicitudes de anticipo
de prestaciones sociales del personal según lo establecido en la Ley Orgánica del
Trabajo (LOTTT).
1.3. Normas Específicas
1.
Todas las áreas participantes en este proceso deben realizar la gestión de la
tramitación de anticipos cumpliendo con lo establecido en las normas y el
procedimiento expuesto en el presente documento.
2.
La Coordinación Administrativa de Nómina es la responsable de dirigir, coordinar
y controlar las actividades inherentes a la gestión de anticipos de prestaciones
sociales del Personal.
3.
La Oficina de Recursos Humanos, para este procedimiento debe velar por el
cumplimiento de los requisitos legales establecidos por la Ley del Estatuto de la
Función Pública y la Ley Orgánica del Trabajo.
4.
El pago de anticipo de prestaciones sociales, debe ser realizado de acuerdo al
cronograma de pago de nómina del personal del Instituto.
5.
Toda solicitud de anticipo de prestaciones sociales debe estar debidamente
justificada de acuerdo a lo establecido en la LOTTT.
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MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-302
PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE ANTICIPO DE PRESTACIONES SOCIALES
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
2.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
2.1. Flujograma
Empleados /Obreros/
Contratados
Todas las Gerencias
Trámite de Anticipo de Prestaciones Sociales
Planilla de
Solicitud
1
Llena planilla de
Solicitud de
Anticipo de
Prestaciones
Sociales.
SIREH
SIREH
Coordinador Administrativo de RRHH
(Nomina)
Analista
2
Gerencia de RRHH
Pág. 1 de 1
Verifica la Solicitud
y registra
información
3
Genera Archivo de
Pago y Reporte de
Anticipos
4
5
Envía liberación de
anticipo a la
Institución
Financiera
Valida y firma el
Reporte de
Anticipos
6
Verifica la
transacción
bancaria
¿Información
correcta?
Sii
No
Fin
PÁGINA 58 DE 112
MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-302
PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE ANTICIPO DE PRESTACIONES SOCIALES
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
2.2. Descripción de Actividades
RESPONSABLE
Empleado
DESCRIPCIÓN
1.
Llena planilla de Solicitud de Anticipo de Prestaciones
Sociales.
1.1.
Llena la planilla de Solicitud de Anticipo de Prestaciones Sociales
la cual obtiene de la intranet.
1.2.
Entrega al Analista la Solicitud conjuntamente con los requisitos,
de acuerdo a lo establecido en la Ley Orgánica del Trabajo.
Analista de RRHH
(Nómina)
Analista de RRHH
(Nómina)
2.
Verifica la Solicitud y registra información.
2.1.
Recibe y revisa la Solicitud y recaudos.
2.2.
Verifica la Solicitud mediante el sistema SIREH
2.3.
Registra la información de la Solicitud en el sistema SIREH.
2.4.
Firma la Solicitud de Anticipo de Prestaciones Sociales.
3.
Genera Archivo de Pago y Reporte de Anticipos.
3.1.
Genera mediante el sistema SIREH el Archivo de Pago (Disco) y
Reporte de Anticipos (Fideicomiso).
3.2.
Verifica el contenido del Archivo de Pago y asegura que coincida
el monto y el número de registro con el Reporte de Anticipos.
3.3.
Remite al Coordinador Administrativo el Archivo de Pago (Disco)
y Reporte de Anticipo (Fideicomiso).
Coordinador
Administrativo de
RRHH (Nómina)
4.
Valida y firma el Reporte de Anticipos.
4.1.
Recibe y revisa Archivo de Pago (Disco) y Reporte de Anticipos
(Fideicomiso).
4.2.
Valida el número de personas vs número de solicitudes.
 En caso de que identifique información incorrecta, indica al
Analista para que realice los ajustes correspondientes.
Regresa a la actividad 2.
4.3.
Firma y sella el Reporte de Anticipos en señal de conformidad
4.4.
Entrega las Solicitudes y recaudos a archivo para la actualización
de expedientes.
PÁGINA 59 DE 112
MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-302
PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE ANTICIPO DE PRESTACIONES SOCIALES
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
RESPONSABLE
Coordinador
Administrativo de
RRHH (Nómina)
DESCRIPCIÓN
5.
Envía liberación de anticipo a la Institución Financiera.
5.1.
Envía a la Institución Bancaria correspondiente, por el portal de
la misma, a través de un usuario que asigna la Oficina de
Administración y Finanzas, el Archivo de Pago de Anticipo de
Prestaciones Sociales.
Coordinador
Administrativo de
RRHH (Nómina)
6.
Verifica la transacción bancaria
6.1.
Revisa en el portal de la Entidad Bancaria el histórico de la
transacción para verificar si fue exitosa la operación.
 En caso de que no se reporte información incorrecta, el
procedimiento finaliza.
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MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-303
PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE DISFRUTE DEL PERÍODO VACACIONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
PROCESO DE
GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS
SUBPROCESO DE
ADMINISTRACIÓN DE NÓMINA DEL PERSONAL
GRH-P-303
Procedimiento:
Trámite de Disfrute del Período
Vacacional
ELABORADO
REVISADO
Dependencia:
Oficina de Planificación y Presupuesto
Dependencia:
Coordinación Administrativa de Nómina
Responsable:
Firma
ARNOLDO PIÑA
Responsable:
Firma
CARMEN YADIRA INFANTE
MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-303
PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE DISFRUTE DEL PERÍODO VACACIONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
1.
ASPECTOS GENERALES
1.1. Propósito
Establecer las normas y el procedimiento a seguir para gestionar el disfrute del período
vacacional del personal en el Instituto Nacional de Estadística (INE).
1.2. Alcance
Lo indicado en el presente procedimiento, abarca las actividades inherentes al trámite del
disfrute del período Vacacional del personal de la Institución.
1.3. Normas Específicas
1.
La Oficina de Recursos Humanos debe velar por el cumplimiento de los requisitos
legales establecidos por la Ley del Estatuto de la Función Pública, la Ley
Orgánica del Trabajo, Contratos Colectivos y actas, para el trámite del disfrute de
las vacaciones del personal del INE.
2.
La Coordinación Administrativa de Recursos Humanos y la Coordinación de
Bienestar Social y Relaciones Laborales son las responsables de dirigir,
coordinar y controlar las actividades inherentes al disfrute de las vacaciones del
Personal del INE.
3.
El disfrute de las vacaciones, se debe realizar cumpliendo con lo establecido en
las normas y el procedimiento expuesto en el presente documento.
4.
La Coordinación Administrativa de Recursos Humanos, es la responsable de
generar la planilla de la programación del disfrute de las Vacaciones del personal
del Instituto, la cual debe remitirse con un (1) mes de anterioridad al ejercicio
fiscal a programar, a cada gerencia u oficina.
5.
La Coordinación Administrativa de Recursos Humanos es la responsable de
aplicar los lineamientos establecidos en las leyes vigentes, en lo relativo al
disfrute de vacaciones del personal del INE.
PÁGINA 62 DE 112
MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-303
PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE DISFRUTE DEL PERÍODO VACACIONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
2.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
2.1. Flujograma
Gerencia de RRHH
Programación de
Vacaciones
1
Prepara y envía
Planilla de
Programación de
Vacaciones
Secretaria de RRHH
Analista de RRHH
Trámite de Disfrute del Período Vacacional
Pág. 1 de 1
SIREH
6
Recibe Planilla y
solicita
actualización del
Expediente
4
Genera Planilla de
Disfrute de
Vacaciones
SIREH
3
Recibe Planillas y
actualiza el
período
vacacional
Gerente/ Empleado
Gerencias /Oficinas
Si
2
Recibe y completa
Planilla de
Programación de
Vacaciones
5
Recibe y revisa
planilla de Disfrute
de Vacaciones
¿Datos
correctos?
No
GRH-P-304
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MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-303
PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE DISFRUTE DEL PERÍODO VACACIONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
2.2. Descripción de Actividades
RESPONSABLE
Analista de RRHH
(Nómina)
DESCRIPCIÓN
1.
Prepara y envía Planilla de Programación de Vacaciones.
1.1.
Elabora memorándum y anexa la Planilla de Programación de
Vacaciones a utilizar para el trámite del período vacacional que
corresponda a cada trabajador.
Gerente o
Coordinador
involucrado
1.2.
Remite documentos a cada Gerencia y Oficina.
2.
Recibe y completa Planilla de Programación de Vacaciones
2.1.
Recibe memorándum y Planilla de Programación de Vacaciones
de cada trabajador.
2.2.
Verifica con el Trabajador la fecha de disfrute vacacional, y
completa la Planilla.
2.3.
Firma y obtiene la firma del Trabajador sobre la Planilla en señal
de conformidad.
2.4.
Remite memorándum y Planilla de Programación de Vacaciones
a la Coordinación Administrativa de RRHH.
Analista de RRHH
(Nómina)
3.
Recibe Planillas y actualiza el período vacacional.
3.1.
Recibe y verifica memorándum y Planilla de Programación de
Vacaciones.
3.2.
Actualiza mediante el sistema SIREH el período vacacional a
disfrutar por el personal.
Analista de RRHH
(Nómina)
4.
Genera Planilla de Disfrute de Vacaciones.
4.1.
Ingresa al sistema SIREH y genera la Planilla de Disfrute de
Vacaciones.
4.2.
Revisa que corresponda con período de disfrute solicitado por la
Gerencia correspondiente.
4.3.
Remite la Planilla de Disfrute de Vacaciones al Gerente o
Coordinador involucrado.
Gerente o
Coordinador
5.
Recibe y revisa planilla de Disfrute de Vacaciones.
5.1.
Revisa Planilla de Disfrute de Vacaciones y valida con el
PÁGINA 64 DE 112
MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-303
PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE DISFRUTE DEL PERÍODO VACACIONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
involucrado
Trabajador.
 En caso de que se requiera algún cambio de fechas, se indica
sobre
la
Planilla
y
se
devuelve
a
la
Coordinación
Administrativa de RRHH. Regresa a la actividad 3.
 En caso de que no se requiera ningún cambio, firma y obtiene
la firma del Trabajador sobe la Planilla de Disfrute de
Vacaciones, y la remite a la Coordinación Administrativa de
RRHH.
Analista de RRHH
6.
Recibe Planilla y solicita actualización del Expediente.
6.1.
Recibe y revisa la Planilla de Disfrute de Vacaciones.
6.2.
Remite la Planilla al archivo para la actualización de expediente.
PÁGINA 65 DE 112
MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-304
PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE PAGO DEL BONO VACACIONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
PROCESO DE
GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS
SUBPROCESO DE
ADMINISTRACIÓN DE NÓMINA DEL PERSONAL
Procedimiento:
GRH-P-304 Trámite de Pago del Bono
Vacacional
ELABORADO
REVISADO
Dependencia:
Oficina de Planificación y Presupuesto
Dependencia:
Coordinación Administrativa de Nómina
Responsable:
Firma
ARNOLDO PIÑA
Responsable:
Firma
CARMEN YADIRA INFANTE
MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-304
PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE PAGO DEL BONO VACACIONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
1.
ASPECTOS GENERALES
1.1. Propósito
Establecer las normas y el procedimiento a seguir para gestionar el pago y disfrute del
bono vacacional del personal en el Instituto Nacional de Estadística (INE).
1.2. Alcance
Lo indicado en el presente procedimiento, abarca las actividades inherentes al pago del
Bono Vacacional del personal de la institución.
1.3. Normas Específicas
1.
La Oficina de Recursos Humanos debe velar por el cumplimiento de los requisitos
legales establecidos por la Ley del Estatuto de la Función Pública, la Ley
Orgánica del Trabajo, Contratos Colectivos y actas, para el trámite del Bono
Vacacional y el disfrute de las vacaciones del personal del INE.
2.
La Coordinación Administrativa de Recursos Humanos y la Coordinación de
Bienestar Social y Relaciones Laborales son las responsables de dirigir,
coordinar y controlar las actividades inherentes al pago del Bono Vacacional del
Personal del INE.
3.
El pago del Bono Vacacional se debe realizar cumpliendo con lo establecido en
las normas y el procedimiento expuesto en el presente documento.
4.
La Coordinación Administrativa de Recursos Humanos, debe realizar el pago de
bono vacacional de acuerdo al cronograma mensual para el pago de nómina del
personal del INE.
5.
La Coordinación Administrativa de Recursos Humanos, procesará el Bono
Vacacional los primeros (5) cinco días hábiles del mes.
6.
La Coordinación de Bienestar Social y Relaciones Laborales, es la responsable
de la revisión del estatus del personal en los casos de reposos consecutivos (52
semanas o más), debiendo notificar oportunamente la suspensión del pago del
Bono
Vacacional.
PÁGINA 67 DE 112
MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-304
PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE PAGO DEL BONO VACACIONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
2.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
2.1. Flujograma
Trámite de Pago del Bono Vacacional
Pág. 1 de 1
Coordinador de Bienestar Social
Gerente de RRHH Coordinador de RRHH (Nomina)
Gerencia de RRHH
Analista de RRHH
GRH-P-303
1
Genera Listado de
bono vacacional
SIREH
3
Recibe y genera el
Listado de Bono
Vacacional
definitivo
4
8
Elabora Orden de
Pago y Reporte de
Pago
SIREH
Gestiona pago de
Bono Vacacional
2
Recibe y verifica
Listado de Bono
Vacacional
SIREH
7
5
Recibe y revisa
Orden de Pago y
Reporte de Pago
Gestiona la
imputación
presupuestaria
6
Recibe, firma y
remite
documentos
PÁGINA 68 DE 112
GRH-P-301
MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-304
PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE PAGO DEL BONO VACACIONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
2.2. Descripción de Actividades
RESPONSABLE
Analista de RRHH
(Nómina)
DESCRIPCIÓN
1.
Genera Listado de Bono Vacacional.
1.1.
Ingresa al sistema SIREH y genera Listado de Bono Vacacional
correspondiente al mes de pago de la nómina del personal:
1.2.

Empleados

Obreros

Contratados
Chequea los montos a pagar y los días a pagar por concepto de
vacaciones.
1.3.
Entrega copia de Listado de Bono Vacacional al Coordinador de
Bienestar Social.
Coordinador de
Bienestar social y
Relaciones
Laborales
2.
Recibe y verifica Listado de Bono Vacacional.
2.1.
Recibe Listado de Bono Vacacional del mes a procesar y verifica
en el sistema SIREH, en el módulo de ausentismo laboral, el
personal que está de reposo.
 En caso de aquel Trabajador que presente un reposo
consecutivo (52 semanas o más), solicita suspensión del
Bono Vacacional, mediante anotación sobre el Listado.
Analista de RRHH
(Nómina)
Analista de RRHH
(Nómina)
2.2.
Firma Listado de Bono Vacacional y devuelve al Analista.
3.
Recibe y genera el Listado de Bono Vacacional definitivo.
3.1.
Realiza ajustes en caso que aplique.
3.2.
Genera Listado de Bono Vacacional definitivo.
4.
Elabora Orden de Pago y Reporte de Pago.
4.1.
Elabora Orden de Pago y Reporte de Pago de Bono Vacacional y
los remite al Coordinador Administrativo.
Coordinador
Administrativo de
RRHH (Nómina)
5.
Recibe y revisa Orden de Pago y Reporte de Pago.
5.1.
Recibe y verifica los montos de la Orden de Pago y Reporte de
Pago de Bono Vacacional, además de los soportes.
5.2.
Remite al Gerente para su aprobación.
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MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-304
PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE PAGO DEL BONO VACACIONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
RESPONSABLE
Gerente de RRHH
DESCRIPCIÓN
6.
Recibe, firma y remite documentos.
6.1.
Recibe y firma Orden de Pago y Reporte de Pago de Bono
Vacacional.
Coordinador
Administrativo de
RRHH (Nómina)
7.
Gestiona la imputación presupuestaria.
7.1.
Envía a la Oficina de Planificación y Presupuesto los reportes
generados, a saber: Reporte de Pago, Orden de Pago Interna,
Hoja de Ruta, y otros reportes emitidos por el sistema SIREH.
Analista de RRHH
(Nómina)
8.
Gestiona pago de Bono Vacacional.
8.1.
Recibe Orden de Pago y Reporte de Pago de Bono Vacacional
debidamente aprobados.
8.2.
Genera mediante el sistema SIREH Archivo de Pago (Disco) y la
certificación del mismo.
8.3.
Envía a la Oficina de Administración el Archivo de Pago, la Orden
de Pago y Reporte de Pago de Bono Vacacional.
PÁGINA 70 DE 112
MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-305
PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE PAGO DE LIQUIDACIONES DEL PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
PROCESO DE
GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS
SUBPROCESO DE
ADMINISTRACIÓN DE NÓMINA DEL PERSONAL
GRH-P-305
Procedimiento:
Trámite de Pago de Liquidaciones
del Personal
ELABORADO
REVISADO
Dependencia:
Oficina de Planificación y Presupuesto
Dependencia:
Coordinación Administrativa de Nómina
Responsable:
Firma
ARNOLDO PIÑA
Responsable:
Firma
CARMEN YADIRA INFANTE
MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-305
PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE PAGO DE LIQUIDACIONES DEL PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
1.
ASPECTOS GENERALES
1.1. Propósito
Establecer las normas y el procedimiento a seguir para gestionar la liquidación del
personal egresado del Instituto Nacional de Estadística (INE).
1.2. Alcance
Lo indicado en el presente procedimiento abarca: el cálculo y el pago de la liquidación del
personal egresado del la institución.
1.3. Normas Específicas
1.
Todas las áreas participantes en este proceso deben realizar la gestión de
liquidación del personal cumpliendo con lo establecido en las normas y el
procedimiento expuesto en el presente documento.
2.
La Coordinación Administrativa de Nómina es la responsable de dirigir, coordinar
y controlar las actividades inherentes al cálculo y pago de liquidación del
Personal.
3.
La Oficina de Recursos Humanos, debe velar por el cumplimiento de los
requisitos legales establecidos por la Ley del Estatuto de la Función Pública y la
Ley Orgánica del Trabajo.
PÁGINA 72 DE 112
MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-305
PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE PAGO DE LIQUIDACIONES DEL PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
2.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
2.1. Flujograma
Orden de Pago
Coordinador de Nomina
Analista de Control Interno
Analista de RRHH (Nomina)
Gerencia de RRHH
Gerente de RRHH
Trámite de Pago de Liquidaciones del Personal
Pág. 1 de 1
7
Verifica y aprueba
cálculo de
liquidación
GRH-P-104
1
6
Recibe
información
acerca de egresos
del personal
Verifica y aprueba
cálculo de
liquidación
2
Recibe solicitud
de cálculo de
liquidación
3
Consulta cuenta en
la entidad bancaria y
elabora Oficio de
liberación de
Fideicomiso
8
Gestiona la
imputación
presupuestaria
5
Gestiona el pago
SIREH
4
Recibe y revisa
calculo de
liquidación
GRH-P-301
PÁGINA 73 DE 112
SIREH
MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-305
PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE PAGO DE LIQUIDACIONES DEL PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
2.2. Descripción de Actividades
RESPONSABLE
Coordinador
Administrativo de
RRHH (Nómina)
DESCRIPCIÓN
1.
Recibe información acerca de Egresos de Personal.
1.1.
Recibe comunicación acerca de Egreso de Personal y elabora
listado de personal egresado para el Analista.
Analista de RRHH
(Nómina)
2.
Recibe solicitud de cálculo de liquidación.
2.1.
Mediante el listado de personal egresado, solicita al Archivo los
expedientes del personal egresado.
2.2.
Extrae documentos probatorios de la fecha de ingreso y egreso
al Instituto.
2.3.
Ingresa al sistema SIREH, genera y revisa reporte de
vacaciones, salarios cobrados, compensaciones y nómina del
personal.
Analista de RRHH
(Nómina)
3.
Consulta cuenta en la entidad bancaria y elabora Oficio de
liberación de Fideicomiso.
3.1.
Consulta mediante el sistema SIREH si el Trabajador tiene
cuenta en la entidad bancaria donde se deposita el Fideicomiso:
 Si el Trabajador tiene cuenta en la entidad bancaria, entonces
consulta en la página de la entidad bancaria y elabora un
Oficio con los datos de la cuenta del Trabajador y monto a
liberar para transferencia mediante depósito, luego obtiene la
firma del Trabajador sobre la carta de liberación del
Fideicomiso.
 Si el Trabajador NO tiene cuenta en la entidad bancaria,
entonces elabora un Oficio con los datos del Trabajador para
la emisión de cheque, luego gestiona la firma del Gerente de
RRHH, Gerente de Administración y Finanzas y el Presidente.
3.2.
Genera un Archivo de Pago (Disco) y lo remite a la unidad de
Correspondencia para su envío a la entidad bancaria junto al
Oficio que corresponda.
PÁGINA 74 DE 112
MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-305
PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE PAGO DE LIQUIDACIONES DEL PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
RESPONSABLE
Analista de Control
Interno
DESCRIPCIÓN
4.
Recibe y revisa cálculo de liquidación
4.1.
Recibe Reporte de Liquidación y verifica cálculos y soportes
según lo establecido contractualmente en la LOTTT.
4.2.
Firma y sella en señal de conformidad y devuelve documentos
para su gestión.
Analista de RRHH
(Nómina)
Coordinador
Administrativo de
RRHH (Nómina)
Gerente de RRHH
Coordinador
Administrativo de
RRHH (Nómina)
5.
Gestiona el pago.
5.1.
Coloca número de identificación interno para el pago.
5.2.
Elabora Hoja de Ruta de Liquidación.
5.3.
Anexa el Cese del Trabajador.
5.4.
Entrega para el trámite de pago.
6.
Verifica y aprueba cálculo de liquidación.
6.1.
Recibe cálculo de liquidación y revisa la información.
6.2.
En caso de estar correcto el cálculo firma y gestiona aprobación.
7.
Verifica y aprueba cálculo de liquidación.
7.1.
Revisa el cálculo realizado, Cese del Trabajador y Hoja de Ruta.
7.2.
Firma y sella en señal de aprobación de acuerdo a la actividad.
8.
Gestiona la imputación presupuestaria.
8.1.
Envía a la Oficina de Planificación y Presupuesto los reportes
generados, a saber: Reporte de Pago, Orden de Pago Interna,
Hoja de Ruta, y otros reportes emitidos por el sistema SIREH.
PÁGINA 75 DE 112
MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-306
PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE PAGO DEL BONO DE ALIMENTACIÓN
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
PROCESO DE
GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS
SUBPROCESO DE
ADMINISTRACIÓN DE NÓMINA DEL PERSONAL
Procedimiento:
GRH-P-306 Trámite de Pago del Bono de
Alimentación
ELABORADO
REVISADO
Dependencia:
Oficina de Planificación y Presupuesto
Dependencia:
Coordinación Administrativa de Nómina
Responsable:
Firma
ARNOLDO PIÑA
Responsable:
Firma
CARMEN YADIRA INFANTE
MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-306
PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE PAGO DEL BONO DE ALIMENTACIÓN
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
1.
ASPECTOS GENERALES
1.1. Propósito
Establecer las normas y el procedimiento a seguir para tramitar el bono de alimentación
del personal del Instituto Nacional de Estadística (INE)
1.2. Alcance
Lo indicado en el presente procedimiento abarca: el cálculo y la solicitud de pedido del
bono de alimentación del personal del INE.
1.3. Normas Específicas
1.
La Oficina de Recursos Humanos, debe velar por el cumplimiento de los
requisitos legales establecidos por la
Ley Orgánica para los Trabajadores y
Trabajadores y la Ley Programa de Alimentación para los Trabajadores.
2.
La Coordinación Administrativa de Recursos Humanos es la responsable de
dirigir, coordinar y controlar las actividades inherentes al trámite del bono de
alimentación del personal.
3.
Todas las áreas participantes en este proceso deben realizar el proceso de
cálculo y trámite
del bono de alimentación del personal cumpliendo con lo
establecido en las normas y el procedimiento expuesto en el presente
documento.
4.
La Coordinación Administrativa de Recursos Humanos es la responsable de
elaborar, y enviar el cronograma de pago de ticket alimentación, al inicio de cada
año fiscal, a todas las oficinas y gerencias del Instituto.
5.
La Coordinación Administrativa de Recursos Humanos debe procesar el pago del
bono de alimentación, cumpliendo con el cronograma establecido.
6.
El pago del bono de alimentación se tramitará para el personal que se encuentre
de reposos, vacaciones.
7.
El monto del beneficio del bono de alimentación es de 0,50 de la Unidad
Tributaria a razón de 30 días.
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MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-306
PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE PAGO DEL BONO DE ALIMENTACIÓN
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
8.
El beneficio del bono de alimentación será otorgado por jornada efectiva
laborada.
9.
El beneficio del bono de alimentación se cancelará los primeros cinco (5) días
hábiles del mes siguiente.
10. Las faltas injustificadas del personal del Instituto serán descontadas de acuerdo a
lo establecido en la Ley Programa de Alimentación para los Trabajadores.
11. Las faltas injustificadas del personal que no sean procesadas en el mes
respectivo, se descontaran en el mes siguiente.
PÁGINA 78 DE 112
MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-306
PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE PAGO DEL BONO DE ALIMENTACIÓN
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
2.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
2.1. Flujograma
Gerencias / Oficinas
Trámite de Pago del Bono de Alimentación
Pág. 1 de 1
Listas o Actas de
Inasistencia
1
Envían información
referente al
beneficio del Bono
de Alimentación
Coordinador de Nomina
2
4
Recibe información
para el proceso del
Bono de
Alimentación
Verifica y aprueba
Pedido del Bono
de Alimentación
5
Gestiona pago a
la empresa de
Alimentación
7
Gestiona la
imputación
presupuestaria
Analista de RRHH
(Nomina)
SIREH
Gerente de RRHH
Gerencia de RRHH
SIREH
3
SIREH
Registra y genera
el Pedido del
Bono de
Alimentación
6
Recibe
documentos para
aprobación
PÁGINA 79 DE 112
GPP-P-203
MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-306
PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE PAGO DEL BONO DE ALIMENTACIÓN
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
2.2. Descripción de Actividades
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
Gerencias / Oficinas 1.
Envían información referente al beneficio del Bono de
Alimentación.
1.1.
Envía memorándum de comunicación y adjunta cuando aplique
la lista de asistencia o actas de inasistencias que correspondan;
indicando nombre, apellido, Cédula de Identidad, código de
nómina y unidad administrativa del personal.
Coordinador
Administrativo de
Recursos Humanos
(Nómina)
2.
Recibe
información
para
el
proceso
del
Bono
de
Alimentación.
2.1.
Recibe memorándum de notificación de descuento de Bono de
alimentación de las oficinas o gerencias, lista de asistencia y
actas de inasistencias del personal.
Analista de RRHH
(Nómina)
2.2.
Entrega la información para la gestión asociada.
3.
Registra y genera el Pedido del Bono de Alimentación.
3.1.
Registra mediante el sistema SIREH la información referente a
las modificaciones.
3.2.
Genera mediante el sistema SIREH el Archivo de Pago, Pedido
del Bono de Alimentación (Tickets y Tarjetas).
3.3.
Imprime y Revisa Pedido del Bono Alimentación
3.4.
Verifica las modificaciones efectuadas.
3.5.
Remite Archivo de Pago y Pedido del Bono de Alimentación para
su aprobación.
Coordinador
Administrativo de
Recursos Humanos
(Nómina)
4.
Verifica y aprueba Pedido del Bono de Alimentación.
4.1.
Recibe Archivo de Pago y Pedido del Bono de Alimentación.
4.2.
Transforma el Pedido del Bono de Alimentación en archivo
compatible a lo exigido por la empresa de Tickets o Tarjetas.
4.3.
Envía a través de correo electrónico el Pedido del Bono de
Alimentación a la empresa responsable.
PÁGINA 80 DE 112
MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-306
PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE PAGO DEL BONO DE ALIMENTACIÓN
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
RESPONSABLE
Coordinador
Administrativo de
Recursos Humanos
(Nómina)
DESCRIPCIÓN
4.4.
Firma reportes en señal de conformidad.
5.
Gestiona pago a la empresa de Alimentación.
5.1.
Imprime factura emitida por la empresa responsable y remite a la
Oficina de Administración acompañado de la Orden de Pago y el
Pedido del Bono de Alimentación para su pago.
5.2.
Remite factura vía correo electrónico a la Coordinación de
Tesorería para su información.
Gerente de RRHH
Coordinador
Administrativo de
Recursos Humanos
(Nómina)
5.3.
Remite los documentos al Gerente de RRHH para su aprobación.
6.
Recibe documentos para aprobación.
6.1.
Recibe y firma Orden de Pago Interna.
7.
Gestiona la imputación presupuestaria.
7.1.
Envía a la Oficina de Planificación y Presupuesto los reportes
generados, a saber: Pedido del Bono de Alimentación, Orden de
Pago Interna, Factura Proforma, y otros reportes emitidos por el
sistema SIREH.
PÁGINA 81 DE 112
MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-401
PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE BENEFICIOS SOCIOECONÓMICOS DEL PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
PROCESO DE
GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS
SUBPROCESO DE
ADMINISTRACIÓN DE BENEFICIOS DEL PERSONAL
Procedimiento:
GRH-P-401 Solicitud de Beneficios Socio
Económicos del Personal
ELABORADO
Dependencia:
Oficina de Planificación y Presupuesto
Responsable:
Firma
ARNOLDO PIÑA
REVISADO
Coordinación de Bienestar Social y Relaciones
Dependencia:
Laborales
Responsable:
Firma
SAMANTHA HERNÁNDEZ
MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-401
PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE BENEFICIOS SOCIOECONÓMICOS DEL PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
1.
ASPECTOS GENERALES
1.1. Propósito
Establecer las normas y el procedimiento a seguir para tramitar los beneficios
socioeconómicos del personal del Instituto Nacional de Estadística (INE).
1.2. Alcance
Describir el procedimiento para el otorgamiento de los beneficios socioeconómicos para
los trabajadores e hijos tales como:

Ayuda por Matrimonio o unión de hecho.

Ayuda por Nacimiento

Guardería Infantil

Útiles escolares

Becas

Ticket Juguete

Plan Vacacional

Dotación de Leche

Dotación de Ropa de Vestir y Trabajo

Prima por hijo

Y demás beneficios.
1.3. Normas Específicas
1.
La Oficina de Recursos Humanos debe velar por el cumplimiento de los requisitos
legales establecidos en los lineamientos para el otorgamiento de beneficios
socioeconómicos, leyes vigentes y contratos colectivos.
2.
La Coordinación de Bienestar Social y Relaciones Laborales es la responsable de
dirigir, coordinar y controlar las actividades inherentes a la inclusión del Personal
en los planes y beneficios socioeconómicos otorgados por el INE.
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MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-401
PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE BENEFICIOS SOCIOECONÓMICOS DEL PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
3.
Todas las áreas participantes en este proceso deben realizar la gestión de
beneficios socioeconómicos, cumpliendo con lo establecido en las normas y el
procedimiento expuesto en este manual.
4.
Para la solicitud de beneficios, todo trabajador debe llenar la planilla de solicitud
del beneficio (disponible en la INTRANET del INE), la cual debe consignar ante la
Oficina de RRHH conjuntamente con los recaudos establecidos.
5.
Para el otorgamiento de beneficios al personal nuevo ingreso, el trabajador debe
consignar los documentos requeridos durante los primeros quince días (15)
posterior a su ingreso.
6.
Para el otorgamiento de becas, el beneficiario (hijo del trabajador), debe
mantener un promedio de notas mínimo de trece y medio (13,5) puntos.
7.
Para el otorgamiento del beneficio de guardería, el Analista de Bienestar Social y
Relaciones Laborales, debe realizar las inclusiones y/o modificaciones antes de
que se genere la nómina respectiva.
8.
El beneficio de guardería infantil, maternal o preescolar, se cancela dentro de los
primeros 5 días de cada mes de acuerdo a lo establecido en las leyes vigentes.
9.
La oficina de RRHH debe enviar a la Oficina de Administración y Finanzas en
Enero de cada año fiscal, el listado de personal obrero para el trámite del
beneficio de leche, ropa de vestir.
10. El beneficio de dotación de Leche debe ser otorgado a cada trabajador a través
de tickets de alimentación a razón de 2kg cada 45 días laborables, al costo que
fije el mercado al momento del pago.
11. Todo pago de beneficios de útiles, becas, matrimonio y nacimiento, deben ser
aprobados a través de puntos de cuenta.
12. Para la solicitud de beneficios, el trabajador debe consignar, conjuntamente a la
planilla de solicitud, sus respectivos soportes de acuerdo a:

Ayuda por Matrimonio: Copia certificada de Acta de matrimonio o unión de
hecho

Ayuda por Nacimiento: Copia certificada de Acta de nacimiento
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Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-401
PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE BENEFICIOS SOCIOECONÓMICOS DEL PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3

Guardería Infantil: Inscripción de guardería, maternal o preescolar en original;
acta constitutiva, Registro de información fiscal (Rif), autorización emitida por el
Ministerio del Poder Popular para la Educación y Facturas mensuales del centro
educativo para el pago del beneficio en original.

Útiles escolares: Constancia de inscripción del período escolar vigente.

Becas: Constancias de estudio del beneficiario de becas y promedio de notas
(boleta de calificaciones).

Ticket Juguete: Copia certificada de Acta de nacimiento.

Plan Vacacional: Copia certificada de Acta de nacimiento.

Dotación de Leche: Destinada a personal obrero el cual tramita la Oficina de
RRHH, ante la Oficina de Administración.

Dotación de Ropa de Vestir y Trabajo: Destinada a personal obrero el cual
gestiona la Oficina de RRHH ante la Oficina de Administración.

Prima por hijo: Copia certificada de Acta de nacimiento.
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Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-401
PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE BENEFICIOS SOCIOECONÓMICOS DEL PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
2.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
2.1. Flujograma
Empleados /Obreros/
Contratados
Analista de RRHH (Bienestar social)
Analista de RRHH
(Bienestar social)
Gerencia de RRHH
Coordinador de Bienestar
Social y Relaciones
Laborales
Todas las Gerencias
Solicitud de Beneficios Socio Económicos del Personal
Planilla de
Solicitud
1
Elabora Solicitud
de Beneficios
Socioeconómicos
2
Recibe y revisa
Solicitud de
Beneficios
Socioeconómicos
9
Recibe y firma
Reporte de
Nómina
Preliminar
SIREH
SIREH
Recibe Reporte
de Apertura de
Nomina y carga
información
Recibe solicitud
y genera
Reporte de
Nómina
Preliminar
SIREH
Recibe y revisa
Solicitud y
solicita apertura
de Nómina
8
7
5
3
Recibe y revisa
Reporte de
Nómina
Preliminar
10
Recibe Reporte
de Nómina y
remite para
ejecución
11
4
6
Recibe Solicitud
y habilita la
apertura de
Nómina
SIREH
Recibe Reporte
de Nómina
Preliminar y
gestiona pago
Solicita que la
Nómina sea
generada
GRH-P-301
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Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-401
PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE BENEFICIOS SOCIOECONÓMICOS DEL PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
2.2. Descripción de Actividades
RESPONSABLE
Trabajador
DESCRIPCIÓN
1.
Elabora Solicitud de Beneficios Socioeconómicos.
1.1.
Ingresa a intranet y elabora Solicitud de Beneficios Socioeconómicos (según el beneficio).
1.2.
Imprime Solicitud y consigna junto con los recaudos requeridos
en la Oficina de RRHH.
Coordinador de
Bienestar Social y
Relaciones
Laborales
Analista de RRHH
(Bienestar Social y
Relaciones
Laborales).
2.
Recibe y revisa Solicitud de Beneficios Socioeconómicos.
2.1.
Recibe y revisa Solicitud de Beneficios Socioeconómicos junto
con recaudos.
2.2.
Verifica que los documentos estén completos y correctos.
2.3.
Entrega la documentación al Analista y solicita el trámite.
3.
Recibe y revisa Solicitud y solicita apertura de Nómina.
3.1.
Recibe y revisa Solicitud de Beneficios Socioeconómicos junto
con recaudos.
3.2.
Verifica que los documentos estén completos y correctos.
3.3.
Solicita al Analista de Nómina, mediante el sistema SIREH, la
Apertura de Nómina para el registro del beneficio.
Analista de RRHH
(Nómina)
4.
Recibe Solicitud y habilita la apertura de Nómina.
4.1.
Recibe solicitud y mediante el sistema SIREH habilita los campos
para el registro de los cambios.
4.2.
Genera Reporte de Apertura de Nómina y lo remite al Analista de
Bienestar Social.
Analista de RRHH
(Bienestar Social y
Relaciones
Laborales).
5.
Recibe Reporte de Apertura de Nómina y carga información.
5.1.
Recibe y verifica que hayan sido habilitados los campos
requeridos para el trámite del beneficio.
5.2.
Carga información del beneficio socioeconómico mediante el
sistema SIREH:

Para el trámite del beneficio de Guardería, en caso que la
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Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-401
PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE BENEFICIOS SOCIOECONÓMICOS DEL PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
guardería no esté en la base de datos del sistema SIREH;
crea en el sistema la guardería y costo de la mensualidad e
inscripción si corresponde.

Para el trámite de Ayuda de nacimiento o matrimonio, se
incluye datos del hijo o cónyuge y se ingresa la fecha de
matrimonio y recepción de la solicitud en el SIREH.

Para el trámite de Útiles escolares y becas, se tilda la
recepción del documento en el sistema SIREH.

Para el trámite de Prima por hijo, se registra en el sistema la
carga familiar.
Analista de RRHH
(Bienestar Social y
Relaciones
Laborales).
6.
Solicita que la Nómina sea generada.
6.1.
Realiza la solicitud de generación de nómina preliminar.
Analista de RRHH
(Nómina)
7.
Recibe solicitud y genera Reporte de Nómina Preliminar.
7.1.
Ingresa al sistema SIREH y genera la nómina respectiva.
7.2.
Genera reporte de nómina en el sistema SIREH
7.3.
Entrega el reporte para su revisión.
8.
Recibe y revisa Reporte de Nómina Preliminar.
8.1.
Recibe reporte de nómina preliminar y revisa que las
Analista de RRHH
(Bienestar Social y
Relaciones
Laborales).
Coordinador de
Bienestar Social y
Relaciones
Laborales
Analista de RRHH
(Bienestar Social y
Relaciones
Laborales)
modificaciones realizadas en el sistema sean efectivas.
8.2.
Entrega reporte de nómina y solicita firma de conformidad.
9.
Recibe y firma Reporte de Nómina Preliminar.
9.1.
Verifica el Reporte de Nómina Preliminar y la carga de Beneficios
Socioeconómicos.
9.2.
Firma Reporte de Nómina Preliminar y entrega.
10.
Recibe Reporte de Nómina y remite para ejecución.
10.1. Recibe Reporte de Nómina Preliminar firmado y remite para su
ejecución.
PÁGINA 88 DE 112
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Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-401
PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE BENEFICIOS SOCIOECONÓMICOS DEL PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
10.2. Archiva copia del Reporte de Nómina Preliminar.
Analista de RRHH
(Nómina)
11.
Recibe Reporte de Nómina Preliminar y gestiona pago.
11.1. Recibe reporte y gestiona el pago de nómina.
PÁGINA 89 DE 112
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Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-402
PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE PENSIONES Y JUBILACIONES DEL PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
PROCESO DE
GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS
SUBPROCESO DE
ADMINISTRACION DE BENEFICIOS DEL PERSONAL
Procedimiento:
GRH-P-402 Solicitud de Pensiones y
Jubilaciones del Personal
ELABORADO
Dependencia:
Oficina de Planificación y Presupuesto
Responsable:
Firma
ARNOLDO PIÑA
REVISADO
Coordinación de Bienestar Social y Relaciones
Dependencia:
Laborales
Responsable:
Firma
SAMANTHA HERNÁNDEZ
MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-402
PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE PENSIONES Y JUBILACIONES DEL PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
1.
ASPECTOS GENERALES
1.1. Propósito
Establecer las actividades y requisitos necesarios para los trámites relacionados a
pensiones por invalidez o jubilación de empleados de la Institución, de manera oportuna,
con el fin de asegurar el cumplimiento de las leyes y reglamentos nacionales
establecidos.
1.2. Alcance
Lo indicado en el presente procedimiento, abarca la solicitud de pensiones, la revisión y
evaluación de requerimientos y la aprobación y gestión de pensiones del personal. Este
procedimiento es de obligado conocimiento y cumplimiento por parte de todo el personal
involucrado.
1.3. Normas Específicas
1.
La Oficina de Recursos Humanos es la encargada de garantizar el cumplimiento
de las obligaciones laborales del Instituto Nacional de Estadística con respecto
los Beneficios establecidos en las Convenciones Colectivas, estableciendo los
parámetros a seguir en las leyes y reglamentos vigentes.
2.
La Coordinación de Bienestar Social y Relaciones Laborales es responsable de
realizar todos los trámites inherentes de jubilación, pensiones de sobreviviente o
incapacidad, que por derecho le corresponden a los empleados y a los obreros
de la Institución. En este sentido elaborará la Programación Anual de los
empleados y obreros que cumplen con los requisitos de Ley para ser jubilados.
3.
Las Jubilaciones Especiales son aquellas que no cumplen con los requisitos
establecidos de Ley. Serán otorgadas, siempre y cuando no se hayan verificado
los requisitos de edad y tiempo de servicio exigidos para la jubilación ordinaria.
(Glosario de términos).
4.
El INE publicará en el mes de noviembre o diciembre, en dos diarios de
circulación nacional, el lapso en el cual se recibirá la Fe de Vida, en original. Una
vez vencido el plazo sin que se haya recibido dicho documento, se procederá a
suspender los pagos, hasta que cumpla con este requisito.
PÁGINA 91 DE 112
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Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-402
PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE PENSIONES Y JUBILACIONES DEL PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
2.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
2.1. Flujograma
Empleado
1
Elabora Solicitud de
Pensión y remite a la
Oficina de RRHH
2
4
Elabora Solicitud de
Evaluación de
Incapacidad Residual
(Forma 14-08)
Recibe Forma 1408
con sello húmedo con
copias al carbón
3
Recibe y revisa
Solicitud de Pensión y
recaudos
6
Recibe Resolución y
realiza trámites
5
9
Revisa Resolución
emitida por la Comisión
Nacional de Evaluación
de Discapacidad Residual
Gerente de RRHH
Gerencia de RRHH
Recibe y entrega al
analista
7
Firma y sella en señal
de aprobación
Presidente
Presidencia
Pág. 1 de 3
Inicio
Coordinador de Bienestar
Analista de RRHH (Bienestar
Social y Relaciones
Social y Relaciones Laborales)
Laborales
Todas las Gerencias
SOLICITUD DE PENSIONES
8
Firma y sella en señal
de aprobación
PÁGINA 92 DE 112
FIN
MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-402
PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE PENSIONES Y JUBILACIONES DEL PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
Gerente de RRHH
Gerencia de RRHH
Coordinador de Bienestar Social y
Relaciones Laborales
Analista de RRHH (Bienestar Social y
Relaciones Laborales)
JUBILACIÓN REGLAMENTARIA
Pág. 2 de 3
Inicio
1
4
Realiza la
Programación Anual
2
5
Notifica a los
Trabajadores que
cumplen con los
requisitos
Realiza el cálculo
de la jubilación
8
9
Remite a la Gerencia
de adscripción
Memorándum de
Notificación
Notifica a la
Coordinación
Administrativa para
el trámite de pago
6
Recibe y revisa
documentación
3
Firma y sella en
señal de aprobación
y remite
Recibe y revisa
7
Firma y sella en
señal de aprobación
y remite
FIN
PÁGINA 93 DE 112
MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-402
PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE PENSIONES Y JUBILACIONES DEL PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
Empleado
Coordinador de Bienestar Social y
Relaciones Laborales
Gerente de RRHH
Gerencia de RRHH
Pág. 3 de 3
Inicio
1
Presenta por
escrito su solicitud
en la Oficina de
RRHH
Analista de RRHH (Bienestar Social
y Relaciones Laborales)
Todas las Gerencias
JUBILACIÓN ESPECIAL
3
7
Conforma el
expediente con la
documentación
necesaria
4
2
Recibe y revisa
recaudos
8
Remite a la
Gerencia de
adscripción
Memorándum de
Notificación
Notifica a la
Coordinación
Administrativa para
el trámite de pago
6
Recibe
documentación del
Ministerio de
Planificación y
Finanzas
Recibe y revisa
documentación
5
Firma y sella en
señal de
aprobación y
remite
FIN
PÁGINA 94 DE 112
MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-402
PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE PENSIONES Y JUBILACIONES DEL PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
2.2. Descripción de Actividades
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
SOLICITUD DE PENSIONES
Empleado
1.
Elabora Solicitud de Pensión y remite a la Oficina de RRHH
1.1. Elabora Solicitud de Pensión y entrega en la Oficina de RRHH
junto con los recaudos requeridos en la Ley del IVSS.
Analista de RRHH
(Bienestar Social y
Relaciones
Laborales)
2.
Elabora Solicitud de Evaluación de Incapacidad Residual
(Forma 14-08).
2.1. Elabora Oficio de Solicitud de Evaluación de Incapacidad
Residual (Forma 14-08).
2.2. Elabora Oficio dirigido al médico tratante.
2.3. Remite Oficio junto a los recaudos establecidos en la Ley del
IVSS.
Coordinador de
Bienestar Social y
Relaciones
Laborales
3.
Recibe y revisa Solicitud de Pensión y recaudos.
Analista de RRHH
(Bienestar Social y
Relaciones
Laborales)
4.
Recibe Forma 14-08 con sello húmedo con copias al carbón.
4.1. Elabora Oficio dirigido a la Comisión Nacional de Evaluación, para
solicitar la Evaluación.
4.2. Entrega al funcionario Oficio en original y copia para solicitud de
cita de evaluación.
4.3. Retira Oficio de evaluación de La Comisión en el IVSS.
4.4. Entrega al Coordinador.
Coordinador de
Bienestar Social y
Relaciones
Laborales
5.
Revisa Resolución emitida por la Comisión Nacional de
Evaluación de Discapacidad Residual.
PÁGINA 95 DE 112
MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-402
PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE PENSIONES Y JUBILACIONES DEL PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
Analista de RRHH
(Bienestar Social y
Relaciones
Laborales)
6.
Recibe Resolución y realiza trámites.
Gerente de RRHH
7.
Firma y sella en señal de aprobación.
Presidente
8.
Firma y sella en señal de aprobación.
Coordinador de
Bienestar Social y
Relaciones
Laborales
9.
Recibe y entrega al analista.
6.1. Recibe resolución y elabora punto de cuenta, notificación al
trabajador, Oficio de apertura de cuenta bancaria.
9.1. Envía documentos a las unidades involucradas.
JUBILACIÓN REGLAMENTARIA
Analista de RRHH
(Bienestar Social y
Relaciones
Laborales)
1.
Realiza la Programación Anual
1.1. Verifica el Libro de Antigüedad para determinar el personal
Empleado y Obrero que cumple con los requisitos de ley.
1.2. Remite documento.
Coordinador de
Bienestar Social y
Relaciones
Laborales
2.
3.
Gerente de la
Oficina de Recursos
Humano
Analista de RRHH
(Bienestar Social y
Relaciones
Laborales)
4.
Analista de RRHH
(Bienestar Social y
Relaciones
Laborales)
5.
Recibe y revisa documentación
Firma y sella en señal de aprobación y remite.
Notifica a los Trabajadores que cumplen con los requisitos.
4.1. Notifica a los Trabajadores que cumplen con los requisitos para la
jubilación reglamentaria del año fiscal
Realiza el cálculo de la jubilación
5.1. Elabora Punto de Cuenta
5.2. Elabora Memorándum y Oficio de Notificación
5.3. Remite documentos
PÁGINA 96 DE 112
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Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-402
PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE PENSIONES Y JUBILACIONES DEL PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
Coordinador de
Bienestar Social y
Relaciones
Labolares
6.
Recibe y revisa
Gerente de RRHH
7.
Firma y sella en señal de aprobación y remite
Analista de RRHH
(Bienestar Social y
Relaciones
Laborales)
8.
Remite a la Gerencia de adscripción Memorándum de
Analista de RRHH
(Bienestar Social y
Relaciones
Laborales)
9.
Notificación.
Notifica a la Coordinación Administrativa para el trámite de
pago
JUBILACIÓN ESPECIAL
Trabajador
1.
Presenta por escrito su solicitud en la Oficina de RRHH
Coordinador de
Bienestar Social y
Relaciones
Laborales
2.
Recibe y revisa recaudos
2.1. Entrega al Analista correspondiente para su Gestión
2.2. Informa al trabajador mediante oficio el inicio de trámite de la
jubilación especial.
Analista de RRHH
(Bienestar Social y
Relaciones
Laborales)
3.
Conforma el expediente con la documentación necesaria
3.1. Realiza el cálculo de la jubilación especial.
3.2. Revisa que toda la documentación pertinente se encuentre anexa.
3.3. Remite expediente.
Coordinador de
Bienestar Social y
Relaciones
Laborales
4.
Recibe y revisa documentación
4.1. Realiza Oficio a ser Remitido a Ministerio de Planificación y
5.
Gerente de la
Oficina de Recursos
Humano
Finanzas.
Firma y sella en señal de aprobación y remite.
PÁGINA 97 DE 112
MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-402
PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE PENSIONES Y JUBILACIONES DEL PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
Coordinador de
Bienestar Social y
Relaciones
Laborales
6.
Recibe documentación del Ministerio de Planificación y
Finanzas
6.1. Revisa si hay inconsistencias.
6.2. Remite al Analista correspondiente.
Analista de RRHH
(Bienestar Social y
Relaciones
Laborales)
7.
Analista de RRHH
(Bienestar Social y
Relaciones
Laborales)
8.
Remite a la Gerencia de adscripción Memorándum de
Notificación.
Notifica a la Coordinación Administrativa para el trámite de
pago
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MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-403
PROCEDIMIENTO: INGRESO Y EGRESO DEL PERSONAL EN EL IVSS
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
PROCESO DE
GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS
SUBPROCESO DE
ADMINISTRACION DE BENEFICIOS DEL PERSONAL
GRH-P-403
Procedimiento:
Ingreso y Egreso del Personal en el
IVSS
ELABORADO
Dependencia:
Oficina de Planificación y Presupuesto
Responsable:
Firma
ARNOLDO PIÑA
REVISADO
Coordinación de Bienestar Social y Relaciones
Dependencia:
Laborales
Responsable:
Firma
SAMANTHA HERNÁNDEZ
MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-403
PROCEDIMIENTO: INGRESO Y EGRESO DEL PERSONAL EN EL IVSS
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
1.
ASPECTOS GENERALES
1.1. Propósito
Establecer las normas y el procedimiento a seguir para tramitar la afiliación del personal
en el Seguro Social Obligatorio.
1.2. Alcance
Describir el procedimiento para la afiliación del personal según lo establecido en la Ley
del Seguro Social y su Reglamento.
1.3. Normas Específicas
1.
La Coordinación de Bienestar Social y Relaciones Laborales es la encargada de
realizar la gestión de inclusión del personal en el Instituto Venezolano del Seguro
Social, dentro de los 3 tres días hábiles posteriores a su ingreso, cumpliendo con
lo establecido en las leyes vigentes.
2.
La Oficina de Recursos Humanos, es la encargada de velar por el cumplimiento
de las leyes vigente en materia de Seguridad Social.
3.
El trabajador debe consignar ante la Oficina de Recursos Humanos, para su
afiliación en el IVSS, los siguientes recaudos:
4.

Acta de Matrimonio o Unión de hecho.

Acta de nacimiento.

Acta de nacimiento del titular (en caso de afiliación de padre o madre).

Copia de Cédula de Identidad Legible.
La Coordinación de Bienestar Social y Relaciones Laborales debe hacer entrega
al trabajador de la constancia de ingreso de personal (FORMA 14-02) o
constancia de egreso (forma 14-03), emitidas por el Sistema de Autoliquidación
de Empresas TIUNA (IVSS).
5.
La Coordinación de Bienestar Social y Relaciones Laborales, debe realizar el
egreso del trabajador, en el Sistema de Autoliquidación de Empresas (TIUNA),
dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes.
PÁGINA 100 DE 112
MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-403
PROCEDIMIENTO: INGRESO Y EGRESO DEL PERSONAL EN EL IVSS
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
2.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
2.1. Flujograma
Coordinación
Admon. de Nomina
Analista de RRHH
(Nomina)
Coordinación de Bienestar Social y
Relaciones Laborales
Presidencia
Presidente Analista de RRHH (Bienestar Social)
Todas las Gerencias
Empleados /Obreros/
Contratados
Ingreso y Egreso del personal en el Seguro Social Obligatorio
GRH-P-102
GRH-P-104
1
Elabora y remite
Lista de Personal
Ingresado y
Egresado
TIUNA
2
3
Recibe y revisa
Lista de Personal
Ingresa al sistema
TIUNA y registra
información
TIUNA
6
4
Genera y entrega
certificado y
gestiona firmas
8
Recibe Certificados
firmados y
distribuye
Recibe documentos
probatorios de carga
familiar y los mantiene
para próxima carga
5
Recibe, firma
Certificados y
devuelve
7
Recibe Certificados
y decide incluir
familiares
FIN
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MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-403
PROCEDIMIENTO: INGRESO Y EGRESO DEL PERSONAL EN EL IVSS
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
2.2. Descripción de Actividades
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
Analista de RRHH
(Captación,
Capacitación y
Desarrollo)
1.
Elabora y remite Lista de Personal Ingresado y Egresado.
1.1.
Elabora Listado de Personal Ingresado y Egresado.
1.2.
Remite al Analista de RRHH.
Analista de RRHH
(Bienestar Social y
relaciones
Laborales)
2.
Recibe y revisa Lista de Personal.
2.1.
Recibe y revisa Lista de Personal Ingresado y Egresado y verifica
que los datos estén completos.
2.2.
En caso de que la información esté incompleta, completa los
datos faltantes según lo exigido por el IVSS.
Analista de RRHH
(Bienestar Social y
relaciones
Laborales)
3.
Ingresa al sistema TIUNA y registra información.
3.1.
Prepara el archivo requerido por el IVSS para la carga por lotes
de personal ingresado y egresado, además de las cargas
familiares suministradas por los Trabajadores
que están
pendientes de inclusión.
3.2.
Ingresa el archivo especial al sistema TIUNA del IVSS y realiza la
actualización.
Analista de RRHH
(Bienestar Social y
relaciones
Laborales)
4.
Genera y entrega certificado y gestiona firmas.
4.1.
Genera mediante el sistema TIUNA los Certificados y los
imprime, a saber: forma 14-02 y 14-03 y carga familiar.
4.2.
Elabora nota de remisión y envía a Presidencia la Lista de
Personal Ingresado y Egresado junto con los Certificados.
Presidente
5.
Recibe, firma Certificados y devuelve.
5.1.
Recibe Certificados, firma, sella y devuelve.
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MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-403
PROCEDIMIENTO: INGRESO Y EGRESO DEL PERSONAL EN EL IVSS
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
Analista de RRHH
(Bienestar Social y
relaciones
Laborales)
6.
Recibe Certificados firmados y distribuye.
6.1.
Entrega original al Trabajador y envía copia a archivo para
Trabajador
7.
Recibe Certificados y decide incluir familiares.
7.1.
Recibe Certificado (14-02, 14-03 o Certificado de carga familiar).
7.2.
Si desea incluir carga familiar, consigna documentos probatorios
actualización del expediente.
ante la Oficina de Recursos Humanos.
Analista de RRHH
(Bienestar Social y
relaciones
Laborales)
8.
Recibe documentos probatorios de carga familiar y los
mantiene para próxima carga.
8.1.
Recibe del Trabajador documentos probatorios de carga familiar
para su inclusión en el IVSS.
8.2.
Mantiene los documentos pendientes para próximo proceso.
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MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-404
PROCEDIMIENTO: INCLUSIÓN DEL PERSONAL EN EL SEGURO COLECTIVO
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
PROCESO DE
GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS
SUBPROCESO DE
ADMINISTRACION DE BENEFICIOS DEL PERSONAL
GRH-P-404
Procedimiento:
Inclusión del Personal en el Seguro
Colectivo
ELABORADO
Dependencia:
Oficina de Planificación y Presupuesto
Responsable:
Firma
ARNOLDO PIÑA
REVISADO
Coordinación de Bienestar Social y Relaciones
Dependencia:
Laborales
Responsable:
Firma
SAMANTHA HERNÁNDEZ
MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-404
PROCEDIMIENTO: INCLUSIÓN DEL PERSONAL EN EL SEGURO COLECTIVO
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
1.
ASPECTOS GENERALES
1.1. Propósito
Establecer las normas y el procedimiento a seguir para tramitar la inclusión del personal
en el seguro colectivo del Instituto Nacional de Estadística (INE)
1.2. Alcance
Lo indicado en el presente procedimiento abarca: la tramitación de la inclusión del
personal en el seguro colectivo del INE.
1.3. Normas Específicas
1.
Todas las áreas participantes en este proceso deben tramitar la inclusión del
personal en la póliza de seguro colectivo, cumpliendo con lo establecido en las
normas y el procedimiento expuesto en el presente documento.
2.
La Coordinación de Bienestar Social es la responsable de dirigir, coordinar y
controlar las actividades inherentes a la inclusión del Personal en los planes y
beneficios requeridos por el INE.
3.
Para la solicitud de ingreso de personal en el seguro colectivo, deben ser
consignados los recaudos; planilla original de la empresa de seguros, copia de la
cédula de identidad (titular y beneficiario), acta de nacimiento, acta de matrimonio
o unión de hecho.
4.
El beneficio de seguro colectivo es aplicable para el personal empleados,
obreros, jubilados, pensionados y contratados (cuando aplique) del INE.
5.
La Oficina de Recursos Humanos, para este procedimiento debe velar por el
cumplimiento de los requisitos legales establecidos por la Ley del Estatuto de la
Función Pública y la Ley Orgánica del Trabajo.
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MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-404
PROCEDIMIENTO: INCLUSIÓN DEL PERSONAL EN EL SEGURO COLECTIVO
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
2.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
2.1. Flujograma
Analista de RRHH
Analista de RRHH (Bienestar
(Captación, Capacitación
Social)
y Desarrollo)
Pág. 1 de 1
GRH-P-102
1
Entrega Lista de
Personal y
recaudos para ser
ingresado al Seguro
Colectivo
SIREH
5
2
Ingresa al sistema
SIREH y registra la
información
Recibe y revisa
Lista de Personal y
recaudos
Gerente de RRHH
Coordinador de Bienestar Social y
Relaciones Laborales
Gerencia de RRHH
Inclusión del Personal en el Seguro Colectivo
6
Solicita tramitación
de inclusión con la
empresa de
seguros
4
Recibe y firma
Oficio y demás
recaudos
3
Recibe y revisa
Oficio y demás
recaudos
FIN
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MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-404
PROCEDIMIENTO: INCLUSIÓN DEL PERSONAL EN EL SEGURO COLECTIVO
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
2.2. Descripción de Actividades
RESPONSABLE
Analista de RRHH
(Captacion,
Capacitacion y
Desarrollo).
DESCRIPCIÓN
1.
Entrega Lista de Personal y recaudos para ser ingresado al
Seguro Colectivo.
1.1.
Prepara Lista de Personal para ser ingresado en el Seguro
Colectivo junto con los Solicitudes y recaudos y los entrega al
Analista de RRHH de Bienestar Social.
Analista de RRHH
(Bienestar Social y
Relaciones
Laborales).
2.
Recibe y revisa Lista de Personal y recaudos.
2.1.
Verifica que los recaudos estén completos.
2.2.
Elabora Oficio de Solicitud de Inclusión al Seguro Colectivo.
2.3.
Remite la documentación: Oficio, Relación, Solicitudes y
recaudos al Coordinador de Bienestar Social para su aprobación.
Coordinador de
Bienestar Social y
Relaciones
Laborales.
3.
Recibe y revisa Oficio y demás recaudos.
3.1.
Recibe y revisa la documentación y la remite al Gerente de
Gerente de RRHH
4.
Recibe y firma Oficio y demás recaudos.
4.1.
Recibe y firma la documentación y la devuelve al Analista de
RRHH para su aprobación.
Bienestar Social.
Analista de RRHH
(Bienestar Social y
Relaciones
Laborales).
5.
Ingresa al sistema SIREH y registra la información.
5.1.
Ingresa al sistema SIREH y registra la información del Seguro
Analista de RRHH
(Bienestar Social y
Relaciones
Laborales).
6.
Solicita tramitación de inclusión con la empresa de seguros.
6.1.
Remite la documentación: Oficio de Solicitud de Inclusión,
Colectivo.
Relación, Solicitudes y recaudos a la empresa de seguros.
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MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-405
PROCEDIMIENTO: COMPENSACIONES DEL PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
PROCESO DE
GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS
SUBPROCESO DE
ADMINISTRACION DE BENEFICIOS DEL PERSONAL
Procedimiento:
GRH-P-405 Compensaciones del Personal
ELABORADO
Dependencia:
Oficina de Planificación y Presupuesto
Responsable:
Firma
ARNOLDO PIÑA
REVISADO
Coordinación de Bienestar Social y Relaciones
Dependencia:
Laborales
Responsable:
Firma
SAMANTHA HERNÁNDEZ
MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-405
PROCEDIMIENTO: COMPENSACIONES DEL PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
1.
ASPECTOS GENERALES
1.1. Propósito
Establecer las normas y el procedimiento a seguir para tramitar las compensaciones del
personal del Instituto Nacional de Estadística (INE)
1.2. Alcance
Lo indicado en el presente procedimiento abarca: la tramitación de compensación del
personal del INE por profesionalización, antigüedad y/o desempeño.
1.3. Normas Específicas
1.
Todas las áreas participantes en este proceso deben realizar la gestión de
compensaciones del personal cumpliendo con lo establecido en las normas y el
procedimiento expuesto en el presente documento.
2.
La Coordinación de Bienestar Social es la responsable de dirigir, coordinar y
controlar las actividades inherentes a la inclusión del Personal en los planes y
beneficios requeridos por el INE.
3.
La Oficina de Recursos Humanos, para este procedimiento debe velar por el
cumplimiento de los requisitos legales establecidos por la Ley del Estatuto de la
Función Pública y la Ley Orgánica del Trabajo.
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MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-405
PROCEDIMIENTO: COMPENSACIONES DEL PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
2.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
2.1. Flujograma
Coordinación de Desarrollo
RRHH/ Empleados /Obreros
Gerente/Coordinador
Todas las Gerencias
Compensaciones del Personal
Pág. 1 de 1
GRH-P-201
1
Elabora Solicitud de
Compensación y
entrega al Gerente o
Coordinador
involucrado
No
2
Recibe y Revisa
Solicitud de
Compensación y
recaudos
¿Información
y recaudos
completos?
Analista de Bienestar
Coordinador de
Bienestar
Gerencia de RRHH
Si
3
4
Recibe y Revisa
Solicitud de
Compensación y
recaudos
¿Información
correcta?
Registra la
información y
genera Punto de
Cuenta
Si
SIREH
No
5
Recibe Expediente
y revisa Punto de
Cuenta
No
¿Información
correcta?
Si
GRH-P-301
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MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-405
PROCEDIMIENTO: COMPENSACIONES DEL PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
2.2. Descripción de Actividades
RESPONSABLE
Trabajador
DESCRIPCIÓN
1.
Elabora Solicitud de Compensación y entrega al Gerente o
Coordinador involucrado.
1.1.
Elabora Solicitud de Compensación y anexa los recaudos
necesarios para la tramitación del mismo.
Gerente o
Coordinador
Involucrado
1.2.
Entrega al Gerente o Coordinador inmediato para su aprobación.
2.
Recibe y Revisa Solicitud de Compensación y recaudos.
2.1.
Recibe Solicitud de Compensación junto con los recaudos, y
verifica que se encuentren completos, valida motivo de la
solicitud y procede según sea el caso:
 En caso de inconformidad devuelve al Trabajador y explica el
motivo del rechazo.
 En caso de conformidad firma y remite a la Oficina de RRHH.
Analista de RRHH
(Bienestar Social y
Relaciones
Laborales)
3.
Recibe y Revisa Solicitud de Compensación y recaudos.
3.1.
Recibe Solicitud de Compensación junto con los recaudos y
valida que se encuentre debidamente elaborada, recaudos
completos y procede según sea el caso:
 En caso de inconformidad devuelve al Gerente o Coordinador
involucrado y explica el motivo del rechazo.
 En caso de conformidad, continúa el procedimiento.
Analista de RRHH
(Bienestar Social y
Relaciones
Laborales)
4.
Registra la información y genera Punto de Cuenta.
4.1.
Firma la Solicitud de Compensación, ingresa en el sistema
SIREH y registra la información.
4.2.
Genera el Punto de Cuenta e imprime reporte.
4.3.
Apertura Expediente y entrega al Coordinador de Bienestar para
su aprobación.
Coordinador de
Bienestar Social y
Relaciones
5.
Recibe Expediente y revisa Punto de Cuenta.
5.1.
Recibe expediente completo de Solicitud de Compensación y
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MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Recursos Humanos
Código: GRH-P-405
PROCEDIMIENTO: COMPENSACIONES DEL PERSONAL
Fecha:
26/02/2013
Versión: 1.3
RESPONSABLE
Laborales
DESCRIPCIÓN
valida que se encuentre debidamente soportado y elaborado,
procede según sea el caso:
 En caso de inconsistencia devuelve el Expediente al Gerente
o Coordinador involucrado a fin de que subsane el
inconveniente por sí mismo o en conjunto con el Trabajador.
 En caso de conformidad, firma la Solicitud de Compensación
en señal de aprobación y envía el Expediente completo a la
unidad de Nómina para ejecutar el pago al Trabajador.
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