PA-FIN-01 Procedimiento para el Control de Ejecucion Presupuestaria

Colegio Universitario de Cartago
PA-FIN-01 Procedimiento para el Control de
Ejecución Presupuestaria
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Versión 01
1. OBJETIVO Y ALCANCE
1.1. Objetivo:
Este documento establece los lineamientos básicos para la ejecución y el control de la
ejecución presupuestaria del CUC. Proceso que tiene por fin, verificar el cumplimiento de
las disposiciones legales, reglamentarias y técnicas que regulan la gestión presupuestaria
1.2. Alcance:
Aplica a todas las jefaturas, direcciones y funcionarios autorizados y vinculados sobre la
ejecución presupuestaria del Colegio Universitario de Cartago.
2. REFERENCIAS Y DEFINICIONES
2.1. Referencias:
PA-PROV-01 Procedimiento para la Emisión de Órdenes de Compra
PA-FIN-02 Procedimiento para el Pago de Proveedores
PA-FIN-03 Procedimiento para el manejo de Caja Chica
PA-FIN-04 Procedimiento para el control de ingresos
PA-FIN-08 Procedimiento para elaborar Modificación Presupuestaria
PA-FIN-09 Procedimiento para elaborar Presupuesto Extraordinario
IA-FIN-01 Instructivo de Ingreso de presupuesto anual
IA-FIN-02 Instructivo de Inclusión de cargas y remuneraciones a planilla
IA-FIN-03 Instructivo de Validación de Contenido Presupuestario
IA-FIN-04 Instructivo Cancelación de las Órdenes de Compras con cheques
cancelados
IA-FIN-05 Instructivo de Respuesta de Nota Contenido Presupuestario
IA-FIN-06 Instructivo de verificación de Órdenes de Compra
IA-FIN-07 Instructivo Actualización de Control de Presupuesto - Informes
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Queda prohibida la reproducción o transmisión total o parcial del "Sistema de Gestión de Calidad"
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2.2. Definiciones:

Orden de compra: Documento con el cual se contrata el proveedor y se
pactan las condiciones del bien o servicio a recibir.

Solicitud de Emisión de Cheque: Documento en el cual se indica el monto
y la descripción del pago que se debe realizar.

Solicitud de contenido presupuestario: Documento mediante el cual, el
Departamento de Proveeduría solicita verificar si existen los contenidos
presupuestarios suficientes para la adquisición de bienes y servicios.

SIPP: Sistema de Información de Presupuestos Públicos (CGR).

CPCC: Control de Presupuesto por Centros de Costo.

DPD: Dirección de Planificación y Desarrollo

CUC : Colegio Universitario de Cartago
3. RESPONSABILIDADES

Es responsabilidad del Encargado de ejecución presupuestaria analizar,
registrar y contestar la solicitud de contenido presupuestario.

Es responsabilidad del Departamento de Proveeduría realizar la orden de
compra y enviarla al Departamento Financiero para su registro y posterior
cancelación.

Es responsabilidad del Departamento Financiero realizar la cancelación de la
orden de compra con sustento en la solicitud de emisión de cheque emitida
por la Unidad de Proveeduría.
4. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
Inclusión de Presupuesto
4.1 La Dirección de Planificación y Desarrollo entrega carta de remisión y adjunta
documento digital denominado “Presupuesto ordinario aprobado por la Contraloría”, en
este contempla presupuesto para el periodo, ingresos y egresos (centros de costos).
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4.2 El Encargado de ejecución presupuestaria ingresa presupuesto anual a la
herramienta de control de presupuesto. Ver IA-FIN-01 “Instructivo de Ingreso de
presupuesto anual”.
4.3 El Encargado de ejecución presupuestaria realiza la inclusión de Planilla a a
presupuesto vinculando las 1. Remuneraciones Salariales y 2. Cargas Sociales para ser
aplicadas cuando se ejecuta el proceso de planilla. Ver IA-FIN-02 “Instructivo de
Inclusión de cargas y remuneraciones a planilla”.
Ejecución de Presupuesto
La ejecución de Control de Presupuesto se realiza basada en las solicitudes denominadas
“Solicitudes de Bienes y Servicios” que la Unidad de Proveeduría tenga en trámite y lo que
el resto de los Departamentos del CUC solicite al Departamento Financiero.
4.4 La Unidad de Proveeduría emite una solicitud de contenido presupuestario y la
traslada al Departamento Financiero para verificar su contenido económico
4.5
El Encargado de ejecución presupuestaria analiza la solicitud remitida y
determina si es aprobada o denegada según contenido presupuestario. Ver
Instructivo
IA-FIN-03
“Instructivo
de
Validación
de
Contenido
Presupuestario”.
4.5.1 Si existe contenido presupuestario, el Departamento de Financiero registra la
separación de presupuesto y envía a la Unidad de Proveeduría la solicitud con la
aprobación respectiva de “Nota de Contenido Presupuestario”.
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Ejecución Presupuestaria
4.5.2
Si
no
existe
contenido
presupuestario
el
Encargado
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de
ejecución
presupuestaria devuelve a la Unidad de Proveeduría la solicitud denegada.
4.6
Si la solicitud de contenido presupuestario fue aprobada, la Unidad de
Proveeduría procede a realizar la orden de compra y la envía al Departamento
de Financiero y éste compara la Orden de Compra contra la Nota de
Contenido Presupuestario.
4.7
Si la Orden de Compra esta correcta, la Unidad de Proveeduría crea y envía al
Departamento Financiero y a la Dirección Administrativa Financiera para su
respectiva aprobación la Solicitud de Emisión de Cheques. Ver IA-PROV-01
“Instructivo Solicitud de Emisión de Cheques”.
4.8
El Departamento de Financiero recibe la orden de compra y cancela la
separación con la orden de compra que se encuentra adjudicada según con la
solicitud que dio origen al gasto.
Nota: Los registros presupuestarios que no requieren de orden de compra,
proceden de las erogaciones por concepto de pagos salariales y similares,
indemnizaciones a terceros, contratos de servicios profesionales y técnicos,
pago automático de recibos, capacitaciones, comisiones bancarias, aportes de
seguridad social, multas, pagos de impuestos.
Formas de pago
4.9
El Departamento de Financiero realiza el pago a sus proveedores de dos
maneras 1. emitido el cheque o por transferencia de fondos para los pagos
correspondientes, y el Encargado de Ejecución Presupuestaria realiza el
control cruzado con los registros de contables. Ver IA-FIN-04 “Instructivo
Cancelación de las Órdenes de Compras con cheques cancela dos” _________________________________________________
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Ejecución Presupuestaria
PA-FIN-03
“Procedimiento
Procedimiento
PA-FIN-02
para
el
Manejo
“Procedimiento
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Versión 01
de
Caja
para
el
Chica”
Pago
–
de
Proveedores”.
4.10 El Encargado de Ejecución Presupuestaria realiza la conciliación de las cuentas
de presupuesto contra los registros contables.
ELEBORACION MODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA
4.11 El
Encargado
de
Ejecución
presupuestaria
incluye
la
modificación
presupuestaria en el archivo de presupuesto aprobado por el Consejo
Directivo Institucional. Ver PA-FIN-08 Procedimiento para elaborar
Modificación Presupuestaria.
ELABORACIÓN PRESUPUESTO EXTRAORDINARIO
4.12 El Encargado de Ejecución presupuestaria crea e incluye la modificación
aprobada por concepto de presupuesto extraordinario, aprobado por el
Consejo
Directivo.
Ver
PA-FIN-09
Procedimiento
para
elaborar
Presupuesto Extraordinario.
SOBRE LOS INGRESOS
La ejecución del control presupuestario para los ingresos está basada en los recursos
financieros que perciba la institución por los siguientes conceptos: Ingresos Tributarios,
Transferencias Corrientes, Recursos de Vigencia Anteriores.
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4.13 El Encargado de Ejecución Presupuestaria debe verificar al final de cada mes
que los ingresos anotados en el control presupuestario se encuentren
debidamente contabilizados y conciliados con los registros del control
bancario.
4.14 Cada uno de los ingresos percibidos deben clasificarse según la naturaleza de
su realización conforme con el clasificador de ingresos del Sector Publico. Ver
PA-FIN-04 “Procedimiento para el control de ingresos” -
IA-FIN-07
“Instructivo Actualización de Control de Presupuesto - Informes”.
Conciliación del Presupuesto vs Contabilidad
Frecuencia de las Actividades
Actividad
Inclusión de Presupuesto
Inclusión de SCP
Inclusión de OC
Frecuencia
Anual
Diaria
Diaria
Inclusión de cheques
Modificaciones presupuestarias
Liquidación de presupuesto
Diaria
Ocasional
Trimestral
Duración
8 horas
5 minutos C/documento
20 minutos distribuido en las
actividades
2 minutos c/documento
8 horas
16 horas
5 CONTROL DE CAMBIOS
Versión
Solicitud #
01
01
Descripción del cambio (para mayor
detalle ver la solicitud correspondiente)
Creación del documento
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