procedimiento de formulacion, ejecucion y seguimiento al plan

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PROCEDIMIENTO DE FORMULACION, EJECUCION Y SEGUIMIENTO AL
PLAN ESTRATEGICO INSTITUCIONAL Y PLANES DE ACCION
1. OBJETIVO
Este procedimiento tiene por objeto establecer las políticas o condiciones, actividades,
responsabilidades y controles para mantener y mejorar el direccionamiento estratégico que le
permita a la Universidad del Atlántico cumplir con las líneas estratégicas y proyectos establecidos
en el corto, mediano y largo plazo.
2. ALCANCE
Aplica a todos a los procesos establecidos en el mapa de procesos de la Universidad.
3. RESPONSABLES
3.1.
JEFE OFICINA DE PLANEACIÓN.
Es el responsable de que este procedimiento se cumpla y de asegurar el entrenamiento del
personal para el conocimiento y aplicabilidad del mismo.
3.2.
REPRESENTANTES DE LA COMUNIDAD UNIVERSITARIA
Son los encargados de representar a los diferentes órganos colegiados para participar en la
formulación de los Planes Estratégicos.
4. GLOSARIO
Para facilitar la comprensión del presente documento, se definen los siguientes términos:

PLAN ESTRATEGICO INSTITUCIONAL: Herramienta gerencial institucional, articulado y
coherente con las tendencias nacionales e internacionales de las Instituciones de
Educación Superior, el cual permite establecer lineamientos, motores de desarrollo,
visiones de futuro, familias de estrategias y estrategias a seguir por la Universidad del
Atlántico en el largo plazo.

PLAN DE ACCION INSTITUCIONAL: Herramienta gerencial institucional, articulada y
coherente con el Plan Estratégico Institucional, el cual establece el conjunto de proyectos,
actividades y metas de las distintas áreas funcionales de la Universidad del Atlántico
durante un periodo de aplicación y ejecución inferior al Plan Estratégico Institucional.

LINEA ESTRATEGICA: Es la definición de un propósito institucional y fundamental para la
generación de ventajas competitivas y comparativas en el largo plazo.

MOTORES DE DESARROLLO: Son visiones de futuro que por el mismo periodo
establecido para la ejecución del Plan Estratégico Institucional, darán cumplimiento a lo
propuesto en las líneas estratégicas.

ESTRATEGIAS: Son patrones que permiten integrar las políticas formuladas en las líneas
estratégicas y motores de desarrollo a fin de establecer acciones coherentes.

FAMILIA DE ESTRATEGIAS: Son grupos de estrategias que reúnen características
similares y atienden las intenciones o propósitos institucionales.
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PLAN ESTRATEGICO INSTITUCIONAL Y PLANES DE ACCION

PROYECTO: Es un medio de planificación que permite realizar acciones para el
cumplimiento de una meta establecida por el lapso de tiempo definido para el Plan de
Acción Institucional.

OBJETIVO: Elemento que describe el propósito o intención de un proyecto del Plan de
Acción Institucional.

INDICADOR: Relación entre variables que permiten medir el nivel de cumplimiento
cualitativo o cuantitativo (absoluto o porcentual) de un proyecto con relación a la meta
establecida.

LINEA BASE: Dato estadístico-histórico que a la fecha de formulación del Plan de Acción
Institucional, debe expresar la base cuantitativa del indicador de un proyecto.

META: Medio cuantitativo o cualitativo que establece acciones para el cumplimiento del
objetivo establecido en un proyecto del Plan de Acción Institucional.

RESPONSABLES: Áreas funcionales responsables de la formulación, ejecución y
seguimiento del Plan de Acción Institucional.

PLANES ESTRATEGICOS: Plan Estratégico Institucional y Plan de Acción Institucional
5. POLITICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN
Para propósitos de este procedimiento, deberán cumplirse las siguientes condiciones:

La Oficina de Planeación debe establecer las metodologías para el direccionamiento
estratégico y será la encargada de liderar cada una de las fases identificadas para la
formulación de los planes estratégicos.

Los Actores Institucionales que tendrán participación en la formulación de los planes estará
conformado por: Consejo Superior, Consejo Académico, Rectora, Vicerrectores, Decanos,
Mentores, Asesores Externos e Internos.

Los Equipos Transfuncionales estará conformado por: El Comité Directivo de Planeación,
Consejo de Facultades y la Comisión Técnica Asesora.

El procedimiento se empleará cuando sea estrictamente necesario actualizar o reformular
con pertinencia y objetividad el Plan Estratégico Institucional.

Los Planes Estratégicos deben contar con presupuesto y plan de inversiones proyectado.

Los Planes Estratégicos deben ser aprobados por el Consejo Superior.

La periodicidad para realizar el seguimiento al cumplimiento de proyectos contenidos en el
Plan de Acción Institucional será semestral.

El Plan Estratégico Institucional será reformulado una vez se logre identificar el
cumplimiento total de lo establecido en los motores de desarrollo.
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PLAN ESTRATEGICO INSTITUCIONAL Y PLANES DE ACCION

El Plan Estratégico Institucional podrá ser ajustado anualmente, cuando las circunstancias,
así lo ameriten o por instrucciones del Consejo Superior y/o Rectoría.

La Oficina de Planeación debe definir una estrategia de sensibilización,
alineación con todos los servidores públicos.
motivación y
6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No.
Descripción
1
Responsables
Documento/
Registros
Oficina de Planeación
Resolucion
Rectoral
Conformar los Equipos Transfuncionales
2
Identificar Líneas Estratégicas
Actores Institucionales y
Equipos Transfuncionales
3
Formular la visión prospectiva de las Líneas
Estratégicas
Actores Institucionales y
Equipos Transfuncionales
4
Definir los documentos soporte para la
aproximación conceptual de los Planes
Estratégicos.
Actores Institucionales y
Equipos Transfuncionales
5
Definir las visiones de Futuro de las líneas
Estratégicas
Actores Institucionales y
Equipos Transfuncionales
6
Identificar los motores de desarrollo y definir
las visiones de futuro.
Actores Institucionales y
Equipos Transfuncionales
7
Verificar la coherencia y pertinencia de las
visiones de futuro de los motores de
desarrollo respecto a las visiones de futuro de
las líneas estratégicas.
Si: Ir al siguiente paso
NO: Regresar al paso numero 2
Equipos Transfuncionales
8
Identificar y definir las familias de estrategias
Actores Institucionales y
Equipos Transfuncionales
9
Distribuir las estrategias según las familias de
estrategias establecidas.
Actores Institucionales y
Equipos Transfuncionales
Verificar la coherencia y pertinencia de las
estrategias respecto a las visiones de futuro
10 de los motores de desarrollo.
SI: ir al siguiente paso
NO: Regresar al paso numero 8
Equipos Transfuncionales
11
Formular proyectos con
estrategias formuladas.
base
en
las
Definir objetivos, indicador, línea base y
12 metas del proyecto formulado por las
Vicerrectorias.
Actores Institucionales y
Equipos Transfuncionales
Actores Institucionales y
Equipos Transfuncionales
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PLAN ESTRATEGICO INSTITUCIONAL Y PLANES DE ACCION
No.
Descripción
Responsables
Verificar
las
unidades
de
medidas
establecidas en el indicador, línea base y
13 meta del proyecto.
SI: ir al siguiente paso
NO: Regresar al paso 12
Verificar la coherencia y pertinencia de los
proyectos respecto a las estrategias y
visiones de futuro de los motores de
14
desarrollo.
SI: ir al siguiente paso
NO: regresar al paso numero 11
Equipos Transfuncionales
Equipos Transfuncionales
15
Definir la participación de
funcionales en los proyectos.
áreas
Actores Institucionales y
Equipos Transfuncionales
16
Describir las actividades y metas de las áreas
funcionales respecto a los proyectos.
Actores Institucionales y
Equipos Transfuncionales
las
Verificar la coherencia y pertinencia entre las
actividades y metas propuestas por las áreas
17 funcionales.
Si: ir al paso siguiente
NO: regresar al paso numero 16
Verificar
las
unidades
de
medidas
establecidas en las metas formuladas por las
áreas funcionales respecto a las unidades de
18
medida establecidas en la meta del proyecto.
SI: ir al paso siguiente
NO: regresar al paso numero 16
19 Diagramar e imprimir ejemplares.
Socializar y divulgar por diferentes medios los
20 Planes Estratégicos a la comunidad
universitaria.
Equipos Transfuncionales
Equipos Transfuncionales
Equipos Transfuncionales
Plan
Estratégico
Plan de Acción
Rectoría
21
Ejecutar los proyectos establecidos en el Plan
de Acción Institucional.
Vicerrectorias
Facultades
Áreas funcionales
22
Elaborar matriz de seguimiento del Plan de
Acción Institucional
Equipos Transfuncionales
Controlar el nivel de cumplimiento de las
23 metas establecidas en los proyectos del Plan
de Acción Institucional
Equipos Transfuncionales
Elaborar informe de seguimiento del Plan de
Acción.
Equipos Transfuncionales
24
Documento/
Registros
7. NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA
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Matriz de
seguimiento
Informe de
seguimiento
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PLAN ESTRATEGICO INSTITUCIONAL Y PLANES DE ACCION



Ley 30 de 1992
Proyecto Educativo Institucional Universidad del Atlantico
Acuerdos Superiores y Resoluciones rectorales existentes y expedidas en el ejercicio del
presente procedimiento
8. REGISTROS





Resoluciones Rectorales
Planes Estratégicos
Planes de Acción
Matriz de seguimiento
Informes de seguimiento
9. CONTROL DE CAMBIOS
VER
FECHA
ELABORÓ
DESCRIPCIÓN
0
Noviembre 24 de
2009
Jaime Barros
Valencia
VERSION ORIGINAL
Jaime Barros
Valencia
Se cambia política de operación del
procedimiento en la periodicidad para
realizar el seguimiento al cumplimiento de
proyectos contenidos en el Plan de Acción
Institucional; de trimestral a semestral
1
Septiembre 2 de
2013
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