condiciones que deben cumplir las requisiciones - Intranet

CENTRO DE INVESTIGACIONES BIOLÓGICAS DEL NOROESTE, S.C.
Manual de Organización y Procedimientos del Departamento de Control Patrimonial
CONDICIONES QUE DEBEN CUMPLIR LAS REQUISICIONES
#1.- Para iniciar cualquier trámite de compra, el responsable de un proyecto que cuente con
disponibilidad presupuestal deberá enviar la requisición al buzón [email protected], en el
formato que se ejemplifica enseguida:
-------------------- PRINCIPIO DE FORMATO -------------------------------NUMERO DE REQUISICIÓN: **asignado en su momento por el encargado**
PROYECTO Y % DE AFECTACIÓN: ABM1 = 50%, ABM2 = 5%, ABM3 = 5%, ABM4 =
10%, ABM5 = 30%
PARTIDA PRESUPUESTAL: 2501
FECHA REQUERIDA: 28-FEB-2000
PROVEEDOR SUGERIDO: Magna Medical, S.A. de C.V., tel./fax 01-800-2844224,
correo electrónico [email protected], Tijuana, B.C.
No.pda. CANTIDAD UNIDAD CLAVE ARTICULO
DESCRIPCIÓN
1
2
3
Agarosa c/100 g
Acido sulfúrico al 90%, c/4 litros
Ampicilina sal sódica c/5 g
4
12
2
FC
PZ
FC
A-9539
ZZZA0727
A-9518
OBSERVACIONES:
------------------------ FIN DE FORMATO ----------------------------------
#2.- No se permite que en una misma requisición se incluyan bienes de diferentes partidas
presupuestales; ejemplificando: la requisición 1, incluirá sólo substancias químicas; la 2, sólo
materiales de laboratorio; la 3, sólo consumibles de cómputo; la 4, sólo refacciones y accesorios
para equipo de cómputo, etc.; adicionalmente, en substancias químicas y materiales de
laboratorio, deberá cumplirse con:
a) El acuerdo 4.IV de la reunión CIB-CC-99-007-BCS del Comité de Compras, el cual establece
que deben solicitarse en requisiciones separadas los bienes incluidos en los catálogos "Reactivos
y Productos Químicos para Investigación en Ciencias de la Vida, SIGMA" y "EL Catalogo de
Productos Científicos VWR"
b) El acuerdo de la reunión CIB-CC-01-002-BCS, el cual establece que deben solicitarse en
requisiciones separadas las substancias químicas que requieran permisos especiales (DEA,
Secretaria de Salud, etc.) para su ingreso al país, o, que requieran manejo especial (hielo seco,
flete especial, etc.); en este aspecto, el solicitante deberá mantenerse actualizado sobre las
substancias que podrían estar en estas situaciones e indicar en las observaciones de la requisición
los detalles.
Como guía, a continuación se enlistan las partidas presupuestales más comunes:
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CAPITULO 2000
2101 Materiales y útiles de oficina
2102 Material de limpieza
2103 Material didáctico
2104 Material estadístico y geográfico
2105 Materiales y útiles de impresión y reproducción
2106 Materiales y útiles para el procesamiento en equipos y bienes
informáticos
2204 Alimentación de personas
2207 Productos alimenticios para animales
2301 Refacciones, accesorios y herramientas menores
2302 Refacciones y accesorios para equipo de cómputo
2303 Utensilios para el servicio de alimentación
2401 Materiales de construcción
2402 Estructuras y manufacturas
2403 Materiales complementarios
2404 Material eléctrico
2501 Materias primas
2502 Sustancias químicas
2503 Plaguicidas, abonos y fertilizantes
2504 Medicinas y productos farmacéuticos
2505 Materiales, accesorios y suministros médicos
2506 Materiales, accesorios y suministros de laboratorio
2603 Combustibles, lubricantes y aditivos
2701 Vestuario, uniformes y blancos
2702 Prendas de protección
2703 Artículos deportivos
CAPITULO 5000
5101 Mobiliario
5102 Equipo de administración
5204 Equipos y aparatos de comunic. y telecom.
5206 Bienes informáticos
5401 Equipo medico y de laboratorio
5402 Instrumental medico y de laboratorio
#3.- Las requisiciones deberán recibirse de la cuenta de correo electrónico del responsable y ello
se considerará como la firma de dichas requisiciones por parte de él. Asimismo, el responsable
podrá autorizar por escrito que otras cuentas de correo, envíen requisiciones con cargo a sus
proyectos, especificando en el escrito el alcance de la autorización: determinados proyectos,
plazos, etc..
A manera de ratificación de que el responsable ha tenido conocimiento de las requisiciones cuya
compra se aplicará o ha sido aplicada presupuestalmente a su proyecto, se le enviara a su buzón
copia del mensaje de aceptación de esas requisiciones y mensualmente un informe detallado por
artículo de las mismas.
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#4.- No se aceptarán requisiciones enviadas como "archivos atados", por diversos inconvenientes
que actualmente se tendrían al manejar la información en esa forma.
#5.- No se aceptarán requisiciones que mezclen proyectos de recursos fiscales y de propios, es
decir, en una requisición sólo se incluirán proyectos de recursos fiscales, y, en el caso de los
recursos propios, Las requisiciones deberán elaborarse por proyecto independiente, pues la
documentación (facturas principalmente) debe integrarse en expedientes separados.
#6.- La aceptación de requisiciones de "materiales y útiles de oficina" (partida 2101), se sujetará
a:
a) El acuerdo 5.III de la reunión CIB-CC-97-010-BCS del Comité de Compras de la Entidad, que
establece: "Aprobar que no se compren materiales de oficina como: lápices, plumas, plumines,
minas para lapicero y similares, al personal que cuente con el concepto de percepción de apoyo
para compra de 'materiales e instrumentos profesionales de trabajo'. Esto como respuesta a la
inquietud que diversas áreas usuarias han manifestado sobre las causas de que no se les compre
este tipo de mercancía; adicionalmente, se establece que la Dirección de Administración
autorizara expresamente las requisiciones de estos bienes que sean presentadas por las áreas".
b) Para cargo a proyectos Conacyt, Simac o similares, deberá contarse con la autorización escrita
de dichas instancias.
En ambos casos, adjunto a la solicitud (impresa del correo electrónico) o requisición, el
responsable deberá entregar en el departamento, copia de la autorización expresa de las instancias
referidas.
#7.- Para la aceptación de requisiciones de bienes de capitulo 5000, adjunto a la solicitud
(impresa del correo electrónico) o requisición, el responsable deberá entregar en el departamento,
copia del documento en el que conste la autorización de la instancia respectiva: Conacyt, Simac,
Conabio, Dirección de Administración (en el caso de recursos propios o fiscales), etc.
#8.- Para la aceptación de requisiciones de artículos informáticos de Las partidas 2106 (solo
programas de computo), 2302 (ref. y accesorios para equipo de computo) y 5206 (bienes
informáticos), previamente el responsable deberá obtener por correo electrónico o firma
autógrafa, el visto bueno de la Subdirección de Informática; el buzón electrónico para ello es
"[email protected]".
#9.- En situaciones excepcionales (problemas en la red informática, urgencias, etc.) o en los casos
de las condiciones #6, #7 y #8, se podrán ingresar las requisiciones en papel, entregando original
y 3 copias en el departamento; en su caso, también deberán adjuntarse las autorizaciones referidas
en los puntos #6, #7 y #8. Estas requisiciones se sujetarán al procedimiento antes descrito, con
excepción (si fuera el caso) de su envío al buzón "[email protected]", indicado en el punto #1,
manteniéndose el plazo de respuesta de 3 días hábiles, salvo en las requisiciones urgentes que
será de 1 dia hábil como máximo.
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#10.- La fecha límite para recibir requisiciones estará en función de las fechas límite para el
Proceso Presupuestario correspondiente al Ejercicio Fiscal en turno, emitidas por la S.H.C.P.. Lo
anterior, a fin de que se tenga plazo suficiente para recibir los bienes contratados, dentro del
ejercicio fiscal. Después de esa fecha, solo se recibirán requisiciones con la autorización del
Director General o del Director Administrativo.
#11.- El responsable del proyecto podrá solicitar la compra de materiales con carácter urgente,
hasta por el 10% del monto anual asignado al proyecto en capitulo 2000; si se rebasa este limite,
entonces deberá justificar la urgencia y solicitar el visto bueno del director de área o programa,
mismo que podrá obtenerse por correo electrónico.
Para que una requisición se considere URGENTE, deberá contener dicha palabra en las
OBSERVACIONES; el carácter urgente de una requisición, llevará implícita la aceptación de
gastos extraordinarios para cumplir con el plazo: fletes urgentes, precio mayor al normal por
disponibilidad inmediata con proveedores o distribuidores diferentes a los habituales, etc.,
quedando establecido que sólo habrá reintegración de estos gastos cuando exista incumplimiento
del proveedor y sea factible su recuperación.
Para lo anterior, los plazos de entrega estimados son:
MATERIALES
LOCALES
NACIONALES
EXTRANJEROS
Urgentes
1a3
5 a 10
7 a 15
Normales
7 a 20
20 a 40
25 a 50
Los plazos se indican en DIAS HABILES, contados a partir de la fecha de aceptación de la
requisición y quedan sujetos a que los materiales estén en existencia con los proveedores, de lo
contrario el plazo variará dependiendo del tipo de material, entre otros aspectos. Asimismo, los
plazos de entrega para materiales extranjeros, quedan sujetos a que no se requieran permisos
especiales para su internación al país.
#12.- El visto bueno del director de área o programa, que se requiere en la condición #11, y, las
autorizaciones mencionadas en las condiciones #6a, #7 (solo lo que compete a la Dirección de
Administración), podrán obtenerse por correo electrónico; copia del correo en el que se acepte la
requisición, se enviara al buzón de quien haya otorgado la respectiva autorización o visto bueno;
esto último aplicará también para el "[email protected]".
***fin de texto***