ENCAMINA y la Transformación Digital Cuando se suele hablar de

ENCAMINA y la Transformación Digital
Cuando se suele hablar de la Transformación Digital de las empresas, solemos asociarlo
automáticamente con la tecnología, y por supuesto que es un factor importante pero no el
único.
Gracias a la Transformación Digital debemos mejorar la eficiencia de un proceso o la
productividad de una organización, así como impulsar la innovación y la creatividad que nos
permitan lograr cambios disruptivos en la cultura empresarial, las personas, los procesos, los
modelos de negocio y, en general, evolucionar drásticamente como organización en todos sus
aspectos.
Es posible que te suene apasionante pero no lo veas sencillo de abordar. Por ello, nos hemos
marcado como uno de nuestros principales objetivos el poder ayudarte a transformar
digitalmente tu empresa para que pueda ser más colaborativa, inteligente, flexible y veloz
ofreciendo experiencias emocionantes a tus clientes y empleados. En definitiva, ayudarte a
que veas que todo esto es posible y sobre todo, que puedes lograrlo.
Un camino lleno de retos y nuevas capacidades para tu equipo
La transformación se debe producir en muchos aspectos de la empresa, recorriendo un camino
a través del cual podrás ir obteniendo los objetivos que te hayas marcado. Desde ENCAMINA
podemos ayudarte en aspectos clave como:
- Consultoría de adopción.
- Consultoría tecnológica (Office
365, PowerBI, Dynamics CRM,
BPM…).
- Proyectos CORE (Diseño,
arquitectura y desarrollo en
SharePoint, .NET, Azure como
PaaS, mobile, implantación
ALM…).
- Ingeniería de sistemas (Azure
como IaaS o como PaaS, EMS,
híbridas…).
Si te gustaría saber más de cómo afrontar estos retos, te invitamos a que le eches un vistazo a
nuestro blog sobre Transformación Digital: http://blogs.encamina.com/transformacion-digital/
¿Por qué debes usar un BPM?
El uso de herramientas BPM debe ser uno de los pilares de la transformación digital de tu
organización, a pesar que es bastante habitual encontrarse con profesionales que no las ven
necesarias en su organización, aunque tengan una buena opinión respecto a su uso.
En cambio, cuando abordamos procesos de reescritura, optimización y evolución de procesos,
solemos encontramos con situaciones complejas tanto para la organización como para nuestra
labor consultora. Para evitarlas, es imprescindible el uso de funcionalidades y arquitecturas
orientadas a flujo de trabajo, en definitiva, la adopción de herramientas BPM que se amolde a
las necesidades de tu organización.
BPM: Transversal a la organización
No debes olvidar que hay procesos por cualquier rincón de tu organización, los cuales en
muchos casos son transversales a la misma y pueden implicar a varios departamentos. Por ello,
la adopción de soluciones BPM, no se debe realizar únicamente por un determinado
departamento, sino implicando al mayor número de personas posible. Sólo así lograrás los
mejores resultados.
Te habrás dado cuenta que nos referimos en plural cuando hablamos de soluciones BPM, y es
porque no existe una única para todas las necesidades. Forma parte de la fase de consultoría el
identificar cual se adapta mejor a lo que estás necesitando. Más adelante en este mismo
documento te hablamos de varias de estas opciones y como ENCAMINA puede ayudarte a
seleccionar la que realmente necesitas.
Aplicaciones de negocio: conectando personas y sistemas
En las organizaciones de hoy en día es habitual encontrarnos con algunos sistemas on premise
y otros en la nube. Parte de ellos integrados y otros convertidos en auténticas islas de
información. Las personas acceden a los mismos desde sus dispositivos (PC, móvil, Tablet,
portátil…) y mediante los mecanismos disponibles de cada sistema.
Sobre este escenario, el uso de herramientas BPM, te posibilita el desarrollo de aplicaciones de
negocio que obtengan información y procesos de sistemas tanto on premise como en la nube,
incluso ampliando la forma en que las personas pueden acceder a las mismas. En definitiva,
conectando a las personas con los sistemas en estas nuevas aplicaciones de negocio.
BPM: características
Una buena definición de BPM podría ser la de una solución que te permite generar y ejecutar
aplicaciones empresariales personalizadas mediante formularios, flujos de trabajo y los datos
de tus sistemas, en una sola interfaz fácil de usar en cualquier dispositivo. Definición que aún
podríamos resumir más en dos únicos conceptos: Eficiencia y Agilidad.
El uso de un BPM te va a aportar una mayor eficiencia, así como una mayor agilidad en tus
procesos de negocio, y esto va a ser posible gracias a acciones que deberás acometer como:
- Automatización de los procesos y de las tareas
- Integración de los datos
- Conectando con la nube
- Utilizando un interfaz más amigable
- Aumentando la movilidad
- Y en definitiva, trabajando de manera más eficiente y con un coste menor.
BPM: beneficios
Así como las características las he resumido en dos conceptos, los beneficios también se
podrían resumir, y serían precisamente el último punto del apartado anterior: “Trabajar de
manera más eficiente y con un coste menor”.
Estos dos beneficios los vas a lograr gracias a otras acciones derivadas del uso de un BPM, tales
como:
- Control sobre la ejecución de los flujos
- Historial y trazabilidad de los procesos
- Agilidad en la coordinación de personas
- Mejora del flujo de comunicación entre personas
- Facilidad en las integraciones entre diferentes sistemas
- Lanzamiento de procesos desatendidos y periódicos
BMP: Casos de uso
Es posible que estas alturas ya estarás pensando en algunos procesos que tienes en tu
organización y que podrías optimizar. Voy a intentar aportarte algunas ideas más listando
aquellos que suelen ser los más típicos:
- Solicitudes:
o Vacaciones
o Permisos
o Compras
o Viajes
o
o
o
o
o
Incidencias IT
Software, Hardware
Tickets entre departamentos
Beneficios sociales
En general, cualquier proceso de solicitud-aprobación que requiera la
interacción de más de un actor.
-
Flujos de aprobación relacionados con todas las solicitudes, donde participen uno o
más aprobadores.
-
Envío de alertas sobre tiempos de respuesta de procesos, avisos de retardo de
respuesta, etc
-
Asignaciones automáticas de tareas, permisos, estados, y campos de documentos y
registros.
-
Movimiento de contenido (documentos y registros).
-
Gestión del ciclo de vida de la gestión documental (caducidad, disposiciones, registros,
archivado…).
-
Integración con otros subsistemas de la organización, para recuperar o insertar
información:
o Consultas LDAP/AD
o Llamadas entre diferentes granjas de SharePoint
o Llamadas a servicios
o Interacción con SQL
o Interacción con CRM
Como podemos ayudarte en ENCAMINA
Cada organización es distinta, así como sus necesidades. Por ello, en ENCAMINA nos hemos
especializado en 3 soluciones distintas, de tal forma que podamos ayudarte en la mayoría de
tus procesos de la mejor forma posible:
1. Adoptamos NINTEX (somos Premier Partner en España) porque aportaba a SharePoint
toda la flexibilidad y funcionalidad de diseño y ejecución de flujos de trabajo y
formularios, con ricas funcionalidades BPM.
2. Dado que no siempre era posible recomendar o crear la solución BPM sobre entornos
SharePoint, incorporamos K2 como plataforma BPM (somos Premier Partner en
España) para entornos corporativos exigentes tanto en escalabilidad como en
funcionalidad BPM sin requerir SharePoint como plataforma de ejecución.
3. Además, como Gold Partner de plataformas de Colaboración y office365 de Microsoft
en el mundo, somos especialistas en el desarrollo de su solución de BPM.
Pero… ¿cuándo usar una u otra solución?
La respuesta final a esta pregunta, sólo se puede obtener después de un proceso de
consultoría donde poder identificar tus necesidades. Lo que sí que podemos avanzarte, son
algunos casos genéricos donde a priori debemos seleccionar una u otra solución.
Veamos algunos de estos casos:
CASO DE USO
Proceso o Workflow
departamental en SharePoint
con cierto número de
elementos soportados
¿Nintex o K2?
Nintex es una solución nativa en SharePoint y se adapta
perfectamente a este caso de uso.
K2 podría ser una opción pero implicaría más
infraestructura y el conocimiento de los usuarios sobre
K2.
Procesos o Workflows
Nintex podría cumplir con las necesidades, siempre que
empresariales en SharePoint
no se necesite análisis de los procesos, unificación del
conjunto de tareas o se sobrepasen los límites de
SharePoint en cuanto a elementos de listas y procesos de
Workflows activos.
K2 cumple con las necesidades de BPM y es capaz de
escalar de forma independiente a SharePoint.
Procesos o Workflows
K2 es la opción ideal. Permite centralizar las actividades y
empresariales
tareas de los usuarios, ofrece una capa de reporting y
análisis de los procesos centralizada y es capaz de
trabajar de forma independiente a los sistemas a los que
nos conectamos.
Procesos con integración con
Nintex tiene los conectores adecuados para estos
SharePoint, Dynamics CRM,
sistemas, con lo que, teniendo en cuenta los casos de uso
Servicio Web o SQL Server
anteriores, podría ser una opción factible.
K2 también tiene estos conectores por lo que podría ser
la opción deseable, analizando el caso de uso.
Procesos con integración con
Nintex ofrece la posibilidad de desarrollar actividades
SAP o cualquier sistema externo que permiten integrar con sistemas externos en su
versión On Premise.
K2 ofrece un sistema de integración de sistemas
avanzado que permitiría, casi sin desarrollo, conectar con
casi cualquier sistema externo.
Formularios de listas de
Nintex ofrece las herramientas necesarias para modificar
SharePoint
un formulario de creación/edición/visualización de
SharePoint.
K2 permite diseñar formularios conectados a listas y
sustituirlos por los que utiliza SharePoint.
Formularios complejos de
Nintex podría ser la opción ya que permite inyectar
SharePoint, por ejemplo,
JavaScript, lo que implica añadir complejidad y código no
maestro-detalles
deseable en los formularios.
K2 trabaja con entidades y los formularios se pueden
diseñar obteniendo datos de varias entidades conectadas
entre sí, sin necesidad de incluir código o desarrollo
adicional.
Listados de elementos en
K2 es la única opción. Permite crear listados sin ningún
SharePoint
tipo de desarrollo extra.
Formularios NO SharePoint
K2 es la única opción ya que no tiene dependencia alguna
con SharePoint.