COPIA CONTROLADA

Rama Judicial del Poder Público
Consejo Superior de la Judicatura
Sala Administrativa
SIGC
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS
1. OBJETIVO
DA
Definir las actividades y criterios necesarios para la adecuada elaboración, revisión, aprobación y control de
los documentos internos del Sistema Integrado de Gestión y Control de Calidad.
LA
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para el control de los documentos internos de que hacen parte de los procesos del
SIGC, tanto a nivel central como seccional.
La documentación interna del Sistema de Gestión Integrado de Gestión y Control de Calidad se refiere a:
RO
•
•
•
•
El manual de calidad.
Caracterización de los procesos.
Los procedimientos documentados requeridos en la Norma NTCGP1000:2004.
Los demás procedimientos requeridos por la entidad para el cumplimiento de sus objetivos
institucionales y que le permitan asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de
sus procesos.
Los formatos.
Las fichas técnicas de los indicadores y medición de indicadores.
Mapa de riesgos
Presentaciones
NT
•
•
•
•
3. RESPONSABLE
CO
El responsable de cada proceso a nivel central y los enlaces seccionales de los procesos deben garantizar la
adecuada implementación del presente procedimiento
4. DEFINICIONES
Aprobación: acción de verificar la correspondencia entre el contenido de un documento con las políticas,
objetivos y/o requisitos que deben ser cumplidos para la realización de una actividad.
Borrador del Documento: Documento elaborado previo al definitivo, para corrección y posterior aprobación.
A
Código: Corresponde a la identificación única del documento.
PI
Comité del SIGC: Equipo de trabajo creado con el fin de velar por la implementación y mantenimiento del
Sistema Integrado de Gestión y Control de Calidad.
CO
Control de Documentos: Son las directrices dadas para la elaboración, modificación, revisión, aprobación,
edición, distribución y anulación de los documentos internos del SIGC.
Copia Controlada: Es la copia autorizada por el Coordinador de la Documentación del nivel central, de los
documentos internos o externos que regulan la ejecución de las actividades de las dependencias de la Sala
Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, y se encuentran relacionados en los Listados Maestros
de Documentos.
Copia No Controlada: Copia de documentos internos con fines informativos o de entrenamiento que debe
llevar la expresión DOCUMENTO NO CONTROLADO en la parte inferior derecha del documento.
CSJ: Consejo Superior de la Judicatura.
Documento: Toda información contenida en cualquier medio o soporte.
Código: P-AGD-01
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controlado
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Documento Obsoleto: Es aquel que ya no es vigente para la ejecución de las actividades de la Entidad. Se
conserva en caso de ser requerido para consulta.
Documento Vigente: Es aquel que las dependencias requieren porque establece los requisitos actuales para
el desarrollo de sus actividades.
Documentos internos: Documentos que describen el quehacer y que son generados dentro de la
organización, tales como: Manual de la Calidad, procedimientos, instructivos, formatos, entre otros.
Formatos: Documentos que sirven para consignar datos generados de una actividad desempeñada,
proporcionar evidencia de dicha actividad o presentar resultados obtenidos.
DA
Procedimiento: Documento que describe la forma específica para llevar a cabo las actividades de un proceso.
SGC: Sistema de Gestión de la Calidad.
LA
SIGC: Sistema Integrado de Gestión y Control de Calidad
Versión del Documento: Indica el número de veces que un documento ha sido modificado. Se parte del inicial
00.
RO
Las demás definiciones que aplican para el presente procedimiento se encuentran contempladas en la Norma
NTC-ISO 9000:2005. Sistemas de Gestión de la Calidad.
5. NORMATIVIDAD
NT
NTCGP1000:2004. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. (4.2.3)
6. ACTIVIDADES
Identificar la
necesidad de
documentos
del SIGC
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Identifica la necesidad de crear, modificar o eliminar un
documento en el SIGC.
Empleado de la
Sala
Administrativa
del nivel central
o seccional
Si el tema del documento, pertenece a los procesos
identificados para el SIGC, el funcionario o empleado debe
diligenciar el formato Solicitud de elaboración, modificación
o anulación de documentos y lo envía al responsable del
proceso que corresponda.
A
1
ACTIVIDAD
CO
PASO
CO
PI
Para el nivel seccional en primera instancia se envía al enlace
seccional del proceso que corresponda y si la considera
pertinente la envía al responsable del proceso a nivel central,
con el fin de que se evalué su pertinencia desde el nivel
central, como última instancia (acepta o rechaza)
Observación:
Se han identificado tres tipos
documentación:
1. Documentos de aplicación
2. Documentos de aplicación
3. Documentos de aplicación
de enfoques frente a la
a nivel nacional
solo a nivel central
solo a nivel seccional
Se debe procurar, en la medida de lo posible, porque se
documenten los procesos con el enfoque nacional, ej:
caracterizaciones de los procesos (esto se logra con la
adecuada comunicación entre ambos niveles). En el caso que
no sea posible se adoptaran el tipo de enfoque pertinente.
Código: P-AGD-01
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6. ACTIVIDADES
PASO
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Elaborar
documentos
Internos
El responsable de la actividad que se haya decidido
documentar es quien debe elaborar el borrador del documento,
conservando las directrices y la estructura dada para cada tipo
de documento (Caracterización, procedimientos, formatos,
fichas técnicas de indicadores, etc.) de acuerdo con los anexos
a este procedimiento.
Empleado de la
Sala
Administrativa
del nivel central
o seccional
3
Revisar
Documentos
(aspectos
técnicos)
Revisa el documento y realiza las respectivas observaciones
técnicas en relación con la redacción, coherencia y
cumplimiento de los requisitos definidos para la elaboración de
los documentos.
Responsable
de
cada
proceso
o
enlace
seccional por
procesos
DA
2
LA
En los casos en los cuales la revisión se realice por el enlace
seccional por procesos, deberá remitir el documento al
responsable del proceso a nivel central para su revisión final y
trámite ante el comité del SIGC.
Revisar
Documentos
(aspectos de
forma)
El Coordinador de documentación de cada proceso, del nivel
central o el coordinador de documentación del nivel seccional,
revisan los aspectos de forma del documento, de tal manera
que cumpla con la estructura para cada tipo de documento.
NT
4
RO
En caso que la documentación no cumpla con los lineamientos
requeridos, el responsable del proceso lo devuelve para los
ajustes respectivos.
5
Aprobar
documentos
CO
Una vez estandarizados los documentos se debe remitir la
documentación al nivel central (coordinador de documentación)
para que de ser necesario realicen la edición final del
documento y lo tramiten ante el comité del SIGC.
Verifica que el documento aporte al cumplimiento de la
plataforma estratégica de la entidad y oficializa su aprobación
mediante acta de este comité.
Coordinador de
documentación
de cada
proceso del
nivel central
Coordinador de
documentación
del nivel
seccional
Comité de SIGC
Actualizar y
Publicar el
documento
Incluye el documento nuevo o modificado en el listado
maestro de documentos internos y almacena el documento
original en el PC del coordinador de la documentación del nivel
central, en el formato original en el que se elaboró.
Coordinación
de
la
documentación
del nivel central
CO
PI
6
A
De no ser aprobado se le comunica mediante memorando al
responsable del proceso para que haga los ajustes necesarios
y regresa a la actividad N° 2 de este procedimiento.
Todos los documentos se publicarán en la página Web de la
Rama Judicial, link SIGC, en formato PDF, con excepción de
aquellos formatos diligenciados por cada dependencia.
Luego, procede a publicarlo en la página Web, en donde
permanecerán disponibles para consulta de todos los
empleados las copias
controladas de los documentos
(Manuales, caracterizaciones, procedimientos y fichas técnicas
de indicadores en PDF y los formatos en el programa en el cual
fueron elaborados)
7
Consultar
Código: P-AGD-01
Se consideran DOCUMENTOS CONTROLADOS solo los que
La impresión de este documento se considera No
controlado
Empleado de la
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6. ACTIVIDADES
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Documentos
No
Controlados
están publicados en la página Web de la Rama Judicial;
cualquier documento que se encuentre impreso o grabado en
algún PC, se considera como DOCUMENTO NO
CONTROLADO. Si por algún motivo un empleado requiere una
copia de un documento controlado, debe agregarle la expresión
DOCUMENTO NO CONTROLADO, la cual se incluirá
manualmente en la parte inferior derecha del documento.
Sala
Administrativa
del nivel central
o seccional
8
Controlar
documentos
obsoletos
Cuando se apruebe la modificación de un documento interno
del SIGC, el coordinador de la documentación del nivel central
almacena en medio magnético el documento obsoleto en la
carpeta DOCUMENTOS OBSOLETOS de su PC, cambiándole
la leyenda de COPIA CONTROLADA por DOCUMENTO
OBSOLETO.
Coordinación
de
la
documentación
del nivel central
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Divulgar los
documentos
Divulga a los empleados de la Sala Administrativa el nuevo
documento o las modificaciones que se hayan realizado,
utilizando diferentes estrategias de comunicación y dejando
registro de dicha actividad (correo electrónico, lista de
asistencia o acta).
LA
DA
ACTIVIDAD
7. REGISTROS
Actas
aprobación
documentos
de
de
RESPONSABLE
DE
DILIGENCIARLO
Comité
de
Calidad
LUGAR DE
ARCHIVO
Archivo
gestión
Comité
Calidad
de
CRITERIO
DE
ARCHIVO
Cronológico
Responsable
del proceso o
Enlace
Seccional
del
proceso
TIEMPO DE
RETENCIÓN
Ver TRD
DISPO
SICIÓN
Ver
TRD
de
CO
F-ECI-08
NOMBRE
NT
CODIGO
RO
PASO
7. ANEXOS
A
Anexo 1. Estructura Caracterización de Proceso
Anexo 2. Estructura Procedimiento
Anexo 3. Estructura Formato
Anexo 4. Formato de Presentación en Power Point
PI
8. CONTROL DE CAMBIOS
CO
No aplica para esta versión.
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