Procedimiento Minima Cuantia

Código: GC-PD-06
Versión: 2.0
PROCESO GESTIÓN DE CONTRATACIÓN
PROCEDIMIENTO MÍNIMA CUANTÍA
Fecha: Mayo 13 de 2014
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1. Objetivo: Adquirir bienes y/o servicios requeridos para el cumplimiento de las funciones del Ministerio
del Trabajo, a través de modalidad de mínima cuantía.
2. Alcance: El procedimiento inicia con la identificación de la necesidad y termina con la comunicación de
la designación del supervisor.
Aplica a nivel Central y Direcciones Territoriales.
3. Definiciones:
Aceptación de Oferta:: La constituye la comunicación de la ooferta
ferta junto con la oferta, para todos los
efectos será el contrato celebrado.
Acta de Cierre:: Es el documento suscrito una vez se cierra el plazo del proceso de mínima cuantía,
en el cual se relacionan las ofertas presentadas y los datos más relevantes de las mismas.
CDP:: Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
Certificación de Idoneidad:
Idoneidad: Documento mediante el cual se da a conocer que el futuro contratista
tiene la idoneidad y experiencia para ejecutar el objeto contractual. Este certificado se genera como
producto de la verificación de los documentos que acreditan la formación académica
académi y experiencia
laboral del contratista y su comparación con los requisitos exigidos en el estudio previo respecto al
perfil requerido.
Contratista:: Persona natural o jurídica a quien se le adjudicó el proceso de selección y con quien se
celebra el contrato.
DT: Dirección Territorial.
Estudios y Documentos Previos:
Previos Son los documentos que sirven de soporte para la elaboración del
contrato, de manera que se pueda valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad,
allí se plasmará la descripción de la necesidad que se pretende satisfacer, la descripción del objeto a
contratar, el valor estimado del contrato justificado, así como el plazo de ejecución del mismo
mismo. Las
garantías no serán obligatorias en el presente proceso contractual, si la entidad la estima necesaria,
atendiendo la naturaleza del objeto del contrato y a la forma de pago, así lo justificará en el estudio
previo.
Garantías:: Son mecanismos de cobertura establecidos en la ley de contratación para amparar los
riesgos previsibles
les del contrato o de la seriedad de la oferta, Las garantías no serán obligatorias en el
presente proceso contractual, si la entidad la estima necesaria, atendiendo la naturaleza del objeto
del contrato y a la forma de pago, así lo justificará en el estudio
estud previo.
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GGC: Grupo de Gestión Contractual.
Invitación Pública: Documento en donde la entidad formula invitación pública
pública a participar cualquier
interesado, el cual contendrá 1. El objeto. 2. Plazo de ejecución. 3. Forma de pago. 4. Las causales
que generarían el rechazo de las ofertas o la declaratoria de desierto del proceso. 5. El cronograma
del proceso especificando la validez mínima de las ofertas que se solicitan, así como las diferentes
etapas del procedimiento a seguir,
seguir incluyendo las reglas para
ara expedir adendas a la invitación y para
extender las etapas previstas. 6. El lugar físico o electrónico en que se llevará a cabo el recibo de las
ofertas. 7. Requisitos habilitantes.
Informe de Evaluación:: Documento en el cual se verificarán los requis
requisitos
itos técnicos y jurídicos
señalados en la invitación pública.
Plan Anual de Adquisiciones Es un instrumento de planeación contractual que las Entidades
Estatales deben diligenciar, publicar y actualizar en los términos del presente decreto.
Clasificador de Bienes y Servicios es el sistema de codificación de las Naciones Unidas para
estandarizar productos y servicios, conocido por las siglas UNSPSC.
Portal Único de Contratación: Herramienta virtual diseñada por el Gobierno Nacional con el fin de
dar difusión a todas las etapas contractuales de todas las entidades del estado, es de obligatorio uso
por parte de las entidades públicas, correspondiente a: www.contratos.gov.co
RP: Registro Presupuestal.
4. Generalidades del procedimiento:
El precio es el factor de elección: En el proceso de Mínima cuantía se escoge la oferta con el menor valor y
que cumpla con todas las condiciones de selección
Garantías: EL Ministerio del Trabajo hará exigible la garantía de cumplimiento en los procesos de
d selección de
mínima cuantía.
Requisitos habilitantes: Es importante tener en cuenta que en los Procesos de Contratación de mínima
cuantía la Entidad Estatal no debe solicitar certificado de RUP, se debe verificar directamente la capacidad
jurídica, y la experiencia.
Este procedimiento se rige por la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y demás decretos reglamentarios.
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5. Descripción de las Actividades:
ctividades:
Nro.
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2.
3.
4.
Actividad
Responsable
Identificar la necesidad del bien o servicio a adquirir de Dependencia
acuerdo con lo estipulado en el Plan Anual de solicitante
Adquisiciones.
Realizar un estudio de mercado, para determinar el
valor estimado del bien o el servicio a contratar y se
debe tener en cuenta los manuales establecidos por
Colombia Compra Eficiente.
Eficiente
Determina si el bien o servicio a adquirir se encuentra Responsable
incluido en el Plan Anual
nual de Adquisiciones.
Dependencia
solicitante
Elaborar los estudios previos para la realización de la Profesional
solicitud.
asignado
dependencia
solicitante
Solicitar la expedición del CDP. (De acuerdo al estudio Responsable
de mercado realizado con anterioridad).
dependencia
solicitante
Realizar la solicitud de contratación al grupo de Gestión
Contractual.
6.
Recibir la solicitud de contratación con todos los
documentos requeridos, e incluye lista de chequeo de
documentos.
Asignar al abogado responsable para que revise los
documentos y determine el cumplimiento de los
requisitos jurídicos y que los documentos estén
completos para iniciar el proceso.
Revisar la carpeta con la solicitud de contratación a fin Abogado
de garantizar que se encue
encuentren los documentos asignado
requeridos
En caso de que la carpeta no incluya todos los
documentos requeridos y se requieran ajustes a los
estudios y documentos previos se devuelve al ár
área
solicitante, ir a actividad 33.
8.
Estudios Previos
para mínima
cuantía.
Certificado de
solicitud de
Disponibilidad
Presupuestal
Director o Jefe o Solicitud de
Coordinadores
contratación.
del
Área
solicitante.
Secretaria
Grupo Gestión
Contractual.
Coordinador de
Grupo Gestión
Contractual
5.
7.
Registro
/documento
Lista de chequeo
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Elaboración
ación de la invitación pública y el cronograma del Abogado
proceso.
asignado GGC
Invitación Publica
Proyecto de pliego
de condiciones
Revisar la invitación y el proyecto de pliego de Coordinador
Invitación Publica
condiciones.
Grupo Gestión Proyecto de pliego
Contractual.
Aprobar y dar trámite
de condiciones con
Si se deben realizar ajustes se devuelve al abogado
vistos buenos.
responsable.
Revisar la invitación y el proyecto de pliego de Subdirección
Invitación Publica
condiciones
Administrativa y Proyecto de pliego
Aprobar y dar trámite
Financiera.
de condiciones con
vistos buenos
Si se deben realizar ajustes se devuelve al Grupo
de Gestión Contractual.
Aprobación de la invitación y el proyecto de pliego de Secretaria
Invitación Publica
condiciones
General
Proyecto de pliego
Coordinador
de condiciones con
Si se deben realizar ajustes se devuelve al Grupo Grupo Gestión vistos buenos
de Gestión Contractual.
Contractual.
Abogado
Responsable.
Publicar el proceso en el SECOP. (Apertura del
Proceso)
Recepción de observaciones a la Invitación Pública
Dar
ar respuestas a las observaciones presentadas por
los proponentes interesados y publicarlas en el SECOP
Abogado
asignado GGC
Abogado
asignado GGC
Coordinador
GGC.
Dependencia
solicitante.
Expedición de adendas a que dieran lugar para la Abogado
suscripción de la Secretaria General.
asignado GGC
Publicar Adendas en el SECOP
Coordinador
GGC.
Secretaria
General.
Recibir ofertas y elabora
elaborar acta de cierre de Abogado
presentación de las ofertas.
asignado GGC
Publicar Acta de cierre en el SECOP
Coordinador
GGC.
Profesional
Publicación en el
SECOP
Publicación en el
/ SECOP
Publicación de
/ adendas en el
SECOP
Acta de cierre
/
/
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17.
Evaluar las ofertas económicas
económica presentadas con el
menor precio y verificar los requisitos habilitantes.
18.
Publicación informe de evaluación de las ofertas en el
SECOP, para que los oferentes presenten
observaciones
19.
Responder las observaciones al informe de evaluación
(si las hubiere) y elaboración de la ACEPTACION DE
LA OFERTA
20.
Aprobar la Aceptación de la Oferta.
Oferta
Si se deben realizar ajustes se devuelve al abogado
responsable.
21.
22.
23
24.
asignado
dependencia
solicitante
Abogado
asignado GGC /
Coordinador
GGC. / Área o
dependencia
solicitante
Abogado
asignado GGC /
Coordinador
GGC.
Abogado
asignado GGC /
Coordinador
GGC.
Coordinador
Grupo Gestión
Contractual.
Documento de
evaluación de las
ofertas económicas
Publicación en el
SECOP
Documento de
Aceptación de la
Oferta
Documento de
Aceptación de la
Oferta con vistos
bueno.
Aprobar la Aceptación de la Oferta.
Subdirección
Documento de
Si se deben realizar ajustes se devuelve al Grupo Administrativa y Aceptación de la
de Gestión Contractual.
Financiera.
Oferta con vistos
bueno.
Aprobar la Aceptación de la Oferta.
Secretaria
General
Documento de
Aceptación de la
Si se deben realizar ajustes se devuelve al Grupo
Oferta con vistos
de Gestión Contractual.
bueno.
Realizar la numeración y/o asignación de fecha a la Secretaria
Contrato con
ACEPTACIÓN DE OFERTA y publicar en el SECOP.
Grupo
de número y fecha.
Gestión
Publicación en el
En cada Dirección Territorial deberá llevarse un Contractual.
SECOP
consecutivo de numeración.
Abogado
Responsable.
Solicitar el Registro Presupuestal
Secretaria
Grupo
Gestión
Contractual
Certificado de
de Registro
Presupuestal
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28.
29.
Solicitar al contratista
ista las garantías respectivas.
Abogado
El tipo y cubrimiento de las garantías depende de la asignado
naturaleza del proceso y su complejidad.
Revisar y aprobar la (s) garantía(s) solicitadas.
Secretaria y
Abogado
Si se cumplen los requisitos, se aprueba la póliza asignado /
suscribiendo el acta de aprobación de garantías.
Coordinador
GGC
Comunicar al contratista la aprobación de la garantía.
Abogado
asignado
/
Coordinador
Grupo
de
Gestión
Contractual
Informar al supervisor y/o interventor sobre su Abogado
designación
asignado
/
Coordinador
Informar al contratista la designación del supervisor y/o Grupo
de
interventor de su respectivo contrato
Gestión
Contractual
Archivar la carpeta soporte de la contratación con todos Funcionario
/
los registros, evidencia de la etapa precontractual Contratista GGC
incluyendo el contrato, verifica
verificar que la hoja de control
de documentos esté completamente diligenciada hasta
la fecha actual.
Fin
Acta de aprobación
de garantía.
Oficio de
aprobación de
garantía.
Memorando u
oficio.
Hoja de control
6. Requerimientos Técnicos del Procedimiento (puntos de control)
Actividad 8. Se revisa que en la carpeta se encuentren los documentos señalados en la lista de chequeo.
Actividad 10. El Coordinador Grupo de Gestión contractual revisa que en la invitación y en el proyecto de
pliego de condiciones cumpla con los requisitos de ley, y con la solicitud del servicio a contratar.
Actividad 11. El Subdirector Administrativo y Financiero revisa que el proceso contractual se encuentre de
acuerdo a las necesidades de la entidad, para su posterior aprobación.
Actividad 17. Se revisa y se evalúan las ofertas económicas presentadas con el menor precio
Según los requisitos habilitantes jurídicos, técnicos y financieros.
Actividad 26. Se Revisa los siguientes documentos:
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Información de la aseguradora que expide la garantía
Datos del contratista
Datos del contratante
Datos del contrato
Fechas de cobertura
Porcentajes de la cobertura.
Firmas
7. Anexos: N/A