Archivística y gestión documental

Archivística
y gestión
documental
José Alberto Alonso Martínez
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Archivística y gestión documental
Archivística y gestión documental
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Índice
Introducción...............................................................................................
5
Objetivos.......................................................................................................
6
1.
La archivística....................................................................................
7
1.1.
La archivística, una ciencia interdisciplinaria ............................
7
1.2.
Bases teóricas de la archivística ..................................................
9
1.3.
Archivos, bibliotecas y museos: diferencias y similitudes ...........
12
La gestión documental.....................................................................
16
2.1.
La gestión documental en las organizaciones ............................
16
2.2.
El records management norteamericano .......................................
19
2.3.
El recordkeeping australiano .........................................................
23
Bibliografía.................................................................................................
27
2.
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Introducción
Los archivos constituyen un testimonio primordial de la memoria colectiva,
como resultado de la plasmación a lo largo del tiempo de los actos jurídicos
y económicos de los hombres y las instituciones. Los archivos presentan así
una vertiente histórica y cultural a la que hay que añadir la administrativa y
jurídica. Los documentos que llegan a tener un valor histórico han sido utilizados antes como prueba o evidencia de las actuaciones administrativas por
parte de una persona u organización.
Esta duplicidad de funciones hace que la archivística sea una ciencia interdisciplinaria que comparte puntos en común con otras ciencias de la información
y la documentación: la museología, la biblioteconomía y la documentación.
No obstante, la gestión de los archivos también presenta unos rasgos distintivos. En este sentido, la archivística parte de unos principios metodológicos
que tienen en cuenta que los fondos documentales de los archivos son conjuntos orgánicos y que los documentos recurren un ciclo vital.
Por otra parte, los organismos públicos y las empresas privadas se ven en la
necesidad de abordar con suficientes garantías la gestión de los documentos
que evidencian sus actividades y sirven, por consiguiente, para dar soporte a
la toma de decisiones, garantizar la rendición de cuentas y demostrar el cumplimiento de los requisitos legales y normativos. Ello supone establecer buenas prácticas orientadas a llevar a cabo un control sistemático de la creación,
mantenimiento y preservación de los documentos producidos por las diversas
áreas o unidades de una organización. Con el fin de asegurar que se da una
protección adecuada a los documentos administrativos han surgido diversos
modelos, entre ios que hay que destacar el records management norteamericano, que se basa en el concepto de ciclo de vida de los documentos (records
lifecycle), y el recordskeeping australiano, que se fundamenta en el concepto de
continuidad de los documentos (records continuum).
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Objetivos
Después de trabajar este módulo, los estudiantes alcanzáis los objetivos siguientes:
1. Entender la importancia de la gestión integral de los archivos, como un
planteamiento que supera la división entre archivos administrativos e históricos y aplica criterios metodológicos en la gestión y conservación de
los documentos.
2. Conocer los principios teóricos en los que se basa la archivística como
disciplina científica.
3. Entender la vinculación y las diferencias entre la archivística, la biblioteconomía y la museología, como disciplinas que integran el ámbito de las
ciencias de la información y la documentación.
4. Entender el papel de la gestión de documentos a las organizaciones públicas y privadas y la necesidad de tratar con eficacia y eficiencia los documentos que evidencian sus actividades.
5. Distinguir las distintas aproximaciones a la gestión de documentos a partir de los enfoques más relevantes: el “records management” y el “recordkeeping”.
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Archivística y gestión documental
1. La archivística
El término archivo tiene fundamentalmente tres acepciones:
1) Organismo o institución donde se hacen específicamente funciones de organización, tutela, gestión, descripción, conservación y difusión de documentos y fondo documentales.
2) Fondo o conjunto de fondos documentales.
3) Depósito donde se instala el fondo o los fondos de una persona física o
jurídica.
Un archivo es al mismo tiempo el conjunto de documentos acumulados por
una persona física o jurídica, pública o privada, como resultado de su actividad; la institución u organización que custodia y preserva esta documentación
y la hace accesible al público; y el espacio físico (edificio, local) donde se conserva adecuadamente dicha documentación.
La� archivística, según el Dictionary of Archival Terminology elaborado
por el Consejo Internacional de Archivos (International Council on Archives, ICA), se define como “el estudio teórico y práctico de los principios, procedimientos y problemas concernientes a las funciones de los
archivos”.
De esta definición, tal como propone Rodríguez López (2000), se puede concluir que la archivística tiene dos campos de actuación, uno teórico y otro
práctico.
“a) La teoría archivística que engloba su historia, objeto y ámbito de actuación, además
de la metodología para la consecución de los fines perseguidos.
b) La práctica archivística compuesta por las técnicas y procedimientos empleados para
la conservación activa de los documentos y para la difusión de la información. La praxis
es el aspecto más desarrollado y el más necesario por ser el que se enfrenta a problemas
reales y proporciona respuestas concretas.”
M. de la C. Rodríguez López (2000).
1.1. La archivística, una ciencia interdisciplinaria
La consideración de la archivística como ciencia empírica orientada a la organización de los archivos ha pasado, según Rodríguez López (2000), por tres
etapas distintas:
Lectura complementaria
Definiciones extraídas de la
Norma de Descripción Archivística de Cataluña (NODAC)
2007.
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1) Ciencia auxiliar de la historia, planteamiento que surgió en el siglo
Archivística y gestión documental
XIX
en
paralelo al desarrollo de las ciencias históricas y la creación de las primeras
escuelas de archiveros.
2) Ciencia auxiliar de la administración, cuando se inician los grandes cambios
socioeconómicos al principio del siglo
XXi,
sobre todo, con la aparición del
“records management”.
3) Como parte integrante de las ciencias de la información y la documentación
en la actualidad.
Ved también
En el subapartado 2.2 de este
módulo se explica este modelo
para gestionar los documentos
activos de una organización
que surge hacia los años treinta del siglo XX.
La síntesis de estos aspectos de una manera interdisciplinaria ha permitido
construir con el tiempo una ciencia con entidad propia que aprovecha las
aportaciones de diversas disciplinas científicas. La archivística, como ciencia,
tiene un componente fuertemente técnico ya que su objetivo fundamental es
mejorar o perfeccionar los procesos de gestión y organización de los archivos,
utilizando criterios de eficacia y éxitos prácticos. En este sentido, la archivística
posee una metodología en vías de normalización que aplica sistemáticas muy
concretas y prácticas a fondos y archivos de naturaleza muy variada.
Con la aparición y posterior difusión de la escritura en las primeras sociedades
organizadas surgió la necesidad de conservar los documentos y reunirlos en
determinados lugares, con una finalidad eminentemente práctica: utilizarlos
para el gobierno y la gestión de los asuntos que le afectaban. Dichos documentos conservados en templos y edificios públicos constituyeron los primeros archivos.
Con el paso del tiempo, las prácticas de ordenación de los documentos fueron reglamentadas por parte de los estados con el fin de garantizar una buena
conservación, organización y funcionamiento de los archivos. Más recientemente, en la Edad Moderna, surgieron tratadistas que, desde una perspectiva
filosófica y jurídica, afrontaron la formulación de los principios que tendrían
que regir las actuaciones en el campo de los archivos. La archivística empieza
entonces a devenir una disciplina científica.
Se puede decir, como señala Rodríguez López, que hay un período “prearchivístico,” caracterizado por la existencia de procedimientos prácticos poco sistematizados, que evolucionaron en respuesta a las necesidades administrativas. Cuando los archiveros reflexionaron sobre su quehacer, estableciendo técnicas y reduciendo sus ideas a principios, se dio un paso adelante hacia la
constitución de la archivística como ciencia.
Los conjuntos orgánicos de documentos, que constituyen los archivos, y, por
lo tanto, son el objeto de la archivística, no responden a una única función.
Estas funciones han variado a lo largo de la historia, teniendo en cuenta el
Lectura complementaria
M.�del�Carmen�Rodríguez
López (2000). “La delimitación de la archivística como
ciencia”. Cuadernos de Documentación Multimedia, n. 10,
pp. 379-388.
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Archivística y gestión documental
contenido de los documentos y la concepción con la cual se crean, el papel
que juegan en una sociedad o período histórico determinado y los soportes en
los que se registra la información.
A grandes rasgos, se pueden definir distintas concepciones de los archivos a lo
largo del tiempo (Rodríguez López, 2000):
1) Desde la antigüedad hasta el siglo
XVIII,
en los archivos predomina una
visión patrimonial y administrativa. Los aspectos más característicos serían el
valor jurídico de los documentos, la clasificación orgánica de los mismos y la
inaccesibilidad.
2) Con el Siglo de las Luces se empieza a manifestar el concepto histórico que
introduce variaciones como la organización por materias y la accesibilidad.
Esta visión historicista se ve reforzada en el siglo
XIX
con el surgimiento de
los nacionalismos.
3) A finales del siglo XIX y durante el siglo XX se gesta el concepto del archivo
que integra las dos concepciones anteriores: administrativa e histórica. Los
cambios más relevantes serían la formulación del principio de procedencia
y la teoría de las edades del documento, además del derecho de acceso a los
documentos públicos.
Esta evolución permite ver que la archivística ha desarrollado un carácter marcadamente interdisciplinario y que su corpus teórico integra tanto una vertiente histórica y cultural como una vertiente administrativa y jurídica. Finalmente, la implantación de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación, con la consiguiente proliferación de documentos, hace que hoy
día la archivística tenga que hacer frente a cuestiones como la sobrecarga de
información, el dinamismo de las tipologías documentales o la variedad de
los soportes y formatos electrónicos. En este sentido, las técnicas archivísticas
adquieren un papel relevante en la sociedad del conocimiento, ya que aportan
pautas sistemáticas para mantener evidencias de los procesos y los contextos
organizativos y personales que dan lugar a los documentos.
1.2. Bases teóricas de la archivística
En el siglo
XIX
se establece un enunciado teórico fundamental de la archivís-
tica: el principio de procedencia, que marca un antes y un después en la conceptualización de esta disciplina. El origen de un archivo, las normas y leyes
por las que se ha gobernado y organizado, los fondos de los que se ha ido alimentando y, en fin, todos los acontecimientos que ha tenido que soportar a
lo largo de su vida constituyen una unidad indisoluble que permite llegar a su
plena comprensión y a una visión del conjunto como totalidad orgánica.
A finales del siglo XIX se gesta el concepto de
archivo con las concepciones administrativa e
histórica actuales.
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La teoría y la práctica archivísticas parten de una serie de principios esenciales que constituyen el modelo para organizar, conservar y utilizar los fondos
documentales. Según Gilliland-Swetland, el paradigma archivístico se fundamenta en cinco principios: la inviolabilidad de la evidencia; el respeto al fondo, la procedencia y el orden original; el ciclo de vida de los documentos; la
naturaleza orgánica de los documentos; y la jerarquía en los documentos y
sus descripciones.
1)�La�inviolabilidad�de�la�evidencia
La evidencia, en sentido archivístico, puede definirse como la capacidad
de los documentos para proporcionar una idea clara sobre los procesos,
actividades y hechos que llevaron a su creación a efectos administrativos, legales o históricos.
Recientemente se ha vuelto a enfatizar la importancia de identificar y mantener el valor probatorio de los documentos, en parte por los retos planteados
por los documentos electrónicos. La integridad del valor probatorio de los documentos se asegura mediante la demostración de una cadena de custodia sin
rupturas, documentando de manera precisa la agregación de los documentos
a medida que se reciben o producen y se integran con el resto de documentos
de la misma procedencia, y dejando rastro de todas las actividades de gestión y
mantenimiento asociadas con los documentos. Por lo tanto, resulta primordial
garantizar la preservación de estas evidencias, y ello implica una comprensión
cuidadosa de los diversos valores de los documentos a lo largo del tiempo.
Los documentos archivísticos poseen, por una parte, unos valores primarios
relacionados con los propósitos legales, económicos y administrativos de los
creadores de los documentos, que tienen que poder demostrar el cumplimiento de los requisitos legales o normativos; por otra parte, poseen también unos
valores secundarios como evidencias históricas y culturales sobre la organización y el funcionamiento de la entidad que los produjo.
2)�El�respeto�al�fondo,�la�procedencia�y�el�orden�original
Este conjunto de conceptos representa el meollo de la teoría y la práctica archivísticas. El principio de respeto al fondo se codificó por primera vez en 1841
con las regulaciones promulgadas por el ministro del Interior de Francia.
El principio�de�respeto�al�fondo establece que los documentos se tienen que agrupar de acuerdo con la naturaleza de la institución que los
genera.
Archivística y gestión documental
Lectura complementaria
Anne�J.�Gilliland-Swetland
(2000). Enduring paradigm,
new opportunities: the value of
the archival perspective in the
digital environment. Washington: Council on Library and
Information Resources.
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En 1881, los Archivos Estatales de Prusia establecieron regulaciones más precisas sobre la ordenación, las cuales definieron como principio de procedencia.
El principio�de�procedencia tiene dos componentes: a) los documentos de la misma procedencia no tendrían que mezclarse con los de una
procedencia diferente, y b) el archivero tendría que mantener el orden
original en el que los documentos se crearon y conservaron.
El principio de respeto al fondo facilita el acceso a los documentos creados y
recibidos por la misma persona o entidad, ya que los reúne y describe como
un todo intelectual, con independencia de su forma, soporte o volumen. El
principio de procedencia supone una mejora en esta aproximación, ya que
pretende garantizar que los documentos se mantengan, en la medida de lo
posible, tal como fueron creados originariamente. Así, se conserva su objetividad, proporcionando una idea clara sobre las actividades de su creador, tal como se plasman en la ordenación original de los documentos. Como conjunto,
la noción de fondo de archivo y el principio de procedencia permiten asegurar
que se mantiene la integridad de las agrupaciones de documentos y que los
documentos individuales siempre están contextualizados. De esta manera, la
aproximación archivística se enfoca sobre el contexto y el desarrollo orgánico
del fondo, dando respuesta a cuestiones sobre el “cómo,” el “por qué” y el
“para qué”.
3)�El�ciclo�de�vida�de�los�documentos
La National Archives and Records Administration (NARA) de Estados Unidos
desarrolló el concepto de ciclo de vida de los documentos estableciendo un modelo según el cual las funciones, los usos y la responsabilidad sobre los documentos varía según la edad de los documentos.
En la primera fase de este modelo (edad administrativa), los usuarios
crean y utilizan los documentos de forma habitual; en la segunda fase
(edad intermedia), los documentos se utilizan poco pero hay que asegurar su integridad durante un cierto tiempo. Finalmente, en la tercera
fase (edad histórica) los documentos se integran definitivamente en el
fondo histórico junto con otros documentos de la misma procedencia.
4)�La�naturaleza�orgánica�de�los�documentos
Tal como se ha apuntado antes, los documentos de archivo tienen un valor que
se deriva de la manera en que se produjeron, teniendo en cuenta que fueron
creados como resultado de la actividad con la que se relacionan y de la que
son evidencia. Estos documentos son generados por las actividades propias de
una organización o persona y, por lo tanto, se da una clara interdependencia
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entre ellos y su productor. Existe también una compleja red de relaciones entre
los documentos y el contexto organizativo, legal e histórico que dio lugar a
su creación.
Así, la práctica archivística pretende documentar esta red de relaciones
entre los documentos y sus productores, ya que el valor de un documento individual se deriva en gran parte de la secuencia de documentos dentro del cual se localiza. En este sentido, es difícil comprender un
documento individual sin conocer el proceso que lo ha originado, sus
requisitos legales y normativos, y el entorno histórico, social y cultural
en el que se gestó.
5)�La�jerarquía�en�los�documentos�y�sus�descripciones
La práctica archivística ha desarrollado estructuras de tipo jerárquico para describir el contexto y el contenido de los documentos.
Los documentos presentan una jerarquía innata impuesta por las prácticas de creación del expediente y por su posición dentro de los niveles
organizativos o la estructura de procesos de la entidad productora.
Así, un fondo puede contener subfondos; una clase de documentos, diversas
subclases relacionadas cada una de ellas con una actividad diferente; un expediente, diferentes documentos individuales. La descripción archivística ha
reflejado tradicionalmente estas jerarquías, elaborando descripciones más específicas para los niveles subordinados de la jerarquía. Esta aproximación presenta, entre otras ventajas, la de poder describir todos los documentos de la
misma procedencia, establecer su ordenación y hacer transferencias conjuntas, además de proporcionar una manera lógica de almacenar y recuperar documentos.
1.3. Archivos, bibliotecas y museos: diferencias y similitudes
Para entender las diferencias y similitudes entre los diversos centros de información –archivos, bibliotecas y museos– se han de tener en cuenta las características específicas de los materiales que gestionan y el papel que juegan dentro de la sociedad.
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Archivística y gestión documental
Hoy día los archivos, las bibliotecas y los museos comparten el compromiso de organizar y facilitar el acceso a los recursos de información,
prestando servicios de calidad a sus usuarios. Sin embargo, considerando su objeto de atención, reflejan diversas maneras de seleccionar, tratar y difundir la información.
Aunque comparten unos principios que se basan en la organización de la información y la documentación y en la provisión de servicios a sus usuarios, las
técnicas y herramientas utilizadas en los archivos, las bibliotecas y los museos
son distintas a causa, principalmente, de su objeto de atención:
Tipo de
centro
Objeto
Conjunto
Archivo
Documento de archivo
Fondo documental
Biblioteca
Material bibliográfico
Colección bibliográfica
Museo
Objeto de carácter cultural o científico
Colección museográfica
Por otra parte, desde la perspectiva de su papel en la sociedad los diferentes
centros de información presentan varios rasgos distintivos, tal como se refleja
en el cuadro siguiente:
Funciones sociales de los centros de información
Archivos
•
•
•
•
•
•
Identificar, evaluar y conservar documentos que tienen valor a largo plazo y
son evidencia de las actividades para ponerlos a disposición de la organización o
del público al que sirve el archivo.
Asegurar la rendición de cuentas de la
administración, conservando los documentos públicos y poniéndolos a disposición de la ciudadanía de acuerdo con
lo que es adecuado legal y éticamente.
Asegurar la rendición de cuentas de las
organizaciones privadas a sus partes interesadas.
Preservar documentos únicos o coleccionables.
Servir de instituciones de la memoria
con propósitos culturales.
Dar soporte al personal docente e investigador, y al personal de administración.
Bibliotecas
•
•
•
•
•
•
Identificar, adquirir, preservar y proporcionar acceso a los conocimientos publicados.
Promover la equidad en el acceso a la
información.
Promover la libertad intelectual.
Dar apoyo a la educación, el aprendizaje
continuo y la investigación.
Dar apoyo al desarrollo de la alfabetización informacional de la sociedad.
Servir como punto de referencia y promover los intereses de la comunidad.
Museos
•
•
•
•
•
•
Identificar, adquirir, conservar y exhibir
objetos únicos, coleccionables o representativos.
Promover la identidad cultural o comunitaria y su comprensión.
Proporcionar experiencias con las que los
visitantes puedan hacer conexiones entre
el contenido y las ideas.
Servir de instituciones de la memoria con
propósitos culturales.
Dar apoyo al aprendizaje formal y no formal, y a la investigación.
Servir como punto de referencia y promover los intereses de la comunidad.
Fuente: Elaboración propia a partir de Gilliland-Swetland (2000)
Partes interesadas
Se consideran partes�interesadas o grupos de interés aquellas personas, grupos u organizaciones que pueden afectar a las actividades de la organización o verse afectadas por
ellas. Así, las diversas partes interesadas de una empresa pueden ser los clientes, los socios, los proveedores, los empleados, los accionistas, los propietarios, la Administración
o las entidades reguladoras.
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De esta manera, dado que los archivos, las bibliotecas y los museos cumplen
diferentes papeles sociales, gestionan sus fondos o colecciones desde perspectivas propias utilizando principios y prácticas que han dado lugar a las disciplinas relacionadas con el estudio de los documentos y que, en conjunto, integran las ciencias de la información y la documentación: archivística, biblioteconomía, bibliografía, documentación y museología.
Se ha de destacar que los documentos de archivo se diferencian de los materiales bibliográficos (libros, revistas...) y de los objetos culturales y científicos
(obras de arte, piezas arqueológicas o etnográficas...) en que nacen con la finalidad de documentar actos (administrativos, jurídicos, económicos, mercantiles, etc.) y, por lo tanto, se constituyen en evidencia o prueba de estos actos. A
partir de esta consideración, se pueden establecer las siguientes características
específicas del documento de archivo:
1) Es único y tiene un carácter original, en tanto que es resultado de una actividad o gestión.
2) Aunque contiene una información única y original, se produce habitualmente de forma seriada como consecuencia de un proceso o procedimiento
determinado que se lleva a cabo de forma continua a lo largo del tiempo.
3) La información que contiene un documento de archivo aislado es incompleta, ya que no se puede contextualizar dentro del proceso o actividad del
cual es resultado.
Estas características de los documentos de archivo hacen que la noción de
fondo y el principio de procedencia adquieran una gran importancia, tal como
se ha señalado antes.
En un archivo la reunión de los documentos deriva de las actividades
propias de una organización o una persona, de forma que el fondo refleja su evolución a lo largo del tiempo. En cambio, la adquisición de
los materiales bibliográficos en una biblioteca, o de los objetos culturales o científicos en un museo, es resultado de unas demandas sociales y
responde a unos criterios de selección subjetivos, independientemente
de su procedencia.
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La archivística en los centros de información
No se ha de olvidar que los centros de información son organizaciones por sí mismas
o forman parte de una organización como unidades de gestión. Por lo tanto, inevitablemente producen documentos que evidencian sus actividades diarias y tienen un valor
administrativo o legal. Estos documentos se tendrían que gestionar de acuerdo con los
principios de la archivística y aplicando las técnicas propias de la gestión documental.
Así, una biblioteca, por ejemplo, además de gestionar los libros y otros materiales bibliográficos que forman parte de su colección, tendrá que gestionar los documentos que son
resultado de sus procesos de gestión internos, su organización del trabajo y su actividad
administrativa (contratos, informes, actos de reuniones, etc.).
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2. La gestión documental
El término “gestión documental” se utiliza con diversos significados, de manera que se ha generado una cierta confusión al respecto. Es habitual que se
hable de gestión documental para referirse simplemente a la digitalización de
documentos en una organización cuando la acumulación de “papeles” desborda la capacidad de gestión y provoca problemas de almacenamiento. La
gestión documental queda reducida así a la simple implantación de hardware
y software que haría desaparecer el uso del papel, sin tener en cuenta que es
un proceso o área de gestión de las organizaciones, como lo son, por ejemplo,
el marketing, la gestión de los recursos humanos o la gestión de la calidad.
En este sentido, hemos de entender la gestión documental como un
conjunto de actividades que pretenden asegurar la atención adecuada a
los documentos –con independencia de su soporte o formato– creados
o recibidos por cualquier organización pública o privada en el ejercicio
de sus actividades.
La gestión y mantenimiento de la documentación, desde su creación o recepción en las oficinas hasta su disposición final (eliminación o transferencia al
archivo histórico), se ha de plantear teniendo en cuenta algunos aspectos primordiales:
•
la preservación de los documentos administrativos que evidencian o sirven de registro de los procesos y actividades de la organización;
•
el uso que el personal hace de los documentos para desarrollar con eficacia
y eficiencia sus actividades y tareas;
•
el valor de los documentos como activos de la organización, en tanto que
la gestión de información de calidad ayuda a generar y difundir el conocimiento organizativo.
2.1. La gestión documental en las organizaciones
El propósito de la gestión documental es la creación y mantenimiento, durante
el tiempo que sea preciso, de documentos capaces de respaldar las actividades
de la organización y probar que éstas se efectúan de acuerdo con los requisitos
legales y normativos.
Gestión documental
“Área de gestión responsable
de un control eficaz y sistemático de la creación, recepción,
mantenimiento, uso y disposición de documentos, incluyendo los procesos para incorporar y mantener en forma de
documentos la información
y prueba de las actividades y
operaciones de la organización.”
UNE-ISO 15489-1. Información
y documentación - Gestión de
documentos - Parte 1: Generalidades.
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Desde un enfoque práctico, para conseguir una gestión eficaz de los documentos, haría falta:
•
establecer políticas y estrategias adaptadas a las necesidades y expectativas
de la organización, teniendo claro “por qué se gestionan documentos” y
“a donde se quiere llegar”;
•
implantar procedimientos y buenas prácticas de gestión documental, decidiendo “qué se tiene que hacer” y “cómo se tiene que hacer”;
•
definir claramente las responsabilidades, determinando “quién tiene que
hacer qué”.
Poniendo en funcionamiento un sistema de gestión documental que se acomode a los requisitos propios de la organización, se alcanzan unos resultados
que repercuten en todos los procesos de negocio:
1) Almacenar y recuperar la documentación con rapidez: todos los miembros
de la organización saben qué documentos tienen que guardar, dónde y cómo;
por otra parte, saben cómo encontrar en poco tiempo los documentos que
necesitan para desarrollar sus tareas.
2) Facilitar la realización de las actividades de la organización, respaldando la
toma de decisiones y haciendo más ágiles las tareas que requieren el manejo
de documentos.
3) Mejorar la eficiencia de las actividades de la organización, reduciendo los
costes derivados de una deficiente gestión documental (falta de control sobre
los asuntos gestionados, almacenamiento de documentos obsoletos o innecesarios, tiempo perdido en la búsqueda de documentos, gastos en material de
oficina, etc.).
4) Cumplir los requisitos legales y normativos, los procesos de auditoría y las
políticas internas de la organización, asegurando la protección de sus intereses
y de los derechos de los clientes, empleados y otras partes interesadas.
5) Compartir la información y aprovecharla como un recurso corporativo,
conservando el conocimiento adquirido por la organización, de manera que
no haya que recomenzar tareas ya efectuadas o sobre las cuales hay experiencia acumulada.
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Esta visión de la gestión documental lleva, según Bustelo Ruesta, a considerar
un enfoque global que tiene que integrar los archivos en papel, los documentos electrónicos (incluido el correo electrónico) y las bases de datos (cuando los
documentos se generan a partir de los datos incorporados en una aplicación
informática o bien los registros introducidos en una aplicación constituyen
en sí mismos una evidencia). En cualquier organización estas tres realidades
conviven de manera tan relacionada que no se pueden aplicar soluciones parciales que no las tengan en cuenta como un conjunto.
En la Norma UNE-ISO 15489-1(AENOR, 2006), que establece buenas prácticas
de gestión documental, se indica que las organizaciones tendrían que crear
documentos auténticos, fiables y utilizables, y proteger la integridad de estos
documentos durante todo el tiempo que sea necesario, con el fin de dar soporte a la continuidad de sus actividades, cumplir con el entorno normativo
y facilitar la rendición de cuentas. Ello supone establecer y llevar a cabo un
programa de gestión de documentos en el que haría falta:
a) determinar los documentos que se tienen que crear en cada proceso de
negocio y la información que es necesario incluir en estos documentos;
b) decidir la forma y la estructura en que los documentos se tienen que crear
e incorporar al sistema, y las tecnologías que se tienen que usar para ello;
c) determinar los metadatos que se han de crear junto con el documento y a lo
largo de los procesos relacionados con él, y cómo se vincularán y gestionarán
dichos metadatos a lo largo del tiempo;
d) determinar los requisitos para recuperar, usar y transmitir documentos durante los procesos de negocio o por otros posibles usuarios y los plazos de conservación necesarios para cumplirlos;
e) decidir cómo organizar los documentos de manera que se cumplan los requisitos necesarios para su uso;
f) evaluar los riesgos que se derivarían de la pérdida de documentos que atestiguen las actividades realizadas;
g) conservar los documentos y permitir el acceso a los mismos a lo largo del
tiempo, con el fin de satisfacer las necesidades de la organización y las expectativas de la sociedad;
h) cumplir los requisitos legales y reglamentarios, las normas aplicables y la
política de la organización;
i) garantizar que los documentos se conservan en un entorno seguro;
Archivística y gestión documental
Lectura recomendada
Carlota�Bustelo�Ruesta
(2000). Gestión documental
en las empresas: una aproximación práctica”. Jornadas Españolas de Documentación, pp. 189-195.
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Archivística y gestión documental
j) garantizar que los documentos sólo se conservan durante el período de tiempo necesario o requerido;
k) identificar y evaluar las oportunidades para mejorar la eficacia, eficiencia o
calidad de los procesos, las decisiones y las acciones que puedan derivarse de
una mejor creación o gestión de los documentos.
En resumidas cuentas, abordar la problemática asociada a la gestión documental en una organización implica considerar que los documentos
no son entidades aisladas sino que se integran en un sistema dinámico
y en continuo desarrollo.
Por ello, es importante tener en cuenta varios puntos básicos:
1) Planificar antes de actuar. Es importante valorar, por una parte, los riesgos y
deficiencias que comporta una inadecuada gestión documental y en qué medida afectan a la organización y, por otra, los beneficios que se esperan conseguir; hecho eso, definir estrategias de actuación y establecer objetivos. Ante los
problemas generados por una deficiente gestión documental, se acostumbra a
adoptar acciones meramente reactivas de alcance limitado. Desde una visión
global, es más ventajoso adoptar estrategias y soluciones proactivas.
2) Analizar los múltiples factores que intervienen en la gestión de documentos, tanto organizativos como tecnológicos: se trata de ver las relaciones entre
procesos, sistemas, personas y documentos. Sin un conocimiento detallado de
las actividades de una organización no es posible implementar unas buenas
prácticas de gestión documental, ya que éstas no pueden aplicarse como algo
aparte sino como un elemento integrado en el sistema de gestión de la organización.
3) Definir y formalizar una política de gestión documental y establecer res-
Ved también
ponsabilidades claras. Se trata de concretar las estrategias de actuación hasta
En la asignatura Gestión documental se estudia de manera
detallada la metodología de
diseño e implementación de
un sistema de gestión documental en una organización.
llegar a las tareas específicas de gestión de los documentos, estableciendo unos
procedimientos de manera que se sepa “qué se tiene que hacer y quién tiene
que hacerlo”. También es fundamental comprobar que se siguen los procedimientos definidos, poniendo de manifiesto las disfunciones que puedan producirse. Sólo evaluando los resultados es posible pensar en cómo mejorar lo
que se hace.
2.2. El records management norteamericano
A principios de los años treinta del siglo XX surge en Estados Unidos un nuevo
enfoque para gestionar los documentos activos de una organización: el records
management. Ante el incremento de las actividades de las agencias federales
que tenían que estar documentadas y de la adopción de nuevos medios de
(1)
En inglés, records manager.
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producción y reproducción de los documentos, se desarrolla un nuevo enfoque que tiene dos consecuencias importantes: el concepto de records lifecycle y
la aparición de la figura profesional del gestor documental1.
Record se puede traducir por registro o documento administrativo. Originariamente hacía referencia a un escrito conservado y aceptado por los tribunales como
prueba; hoy día se utiliza con el significado de evidencia o registro de una
actividad.
El enfoque propio del records management no sólo se refiere a las tareas relacionadas con la organización de los documentos sino que comprende también
tareas directamente relacionadas con su creación. Así, según señala Cruz Mundet, los objetivos del records management serían:
•
Establecer criterios para el diseño normalizado de los documentos.
•
Evitar la creación de documentos innecesarios, la duplicidad y la presencia
de versiones obsoletas.
•
Simplificar los procedimientos.
•
Controlar el uso y la circulación de los documentos.
•
Organizar (clasificar, ordenar y describir) los documentos para su adecuada
explotación al servicio de la gestión y la toma de decisiones.
Lectura complementaria
J.�R.�Cruz�Mundet (2006). La
gestión de documentos en las
organizaciones. Madrid: Pirámide.
OS�Department�of�Energy
(2006). Records Management
Handbook. Washington: OS
Department of Energy.
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•
21
Conservar e instalar los documentos a bajo coste en los archivos intermedios.
•
Evaluar, escoger y eliminar los documentos que carezcan de valor para la
•
Asegurar la disponibilidad de los documentos esenciales en situaciones de
gestión y para el futuro.
crisis o emergencia.
Un concepto básico en el records management es el ciclo�de�vida�de�los�documentos, según el cual la gestión de los documentos administrativos pasa
por tres fases sucesivas (US Department of Energy):
1)�Creación�(o�recepción). En esta etapa se pretende:
a) Crear documentos administrativos completos y fidedignos que documenten adecuadamente las funciones, políticas, decisiones, procedimientos y operaciones esenciales de la organización, de forma que proporcionen la información necesaria para proteger los derechos legales y económicos de la organización.
b) Distinguir entre documentos administrativos y otros tipos de documentos
que no tienen valor como evidencia.
2)�Mantenimiento�y�uso. Engloba cualquier acción que implique almacenamiento, recuperación o manejo de los documentos que se guardan en las oficinas o se almacenan temporalmente. Los objetivos de ésta son:
a) Preservar la integridad de los documentos, asegurando que no hayan sido
alterados después de su finalización.
b) Mantener la usabilidad de los documentos para aquellas personas que puedan necesitar la información.
c) Facilitar la identificación y conservación de los documentos con valor permanente.
d) Mantener los documentos con valor permanente y con valor temporal de
forma separada.
3)�Disposición. Es la fase final del ciclo de vida de los documentos y comporta
ya su eliminación, ya su transferencia al archivo permanente. Las acciones más
importantes de esta etapa son:
a) Conservar los documentos con valor permanente, como los que reflejan las
actividades de interés histórico de la organización.
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Archivística y gestión documental
b) Destruir los documentos con valor temporal tan pronto como hayan cumplido el propósito para el que fueron creados.
c) Transferir los documentos desde las oficinas a instalaciones más adecuadas
para su almacenamiento, de manera que se optimice el uso de los depósitos
de archivo y se reduzcan los costes de mantenimiento.
Figura 1. Ciclo de vida de los documentos
El concepto de ciclo de vida de los documentos supone que un documento atraviesa diferentes fases desde su elaboración:
a)�etapa�activa2: el documento se utiliza con bastante frecuencia para resolver
(2)
En inglés, current.
los asuntos o trámites que se están realizando;
b)�etapa�semiactiva3: el documento ha alcanzado el objetivo que originó su
(3)
En inglés, semicurrent.
creación –el asunto que lo originó ya ha finalizado–, pero todavía puede ser
objeto de consultas ocasionales;
c)�etapa�inactiva4: el documento ya no tiene ninguna utilidad administrativa,
(4)
En inglés, noncurrent.
legal o financiera, pero se ha decidido conservarlo de manera permanente; a
esta etapa llegan los documentos que no han sido eliminados en etapas anteriores a causa de su valor histórico o cultural.
El planteamiento del records management lleva a distinguir entre la figura del
5
(5)
En inglés, records manager.
6
gestor documental y la del archivero . El primero se ocupa de los documentos durante sus fases activa y semiactiva, es decir, mientras poseen un valor
administrativo, legal o financiero para la organización que los ha producido.
(6)
En inglés, archivist.
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23
En cambio, el archivero se encarga de la custodia de los documentos inactivos
que se conservan permanentemente por el hecho de tener un valor histórico
o cultural, una vez han perdido su valor administrativo, legal o financiero.
2.3. El recordkeeping australiano
Recordkeeping es un término utilizado por los profesionales de la gestión documental y los archivos australianos, y que se puede traducir como sustentación,
mantenimiento o preservación de los documentos.
Según el Consejo Internacional de Archivos, un record keeping system es:
“un sistema de información que ha sido desarrollado para almacenar y recuperar documentos (records) y organizado para controlar las funciones específicas de producción y
almacenamiento de documentos y el acceso a los mismos, con la finalidad de salvaguardar su autenticidad y fiabilidad”.
International Council on Archives (1997)
El recordkeeping tiene como propósito servir de herramienta para garantizar el
mantenimiento y preservación de los documentos, lo cual implica proporcionar información contextual que permita “probar” la autenticidad, fiabilidad
y accesibilidad de estos documentos a lo largo del tiempo. Esta aproximación
a la gestión de los documentos comprende, por una parte, la creación de documentos en el curso de las actividades de la organización y los medios para
asegurar la creación de documentos adecuados y, por otra, el diseño, mantenimiento y funcionamiento del sistema de gestión documental.
Así, del mismo modo que el records management se basa en el concepto de ciclo
de vida de los documentos, el recordkeeping desarrolla el modelo del “records
continuum” (continuum de los documentos). Este modelo alternativo parte de
la idea de que la gestión de los documentos es un proceso continuo desde
el momento de su creación, y pretende superar la dicotomía que establece el
records management entre las etapas activa y semiactiva de la documentación
(consideradas como dominio de la gestión documental) y la etapa inactiva
(considerada como dominio de las instituciones archivísticas).
Según el modelo�del�continuum�de�los�documentos, un documento,
más que pasar por sucesivas fases de vida estancas, presenta diversas características teniendo en cuenta cuatro ejes transversales que se combinan con cuatro dimensiones.
Los cuatro ejes en torno a los cuales se articula este modelo son (Upward,
1996):
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1)�Gestión�documental7: se refiere a los vehículos para almacenar la infor-
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(7)
En inglés, recordkeeping axis.
mación registrada sobre las actividades humanas. Sus coordenadas son documento, documento administrativo, fondo documental y archivo (en cuanto
institución de la memoria).
2)�Evidencia8: consiste en el rastro de las acciones, las evidencias que el do-
(8)
En inglés, evidence axis.
cumento puede proporcionar, su papel en la memoria organizativa (o individual) y su papel en la memoria colectiva.
3)�Transacciones9: presenta como coordenadas las acciones, las actividades,
(9)
En inglés, transactional axis.
las funciones y los propósitos (vistos desde una perspectiva social amplia). Este
eje refleja el papel de los documentos como registros de las actividades realizadas para gestionar asuntos, y cómo estas actividades crean vínculos entre
los documentos.
4)�Identidad10: representa al actor (como agente que crea el documento), la
unidad de trabajo, la organización y la institución (la manera en que estos elementos se institucionalizan en un entorno social más amplio). Este eje refleja
la procedencia y las responsabilidades sobre los documentos.
Figura 2. Diagrama del continuum de los documentos según Upward (1996)
(10)
En inglés, identity axis.
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En resumen, el modelo�del�continuum�de�los�documentos constituye
un marco conceptual que pretende dar respuesta a la creciente complejidad de la gestión documental y que está teniendo una gran aceptación
en Estados Unidos y Europa. A su propósito de reunificar la gestión documental y la archivística, se añade el hecho de que centra su atención
en los documentos como entidades lógicas, más que como entidades
físicas, con independencia de su soporte, y que enfatiza la necesidad
de integrar los documentos en los procesos de las organizaciones y su
contexto social.
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Bibliografía
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1: Generalidades. Madrid: AENOR.
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práctica”. En: Actas de las Jornadas Españolas de Documentación, pp. 189-195. Bilbao: Fesabid.
[Consulta: 14.08.2009]
Cruz Mundet, José Ramón (2006). La gestión de documentos en las organizaciones. Madrid:
Pirámide.
Gilliland-Swetland, Anne J. (2000). Enduring paradigm, new opportunities: the value of the
archival perspective in the digital environment. Washington: Council on Library and Information Resources.
[Consulta: 14.08.2009]
International Council on Archives (1997). Guide for managing electronic records from an
archival perspective. París: ICA.
ISAD(G): Norma Internacional General de Descripció Arxivística. Barcelona: Associació d’Arxivers
de Catalunya; Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya.
Norma de Descripció Arxivística de Catalunya (NODAC) 2007 (2007). Barcelona: Generalitat de
Catalunya, Departament de Cultura i Mitjans de Comunicació.
Rodríguez López, M. del Carmen (2000). “La delimitación de la Archivística como ciencia”. Cuadernos de Documentación Multimedia, n. 10, pp. 379-388.
[Consulta: 14.08.2009]
Upward, Frank (1996). “Structuring the records continuum. Part one: postcustodial principles and properties”. Archives and Manuscripts, v. 24, n. 2, pp. 268-285.
[Consulta: 14.08.2009]
US Department of Energy (2006). Records Management Handbook. Washington: US Department of Energy.
[Consulta: 14.08.2009]
Archivística y gestión documental