coordinación de los consejos territoriales de archivo

PROCEDIMIENTO: COORDINACIÓN DE LOS CONSEJOS
TERRITORIALES DE ARCHIVO
1. OBJETIVO
Promover la creación y/o modernización de los archivos del país, impulsando su desarrollo a través de
la dirección y coordinación de la estructura del Sistema Nacional de Archivos
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a los Consejos Territoriales de Archivos
Inicia con la definición de las necesidades para ser incluidas en el plan de acción de la vigencia y
Cronograma de actividades de acompañamiento para la creación y funcionamiento de Consejos
Territoriales de Archivos y va hasta la coordinación y convocatoria de la reunión anual de los Consejos
Departamentales de Archivos.
3. REQUISITOS LEGALES Y/O INSTITUCIONALES
Ley 80 de 1989
Ley 594 de 2000
Decreto 4124 de 2004
Acuerdo 07 de 1994
Circular 01 de 2006
Circular 01 de 2007
Circular 035 de 2009
4. GLOSARIO
Consejos Territoriales de Archivos. Son los Consejos Departamentales de Archivos, los Consejos
Municipales de Archivos, los Consejos Distritales de Archivos y los de los Territorios Indígenas, que se
crearán cuando la Ley los desarrolle, encargados de dirigir y coordinar la función archivística a nivel
territorial.
5. CONDICIONES GENERALES
Funciones de los Consejos Territoriales de Archivos. Los Consejos Territoriales de Archivos tendrán
las siguientes funciones:
a) Expedir su propio reglamento;
b) Vigilar el cumplimiento de las políticas y normas archivísticas;
c) Apoyar la gestión de programas y proyectos de los archivos de su jurisdicción;
d) Programar y coordinar acciones acordes con las políticas, planes y programas propuestos por el
Consejo Directivo del Archivo General de la Nación y bajo la coordinación del Sistema Nacional de
Archivos;
e) Asesorar al Sistema Nacional de Archivos en la definición de la política archivística;
f) Promover la formación y capacitación del personal vinculado a los archivos en los diferentes niveles
y áreas de trabajo;
g) Crear el Comité Evaluador de Documentos;
h) Aprobar las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental de las
entidades de su correspondiente ente territorial, exceptuando las Tablas de Retención Documental y
las Tablas de Valoración Documental de las Gobernaciones, las cuales serán aprobadas por el Archivo
General de la Nación y las de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D. C., las cuales serán aprobadas por el
Consejo Distrital de Archivos correspondiente;
i) Ejercer funciones de asistencia técnica de conformidad con lo establecido en literal b), artículo 6° de
la Ley 594 de 2000;
Proceso: Desarrollo de la Política Archivística
Fecha: 2011-10-10
Versión: 3
Código: PA-342-PD-037
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TERRITORIALES DE ARCHIVO
j) Ejercer a prevención las facultades dirigidas a precaver y sancionar el incumplimiento de lo señalado
en la Ley 594 de 2000 y sus normas reglamentarias, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 35
de la citada ley;
k) Informar semestralmente al Archivo General de la Nación sobre las acciones adelantadas, cuando
se trate de Consejos Departamentales de Archivos y Consejo Distrital de Archivos de Bogotá; los
primeros a su vez recibirán, semestralmente la información de las acciones que desarrollen los
municipios de su jurisdicción en materia archivística.
El acompañamiento se realizara en las regiones o en las instalaciones del AGN, según el caso.
6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No.
1
2
3
4
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
INICIO
Definir las necesidades para ser
incluidas en el Plan de acción de la
vigencia y Cronograma de actividades
de acompañamiento para la creación
y funcionamiento de Consejos
Territoriales de Archivos, teniendo en
cuenta el histórico de la vigencia
anterior.
Elaborar y/o actualizar el diagnóstico
de la situación de cada uno de los
departamentos y municipios. Elaborar
los planes de trabajo a desarrollar en
la reunión y visita.
Coordinar las actividades necesarias
y la logística requerida para la
realización de reuniones de Consejos
Territoriales de Archivos y visitas a
los Archivos Generales de los Entes
territoriales. Con un mes de
anticipación
(Ver procedimiento de gestión de
comisiones para funcionarios y
desplazamientos para contratistas)
Realizar las reuniones de los
Consejos
Departamentales
y
Municipales de Archivos, en la cual se
verifican
acciones
adelantadas,
planes de trabajo y se determinan las
acciones a seguir (Compromisos y/o
acciones de mejoramiento), según
sea el caso, de conformidad con la
situación encontrada.
Elaborar informes de reunión y visita,
y remitirlos a los entes territoriales.
5
6
7
Solicitar mediante oficio a las
Gobernaciones y Municipios el
informe semestral de avance de la
gestión del Consejo Departamental
de Archivos (CDA).
Realizar
el
seguimiento
al
cumplimiento de las actividades
Proceso: Desarrollo de la Política Archivística
Coordinador GSN.
PUNTOS DE
CONTROL
DOCUMENTO
Plan de acción Vo. Bo. Dirección
anual
General
Cronograma
de
Actividades.
Contratista
funcionarios
GSN.
y Plan de Trabajo
del
Vo. Bo.
Coordinador
GSN.
Contratista
funcionarios
GSN.
y Oficios
a
las
del Gobernaciones,
Memorandos
internos.
Formato
de
comisión.
Firma
Director,
Radicado
correspondencia.
Firmas y recibido
Formato
de
comisión.
Personal
delegado Acta de Reunión Firmas de actas
para la visita a los del CTA.
de reunión.
CTA.
Personal
delegado Informe
de
para la visita a los Reunión y visita,
CTA.
Oficio
a
Gobernadores y
Alcaldes.
Contratista
y Oficio
funcionarios del GSN
Firmas
del
Director General
en
el
oficio
remisorio
Fecha y No. De
Radicado.
Vo.Bo.
coordinador GSN
y
firma
del
Director General
Contratista
y Informe y base de Radicado y fecha
funcionarios del GSN datos
de recibido de los
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TERRITORIALES DE ARCHIVO
No.
8
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
concertadas para los compromisos
adquiridos a través de solicitudes de
informes de avance, cada 6 meses,
hasta su culminación según el caso.
(ver circular 01 de 2006)
Coordinar y convocar a la reunión Director
anual
de
los
Consejos GSN
Departamentales de Archivos, con el
fin de socializar los informes de
actividades y concertar compromisos
generales.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
General
DOCUMENTO
y Convocatoria
Agenda
Acta
PUNTOS DE
CONTROL
informes.
Porcentaje
de
avance.
Firma del acta
7. REGISTROS
Oficio GD-302-FR-003
Memorando GD-302-FR-004
Acta GD-302-FR-005
Informe GD-302-FR-006
Cronograma de Actividades SA-342-FR-280
Plan de Trabajo SA-342-FR-282
8. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS
Los cambios en este documento, se identificarán de acuerdo a la siguiente tabla:
VIGENCIA
05-11-09
VERSIÓN
1
2010-05-25
2
2011-10-10
3
Proceso: Desarrollo de la Política Archivística
IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS
Emisión
Se cambia el formato de fecha y se incluye frase
de control de documentos del SIG. Se ajustaron
los pasos 5 y 6, y se agregaron los pasos 7 y 8.
Se ajustaron los requisitos legales, se
trasladaron las funciones del glosario a las
condiciones generales, se actualizo el
responsable de las actividades y se ajusto el
paso 4 y se incluyo el paso 6.
Fecha: 2011-10-10
Versión: 3
RESPONSABLE
Coordinadora GSN
Coordinadora GSN
Coordinador GSN
Código: PA-342-PD-037
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