matriz de acciones correctivas, preventivas y de mejora

MATRIZ DE ACCIONES
CORRECTIVAS,
PREVENTIVAS Y DE
MEJORA
Certificado N° SC 7267-1
Certificado N° SC 7267-2
Certificado N° SC 7267-3
Certificado N° GP 190-1
DONDE UBICAR LA MATRIZ
DONDE UBICAR LA MATRIZ
DONDE UBICAR LA MATRIZ
FACTOR - PED
Planes
Informes de
Autoevaluación
Con el fin de articular los Factores de la Autoevaluación de los programas con
el Plan Estratégico de Desarrollo se debe consultar el Plan de Acción y el Plan
de Inversiones para identificar el Asunto Estratégico, Estrategia y Proyecto. De
igual forma se consulta el Informe de Autoevaluación para identificar el Factor,
si aplica.
PROCESO
Aquí se especifica el proceso donde se presentó la dificultad o situación a
mejorar, pueden ser diligenciados mediante la lista despegable.
CLASIFICACIÓN DEL HALLAZGO
Aquí se especifica si es una Debilidad u Oportunidad de Mejora generada por
una auditoria interna o externa de calidad, si es una Recomendación de los
Pares por Acreditación o Autoevaluación del Programa.
FUENTES DE INFORMACIÓN
Este punto nos indica que fuente identificó el problema o
situación para el cual se quieren realizar las acciones a
proponer.
Los problemas vistos como algo…
son:
•
•
•
Cambios a la
rutina.
Retos a vencer.
Oportunidades
para poner a
prueba nuestro
talento.
son:
•
•
•
•
Causados por el
destino.
Obra del
demonio.
Mala suerte.
Difíciles de
resolver.
Antes de recetar una cura, un
buen medico halla todas las
causas de la enfermedad del
paciente.
Quizás una pastilla no lo cure
para siempre.
DESCRIPCIÓN DE LA CAUSA
En este punto se realiza la descripción del problema, riesgo o situación a
mejorar. Lo que motivó a la oportunidad de mejora.
El análisis de la causa puede ser desarrollada por cualquier metodología
utilizada la cual puede ver en la Guía de Mejora Continua que esta
disponible en la pagina del GICUV
La meta de encontrar la causa
raíz es mejorar la manera en
que se gestionan los problemas,
encontrar esta causa llevará a
reducir el impacto, a la
contención del error, a la
prevención de la recurrencia, y
también conllevará a la
reducción de esfuerzos
innecesarios.
TIPO DE ACCIÓN
En el campo tipo de acción se pueden elegir de la lista despegable las
siguientes opciones:
− Acción Correctiva: Conjunto de Acciones tomadas para eliminar la(s)
causa(s) de situación no deseable (problema real).
− Acción Preventiva: Conjunto de Acciones tomadas para eliminar la(s)
causa(s) de una situación potencial no deseable (problema potencial).
− Acción de Mejora: Actividad que se presenta cuando existiendo
cumplimiento de lo planeado se quiere lograr un mejor nivel de ejecución
Para resultar eficaces las
acciones deben ser…
• Consultadas con los
involucrados
• Conservar coherencia
con el análisis de
causas
• Identificarse con los
objetivos de la unidad
y tener en cuenta
responsables,
recursos, indicadores
y ciclo PHVA.
Consensuadas
Coherentes
Estructuradas
• Tanto en tiempo
como en grado de
cumplimiento.
• Susceptibles de
modificación ante
contingencias no
previstas sin
apartarse del enfoque
inicial
• Viables en el contexto
que se plantean
Acotadas
Flexibles
Realistas
PLAN DE ACCIÓN
En este punto se diligencia las actividades a realizar para solucionar la
situación presentada, la dificultad u oportunidad de mejora. En conjunto con
la acción o actividad debe de definirse un indicador por cada actividad para
medir el cumplimiento del mismo y su valor.
En el campo indicador se diligencia la información que nos indica el grado de
consecución respecto a la acción propuesta, es decir, que me permita
evaluar si lo que me propuse se cumplió.
El valor de inicio corresponde a lo que me propongo cumplir respecto a la
acción planteada
Continuando con la misma estructura del plan de acción, el valor de inicio
debe contar con periocidad de tiempo para su cumplimiento.
En el caso de no ser posible el establecimiento de un
indicador adecuado, se puede considerar un indicador
de cumplimiento…
SEGUIMIENTO
En el campo Observaciones, se puede consignar cualquier
comentario adicional sobre las causas, las acciones, el
formato o el seguimiento. En el caso de ser necesario la
referencia a otros documentos pueden registrarse en este
campo.
EJEMPLOS
“Una decisión no se
considera como tal
hasta que no se convierte
en una asignación de tareas”
Peter Drucker
http://gicuv.univalle.edu.co;
http://procesos.univalle.edu.co