Organizacion_FINAL - Apuntes de administracion
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UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO Facultad de Contaduría y Administración División de estudios de posgrado Organización e Integración Expositores: Roberto Velázquez Barajas Adrián Golzarri Arroyo Profesora: Silvia A A. Durand Bautista Administración Organización “Para evitarte conflictos, conflictos que tu lengua no se adelante a tu pensamiento” Juan Carlos Flores Legorreta Funciones administrativas Planeación Control Alcanzar Alcanzar el objetivo Dirección Organización Definición de organización Agustín Reyes Ponce Organización es la estructuración de las relaciones que deben existir entre las funciones, funciones niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados. Eugenio Sisto Velasco Organizar O i es agrupar y ordenar d l las actividades i id d necesarias i para alcanzar l l los fi fines establecidos creando unidades administrativas, asignando en su caso funciones. Autoridad, responsabilidad y jerarquía y estableciendo las relaciones que entre dichas unidades debe existir. existir Definición de organización Joseph L. Massie La estructura y asociación por lo cual un grupo cooperativo de seres humanos, humanos asigna las tareas entre los miembros, identifica las relaciones e integra sus actividades hacia objetivos comunes. Harold Koontz y Cyril O’Donnell Organizar es agrupar las ciertos asignar a O i l actividades ti id d necesarias i para alcanzar l i t objetivos, bj ti i cada grupo un administrador con la autoridad necesaria para supervisarlo y coordinar tanto en sentido horizontal como vertical toda la estructura de la empresa. Definición de organización Ernest Dale o Detallar todo el trabajo para alcanzar las metas. o Dividir la carga total de trabajo en actividades para ser ejecutadas en forma lógica y cómoda por una persona o por un grupo. grupo o Combinar el trabajo de los miembros de la organización de modo lógico y eficiente (Departamentalización). o Establecer un mecanismo para coordinar el trabajo de los miembros de un todo unitario y armonioso. o Vigilar la eficiencia de la organización y hacer ajustes para mantenerla y mejorarla. mejorarla Dinámica C Construcción t ió d de un vehículo hí l Precios: Bola de unicel Cartulina Taparrosca Palito de madera Tijeras Cinta adhesiva Cinta adhesiva Pegamento Tubo de plastilina Caja de cartón j Reglas: g $50 $50 $ $50 $100 $100 $200 $200 $300 $500 $ Presupuesto: $2,000 Shhhh!! 15 min Clasificación de las Organizaciones Finalidad • Lucrativas • No lucrativas No lucrativas Actividad • Industriales • Agrícolas • Servicios Origen del capital • Privadas • Públicas Elementos de la Organización Importancia de la Organización Es de carácter continuo Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social Suministra los métodos Evita la lentitud e ineficacia en las actividades Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos Principios de la Organización Del objetivo de la empresa Especialización Jerarquía Paridad de autoridad y responsabilidad Unidad de mando Difusión de responsabilidad y autoridad Amplitud o tramo de control De la coordinación Continuidad: mejora y reorganización Diseño Organizacional Especialización del trabajo Empowerment Departamentalización Centralización y descentralización Cadena de mando Cadena de mando Amplitud de control Amplitud de control Formalización Especialización del trabajo o No se asigna la realización de todo un trabajo a un solo individuo individuo, sino que se divide en varios pasos, cada uno de los cuales es llevada a cabo por una persona diferente. o Descomponer un proceso complejo en una serie de pequeñas tareas. o Facilita la asignación de autoridad y responsabilidad Departamentalización La departamentalización es la base sobre la cual los empleados se agrupa para el La departamentalización es la base sobre la cual los empleados se agrupa para el logro de las metas organizacionales. o Funcional o Por producto o Geográfica o Por procesos Por procesos o Por clientes Cadena de mando Línea ininterrumpida de autoridad que se extiende desde los niveles más altos de la organización, hasta los niveles inferiores y define las líneas de autoridad y responsabilidad. Implica: o Autoridad o Responsabilidad o Unidad d d de d Mando d Amplitud de control Se refieren a cuantos subordinados puede supervisar un gerente en forma eficaz y eficiente. Centralización La centralización se define como la concentración del Proceder y la autoridad en los altos directivos de una Organización Factores que afectan la centralización: o Filosofía de la administración. o Evolución l ió del d l crecimiento i i d la de l organización i ió o Dispersión geográfica de la organización o Disponibilidad de controles efectivos o Calidad de los administradores en los diferentes niveles o Diversidad de los productos o servicios Descentralización Transferencia de la autoridad de toma de decisiones a niveles más bajos dentro de la organización. Permite más flexibilidad y una acción más rápida, adicional a que releva al administrador de trabajo detallado que consume tiempo. o Un medio ambiente cambiante o Un estilo de liderazgo tendiente a la delegación para lograr g una adecuada coordinación o Contar con los medios p o Aprovechar la experiencia del personal de menor jerarquía en resolver problemas por su cuenta o No considerar necesario que las decisiones que se tomen en cualquier nivel de la organización sean uniformes Empowerment Consiste en la delegación estructurada y sistemática del poder de decisión y responsabilidad a los subordinados, subordinados al tiempo que se les va desarrollando para que asuman cada uno de los diferentes niveles de mando y decisión. Crear un ambiente en el cual los empleados de todos los niveles sientan que tienen una influencia real sobre los estándares de calidad, servicio y eficiencia del negocio, dentro de sus áreas de responsabilidad. Formalización Grado G d en que las l actividades ti id d de d una organización i ió están tá estandarizadas, t d i d y medida did en la cual el comportamiento de los empleados tiene como guía con una serie de reglas y procedimientos. Cuando la formalización es muy alta los empleados tienen muy bien delimitado lo que tiene que hacer, cuando y como llevarlo a cabo; manejan siempre de la misma manera los insumos y la rutina de trabajo, trabajo de esto resulta una producción consistente y uniforme. Cuando d la l formalización f l ó es baja, b ell comportamiento de d los l empleados l d esta relativamente no estructurado y gozan de una libertad. Organización formal La organización formal es el conjunto de relaciones establecidas entre los distintas áreas de la organización, y establecidas mediante el proceso racional de planificación para lograr la adecuación de esas relaciones a los fines. fines Características: 1) Número: Mínimo dos. 2) Interacción significativa: Comunican permanentemente 3) Marco normativo y valorativo: Hay reglas que respetar 4) Objetivos específicos: Objetivos tácticos y objetivos inmediatos Organización informal Una red de relaciones personales y sociales no establecidas ni requeridas por la organización formal, formal sino que surgen espontáneamente a medida que la gente se asocia entre sí. Características: o Surge a partir de las interacciones de la organización formal. o Surge de manera espontánea. o Son independiente de la voluntad de los que dirigen la organización.; o Pueden llegar a contribuir a los objetivos de la organización así como también en ciertas ocasiones pueden dificultar la consecución de los mismos. o En general se dan entre las personas que tienen afinidad o comparten valores en común. Organización mecanicista Se caracteriza por la alta especialización, departa mentalización extensiva, escasa amplitud de control, alta formalización una red de información limitada y poca participación de los empleados de j en la toma de decisiones. Estructura rígida, g , estrictamente controlada,, la nivel bajo especialización del trabajo crea empleos simples, rutinarios y estandarizados. Características o Tiene una jerarquía de autoridad formal. o Crea estructuras organizacionales con muchos niveles. o En E la l medida did que la l distancia di i entre la l alta l dirección di ió y las l áreas á operativas i es mayor, se tienden a imponer reglas y reglamentos. Organización orgánica o Su estructura es adaptativa y flexible en tan alto grado como lo son la rigidez y la estabilidad de la organización mecanicista. g orgánica g tiene una ggran flexibilidad lo q que le p permite efectuar o La organización cambios con la rapidez que las necesidades así lo exigen. o Aplican la división del trabajo, pero los empleos que las personas realizan en ellas no están estandarizados. o Los trabajadores b d tienen un alto l grado d de d capacitación, ó y se les l faculta f l para manejar diversos problemas relacionados con el trabajo. o Los integrantes requieren un mínimo de reglas formales y escasa supervisión directa. directa Estructura Organizacional LLa estructura de d la l organización i ió se crea para realizar li las l funciones f i y las l actividades, y con el fin de cumplir los deberes y responsabilidades de los componentes de la organización. A través de la estructura se delega la autoridad, se asignan las responsabilidades y, en función de éstas, se establecen los distintos niveles jerárquicos. Representa la descripción ordenada de unidades administrativas de una empresa, en función de sus relaciones de jjerarquía; q ; y debe corresponder p a la representación p grafica del organigrama. Estructura Organizacional Quién Qué • Características físicas e intelectuales de la fuerza de trabajo • Tareas a realizarse Dónde • Ubicación física de la organización y las áreas de trabajo Cuándo • Tiempo del proceso y flujo de trabajo Para qué y cómo • Razón organizacional, objetivos; y métodos de actuación Elementos para analizar la estructura organizacional Estructura simple Diseño organizacional con departamentalización baja, gran amplitud de control, autoridad centralizada en una sola persona y escasa formalización. o Organización “plana” que tiene únicamente dos o tres niveles verticales. o Distribución informal de empleados y un solo individuo en quien está centralizada la autoridad para la toma de decisiones. o Es muy común en las micro y pequeñas empresas, en las cuales el propietario y el gerente es la misma persona. Estructura funcional Diseño Organizacional que reúne grupos a las especialidades ocupacionales que son similares o relacionadas. Esta organización facilita la supervisión, debido a que cada gerente es experto en una gama limitada de habilidades, facilitando de igual forma el movimiento de capacidades especializadas a donde más se necesitan. Al reunir las especialidades de carácter similar se logra obtener economías, se minimiza la duplicación de personas y equipo, el grupo de trabajo “habla el mismo idioma . idioma” Estructura divisional Estructura organizacional constituida por unidades o divisiones separadas o semiautónomas. Cada unidad o división en una estructura organizacional tiene una autonomía relativamente limitada, con un gerente de división cuya responsabilidad es lograr un buen rendimiento y ejercer la autoridad estratégica y operacional de la toma de decisiones en su unidad. Existe una estructura central que actúa como supervisor externo para coordinar y controlar las divisiones. Estructura de equipos Formada por grupos o equipos de trabajo que realizan las actividades de la organización. En este tipo de estructuras la acción de facultar a los empleados es fundamental por que no existe una línea rígida de autoridad administrativa que fluya desde la alta dirección hasta los niveles operativos. Los equipos q p de empleados p están en libertad de diseñar su p propios p trabajo j en la forma que consideren más adecuada. Estructura matricial Estructura en la que algunos especialistas de diferentes departamentos funcionales son asignados para trabajar en uno o varios proyectos, bajo la dirección de un líder o gerente de proyecto. La adición de esta dimensión vertical a los tradicionales departamentos funcionales de tipo horizontal hace, que, en realidad , se entretejan elementos de las departamentalizaciones funcional y por productos; por eso se emplea el término matriz. matriz Con esta estructura se instituye una cadena de mando doble, violándose así el principio clásico de la “unidad de mando”. Los empleados de la matriz tiene en realidad dos jefes: el gerente de su respectivo departamento funcional y el gerente de su producto o proyecto. Estructura de proyectos Estructura organizacional en la permanentemente a los proyectos. cual los empleados son asignados LLos empleados l d y ell trabajo t b j que realizan li son asignados i d en los l proyectos t de d manera permanente. Este tipo de estructura no tiene departamentos formales, formales como la estructura matricial. En este tipo de estructura los empleados llevan sus capacidades, habilidades y experiencias de específicas a otros proyectos de trabajo. Manuales administrativos Contenido del manual de organización Contenido del manual de métodos y procedimientos Contenido del manual de políticas, normas y estándares Contenido del manual de proyectos Contenido del manual de informática Manual de usuario Contenido del manual de informática Manual de técnico Una buena organización ayuda a: o CUMPLIR LOS OBJETIVOS DE LA EMPRESA CON BASE EN UNA BUENA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL. o ESTABLECER UNA BUENA INTEGRACIÓN DE RECURSOS. o CLARIFICAR LOS CONCEPTOS DE AUTORIDAD, RESPONSABILIDAD Y EJERCICIO DE FUNCIONES. Integración “Para evitarte conflictos, conflictos que tu lengua no se adelante a tu pensamiento” Juan Carlos Flores Legorreta Integración o Como fase del Proceso Administrativo, la integración representa la etapa donde se ponen en práctica las decisiones tomadas. T b j Trabajar ¿C ¿Con qué? é? ¿C ¿Con quién? ié ? Definición “Obtener y articular “Obt ti l los l elementos l t materiales t i l y humanos h que la l organización y la planeación señalan como necesarios para el g social”. adecuado funcionamiento de un organismo Reyes Ponce Integración de recursos Recursos financieros Recursos tecnológicos Integración Recursos humanos Recursos materiales Integración de recursos financieros o Cantidad de dinero necesario para adquirir los bienes y servicios que requiere la organización para llevar a cabo su operación. o Aportaciones de los socios. Fuentes de Financiamiento o Proveedores y compras a crédito. o Instituciones de crédito (públicas o privadas). Instituciones de crédito (públicas o privadas) o Emisión de obligaciones. Integración de recursos tecnológicos o Elección de los recursos tecnológicos adecuados para la organización. g o Es necesaria una investigación que considere: tipo de proveedor, d soporte, respaldo, ld instalación l ó e implementación, l ó así como necesidades futuras. Integración de recursos materiales o Definición de las características y volúmenes de recursos materiales requeridos. o Investigación de posibles fuentes de abastecimiento. o Solicitud de cotizaciones o concurso de compra. o Evaluación de materiales y proveedores. o Decisión de adquisición. o Financiamiento de pedido y/o contrato de acuerdo con requerimientos y calendarios. o Recepción y evaluación de materiales recibidos. p y Integración de recursos humanos “La integración de personal consiste en ocupar y mantener así los puestos de la estructura organizacional. Esto se realiza mediante la identificación de los requerimientos de fuerzas de trabajo, el inventario de las personas disponibles y el reclutamiento, selección, contratación, evaluación, planeación de carreras, compensación y capacitación tanto de candidatos como de empleados en funciones a fin de que puedan cumplir eficaz y eficientemente sus tareas” Koontz y Weihrich y Etapas del proceso de Recursos Humanos Planeación de Recursos Humanos Selección Vacantes P Promoción ió Solicitud Externo Reclutamiento Entrevista P b Pruebas Psicológicas Interno Entrenamiento Contratación Inducción Investigación del Candidato Entrevista con el jefe Medición del Desempeño Capacitación y Desarrollo Examen Médico Negociación Final Mantenimiento Esquemas de integración ESQUEMAS DE INTEGRACIÓN CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES Jerarquía Administrativa Jerarquía Administrativa Solución común a los problemas de 2 o más subunidades de una empresa que d dependen d de d un mismo superior. Departamentalización Diferenciación organizacional que provoca la especialización en departamentos Asesoría í También conocido como staff. Son asistentes de ejecutivo que permiten aumentar l información la i f ió de d la l jerarquía j í y por lo l tanto ell numero de d toma de d decisiones d ii y resolución de conflictos. Reglas y Procedimientos Son decisiones ya tomadas por la empresa y que se deben seguir en determinadas situaciones Objetivos y Planes Tiene la misma función que reglas y procedimientos pero por tiempo limitado. Facilitan la integración cuando las circunstancias no son muy cambiantes o casi no hay imprevistos Distribución Física o Di t ib ió Fí i Arquitectónica Su p principal p p premisa es q que la arquitectura q permite la p p proximidad física q que torna mas fácil la comunicación. Busca eliminar barreras, salas personales, sitios reservados en cafetería y estacionamiento Administración Gracias Roberto Velázquez Barajas Adrián Golzarri Arroyo “Para evitarte conflictos, conflictos que tu lengua no se adelante a tu pensamiento” Juan Carlos Flores Legorreta
