Cómo puede a

REV 1-49
29/6/09
15:01
Página 8
PERSONAS
/ ARTÍCULO
Reducir el absentismo
Cómo puede a
Pelayo Benito
Green Belt 6 Sigma
Coordinador RR HH FHC
José Ignacio González
Técnico RR HH FHC
Isabel Muñoz
Black Belt 6 Sigma
Miembro del Comité
de 6 Sigma de la AEC
Coordinadora Logística FHC
8 julio-septiembre 2009
Muchos creen que 6 Sigma es algo muy
moderno y complicado que puede ayudarnos a mejorar las organizaciones.
Aunque esta última parte es claramente
cierta, humildemente podemos decir que
no es tan moderno ni tan complicado y
que, aunque muchas referencias sitúan
los primeros vínculos del ciclo DMAIC
(Definir-Medir-Analizar-Implantar-Controlar) con el ciclo de mejora continua
PDCA de Deming, el filósofo, matemático y científico francés René Descartes
ya publicó, en 1637, el Discurso del método para dirigir bien la razón y hallar la
verdad en las ciencias, en el que señalaba los siguiente preceptos:
1. El precepto de la evidencia (o también,
de la duda metódica): no admitir nunca algo como verdadero, si no consta
con evidencia que lo es. Es decir, no
asentir más que a aquello que no haya
ocasión de dudar, evitando la precipitación y la prevención.
2. El precepto del análisis: divide las dificultades a examinar en tantas partes como sea posible para su mejor
solución.
3. El precepto de la síntesis: establecer
un orden de nuestros pensamientos,
incluso entre aquellas partes que no
estén ligadas por un orden natural,
apoyándonos en la solución de las
cuestiones más simples (que Descartes llama “naturalezas simples”) hasta
resolver los problemas más complejos
a nuestro alcance.
4. El precepto de control: hacer siempre
revisiones amplias para estar seguros
de no haber omitido nada.
En la siguiente tabla se muestra de forma
visual la relación existente entre los tres
modelos señalados: ciclo PDCA de Deming, 6 Sigma y el discurso del método
de Descartes (tabla 1).
Descartes pretendía emplear su método para probar la existencia de Dios
y del alma. La utilización de 6 Sigma
en la Fundación Hospital de Calahorra
(FHC) no ha sido tan ambiciosa, aunque se haya utilizado para abordar un
tema que, posiblemente, traiga de cabeza a muchos gestores y gerentes:
cómo reducir el absentismo de los trabajadores.
Reiterativos bucles de Medir-AnalizarMedir-Analizar permitieron obtener los
datos mostrados en la siguiente tabla de
la situación del hospital en relación al
REV 1-49
29/6/09
15:01
Página 9
e ayudar 6 Sigma
Tabla 1: relación entre ciclo PDCA, 6 Sigma
y el Discurso del método de Descartes
Ciclo PDCA de Deming
6 Sigma
Plan
Definir
Medir
Discurso del método
de Descartes
Duda metódica
o evidencia
Do
Analizar
Análisis
Check
Implantar
Síntesis
Act
Controlar
Control
absentismo por baja por Incapacidad
Temporal (IT) (tabla 2).
Además de trazar el perfil del absentismo en el hospital, el estudio 6 Sigma
permitió, a partir del análisis del histórico de datos, llegar a las siguientes conclusiones en relación al absentismo por
IT:
• El benchmarking realizado con hospitales de tamaño similar a FHC muestran unos ratios de índice de absentismo por IT ampliamente favorables para
el hospital.
• La evolución del índice de absentismo
en FHC está influenciada por el tratamiento retributivo de los procesos
de baja por IT fijado en su convenio colectivo (el impacto económico que tiene para el hospital complementar las
IT con las actuales condiciones del
convenio colectivo podría estimarse
en unos 100.000 euros anuales —0,6%
de la masa salarial—).
• No obstante, los factores que influyen
en el absentismo por IT no son exclusivamente económicos ni de naturaleza
retributiva, ya que del total de factores
analizados en las encuestas anuales
de clima laboral se constata que un
14% impactan de forma directa sobre
el absentismo.
• La tipología e intensidad con la que dichos factores afectan a cada trabajador (y por tanto las medidas a adoptar
para mejorar el índice de absentismo)
pueden agruparse segmentando a los
trabajadores en función de sus tareas,
responsabilidades y retribuciones. Así,
por ejemplo:
Tabla 2: perfil del absentismo
por baja por IT en FHC
• Afecta más a personal fijo
que a personal temporal
• Afecta más a mujeres que a hombres
• Afecta sobretodo a trabajadores
entre 30 y 40 años de edad
• Afecta principalmente a
enfermeros/as y auxiliares de
enfermería (50% de las bajas)
• Tiene mayor incidencia relativa
en matronas, personal de apoyo
y personal administrativo
• En valores relativos, afecta más
a profesiones no sanitarias (30%)
que sanitarias (23%)
• Deriva, sobretodo, de procesos de
maternidad en mujeres de 34 años
(37 si son médicos)
• En el colectivo de enfermería
se evidencia una relación entre
maternidad y bajas por IT
• En los colectivos de administrativos
y auxiliares administrativos no hay
relación entre maternidad y bajas
por IT
• En términos relativos afecta sobretodo
a las unidades de consultas y
admisión. Los ratios de absentismo
por IT más bajos se sitúan en urgencias
y quirófano
• Afecta más a trabajadores que
residen a una mayor distancia de FHC
• Afecta más los primeros meses del año
• El peor día es el lunes
julio-septiembre 2009
9
REV 1-49
29/6/09
17:23
PERSONAS
/
Página 10
ARTÍCULO
– La valoración por parte del paciente
del trato recibido podría estar conectada con la evolución del índice de
absentismo por IT en el colectivo del
personal administrativo que tiene trato directo con el mismo, ya que dicha valoración presenta unos valores significativamente inferiores que
los obtenidos por el personal médico
y de enfermería.
– A partir del 2004, se constata una
disminución en el porcentaje de facultativos de baja por IT vinculada a
las condiciones retributivas pactadas
en el convenio colectivo 2005-2007,
que penalizan en mayor medida a
los trabajadores que perciben retribuciones más elevadas.
• La tendencia positiva de dichos indicadores relacionados con el absentismo
se rompe en el 2007. Los peores resultados se obtienen en la valoración
de las condiciones de trabajo (seguridad y condiciones físicas/ambientales)
y en los riesgos psicosociales (se incrementa el número de respuestas afirmativas a la expresión “cada año llego
más cansado a mi puesto de trabajo
después de vacaciones y me siento
—quemado—”).
• Debe mejorarse el seguimiento de los
procesos de baja por IT, ya que en el
último periodo analizado se constata
el aumento en un 54% del nº de partes
de baja entregados con retraso (5.100
euros estimados en el 2008 en concepto de sanciones económicas).
Las conclusiones anteriores sirvieron
de punto de partida para delimitar de forma clara la dimensión de la situación y
esbozar una serie de oportunidades de
mejora al respecto, sobre las cuales se
está trabajando:
1) El índice de absentismo por IT se puede medir y, por lo tanto, controlar y
gestionar. Su importante impacto económico en FHC (100.000 euros/año
10 julio-septiembre 2009
René Descartes, óleo sobre lienzo de Frans
Hals, 1649, Museo del Louvre.
sólo en prestaciones económicas a
favor del personal en situación de IT)
es un aliciente para ello. El buen punto de partida inicial, en comparación
con el absentismo de otros hospitales,
es otro acicate para poner en marcha medidas de mejora de dicho indicador.
2) Los resultados del estudio demuestran que la gestión del absentismo es
una tarea de naturaleza transversal
para el conjunto de la organización,
que no depende en exclusiva de la
unidad de recursos humanos ni de las
condiciones económicas o retributivas
de su tratamiento, razón por la cual es
necesario informar a la estructura organizativa de FHC de las conclusiones
de este estudio.
3) Los resultados del estudio demuestran también que una adecuada segmentación de la plantilla a estos efectos
permite detectar colectivos que deben
ser atendidos con carácter prioritario
(personal administrativo en contacto
con pacientes, personal de enfermería
en situación de maternidad).
4) Es necesario tener en cuenta que las
condiciones pactadas en el convenio
colectivo 2005-2007 (art. 54) sobre
el complemento de las prestaciones
por incapacidad temporal (así como
las que se pacten en el futuro) afectan a la evolución del índice de absentismo en ciclos de periodicidad, al
menos anual.
5) Es recomendable mejorar el tratamiento de las situaciones de maternidad entre el personal asistencial, en
particular el colectivo de enfermería,
para reducir el impacto en el índice de
absentismo.
6) Es recomendable analizar el factor
desencadenante de las bajas por IT
de los administrativos y su posible relación causa-efecto, con el nivel de
satisfacción de los usuarios y pacientes con los que tienen trato como
consecuencia de su actividad profesional.
7) Es recomendable realizar un estudio
pormenorizado de los problemas de
salud de los trabajadores de FHC que
no se transforman en baja por IT (teoría del “iceberg oculto”), mediante el
análisis de accidentes blancos/incidencias.
8) Es recomendable estudiar la posibilidad de implantar medidas adicionales de naturaleza preventiva derivadas del análisis de los diagnósticos
prevalentes en las bajas por IT, así
como el índice de frecuencia y el índice de gravedad de los accidentes
de trabajo y enfermedades profesionales sufridas por los trabajadores
de FHC.
9) Es recomendable analizar en profundidad los resultados de las encuestas
de clima laboral, en especial aquellas
dimensiones que producen un mayor
impacto sobre el índice de absentismo.
Como hemos dicho antes, Descartes
pretendía emplear su método para probar la existencia de Dios y del alma. Si
6 Sigma sirve para probar la existencia
de un problema y definir acciones de mejora para solucionarlo, está claro que su
utilización merecerá la pena.