Guía Metodológica

Compromisos de Gestión
Guía Metodológica
Versión 1
Comisión
omi
Reguladora
de Compromisos de Gestión
Setiembre de 2011
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TABLA DE CONTENIDO
1.
OBJETO ..................................................................................................... 1
2.
DEFINICIONES........................................................................................... 1
3.
PAUTAS GENERALES .............................................................................. 3
4.
REQUISITOS MÍNIMOS ............................................................................. 5
5.
ETAPAS DEL PROCESO Y ACTORES RELACIONADOS A CADA UNA7
ANEXO I........................................................................................................... 11
ANEXO II.......................................................................................................... 12
ANEXO III......................................................................................................... 13
1. Objeto
El presente documento es una guía con recomendaciones acerca del proceso de
formulación, seguimiento y evaluación de los Compromisos de Gestión (CG)
establecidos en el Decreto N° 526/009, de 19 de nov iembre de 2009. En
cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 11 del Decreto Nº 44/009 de 19 de
enero de 2009 que crea la Comisión Reguladora de Compromisos de Gestión
(CRCG). El artículo 8 del Reglamento de los CG establece que la CRCG: “Será
responsable de elaborar una guía metodológica con los siguientes fines:
a.
Servir de apoyo técnico y metodológico a las dependencias
participantes en los CG,
b.
desarrollar los detalles técnicos para la aplicación de los criterios
establecidos en el Reglamento,
c.
proveer cuando corresponda documentos modelo que sirvan de
guía durante las etapas de los CG”
La Guía Metodológica contiene lineamientos generales sin atender las
especificidades de cada organismo ni dedicar capítulos particulares para cada
modalidad de CG, a la vez que incorpora aspectos normativos imprescindibles
para su cumplimiento y por tanto obligatorios para hacer efectivos los pagos.
Los CG deberán centrar su objetivo en la mejora de los procesos que
redunden en un mejor cumplimiento de los cometidos sustantivos del
organismo.
2. Definiciones
Compromiso de gestión: el compromiso de gestión es un acuerdo celebrado a
nivel institucional, colectivo, grupal y/o individual, en el cual se asignan recursos
como contrapartida del cumplimiento de metas fijadas en sus respectivos
ámbitos de competencia, vinculadas a objetivos de mejora de la gestión.
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1
Objetivo: debe ser la expresión de ciertos propósitos, claros y precisos, que se
pretenden obtener mediante el desarrollo de acciones previstas.
Es fundamental que los objetivos estén alineados con los planes estratégicos de
la Institución.
Forma de Expresión de los Compromisos
a) Indicadores: son una herramienta que presenta la forma en que se
medirá el grado de cumplimiento de los objetivos.
Deben proveer
medidas específicas,
y objetivamente verificables y ser
relevantes y pertinentes en relación al objetivo cuyo logro se pretende alcanzar.
Los indicadores proveen mediciones generalmente cuantitativas, sin embargo
es posible emplear indicadores para medir aspectos cualitativos (por ejemplo la
realización de un proceso, actividad o proyecto específico).
b) Meta: es el logro específico que se pretende alcanzar en un tiempo
determinado
Cuando el indicador es cuantitativo, la meta se refiere al valor esperado de la
medición del indicador en un período específico, dando información directa sobre
la aproximación al logro del objetivo en dicho período. Si fuera cualitativo la meta
es la expresión del logro específico a que se compromete.
Deben representar un desafío que constituya una aproximación al cumplimiento
del objetivo pero, a la vez, ser realistas y factibles de alcanzar en el período con
los recursos financieros, humanos, físicos y tecnológicos disponibles. Para su
fijación es necesario considerar
una línea de base (medición previa del
indicador) que permita identificar la mejora respecto a la situación inicial. Si es
posible, también se deberá tomar como referencia el desempeño de instituciones
similares
que
evidencien
buenas
prácticas
para
la
comparación
(“benchmarking”). El cumplimiento de dichas metas es lo que habilita los pagos
previstos dentro del CG.
2
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Fuente de información o medios de verificación: son las fuentes de datos
necesarias para efectuar las mediciones de los indicadores, o, cuando el
compromiso no se exprese a través de este último instrumento, los documentos
o antecedentes que muestren la ejecución de los compromisos.
Pueden ser registros o estadísticas propias de la institución u otra información
externa relevante. En cualquier caso, resulta imprescindible que sean confiables,
es decir, posibles de ser auditadas y accesibles con facilidad.
3. Pautas generales
Los CG deben contar con la más amplia difusión a los actores involucrados con
anterioridad al comienzo de la aplicación del instrumento, de forma de asegurar
su comprensión, así como las responsabilidades que caben a cada uno
(individuos u organismos), qué aspectos van a ser evaluados y de qué modo.
Asimismo, los aspectos relativos al seguimiento y la evaluación deben ser dados
a publicidad oportunamente a todos los involucrados.
Al considerar el diseño de un CG se recomienda:
a. Qué premiar: los pagos deberán estar asociados al logro de resultados
extraordinarios que impliquen un esfuerzo adicional y excedan el simple
cumplimiento de las obligaciones.
b. Gradualidad: definir una gradualidad de cumplimento de los compromisos
asociada al pago, con un nivel de cumplimiento mínimo para tener
derecho a éste. Esta gradualidad podrá expresarse en tramos
porcentuales de cumplimiento que otorgan diferentes niveles de
beneficios o pagos (ver ejemplo en nota al pie del Anexo II).
La gradualidad evita las consecuencias no deseadas de una política de
“todo o nada” que puede generar situaciones injustas y desestimular el
esfuerzo cuando alcanzar el 100% se percibe imposible. Las franjas
deberán fijarse en base a los niveles deseados de cumplimiento parcial.
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3
c. Fecha de cumplimento de las metas y pago: resulta deseable que no
medie demasiado tiempo entre la fecha estipulada para el cumplimento de
las metas
y el pago, y en el caso de los CG no institucionales, es
importante que éste se efectivice con una periodicidad distinta al pago
mensual de remuneraciones.
De esta forma se podrá diferenciar el
incentivo monetario del salario ordinario para que el beneficio
sea
percibido como un premio al logro de las metas establecidas,
contribuyendo a una mejor comprensión del incentivo
como retribución
de carácter transitorio.
Adicionalmente, el período que se establezca para el cumplimento de las
metas así como la periodicidad del pago de los beneficios económicos
deberá considerar que una alta frecuencia de evaluación de cumplimiento
de metas y de procesos de pago significara mayores
costos
administrativos. .
d. Vínculo con productos: si bien en una primera instancia es posible que
la aplicación de los CG deba centrarse en generar capacidades para la
mejora de la gestión, en el mediano plazo éstos podrán tener énfasis en
la gestión integral de la organización y en la generación y provisión de sus
principales productos. Cuando la aplicación del mecanismo se encuentre
“madura” y se disponga de la capacidad institucional necesaria, el
incentivo se deberá vincular directamente a mejorar el desempeño a nivel
de
producto (bienes y servicios), considerando metas de cobertura y
atributos de calidad de éstos que se consideren relevantes
para la
obtención de los resultados esperados, y cuando sea posible considerar
metas de resultados. Los CG buscan en última instancia una mejora en la
forma en que se proveen los productos de la organización para alcanzar
resultados.
En especial para los CG que se firman con individuos o grupos de individuos se
recomienda:
a. En cuanto al Monto: que sea lo suficientemente significativo para
incentivar, pero que no sea una parte muy importante de la retribución de
la persona (ej. no más del 10%). Cuando el premio es de un monto muy
alto puede llevar a generar conductas no deseadas para su obtención,
4
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mientras que el hecho de no alcanzarlo y por tanto no recibir el ingreso
correspondiente puede provocar un grado de frustración y molestia en
los funcionarios que se quiere motivar, provocando que éstos disminuyan
su nivel de motivación incluso hasta niveles inferiores a la situación sin
incentivo.
b. En cuanto al Objeto del incentivo monetario: Cabe tener presente las
dificultades de asignar metas individuales respecto de objetivos que en
general requieren de trabajos colectivos y por tanto es difícil precisar las
contribuciones individuales. Por otra parte cuando los compromisos
cubren a un gran número de personas, el control del grupo respecto a los
esfuerzos y contribuciones individuales resulta más difícil. Por tanto es
aconsejable que los incentivos sean de tipo grupal, pero que involucren a
grupos que permitan un razonable control de sus pares.
4. Requisitos mínimos
Cada CG, independientemente de su modalidad, deberá incluir como mínimo los
siguientes aspectos:
1. Carátula (ver Anexo I).
2. Fecha y lugar de suscripción.
3. Partes que lo suscriben.
4. Objeto. Razones que llevan a suscribirlo e identificación del ámbito en que
se producirá la mejora, presentando un marco general en el que se
establezca la forma cómo la herramienta contribuirá a la mejora en la
gestión, presentando la evolución esperada en los próximos años.
5. Período de vigencia del Compromiso.
6. Normas específicas a aplicar, las cuales deberán citarse expresamente.
7. Identificación de los indicadores. Los mismos deberán:
(a) estar formulados de manera clara y concisa, sin que exista
ambigüedad alguna en cuanto a su interpretación, contenido,
alcance y forma de medición.
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(b) ser adecuados para medir la aproximación al logro de los objetivos
de mejora de gestión de la dependencia, los cuales redundarán en
una mejora del cumplimiento de sus cometidos.
(c) utilizar variables que sean controladas por quien suscribe el
compromiso y en caso de que existan circunstancias externas o
haya
posibles
riesgos,
dejarlos
claramente
explicitados,
determinando, en lo posible, acciones a tomar.
(d) contemplar la existencia de fuentes de información confiables que
permitan su verificación y seguimiento.
8. Formulación clara de las metas. Deben identificarse en fichas siguiendo el
modelo del Anexo II.
9. Derechos y obligaciones de cada una de las partes: establecer claramente
a qué se compromete cada una de las partes, en qué plazos y bajo qué
circunstancias. Si se trata de compromisos con el personal, se deberá
establecer claramente el tratamiento a dar a los distintos tipos de licencia
y otras situaciones que determinen la no contribución al logro del objetivo
por períodos limitados.
10. Cláusula que establezca la obligación de poner a disposición la
información que los evaluadores requieran para el análisis, seguimiento y
verificación de los compromisos asumidos.
11. Integración de la Comisión de Seguimiento, acordado por las partes
involucradas, y frecuencia de sus sesiones.
12. Frecuencia de presentación de informes (trimestrales, semestrales,
anuales) de seguimiento y evaluación.
13. Forma y condiciones de pago. En el caso de los compromisos
institucionales, establecer el flujo de fondos proyectado; para el caso de
compromisos grupales o individuales, los períodos en los que se va a
hacer efectivo el pago. En todos los casos debe considerarse la
gradualidad en el pago del mismo de acuerdo al cumplimiento de la meta.
14. Cláusulas de salvaguarda En caso de que al momento de firmarse el CG
alguna de las partes prevea en forma razonable y justificada la posible
aparición de alguna situación especial o excepcional que pudiera impactar
en el cumplimiento del CG, en el contrato deberá dejarse la constancia
correspondiente y estipularse cómo afectará los términos del CG. Es decir
6
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que en tales casos deberán dejarse establecidas las situaciones y los
mecanismos con los que se contemplarán. Si se tratara de situaciones de
fuerza mayor1 estos mecanismos los determinará la CRCG el momento de
redactarse el compromiso.
15. Difusión pública de los resultados. Establecer la forma y oportunidad en
que se hará público el compromiso y sus avances, así como la evaluación
final de su cumplimiento en el marco de la legislación vigente.
5. Etapas del proceso y actores relacionados a cada una
El Decreto 526/009 establece en su Art. 4 que las actividades a desarrollar en la
realización de un CG se agruparán en 3 etapas: formulación, seguimiento y
evaluación.
1) Etapa de Formulación
Corresponde a todas las acciones preparatorias de concepción, identificación de
los objetivos de mejora de gestión y la propuesta de indicadores y metas,
acuerdo entre las partes, elaboración del proyecto y aprobación por la CRCG,
incluyendo como última acción de esta etapa la suscripción del CG.
Al inicio de la etapa las partes involucradas solicitarán a la CRCG la designación
del representante que participará como asesor.
Presentación de propuestas
Las partes involucradas deberán acordar y presentar ante la CRCG las
siguientes propuestas:
•
Informe Descriptivo: breve informe en el cual se describa los antecedentes
y la situación inicial en la cual se encuentra la institución, así como la
1
Aquellas situaciones resultantes de eventos imprevisibles, inevitables e incontrolables, es decir aquellas
que escapan del poder de decisión de las partes y obstaculizan o impidan la realización de los trabajos o el
cumplimiento de cualquiera de los términos del CG.
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visión y misión de la institución, y la forma en cómo se entiende/espera
que el CG beneficiará y aportará a la consecución de los objetivos de la
misma.
•
Proyecto de CG que deberá contener todos los requisitos establecidos en
la presente guía metodológica bajo el título de Requisitos Mínimos.
Las propuestas deberán ser presentadas con tres meses de antelación a la
fecha de entrada en vigencia del CG.
Cuando existan CG anteriores vigentes a la fecha de remitirse el nuevo proyecto,
deberán ser acompañados de informe de la Comisión de Seguimiento respecto a
la situación de cumplimiento de metas a esa fecha.
La CRCG deberá aprobar el CG o presentar observaciones, solicitando la
modificación del proyecto para su aprobación. Debe tenerse en cuenta que el
CG deberá estar suscrito antes del día en que el mismo empieza a regir.
Suscripción
Una vez que el proyecto cuente con la aprobación de la CRCG, la versión final
estará en condiciones de ser firmada por los responsables de las partes
involucradas (órgano/s comprometido/s y contraparte).
2) Etapa de Seguimiento
La etapa de seguimiento comienza a partir de la suscripción y se extiende
durante todo el plazo de ejecución del CG.
En cada CG se designará una Comisión de Seguimiento que tendrá como
objetivo principal el análisis de la evolución de los indicadores en relación a las
metas fijadas, identificando posibles desvíos para tomar las medidas correctivas
necesarias. En el Anexo III se presenta a modo de sugerencia una propuesta de
formato para realizar las actividades de seguimiento en el marco de esta
Comisión.
8
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Las partes comprometidas deberán proporcionar a la CRCG toda información
que ésta solicite relacionada con el avance en el cumplimiento del CG.
3) Etapa de evaluación
La etapa de evaluación comprende el proceso de evaluación global que se
efectúa inmediatamente después de culminada la vigencia del CG para
determinar su grado de cumplimiento.
Las actuaciones de la Comisión de Seguimiento y sus informes deberán ser
registrados adecuadamente y ser entregados a la CRCG para ser tenidos en
cuenta en la etapa de Evaluación.
La CRCG tendrá un plazo de 30 días para expedirse a partir de que obre en su
poder la información indicada en el párrafo anterior.
En los casos particulares donde los períodos de evaluación sean menores a la
vigencia del compromiso, se actuará en base a los mismos procedimientos
anteriormente citados.
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A continuación se presenta un esquema básico de un proceso estándar de
compromisos de gestión a lo largo de todas sus etapas.
SEGUIMIENTO
FORMULACIÓN
ORGANISMO
CRCG
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EVALUACIÓN
-%
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/
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+,
10
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ANEXO I
Ficha: Principales características del contrato a suscribir
Elemento de Diseño
Tipo de Compromiso
Partes firmantes2
Objeto
Período de vigencia del CG
Normativa específica
Característica
Ejemplo de ficha “Principales características del contrato a suscribir”
Elemento de Diseño
Tipo de Compromiso
Partes firmantes
Objeto 3
Período de vigencia del CG
Normativa específica
Característica
Institucional
Órgano comprometido: Instituto XXXX
Contrapartes: Poder Ejecutivo (Ministro de
Economía y Finanzas, Ministro de Educación y
Cultura, Ministro de Salud Pública)
Partidas a transferir por parte del MEF al Instituto
XXXX, en función del cumplimiento de metas de
gestión.
1º de enero de 2011 – 31 de diciembre de 2011
Ley Nº xxxxx de creación del Instituto XXXX.
Ley 18.179 de 27 de diciembre de 2010, artículos
751 y 752.
2
Si el compromiso es institucional, se identificarán por un lado el organismo que se compromete a cumplir
las metas y por el otro la o las contrapartes.
3
Referencia sintética a los elementos principales del objeto.
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ANEXO II
Ficha: Metas
Objetivo :
Indicador
Forma de cálculo:
Fuentes de información:
Valor base:4
Meta:
Plazo:
Responsables: 5
Rango de cumplimiento: 6
Ponderación: (cuando deben
cumplirse simultáneamente más de
una meta)
Observaciones: (antecedentes,
comentarios, descripción o cualquier
información adicional que se crea
oportuna).
Ejemplo Ficha “Metas”
Procedimientos administrativos realizados de acuerdo a nuevos
protocolos.
X = “Número de procedimientos administrativos realizados de
Forma de cálculo:
acuerdo a los nuevos protocolos”
Fuentes de
Listado de procedimientos administrativos realizados utilizando el
información:
nuevo protocolo.
180 procedimientos administrativos realizados en el 2010 (nuevos
Valor base:
protocolos están vigentes desde Enero 2011).
150 procedimientos administrativos actualizados e implementados.
Meta:
30/12/2011
Plazo:
Departamento de Administración.
Responsable/s:
X < 50 ≅ 0% cumplido
Rango de
50 ” X ” 147 ≅ cumplimiento proporcional
cumplimiento:
X • 148 ≅ 100% cumplido
Ponderación:
No corresponde
Observaciones:
Indicador
4
Medición previa reciente del indicador
Unidad/es organizativa/s, grupo/s o persona/s responsable/s (según corresponda)
6
Porcentajes de cumplimiento exigidos relacionándolos con el porcentaje a otorgar como pago. No aplica
para metas en que no admiten cumplimientos parciales. Ejemplo: Con más de un 90% el pago es
proporcional al porcentaje de cumplimiento; entre un 75% y un 90% de cumplimiento, el pago se
proporciona al 50% del porcentaje de cumplimiento; menos de un 75% se pierde el incentivo.
5
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ANEXO III
Recomendaciones para el seguimiento de indicadores
Respecto a los indicadores, los responsables del seguimiento deberán
establecer:
•
Periodicidad en la que se medirá cada indicador. Es habitual realizar
una medición mensual del indicador de CG, aunque dependiendo de la
tecnología disponible, el tiempo, la volatilidad (o estabilidad) del
indicador y los recursos que se requieran para la medición, el período
puede ser mayor o menor al mes.
•
Trayectoria esperada del indicador dentro del período del compromiso.
•
Márgenes normales dentro de los cuales puede oscilar el indicador sin
tomar medidas correctivas (habitualmente identificado con color verde)
•
Niveles límite de desvío, que de sobrepasarse se deben tomar
medidas para modificar la tendencia (habitualmente identificado con
color amarillo)
•
Niveles límite de desvío, que de ser alcanzado se deberán tomar
medidas correctivas urgentes si se quiere alcanzar la meta
(habitualmente identificados con el color rojo). Fuera de este límite se
considera que el esfuerzo para conseguir la meta aun parcialmente,
es demasiado elevado para el beneficio que ésta reporta a los
funcionarios y la organización.
•
Lineamientos sobre las medidas a tomar en caso que los indicadores
requieran de correcciones para mejorar.
•
Forma en que se comunicará la evolución y situación presente de los
indicadores de CG.
La trayectoria esperada depende de las características de cada indicador,
podría esperarse que tenga un comportamiento lineal (la tendencia crece o
decrece a la misma tasa) o estacional (en algunos meses del año tiende a
incrementarse más que en otros) lo que se puede dar por diversas causas, como
fenómenos naturales (ejemplo: incidencia de determinadas enfermedades),
dotación de recursos a lo largo del año, etc.
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A modo de ejemplo, a continuación se presenta un gráfico con la evolución o
trayectoria esperada de un indicador de CG diseñado para su control y
seguimiento.
0,35
0,33
0,31
0,29
0,27
0,25
0,23
0,21
0,19
0,17
0,15
ene
feb
mar
abr
may
jun
Trayectoria esperada
jul
ago
sep
oct
nov
dic
Evolución real
En este ejemplo se observa que la evolución real se mantuvo dentro de los
límites esperados para todos los meses del año con excepción de junio, donde
probablemente se hayan tenido que tomar medidas correctivas como resultado
del desvío del indicador que pasó a la “zona intermedia”, las cuales tuvieron éxito
ya que se corrigió la tendencia decreciente, cumpliendo con la meta en
diciembre.
Se observa además que las franjas que definen las 3 áreas (superior,
intermedia e inferior) se van haciendo cada vez más estrechas a medida que
pasan los meses, debido que con el paso del tiempo cada vez se tiene menos
margen para corregir las diferencias.
En el caso que el indicador alcance valores muy por encima de la trayectoria
esperada, se sugiere considerar la posibilidad de rectificar la trayectoria
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esperada y/o la meta a alcanzar en compromisos futuros, usando los
mecanismos previstos para ello.
Este caso se aplica únicamente a indicadores cuantitativos, cuando se
presentan indicadores cualitativos, se sugiere que el seguimiento se realice a
través de informes periódicos de avance que contengan un juicio de valor sobre
el avance alcanzado en relación al previsto a determinada fecha.
Cuando se quiere presentar la evolución de varios indicadores, una forma
que puede ser más comprensible para la comunicación de los funcionarios es
través de un cuadro con colores para representar cada una de las zonas. A
continuación se presenta un ejemplo.
Meses
Indicador
Meta ENE FEB MAR
ABR
MAY
JUN
JUL
AGO
SEP
OCT
NOV
DIC
1. Porcentaje
de clientes
10
17
16
18
16
15
13
6
0
0
1
2
2
4
3,7
3,0
3,0
3,2
3,2
3,2
3,1
85
80
81
80
81
82
77
insatisfechos
2. Cantidad
de cursos
dictados
3. Evaluación
docente
promedio
4. Porcentaje
promedio de
asistencia de
los alumnos.
Cada vez que se realiza una medición prevista o cada vez que se considere
pertinente se debe informar a los interesados del valor del indicador y los
desvíos respecto al valor esperado, a través de una comunicación formal.
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