UNIVERSIDAD DE CUENCA FACULTAD DE FILOSOFIA LETRAS Y CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN ESCUELA DE LENGUA Y LITERATURA INGLESA “PROGRAMA DE SECRETARIADO SUPERIOR BILINGÜE” PLAN PROFESIONAL DE GRADO TEMA: PLAN DE CAPACITACIÓN PARA EL PERSONAL DEL BANCO DE GUAYAQUIL AUTORA MÓNICA PERGUACHI TENÉN DIRECTORA LCDA. CATALINA ASTUDILLO NEIRA AÑO LECTIVO 2005-2006 1 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén ABSTRACT Día a día con mayor convicción las empresas verifican que el recurso humano es el activo más importante y la base cierta de la ventaja competitiva. La capacitación a todos los niveles constituye una de las mejores inversiones en recursos humanos y una de las principales fuentes de bienestar para el personal de toda organización. Es por eso que este proyecto hace hincapié en el gran valor que tiene la capacitación para lograr los objetivos dentro de las empresas y obtener los resultados esperados. Además, incluye ejemplos de empresas que han aplicado la capacitación a sus empleados, que evidencian de esta manera resultados exitosos. 2 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén I. AGRADECIMIENTO II. DEDICATORIA III. ABSTRACT IV. INTRODUCCIÓN CAPITULO I EL BANCO DE GUAYAQUIL 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 Páginas Concepto de banco Generalidades del Banco Misión y Visión del Banco Objetivos Organización General Responsabilidades 11 12 16 17 19 20 1.7 Valores Corporativos 22 CAPITULO II LA CAPACITACION Páginas 2.1 ¿Qué es la Capacitación? 25 2.2 ¿Qué es el Personal? 26 2.3 ¿Qué es un Capacitador? 27 3 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén 2.4 Objetivos de la Capacitación 27 2.4.1 Principales Objetivos 28 2.5 Ventajas y Desventajas de la Capacitación 32 2.6 Clasificación de la Capacitación 2.6.1 Capacitación que se da al Obrero o Empleado 34 2.7 El Análisis de la Necesidad de Capacitar 36 2.7.1 Análisis de Tarea 37 2.7.2 Análisis del Desempeño 2.7.3 Necesidad de Capacitar a los Empleados Nuevos 2.7.4 Necesidad de Capacitar a los Empleados Actuales Cómo Diseñar y Planificar un Programa de Capacitación 37 Fases del Proceso de Capacitación 42 2.8 2.9 35 38 39 40 2.10 Los Cinco Pasos del Proceso de Capacitación 2.11 Transmisión de Conocimientos 2.12 Incentivos para Participar en la Capacitación CAPITULO III IMPORTANCIA Y BENEFICIOS DE LA CAPACITACIÓN 45 47 49 Páginas 3.1 Importancia 3.2 Importancia de las Relaciones Humanas dentro de la Capacitación 52 53 4 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén 3.3 Elementos que pueden Beneficiar a la Capacitación 3.4 Factores que intervienen en La Capacitación 3.4 Aspectos Positivos y Negativos que se pueden encontrar en una Capacitación 3.6 Maneras de Capacitar 55 56 60 65 3.6.1 Conferencia 3.6.2 Seminario 3.6.3 Foro 66 67 68 CAPITULO IV PROBLEMAS ENCONTRADOS EN EL BANCO DE GUAYAQUIL Y SUS RESPECTIVAS ENCUESTAS Páginas 4.1 Manera en la que aplica La Capacitación El Banco de Guayaquil 4.2 Problemas Detectados en La Institución y sus respectivas Encuestas 73 4.2.1 Falta de conocimientos de Computación 73 4.2.2 Mala atención a los clientes 75 71 4.2.2.1 Problemas al llenar las Papeletas 79 4.2.3 Dificultad de trabajar en Equipo 4.2.4 Falta de Motivación 80 82 5 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén 4.3 Ejemplos de Empresas que aplicaron la Capacitación CAPITULO V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 84 Páginas 5.1 Recomendación para solucionar la falta de conocimientos de computación 5.2 Recomendación para mejorar la atención al cliente 5.3 Recomendación para trabajar mejor en equipo 5.4 Recomendación para motivar a los empleados a asistir a los cursos de capacitación 5.5 Anexos V. 88 89 91 92 93 Bibliografía 97 6 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén AGRADECIMIENTO Agradezco a Dios por darme la sabiduría para asimilar los conocimientos que mis maestros me enseñaron, agradezco a mi madre por el apoyo moral y económico que permanentemente me ha brindado y a mi esposo que siempre estuvo allí apoyándome. DEDICATORIA Dedico esta tesis de forma especial a mi madre a la que le debo todo lo que soy y lo que e logrado, ya que gracias a su fortaleza y su gran empeño de impulsarme siempre hacia el triunfo, logré culminar mi carrera, alcanzando todas mis metas. Gracias mamita aquí le entrego el fruto de su sacrificio. 7 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén INTRODUCCIÓN El propósito de este proyecto es impulsar a las empresas a capacitar a su personal adecuadamente para generar un ambiente de éxito y superación continua, teniendo en cuenta que la capacitación es un instrumento para que las empresas alcancen sus objetivos y metas ofreciendo a sus clientes productos y servicios de mejor calidad. Además, otro de los propósitos es sugerir a los empleadores y empleados de la Institución del Banco de Guayaquil que utilicen otros métodos para capacitar a su personal, con el propósito de brindar un servicio excepcional. Este proyecto trata de varios puntos importantes que enumero a continuación: El capitulo I trata sobre las generalidades de la Institución del Banco de Guayaquil. Entre los principales 8 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén puntos están; la historia del banco, sus objetivos, sus valores, su misión y la estructura orgánica. El capitulo II, enfoca el tema de mi proyecto denominado “La Capacitación”, en el cual podemos encontrar subtemas como: conceptos de capacitación, el capacitador y el personal, objetivos de la capacitación, sus ventajas y desventajas, el análisis de la necesidad de capacitar, la transmisión de conocimientos, entre otros. El capitulo III, hace referencia a la importancia y los beneficios de la capacitación, y expongo puntos como: la importancia de la capacitación y las relaciones humanas, factores que intervienen en la capacitación y en las maneras de capacitar. El capitulo IV, presenta todos los problemas detectados en la Institución del Banco de Guayaquil y las encuestas realizadas a los empleados y clientes, las mismas que demuestran las causas de los problemas en cuanto al tema de capacitación. Además, al final de este capitulo expongo 9 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén ejemplos de empresas que han aplicado esta capacitación, logrando obtener resultados satisfactorios. Finalmente, en el capitulo V, presento las conclusiones y las recomendaciones para la institución enfocando la capacitación y tomando en cuenta lo importante que es mantener al personal actualizado con la tecnología que avanza constantemente. 10 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén CAPITULO I EL BANCO DE GUAYAQUIL 1.1 ¿QUÉ ES UN BANCO? 1 Un banco es una organización financiera cuya principal función es la Intermediación Financiera, esto se refiere al 1 JM. ROSENBERG, Diccionario de administración y finanzas 11 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén proceso mediante el cual obtienen (captan) fondos del público mediante diferentes tipos de depósito (productos pasivos) para realizar operaciones de crédito a través de varias clases de operaciones (productos activos), según las necesidades del solicitante. 1.2 HISTORIA DEL BANCO DE GUAYAQUIL A LO LARGO DE CASI UN SIGLO: 2 A continuación voy a detallar de forma cronológica el desarrollo y avance del Banco de Guayaquil a través de los tiempos: 1923: La institución inicia sus actividades el 20 de diciembre de este año, con la denominación de Sociedad Anónima Banco Italiano, un banco extranjero de S/ 2000.000 de capital inicial. 1941: Italia se convierte en Eje durante la segunda guerra mundial e intenta nacionalizar el banco, que operaba con 2 BANCO DE GUAYAQUIL 12 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén capital y administradores italianos. Una reforma del 14 de agosto cambia los estatutos y la denominación por Banco Nacional del Ecuador. 1941: El 24 de septiembre, una nueva escritura pública lo denomina Banco de Guayaquil, siguiendo inmediatamente la compra de todas sus acciones por capitalistas ecuatorianos. El capital del banco es de S/.20000.000. 1982: El banco ha incrementado varias veces su capital pagado. En noviembre de este año asciende aproximadamente a 310 millones de sucres. 1984: El 9 de mayo, el grupo de accionistas de la Financiera del Sur SA., Finansur, adquiere la mayoría de acciones del Banco de Guayaquil. El Econ. Danilo Carrera Drouet, entonces Presidente Ejecutivo de Finansur, es designado Presidente Ejecutivo del Banco de Guayaquil; su reemplazo en la Presidencia Ejecutiva de Finansur es el Sr. Guillermo Lasso Mendoza. Desde esta fecha, la nueva administración del Banco de Guayaquil S.A. aplica un enfoque moderno de banca, adquiere los equipos de computación más sofisticados del mercado y crea cuatro divisiones básicas para desarrollar sus servicios: Banca 13 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén Corporativa, Banca Personal, Banca de Inversiones y la División de Tarjetas de Crédito Visa BG. 1990: Aprovechando las recientes reformas de la Ley General de Bancos, el 9 de agosto surge la fusión entre el Banco de Guayaquil S.A. y la Financiera del Sur S.A. Finansur. Así se crea el Banco de Guayaquil S.A., con un capital pagado de 8.200 millones de sucres. El Sr. Guillermo Lasso Mendoza entonces Presidente Ejecutivo de Finansur, es nombrado Vicepresidente Ejecutivo- Gerente General del Banco de Guayaquil. Empieza así un firme posicionamiento en el mercado nacional como el primer Multibanco del Ecuador, que ofrece todos los servicios bancarios y financieros a través de una sola organización. 1993: El Banco de Guayaquil empieza su programa de planeación estratégica. Entre sus objetivos están la mejora continua de sus servicios al cliente y el desarrollo como institución líder en el sistema bancario nacional. El Econ. Danilo Carrera Drouet es Presidente del Directorio y el Sr. Guillermo Lasso Mendoza es Gerente General del Banco de Guayaquil. 14 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén 1995: El 29 de marzo. La Junta de Accionistas del Banco de Guayaquil S.A., aprueba suscribir un convenio de responsabilidad con las compañías subsidiarias: Guayaquil Bank, Administradora de Fondos BG, Casa de Valores Multivalores BG y Río Guayas CIA de Seguros y Reaseguros. Este convenio compromete el respaldo de las operaciones de dichas compañías hasta por el valor de sus propios activos, con el banco como propietario del 100% de las acciones y con derecho a voto en cada una de las subsidiarias. 1997. El Banco de Guayaquil se fusiona con el Banco Sociedad General y se convierte en uno de los bancos más grandes del país. 2001: El Banco de Guayaquil absorbe a la Compañía Financiera Capital S.A. Actualmente el Banco de Guayaquil tiene un capital suscrito de $47’104.291.92. Los clientes obtienen mayor respaldo en sus operaciones con cada una de las subsidiarias, también disfrutan de una amplia gama de productos y servicios a través de las oficinas y sucursales del Banco de Guayaquil; todo lo necesario para efectuar operaciones bancarias, de 15 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén mercado de valores, administración de fondos, inversiones internacionales, seguros, etc. 1.3 MISIÓN DEL BANCO DE GUAYAQUIL “Como grupo financiero es satisfacer las necesidades financieras de sus clientes, proveyendo soluciones integrales de calidad diseccionando su talento humano hacia la administración eficiente y efectiva de los recursos tecnológicos y financieros, creando valor para sus accionistas y colaboradores, contribuyendo así a la generación de riqueza y bienestar del Ecuador”. 3 VISION DEL BANCO DE GUAYAQUIL4 Ser un grupo Financiero abierto, orientado hacia el cliente, que crea múltiples soluciones. 3 4 BANCO DE GUAYAQUIL BANCO DE GUAYAQUIL 16 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén 1.4 OBJETIVOS5 CREAR VALOR: Incrementar el valor de la institución a través de un crecimiento, rentabilidad, satisfactoria y manejo adecuado del nivel de riesgos. CALIDAD TOTAL: Apoyar la creación de valor por medio del cumplimiento de las políticas de calidad total y la adhesión a las NORMAS ISO 9000. TALENTO HUMANO: Desarrollar del talento humano la organización, entendiéndolo como el principal soporte institucional. ORIENTACION HACIA EL CLIENTE: Mantener una estructura organizacional y funcional preactiva que sea capaz de percibir, interpretar y satisfacer las necesidades del mercado. 5 BANCO DE GUAYAQUIL 17 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén TECNOLOGIA: Mantener un desarrollo tecnológico permanente y dinámico que consolide el proceso de “creación de valor”. COBERTURA: Extender la cobertura nacional, regional e internacional de las actividades (servicios y operaciones) de la institución. 18 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén 1.5 ORGANIZACION GENERAL 6 BANCO DE GUAYAQUIL UNIDADES DE NEGOCIO BANCA DE INVERSIONES BANCA COMERCIAL AUDI TORIA EXTERN A JUNTA GRAL ACCIO NISTAS BANCA PERSO NAL PYME DIREC TORIO BANCA CORPO RATIVA BANCA SERVI CIOS REGION AUSTRO REGION SIERRA PRESIDENCIA EJEC. TESO RERIA ADM. FONDOS GQUIL BANK CASA DE VALO RES RIO GUAYAS CLIENTE AUDITORIA INTERNA ADMI NIS TRA OPERACIONES CION Y Y RR.HH SISTEMAS DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO CONTROL DE GESTIÓN TARJETAS DE CRÉDITO MERCADEO LEGAL RIESGO UNIDADES DE APOYO 6 BANCO DE GUAYAQUIL 19 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén 1.6 RESPONSABILIDADES DEL BANCO DE GUAYAQUIL FRENTE A: 7 SUS CLIENTES: Son la razón de se de la empresa. Nuestra responsabilidad es cuidar sus intereses económicos y reiterar su confianza, ejerciendo nuestras actividades en un marco de calidad. Brindando una atención personalizada, ofreciendo precios competitivos, anticipando a sus requerimientos. Buscamos promover el establecimiento de una relación recíproca y de largo plazo. LOS COLABORADORES DE LA INSTITUCION: El talento humano es el activo mas valioso del Banco de Guayaquil. Por ello seleccionamos cuidadosamente nuestros colaboradores, invirtiendo en su desarrollo, promoviendo sus iniciativas, estableciendo esquemas adecuados de promoción, capacitación oportunidades de desarrollo, encaminados al bienestar personal y familiar, así como brindando un buen ambiente de trabajo donde predominen el respeto de las relaciones interpersonales. 7 BANCO DE GUAYAQUIL AUTORA: Mónica Perguachi Tenén 20 LA SOCIEDAD Y EL ESTADO: El Banco de Guayaquil contribuye seria y responsablemente al desarrollo nacional y al bienestar de los ecuatorianos, a través del cumplimiento puntual de sus obligaciones fiscales y regulatorias. LOS ACCIONISTAS: El Banco de Guayaquil es responsable de proteger sus intereses y hacer recíproca su confianza, aumentando el valor de su participación y maximizando su retribución a través del incremento del precio de las acciones y del rendimiento sobre su inversión. Además nos obligamos a proveerles información adecuada y oportuna. LOS PROVEEDORES: Realizar un adecuado proceso de selección, exigiendo niveles adecuados de calidad por sus servicios y/o transparentes productos, y guardando realizando negociaciones confidencialidad en los negocios. 21 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén 1.7 VALORES CORPORATIVOS 8 Conjunto de valores que el banco de Guayaquil practica y hace realidad para lograr sus objetivos. Son la base y cimiento de la cultura organizacional, por lo tanto, deben ser conocidos y practicados por todos los que conforman esta organización. Viviendo los valores en cada decisión, se crea nuestra corporativa. LA CALIDAD EN EL Banco de Guayaquil es CALIDAD una forma de vida, estamos comprometidos a mejorar continuamente los estándares en pos de la satisfacción plena de nuestros clientes. 8 BANCO DE GUAYAQUIL 22 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén Previniendo las tendencias del entorno para anticipar las acciones que permitan CONOCIMIENTO consolidar nuestro posicionamiento en el mercado. CREATIVIDAD Participando con libertad de opinión y comunicación permanente para desarrollar esquemas innovadores de trabajo. ETICA Aplicando valores y principios respetados PROFESIONAL por todos, siendo la confidencialidad nuestro elemento fundamental. Compartiendo metas y objetivos a largo plazo sustentados en la mística, la lealtad y PERTENENCIA el talento. RENTABILIDAD Creando valor que asegure crecimiento permanencia además de una retribución adecuada para colaboradores, accionistas y la sociedad en general. 23 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén SINERGIA Desarrollando una organización multifacético para atender con soluciones integrales a nuestros actuales y potenciales clientes. 24 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén CAPITULO II LA CAPACITACIÓN 2.1 ¿QUÉ ES LA CAPACITACIÓN? La capacitación es un proceso educativo a corto plazo en el que se utiliza un procedimiento sistemático y organizado, por medio del cual el personal no gerencial obtiene aptitudes y conocimientos técnicos para un propósito particular. Expongo a continuación lo que algunos autores dicen al respecto. Fernando Arias Galicia dice, “la capacitación es adquisición de conocimientos, principalmente de carácter técnico, científico y administrativo” 9 Por otro lado Robert L. Craig señala que, “la capacitación se refiere a un entrenamiento adicionado de 9 ARIAS GALICIA, Fernando; cnr,barkeley,edu/unce/agro-laboral/7libro (google) 25 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén habilidades y conocimientos intelectuales para crear soluciones a los problemas” 10 En ambos conceptos los autores se refieren al significado de capacitación, una persona transmite métodos, técnicas, a través de cursos o charlas para proporcionar a los empleados habilidades y conocimientos nuevos para ayudarles a desempeñar mejor su tarea o trabajo. 2.2 ¿QUÉ ES EL PERSONAL? Por personal entendemos a todos los empleados de una organización desde el director general hasta el último empleado. Por personal entendemos a todos los empleados de una organización desde el director general hasta el último empleado En efecto, la palabra personal engloba a todas las personas quienes forman una entidad, desde la persona más importante hasta el conserje ya que cada uno aporta para que la empresa salga adelante. 10 CRAIG L., Robert; cnr,barkeley,edu/unce/agro-laboral/7libro (google) AUTORA: Mónica Perguachi Tenén 26 2.3 ¿QUÉ ES UN CAPACITADOR? Un capacitador es la persona encargada de dirigir y llevar a cabo el proceso de capacitación dentro de la empresa. La persona se responsabiliza de que todo el material que se va a utilizar sea adecuado y además logra que todos los que asistan participen en el, para lograr resultados óptimos. Este desarrollo puede ser responsabilidad de los gerentes o de los supervisores. Sea quien sea el que lleve a cabo este papel es un capacitador 2.4 OBJETIVOS DE LA CAPACITACIÓN Una buena evaluación de las necesidades de capacitación conduce a la determinación de objetivos de capacitación y desarrollo. Estos 27 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén objetivos deben estipular claramente los logros que se deseen y los medios de que se dispondrá. Deben utilizarse para comparar contra ellos el desempeño individual. Si los objetivos no se logran, el departamento de personal debe utilizar otras tácticas para capacitar y proponerse alcanzar resultados satisfactorios para la empresa. 2.4.1 LOS PRINCIPALES OBJETIVOS DE LA CAPACITACIÓN SON: ♦ Preparar al personal para la ejecución de las diversas tareas particulares de la organización. ♦ Proporcionar oportunidades para el continuo desarrollo personal y para que en el futuro puedan ocupar otros cargos. ♦ Elevar el nivel de eficiencia y satisfacción del personal a través del perfeccionamiento de sus conocimientos y habilidades. 28 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén ♦ Elevar la calidad y cantidad del trabajo. ♦ Mejorar el nivel socioeconómico de los individuos que integran la organización. ♦ Cambiar la actitud de las personas con la finalidad de: ¾ Crear un clima más satisfactorio entre los empleados. ¾ Aumentar su motivación e incentivos. ¾ Transmitir información ya que en un programa de capacitación lo importante es el contenido es decir distribuir información entre los entrenados como un cuerpo de conocimientos. A menudo las informaciones son referentes al trabajo, transmisión de nuevos conocimientos, acerca de la empresa, sus productos, sus servicios, su organización, su política, sus reglamentos, etc. 29 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén ¾ Desarrollar habilidades sobre todo aquellas destrezas y conocimientos directamente relacionados con el desempeño del cargo actual o de posibles ocupaciones futuras. Se trata a menudo de orientar de manera directa a las tareas y operaciones que van a ejecutarse. ¾ Desarrollar o modificar actitudes negativas por actitudes más favorables entre los trabajadores, aumento de la motivación, desarrollo de la sensibilidad del personal de gerencia y de supervisión, en cuanto a los sentimientos y relaciones de las demás personas. También puede involucrar e implicar la adquisición de nuevos hábitos y actitudes, ante todo, relacionados con los clientes o usuarios, como es el caso del entrenamiento de los vendedores, de los promotores, etc. ¾ Desarrollar conceptos que ayudan a elevar el nivel de abstracción y conceptualización de ideas y de filosofías, ya sea para facilitar la aplicación de conceptos en la práctica administrativa o para elevar 30 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén el nivel de generalización, capacitando gerentes que puedan pensar en términos globales y amplios. Estos cuatro tipos de contenido de capacitación pueden utilizarse en forma separada o conjunta. 31 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén 2.5 VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA CAPACITACIÓN 11 VENTAJAS DE LA CAPACITACION -Contribuye al logro de los objetivos de la organización. 11 - Tiende al desarrollo profesional. - Desarrolla y actualiza conocimientos. - Motiva o auto realiza al empleado (servidor). - Favorece a la coordinación institucional. - Promociona favorablemente institución organizadora. - Fomenta relaciones interpersonales e intercambio de experiencias entre los particulares. la imagen de la http://www.barcauditores.com/Articulos/Capacitación.htm.yahoo 32 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén LA CAPACITACION REDUCE - Gastos inútiles - Ausentismo - Tiempo de aprendizaje - Trabajo de supervisores - Costo de horas extras - Costo de mantenimiento de máquinas - Número de accidentes LA CAPACITACION MEJORA -Métodos y sistemas -Calidad y rendimiento -La comunicación -Lo moral y lo ético -La versatilidad de los empleados -Las posibilidades de ascenso 33 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén DESVENTAJAS DE LA CAPACITACIÓN Limitaciones presupuestarias Falta de seguimiento (no aplicación de conocimientos en el trabajo) Falta de adaptación de los contenidos en relación a la realidad administrativa. Eliminación el efecto multiplicador Exceso de teoría Disminución de los resultados costobeneficio 2.6 CLASIFICACIÓN DE LA CAPACITACION La capacitación constituye una actividad planeada, organizada y controlada que busca el mejoramiento de habilidades y conocimientos de los individuos de una 34 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén empresa para alcanzar bienestar a corto plazo de la compañía, así como la del empleado. Debido a que existen diferentes tipos y métodos de capacitación es necesario hacer una clasificación para que pueda entender mejor y darle uso adecuado. Entre los diversos tipos de capacitación que existen quiero enfocar la más importante: 1.- La capacitación que se da al obrero o empleado. 2.6.1 CAPACITACIÓN QUE SE DA AL OBRERO O EMPLEADO. Es una fase de orientación tiene el propósito de explicar al trabajador que ingresa a la empresa su misión, visión, beneficios, ventajas, servicios, etc. Esta fase es necesaria cuando un empleado nuevo ingresa a la empresa o cuando un antiguo va a ocupar un 35 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén nuevo puesto, ayudando a que el empleado sienta seguridad en la tarea que va a comenzar. Con el fin de evitar confusiones se debe explicar al empleado las actividades concernientes al puesto que va a ocupar o a las funciones que va a desempeñar, para que luego no se encuentre en un lugar desconocido y el gasto de capacitarlo sea envano. Siempre se debe recordar que el nuevo empleado necesita encontrarse en un ambiente tranquilo, sentir confianza y sobre todo sentirse orgulloso cuando desempeña su tarea. 2.7 EL ANALISIS DE LA NECESIDAD DE CAPACITAR El primer paso en la capacitación consiste en determinar qué tipo de capacitación se requiere, para cada caso. El trabajo está en indicar las tareas y subtareas que realizará el empleado nuevo. La evaluación de la necesidad de capacitar a los empleados actuales resulta más compleja, pues se tendrá que decidir si capacitarlos es la solución o 36 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén no. Por ejemplo, el desempeño puede bajar porque las normas no están claras o porque las personas no están motivadas. En las empresas utilizan el análisis de tareas y el análisis del desempeño ya que estas ayudan a determinar la necesidad de capacitar, aunque también es útil los reportes de supervisores, registros personales, etc. 2.7.1 ANALISIS DE TAREA: Es un estudio detallado de un puesto, para identificar las habilidades requeridas, de modo que permita iniciar un programa de capacitación. 12 2.7.2 ANALISIS DEL DESEMPEÑO: Es constar que existe una deficiencia en el desempeño y determinar si se debe rectificar mediante la capacitación o por algún otro medio (por ejemplo, transfiriendo al empleado). 13 Para cualquier método que se vaya a utilizar, la información más importante es la que dan los empleados, 12 13 DESSLER Gary, Administración de Personal, Pag. 254 DESSLER Gary, Administración de Personal, Pag. 254 37 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén ya que se dice que nadie sabe tanto de un trabajo como la persona que lo desempeña, por lo tanto, es aconsejable solicitar que el empleado ofrezca información. 2.7.3 NECESIDAD DE CAPACITACION DE LOS EMPLEADOS NUEVOS El análisis de tareas se usa para determinar la necesidad de capacitar a empleados nuevos en su puesto. Es frecuente que se contrate a personal inexperto, sobre todo en el caso de los trabajadores de niveles bajos, y después se les capacite. En este caso, su objetivo es desarrollar las habilidades y los conocimientos requeridos para un buen desempeño y, por tanto, la capacitación suele estar fundamentada en el análisis de las tareas. Este es un estudio detallado del trabajo, para determinar las habilidades específicas que el trabajo requiere, como soldar o entrevistar. 38 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén En este caso, las descripciones del puesto y las especificaciones del trabajo son muy útiles, estas enumeran las obligaciones y las habilidades específicas para el trabajo y ofrecen un punto de referencia básico para determinar la capacitación que se requiere para desempeñar la tarea. 2.7.4 LA NECESIDAD DE CAPACITAR A LOS EMPLEADOS ACTUALES El análisis del desempeño significa ver si existe una deficiencia significativa en el desempeño y en determinar si dicha deficiencia se rectificará mediante capacitación o por otros medios. El primer paso sería evaluar como está desempeñando el empleado su trabajo y compararlo para ver si se está realizando correctamente. La base del análisis del desempeño es ver la diferencia entre “no lo puede hacer” y “no lo quiere hacer”. Primero, se necesita determinar si se trata de un problema de “no lo puede hacer” y, en este caso, las 39 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén causas concretas podrían ser que los empleados no conocen la manera de realizar su trabajo, carecen del material y herramientas suficientes para realizarlo, o talvez no saben qué hacer o desconocen sus normas. Por otra parte, podría ser un problema de “no lo quiere hacer”. Aquí los empleados podrían desempeñar bien su trabajo si quisieran. En tal caso, tal vez se podría cambiar el sistema de premios, instituyendo un sistema de incentivos. Cuando el análisis de las necesidades está completo, se establecen los objetivos: éstos deben especificar lo que debe ser capaz de hacer el aspirante una vez que termine su programa de capacitación. 2.8 COMO DISEÑAR Y PLANIFICAR UN PROGRAMA DE CAPACITACIÓN Un programa de capacitación tendrá diferentes necesidades de personal y por consiguiente distintos 40 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén requerimientos de capacitación, dentro de sus niveles. Al inicio de un programa, la capacitación debe centrarse en conocer exactamente en que aspectos necesita ser capacitado su personal ya que a medida que la empresa crece e incorpora nuevo personal y servicios, se requerirá capacitación adicional. La administración tendrá que ser más eficiente y el personal necesitará formarse para desarrollar y manejar programas más sofisticados, luego de esto deberán planificar, quién dirigirá el programa, quienes asistirán, en que lugar se realizará, los materiales que se utilizarán, buscar la manera de que el curso no sea aburrido y sobre todo motivarlos e incentivarlos para que asistan. En la mayoría de las empresas puede no existir un departamento dedicado a esta actividad, ni los recursos humanos con experiencia en capacitación. En este caso se podría contratar uno o varios especialistas para hacer el diseño, la planeación y la ejecución de la capacitación. Aunque el director ejecutivo no esté comprometido directamente en su preparación, quizá sea el responsable 41 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén de asegurar que la instrucción brinde los resultados deseados y esté bien organizada. El director ejecutivo debe tener un conocimiento adecuado para: • Determinar la necesidad de capacitación de un empleado. • Establecer los requerimientos de la capacitación. • Preparar un programa de capacitación. • Escribir una propuesta para solicitar fondos para capacitación del personal. • Apoyar la logística de la capacitación. • Evaluar un programa de capacitación. • Hacer seguimiento cuando termine el programa de capacitación. 2.9 FASES DEL PROCESO DE CAPACITACIÓN 14 La tarea es interesante y emocionante; pero ardua y compleja. Podemos distinguir ocho etapas: 14 RODRIGUEZ ESTRADA Mauro y RAMIREZ BUENDIA Patricia, Administración de la capacitación, Pag. 60-61 42 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén 1.-Identificación y definición de las necesidades manifiestas. 2.-Detección de las necesidades encubiertas. 3.-Fijación de objetivos a partir de las necesidades. 4.-Elaboración de un plan general de capacitación. 5.-Elaboración de programas: redacción de los objetivos de los cursos en términos conductuales, y luego de los contenidos, métodos y materiales. 6.-Organización de los eventos de capacitación. 7.-Evaluación del plan y de los programas, así como de la realización y resultados obtenidos. 8.-Seguimiento. 43 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén Como los mismos nombres lo dicen, las dos primeras etapas abarcan el estudio de deficiencias reales o actuales; la tercera y la cuarta, la orientación general de las actividades de capacitación; la quinta, la elaboración de los programas; la sexta la organización de los eventos y las dos últimas una labor de reflexión y de mantenimiento sobre lo ya logrado. Todos estos pasos lo indico a continuación en el siguiente gráfico: Detección de necesidades encubiertas Identificación de necesidades Seguimiento Evaluación del plan y de los programas FASES DEL PROCESO DE CAPACITACIÓN Organización de eventos Fijación de objetivos Elaboración de un plan de capacitación Elaboración de un plan de capacitación 44 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén 2.10 LOS CINCO PASOS DEL PROCESO DE CAPACITACIÓN 15 Es conveniente pensar que los programas de capacitación consisten en cinco pasos que se muestran a continuación. 1. Análisis de las necesidades Identificar las habilidades específicas para el desempeño del trabajo que se necesita para mejorar el desempeño y la productividad. Analizar al público para asegurarse de que el programa es adecuado, su experiencia y habilidades, así como sus actitudes y motivaciones personales. Usar investigaciones para desarrollar objetivos mensurables de los conocimientos y el desempeño. 2. Diseño de la instrucción. Recabar ejemplos de objetivos, métodos, medios, descripción y secuencia de contenido para la enseñanza. 15 DESSLER Gary, Administración de Personal; Pag.25 45 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén Organizarlos en un plan de estudios acorde con la teoría del aprendizaje para adultos y que sirva de guía para desarrollar el programa. Asegurar que los materiales, por ejemplo, guiones de video, guías de líderes y cuadernos de trabajo de los participantes, estén redactados con claridad, se comprendan y se adapten en forma directa a los objetivos del aprendizaje que se hayan definido. Manejar, con cuidado y profesionalismo, todos los elementos del programa, ya sea que estén reproducidos en papel, película o cinta, para garantizar la calidad y la eficiencia. 3. Validación Introducir y validar la capacitación ante un público representativo. Basar las revisiones finales en resultados piloto para asegurarse la eficiencia del programa. 4. Aplicación Reforzar el éxito mediante un taller de capacitación al instructor, que se concentre en presentar conocimientos y habilidades adicionales al contenido de la capacitación. 46 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén 5. Evaluación y seguimiento Evaluar el éxito del programa de acuerdo con: REACCIÓN: Documentar las reacciones inmediatas de los educandos ante la capacitación. APRENDIZAJE: Usar recursos para la retroalimentación así como pruebas previas y posteriores para medir lo que han aprendido los aspirantes de hecho. COMPORTAMIENTO: Anotar las reacciones que tienen los supervisores ante el desempeño de las personas en entrenamiento una vez terminada la capacitación. Esta es una manera de medir el grado en el cual los aspirantes aplican las habilidades y los conocimientos nuevos a su trabajo. RESULTADOS: Determinar el grado de mejoría en el desempeño laboral y evaluar el mantenimiento necesario. 2.11 TRANSMISIÓN DE CONOCIMIENTOS La transmisión de conocimientos dentro de la capacitación consiste en: 47 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén Explicar y demostrar la forma correcta de realizar la tarea. Ayudar al personal a desempeñarse primero bajo supervisión. Permitir que el personal se desempeñe solo. Evaluar el desempeño laboral. Capacitar a los trabajadores según los resultados de la evaluación. Es posible que haya que repetir estos pasos varias veces antes de que un trabajador capte correctamente lo que debe hacer. Autorizar a que el trabajador ayude a otro poniendo en práctica los conocimientos captados en el curso. Hay una gran diferencia entre explicarles a los trabajadores cómo se hace una tarea y transmitir conocimientos teóricos y prácticos con éxito. Algunos conceptos son difíciles de aprender; otros exigen mucha práctica. Durante la capacitación del personal, es necesario: ♦ Evaluar constantemente el nivel de comprensión. 48 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén ♦ Adecuar el nivel de capacitación a los participantes. ♦ Presentar un número limitado de conceptos por vez. ♦ Separar las tareas de aprendizaje en varios conceptos simples. ♦ Involucrar a todos los trabajadores (para que todos participen activamente, no sólo observar la demostración de un individuo). ♦ Usar material visual (como muestras de fruta defectuosa) y ♦ Estimular a los participantes para que hagan preguntas sobre el tema. Como en cualquier circunstancia relacionada con el aprendizaje, los trabajadores van a sentirse mejor si el supervisor o entrenador es amable y muestra paciencia. Los elogios honestos y merecidos también ayudan. 2.12 INCENTIVOS PARA PARTICIPAR EN LA CAPACITACIÓN Un asunto que se tiene que considerar es el de cómo asegurar que todo el personal involucrado participe en la 49 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén capacitación prevista. El método más efectivo es el de condicionar el otorgamiento del empleo a la efectiva conclusión de la capacitación requerida, bien sea esto a través de su asistencia a las sesiones programadas o a la presentación de pruebas que acrediten su auto capacitación mediante libros de trabajo u otros ejercicios. Esto constituye un incentivo negativo que puede ser compensado por incentivos económicos, definidos en función del contexto específico. Algunos ejemplos de este tipo de incentivos serían: • Una atractiva estructura de pagos por la capacitación. • Conducir las sesiones de capacitación en sitios atractivos. 50 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén • La entrega de certificados formales o algún otro estímulo positivo al concluirse exitosamente la capacitación. 51 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén CAPITULO III IMPORTANCIA Y BENEFICIOS DE LA CAPACITACION 3.1 IMPORTANCIA: Todo elemento que ingresa a una organización necesita recibir un entrenamiento de las aptitudes y capacidades que posee, es decir una capacitación y adiestramiento para adaptarlo exactamente para lo que el puesto va a exigirle. Para las empresas que pretenden mejorar su rendimiento y desarrollar a su personal, la capacitación solo es una posibilidad. La capacitación no solo debe ser efectiva, sino que debe notarse. Puede ser una de las maneras más eficaces de transmitir habilidades y una fuerza poderosa para el desarrollo de las propias compañías y de sus empleados. 52 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén En la actualidad, algunas empresas han hecho conciencia de la importancia que tiene capacitar a sus empleados, ya que con ello trae ventajas competitivas de la empresa con las demás. Una organización que está en constante aprendizaje, es aquella que reconoce que es importante aumentar el desarrollo y la productividad de las personas que conforman la empresa, así como lograr que alcancen sus metas, no debemos pensar en los empleados como un simple par de manos, sino como seres humanos inteligentes, que son capaces de aprender, si se les da oportunidad de hacerlo. 3.2 IMPORTANCIA DE LAS RELACIONES HUMANAS DENTRO DE LA CAPACITACIÓN Concepto : “Las Relaciones Humanas son las enderezadas a crear y mantener entre los individuos relaciones cordiales, vínculos amistosos, basados en ciertas reglas aceptadas 53 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén por todos y, fundamentalmente, en el reconocimiento y respeto de la personalidad humana”. 16 Lo que las Relaciones Humanas logran dentro de una Empresa: Humildad: El empresario debe comprender que depende desde el más humilde de sus subordinados para el mejor funcionamiento de su empresa, o sea, para el mayor rendimiento, que es su máximo objetivo. El buen trato; el empleado debe comprender que el tratar bien a un cliente es muy importante, ya que de ellos depende el prestigio y el progreso de la empresa; así que debe tratar de solucionar sus problemas, teniendo paciencia a pesar de que dicho cliente sea un poco difícil de tratar o comprender. 16 www.monografias.com/trabajos5/relhuman/relhumn.shtml 54 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén Todo este mecanismo se torna más viable cuando mayor es el grado de cultura general de las partes, por eso es importante que la empresa propicie la elevación cultural de sus integrantes que así tarde o temprano contará con un material más humano y más rico. 3.3 CAPACITACIÓN TIENE ELEMENTOS QUE PUEDE BENEFICIAR: A) A LA EMPRESA Conduce a la rentabilidad más alta y actitudes más positivas. Mejora el conocimiento del puesto a todos los niveles. Eleva la moral de la fuerza de trabajo. Mejora la relación jefe-subordinado. Incrementa la productividad y la calidad de trabajo. Crea una mejor imagen. 55 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén B) AL INDIVIDUO Ayuda al individuo para la toma de decisiones y solución de problemas. Aumenta la confianza, y mejora su desarrollo individual. Permite el logro de metas individuales. Elimina los temores a la incompetencia o a la ignorancia individual. Incrementa el nivel de satisfacción del puesto. C) A LAS RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS Mejora la comunicación entre grupos y entre individuos. Ayuda en la orientación de nuevos empleados. Hace viables las políticas de la organización Convierte a la empresa en un entorno más agradable para trabajar. 3.4 FACTORES QUE INTERVIENEN EN LA CAPACITACION Para tener la certeza de llevar a cabo una capacitación realmente confiable deben de considerarse los siguientes factores. 56 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén 3.4.1 LO ECONOMICO: CON RESPECTO A LA EMPRESA: Las organizaciones constantemente invierten dinero para capacitar a sus empleados, pero esto no significa una perdida sino mas bien es un incremento para sus ingresos, porque si sus empleados son competentes la empresa adquiere prestigio y por ende más clientes. CON RESPECTO AL INDIVIDUO: El individuo busca alcanzar su bienestar económico y el de su familia y a la vez alcanzar un nivel social. 3.4.2 LO PSICOLOGICO: El individuo necesita ser aceptado en su entorno laboral y sentirse seguro de lo que hace y lo que sabe y para esto necesita estar capacitado. 3.4.3 EL MATERIAL DE APOYO: Es de gran ayuda utilizar material de conocimientos apoyo es ya que necesario para transmitir explicarlos, ciertos hacer una 57 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén demostración e ilustrarlos. Además se debe dar realce y colorido a la información importante. 3.4.4 LA COMUNICACION: Hay que buscar el mejor modo de enseñar a los participantes y en muchos casos adecuar ciertos términos técnicos al lenguaje de los empleados, esto puede facilitar la comunicación del instructor con los participantes y de los participantes entre sí. 3.4.5 LA ADECUACIÓN ENTRENAMIENTO A LAS DEL PROGRAMA NECESIDADES DE DE LA ORGANIZACIÓN: Esto dependerá de la necesidad de preparar determinados empleados o mejorar el nivel de los empleados disponibles. El entrenamiento debe ser la solución de los problemas que dieron origen a las necesidades diagnosticadas o percibidas. 3.4.6 LA ADECUACIÓN DE LAS INSTALACIONES: Se deberá tomar en cuenta la ubicación del local, su tamaño, iluminación, ventilación, etc., ya que esto trae consigo un ambiente sano en la aplicación de la capacitación. 58 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén 3.4.7 LA COOPERACIÓN DE LOS JEFES Y DIRIGENTES DE LA EMPRESA: Es necesario contar con un espíritu de cooperación del personal y con el apoyo de los dirigentes, ya que todos los jefes y supervisores deben participar de manera efectiva en la ejecución del programa. Sabemos que un director ejerce mucha influencia decisiva sobre la vida de un supervisor y, del mismo modo, éste sobre cada uno de los empleados. 3.4.8 LA CALIDAD Y PREPARACIÓN DE LOS INSTRUCTORES: El éxito dependerá del interés, esfuerzo y entrenamiento de los instructores ya que es importante que tengan ciertas cualidades como paciencia, buenas relaciones humanas, estar motivado para dirigir la capacitación y ser un buen oyente. 3.4.9 LA ATENCIÓN DURANTE EL EVENTO: Es importante que durante el programa se den carpetas o folletos con el contenido del tema, de ser posible en el receso dar un pequeño refrigerio y cuando el curso termine otorgar un diploma o certificado a cada participante. 59 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén Todos estos factores deben ayudar a que el programa marche correctamente y culmine exitosamente. 3.5 ASPECTOS POSITIVOS Y NEGATIVOS QUE SE PUEDEN ENCONTRAR EN UNA CAPACITACIÓN 3.5.1 ASPECTOS POSITIVOS DE LA CAPACITACION Luego de un curso de capacitación existen algunos efectos favorables en las personas ya que logran un incremento y actualización de sus conocimientos de acuerdo a la tecnología moderna. Además ayuda a que la empresa aumente su productividad y mejore la calidad, todo esto conlleva a que la empresa tenga como resultado: ingresos mayores y una imagen prestigiosa. * En la personalidad. La capacitación fortalece la personalidad del individuo y enriquece la actuación y el desempeño de los trabajadores propiciando el auto desarrollo y el auto control. 60 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén * En la motivación. La capacitación incrementa los sentimientos de superación y éxito, además afianza los horizontes de propiedad de los trabajadores, estimulando su autoestima. * En la integración. La motivación individual y de grupo se adquiere a través de la capacitación, lo que tiende a una actitud de integración, eficiencia y colaboración laboral. * En el clima laboral. La capacitación modifica el medio ambiente laboral, como consecuencia de la Concientización de las relaciones interpersonales mucho más claras y del incentivo de trabajo. * En la actualización de los Sistemas Administrativos. Crea en la administración empresarial una flexibilidad de adaptación a los cambios, lo cual le permite alcanzar un alto nivel de competencia en el mercado moderno. * En el trabajo en grupo. Los empleados empiezan a comprender que a veces trabajar en grupo es importante, 61 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén porque al hacer esto se puede delegar tareas y así cumplir más rápido y evitar que el trabajo se acumule. *Superación del Empresario. El empresario logra alcanzar sus objetivos, ya que se siente satisfecho al haber logrado que sus subordinados alcancen también sus metas y al saber que logro que la empresa progrese * En el desarrollo de Actividades. La capacitación propicia el desarrollo de habilidades humanas, técnicas y administrativas de apoyo de la conducción de la empresa; así como habilidades de trabajo en equipo y de colaboración integral. * En los hábitos y costumbres. La capacitación en gran parte ayuda a elimina ciertos hábitos y costumbres de trabajo que son negativos para la empresa, cambiándolos por otros más positivos, modernos, y conscientes. 3.5.2 ASPECTOS NEGATIVOS DE LA CAPACITACION A continuación citaré algunos aspectos negativos, los cuales se deben tratar de mejorar a través de una capacitación eficiente a los empleados. 62 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén • Muchas veces algunas empresas contratan capacitadores mediocres a los cuales únicamente les interesa el dinero y no les importa si el curso esta surtiendo efecto o si los participantes están comprendiendo. • La gerencia no toma en serio el rol de la capacitación y delegan la planeación de la misma a personas que talvez no tienen ni la más mínima idea de lo que es una capacitación. • En las pequeñas y medianas empresas generalmente se da el caso de que existe el hombre orquesta, es decir es quien se encarga de todo en la empresa, y en caso de que este faltare por algún motivo a la empresa nadie puede realizar sus labores porque es el único que sabe como hacerlo. Es por este motivo que todo el personal debe estar capacitado para realizar diversas tareas en casos de emergencia. • Muchas veces las personas que dirigen la capacitación no tienen carreras afines a la administración del personal y tienen una manera distinta de ver la realidad de las cosas y han sido ubicadas en ese puesto por simple 63 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén amistad o por solo cubrir un puesto, por lo tanto no cuenta con la capacidad de dirigir. • Se da el caso que muchos programas de capacitación se repiten año con año y se obliga al trabajador a escuchar dichos discursos hasta por tres veces, sin provecho alguno. • La capacitación se ha convertido en algo rutinario que hay que cumplir y no en algo que cada vez debe ser algo dinámico, llamativo y que al finalizar de sus frutos. • La capacitación en muchas empresas por ser llevada únicamente a base de experiencias, tiene como resultado la falta de adaptación respecto al avance y desarrollo tecnológico. • Los programas de capacitación no son adecuados ni prácticos por lo que los resultados son negativos y la inversión en ellos son envano. • Los métodos que se utilizan para dar una capacitación son muy rutinarios por ejemplo el capacitador repite todo lo que dicen los libros, abusa de las ayudas visuales y no ofrece nada de su parte, ya que todo lo lleva escrito, en videos, en fotos, etc. 64 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén • Muchos programas de capacitación se orientan exclusivamente o al aspecto humano o al aspecto técnico, cuando deberían centrarse en todos los aspectos juntamente. • En capacitación se dice mucho pero se practica poco, esto debido al poco conocimiento de su rol por parte del responsable y a la indiferencia del trabajador debido a la falta de motivación y concientización. • Es un grave error creer que por el hecho de realizar un programa de capacitación la empresa alcanza el éxito, porque depende de muchas cosas para alcanzarlo. 3.6 MANERAS DE CAPACITAR Existen varias maneras de capacitar al personal, esto depende de la empresa. A continuación algunas de las tantas maneras de capacitar: 65 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén 3.6.1 CONFERENCIA: Es un método que se utiliza desde hace mucho. En una conferencia el instructor es la única persona que realiza la parte activa, es decir es quien habla, pone ejemplos, expone, etc. Mientras que los participantes solo se limitan a oír porque en una conferencia no se puede interrumpir. La conferencia tiene aspectos positivos y negativos, un negativo sería que tiene limitaciones como el que una persona no pueda pedir que se vuelva a repetir algún tema. Un aspecto presenta gran positivo sería cantidad que en poco tiempo se informativa al no haber interrupciones de ninguna especie. 66 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén • CONFERENCIA CON PARTIPACION Esta por lo contrario es una exposición unilateral, pero con la diferencia que se le da la libertad de intervenir al participante, dejándolo que realice preguntas, discusiones, que exprese sus dudas, etc. Todo esto depende del instructor, ya que el decide el momento en que los participantes intervienen, porque en muchos casos primero se expone todo y luego se discute el tema. Este tipo de conferencia le ayuda al instructor a involucrar al grupo y al mismo tiempo le hace saber que lo expuesto fue captado. 3.6.2 EL SEMINARIO 67 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén Consiste en la discusión de problemas y situaciones que han sido objeto de investigación de campo, laboratorio o bibliográfica, con el propósito de analizar e interpretar críticamente los hechos o fenómenos de interés científico de un área determinada y desarrollar habilidades para analizar, organizar y presentar en forma oral o escrita. El seminario proporciona oportunidad para un estudio intensivo de problemas especiales, investigaciones y experiencias personales. Para un seminario se requiere bastante tiempo. No permite trabajos con grupos heterogéneos y necesita de coordinadores muy competentes. 3.6.3 EL FORO 68 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén Es una exposición en grupo sobre diversos aspectos de un tema determinado que nos brinda la oportunidad de discutir e intercambiar opiniones para llegar a un acuerdo. Intervienen de cuatro a seis personas, una hace de moderador. 17 Estas deben reunirse previamente para escoger el tema, planificar y fijar con claridad los objetivos para analizar el problema. Un foro se realiza sobre temas en los cuales hay un amplio conocimiento por parte de los miembros del grupo o auditorio. Permite al auditorio calificado aclarar conceptos fundamentales y expresar opiniones. El foro se limita a un solo tema, pero cuando el auditorio es numeroso no permite la participación activa de todos los asistentes. 17 MODERADOR: persona que dirige una asamblea o una discusión; LAROUSSE; Diccionario Enciclopédico 69 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén El moderador debe explicar con precisión el asunto que se va a discutir y las normas previstas para la participación; puede estimular síntesis que permitan formular finalmente las conclusiones. Estas maneras de capacitar pueden llegar a ser magníficos instrumentos para el desarrollo habilidades de los participantes, para de las que aprendan a resolver problemas y a desempeñar su trabajo con excelencia. Además ayudará a fomentar el liderazgo, la cooperación y sobre todo el trabajo en equipo. 70 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén CAPITULO IV PROBLEMAS ENCONTRADOS EN EL BANCO DE GUAYAQUIL Y LAS ENCUESTAS REALIZADAS A CLIENTES Y EMPLEADOS 4.1 MANERA EN LA QUE APLICA LA CAPACITACIÓN EL BANCO DE GUAYAQUIL El Banco de Guayaquil es una entidad que goza de gran prestigio y cuenta con un personal altamente capacitado debido los niveles de superación permanente, como requieren las políticas del banco. Esta realidad contribuye notablemente en el servicio a sus clientes y a la vez en el logro de los objetivos de la empresa. Esta política implica la aplicación de un plan de Capacitación para el personal según las necesidades y requerimientos de la institución. La capacitación es coordinada con la matriz de Guayaquil, puesto que desde allí se envían los instructores al resto de sucursales para la respectiva planificación de los cursos. En la planificación, la 71 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén comisión decide sobre la temática general, el número de participantes, horarios, cronogramas, programas, etc. La capacitación para el personal de Cuenca algunas veces se realiza en otra ciudad y se la organiza por áreas, por ejemplo: -El área de Cartera -El área de cobranzas, etc. La temática a tratarse es: - Utilitarios de sistemas y manejo de programas de computación que utiliza la institución. - La información del CONCEP, con relación al lavado de dinero. Durante el tiempo de las prácticas realizadas en la institución del Banco de Guayaquil, pude observar y constatar las políticas sobre la capacitación al personal ya sea en el área de computación, relaciones humanas, el aprendizaje y el desarrollo de destrezas en la atención del público y en el trabajo. 72 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén A través del método de la observación diaria pude constatar problemas que detallaré en el desarrollo de este capitulo. Con el fin de evidenciar ésta situación problemática apliqué unas encuestas a algunos clientes y personas de la institución. 4.2 PROBLEMAS DETECTADOS EN LA INSTITUCIÓN 4.2.1 FALTA DE CONOCIMIENTOS DE COMPUTACIÓN: 1.- En el departamento de cartera existen empleados que manejan ciertos programas de computación. Este problema se daba especialmente en aquellas personas que venían trabajando por varios años en la institución. Su nivel de conocimiento en computación carecía de lo más esencial y aunque el banco dictaba cursos los programas eran difíciles de asimilar. Esta falta de conocimientos traía conflictos, porque dichas personas trataban de pedir ayuda a sus compañeros 73 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén y lógicamente ellos se molestaban, esto a su vez retrazaba el trabajo y no permitía entregarlo a tiempo. Además provocaba continuas llamadas de atención por parte de los superiores. La razón se debe a que el superior tiene la obligación de velar para cumplan las tareas lo más pronto posible y de la mejor manera. Por otro lado, el empleado se sentía incapaz e inútil por no poder realizar su trabajo, ya que debido a la presión comenzaba a sentirse inseguro de sí mismo. Como consecuencia de todo este gran problema, el empleado pensaba que el no podía hacer este trabajo y prefería que deleguen la tarea a otro compañero. Como podemos observar en el gráfico Nº 1. ENCUESTA REALIZADA A LOS EMPLEADOS DEL BANCO DE GUAYAQUIL 1- ¿Usted cree que algunas personas deberían seguir cursos adicionales de conocimientos básicos de computación? 74 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén Nº DE RESPUESTA PERSONAS PORCENTAJE si 4 66,67% no 2 33,33% 6 100 Grafico 1 Deberían seguir cursos adicionales de computación no si 100 33,33 50 66,67 0 1 FUENTE: BANCO DE GUAYAQUIL 4.2.2 MALA ATENCIÓN A LOS CLIENTES: El personal de servicio al cliente y los empleados cajeros no tienen la paciencia suficiente para tratar o atender a cientos de clientes. 75 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén La mayoría de los empleados están en puestos en los cuales están en contacto con los clientes y por lo tanto están en continua competencia respecto a la calidad de su servicio con las demás empresas. El problema del banco en este departamento radicaba en el personal de servicio al cliente a quienes les faltaba ciertos aspectos en los cuales debería poner mayor atención. Algunos clientes muchas veces requerían información sobre algún asunto, y necesitaban que se les explique varias veces, pero el personal se molestaba y para volver a explicar únicamente enumeraba ciertas cosas sin dar mayor información y utilizaba términos los cuales algunas personas no los entendían correctamente. Con esto se lograba que el cliente este insatisfecho y se iba sin poder hacer sus gestiones. Este problema demuestro en los gráficos Nº 2 y 3 de la encuesta realizada a los clientes de la institución, en la cual 76 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén el 80% de las personas encuestadas dicen que han tenido este problema y solamente el 20% dice que el personal les brindo ayuda. ENCUESTA REALIZADA A LOS CLIENTES DEL BANCO DE GUAYAQUIL 2.- ¿Cree usted que el personal de servicio al cliente y los cajeros deberían seguir un curso de relaciones humanas? Nº DE RESPUESTA PERSONAS PORCENTAJE SI 8 80% NO 2 20% TOTAL 10 100% 77 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén Gráfico 2 Sugerencias para seguir cursos de Relaciones Humanas SI NO 20% 80% FUENTE: BANCO DE GUAYAQUIL ENCUESTA REALIZADA A LOS CLIENTES DEL BANCO DE GUAYAQUIL 3.- ¿A tenido problemas al momento de realizar alguna transacción? Nº DE RESPUESTA PERSONAS PORCENTAJE SI 8 80% NO 2 20% TOTAL 10 100% 78 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén Gráfico 3 Problemas al realizar una transacción SI NO 20% 80% FUENTE: BANCO DE GUAYAQUIL 4.2.2.1 PROBLEMAS AL LLENAR LAS PAPELETAS: El problema de llenar las papeletas causaba problemas a los cajeros, pues algunas personas se acercaban a la ventanilla con su papeleta en blanco y pedían ayuda para llenar estos documentos para realizar una transacción. Sin embargo, el personal de ventanilla molestos les pedían que por favor primero vayan a llenar la papeleta porque ellos tenían que atender a mucha gente y no podían perder el tiempo. Pero esto no era una solución sino un problema 79 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén más, porque dichas personas se regresaban una y otra vez a la ventanilla para hacerles preguntas de cómo llenar la papeleta. 4.2.3 DIFICULTAD DE TRABAJAR EN EQUIPO: Otro problema detectado fue la dificultad de trabajar en equipo. Los empleados no trabajaban en equipo de forma espontánea. Existían tareas que requerían la colaboración de un grupo, pero algunas personas trataban de sobresalir y realizaban la tarea solos. En el gráfico Nº 4 el personal a quién se realizó la encuesta nos dice que el 50% cree que la empresa emplea mecanismos inadecuados para trabajar en equipo. ENCUESTA REALIZADA A LOS EMPLEADOS DEL BANCO DE GUAYAQUIL 4.- ¿La empresa emplea mecanismos para trabajar en equipo? 80 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén Nº DE RESPUESTA PERSONAS PORCENTAJE SI 3 50% NO 3 50% TOTAL 6 100% Gráfico 4 La empresa emplea mecanismos para trabajar en equipo SI NO 50% 1 0% 20% 50% 40% 60% 80% 100% FUENTE: BANCO DE GUAYAQUIL Por otro lado las personas que tenían un grupo bajo su mando no delegaban tareas por el temor de propiciar otro conflicto entre ellos o por hacer ver que su grupo es el mejor en la entrega del trabajo a tiempo. Pero al hacer esto 81 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén de igual forma creaba conflictos entre su grupo, pues ello propiciaba las envidias o resentimientos hacia el jefe, cuestionándolo por no creer en sus subalternos. Por ejemplo, ingresó a la empresa una empleada nueva, su tarea obligatoriamente requería del que se trabajo en equipo, pero sus compañeras no le colaboraron y le demostraron estar en desacuerdo. La empleada informo al departamento de Recursos Humanos, pero no se corrigió la situación, más bien la empleada se vio obligada a renunciar al poco tiempo que ingreso, pues no se podía trabajar en un ambiente hostil. 4.2.4 FALTA DE MOTIVACIÓN La falta de motivación al personal para asistir a los seminarios de capacitación era un gran problema, pues cuando se organizaba estos seminarios los empleados no tenían las ganas ni el entusiasmo para asistir a los mismos. Además estos eventos se realizaban en otra ciudad y era un poco incomodo realizar el viaje, pues el curso 82 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén comenzaba el sábado en la mañana y terminaba el domingo por la tarde. Resultaba cansado regresar al trabajo al siguiente día del viaje. También el lugar físico no era el adecuado, era muy cerrado y el ambiente aburría y cansaba. Como podemos observar en el gráfico Nº 5. ENCUESTA REALIZADA A LOS EMPLEADOS DEL BANCO DE GUAYAQUIL 5.- ¿Cree usted que la empresa debería implementar mecanismos para motivar a los empleados a que asistan a los cursos de capacitación? Nº DE RESPUESTA PERSONAS PORCENTAJE SI 8 80% NO 2 20% TOTAL 10 100% 83 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén Gráfico 5 La empresa debería motivar a los empleados a que asistan a los cursos de capacitación SI NO 20% 80% FUENTE: BANCO DE GUAYAQUIL 4.3 EJEMPLOS DE EMPRESAS QUE APLICARON LA CAPACITACIÓN Si nos fijamos en lo que hicieron Hilton y Álamo Rent-aCar, podemos ver que aplicaron el método de capacitación mencionado en los capítulos dos y tres y los resultados fueron excelentes, a continuación algunos ejemplos: 84 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén APLICACIÓN EN EL ÁREA DE SERVICIO AL CLIENTE: Cuando un cliente entra al Hilton, ya no basta con ofrecer una habitación limpia, a un precio asequible. Para ser competitivos, los empleadores como Hilton han visto que tienen que ofrecer un servicio total al cliente, desde maleteros corteses, pasando por facilitar el estacionarse, hasta cuentas rápidas al abandonar el hotel, es por esto que el principal punto que se trata en los cursos de capacitación es cómo tratar a los clientes en forma cortés, amable y rápida. Por otro lado la capacitación para el servicio al cliente en Álamo Rent-a-Car, fue un programa de capacitación y orientación para el servicio al cliente, que duró cinco días. En el primer día, los empleados se familiarizaron con la historia de Álamo, su crecimiento y expansión y las expectativas de la compañía respecto al servicio al cliente y la ética laboral de la empresa. A continuación, el programa pasaba a la capacitación para el servicio al cliente. Esta incluía segmentos a cerca de la importancia de un servicio 85 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén excepcional al cliente y como definirla, ejemplos ilustrativos y las habilidades específicas que necesitaban los empleados para brindar este servicio de excelencia. Los resultados sugieren que el programa de capacitación fue muy efectivo. Si bien hay otros factores que talvez hayan contribuido a la mejoría, las quejas de ventas bajaron el 15% en comparación con las del año anterior al inicio de la capacitación. Así mismo, las quejas por groserías bajaron el 50% en comparación con los niveles anteriores a la capacitación. Las transacciones mercantiles de la empresa aumentaron 30% en un año. APLICACIÓN DEL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN PARA TRABAJAR EN EQUIPO: Toyota dedica decenas de horas a capacitar a los empleados nuevos, para que aprendan a escucharse unos a otros y a cooperar. Usan ejercicios cortos para ilustrar ejemplos de trabajo en equipo, bueno y malo, y para 86 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén moldear las actitudes de los empleados nuevos respecto al buen trabajo. Compañías, como Saturn, que usan los equipos de trabajo para analizar problemas relacionados con el trabajo y para presentar soluciones. Por consiguiente, gran parte de las trescientas veinte horas de capacitación, aproximadamente, que reciben los empleados nuevos de Saturn pretende desarrollar las habilidades para el análisis y la solución que requieren para contribuir a que el equipo de trabajo tenga poder en este caso, para analizar y resolver problemas. 87 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén CAPITULO V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Después de haber analizado los problemas que se encuentran en la institución en cuanto a capacitación; así como las entrevistas realizadas al personal y a los clientes concluyo con lo siguiente: 5.1 RECOMENDACIÓN PARA SOLUCIONAR LA FALTA DE CONOCIEMIENTOS DE COMPUTACIÓN Para mejorar los conocimientos de los empleados en cuanto a ciertos programas de computación; es importante que la empresa implemente un sistema más amplio de capacitación dentro de la institución, es decir, las personas que capacitan deben estar especializadas en cada rama para así ayudar a cada departamento, como por ejemplo, deben estar al tanto de las necesidades de cada persona, realizando un test para medir en el nivel en que se encuentran. 88 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén Por otro lado, las personas no deben satisfacerse únicamente con estos cursos de capacitación que la empresa tiene internamente sino ponerse al día con otros cursos; puesto que no siempre se obtiene toda la información que se requiere en estos, consecuentemente estos cursos adicionales ayudarán a que las personas sean capaces de resolver problemas relacionados con su labor, trabajar en equipo y comunicarse de manera efectiva. De acuerdo a la encuesta realizada al personal de la institución se puede recalcar que el 80% de ellos, afirman que es importante seguir cursos adicionales a los que la empresa dicta. 5.2 RECOMENDACIÓN PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CLIENTE Otro punto muy importante que se puede destacar en el momento de capacitar es el de atender bien al cliente, sabemos que los clientes satisfechos son los que ayudan a 89 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén progresar a una empresa. Por lo que es muy indispensable que las personas que capaciten presenten al personal algunas alternativas de cómo atender al cliente; para que de esta forma el personal de la institución aplique estas alternativas, al momento de ayudar e informar, que sean amables, cordiales con ciertas personas que requieren de alguna información, así mismo los empleados deben ser muy pacientes con algunas personas que no entienden la información y tienen que repetir las veces que sean necesarias para que la persona se sienta satisfecha con la información. Además la empresa podría implementar un departamento el cual este capacitado para ayudar a aquellas personas que por una u otra razón no saben o no pueden llenar papeletas o realizar alguna transacción. Haciendo referencia a la encuesta realizada a los clientes del Banco, el 60% nos dice que el personal debería seguir un curso de Relaciones Humanas, para que de esta forma los clientes al entrar a la institución se sientan en un ambiente de confianza. 90 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén 5.3 RECOMENDACIÓN PARA TRABAJAR MEJOR EN EQUIPO La dificultad de trabajar en equipo se debe a que la empresa no aplica buenas estrategias al capacitar a su personal. El personal es poco colaborador; esto se puede ver incluso desde los puestos superiores, creándose así un ambiente de individualismo dentro de la institución de ahí la importancia entonces que la empresa tome en cuenta este punto al momento de capacitar a su personal. Las personas que capacitan deben enseñar como crear un ambiente colaborador para que exista el trabajo en grupo y a la vez para que se de esto debe haber comunicación, por ende los conferencistas están en la obligación de impartir estrategias en cuanto al área de comunicación para así conseguir el trabajo en equipo. Además sabemos que al no trabajar en grupo la empresa puede perder un personal muy eficiente puesto que el ambiente es individualista. 91 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén 5.4 RECOMENDACIÓN PARA MOTIVAR A LOS EMPLEADOS A ASISTIR A LOS CURSOS DE CAPACITACIÓN Para que haya una constancia de las personas en cuanto a capacitarse es deber de los conferencistas motivar e incentivar alas personas para que asistan a este curso atrayéndolos con incentivos de cualquier tipo e inclusive tratando de crear un ambiente agradable en el lugar donde se los capacite. Finalmente si la empresa quiere tener éxitos futuros es muy importante que tenga instructores excelentes que capacite constantemente a su personal para que de esta forma se mantengan al día con la información y la tecnología que avanza constantemente. 92 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén 93 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén UNIVERSIDAD DE CUENCA FACULTAD DE FILOSOFIA, LETRAS Y CIENCIA DE LA EDUCACIÓN ESPECIALIDAD SECRETARIADO BILINGÜE ENCUESTA A LOS EMPLEADOS SOBRE ALGUNOS PROBLEMAS DENTRO DE LA INSTITUCIÓN DEL BANCO DE GUAYAQUIL Nombre del entrevistador: Mónica Perguachi PREGUNTAS: 1.- ¿Usted cree que algunas personas deberían seguir cursos adicionales de conocimientos de computación? SI X NO 94 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén 2.- ¿La empresa emplea mecanismos para trabajar en equipo? SI X NO ENCUESTA SOBRE LOS INCONVENIENTES QUE TIENEN LOS CLIENTES AL MOMENTO DE RECIBIR ATENCIÓN EN EL BANCO DE GUAYAQUIL Nombre del entrevistador: Mónica Perguachi PREGUNTAS: 95 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén 1.- ¿Ha tenido problemas al momento de realizar alguna transacción? SI X NO 2.- ¿Cree usted que el personal de Servicio al Cliente debería seguir un curso de Relaciones Humanas? SI X NO 96 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén BIBLIOGRAFÍA www.cnr.barkeley.edu/ucce/agro-laboral/7libro (Google) www.aceprajec.org/main/españ (Google) www.erc.msh.org/fpmh-spanish/chp6/p2 www.asepraject.org/main/español/po/poeosb.htm. www.barcauditores.com/articulos/capaciacionhtm. SILICEO Alfonso; Capacitación del Personal DESSLER Gary, Administración de Personal, Pág.254, México Prentice Hall Hispanoamericana 1992. RODRIGUEZ BUENDIA ESTRADA Patricia, Capacitación; México Mauro y Administración 1990 CIA RAMIREZ de la Editorial Electrocomp. SA de CV. 97 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén SMITH Barry J., DELAHAYE Brian L.; ABC de la Capacitación Practica; México Mc. Graw Hill Interamericana de México 1990. ROSENBER JM.; Diccionario de Administración y Finanzas; Barcelona Editorial Océano 1993 Larousse diccionario práctico escolar; Ediciones Larousse, S.A. de C.V.; Dinamarca num. 81, México 06600, D.F. 98 AUTORA: Mónica Perguachi Tenén