AMBITO DE CONTROL ES LA CANTIDAD DE SUBORDINADOS

AMBITO DE CONTROL
ES
LA
CANTIDAD
DEPENDE
DE
UN
DE
SUBORDINADOS
JERARCA;
TAMBIEN
QUE
LA
CANTIDAD DE ÓRGANOS QUE DEPENDEN DE UNO
SUPERIOR.
NO HAY CONSENSO EN NINGÚN NÚMERO ESPECÍFICO,
PERO SÍ ACUERDO EN QUE DEBE SER MÁS PEQUEÑO
EN LOS NIVELES SUPERIORES (entre 3 y 6).
AMBITO DE CONTROL
FACTORES QUE INFLUYEN EN SU DETERMINACIÓN:
A) VINCULADOS AL DIRECTIVO
* Características personales;
* Estilo de liderazgo;
* Formas de comunicación;
* Claridad en la delegación.
B) VINCULADOS A LOS SUBORDINADOS
* Capacitación;
* Personalidad.
C) VINCULADOS A LA SITUACIÓN DE TRABAJO
* Clase de tareas;
* Contacto personal necesario;
* Normas organizativas;
* Claridad en los resultados;
* Rapidez de cambio;
* Disponibilidad de asesores.
AMBITO DE CONTROL
RELACIÓN ENTRE AMBITO DE CONTROL Y CANTIDAD DE
NIVELES JERÁRQUICOS
CUANTO MAYOR ES EL NÚMERO DE NIVELES JERÁRQUICOS,
MAYOR ES LA CANTIDAD DE DIRECTIVOS QUE TIENE LA
ORGANIZACIÓN, Y EL ÁMBITO DE CONTROL DE CADA DIRECTIVO
ES MÁS ESTRECHO. EN CAMBIO, SI LA CANTIDAD DE NIVELES ES
REDUCIDA, HABRÁ MENOR CANTIDAD DE DIRECTIVOS Y EL
ÁMBITO DE CONTROL DE CADA DIRECTIVO SERÁ MÁS AMPLIO.
SI SON POCOS LOS NIVELES JERÁRQUICOS, LA ESTRUCTURA
ADOPTA LA FORMA DE UNA PIRÁMIDE BAJA Y DE AMPLIA BASE; SI
SON MUCHOS LOS NIVELES, LA ESTRUCTURA SE PARECERÁ A
UNA PIRÁMIDE ALTA.
AMBITO DE CONTROL
VENTAJAS
AMBITO
DE
CONTROL
REDUCIDO
AMBITO
DE
CONTROL
AMPLIO
Comunicación rápida entre
el jefe y sus subordinados
directos.
Los directivos disponen de
más tiempo.
Hay reducción de costos por
concepto de salarios por
menor cantidad de jefes y
supervisores.
Hay menos problemas de
comunicación y coordinación
entre los administradores.
Favorece la madurez de los
subordinados
DESVENTAJAS
Los supervisores tienden a
intervenir demasiado en el
trabajo de los subordinados.
Se generan costos elevados.
Aumentan los problemas de
comunicación y coordinación
de la organización.
Se corre el riesgo de perder
el control de los subordinados por parte del supervisor.
Requiere personal jerárquico
con gran capacidad.
Las decisiones que debe
tomar el directivo corren el
riesgo de enlentecerse.
DELEGACIÓN
ACTO BILATERAL MEDIANTE EL CUAL UN SUPERIOR
JERÁRQUICO
CONFIERE
DEBERES
Y
RESPONSABILIDADES A SU SUBORDINADO, LE DA LA
AUTORIDAD QUE NECESITA PARA DESEMPEÑAR TALES
TAREAS, Y ESTE SUBORDINADO ACEPTA.
LA
DELEGACION
IMPLICA
QUE
UNA
AUTORIDAD
SUPERIOR OTORGA A OTRA PERSONA UNA AUTORIDAD
ESPECÍFICA,
PERO
EL
SUPERIOR
MANTIENE
LA
RESPONSABILIDAD TOTAL PORQUE LA TAREA SE LLEVE A
CABO.
PRINCIPIOS PARA LOGRAR UNA DELEGACIÓN EFICAZ
1) Decidir qué tareas se pueden delegar.
2) Decidir a quiénes se les asignarán las tareas.
3) Delegar con claridad.
4) Proporcionar recursos suficientes para realizar la tarea
delegada.
5) Especificar los resultados.
6) Permitir que los subordinados cometan errores.
7) Establecer controles amplios.
8) Mantener líneas abiertas de comunicación.
9) Entrenar en cargos superiores para cuando el directivo se
retire de la organización.
FACTORES PERSONALES QUE FAVORECEN LA DELEGACIÓN
• Aceptar y alentar la iniciativa de los subordinados.
• Ceder el derecho de tomar decisiones.
• Confiar en los subordinados.
• Planificar el trabajo para poder controlarlo.
VENTAJAS DE LA DELEGACION
• Descongestiona la labor del directivo, lo que puede implicar
mejores decisiones y mas rápidas.
• Motiva y capacita a los subordinados ya que conduce a que estos
acepten responsabilidades y apliquen sus criterios.
LIMITACIONES DE LA DELEGACIÓN
• Los directivos pueden resistirse a delegar autoridad por:
• temor a que los subordinados cometan errores;
• no contar con subordinados capaces;
• no saber explicar y/o capacitar.
DESCENTRALIZACIÓN
ES EL PROCESO POR MEDIO DEL CUAL SE TRANSFIEREN
LOS PODERES DE ADMINISTRACIÓN DEL ÓRGANO CENTRAL
A
OTROS
ÓRGANOS
PARA
QUE
EJERZAN
COMO
COMPETENCIA PROPIA, PERO BAJO CIERTO CONTRALOR.
LA DESCENTRALIZACIÓN IMPLICA:
- ATRIBUCIÓN DE COMPETENCIA, Y DEMÁS ELEMENTOS
PARA PODER CUMPLIR CON EL COMETIDO ASIGNADO.
- DELEGACIÓN DE LA TOMA DE DECISIONES.
- QUE LOS ACTOS Y DECISIONES SON IMPUTADOS AL
ÓRGANO
DESCENTRALIZADO,
SIN
PERJUICIO
CONTRALOR QUE EJERCE EL ÓRGANO CENTRAL.
DEL
FACTORES QUE INFLUYEN EN EL GRADO DE
DESCENTRALIZACIÓN
1) Origen e historia de la organización.
2) Tamaño de la organización.
3) Dispersión geográfica.
4) Uniformidad de las políticas y normas.
5) Sistemas de control.
6) Costo de la decisión a tomar.
7) Disponibilidad de directivos.
8) Dinámica y tipo de organización.
9) Actividades que desarrolla la organización.
10) Tecnología.
VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA DESCENTRALIZACIÓN
VENTAJAS:
1) Permite a la alta dirección concentrarse en los problemas
más importantes.
2) Puede originar mejores y más rápidas decisiones, ya que la
toma quien está más familiarizado con el problema.
3) Incrementa la moral, el interés y el entusiasmo por el
trabajo de los directivos de los niveles inferiores.
DESVENTAJAS:
1) Pueden perderse de vista los objetivos generales.
2) Generalmente la descentralización aumenta los costos, por:
gastos de comunicación; y gastos de capacitación y salarios
más elevados.
LINEA Y STAFF
- SON RELACIONES DE AUTORIDAD.
- LA LINEAL ES LA RELACIÓN EN LA QUE UN
SUPERIOR EJERCE MANDO DIRECTO SOBRE UN
SUBORDINADO.
- EL STAFF ES UNA RELACIÓN DE NATURALEZA
ASESORA.
- LOS JEFES DE LOS DEPARTAMENTOS STAFF
TIENEN
AUTORIDAD
LINEAL
SOBRE
SUS
SUBORDINADOS,
Y,
LOS
JEFES
DEL
DEPARTAMENTO DE LINEA PUEDEN ASESORAR, A
VECES, A SUS SUPERIORES EN LA ORGANIZACIÓN.
PRO Y CONTRAS DEL USO DEL STAFF
PRO:
1) CUANDO LAS TAREAS DE UN EJECUTIVO EXCEDEN A
SU CAPACIDAD PARA CUMPLIRLAS BIEN, POR FALTA DE
TIEMPO, ENERGÍA O CONOCIMIENTOS.
2) CUANDO NO ES FACTIBLE ALIGERAR ESTA CARGA
POR DELEGACIÓN AL PERSONAL OPERATIVO.
CONTRAS:
1) POR LO GENERAL AUMENTA LOS GASTOS
ADMINISTRATIVOS (¿EL GASTO SERÁ MÁS QUE
RECUPERADO?).
2) AUMENTA LA COMPLEJIDAD DE LAS RELACIONES DE
LA ORGANIZACIÓN.
ORGANOS DE SERVICIO
- SON AQUELLOS QUE FACILITAN EL FUNCIONAMIENTO DE
LOS ÓRGANOS DE LINEA, DE STAFF Y HASTA DE OTROS
SERVICIOS.
- CONSTITUYEN AGRUPAMIENTOS DE ACTIVIDADES.
- SU OBJETO ES ALIVIANAR A CADA UNO DE LOS ÓRGANOS
OPERATIVOS DE LA NECESIDAD DE CUMPLIR ALGUNA
FUNCIÓN QUE ES COMÙN A TODOS A ALGUNOS DE ELLOS
(COMPRAS, MANTENIMIENTO, LIMPIEZA).
VENTAJAS:
- ATENCIÓN ESPECIALIZADA.
- CRITERIOS UNIFORMES.
- CENTRALIZACIÓN DEL CONTROL.
- DISMINUCIÓN DE COSTOS (UTILIZACIÓN DE RECURSOS
MATERIALES Y HUMANOS).
COMISION
•
ES UN GRUPO DE PERSONAS, NOMBRADAS PARA INTEGRAR UN
ÓRGANO, A QUIENES SE LES ASIGNA UNA O DIVERSAS
FUNCIONES O COMETIDOS.
•
PUEDE RECIBIR DIFERENTES DENOMINACIONES: COMISIÓN,
COMITÉ, JUNTA, GRUPO, CONSEJO.
•
SUS INTEGRANTES GENERALMENTE PERTENECEN A LA
ORGANIZACIÓN, Y PUEDEN OCUPAR CARGOS DE DIFERENTES
NIVELES JERÁRQUICOS.
•
NO HAY UN NÚMERO IDEAL DE INTEGRANTES. PUEDE SER
INTERESANTE QUE SEA IMPAR, PARA EVITAR “EMPATES” EN
LAS VOTACIONES.
COMISIONES – I) NATURALEZA DE LAS FUNCIONES
a)
ASESORA: facilita la toma de decisiones.
b)
DECISORIA: es un órgano que integra la línea de autoridad en
la escala jerárquica de la organización (ej. Comisión Directiva)
c)
ASESORA Y DECISORIA: ej. Comité de Disciplina.
d)
NI ASESORA NI DECISORIA: su función es recopilar y difundir
determinado tipo de información (Comité de Difusión).
II) CLASIFICACIONES
• EN FUNCIÓN DEL TIEMPO DE PERMANENCIA: Permanentes,
Temporales
• EN FUNCIÓN DE SU GRADO DE FORMALIZACIÓN: Oficiales,
Oficiosas.
COMISIONES: III) VENTAJAS O RAZONES PARA SU
EMPLEO
•
•
•
•
•
OPINIÓN Y DELIBERACIÓN EN GRUPO.
COORDINACIÓN Y COOPERACIÓN EN LA EJECUCIÓN DE SUS
RECOMENDACIONES O DECISIONES.
EXPERIMENTACIÓN Y DESARROLLO PARA EJECUTIVOS.
REPRESENTACIÓN DE LOS DISTINTOS INTERESES.
DESCENTRALIZACIÓN DE LA AUTORIDAD.
IV) DESVENTAJAS
• COSTO EN TIEMPO Y DINERO.
• RESPONSABILIDAD DIVIDIDA.
• DECISIONES DE COMPROMISO.
• TIRANÍA DE LAS MINORÍAS.
• MALA UTILIZACIÓN DE LAS COMISIONES
• INADECUADA ORGANIZACIÓN INTERNA Y OBJETIVOS CONFUSOS.
• MIEMBROS INCOMPETENTES.
COMISIONES V) CLAVES PARA ASEGURAR UN
FUNCIONAMIENTO EXITOSO
•
DEFINIR CLARAMENTE SUS FUNCIONES Y SU NATURALEZA.
•
DEFINIR SU PLAZO DE DURACIÓN.
•
SELECCIONAR ADECUADAMENTE A SUS MIEMBROS.
•
PREPARAR LAS REUNIONES.
•
DEFINIR Y COMUNICAR LOS PROCEDIMIENTOS A SEGUIR
(ORDEN DEL DÍA, DESIGNACIÓN DE PRESIDENTE Y
SECRETARIO, COMO TOMAR LAS DECISIONES).
•
EVALUAR SU TRABAJO.
•
JUSTIFICACIÓN DE SU COSTO (BENEFICIOS SUPERIORES AL
COSTO).