AMBITO DE CONTROL ES LA CANTIDAD DEPENDE DE UN DE SUBORDINADOS JERARCA; TAMBIEN QUE LA CANTIDAD DE ÓRGANOS QUE DEPENDEN DE UNO SUPERIOR. NO HAY CONSENSO EN NINGÚN NÚMERO ESPECÍFICO, PERO SÍ ACUERDO EN QUE DEBE SER MÁS PEQUEÑO EN LOS NIVELES SUPERIORES (entre 3 y 6). AMBITO DE CONTROL FACTORES QUE INFLUYEN EN SU DETERMINACIÓN: A) VINCULADOS AL DIRECTIVO * Características personales; * Estilo de liderazgo; * Formas de comunicación; * Claridad en la delegación. B) VINCULADOS A LOS SUBORDINADOS * Capacitación; * Personalidad. C) VINCULADOS A LA SITUACIÓN DE TRABAJO * Clase de tareas; * Contacto personal necesario; * Normas organizativas; * Claridad en los resultados; * Rapidez de cambio; * Disponibilidad de asesores. AMBITO DE CONTROL RELACIÓN ENTRE AMBITO DE CONTROL Y CANTIDAD DE NIVELES JERÁRQUICOS CUANTO MAYOR ES EL NÚMERO DE NIVELES JERÁRQUICOS, MAYOR ES LA CANTIDAD DE DIRECTIVOS QUE TIENE LA ORGANIZACIÓN, Y EL ÁMBITO DE CONTROL DE CADA DIRECTIVO ES MÁS ESTRECHO. EN CAMBIO, SI LA CANTIDAD DE NIVELES ES REDUCIDA, HABRÁ MENOR CANTIDAD DE DIRECTIVOS Y EL ÁMBITO DE CONTROL DE CADA DIRECTIVO SERÁ MÁS AMPLIO. SI SON POCOS LOS NIVELES JERÁRQUICOS, LA ESTRUCTURA ADOPTA LA FORMA DE UNA PIRÁMIDE BAJA Y DE AMPLIA BASE; SI SON MUCHOS LOS NIVELES, LA ESTRUCTURA SE PARECERÁ A UNA PIRÁMIDE ALTA. AMBITO DE CONTROL VENTAJAS AMBITO DE CONTROL REDUCIDO AMBITO DE CONTROL AMPLIO Comunicación rápida entre el jefe y sus subordinados directos. Los directivos disponen de más tiempo. Hay reducción de costos por concepto de salarios por menor cantidad de jefes y supervisores. Hay menos problemas de comunicación y coordinación entre los administradores. Favorece la madurez de los subordinados DESVENTAJAS Los supervisores tienden a intervenir demasiado en el trabajo de los subordinados. Se generan costos elevados. Aumentan los problemas de comunicación y coordinación de la organización. Se corre el riesgo de perder el control de los subordinados por parte del supervisor. Requiere personal jerárquico con gran capacidad. Las decisiones que debe tomar el directivo corren el riesgo de enlentecerse. DELEGACIÓN ACTO BILATERAL MEDIANTE EL CUAL UN SUPERIOR JERÁRQUICO CONFIERE DEBERES Y RESPONSABILIDADES A SU SUBORDINADO, LE DA LA AUTORIDAD QUE NECESITA PARA DESEMPEÑAR TALES TAREAS, Y ESTE SUBORDINADO ACEPTA. LA DELEGACION IMPLICA QUE UNA AUTORIDAD SUPERIOR OTORGA A OTRA PERSONA UNA AUTORIDAD ESPECÍFICA, PERO EL SUPERIOR MANTIENE LA RESPONSABILIDAD TOTAL PORQUE LA TAREA SE LLEVE A CABO. PRINCIPIOS PARA LOGRAR UNA DELEGACIÓN EFICAZ 1) Decidir qué tareas se pueden delegar. 2) Decidir a quiénes se les asignarán las tareas. 3) Delegar con claridad. 4) Proporcionar recursos suficientes para realizar la tarea delegada. 5) Especificar los resultados. 6) Permitir que los subordinados cometan errores. 7) Establecer controles amplios. 8) Mantener líneas abiertas de comunicación. 9) Entrenar en cargos superiores para cuando el directivo se retire de la organización. FACTORES PERSONALES QUE FAVORECEN LA DELEGACIÓN • Aceptar y alentar la iniciativa de los subordinados. • Ceder el derecho de tomar decisiones. • Confiar en los subordinados. • Planificar el trabajo para poder controlarlo. VENTAJAS DE LA DELEGACION • Descongestiona la labor del directivo, lo que puede implicar mejores decisiones y mas rápidas. • Motiva y capacita a los subordinados ya que conduce a que estos acepten responsabilidades y apliquen sus criterios. LIMITACIONES DE LA DELEGACIÓN • Los directivos pueden resistirse a delegar autoridad por: • temor a que los subordinados cometan errores; • no contar con subordinados capaces; • no saber explicar y/o capacitar. DESCENTRALIZACIÓN ES EL PROCESO POR MEDIO DEL CUAL SE TRANSFIEREN LOS PODERES DE ADMINISTRACIÓN DEL ÓRGANO CENTRAL A OTROS ÓRGANOS PARA QUE EJERZAN COMO COMPETENCIA PROPIA, PERO BAJO CIERTO CONTRALOR. LA DESCENTRALIZACIÓN IMPLICA: - ATRIBUCIÓN DE COMPETENCIA, Y DEMÁS ELEMENTOS PARA PODER CUMPLIR CON EL COMETIDO ASIGNADO. - DELEGACIÓN DE LA TOMA DE DECISIONES. - QUE LOS ACTOS Y DECISIONES SON IMPUTADOS AL ÓRGANO DESCENTRALIZADO, SIN PERJUICIO CONTRALOR QUE EJERCE EL ÓRGANO CENTRAL. DEL FACTORES QUE INFLUYEN EN EL GRADO DE DESCENTRALIZACIÓN 1) Origen e historia de la organización. 2) Tamaño de la organización. 3) Dispersión geográfica. 4) Uniformidad de las políticas y normas. 5) Sistemas de control. 6) Costo de la decisión a tomar. 7) Disponibilidad de directivos. 8) Dinámica y tipo de organización. 9) Actividades que desarrolla la organización. 10) Tecnología. VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA DESCENTRALIZACIÓN VENTAJAS: 1) Permite a la alta dirección concentrarse en los problemas más importantes. 2) Puede originar mejores y más rápidas decisiones, ya que la toma quien está más familiarizado con el problema. 3) Incrementa la moral, el interés y el entusiasmo por el trabajo de los directivos de los niveles inferiores. DESVENTAJAS: 1) Pueden perderse de vista los objetivos generales. 2) Generalmente la descentralización aumenta los costos, por: gastos de comunicación; y gastos de capacitación y salarios más elevados. LINEA Y STAFF - SON RELACIONES DE AUTORIDAD. - LA LINEAL ES LA RELACIÓN EN LA QUE UN SUPERIOR EJERCE MANDO DIRECTO SOBRE UN SUBORDINADO. - EL STAFF ES UNA RELACIÓN DE NATURALEZA ASESORA. - LOS JEFES DE LOS DEPARTAMENTOS STAFF TIENEN AUTORIDAD LINEAL SOBRE SUS SUBORDINADOS, Y, LOS JEFES DEL DEPARTAMENTO DE LINEA PUEDEN ASESORAR, A VECES, A SUS SUPERIORES EN LA ORGANIZACIÓN. PRO Y CONTRAS DEL USO DEL STAFF PRO: 1) CUANDO LAS TAREAS DE UN EJECUTIVO EXCEDEN A SU CAPACIDAD PARA CUMPLIRLAS BIEN, POR FALTA DE TIEMPO, ENERGÍA O CONOCIMIENTOS. 2) CUANDO NO ES FACTIBLE ALIGERAR ESTA CARGA POR DELEGACIÓN AL PERSONAL OPERATIVO. CONTRAS: 1) POR LO GENERAL AUMENTA LOS GASTOS ADMINISTRATIVOS (¿EL GASTO SERÁ MÁS QUE RECUPERADO?). 2) AUMENTA LA COMPLEJIDAD DE LAS RELACIONES DE LA ORGANIZACIÓN. ORGANOS DE SERVICIO - SON AQUELLOS QUE FACILITAN EL FUNCIONAMIENTO DE LOS ÓRGANOS DE LINEA, DE STAFF Y HASTA DE OTROS SERVICIOS. - CONSTITUYEN AGRUPAMIENTOS DE ACTIVIDADES. - SU OBJETO ES ALIVIANAR A CADA UNO DE LOS ÓRGANOS OPERATIVOS DE LA NECESIDAD DE CUMPLIR ALGUNA FUNCIÓN QUE ES COMÙN A TODOS A ALGUNOS DE ELLOS (COMPRAS, MANTENIMIENTO, LIMPIEZA). VENTAJAS: - ATENCIÓN ESPECIALIZADA. - CRITERIOS UNIFORMES. - CENTRALIZACIÓN DEL CONTROL. - DISMINUCIÓN DE COSTOS (UTILIZACIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y HUMANOS). COMISION • ES UN GRUPO DE PERSONAS, NOMBRADAS PARA INTEGRAR UN ÓRGANO, A QUIENES SE LES ASIGNA UNA O DIVERSAS FUNCIONES O COMETIDOS. • PUEDE RECIBIR DIFERENTES DENOMINACIONES: COMISIÓN, COMITÉ, JUNTA, GRUPO, CONSEJO. • SUS INTEGRANTES GENERALMENTE PERTENECEN A LA ORGANIZACIÓN, Y PUEDEN OCUPAR CARGOS DE DIFERENTES NIVELES JERÁRQUICOS. • NO HAY UN NÚMERO IDEAL DE INTEGRANTES. PUEDE SER INTERESANTE QUE SEA IMPAR, PARA EVITAR “EMPATES” EN LAS VOTACIONES. COMISIONES – I) NATURALEZA DE LAS FUNCIONES a) ASESORA: facilita la toma de decisiones. b) DECISORIA: es un órgano que integra la línea de autoridad en la escala jerárquica de la organización (ej. Comisión Directiva) c) ASESORA Y DECISORIA: ej. Comité de Disciplina. d) NI ASESORA NI DECISORIA: su función es recopilar y difundir determinado tipo de información (Comité de Difusión). II) CLASIFICACIONES • EN FUNCIÓN DEL TIEMPO DE PERMANENCIA: Permanentes, Temporales • EN FUNCIÓN DE SU GRADO DE FORMALIZACIÓN: Oficiales, Oficiosas. COMISIONES: III) VENTAJAS O RAZONES PARA SU EMPLEO • • • • • OPINIÓN Y DELIBERACIÓN EN GRUPO. COORDINACIÓN Y COOPERACIÓN EN LA EJECUCIÓN DE SUS RECOMENDACIONES O DECISIONES. EXPERIMENTACIÓN Y DESARROLLO PARA EJECUTIVOS. REPRESENTACIÓN DE LOS DISTINTOS INTERESES. DESCENTRALIZACIÓN DE LA AUTORIDAD. IV) DESVENTAJAS • COSTO EN TIEMPO Y DINERO. • RESPONSABILIDAD DIVIDIDA. • DECISIONES DE COMPROMISO. • TIRANÍA DE LAS MINORÍAS. • MALA UTILIZACIÓN DE LAS COMISIONES • INADECUADA ORGANIZACIÓN INTERNA Y OBJETIVOS CONFUSOS. • MIEMBROS INCOMPETENTES. COMISIONES V) CLAVES PARA ASEGURAR UN FUNCIONAMIENTO EXITOSO • DEFINIR CLARAMENTE SUS FUNCIONES Y SU NATURALEZA. • DEFINIR SU PLAZO DE DURACIÓN. • SELECCIONAR ADECUADAMENTE A SUS MIEMBROS. • PREPARAR LAS REUNIONES. • DEFINIR Y COMUNICAR LOS PROCEDIMIENTOS A SEGUIR (ORDEN DEL DÍA, DESIGNACIÓN DE PRESIDENTE Y SECRETARIO, COMO TOMAR LAS DECISIONES). • EVALUAR SU TRABAJO. • JUSTIFICACIÓN DE SU COSTO (BENEFICIOS SUPERIORES AL COSTO).