1 importancia de organizar las compras
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IMPORTANCIA DE ORGANIZAR LAS COMPRAS 1. 2. 3. No es posible hacer ventas apropiadas o competitivas, si los materiales adquiridos para la fabricación o la reventa tienen costos desproporcionados. La explotación apropiada de una empresa depende de la renovación organizada de su inversión. La ejecución misma de la función compras permite a una empresa ser aconsejada en relación con: Nuevos materiales que sustituyan con ventajas a los empleados. Nuevos productos a fabricar o vender Variaciones en tendencias que afecten a las ventas. Planeamiento de la producción y fijación de las normas políticas a seguir. 1 ACTIVIDADES GENERALES DEL ÁREA DE COMPRAS 1. a. b. 2. a. b. c. d. e. f. INFORMACIÓN Materiales Proveedores INVESTIGACIÓN Estudios de mercado de proveedores Estudio de materiales en uso Análisis de costos de los materiales Investigaciones de fuentes de abastecimiento susceptibles de ser desarrolladas por la empresa Investigación sobre proveedores Investigación sobre materiales secundarios 2 ACTIVIDADES GENERALES DEL ÁREA DE COMPRAS 3. a. b. c. d. e. f. g. h. FUNCIONAMIENTO Constatación de requisiciones Obtención y análisis de cotizaciones Determinación de la forma comprar Programación de las compras Entrevista a proveedores Negociación de contratos Remisión ordenes de compra Seguimiento y vigilancia del cumplimiento 3 ACTIVIDADES GENERALES DEL ÁREA DE COMPRAS 4. a. b. c. d. e. f. g. h. AUXILIARES Procedimientos de oficina Tomar la mejor decisión de compra Normalización y simplificación de actividades logísticas Sustitución de materiales Ensayos y pruebas de artículos nuevos Presupuesto de adquisiciones Control de existencias Política de compras 4 ACTIVIDADES GENERALES DEL ÁREA DE COMPRAS 5. a. b. c. d. e. f. ACTIVIDADES AFINES Dirección de almacenes Dirección de transportes Seguros en general Inspección y mantenimiento de los elementos de transporte Recuperación de materiales Contabilidad de materiales 5 ÉTICA EN LAS COMPRAS 1. 2. 3. CORTESÍA Y EQUIDAD (Hasta que punto?) INFORMACIÓN CONFIDENCIAL (Salvaguardar confidencias de la empresa y de los proveedores) DIVERSIONES (Hasta que punto? - tienen los compradores cuentas de gastos?) 6 ÉTICA EN LAS COMPRAS 4. 5. 6. REGALOS Y DONATIVOS: Se aceptan? – se prohíben? – se toleran? – se rechazan?. Comparar con políticas de ventas. PUGNA DE INTERESES: Qué hacer cuándo se presenta? – responsabilidad de compras? CODIGO DE ÉTICA DEL COMPRADOR 7 CÓDIGO DE ÉTICA, VALORES Y PRINCIPIOS 1. • • • • • • • Proceso administrativo Responsabilidades del área de compras Estructura del área de aprovisionamiento Concepto de cross function Concepto de cross team work Concepto de calidad gerencial o de manejo (ISO) Medición del logro Manejo de información y vinculación tecnológica. 8 CÓDIGO DE ÉTICA, VALORES Y PRINCIPIOS 2. Aspectos Relevantes • Enfoque de medio ambiente = materiales, proveedor. • Enfoque de servicio al cliente (integral) • Enfoque de manejo de la competencia 9 CÓDIGO DE ÉTICA, VALORES Y PRINCIPIOS 3. Aspectos Legales • Contratos y acuerdos con proveedores • Actitud y disposición para solucionar adecuadamente los conflictos y diferencias con proveedores • Contenido legal de los contratos • Respeto por el proveedor, su cultura, su negocio 10 CÓDIGO DE ÉTICA, VALORES Y PRINCIPIOS 4. • • • Proceso de Negociación Regalos, donaciones. Atenciones – Participación en eventos Precio legal – Beneficio Legal (Para la empresa) 11 MÉTODOS PARA COMPRAR 1. SEGÚN EL FACTOR DEL TIEMPO DE COMPRA 2. SEGÚN LA FORMA DE COMPRAR 3. SEGÚN EL MERCADO 4. ESPECULATIVAS 12 MÉTODOS PARA COMPRAR 1. a. SEGÚN EL FACTOR DEL TIEMPO DE COMPRA Ajustadas a las necesidades Se compra lo necesario Productos de poca rotación El problema es de tiempo No se tiene stock 13 MÉTODOS PARA COMPRAR b. Para períodos futuros específicos Materiales con consumo regular Variaciones de precio en el tiempo Períodos variables de consumo Costo almacenamiento Depende aprovisionamiento o del consumo 14 METODOS PARA COMPRAR SEGÚN LA FORMA DE COMPRAR a. Sobre contrato 2. b. mejor negociación de precios No incremento de existencias Seguridad de abastecimiento continuo Enfoque legal Acuerdo por inspecciones, garantías, etc. Compras agrupadas. Según origen, catalogación, rotación, costo. Se agrupan los pedidos para disminuir costos y gastos 15 METODOS PARA COMPRAR c. Compras programadas Según el consumo real El proveedor es un almacén propio Buena calidad por conciencia del proveedor Buen nivel de oportunidad Reducción de inventarios Bajo costo de comprar 16 METODOS PARA COMPRAR 3. Según el mercado Según programa de producción Estudio permanente del mercado Pronósticos de cantidad y precio Asegurar aprovisionamiento futuro Método para consumo estable 17 METODOS PARA COMPRAR Especulativas 4. • • • • • Mayor riesgo a lo normal Se usa por la variación del precio Basado en la utilidad que se pueda obtener Requiere compromiso de otras áreas Inmoviliza el flujo de caja. 18
