informe comite control fondo de empleados

Informe Comité de Control Social
Gestión 2010
FONDO DE EMPLEADOS
CAMARA DE COMERCIO DE BOGOTA
INFORME COMITÉ DE CONTROL SOCIAL
BOGOTA, FEBRERO DE 2011
De acuerdo al Artículo 53. de los estatutos del Fondo de Empleados de la Cámara de
Comercio de Bogotá y siendo consecuentes con la responsabilidad adquirida ante los
asociados en la pasada asamblea, nos es grato entregar el informe de nuestro primer año de
gestión.
Recordemos las funciones a las que refiere el estatuto:
a) Velar porque los actos de los órganos de administración se ajusten a las
prescripciones legales, estatutarias y reglamentarias.
b) Informar a los órganos de administración, al revisor fiscal y al Departamento
Administrativo Nacional de Cooperativas sobre las irregularidades que existan en el
funcionamiento del Fondo y presentar recomendaciones sobre las medidas que en su
concepto deban adoptarse.
c) Conocer los reclamos que presenten los asociados en relación con la prestación de los
servicios, transmitirlos y solicitar los correctivos por el conducto regular y con la debida
oportunidad.
d) Hacer llamadas de atención a los asociados cuando incumplan los deberes
consagrados en la ley, los estatutos y reglamentos.
e) Solicitar la aplicación de sanciones a los asociados cuando haya lugar a ello y velar
porque el órgano competente se ajuste al procedimiento establecido para el efecto.
f) Verificar la lista de asociados hábiles e inhábiles para poder participar en las
asambleas o para elegir delegados.
g) Rendir informes sobre actividades a la Asamblea General Ordinaria.
h) Las demás que le asigne la ley o los estatutos, siempre y cuando se refieran al control
social y no correspondan a funciones propias de la Revisoría Fiscal.
Dividimos nuestro informe en 3 puntos:
Antecedentes.
Acciones desarrolladas por el comité
Recomendaciones
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Gestión 2010
ANTECEDENTES
En mayo de 2010 se realizó la reunión de instalación del nuevo Comité con la asistencia
del gerente y 2 integrantes de comité saliente, con el objetivo de hacer un empalme y dar
continuidad a la gestión que se estaba realizando.
El Comité saliente nos entregó una carpeta AZ con la información sobre la gestión
realizada durante los dos años de gestión, en la cual está recopilado toda la
documentación sobre las quejas y reclamos, felicitaciones, actas reuniones, informes
revisoría, etc.
ACCIONES DESARROLLADAS POR EL COMITÉ
•
Sesionamos periódicamente y levantamos actas que están a disposición de los
asociados en las oficinas del fondo y que se encuentran archivadas en un AZ.
•
Revisamos y aprobamos el correspondiente Reglamento para sesionar en el Comité
de Control Social
•
Asistimos como invitados a las reuniones de la Junta Directiva del Fondo de
Empleados; en su momento expresamos inquietudes e hicimos recomendaciones
sobre los temas expuestos en dichas reuniones.
•
Participamos en el comité organizador de la fiesta de aniversario del Fondo de
Empleados de la Cámara de Comercio de Bogotá.
•
Verificamos y avalamos la lista de asociados hábiles para asistir a la fiesta de
aniversario
•
Verificamos y avalamos la lista de asociados a quienes se entregó el bono de fin de
año.
•
Presentamos inquietudes y dimos sugerencias a la administración del fondo para tener
una eficiente comunicación con los asociados a través de la página web.
•
Realizamos seguimiento a las quejas y reclamos que nos hicieron llegar los asociados
y verificamos la oportunidad de las respuestas entregadas.
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Gestión 2010
RECOMENDACIONES
Respetuosamente nos permitimos hacer unas recomendaciones generales que aspiramos se
tengan en cuenta en el plan de trabajo que la Junta Directiva ejecutará este año, para tener
mejores elementos de control que nos permitan medir el grado de satisfacción de nuestros
asociados en cuanto a la atención y servicios ofrecidos por el Fondo.
Cartera
•
Establecer como una directriz de la administración, el realizar seguimiento continuo al
manejo y actualización de la página web, de tal forma que sea una herramienta
confiable para la consulta de los créditos y servicios adquiridos por los asociados.
Proveedores
•
Establecer políticas claras y garantías de público conocimiento para el contrato y
manejo de proveedores, dejando por escrito las responsabilidades del Fondo ante los
asociados.
•
Establecer
evidencia de los servicios contratados y las condiciones en que el
proveedor presta el servicio a los asociados.
•
Evaluar periódicamente el servicio prestado a los asociados por parte de los
proveedores
Comunicaciones
•
Utilizar los medios de comunicación que tiene el Fondo para dar a conocer
oportunamente los beneficios, auxilios y demás servicios que se ofrece a los
asociados a través de aliados estratégicos
Quejas y Reclamos
•
Dar a conocer todas las quejas y reclamos que ingresen por cualquier medio al Comité
de Control Social, y las acciones tomadas por cada una de ellas
•
Establecer un procedimiento que garantice el cumplimiento del tiempo de respuesta
establecido para las quejas y reclamos
Administración
•
Establecer indicadores periódicos de control en el manejo de quejas y reclamos que
permitan, evaluar la gestión administrativa para tomar acciones correctivas en forma
oportuna
•
Establecer reglamentos y definiciones concretas cuando se realizan actividades con
aliados estratégicos.
•
promover una cultura de servicio al cliente por parte de los funcionarios del Fondo.
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Finalmente queremos reconocer el compromiso y buen desempeño que ha mostrado la Junta
Directiva en el manejo transparente y dedicado que se refleja en los resultados que hoy
presentan a la honorable asamblea de asociados.
Invitamos a todos nuestros asociados a participar activamente en el fortalecimiento de nuestra
gran empresa cooperativa expresando sus sugerencias, quejas, recomendaciones o
felicitaciones en el buzón electrónico: [email protected]
Gracias.
Atentamente
COMITÉ DE CONTROL SOCIAL