Guía de participación para la Empresa Compradora

Guía de participación para
la empresa compradora
Guía de participación para la Empresa Compradora
¿Qué es un encuentro de negocios?
Es un espacio donde proveedores y compradores de diferentes sectores afines se
reúnen en una fecha y lugar específico y con una agenda previamente acordada
para establecer un contacto personal y revisar oportunidades de establecer
relaciones comerciales (negocios).
El ambiente para un encuentro de negocios contempla un arreglo de mesas de
negociación con la suficiente privacidad en el ambiente para poder establecer en
sesiones cortas un intercambio de información que permita determinar la afinidad
y potencial de hacer negocios entre las empresas; las citas se realizan bajo la
modalidad uno a uno teniendo un tiempo asignado para cada encuentro
(típicamente se trata de espacios de 10 minutos).
Usualmente no se llegará a la firma de un contrato entre compradores y
proveedores en el encuentro de negocio, pero se da inicio al proceso de mutuo
conocimiento para llegar en caso de que haya compatibilidad al cierre de ventas.
Beneficios de asistir a un encuentro de negocios:
Para una empresa compradora este tipo de eventos ofrecen la ventaja de conocer
y acercarse a proveedores pertinentes al tipo de bienes y servicios que está
demandando, optimizando su esfuerzo y contando con una estructura de soporte
brindada por la organización del evento para sostener una agenda
profesionalmente organizada.
NOTA: El participar en un encuentro de negocios no implica obligatoriedad alguna
de realizar compras o hacer compromiso alguno con los proveedores visitantes,
pues la decisión final será de la empresa compradora en los términos generales o
particulares de su proceso de adquisiciones.
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Acerca del evento:
El encuentro que se está promoviendo, se encuentra
plenamente enfocado a la industria manufacturera.
A continuación se presentan los datos generales del mismo:
FECHA:
• Jueves 09 de Octubre del 2008, en el marco de la
exposición industrial BajaMak 2008
ITINERARIO:
• Arribo y confirmación de agenda 9.00 a 10:00 A.M.
Agendas de negocio
• 10:00 A.M. a 1:30 P.M. y 3:00 a 6:00 P.M.
• Comida 1:30 a 3:00 P.M.
SEDE:
• Parque Industrial Valle Bonito, Tijuana Baja California
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Perfil de empresas compradoras
Debido a su diseño, este encuentro en lo particular se enfoca como ya se
mencionó, en su totalidad a un grupo selecto de ramas de la industria de
transformación, buscando tener como empresas compradoras a 30 firmas de gran
relevancia que pertenezcan a los siguientes sectores industriales:
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•
•
Automotriz.
Aeroespacial.
Productos médicos.
Productos electrónicos.
Productos metalmecanicos
Usualmente se tratará de empresas medianas y grandes, pudiendo ser
ensambladoras finales o fabricantes de subensambles o partes. Usualmente las
empresas están establecidas en el territorio nacional, sin embargo no hay
restricción alguna para que bajo el rol de compradora pudieran participar también
empresas instaladas en el extranjero.
Los requerimientos a los cuales esta abierta la proveeduría del evento son:
• Plásticos.
• Metalmecánica.
• Software.
• Empaque.
• Textiles.
• Componentes electrónicos.
• Servicios especializados.
Es importante que la demanda abarque también al menos 3 de las categorías de
insumos, pues esto permite la interacción de una base diversificada de
proveedores.
Registro de la empresa compradora y su demanda
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Debido a que las agendas de citas se conforman de manera previa al encuentro,
es fundamental registrar a la brevedad a la empresa compradora participante y
sus requerimientos, esto permite además promover la participación de
proveedores afines a los requerimientos de compra captados.
El registro al evento vía el sistema de información se realiza con los agentes de
BajaMak expo industrial.
Hecho esto, personal del Centro de Inteligencia Estratégica ProduCen se podrán
en contacto con usted para solicitar la siguiente información:
Datos generales de la empresa participante, representantes de compras que
atenderán al evento, requerimientos al proveedor, así como la información de sus
requerimientos, considerando para cada elemento en este punto:
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Categoría y sub-categoría de la que corresponde
Descripción del bien o servicio
Volumen de demanda y unidades
Valor anualizado del requerimiento en dólares (aproximado)
Características o especificación particulares
Documentación adjunta
NOTA: la información podrá ser proporcionada al nivel de detalle y particularidad
que cada empresa decida. En el caso de documentación adjunta se podrá subir
UN archivo en cualquier formato que se desee para dar a conocer a los
prospectos proveedores imágenes, planos, características, especificaciones u
otros elementos de referencia al requerimiento.
El sistema permite registrar demanda de bienes y servicios que se tiene en la
actualidad, así como demanda futura (aquella en la que se establecerá cualquier
tipo de contrato a mas de 6 meses de la fecha del evento), haciendo énfasis de la
diferencia con los interesados.
Para concluir el registro es requerido formalizar la participación de la empresa
mediante el llenado de la Carta Compromiso bajo el formato pre-establecido.
Compromisos de participación
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La participación en el evento tiene un costo de $300 USD para las industrias
registradas en BajaMak Expo Industrial como expositora en alguno de sus
Pabellones Industriales; los viáticos y demás gastos relacionados a la participación
en el evento deberán ser cubiertos por las empresas participantes.
Los representantes de la empresa compradora deben a llegar el día anterior a la
ciudad sede, cubrir todo el horario contemplado y atender a las empresas
proveedoras afines.
Cada empresa compradora participante dispondrá de una mesa personalizada
(pre-asignada) y de cuatro sillas, dos de ellas para personal de compras y dos
más para los proveedores visitantes. El sitio del evento contará con acceso a
Internet de manera inalámbrica, por lo que puede llevar su equipo de cómputo en
caso necesario.
Es importante tener en cuenta que si la empresa compradora tendrá varios
compradores simultáneos se le podrán asignar mesas adicionales bajo el mismo
formato.
Nota: No existe ninguna obligatoriedad para las empresas compradoras de
acceder a contratos o integrar a empresa alguna a sus procesos de licitación o
concurso, pues esto se fundamentará solamente en la base de una oferta
competitiva de los proveedores (tiempo, calidad, volumen, servicio y otros factores
particulares que la empresa establezca).
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Recomendaciones para las empresas compradoras
ANTES DEL EVENTO
• Asegure que el registro de sus requerimientos se haga lo antes posible y
proporcione el mayor nivel de detalle que pueda, con la finalidad de que se
promueva allegar a proveedores afines. Revise que la redacción de sus
requerimientos sea clara.
• Prepare la información de soporte necesaria de sus requerimientos para
asistir al evento. De ser posible y conveniente lleve muestras físicas de
materiales o piezas al encuentro.
• Si lo considera conveniente, puede revisar la información de soporte de los
proveedores registrados en su agenda, en caso de que estos dispongan de
una página de Internet o vía las referencias comerciales que hayan citado.
• Asegurese de llevar tarjetas de presentación al evento, así como aquella
información para entrega a clientes potenciales que considere conveniente.
DURANTE EL EVENTO
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Se solicita llegar al sitio sede el día jueves 09 de octubre a las 9:00 A.M.; al
momento de su arribo se entregaran los gafetes a cada uno de los participantes,
así como la versión mas reciente de la agenda de encuentros con proveedores y
se le conducirá al espacio asignado para su empresa.
• Usualmente las citas con cada proveedor están programadas para 10
minutos, solo en el caso de que el comprador lo requiera o que el número
de requerimientos en que haya afinidad comprador-proveedor sea amplio
se podrán agendar encuentros de 10 minutos. Se solicita sea puntual con
cada una de sus citas a fin de no generar retrasos en la agenda
programada, para esto se dispondrá de un mecanismo de aviso cada 10
minutos.
• Haga notas sobre aspectos particulares y seguimiento a realizar con cada
proveedor, recuerde que al final del día habrá entrado en contacto con
representantes de diversas empresas. No deje todo a la memoria.
• Lleve consigo una breve presentación (en papel o electrónica) del perfil de
empresa y asegurese de que su contacto quede con una idea clara de su
empresa, sus requerimientos y consideraciones de contratación y compra.
• Comunique al personal de apoyo cualquier requerimiento especial que
tenga, así como adecuaciones a la agenda que considere necesarias.
DESPUÉS DEL EVENTO
• De seguimiento a los compromisos que se pudieran adquirir con las
empresas proveedoras visitantes.