Prohibición a los administradores para aprobar los estados

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Asunto: Prohibición a los administradores para aprobar los estados financieros– Reunión del Máximo
Organo Social en lugar diferente al del domicilio social (artículos 182 y 185 del Código de Comercio).
Me refiero a sus comunicaciones radicadas en esta entidad con los números 63548 y 63554, por medio de las cuales
en la primera de ellas, alude al artículo 185 del Código de Comercio, en lo relacionado con la prohibición establecida
a los administradores y empleados de una sociedad para votar los balances de fin de ejercicio.
Teniendo en cuenta lo anterior, esboza la inquietud referente a sociedades donde los administradores, socios a la
vez de la compañía, representan la mayoría de las acciones, conllevando a que los estados financieros sean
aprobados por un porcentaje mínimo y se pregunta:" ¿a dónde quedaría ese mismo criterio numérico de que las
mayorías aprueban? ¿Se predicaría mayoría, en materia tan delicada como los balances de fin de ejercicio, que un
acta recoja la frase de que "se procedió a la votación, resultando que los estados financieros fueron aprobados por
el 0.5% del capital social de la compañía?".
En la segunda comunicación, hace mención del artículo 181 de la Legislación Mercantil, en lo atinente con la
obligación de celebrar las reuniones ordinarias del máximo órgano, por lo menos una vez al año y al respecto
pregunta: "¿una sociedad que tenga problemas de orden público, por ejemplo, podría citar a su asamblea general
ordinaria en otro lugar distinto al del domicilio social?. Supóngase, una sociedad con domicilio en el Municipio de
Dabeiba (Antioquía), podría citar a su asamblea ordinaria de marzo en Medellín? Operaría, igualmente esta
posibilidad para las asambleas extraordinarias, en su convocatoria?".
Finalmente, en el evento de no permitirse lo anterior, pregunta: "a) Cuál es la norma que obliga a que sea en el
domicilio social y sólo allí?" y b) Qué sanción habría para la sociedad, si la reunión se hace por fuera del domicilio,
aún bajo la circunstancia de una presión de orden público alterado o por recomendaciones de seguridad, o porque
quisieron reunirse en otro lugar simplemente?".
Sobre la primera inquietud, relativa a la prohibición contenida en el artículo 185 del Código de Comercio, es preciso
manifestarle que esta entidad en diversas oportunidades se ha pronunciado:
"Tal prohibición se aplica absteniéndose el representante legal y los miembros de junta directiva en el caso en que
sean socios, de votar en la asamblea general de accionistas al momento de someter a consideración los estados
financieros de fin de ejercicio.
En consecuencia el quórum y por consiguiente la mayoría decisoria para efectos de la aprobación de este punto del
orden del día, se integrará con las cuotas o acciones de quienes tengan la aptitud para votar, esto es descontando
previamente aquellas de que sean titulares las personas que están inhabilitadas para ese fin, pues solo de esa
manera se concilia la aplicación de las normas que por una parte consagran para los administradores la obligación
de preparar y someter a consideración del máximo órgano social el balance y las cuentas de fin de ejercicio y por la
otra les impide emitir su voto.
Lo anterior supone una excepción a las reglas generales que establecen los artículos 359 del Código de Comercio y
68 de la Ley 222 de 1995 en materia de mayorías decisorias, pues no de otra forma podría cumplirse la finalidad
que en últimas persigue la ley. En esas circunstancias votarán el balance él, o los socios que no ostenten la calidad
de administradores. Ahora bien cuando quiera que tengan todos esa condición, se entenderá que está dada
implícitamente la correspondiente aprobación en la medida en que no haya objeción de parte de ninguno de los
socios, pues el hecho de que por ser administradores estén inhabilitados para aprobarlo de manera expresa, no les
impide formular reparos u objeciones, los que de presentarse habrán de ser atendidos por los restantes
administradores a quienes corresponda, pues no hay que perder de vista que en todo caso es función privativa e
indelegable del máximo órgano social, examinar, aprobar o improbar los balances y las cuentas que deban rendir
los administradores de acuerdo con el numeral 2, artículo 187 del Código citado, atribución de la que gozan
individualmente todos los socios (Oficio 220-43454 agosto 12 de 1997, contenido en Doctrinas y Conceptos
Jurídicos– Superintendencia de Sociedades, 1997, paginas 60 y 61)
Por su parte, en lo que guarda relación con la segunda inquietud, es pertinente realizar las siguientes precisiones:
1.- Conforme el artículo 186 del Código de Comercio, norma de carácter general aplicable a los diferentes tipos
societarios existentes en nuestra legislación, las reuniones de la asamblea general de accionistas o junta de socios
"se realizarán en el lugar del domicilio social, con sujeción a lo prescrito en las leyes y en los estatutos en
cuanto a convocación y quórum… ".
2.- El domicilio social de la compañía, lo constituye el sitio donde la persona jurídica centra el cumplimiento de sus
obligaciones, no solo frente a los socios sino ante los terceros en general que de una u otra manera se
interrelacionan con la sociedad. El sitio como tal, es escogido de manera voluntaria por las personas que entran a
formar parte del ente societario y puede ser modificado en cualquier momento mediante la realización de una
reforma, llevada a cabo conforme las normas legales y estatutarias pertinentes.
3.- Ahora bien, el máximo órgano social, sin previa convocatoria, puede reunirse en cualquier día y en cualquier
sitio diferente al lugar de su domicilio social, siempre y cuando se encuentre presente o debidamente
representada la totalidad de los asociados (Artículo 182, párrafo 2 ibídem.), en cuyo caso se entenderá que la
reunión tiene carácter universal y en esa medida puede hacerse caso omiso de la convocatoria.
4.- En el evento en que no se de el presupuesto exigido en el artículo 182, para la realización de la llamada
"reunión universal", las decisiones que lleguen a adoptarse serán ineficaces a la luz de lo contemplado en
el artículo 190 ejusdem
5.- Resumiendo, en relación con sus inquietudes, basta precisar que la Junta de Socios o la Asamblea General de
Accionistas de una compañía, conforme el párrafo 2 del artículo 182 de la obra citada, independientemente de las
razones que se tengan para ello, o las circunstancias que se den, puede reunirse sin previa convocatoria, bien que
la sesión tenga carácter de ordinaria o extraordinaria, en un lugar diferente al de su domicilio social, solamente
cuando se encuentre presente o debidamente representada la totalidad del capital social, pues en caso contrario, las
decisiones que se adopten serán ineficaces.