Convocatoria Mejores Equipos de Trabajo

Convocatoria
Mejores Equipos de Trabajo - OFB
El profesional Especializado 222-09 responsable del área de Talento Humano, convoca a todos los
empleados (as) de carrera administrativa y de libre nombramiento y remoción, de los niveles profesional,
técnico y asistencial, interesados en participar en el concurso Mejor Equipo de Trabajo.
La Dirección General de la Entidad suscribió la Resolución N° 123 de 2016, por medio de la cual se
estableció el plan anual de incentivos de la OFB para la vigencia 20161.
Para la selección de los mejores equipos de trabajo de la Entidad, se tendrán en cuenta los siguientes
aspectos:
Definición de equipo de trabajo:
Se entiende por equipo de trabajo el grupo de personas que laboran en forma independiente y coordinada,
aportando habilidades individuales requeridas para la consecución de un resultado concreto, en el
cumplimiento de planes y objetivos institucionales, de acuerdo con lo establecido en el parágrafo del
artículo 77 del Decreto 1227 de 2005.
Conformación de los equipos de trabajo:
Para poder conformar equipos de trabajo se deben reunir los siguientes requisitos:
1) Los equipos de trabajo al interior de la Orquesta Filarmónica de Bogotá, podrán integrarse con
funcionarios inscritos en carrera administrativa y/o libre nombramiento y remoción, de los niveles
profesional, técnico y asistencial.
2) Los integrantes de los equipos de trabajo pueden ser servidores públicos de una misma
dependencia o de distintas dependencias.
3) Cada equipo de trabajo deberá estar conformado como mínimo por dos (2) integrantes, con el fin
de fomentar el trabajo en equipo.
Premiación de los equipos de trabajo:
El valor de los incentivos otorgados por la Orquesta Filarmónica de Bogotá se distribuirá de la siguiente
manera:
 Al ganador como “Mejor equipo de trabajo de la Orquesta Filarmónica de Bogotá” se le reconocerá
un incentivo pecuniario por valor de TRES MILLONES TRESCIENTOS SESENTA Y SIETE MIL
CIENTO NOVENTA Y SIETE PESOS M/CTE ($3.367.197).
1
Puede consultarse en la intranet, documentos generales de Talento Humano
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Tel: 288 3466
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 Al 2° lugar, se le reconocerá un incentivo no pecuniario por valor de DOS MILLONES DOSCIENTOS
CUARENTA Y CINCO MIL QUINIENTOS VEINTE PESOS M/CTE ($2.245.520).
 Al 3° lugar, se le reconocerá un incentivo no pecuniario por valor de UN MILLÓN CIENTO
VEINTIDOS MIL SETECIENTOS SESENTA PESOS M/CTE ($1.122.760).
Inscripciones de equipos de trabajo:
La inscripción de los equipos de trabajo se efectuará por escrito y anexando el proyecto a presentar,
indicadores y cronograma de trabaja respectivo. Dicha inscripción se realizara ante el Comité de Incentivos
y el Secretario Técnico con el visto bueno del Jefe de la Dependencia a la cual corresponda al tema a
desarrollar, en el formato de inscripción anexo a la presente convocatoria.
Las inscripciones se llevaran a cabo entre el 3 al 20 de octubre, termino establecido por el Comité de
incentivos. El formato de inscripción está disponible en la Intranet.
Descripción de los proyectos a formular:
Los proyectos que se presenten deberán estar enmarcados en las áreas estratégicas de trabajo que se
mencionan a continuación y que están establecidas dentro del artículo 9° de la resolución N° 393 del 3
de septiembre de 2015, que fueron definidos de acuerdo con lo establecido en el numeral 2 del artículo
2.2.10.13 del Decreto Nacional 1083 de 2015, las cuales se describen a continuación:
i.
Centros Orquestales: Proyectos orientados a lograr una masiva participación de la ciudadanía, así
como a definir modelos pedagógicos innovadores para la enseñanza en estos centros.
ii.
Aumento de la asistencia a los conciertos ofrecidos por la Orquesta Filarmónica de Bogotá, en los
escenarios habituales (León de Greiff, Teatro Mayor y Auditorio Fabio Lozano)
iii.
Creación de nuevos públicos para la oferta cultural que ofrece la Orquesta Filarmónica de Bogotá a
través de sus ocho agrupaciones.
Criterios a tener en cuenta para la inscripción de proyectos:
1) Los proyectos que se presenten tendrán dos etapas a considerar: la primera consistirá en la
presentación de la información relevante y la estructura del proyecto a desarrollar; la fecha límite
para hacer entrega de esta etapa será el 31 de octubre de 2016.
La segunda etapa corresponderá a la ejecución e implementación del mismo para finalmente realizar
una presentación final del proyecto, es decir la entrega de resultados y su impacto sobre la entidad.
La fecha límite de entrega es el 20 de diciembre de 2016
2) De ejecutarse el proyecto por fases, estás deberán especificarse dentro del mismo. Si el proyecto se
va a desarrollar en dos (2) o mas vigencias, las previstas para su desarrollo y ejecución para el
primer (1) año deberán cumplirse en el 100% para tener la opción a ser premiada y en tal evento se
reconocerá el valor del incentivo en forma proporcional al número de fases cumplidas en el 100%.
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3) El alcance del proyecto debe concretarse al mejoramiento específico de acciones, tareas, procesos,
planes y objetivos institucionales o cualquier otro que a juicio del Comité de Incentivos genere valor
agregado en la gestión de la Entidad.
NOTA 1: Si dentro del término de inscripción, no se registra por lo menos un (1) equipo, este se prorrogará
por ocho (8) días más.
NOTA 2: A los equipos de trabajo se les podrá permitir la recomposición de sus integrantes y
reformulación del proyecto dentro del periodo anterior al término a la presentación y sustentación del
informe parcial público, es decir, antes del 17 de octubre de 2016, situación que deberá presentarse por
escrito al Comité de Incentivos, a través de la Secretaría Técnica. Respecto a la solicitud, el Comité deberá
pronunciarse por escrito sobre su aceptación o rechazo, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a
su recepción.
“El cumplimiento de las labores requeridas para el desarrollo del proyecto no libera a los
funcionarios integrantes de la estricta observancia de las funciones propias del empleo y de la
jornada laboral”
NOTA 3: Al cierre de las inscripciones de los equipos, el Comité de Incentivos a través de la Secretaria
Técnica informará sobre los proyectos inscritos que fueron admitidos para concursar. Con un solo (1)
equipo de trabajo inscrito se adelantará el proceso.
Criterios para la evaluación de los proyectos
Para la evaluación de los proyectos de los equipos de trabajo cuya inscripción sea aceptada formalmente
por el Comité de Incentivos de la Entidad, se tendrán en cuenta los siguientes criterios de valoración:
CRITERIO DE VALORACIÓN
DESCRIPCIÓN DEL CRITERIO
PUNTAJE
Planteamiento del proyecto y
ejecución del cronograma.
Hace referencia a su cumplimiento, de acuerdo con lo
señalado en el cronograma presentado y aprobado.
15
Funcionamiento como equipo de
trabajo
Hace referencia al desempeño del equipo trabajo a partir de
los procesos, métodos, y herramientas que se utilizaron
dentro del desarrollo del proyecto, como son la
comunicación, integración, participación y aportes de
quienes conforman el equipo de trabajo.
20
Utilización de recursos
Hace referencia al uso eficiente de los recursos con el
objetivo que se garantice el desarrollo de los objetivos
trazados. Dichos recursos podrán ser: calidad de la
información, el tiempo requerido para la ejecución,
documentos que soportan el proyecto, etc
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10
Logro de los objetivos previstos
Hace referencia a los resultados alcanzados, los cuales
deben ser medidos de acuerdo con los indicadores definidos
en el proyecto.
30
Aporte a la gestión de la Entidad
Hace referencia a los aportes o problemas que resuelve o a
las mejoras de los procesos y procedimientos.
25
PUNTAJE TOTAL
100
Evaluación del proyecto
Se evaluará la presentación y sustentación de un informe parcial y de un informe final, en las fechas
determinadas en el cronograma. Cada equipo de trabajo remitirá a la Secretaría Técnica del Comité de
Incentivos con cinco (5) días de anticipación a cada sustentación, los informes de avance con los
indicadores aplicados y el cronograma ejecutado.
a). Informe Parcial: Un (1) informe parcial que tendrá un peso del 30% sobre el total de la
evaluación, en el que se valorarán los criterios: “Planteamiento del proyecto y ejecución del
cronograma” y “Funcionamiento como equipo de trabajo”, el mismo deberá presentarse el día 31
de octubre de 2016.
b). Informe Final: Un (1) informe final que tendrá un peso del 70% sobre el total de la evaluación,
en donde se valorarán todos los criterios señalados en los criterios de evaluación y consistirá en la
presentación y sustentación del proyecto en audiencia pública, el mismo deberá presentarse el
día 20 de diciembre de 2016.
Metodología para la evaluación del proyecto.
1) Todos los equipos de trabajo inscritos que reúnan los requisitos exigidos, deberán efectuar
sustentación pública de los proyectos ante los empleados de la entidad.
2) Para efectos de la sustentación, cada equipo de trabajo designará el o los integrantes que harán la
respectiva exposición. En todo caso los miembros del Comité podrán hacer las preguntas que
consideren pertinentes a cualquiera de los integrantes del equipo de trabajo.
3) De acuerdo con la naturaleza del proyecto y a juicio del Comité, podrá invitarse a las personas que
por sus calidades y conocimientos sean considerados como apoyo al proceso de evaluación.
4) El comité podrá conformar cuando así lo requiera, un equipo evaluador que garantice imparcialidad y
conocimiento técnico sobre los proyectos que participen en el plan, el cual será el encargado de
calificar. Para ello se podrá contar con empleados de la entidad o con expertos externos que
colaboren con esta labor.
5) Los proyectos presentados deberán ejecutarse e implementarse plenamente a más tardar el último
día hábil del mes de octubre, fecha en la cual deberá presentarse el informe definitivo en el cual
deberán incluirse hechos concretos de su implementación, incidencia o aporte significativo en los
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productos, servicios o resultados de la Entidad y el aporte de cada uno de los integrantes del equipo
al logro o cumplimiento del proyecto. Los equipos que no cumplan con estos criterios, serán excluidos
del proceso de selección.
6) Una vez entregado el informe el Comité de Incentivos procederá a programar la sustentación
correspondiente.
7) A más tardar, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la sustentación del informe, el Comité a
través de la Secretaría Técnica hará entrega a cada equipo de trabajo, del resultado de la calificación
obtenida en los informes parcial y final.
Procedimiento para seleccionar el mejor equipo de trabajo
Dentro de los primeros veinte (20) días del mes de diciembre del año en curso, el Comité de Incentivos
seleccionará a los equipos de trabajo que obtengan una calificación definitiva igual o superior a 90
puntos, es decir, que alcancen el nivel de excelencia; en orden de mérito y de acuerdo con el mayor
puntaje se establecerá el primero, segundo y tercer lugar, con base en las calificaciones obtenidas, las
cuales serán consignadas en acta firmada por los integrantes del Comité de Incentivos. La divulgación
será efectuada por el Área de Gestión del Talento Humano.
Procedimiento para dirimir empates en la selección de los mejores equipos de trabajo
En caso de presentarse empate en el primer lugar, el ganador será aquel que haya obtenido el mayor
puntaje en el criterio de valoración del informe final, denominado “Logro de los objetivos previstos”; de
persistir el empate, éste se dirimirá mediante encuesta entre los servidores de la Entidad donde se evalué
el proyecto que más impacto favorable genere según la percepción general, en la encuesta se incluirán
únicamente temas del proyecto y no se detallarán los nombres de los funcionarios del equipo de trabajo, el
primer lugar lo obtendrá aquel equipo que obtenga el mayor puntaje en la encuesta.
El premio establecido para el segundo lugar se le asignará al equipo que obtenga el menor puntaje en la
encuesta. Las mismas condiciones se cumplirán si el empate se presenta en el segundo o tercer lugar,
luego de determinar los ganadores de los premios asignados a los puestos superiores.
Agradecemos su participación, cualquier inquietud al correo electrónico: [email protected].,
secretario técnico Comité de Incentivos.
Bogotá, D.C.,. 3 de octubre de 2016.
(Original firmado)
MARTHA YOLANDA SÁNCHEZ GUASCA
Profesional Especializado 222-09- Responsable GTH
Elaboró: Gloria Martha Gamba T/ profesional universitario 219-02 GTH_______
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FORMATO DE INSCRIPCIÓN
CONVOCATORIA
MEJORES EQUIPOS DE TRABAJO - OFB
1. DATOS GENERALES
NOMBRE DEL
PROYECTO:
INTEGRANTES DEL EQUIPO DE TRABAJO:
(Mínimo 2 funcionarios – únicamente de Carrera Administrativa y/o de Libre Nombramiento y Remoción de
los niveles de los niveles profesional, técnico y asistencial )
NOMBRE
CARGO
DEPENDENCIA
OBJETIVO DEL PROYECTO
ALCANCE DEL PROYECTO
DEPENDENCIA Y/O PROCESO DONDE SE DESARROLLARÁ EL PROYECTO
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DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO
INDICADORES DEL PROYECTO
CRONOGRAMA
PLAN DE TRABAJO DEL PROYECTO
ACTIVIDAD
FECHA
INICIO
FECHA
FINAL
RESPONSABLE
VoBo. Jefe de la Dependencia: ______________________________________
Presentado por
Fecha de entrega:
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