Cómo mejorar la productividad de tu PYME un 20% en
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Cómo mejorar la productividad de tu PYME un 20% en tiempos de crisis Compártelo en: Twitter LinkedIn Mejora la productividad un 20% 1 Tabla de contenidos Introducción Puntos críticos de una empresa no productiva Problemas de gestión del tiempo Fórmulas para solucionarlo El Principio de Pareto Problemáticas de resolución prioritaria Importancia de las métricas Conclusión Libros y autores recomendados Compártelo en: Twitter LinkedIn Mejora la productividad un 20% 2 Introducción Mejorar la productividad de tu PYME es posible, también en tiempos de crisis. Para ello lo primero es: - Hacer un análisis de aquellos factores que están poniendo trabas a la consecución de objetivos. - Revisar esos elementos que no te permiten optimizar tus recursos de la manera más eficiente y que, en definitiva, hacen que tu empresa no sea productiva. Analizar cuáles son los puntos críticos de una empresa no productiva implica conocer el significado verdadero del término productividad. Según la Real Academia Española de la Lengua, productividad es la relación entre lo producido y los medios empleados (mano de obra, materiales, energía). Es, por tanto, un ratio que expresa la relación entre el coste de los recursos y los resultados obtenidos. Considerando la productividad como un ratio estamos asumiendo que es posible medirla. Sin embargo, el primer error que se suele cometer es medir sólo el producto final, la consecución de objetivos, lo que refleja la realidad de la producción en vez de darnos datos sobre la productividad. Es cierto que el resultado final guarda una relación directa con el concepto de productividad, pero este término implica una relación aún más estrecha con la optimización de recursos y todos aquéllos elementos que intervienen en el proceso de producción y que pueden hacer que para un recurso determinado se obtengan más y mejores resultados. El principal recurso de las organizaciones son las personas y la falta de optimización de este recurso es la principal causante de una empresa poco productiva. Por eso: - En todas las entrevistas que hemos realizado, cuando se le pregunta a un empresario o directivo cual es su principal activo, su principal recurso, la respuesta siempre es la misma: las personas. - Las personas representan como media más del 70% del coste de la compañía, son los recursos que más se tienen que cuidar y a la vez los más difíciles de gestionar. Una organización no tiene sentido sin las personas. - Cómo determinar qué elementos afectan a la productividad de las personas y cómo mejorarla va a ser el tema central de las siguientes páginas de este Ebook. Compártelo en: Twitter LinkedIn Mejora la productividad un 20% 3 Puntos críticos de una empresa no productiva Las personas son un recurso clave en términos de productividad. A la hora de mejorar el rendimiento de nuestra empresa debemos centrar una parte significativa de nuestro análisis en potenciar los elementos que, relacionados con este recurso, pueden llevarnos a obtener mejores resultados de una manera más eficiente. Hemos encontrado muchas teorías sobre cómo medir la productividad de las personas, hemos consultado muchos expertos, psicólogos y economistas. Al final, con ayuda de estos expertos hemos creado nuestra propia fórmula, que trata de aglutinar todos los conceptos en una simple ecuación: (Skills * Focus * Strategy = Productivity) - La sencillez en cuanto a comprensión y modo de aplicación de esta fórmula son algunos de sus puntos fuertes. Es cierto que podría complicarse mucho, pero a veces lo más simple y claro es lo más efectivo. - Es posible que puedan encontrarse aspectos que han quedado al margen, sin embargo, los fundamentales se ven reflejados en esta fórmula que, por otra parte, permite la incorporación de nuevos elementos en cada una de sus categorías. Compártelo en: Twitter LinkedIn Mejora la productividad un 20% 4 Desgranando la fórmula I: capacidad (skills) Este término define la capacidad que tiene una persona para hacer su trabajo, sus conocimientos, las herramientas que utiliza, su preparación y su formación. A más capacidad, más productividad. En esta variable influyen directamente aspectos como: - El reclutamiento. - La formación continuada – autoformación. - Las herramientas de trabajo. Una selección de personal efectiva es el primer paso para lograr la productividad deseada. Pero una vez que esos activos se han incorporado a la organización, la importancia de la formación continua es clave, como también lo son las herramientas de trabajo y la consiguiente inversión en tecnología que la empresa lleve a cabo. Desgranando la fórmula II: enfoque (focus) El enfoque hace referencia al tiempo y el esfuerzo que la persona hace para realizar su trabajo. También supone la gestión de ese tiempo, así como de la cantidad de horas que se dedican a las tareas productivas. La conclusión: a más tiempo, más productividad. El enfoque se ve afectado por factores a veces ajenos a la persona y a veces inherentes a ella, tales como: - Gestión del tiempo - Entorno de trabajo - Interrupciones - “Roba-tiempos” - Estado físico Cada individuo es dueño de su tiempo y en él está el decidir cómo planifica sus actividades y tareas. Sin embargo en el entorno laboral no estamos solos sino que otras personas y circunstancias (como la iluminación, el ruido o la temperatura) pueden resultar determinantes en esa gestión del tiempo individual. Atender al teléfono, acudir a una reunión o responder a un compañero son situaciones que pueden mermar el enfoque, como también lo son circunstancias personales como el cansancio, un problema de salud, el exceso de trabajo o el ritmo de pausas. Sin embargo, el mayor potenciador de la dispersión es el correo electrónico que, junto con los procesos administrativos excesivos, se pueden considerar como “roba-tiempos”. Compártelo en: Twitter LinkedIn Mejora la productividad un 20% 5 Desgranando la fórmula III: estrategia (strategy) La estrategia empresarial implica la búsqueda de las ventajas competitivas de la organización. Los planes y acciones que se lleven a cabo en esta línea serán decisivos en términos de productividad. Puede afirmarse que la dirección de las personas también afecta a su productividad y a la utilidad de su trabajo, al mismo tiempo que el estilo de gestión o el entorno de la organización tienen su influencia en esta variable. A mejor gestión, más productividad. Depende del Management tomar las decisiones acertadas en cuanto a: - Estrategia de producto. - Estilo de gestión. - Transparencia. - Objetivos. La estrategia de producto es la base sobre la que partir, no se puede tener a un grupo humano dedicando esfuerzo y tiempo en algo que no es productivo para la organización (como por ejemplo, un equipo de trabajo desarrollando una intranet que nunca se utilizará). El estilo de gestión es, junto con la transparencia, un factor determinante. Hay que alejarse de la presión, la desconfianza, el presencismo vs epowerment y centrarse en actitudes más positivas como la motivación o la conciliación, que, junto con la ausencia de secretismos contribuirán a hacer a las personas partícipes de algo con lo que se sienten identificados. Conocer la situación de la compañía, ser conscientes de los logros a nivel individual y de grupo, permite a cada individuo saber dónde está y le ayuda a decidir dónde quiere llegar. Las pequeñas contribuciones de cada empleado (objetivos individuales) pueden ayudar a la consecución de los objetivos de la organización. Compártelo en: Twitter LinkedIn Mejora la productividad un 20% 6 Oportunidades de mejora En definitiva, hay bastantes aspectos que afectan a la mejora de la productividad de las personas. Por ello, y dando por hecho que partimos de una base sólida que implica que: - La selección de personal es la correcta. - Se trabaja con las herramientas adecuadas. - El estilo de gestión es el indicado. - La estrategia es acertada. Queda centrarse en el aspecto del foco - gestión del tiempo que, por otra parte, ofrece una gran oportunidad de mejora, no sólo de cara a los resultados de la organización sino también a la vida y la conciliación de las personas empleadas. Compártelo en: Twitter LinkedIn Mejora la productividad un 20% 7 Problemas de gestión del tiempo La gestión del tiempo en sí puede suponer un importante problema para las organizaciones. Los expertos aluden esta circunstancia a: - Falta de consciencia: ejemplo de ello es, entre otros aspectos, no saber cuánto tiempo se dedica al correo electrónico en un día o en una semana. - Falta de objetivos: para que el individuo pueda plantearse unos determinados objetivos y los lleve a cabo debe ser dueño de su propio tiempo. - Exceso o dispersión del tiempo personal: los empleados deben ser conscientes de que están empleando parte de su tiempo para las pausas o los asuntos personales. En cualquier caso, es mejor que lo hagan de forma concentrada que dispersa. - “Reunionitis”: reuniones excesivas y poco productivas. La realidad es que hay ejecutivos que dedican el 90% de su tiempo a reuniones. - Abuso de herramientas como el correo electrónico: Se emplea de forma excesiva (a veces se usa más como medio de prueba que como medio de comunicación) y de forma compulsiva. En cualquier caso, es mejor un solo correo con diez puntos a tratar que diez correos diferentes, y, por supuesto, olvidarse de los borradores. - Interrupciones excesivas: el cerebro tarda 11 minutos al llegar al 100% de su capacidad de concentración/foco. Un reciente estudio, muestra que el tiempo medio que dedican las personas a trabajar en una actividad de forma ininterrumpida no supera 1 minuto. Es fácil entender cómo las interrupciones afectan a nuestro rendimiento y a la calidad de parte de nuestro tiempo de trabajo. - Presentismo vs trabajo productivo: tanto por parte de los managers como por parte de los empleados. Es el principal generador de desconfianza. Compártelo en: Twitter LinkedIn Mejora la productividad un 20% 8 Nuestra experiencia en gestión del tiempo Partiendo de datos reales recogidos de nuestros clientes podemos determinar que los puntos débiles generadores de problemas en la gestión del tiempo son: - Productividad mejorable: la inexistente gestión del tiempo, la falta de consciencia y las interrupciones o el exceso de reuniones ineficientes, que producen pérdidas enormes de productividad (de entre el 30% y el 40%). *Esta productividad es recuperable. - Mala praxis en cuanto a la gestión del tiempo personal: las pausas, los asuntos personales en el puesto de trabajo o las distracciones roban como media 8 horas a la semana a cada empleado. *La mala praxis en cuanto a la gestión del tiempo personal no se puede eliminar, pero sí reducir considerablemente. - Conciliación mejorable: la falta de confianza, el desorden y otros elementos afectan a empleados, haciendo que alarguen su jornada de trabajo 10 horas más a la semana. los *A más cansancio, menos tiempo personal, menos sueño y, por tanto, menos productividad. La conciliación es una necesidad, también de cara a los resultados de la organización. En resumen, puede concluirse a la luz de estos datos que la gestión del tiempo es un problema real y que todas las organizaciones tienen oportunidades de mejora. Compártelo en: Twitter LinkedIn Mejora la productividad un 20% 9 Fórmulas para solucionarlo Una vez localizados los problemas y los puntos débiles en la organización hay que tomar medidas para lograr las soluciones deseadas y ese aumento en la productividad, que es lo que buscamos, en último término, y lo que nos conducirá a una mejora en los resultados finales. Medidas que nos ayudarán a aumentar la productividad Unos sencillos pasos son el inicio de este proceso de mejora: - Utilizar los métodos y sistemas adecuados que nos permitan ser más eficientes. SOLUCIÓN: Implementar metodologías más productivas » Para evitar la procrastinación. » Para mejorar nuestra capacidad de terminar las cosas. -Saber dónde estamos y analizar la situación para saber hacia dónde dirigirnos. SOLUCIÓN: Utilizar herramientas y procesos de “feedback”. » Para identificar las oportunidades de mejora. » Para mejorar nuestra gestión del tiempo. -Gestionar el tiempo personal evitando interrupciones. SOLUCIÓN: Eliminar las interrupciones y el presentismo. » Para mejorar nuestra productividad. » Para obtener una mayor satisfacción y más tiempo para la vida personal. Metodologías a emplear en el proceso de mejora Hemos seleccionado cinco métodos de fácil implantación y asimilación que pueden emplearse para solucionar los problemas detectados: GTD, Diagrama de Gantt, Quick Wins, Scrum y Pomodoro. Compártelo en: Twitter LinkedIn Mejora la productividad un 20% 10 GTD Es un método de gestión de las actividades y el título de un libro de David Allen. Allen se centra en el en la creación de listas específicas de tareas (por ejemplo, lista de llamadas telefónicas) y preconiza almacenar cada tarea en “cubos” específicos (agendas, PDA, grabadoras, libretas, etc.). Una vez almacenadas, podemos sacar estas tareas de nuestra mente para recogerlas más adelante y procesarlas. El método de Allen se divide en varias fases: 1) Procesar: consiste en almacenar y procesar tareas según un orden específico. Para ello: - Empezar siempre desde el principio. - No procesar más de una tarea a la vez. - No llevar de vuelta al cubo ninguna tarea. - Si una tarea requiere una acción, Allen sugiere las siguientes reglas: *Si lleva menos de 2 minutos, hazla ahora, no la dejes para más tarde. *Si no es tu tarea, delégala. - Si una tarea no requiere una acción: archívala, deséchala o ponla en cuarentena si no puedes realizarla ahora. 2) Organizar: una vez procesadas hay que organizar las tareas en distintas carpetas. Por ejemplo pueden emplearse las siguientes: - Próximas acciones: para las tareas que vas a llevar a cabo de forma inminente. - Proyectos: para todas aquellas tareas que requieren más de una acción. Esta lista debe ser revisada periódicamente. - En espera: para las tareas que has delegado y requieren tu atención - Algún día: para las que te gustaría realizar pero que no puedes hacer ahora mismo. 3) Revisar: hacerlo de forma periódica con todas las carpetas y su contenido. Los usuarios que dispongan de cuenta en Gmail pueden utilizar etiquetas para crear listas y proyectos (http:// www.aulablog.com/blog/blog/2012/02/07/gtd-con-gmail-google-tareas-y-google-calendar/), con este sencillo truco todavía conseguirán ahorrar más tiempo. El método GTD nos ayuda en: - La gestión por actividades. - Liberar nuestra mente, gracias a las listas escritas que nos facilitan el no tener que recordar tanto volumen de información. - Una visión rápida y gráfica de nuestra situación, por la propia distribución en cubos del método. Compártelo en: Twitter LinkedIn Mejora la productividad un 20% 11 El Diagrama de Gantt Esta herramienta gráfica permite mostrar el tiempo de dedicación a tareas o proyectos a lo largo del tiempo. Se puede elaborar diagramas de Gantt con Excel pero existen otras herramientas como Gantt Project: http://www.ganttproject.biz/, Kplato: http://www.kde.org/applications/office/kplato/ o Smartsheet (herramienta online) http://www.smartsheet.com/ que pueden resultar más completas. Gracias al Diagrama de Gantt podemos tener control sobre aspectos como: - Planificación de proyectos. - Cálculo de costes. - Previsión de desvíos. El método Quick Wins Este método alude a la estrategia de llevar a cabo todas aquellas acciones y decisiones que se puedan tomar de forma rápida, con la certeza de que son las correctas. Emplear este método permite lograr: - Identificación de mejoras. - Implementación rápida. - Consenso. Compártelo en: Twitter LinkedIn Mejora la productividad un 20% 12 Scrum Scrum es un modelo de referencia que define un conjunto de prácticas y roles, y que pueden tomarse como punto de partida para definir el proceso de desarrollo que se ejecutará durante un proyecto. Los roles principales en Scrum son el Scrum Master, que mantiene los procesos y trabaja de forma similar al director de proyecto, el Product Owner, que representa a los stakeholders (interesados externos o internos) y el Team que incluye a los desarrolladores. Las herramientas que pueden emplearse en este método son: - Software de medición, que nos proporcione: * Conciencia del tiempo * Reporting valorado * Coste/Beneficio - Sistemas de evaluación, a tres niveles: * Evaluación desempeño * Evaluaciones externas * Evaluaciones internas - Softwares de productividad, tales como: * Ofimática * Comunicación * Documentación El Scrum permite la compactación del tiempo basándose en “sprints”. Siempre irá enfocado a la gestión de desarrollo de software, siendo aplicable a proyectos cíclicos. Pomodoro La Técnica Pomodoro es un método para la administración del tiempo se apoya en el uso de un reloj para dividir el tiempo dedicado a un trabajo en intervalos de 25 minutos (llamados “pomodoros”) separados por pausas. El método se basa en la idea de que las pausas frecuentes pueden mejorar la habilidad mental. http:/ /www.pomodorotechnique.com/ Las ventajas de emplear esta técnica se reflejan en: - El cálculo de tiempos: en actividades, proyectos y también en asuntos personales. - Las herramientas y métodos: los “pomodoros” propician el aislamiento necesario para la concentración desde la flexibilidad. - La compactación horaria: que supone menos interrupciones, por tanto más tiempo personal. En definitiva, algo parecido a lo que se conoce como horario de trabajo europeo. Compártelo en: Twitter LinkedIn Mejora la productividad un 20% 13 El Principio de Pareto Puede darse el caso de que no se disponga del tiempo necesario para poder poner en práctica algunas de las recomendaciones propuestas en este Ebook. Paradójicamente, el mejorar la gestión del tiempo puede ser también un problema de falta del mismo. En estas situaciones, lo más conveniente sería aplicar el Principio de Pareto. Aplicando el Principio de Pareto Partiendo del título de este Ebook, donde se propone lograr una mejora de la productividad del 20%, quienes se encuentren en la situación descrita en líneas anteriores pueden optar por seguir una selección de pequeños cambios, recogidos en base a nuestra experiencia y que, además de ser fáciles de aplicar, suponen una mejora de hasta el 20% en términos de productividad. Para lograrlo deben tenerse en cuenta tres premisas que serán de gran utilidad en el proceso: - Hacer cambios cuesta mucho, ¡somos humanos! - El Principio de Pareto (también conocido como la regla del 80-20) afirma que, en muchos casos, el 80% de los efectos provienen del 20% de las causas. - Encontrar aquellos puntos susceptibles de rápida implementación orientada a la productividad debe ser nuestra tarea inicial. Compártelo en: Twitter LinkedIn Mejora la productividad un 20% 14 Problemáticas de resolución prioritaria Desde hoy mismo se pueden implementar una serie de acciones que tendrán como consecuencia el ahorro de tiempo y aumento de la productividad. Las acciones que se proponen tienen un denominador común: la sencillez de su aplicación y la efectividad de sus resultados. Acciones que se pueden implementar para resolver problemáticas de resolución prioritaria Interrupciones y correo electrónico. Soluciones: - Desactivar las notificaciones de Outlook u otro gestor de correo. - Abrir el correo, 3 ó 4 veces al día máximo, y cerrarlo cada vez, no dejarlo abierto. Utilizar la técnica de las 3 d (do.it, delegate.it, o delete.it) - Desactivar Messenger, Skype etc. - Emplear auriculares para evitar ser molestado. Logros/beneficios: siguiendo estas sencillas medidas, el tiempo medio por actividad pasará de 1 minuto a 3 minutos como media. Las reuniones y el teléfono. Soluciones: Compártelo en: Twitter LinkedIn Mejora la productividad un 20% 15 - Crear unas normas para las reuniones, imprimirla y exponerla en las salas. - Medir el tiempo invertido y tratar de reducirlo mes a mes. - Normativa de llamadas internas: por ejemplo, eliminar llamadas internas de confirmación de email. - Evitar llamadas y visitas innecesarias. Logros/beneficios: estas soluciones permiten ahorrar entre 15 y 45 minutos al día de reuniones y llamadas. Gestión del tiempo, mejora continua y feedback sobre la gestión del tiempo. Soluciones: - Implementar herramienta de medición automática del tiempo. - Utilizar las métricas para saber cómo vamos. - Tratar de establecer una mejora continua: proponerse objetivos a la vista de los resultados de las mediciones. - Utilizar WorkMeter, para tener consciencia e información objetiva de cómo invertimos el tiempo. Logros/beneficios: tomando consciencia del tiempo se puede mejorar la productividad hasta un 40%. Compártelo en: Twitter LinkedIn Mejora la productividad un 20% 16 Importancia de las métricas En este Ebook presentamos una serie de indicadores empresariales que ofrecen a las empresas una inteligencia que proporciona mayor eficacia en la toma de decisiones, gracias a las conclusiones que se pueden extraer de la interpretación de las gráficas y los resultados que reflejan. Qué visibilidad aportan las métricas Estas métricas aportan una visibilidad imprescindible para conocer si los comportamientos individuales de la plantilla, o de los equipos de trabajo que la componen están alineados con los objetivos estratégicos de la organización, en términos de actividad y productividad. La empresa que mida estos indicadores conocerá, con la antelación necesaria para poder actuar y corregir si fuera necesario, factores como: - La dedicación personal de cada empleado. - El nivel de atención en una tarea de cada individuo. - El grado de productividad diaria en relación con el tiempo de actividad de cada empleado. - Y, por supuesto, si la persona cumple con su horario laboral. Lo mismo a nivel de equipos y de proyectos. Pero lo que sobre todo aportan estas métricas es la posibilidad de investigar cuáles son realmente los procesos de trabajo internos dentro de la organización. Esta información permite revisarlos, si fuese necesario introducir cambios y además ofrece la posibilidad de medir los resultados una vez implementados. Indicadores que han de tenerse en cuenta para la toma de decisiones La importancia de las métricas es fundamental para tener información objetiva de cómo gestionamos el tiempo (las personas) y poder tomar decisiones consensuadas. Los indicadores que han de tenerse en cuenta para poder acceder a los datos que nos permitirán llevar a cabo las acciones necesarias son: - Los tiempos dedicados a las aplicaciones. - Los tiempos dedicados a temas no profesionales. Compártelo en: Twitter LinkedIn Mejora la productividad un 20% 17 - El foco: interrupciones, distracciones, etc. (tiempo medio por actividad). En el Ebook: “Indicadores de productividad en una empresa – imprescindibles para la gestión de equipos altamente eficaces” http://es.workmeter.com/indicadores-productividad-empresa/ se explica a fondo cuáles son estos indicadores y cómo medirlos para poder obtener la información que se necesita para realizar una gestión del tiempo y el personal encaminada a objetivos de productividad. 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Libros y autores recomendados Quienes quieran profundizar en el concepto de mejora de la gestión del tiempo pueden encontrar interesantes algunos de los siguientes libros que proponemos en cualquier caso: - Who: The A Method Hiring” – Geoff Smart & Randy Street: acerca de los métodos de selección. - “Eat That Frog” – Brian Tracy: desarrolla un método para evitar la procrastinación. - “Gestiona mejor tu vida” – Alberto Pena: autor famoso por su blog: Think Wasabi. - “Haz que funcione” – David Allen: autor de éxito e inventor del método GTD. - “La semana laboral de 4 horas” – Timothy Ferris: explica el principio 80/20, la idea de que el 80% de la productividad viene del 20% del tiempo y el otro 20% de la productividad es comido por el 80% del tiempo. - “La sorprendente verdad sobre qué nos motiva” – Daniel H. Pink: en este libro el autor explica cómo motivar equipos de personas. Información de particular utilidad para quienes dirigen a equipos o para personas del Departamento de Recursos Humanos. Webs de interés En internet pueden encontrarse interesantes recursos y fuentes de información que también serán de ayuda en la consecución de nuestro objetivo de mejora de la productividad empresarial en un 20%: http://www.briantracy.com/ http://www.geoffsmart.com/ http://thinkwasabi.com/ http://www.davidco.com/ http://www.fourhourworkweek.com/blog/ Compártelo en: Twitter LinkedIn Mejora la productividad un 20% 20 http://www.danpink.com/ Compártelo en: Twitter LinkedIn Mejora la productividad un 20% 21
