Cómo reunir los datos necesarios para medir la productividad
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WorkMeter Whitepaper Cómo reunir los datos necesarios para medir la productividad Compártelo en: Twitter LinkedIn WorkMeter Whitepaper 1 Tabla de contenidos Introducción Cómo reunir los datos para disponer de métricas /3 Capítulo uno La configuración de grupos /5 Capítulo dos Objetivos estratégicos para la organización /7 Capítulo tres /9 El horario laboral Capítulo cuatro Mapa de productividad /10 Capítulo cinco Actividades fuera del ordenador /12 Capítulo seis /14 Definir los proyectos /16 Conclusión Compártelo en: Twitter LinkedIn WorkMeter Whitepaper 2 Introducción Cómo reunir los datos para disponer de métricas Empezar a construir un proyecto de mejora de la productividad laboral Este Ebook está pensado para que una empresa pueda hacer los procesos de reflexión y el trabajo necesario para poder empezar a construir un proyecto de mejora de la productividad laboral. Esto supone el poder disponer de los indicadores de los que se habla en el Ebook “Indicadores de productividad en una empresa” (descárgatelo aquí): • Actividad individual • Actividad por equipos • Actividad por proyectos • Uso de aplicaciones • Productividad vs actividad • Productividad por equipos • Productividad por proyecto • Índice de concentración TMA • Control horario La función principal de este Ebook es explicar el proceso de reflexión previo necesario para poner en marcha un proceso de mejora laboral y conseguir los indicadores que nos van a permitir después analizar y tomar decisiones. Automatismo que aporta objetividad en los datos Aunque todo este trabajo de reflexión es un trabajo que se puede hacer sin ningún tipo de software específico, se hacen necesarias herramientas que recopilen esta información automáticamente, sin interacción humana, para facilitar la puesta en marcha de un proyecto semejante y obtener datos objetivos. Este proceso podría llevarse a cabo de forma manual mediante hojas de cálculo, pero en ese caso perderíamos objetividad, ya que, al reportar los datos, las personas los podrían manipular y entonces serían subjetivos. En cambio, contando con una herramienta que hace este seguimiento de forma automática, ganas en objetividad. Compártelo en: Twitter LinkedIn WorkMeter Whitepaper 3 Ahorro de tiempo y aumento del nivel de detalle Emplear esta herramienta también supone un ahorro de trabajo impresionante, porque evita que cada empleado tenga que reportar la información. La preparación ante la recogida de datos y el proceso de reflexión nos permiten llegar a un nivel de detalle muy profundo, tanto a nivel de áreas como de departamentos, sin que la información aparezca mezclada. Compártelo en: Twitter LinkedIn WorkMeter Whitepaper 4 Capítulo uno La configuración de grupos En qué consiste la definición de grupos Entendemos por grupo a un conjunto determinado de personas, un equipo de trabajo, que desempeñan una misma tarea o tareas complementarias dentro de la empresa, aunque no pertenezcan a un solo departamento necesariamente. La configuración de un grupo dependerá en gran medida del tipo de empresa en el que se encuadre y variará de unas a otras. En ocasiones un grupo coincidirá con un departamento y como tal, tendrá su reflejo en el organigrama. Otras veces el grupo estará compuesto por profesionales multidisciplinares de diferentes procedencias dentro de la organización. La definición y configuración de los grupos debe realizarse después de analizar en profundidad las dinámicas de trabajo y de entender bien los procesos internos. Por qué necesitamos configurar grupos Nuestro objetivo es obtener indicadores sobre un grupo en concreto para poder tener métrica sobre ciertos parámetros relacionados con la actividad y la productividad. En este camino es imprescindible poder valorar el trabajo de personas que desempeñan una labor similar y para ello es necesario conocer qué empleados pertenecen a cada grupo. La configuración por grupos nos permite: - Reflejar la organización de la empresa con un elevado nivel de detalle. Compártelo en: Twitter LinkedIn WorkMeter Whitepaper 5 - Medir cada grupo por separado, al saber con exactitud qué tareas desempeñan y los objetivos de productividad y de actividad que la empresa espera para cada grupo en concreto. - Adicionalmente también se puede definir un horario laboral que complete la información obtenida y nos permita tener una mayor visibilidad. Qué información nos va a permitir recoger la configuración por grupos Una vez que ya hemos configurado todos los grupos, vamos a poder obtener información como: - Datos sobre actividad. - Datos sobre productividad. - Uso de aplicaciones. - Tiempo invertido en proyectos. Estos datos, siempre segmentados por grupos, nos permitirán analizar cada grupo en función de cada uno de los indicadores. También nos permitirán conocer el desempeño de cada individuo dentro de un grupo, de forma que comparar los rendimientos y los indicadores se hace posible. Estamos hablando siempre de personas que desempeñan el mismo trabajo y que tienen los mismos objetivos (de ahí su pertenencia a un mismo grupo). Esta información nos permite ver qué grupos de la empresa funcionan mejor, cuáles funcionan no tan bien y qué personas dan más rendimiento y cuáles dan menos dentro de cada grupo. También nos permite saber quién destaca dentro de cada grupo. Así, ayudamos a mejorar a los equipos basándonos en esas cualidades o esos desempeños que nos ayudan a conocer los potenciales. Compártelo en: Twitter LinkedIn WorkMeter Whitepaper 6 Capítulo dos Objetivos estratégicos para la organización Qué son los objetivos estratégicos para la organización Los objetivos estratégicos para la organización son dos indicadores mencionados en el Ebook anterior: objetivos de actividad y de productividad, que se entienden dentro el ámbito de la productividad. Es necesario recordar un par de conceptos inherentes a los objetivos estratégicos: - Actividad: son las horas durante las cuales la gente está realmente trabajando. - Productividad: respecto a la actividad, son las horas en las que la gente está desempeñando tareas consideradas como productivas por la empresa. En este proceso, es necesario que la empresa fije sus objetivos tanto en actividad, como en productividad. Por qué es necesario determinar los objetivos estratégicos Conocer y tener claros cuáles son los objetivos estratégicos para la organización es imprescindible porque, a la hora de interpretar las métricas que se obtienen de los diferentes indicadores, es necesaria una referencia con las que compararlas. De esta forma se puede visualizar si los datos reales están alineados con los objetivos estratégicos. Hay algunas claves importantes a la hora de entender las motivaciones que nos llevan a fijar estos objetivos: - Entender que aunque la jornada sea de ocho horas, no podemos esperar objetivos de actividad ni de productividad de esa duración. - Saber que al inicio de las mediciones los parámetros de actividad y productividad no suelen estar alineados. - Aceptar que es difícil establecer cuál es el nivel de productividad recomendable que deberíamos fijar, ya que dependerá del departamento, del tipo de proyecto, del equipo de trabajo y de cada individuo. Cada organización deberá determinar lo que considera una buena métrica. Algo justo y adecuado, podría ser un 85% de productividad (aunque una organización que comience puede encontrarse que sus niveles son sólo del 60 ó 70%). Esta cifra supone un buen objetivo para iniciar el proyecto y tener capacidad de mejora, que es lo que se busca. Aproximadamente entre seis horas y media y siete horas trabajando de cada ocho suelen ser la media en lo que a actividad se refiere y de ahí, queda determinar cuántas horas deben ser productivas, qué es lo esperado por cada empresa. Compártelo en: Twitter LinkedIn WorkMeter Whitepaper 7 Qué información nos permite recoger el establecimiento de los objetivos estratégicos para la organización Fijar los objetivos estratégicos es la única manera de conseguir una referencia válida con la que comparar la realidad de la empresa. A la luz de los resultados obtenidos mediante los indicadores correspondientes, la organización tendrá capacidad para: - Analizar la causa de la descompensación existente entre los objetivos y los datos reales. - Poner solución a esa falta de alineación. - Ayudar a mejorar a los grupos que lo necesiten. - Ayudar a cada una de las personas de ese grupo desde la transparencia ya que, en todo momento, ellas pueden ver sus datos de los indicadores de las medidas de productividad y comprobar si están por encima o por debajo de los objetivos de la empresa. - Hacer más sencillo a cada empleado el tomar sus propias resoluciones para mejorar su desempeño o acudir a un responsable para pedir ayuda (mejorando así los niveles de comunicación y su eficacia). Cualquiera que sea la causa de la descompensación (trabajo no focalizado, uso de las herramientas inadecuadas, mala planificación o erróneo establecimiento de prioridades), los resultados al final del ejercicio mejoran visiblemente y los empleados se encuentran más motivados. Compártelo en: Twitter LinkedIn WorkMeter Whitepaper 8 Capítulo tres El horario laboral Qué es el horario laboral El horario laboral es un parámetro referido a un periodo de tiempo que puede coincidir o no con la duración de la jornada de trabajo establecida para el conjunto de la plantilla. A su vez, puede ser igual o diferente para los distintos grupos o departamentos dentro de una misma organización, por eso es importante determinar el que le corresponde a cada uno. Por qué es necesario establecer un horario laboral En el caso que nos ocupa en este Ebook, el poder contar con la referencia de un horario laboral es absolutamente necesario para filtrar las métricas que en él se contienen. Definir una hora de entrada y una de salida para los empleados en general y los de cada grupo en particular es algo que tiene que definir la empresa. Organizaciones con un horario laboral muy flexible, o directamente sin horario laboral, no encontrarían ninguna utilidad en este parámetro ni en la visibilidad que nos aporta en relación con la productividad. Información que nos permite recoger el horario laboral Cuando tenemos este parámetro definido, podemos: - Filtrar los datos de los indicadores (actividad, productividad, uso de aplicaciones etc...) para ver sólo datos correspondientes al horario laboral definido - Filtrar la información dentro de la franja horaria seleccionada. Puedes ver los datos completos o bien los del horario laboral que hayas definido con anterioridad. Compártelo en: Twitter LinkedIn WorkMeter Whitepaper 9 Capítulo cuatro Mapa de productividad Concepto de mapa de productividad El mapa de productividad consiste en definir dentro del listado de aplicaciones que están usando los empleados cuáles están relacionadas con el trabajo a desempeñar (productivas) y cuáles no lo están. El mapa en sí no aporta datos, permite obtener métricas de productividad, ya que muestra la suma de tiempo que se dedica a trabajar en actividades marcadas como productivas. La elaboración del mapa de productividad no está exenta de complicaciones y, por ello, establecer qué aplicaciones son productivas y cuáles no lo son para cada grupo de trabajo puede resultar difícil. Por ejemplo, Facebook puede considerarse como una aplicación productiva para Marketing online pero no para contabilidad. Los responsables de departamento o de grupo deberán revisar junto con sus empleados las principales tareas que desempeñan para poder elaborar un mapa de productividad lo más fidedigno posible. Por qué necesitamos definir el mapa de productividad Necesitamos configurar el mapa de productividad para: - Poder saber lo productiva que es nuestra empresa: sólo podemos lograr nuestro objetivo yendo al detalle de qué aplicaciones se usan. Hay que definir cuáles son necesarias para cada grupo de trabajo, de otra forma los datos obtenidos no nos serán tan útiles y su interpretación perderá eficacia. - También lo necesitamos para que los indicadores que obtengamos después reflejen la realidad. Si hacemos un mapa de productividad genérico para toda la organización, el resultado estaría distorsionado de alguna manera y no sería acorde a lo que ocurre diariamente. Por ejemplo, si se marca Facebook como aplicación no productiva, en el departamento de marketing los datos de productividad se verían afectados de forma negativa ya que su uso en esa área no sólo es frecuente, sino que además está justificado. Por eso es muy importante definir un mapa de productividad específico para cada grupo. Información que permite recoger el mapa de productividad El mapa de productividad de una empresa nos permite visualizar, de la actividad total de un grupo de trabajo, el tiempo que realmente se ha dedicado a trabajar con herramientas productivas. Nos permite obtener el indicador de productividad que buscamos. Para conocer la productividad de nuestra empresa es básico configurar el mapa de productividad aunque requiere de reflexión ya que no es fácil de obtener y podemos encontrarnos con dilemas, como por ejemplo el determinar si el email es o no productivo. Compártelo en: Twitter LinkedIn WorkMeter Whitepaper 10 Compártelo en: Twitter LinkedIn WorkMeter Whitepaper 11 Capítulo cinco Actividades fuera del ordenador Definición de actividades fuera del ordenador Las actividades fuera del ordenador son todas aquéllas que, aunque forman parte del trabajo, no implican un uso directo del ordenador. Cada empresa tendrá las suyas y por eso cada una las debe personalizar en función de las tareas que tiene y a lo que se dedica. Podemos englobar en este grupo las reuniones, llamadas telefónicas o las visitas comerciales, por ejemplo. Por qué es importante determinar cuáles son las actividades fuera del ordenador La necesidad de computar este parámetro, actividades fuera del ordenador, viene determinada por la importancia de su configuración de cara a obtener una visibilidad mejor y más real de lo que ocurre en la empresa. Algunos de los motivos que impulsan esta necesidad son: - Lograr un seguimiento efectivo. Si un empleado dejase de trabajar en el ordenador y no lo pudiese reportar, se perdería visibilidad y no se podría realizar un seguimiento acurado de su implicación. - Poder visualizar la realidad de la actividad total del día. Cada vez que alguien interrumpe su trabajo directo en el ordenador, es necesario que informe sobre a qué ha dedicado ese tiempo para poder reflejarlo en la actividad total del día. Por eso hay que tener muy bien categorizadas las tareas que se llevan al margen del ordenador, de forma que sea posible conocer cuáles son todas las actividades productivas desarrolladas en la empresa. Si no incluyésemos este conjunto de actividades en la suma global de las desarrolladas en el tiempo de trabajo, sólo quedaría reflejado el tiempo de trabajo en el ordenador y no obtendríamos datos fidedignos. Las actividades fuera del ordenador no sólo se computan, sino que pueden y deben también definirse como productivas si lo son, para que se sumen tanto a la actividad como a la productividad. Sería por ejemplo el caso de un comercial que está todo el rato del CRM al teléfono y del teléfono al CRM, todo es actividad y todo es actividad productiva, aunque gran parte de ella se lleve a cabo lejos del ordenador. Qué información nos permite obtener la determinación de las actividades fuera del ordenador Esta información nos permite ampliar la información contenida en los indicadores de actividad y productividad. Con ellos nos acercamos cada vez más a la realidad de la jornada de un empleado, gracias a los datos que reflejan que no sólo recogen la actividad del ordenador sino que nos permiten visualizar toda la actividad en conjunto. Compártelo en: Twitter LinkedIn WorkMeter Whitepaper 12 Adicionalmente, nos permite filtrar los datos por tipo de actividad, diferenciando la que transcurre en el ordenador y la que se lleva a cabo fuera de él, con lo que obtenemos un mini indicador más que nos permite conocer aún mejor qué tipo de actividad se desarrolla más en la empresa. Compártelo en: Twitter LinkedIn WorkMeter Whitepaper 13 Capítulo seis Definir los proyectos Concepto de proyecto Un proyecto es el tiempo de trabajo dedicado a una tarea concreta. Esta tarea puede ser desempeñada por diferentes grupos de trabajo o por uno solo. De la misma manera, cada grupo de trabajo puede dedicar su tiempo a diferentes proyectos. En algunos casos los proyectos coincidirán con clientes, por lo que será más sencillo poder definirlos, aunque habrá ocasiones en las que determinar los límites de un proyecto resultará una tarea más complicada, bien por su duración, bien por su alcance, y requerirá una reflexión profunda sobre las tareas, acciones y personas involucradas en él. Por qué es necesario definir los proyectos Existen algunas razones fundamentales para comprender mejor la necesidad de definir los proyectos: - Saber cuánto tiempo de trabajo se invierte en cada uno. Si una empresa tiene proyectos concretos por cliente, como comentábamos antes, el tiempo por proyecto será el tiempo que emplean los consultores en trabajar con ese cliente en concreto. Pero esto depende de cada empresa. - Tener claro a qué proyecto pertenece cada tarea que se hace. Es importante para la empresa hacer este ejercicio de reflexión aunque en el proceso podemos encontrarnos que hay un conjunto de tareas que no corresponden a ningún proyecto establecido. En este caso, deberemos crear uno genérico que las aglutine. - Poder definir quién está trabajando dentro de ese proyecto que se ha diseñado, lo que nos permitirá poder ver después el tiempo invertido. - Acercarnos a una completa visualización de los tiempos de actividad y de productividad en cada proyecto concretamente. Información que obtendremos al definir los proyectos La información que nos permite recoger luego el haber definido los proyectos es: - El tiempo que cada departamento o cada equipo de trabajo invierte en cada uno de los proyectos que tiene que sacar adelante. - Si el tiempo invertido está alineado con la prioridad o la importancia del proyecto a que pertenecen o si el tiempo invertido en un proyecto (o cliente, cuando sean conceptos equivalentes) es el que la empresa espera de acuerdo a sus objetivos estratégicos. Compártelo en: Twitter LinkedIn WorkMeter Whitepaper 14 Compártelo en: Twitter LinkedIn WorkMeter Whitepaper 15 Conclusión WorkMeter: Una herramienta pensada para la medición objetiva y automática Todas las diferentes reflexiones que hay que hacer para poder empezar a tener métricas sobre la productividad en una empresa, lo que nos permitirá conseguir los indicadores, se podrían también hacer de forma manual. Sería posible pedir a los empleados que cada día tomasen nota y reportasen el tiempo que están trabajando, el tiempo que dedican a un proyecto o a otro. Manualmente sería casi imposible que los empleados puedan reportar el tiempo que están trabajando en aplicaciones productivas, por lo que siempre nos faltaría un indicador, aparte de que resultaría en una notable pérdida de productividad y de tiempo. WorkMeter es una herramienta pensada para responder a esto y lo que busca es precisamente lo contrario: optimizar el rendimiento. Se puede decir que WorkMeter como herramienta no sustituye un trabajo interno de reflexión, pero, en el momento en que este trabajo está hecho, permite configurar los parámetros a tener en cuenta de forma rápida. Gracias a ello, podremos analizar los indicadores detallados en el anterior eBook de forma automática y objetiva (descárgate Los indicadores de productividad para tu empresa aquí). Beneficios principales de esta herramienta WorkMeter aporta muchos beneficios relacionados con la inteligencia empresarial en la toma de decisiones, la clave es su objetividad, transparencia y accesibilidad, que permiten a las organizaciones que la usan: - Tener los datos siempre actualizados, ya que en cualquier momento se pueden modificar los parámetros. Por ejemplo, pueden aparecer nuevas aplicaciones usadas por integrantes de los equipos. Cada empleado puede individualmente, como integrante de un equipo de trabajo, solicitar a su superior a través de la plataforma que defina una aplicación como productiva, puesto que es necesaria para realizar un trabajo concreto. Para mayor automatización, WorkMeter permite configurar que una aplicación pase a ser productiva si un porcentaje determinado del equipo solicita que así sea. - Recalcular todos los parámetros sin necesidad de introducir los históricos. Cuando una aplicación nueva se incorpora, o cuando una considerada como no productiva pasa a ser considerada productiva, se recalculan automáticamente los datos históricos de los principales indicadores. WorkMeter actualiza toda la información retroactivamente, lo que supone una ventaja también desde el punto de vista de la organización a nivel de mapas de productividad, de grupos o de proyectos. WorkMeter es una herramienta que cada empresa puede personalizar en función de su estructura interna o de la forma en que trabaja. Por este motivo ofrece datos acurados de la situación real de la organización. - Obtener datos objetivos y automáticos de lo que está pasando en la organización desde el punto de vista de la productividad, de la actividad, del foco... Compártelo en: Twitter LinkedIn WorkMeter Whitepaper 16 - Tomar decisiones de forma mucho más consensuada, gracias a la transparencia que los datos aportan. Compártelo en: Twitter LinkedIn WorkMeter Whitepaper 17
