La medición: clave para alcanzar metas estratégicas

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN – SIG
2007-2011
Un hecho de Buen Gobierno
www.ucaldas.edu.co
Panel
TRANSPARENCIA Y BUEN GOBIERNO
¿En qué consiste y por que implementar un Código de
Buen gobierno?
¿Qué beneficios tiene para la entidad cuando cuenta con
él?
¿Cuál considera que puede ser una práctica en la
construcción y administración del Código
¿Cómo se integra con los demás Sistemas de Gestión?
Panel
TRANSPARENCIA Y BUEN GOBIERNO
¿En qué consiste y por que implementar un Código de
Buen gobierno?
¿Qué beneficios tiene para la entidad cuando cuenta con
No tenemos Código de Buen Gobierno,
él?
pero desarrollamos prácticas de Buen
Gobierno con nuestro modelo de Gestión.
¿Cuál considera que puede ser una práctica en la
construcción y administración del Código
¿Cómo se integra con los demás Sistemas de Gestión?
PRÁCTICAS DE BUEN GOBIERNO
POTENCIACIÓN DE
LA AUTONOMIA
GESTIÓN
TRANSPARENTE
• Medición pertinente,
oportuna y permanente
• Procesos de
comunicación
implementados
• Gobierno y gestión visible
• Ejerciendo autonomía
para:
• Autorregularnos
• Autogestionar
• Autocontrolarnos
• Marcos de actuación
(normas, procesos y
procedimientos)
• Marcos de dirección,
decisión y sistema de
gobierno
• Equidad
• Pluralismo
MEJOR
ADMINISTRACIÓN
• Alineación
• Sostenibilidad
• Condiciones laborales y
ambiente institucional
• Universidad pública
eficaz, eficiente, efectiva
y en mejoramiento
planeado continuo
CUADRO DE MANDO INTEGRAL 16
indicadores
VARIABLES
MEJOR
ESTRATÉGICAS
ADMINISTRACIÓN
POTENCIACIÓN DE
LA AUTONOMÍA
RETOS AFRONTADOS
ACCIONES DE MEJORA
Tradición institucional:
Esquemas jerárquicos
rígidos.
Orientación hacia gestión
basada en procesos .
TRASPARENCIA EN
LA GESTIÓN
LOGROS
Integración SIA – SIG
y
Cambios abruptos en las
iniciativas
administrativas y los
estilos de dirección.
Búsqueda de cultura de
acción planificadora y
gestión preventiva.
Ruta planificadora (ver
mas adelante)
• Gestión del Riesgo
estratégico y
operativo.
• Plan de Manejo de
Crisis basado en la
norma BS 25999 –
gestión de la
continuidad
institucional.
POTENCIACIÓN DE
LA AUTONOMÍA
VARIABLES
MEJOR
ESTRATÉGICAS
ADMINISTRACIÓN
RETOS AFRONTADOS
ACCIONES DE MEJORA
Distancia entre lo
académico
y
administrativo.
Espacios de debate y
construcción
colectiva
de reformas estructurales
para la universidad con
principios de productividad
TRASPARENCIA EN
LA GESTIÓN
LOGROS
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Principales
reformas
logradas con este esquema:
Política Curricular
Plan de Desarrollo
Reforma
sistema
de
matriculas
Reglamentación de la labor
académica.
Reglamentación
del
concurso
público
de
méritos
para
docentesvirtual.
Plan
de
Ordenamiento
Físico
Tamaño de Planta Docente
Estatuto Administrativo
Política de prof. ocasionales
y catedráticos (en proceso)
Analisis y decisiones con base en cifras e información objetiva
POTENCIACIÓN DE
LA AUTONOMÍA
RETOS AFRONTADOS
Rechazo a la cultura
de medición y de
gestión por resultados.
VARIABLES
MEJOR
ESTRATÉGICAS
ADMINISTRACIÓN
ACCIONES DE MEJORA
Promoción de la cultura
del autocontrol y la
evaluación.
TRASPARENCIA EN
LA GESTIÓN
LOGROS
Oficina de Evaluación y
Calidad Académica.
131 auditorias internas
desde 2008.
Evaluación
de
departamentos.
Medición de indicadores.
Medición de la percepción
– satisfacción.
Medición
Índice
de
Transparencia.
Auditorias
Gubernamentales GGR.
Certificación ICONTEC
Acreditación institucional y
de programas académicos.
POTENCIACIÓN DE
LA AUTONOMÍA
RETOS AFRONTADOS
Desinterés por la
cultura de atención al
usuario.
VARIABLES
MEJOR
ESTRATÉGICAS
ADMINISTRACIÓN
ACCIONES DE MEJORA
Orientación al servicio
con calidad y calidez.
TRASPARENCIA EN
LA GESTIÓN
LOGROS
Diplomado
SIG.
460
personas, 50 auditores
internos, 4 cohortes.
Seminarios “Gerencia del
Servicio: integrando el ser
con
el
hacer”.
114
Personas
Creación de la Unidad de
Servicios Universitarios.
Sistema de Atención
Ciudadano.
Automatización
al
POTENCIACIÓN DE
LA AUTONOMÍA
RETOS AFRONTADOS
Planeación de
mediano y largo plazo
inexistente
VARIABLES
MEJOR
ESTRATÉGICAS
ADMINISTRACIÓN
TRASPARENCIA EN
LA GESTIÓN
ACCIONES DE MEJORA
LOGROS
Orientación
del
quehacer universitario a
propósitos claros y
con rutas de acción
trazadas, entendidas y
compartidas.
MEJOR
ADMINISTRACIÓN
MISION
ESTRATEGIA
PROYECTOS
VISION
Ley 30 de 1992
PEI
Evaluación
permanente
PLAN DE
DESARROLLO
INSTITUCIONAL
2009-2018
PLAN DE ACCION
INSTITUCIONAL Y
FACULTADES
PROCESOS
MEDICIÓN EFECTIVA
MONITOREO
ESTRATÉGICO
Indicadores
Estratégicos
Indicadores
tácticos y
operativos
META
META
Indicadores
Claves de
Desempeño
KPI
Indicadores
TÁCTICOS
META
META
Cuadro de Mando Integral
POTENCIACIÓN DE
LA AUTONOMÍA
RETOS AFRONTADOS
Temas no
reglamentados u
ordenados y baja
estandarización.
Modelos de dirección
basados en la
emisión de normas
y actos jurídicos
VARIABLES
MEJOR
ESTRATÉGICAS
ADMINISTRACIÓN
TRASPARENCIA EN
LA GESTIÓN
ACCIONES DE MEJORA
LOGROS
“Desjudirización “ de la
gestión administrativa .
Documentación de la
operación
de
la
universidad en manuales,
procedimientos,
instructivos,
guías,
trámites,
etc.,
administrados
en
sistemas de información
en línea. de diseño y
desarrollo propio, públicos
y disponibles.
POTENCIACIÓN DE
LA AUTONOMÍA
RETOS AFRONTADOS
VARIABLES
MEJOR
ESTRATÉGICAS
ADMINISTRACIÓN
TRASPARENCIA EN
LA GESTIÓN
ACCIONES DE MEJORA
LOGROS
Poca continuidad
de los modelos de
gestión o iniciativas
similares.
Institucionalización del
SIG por decisión
colegiada del Consejo
Superior.
Informalidad y
lentitud en la gestión
administrativa.
El SIG permite unificar
la forma de pensar
(planificar), actuar
(hacer), controlar
(verificar) y mejorar
(ajustar)
•Sistema Certificado
año 2010.
desde el
• Experiencia exitosa inscrita en el
Banco de Experiencias Exitosas.
Premio
Nacional
de
Alta
Gerencia.
• SIG: base
estructural para
desarrollar la autoevaluación
institucional
con
fines
de
acreditación
y
reacreditación
institucional y de programas
POTENCIACIÓN DE
LA AUTONOMÍA
VARIABLES
MEJOR
ESTRATÉGICAS
ADMINISTRACIÓN
RETOS AFRONTADOS
ACCIONES DE MEJORA
Progresiva
desfinanciación
TRASPARENCIA EN
LA GESTIÓN
LOGROS
de • INDICADORES SUE –
de
RANKING: 3 años
consecutivos en los
5primeros lugares. Hoy
Aumento de ingresos propios
somos segundo puesto.
del 20 a 30% en 4 años.
• RANKING U-SAPIENS
Plan Plurianual de Inversiones
COLOMBIA: puesto 10
entre todas las
Aumento de la capacidad de
universidades de Colombia
endeudamiento institucional
Unidad y estructura
costeo y presupuesto
servicios y proyectos.
Aumento del patrimonio
Gastos generales: del 6% del
presupuesto general
POTENCIACIÓN DE
LA AUTONOMÍA
VARIABLES
MEJOR
ESTRATÉGICAS
ADMINISTRACIÓN
TRASPARENCIA EN
LA GESTIÓN
Gestión estratégica y rendición de cuentas
(visibilidad de la gestión)
•Medición en línea
(web) de todos los
indicadores
•Monitoreo directivo
permanente
•Comunicación
permanente del
desempeño institucional
SISTEMA GERENCIAL
LUPA
POTENCIACIÓN DE
LA AUTONOMÍA
VARIABLES
MEJOR
ESTRATÉGICAS
ADMINISTRACIÓN
RETOS AFRONTADOS
ACCIONES DE MEJORA
Falta de afinidad y
usabilidad de los
sistemas informáticos
Escasos e
inadecuados canales
de comunicación con
la comunidad
universitaria.
Inversión en sistemas de
información.
Ordenación, unificación
y disponibilidad de las
fuentes de información.
TRASPARENCIA EN
LA GESTIÓN
LOGROS
- SIG:
G. Documental
G. indicadores
G. Riesgos
G. Auditorias
G. Planes de
mejoramiento
Costeo y presupuesto
de servicios
Atención al Ciudadano PQRS
- SINCO (Gestión
Contractual)
- SARA (Gestión del Talento
Humano)
- Sistema de Gestión
Financiera
- ADMIARCHI (Gestión de
archivos y correspondencia)
POTENCIACIÓN DE
LA AUTONOMÍA
VARIABLES
MEJOR
ESTRATÉGICAS
ADMINISTRACIÓN
RETOS AFRONTADOS
ACCIONES DE MEJORA
Invisibilidad de la
gestión académica y
administrativa para
el control social y la
toma de decisiones
Estructuración de un
Cuadro
de
Mando
Integral o Balanced
Score Card: base de
indicadores de gestión.
VER CUADRO
MANDO BSC
Cuadro de mando en
Sistema
Gerencial
denominado
LUPA.
Aplica como Boletín
Estadístico
IR A LUPA
Audiencias Públicas de
Rendición de Cuentas
Equipo Directivo en las
Facultades
TRASPARENCIA EN
LA GESTIÓN
LOGROS
CUADRO DE MANDO INTEGRAL 16 indicadores
POTENCIACIÓN DE
LA AUTONOMÍA
VARIABLES
MEJOR
ESTRATÉGICAS
ADMINISTRACIÓN
RETOS AFRONTADOS
Inexistencia de procesos y de
procedimientos de comunicaciones
interna y externa
TRASPARENCIA EN
LA GESTIÓN
ACCIONES DE MEJORA
Proceso
de
Comunicación
Información
Plan Estratégico
Comunicación.
y
Matrices
y
de
Creación de la Unidad de Servicios y
Atención al Ciudadano.
Instructivo para las comunicaciones
institucionales en situaciones de
crísis
BUEN GOBIERNO EN LA UNIVERSIDAD DE CALDAS:
Asuntos por mejorar y otros retos después de 4 años
• Actualizar el PEI
• apropiación académica del Sistema Gerencial LUPA.
• Aun prevalece dependencia de evaluación como fuente de
mejora. Somos correctivos.
• Planes de mejoramiento interno y externo: menos triviales,
mas vitales.
• Tensiones por
financiamiento.
la
generación
de
fuentes
alternas
• Procesos misionales con bajos niveles de sistematización
de
BUEN GOBIERNO EN LA UNIVERSIDAD DE CALDAS:
DISTINCIONES:
• Acreditación Institucional de Alta Calidad desde 2007
• Certificaciones ISO 9001:2008, NTCISO 9001:2008 y NTCGP
1000:2009
• Premio Nacional de Alta Gerencia – Inscripción en el Banco de Éxitos
2009
RANKING:
•
Índice de transparencia por Colombia Ver resultados.
•
Red Pacto Global sobre Responsabilidad Social Empresarial.
Puesto 2 entre 32 universidades
OTROS:
•
Calificadora del riesgo financiero A+
•
Efectividad web:
• 2do lugar como página mas consultada en Manizales.
• Nominada a Mejor Sitio Móvil en los Premios Colombia en Línea
2011 finalistas con Bancolombia y de RCN mundo.
Resultados del Índice de Transparencia Nacional – ITN para el
sector educación
Ministerio de
Educación
Nacional
Comparativo posición relativa
ENTIDAD-UNIVERSIDAD
MEN
U. MILITAR
ICETEX
UNAD
ICFES
U.T. PEREIRA
U. CALDAS
UPTC
U. NACIONAL
U. PEDAGOGICA
U. MAYOR C/MARCA
U. PACÍFICO
U. CAUCA
U. LLANOS
U. AMAZONIA
U. CHOCO
U. SURCOLOMBIANA
U. CORDOBA
U. CESAR
TOTAL ENT. EVALUADAS
2003
19
34
119
81
27
55
109
116
32
45
91
ND
90
ND
ND
ND
155
115
140
155
2004
31
58
17
94
8
104
53
131
43
106
127
ND
137
ND
ND
ND
114
130
142
155
2005
29
20
31
91
6
81
102
48
77
110
119
ND
144
ND
ND
ND
134
85
149
155
2007-2008
3
16
36
79
15
27
126
84
105
114
113
137
125
ND
78
118
103
109
129
138
2008-2009
3
18
23
42
48
65
84
93
102
107
113
116
117
124
126
128
129
130
131
138
Se muestra como la Universidad de Caldas pasó de Riesgo Muy Alto a Riesgo Moderado.
Riesgo Bajo
Riesgo Moderado
Riesgo Medio
Riesgo Alto
Riesgo Muy Alto
CONCLUSIONES
•Excelente equipo administrativo
•Sistemas de información
•Formación permanente
•Claridad de propósitos
•Gestión administrativa jalona lo académico pero este
tiene su cultura y sus propias necesidades
•Más participación
GRACIAS A TODOS POR SU ATENCIÓN
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