Ripley: procesos integrados con SAP ERP para seguir

SAP Historia de Éxito | Retail | Ripley
Ripley: procesos integrados con
SAP ERP para seguir creciendo
SAP Historia de Éxito | Retail | Ripley
Resumen Ejecutivo
Compañía
Vision
Por qué SAP
Compañía
Ripley
Industria
Retail
Productos y Servicios
Venta al detalle de vestuario, accesorios y productos
para el hogar y servicios de crédito directo.
Implementación
Website
www.ripley.cl
Solución
Soluciones y Servicios SAP®
SAP ERP
Beneficios
Planes para el Futuro
Partner:
Accenture
La solución de gestión que utilizaba Ripley no cumplía con sus necesidades de
operaciones, lo que exigió el desarrollo de diversos sistemas satélites. De esta
manera, la empresa no tenía la flexibilidad y agilidad que el sector le exigía para seguir
creciendo. En 2006, por entonces con más de 133 sociedades legales, incluyendo un
banco y una financiera, Ripley decidió sustituir el ERP antiguo y los sistemas legados
por SAP ERP, adoptando mejores prácticas y preparándose para ganar aún más
espacio en su segmento.
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Solución
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Planes para el Futuro
Una de las mayores compañías de retail
financiero de Chile, Perú y Colombia
Fundada en 1956, Ripley Corp es hoy una de las
mayores compañías de retail financiero de Chile y
Perú, y desde 2013 también está presente con
tiendas en Colombia.
El principal negocio de Ripley es la venta al detalle de
vestuario, accesorios y productos para el hogar a
través de sus tiendas por departamento,
acompañado por un negocio financiero de crédito
directo a sus clientes. El negocio financiero es
administrado por filiales bancarias del grupo en cada
país (Banco Ripley Chile, Banco Ripley Perú y CF
Ripley Colombia), siendo la Tarjeta Ripley el principal
medio de colocación créditos. Asimismo, participa
en joint ventures con los principales operadores de
centros comerciales en Chile y Perú. Actualmente,
Ripley Corp opera en 3 países, con 70 tiendas por
departamento, una superficie de venta total de más
de 460 mil metros cuadrados, participación en 12
malls, más de 1,7 millones de tarjetas de crédito con
saldo y 850.351 millones de pesos en colocaciones.
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460 mil
metros cuadrados de
superficie de ventas
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Flexibilidad y agilidad para
seguir creciendo
Ripley está inserta en un mercado que pasa por
transformaciones casi a diario, y adecuarse de manera
rápida a esos cambios es fundamental para seguir
creciendo. Desde el 2000, la compañía utilizaba el ERP
de un competidor de SAP. A medida que los negocios
de Ripley fueron creciendo y teniendo mayor
complejidad, el sistema de gestión empezó a no cubrir
las demandas de la empresa. Para intentar cubrir esas
necesidades, Ripley desarrolló una serie de sistemas
satélites. Pero también, con el paso del tiempo, estos
dejaron de cubrir las necesidades de agilidad e
integración de procesos de Ripley, además de implicar
costos elevados de mantenimiento y riesgos a los
negocios de la compañía.
De esta forma, en 2006, por entonces con 133
sociedades legales en Chile y en Perú, además de un
banco en Chile y una financiera en Perú , Ripley
decidió que era el momento de buscar un nuevo ERP
capaz de integrar sus procesos financieros,
contables, de control de proyectos e informes en
todos los niveles, eliminando funciones manuales y
sistemas satélites.
Por otra parte, el nuevo sistema necesitaba asistir
múltiples empresas, múltiples monedas y atender a
diferentes exigencias legales de los países en los
cuales Ripley opera. Sólo así la empresa contaría con
la agilidad y la flexibilidad necesarias para seguir
creciendo en un mercado en constante cambio.
En septiembre de 2007, después de ocho meses de
estudios y discusiones para entender si valdría la
pena sustituir el sistema de ERP y cómo ese
proyecto debería ser dirigido, Ripley seleccionó el
SAP ERP.
“Requeríamos una solución capaz de integrar procesos corporativos, teniendo en
cuenta las mejores prácticas de mercado, las exigencias legales de los países en los
cuales Ripley opera y la necesidad de flexibilidad y agilidad para el negocio”
Carlos Herrera, subgerente de desarrollo y procesos corporativos de finanzas, Ripley
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100% adherente al negocio
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Otro factor decisivo estaba en el hecho que Ripley
necesitaba implementar un sistema que demandase
lo mínimo posible de desarrollos paralelos, y el SAP
ERP, estándar, atendería todas las necesidades de la
compañía.
Ripley realizó una evaluación técnica de algunas
soluciones del mercado, incluyendo aquella que ya
estaba en uso en la compañía. Después de
presentar y analizar todos los problemas de la
compañía, desde el punto de vista funcional, la
única solución que satisfacía en un 100% los
problemas que la herramienta competidora tenía
fue el SAP ERP. Su capacidad de gestionar con
flexibilidad todos esos requerimientos - y muchos
otros – hizo que Ripley optase por la solución SAP.
Por otra parte, la solución le permitiría a la compañía
poner en práctica una visión de procesos y la
incorporación de mejores prácticas.
“El SAP ERP fue la única solución que satisfacía el 100% de las
necesidades de Ripley, y sin necesidad de desarrollo de
sistemas paralelos”
Carlos Herrera, subgerente de desarrollo y procesos corporativos de finanzas, Ripley
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Big bang en siete meses, sin perjuicio
para las operaciones
Ripley eligió a Accenture para asistirla en todo el
proceso de adopción del SAP ERP. El proyecto tuvo
algunos factores críticos para llegar al éxito.
El primero de ellos fue su apoyo por el
vicepresidente corporativo, que ya desde el
comienzo del proyecto determinó que el SAP ERP
debería ser implementado con el mínimo posible de
personalización. Sólo se permitirían desarrollos
indispensables para cumplir con las exigencias
legales que eventualmente el sistema no soportase.
Por otra parte, se formó un grupo con usuarios clave
de diferentes áreas, nombrados de acuerdo con la
relación directa entre su área y la aplicación de cada
uno de los siete módulos que serían implementados –
el proyecto contó con un equipo de 12 usuarios clave.
Otro factor esencial para el éxito del proyecto fue el
continuo trabajo de gestión de cambios, con proyectos
de comunicación para evitar que los usuarios
acostumbrados al antiguo sistema se resistiesen a la
adopción del nuevo ERP. Estos usuarios fueron
presentados al SAP ERP y capacitados incluso antes
que la solución estuviese en fase de realización. De
133
sociedades en 2 países
integradas con SAP
esta manera, cuando se dio el go-live, ya estaban todos
familiarizados y habían entendido cuanto más eficiente
sería la solución para los negocios y sus actividades
cotidianas. La comunicación continuó a lo largo de
todo el proyecto.
El go-live se dio en julio de 2008, apenas siete meses
después del comienzo del proyecto y sin ningún impacto
en los negocios de Ripley. Todas las 133 sociedades
legales existentes al comienzo del proyecto fueron
integradas por medio del SAP ERP. Posteriormente,
otras 17 sociedades, incluyendo aquellas en Colombia,
donde la empresa comenzó a operar en 2013, fueron
integradas al ERP sin ninguna dificultad.
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Implementación
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SAP ERP – operaciones integradas
y optimizadas
Inicialmente, Ripley implementó siete módulos
del SAP ERP 6.0, incluyendo gestión de
materiales (MM), ventas y distribución (SD),
contabilidad financiera (FI), controlling (CO),
gestión de activos fijos (AM), planificación y
presupuesto (BPS), consolidadión (BCS), Gestión
(BW) SAP Netweaver (XI), tesorería extendida
(TRE) y proyectos (PS).
El SAP ERP integra las operaciones de back office de
Ripley, incluyendo la compleja actividad los bancos
que la empresa mantiene en Chile y Perú..
Después de integrados todos los procesos de estas áreas,
la empresa pasó a utilizar SAP RH para automatizar
también los procesos de contratación, control de horas y
nómina salarial de los empleados en Chile y en Perú.
Beneficios
Planes para el Futuro
“Hoy tenemos todas las operaciones integradas por medio del SAP ERP. Con el
nuevo sistema conseguimos integrar nuevos negocios como Tiendas y Compañía
de Financiamiento Comercial en Colombia, sin ninguna dificultad”
Carlos Herrera, subgerente de desarrollo y procesos corporativos de finanzas, Ripley
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Más control, menos complejidad
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Beneficios
Planes para el Futuro
Desde que implementó el SAP ERP, Ripley consiguió
eliminar más de 20 módulos y sistemas satélites que
utilizaba para mantener sus operaciones. Junto con
ellos la empresa puede eliminar los costos de
mantenimiento de esos sistemas – se estima que
fue posible reducir en el 40% las horas/hombre de
trabajo operativo.
operaciones. El SAP ERP soporta estas exigencias y
la complejidad tributaria de esos países,
especialmente de Colombia.
Hoy la compañía tiene todas las operaciones de
sus sociedades legales integradas. Por otra parte,
la compañía ahora cuenta con procesos
automatizados e integrados en todas sus áreas,
desde la orden de compra hasta el pago. También
consiguió mejorar la eficiencia de sus actividades
contables y financieras, control de proveedores,
así como también la gestión de desempeño,
gastos y presupuestos.
Otro beneficio está en el cumplimiento de las
exigencias legales en los países donde mantiene
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40%
menos horas/
hombre para
mantenimiento
operativo
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Beneficios
Planes para el Futuro
Expansión de uso y
actualización
Ya con el uso estabilizado, Ripley ahora planea
finalizar la incorporación de la herramienta SAP
BPC, para planificación estratégica y consolidación
de nuevos negocios.
Por otra parte, el SAP ERP precisa apoyar el
crecimiento previsto para la compañía. Así, también
el uso del sistema de gestión debe ser aumentado
dentro de las operaciones de la empresa – Ripley ya
está licitando el upgrade del SAP ERP completo y de
toda la plataforma SAP, y prevé la implementación
del SAP RH. también en sus operaciones en
Colombia. Finalmente, la compañía planea la
adopción de nuevsas soluciones de BI en sus
operaciones.
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