UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR GERENCIA DE

UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR
VICERRECTORADO ACADÉMICO
DECANATO DE ESTUDIOS TECNOLÓGICOS
COORDINACIÓN DE COMERCIO EXTERIOR
GERENCIA DE EXPORTACIONES DE CHOCOLATES EL REY
Informe de pasantías presentado ante la ilustre Universidad Simón Bolívar, como
requisito para optar al Título de Técnico Superior Universitario en Administración
Aduanera.
Autor: Sánchez Almeida, Estefanía del Carmen
Carnet: 07-1989
C.I.: 19.155.982
Tutor Académico: Rafael Leonidas Crespo
Sartenejas, Septiembre de 2010
DEDICATORIA
A Dios
Por ser nuestro creador y haberme dado la salud y las herramientas para lograr las
metas que me he trazado hasta hoy, además de demostrar su amor y protección a
través de las personas que me rodean.
A mis padres y hermana
Por su compañía, educación, motivación y apoyo, que han hecho de mi la persona de
principios que soy. Haré todo lo que esté a mi alcance para retribuirle todo lo que me
han dado, aunque nada será suficiente.
A mis amigas “Las Ricuras”
Engiel Chinchilla, Angely González, Karla Landaeta y Gabriela González. Gracias
por su amistad incondicional y ayuda durante este viaje divertido y hasta angustioso
que nos abrió los ojos a un nuevo mundo de posibilidades. Hasta que la muerte nos
separe.
A la Universidad Simón Bolívar
Por abrirme sus puertas y darme la oportunidad de adquirir nuevos conocimientos
para realizarme profesionalmente. Igualmente, a los profesores y demás personal que
me brindaron su experiencia e hicieron de mi estadía dentro de la institución una
grata etapa de mi vida.
Estefanía del C. Sánchez Almeida
ÍNDICE
Índice de figuras ………………………………………………………… 1
Resumen ………………………………………………………………… 2
Introducción …………………………………………………………….. 4
Objetivo General ………………………………………………………… 4
Objetivos específicos ……………………………………………. 5
Cronograma de actividades propuestas …………………………………. 6
Cronograma de actividades realizadas ………………………………….. 7
Capítulo I
Aspectos inherentes a Chocolates El Rey
1.1 Reseña Histórica de Chocolates El Rey ……………………… 9,10
1.2 Misión ………………………………………………………... 10
1.3 Visión ………………………………………………………… 10
1.4 Políticas de la Calidad ………………………………………… 10
1.5 Valores ………………………………………………………… 11
1.6 Objetivos de la Calidad ……………………………………….. 11
1.7 Objetivos Estratégicos ………………………………………… 11
1.8 Estructura Organizativa de Chocolates El Rey ……………….. 13
1.9 Explicación de las actividades realizadas por cada uno de los
departamentos que operan conjuntamente con la gerencia de exportaciones de
Chocolates El Rey …………………………………………………. 14
Capítulo II
Descripción de las actividades desarrolladas por la pasante en la Gerencia de
Exportaciones de Chocolates El Rey …………………………………... 16
1.1 Elaboración de trabajo de investigación de nuevos mercados (Bolivia,
Perú, Panamá, Brasil) …………………………………………………… 17
1.2 Elaboración de trabajos de investigación diversos de utilidad para la
Gerencia de Exportaciones ……………………………………………… 17
1.3 Tramitación de órdenes y pedidos de exportación ………….. 18
1.4 Cobranzas de Pedidos de Exportación ………………………. 18
1.5 Programación y reservación de envío de containers para
exportación ………………………………………………………. 19
1.6 Envío de paquetes de muestras de chocolate al exterior …….. 19
1.7 Resumen de ventas de exportación de los últimos cinco (5) ejercicios
económicos de la empresa ……………………………………………….. 20
1.8 Resumen comparativo entre el presupuesto de ventas y las ventas reales
del ejercicio económico ………………………………………………….. 21
1.9 Elaboración de estructura de costos de productos de
Exportación ………………………………………………………. 21
Capítulo III
Caso Práctico
Exportación de tabletas y discos de chocolate de a EE.UU.………. 23
Conclusiones………………………………………………………………. 26
Recomendaciones …………………………………………………………. 28
Fuentes de Información ……………………………………………………. 29
Glosario de Términos ………………………………………………………. 30-34
Anexos
1. Factura pro forma ………………………………………………… 36
2. Documento de Transporte ………………………………………… 37
3. Certificado de Origen ……………………………………………… 39
4. Certificado Sanitario ………………………………………………. 40
5. Certificado de fecha de elaboración y lote ………………………… 41
6. Packing List o Lista de Empaque ………………………………….. 42
7. Factura Comercial Definitiva ……………………………………… 45
ÍNDICE DE FIGURAS
1. Organigrama Chocolates El Rey, C.A.
1
UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR
VICERRECTORADO ACADÉMICO
DECANATO DE ESTUDIOS TECNOLÓGICOS
COORDINACIÓN DE COMERCIO EXTERIOR
GERENCIA DE EXPORTACIONES DE CHOCOLATES EL REY,
C.A.
Autor: Sánchez, Estefanía
Tutor Académico: Prof. Rafael Leonidas Crespo
Fecha: Septiembre 2010
RESUMEN
Durante un período de duración de doce (12) semanas, tiempo establecido en el
reglamento de la Universidad Simón Bolívar para llevar a cabo las pasantías, como
requisito de consolidación para obtener el título de Técnico Superior Universitario en
Comercio Exterior, la pasante la cumplió en la Gerencia de Exportaciones de
Chocolates El Rey, C.A., con la finalidad de tener participación en las tareas que en
esta se realizan. La pasante pudo comprender la razón de ser de cada uno de los pasos
que se deben seguir a la hora de realizar una exportación desde la perspectiva del
2
negociador, teniendo la oportunidad de llevar a cabo asignaciones propias de la
Gerencia de Exportaciones, tales como resúmenes de ventas segmentadas y totales
del área de exportación, los cuales son de importancia para observar el
comportamiento de las mismas a través del tiempo; envío de muestras de productos al
exterior; elaboración de solicitudes de permisos y certificados para la exportación,
entre otras actividades.
Palabras Claves: Exportación, Negociador, Gerencia de Exportaciones.
3
INTRODUCCIÓN
Conforme al Reglamento General de la Universidad Simón Bolívar, el
cumplimiento de las pasantías profesionales es la última condición para recibir el
título de Técnico Superior Universitario en Comercio Exterior. Esto, con la finalidad
de aplicar en el campo profesional los conocimientos, tanto teóricos como prácticos,
obtenidos durante el curso de la carrera. En el trabajo de grado que se presenta a
continuación, está plasmada toda la información correspondiente a las actividades
realizadas por la pasante dentro de la Gerencia de Exportaciones de la Sociedad
Mercantil Chocolates El Rey C.A.. Dicho informe consta de tres (03) capítulos en los
cuales se detallan, en orden lógico, aspectos básicos de la empresa; actividades que
en ésta se realizaron, las actividades que llevó a cabo la pasante bajo la supervisión
del Gerente de Exportaciones como tutor profesional; y finalmente, la explicación de
un caso práctico, en el cual se demuestra la aplicación de los conocimientos
adquiridos por la misma.
OBJETIVO GENERAL
Participar en los diferentes procesos que se llevan a cabo en la Gerencia de
Exportaciones de la empresa Chocolates El Rey, C.A.
4
OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Conocer acerca de la estructura organizativa y funcional de la Gerencia de
Exportaciones de Chocolates El Rey.

Dominar las distintas actividades que se realizan en la Gerencia de
Exportaciones, principalmente el proceso de exportación y todos los trámites
que éste acarrea.

Describir caso práctico de Exportación: Exportación de tabletas y discos
de chocolate a EE.UU.
5
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PROPUESTAS
Tiempo de
Fecha de
Descripción de las Actividades y
Ejecución
Ejecución
Tareas
1 semana
21 abril – 28 abril
Revisión del proceso de exportación de
Chocolates El Rey en la Gerencia de
Exportaciones.
3 semanas
29 abril – 20 mayo
Elaboración de Estudios de Factibilidad de
nuevos mercados y sobre temas de interés para
la Gerencia de Exportaciones.
1 semana
21 mayo – 28 mayo
Actividades de cobranza de pedidos de
exportaciones.
1 semana
31 mayo – 7 junio
Tramitación de órdenes y pedidos de
exportación.
4 semanas
8 junio – 6 julio
Elaboración de reportes y estadísticas de puntos
relevantes para la Gerencia de Exportaciones,
conjuntamente con su análisis.
1 semana
07 julio – 14 julio
Elaboración de resumen sobre la compañía,
estructura, funciones, mercados y productos.
1 semana
15 julio – 21 julio
Elaboración de diagrama de los distintos
procesos de la Gerencia de Exportaciones.
Cuadro 1: Cronograma de actividades propuestas
Fuente: Elaboración propia
6
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES REALIZADAS
Tiempo de
Fecha de
Ejecución
Ejecución
4 semanas
21 abril – 20 mayo
Supervisor
Descripción de Actividades
-
Conocimiento de la empresa
(historia, productos, clientes).
Revisión de los procesos de
exportación.
-
Elaboración de estudios de
factibilidad
de
nuevos
mercados y sobre temas de
interés para la Gerencia de
Exportaciones.
3 semanas
21 mayo – 11 junio
-
Tramitación
de
órdenes
y
pedidos de exportación.
-
Cobranzas
de
pedidos
de
exportación.
Lic. Carlos
Programación y reservación de
fechas
Solís
para
envíos
de
containers.
-
Envío de paquetes de muestras
de chocolates a clientes en el
exterior.
3 semanas
14 junio – 5 julio
-
Resumen
de
ventas
de
exportación de los últimos
cinco
(5)
ejercicios
económicos de la empresa y
otros aspectos de importancia
para
la
Gerencia
de
7
Exportaciones.
2 semanas
6 julio – 20 julio
-
Resumen
de
comparación
entre el presupuesto de ventas
y las ventas reales del presente
ejercicio económico.
Cuadro 2: Cronograma de actividades realizadas
Fuente: Elaboración propia
8
CAPÍTULO I
ASPECTOS RELATIVOS A LA SOCIEDAD MERCANTIL
CHOCOLATES EL REY, C.A.
Razón Social: Gerencia de Exportación, Chocolates El Rey, C.A.
RIF: J-00084844-0
Dirección: Calle 5 con Calle 7, Parcela B3-01, Sector La Urbina, Caracas, Edo.
Miranda, Venezuela
Reseña Histórica la empresa Chocolates El Rey, C.A.
En 1929, José Rafael Zozaya y Carmelo Tuozzo fundan Tuozzo Zozaya y Compañía,
en la ciudad de Caracas, la segunda compañía chocolatera que se establece en
Venezuela. En poco tiempo lograron producir el chocolate más fino hecho en el país,
y orgullosamente lo llamaron EL REY. Para 1973, la familia Zozaya se asocia con la
familia Redmond. La empresa cambia de firma personal a Compañía Anónima y le
dan un nuevo nombre: Chocolates El Rey, C.A., el mismo de los productos
elaborados en la fábrica.
En 1995 se apertura la nueva y moderna planta de Chocolates El Rey, C.A., en
Barquisimeto, Edo. Lara la cual integra todas las operaciones industriales. Se inicia
una nueva etapa internacional de la empresa con las primeras exportaciones hacia los
Estados Unidos. Más tarde, en 1997, se inician exportaciones de productos de
consumo masivo a Colombia, Surinam, Trinidad, Curazao y Aruba.
9
En el año 1998 se inician exportaciones de cobertura de chocolate a Japón y al año
siguiente hacen incursión en el mercado venezolano de consumo masivo con una
nueva línea de confitería. En el 2001, obtienen el certificado ISO-9002 (otorgado por
Fondonorma), el cual ratifica los altos estándares de calidad de la compañía en
conformidad con los requerimientos de Norma Venezolana COVENIN ISO. La
importancia de este certificado radica en que la empresa que lo obtenga, se posiciona
como una organización donde se garantiza la alta calidad en cada uno de los procesos
que se llevan a cabo dentro de la misma, desde la emisión de pedidos hasta la
tecnología con que se tratan las materias primas.
Misión
La Sociedad Mercantil Chocolates El Rey, C.A., es una agroindustria del Cacao,
encargada de procesar el mismo en forma de chocolate, orientada hacia la plena
satisfacción de nuestros clientes mediante el compromiso de realizar nuestro trabajo
cada día mejor.
Visión
Ser una agroindustria de categoría mundial en el mercado de alimentos,
especialmente, el chocolate.
Política de la Calidad.
La satisfacción de los clientes fundamenta las acciones de la empresa, por la vía de la
elaboración eficiente de productos y servicios de calidad en el mercado de
alimentación y el compromiso de hacer su trabajo cada día mejor.
10
Valores

Calidad

Gente

Ética

Tecnología

Desarrollo

Ambiente.
Objetivos de la Calidad

Satisfacer a los clientes.

Elaborar productos con calidad.

Contar con gente capacitada y comprometida.

Tener una relación de mutuo beneficio con sus proveedores.
Objetivos Estratégicos.
 Incrementar de forma sustancial las exportaciones. Esto implica tanto la apertura de
nuevos mercados, como la consolidación y crecimiento de los mercados presentes como
EE.UU. y Japón.
 Consolidación de la compañía en el segmento de consumo masivo gourmet, mediante
la presencia de nuevos productos en ese mercado, y la consolidación de los ya
existentes.
 Recuperar parte del target o territorio del mercado perdido en los últimos años en el
área de food-service.
11
 Incrementar de forma sustancial alianzas con empresas del área industrial para
consolidar los negocios ya existentes y los nuevos por desarrollar.
 Ampliar la participación de la marca en algunos productos del área industrial, de
manera que la misma sea informada al consumidor final y se logre aprovechar los
beneficios del conocimiento y posicionamiento de la marca industrial.
12
Estructura Organizativa de Chocolates El Rey, C.A.
13
Figura 1. Organigrama de Chocolates El Rey
Fuente: Chocolates El Rey
EXPLICACIÓN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS EN CADA UNO DE
LOS DEPARTAMENTOS QUE OPERAN CONJUNTAMENTE CON LA
GERENCIA DE EXPORTACIONES DE CHOCOLATES EL REY
Gerencia de Comercialización: El gerente de comercialización se encarga de la
dirección general de dicha gerencia, donde se maneja la negociación de los productos
dentro del mercado en cada uno de sus segmentos, además de encargarse de la
supervisión del correcto funcionamiento de las Gerencias a su cargo.
Gerencia de Mercadeo: En esta gerencia se trabaja todo lo relacionado a las
estrategias de marketing que se utilizan para proyectar los productos de Chocolates
El Rey entre distribuidores, consumidores, publicaciones y la exhibición de la marca
en eventos tales como exposiciones, catas, entre otros.
Gerencia de Exportaciones: El Gerente de Exportaciones es el encargado de
diversas tareas tales como, concertar negocios con clientes potenciales en el
extranjero, encargarse de procedimientos administrativos relacionados con las
exportaciones que se realizan y presentar reportes de ventas de exportación ante la
directiva de la empresa.
14
Gerencia de Consumo Masivo: En esta gerencia se trabaja tanto la captación de
nuevos clientes como la negociación con los ya existentes. Por lo general, son de
distribución nacional y puntos de venta seleccionados previamente.
Gerencia Food Service e Industrial: La Gerencia de Food Service e Industrial capta
y vende a clientes industriales que utilizan los productos de Chocolates El Rey como
materia prima para la elaboración de otros productos. Igualmente sucede con los
clientes denominados Food Service, que son básicamente del ramo pastelero.
15
CAPÍTULO II
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS POR LA PASANTE
EN LA GERENCIA DE EXPORTACIONES DE LA EMPRESA
CHOCOLATES EL REY
El lapso de pasantía consta de una duración de un trimestre académico (12
semanas) y este inicia una vez que la pasante se incorpora a la empresa en calidad de
pasante, desarrollando a lo largo del tiempo mencionado actividades inherentes al
área de trabajo a la que fue asignada y acordes con los conocimientos adquiridos en
el curso de la carrera.
Luego de ser la pasante ubicada en la Gerencia de Exportaciones, donde
estuvo durante todo el tiempo de la pasantía, la guían en un recorrido por las
instalaciones y recibe una breve introducción acerca de la empresa, sus
departamentos y las funciones que llevan a cabo cada uno de ellos.
Los primeros dos días de pasantía, la pasante se dedica a conocer todo lo
referente a la empresa, su historia, productos, proveedores y clientes a fin de
comprender los objetivos y la razón de ser de ésta. Seguidamente, se dispone a
desarrollar las actividades en la Gerencia de Exportaciones de Chocolates El Rey,
estipuladas en el plan de trabajo elaborado por la empresa, las cuales se describen a
continuación.
16

Elaboración de Trabajos de Investigación de Nuevos Mercados:
La pasante realizó trabajos de investigación sobre países que podrían
ser posibles clientes en el futuro, recolectando información económica,
geográfica y social,
particularmente aquellos enfocados en los
respectivos mercados para determinar el estatus del cacao y el
chocolate en dichos países y las competencias existentes. Además de
presentar los principales indicadores económicos de cada uno de ellos,
a fin de tener una idea de las condiciones en que éstos se encuentran y
proveer información relativa a las
aduanas y sus respectivas
normativas. Los países sobre los cuales se hicieron las investigaciones
fueron Bolivia, Perú y Panamá y Brasil.

Elaboración de diversos trabajos de investigación de utilidad para
la Gerencia de Exportaciones de la Empresa Chocolates El Rey:
Además de los trabajos antes mencionados, la pasante se dio a la tarea
de realizar investigaciones relacionadas con el cacao y el chocolate
que se considera serían de gran ayuda para la Gerencia de
Exportaciones, ya que contarían con un banco de información más
amplio; además de estar en la posibilidad de brindar mayor
información, nueva y más específica a sus clientes actuales y futuros.
Dichos trabajos tratan sobre “Los mejores productores de chocolate
gourmet en el mundo”, “Instituciones de apoyo al exportador en
Venezuela”, “Ferias Mundiales de Alimentación y Chocolate”,
“Curiosidades del Chocolate”, “Chocolates Orgánicos”, “Comercio
Justo”, y “Competencia de Chocolates El Rey en el mundo”.
17

Tramitación de órdenes y pedidos de exportación:
Una vez comprendido todo el proceso de exportación de la empresa, la
pasante se encargó de realizar órdenes pro forma de los pedidos hechos
por los clientes. Era responsabilidad de la pasante emitir dicho
documento,
introduciendo
en
los
campos
establecidos
las
informaciones requeridas, tales como, dirección y datos tanto de
Chocolates El Rey como del cliente, fecha, número de pro forma,
número de orden y código del cliente. Para hacer el cálculo del costo
de la venta se debió tomar en cuenta el código y denominación del
producto, cantidad en cajas, kilogramos, el precio por caja y valor FOB
en dólares, además de otros datos requeridos para efectuar el envío.
Luego de realizar las pros formas, la pasante las remitía al Gerente de
Exportaciones para su verificación y procesamiento.

Cobranzas de pedidos de exportación:
Como otra de las actividades llevadas a cabo en la Gerencia de
Exportaciones, la pasante realizó la cobranza de pedidos. Esto lo hizo
llenando los recibos de cobro con la información contenida en la
factura comercial, para posteriormente ser verificada y firmada por el
Gerente de Exportaciones. Luego de esto, se remitía los recibos de
cobro y las facturas al asistente administrativo para que éste ingresara
la cobranza en el sistema, específicamente en el módulo de cuentas por
cobrar del cliente. Una vez concluido los pasos anteriormente
descritos, se devuelve a la pasante, una copia del recibo de cobro y de
18
la factura debidamente firmada y sellada por la administración para ser
archivada finalmente en el expediente del cliente.

Programación y reservación de envío de contenedores:
Dentro del proceso de exportación, es fundamental la reservación y
programación de la fecha de salida de los contenedores
que
transportará la mercancía a su destino. La pasante llevó a cabo esta
fase del proceso realizando el booking del contenedor en la página
web de la naviera, introduciendo los puertos de origen y destino de la
exportación y el número de semanas para la cual se estima la misma.
De ser conveniente la fecha disponible en el sistema, se selecciona y
reserva. Posteriormente, se envía esta información al cliente y al
agente aduanal. A partir de ese momento, es éste último quien se
encarga de los trámites siguientes relacionados con el contenedor.

Envío de paquetes de muestras de chocolate al exterior:
Presentándose la oportunidad de
hacer este envío, la pasante lo
ejecuta bajo la supervisión de la asistente del Gerente de Exportación.
Por ser una cantidad pequeña de productos, el envío será vía aérea con
la empresa de envíos FedEx, por lo que se llena la guía aérea con los
datos del remitente y el destinatario, se hace una breve descripción del
producto y se identifica al responsable de cubrir los gastos por flete y
aranceles. Además de esto, se deben presentar cuatro (4) documentos
requeridos por la aduana venezolana, a saber: Carta Anti-droga;
Declaración Jurada por parte del responsable del envío; Certificado del
Remitente de Envíos al Exterior que consta de dos partes, una donde el
responsable da fe del conocimiento del envío y la otra donde se
19
describen las características del producto; y adicionalmente, se debe
emitir una factura pro forma indicando las especificaciones de las
muestras a enviar, los datos del remitente, los datos del destinatario y
un valor apreciativo de la muestra, expresado en dólares. Finalmente,
la pasante remitió todos los documentos a la Gerencia de
Exportaciones para su verificación, firma y sellado por parte del
Gerente de Exportaciones.

Resumen de ventas de exportación de los últimos cinco (5)
ejercicios fiscales de la empresa:
La pasante elaboró resúmenes de las ventas que se realizaron entre el
año 2005 y 2010, utilizando datos propios de la Gerencia de
Exportaciones. Dichos resúmenes consisten en revisar y hacer cálculos
de las ventas totales, tanto en kilogramos (Kg.) como en bolívares
(Bs.) y dólares ($), por año, país y producto. A partir de éstos cálculos,
la pasante generó gráficos donde se reflejaban las medidas de los
ingresos por ventas de la compañía anualmente, seccionado por países,
tipo de producto que se vendía en cada uno de ellos y años. Además de
esto se hicieron breves comentarios, analizando los resultados
arrojados por el proceso antes descrito. Estos resúmenes son de gran
ayuda para ésta gerencia debido a que le permiten tener una
percepción global y sencilla de la dinámica de las ventas.
20

Resumen comparativo entre el presupuesto de ventas y las ventas
reales del ejercicio económico:
Le fue solicitado a la pasante elaborar, a partir de un recuentro
presupuestario
de
ventas
suministrado
por
la
Gerencia
de
Exportaciones, una tabla clasificada por país y mes donde se reflejan,
tanto en Kg. como en Bs. las cantidades de productos estimadas a
vender y las realmente vendidas, además de precisar la diferencia en
Kg., Bs., y porcentaje entre cada mes. Igualmente, se generarían otras
tablas con los mismos datos anteriores pero en esta oportunidad
calculando el acumulado en ventas mes a mes. Esto se hace con la
finalidad de poder analizar el comportamiento de las ventas y detectar
los declives en las mismas, en caso de haberlos.

Elaboración de estructura de costos de productos para
exportación:
A la pasante se le asignó la tarea de hacer el cálculo del costo del
producto. Este es uno de los requisitos para solicitar la Calificación de
Origen ante el Ministerio para el Poder Popular del Comercio, exigida
para exportar. La estructura de costos consiste en separar en dos (2)
renglones los diversos costos que intervienen en la elaboración del
producto. El primero es “Costos Directos” e incluye las materias
primas, la mano de obra, depreciación y otros costos indirectos. Por
otra
parte,
están
los
“Costos
Indirectos”,
que
son
gastos
administrativos, gastos de publicidad, gastos de ventas y otros gastos.
Una vez calculado los costos, se separan las materias primas en
nacionales e importadas, ya que es necesario especificar cada una, con
su respectivo código arancelario y nombre del proveedor, además de
21
colocar la denominación comercial del producto, su código y
descripción arancelaria y su unidad de medida y aplicación.
22
CAPÍTULO III
CASO PRÁCTICO: EXPORTACIÓN DE TABLETAS Y DISCOS DE
CHOCOLATE A EE.UU.
La exportación es el tráfico legítimo de bienes y servicios nacionales de un país
pretendidos para su uso o consumo en el extranjero. Las exportaciones son
generalmente llevadas a cabo bajo condiciones específicas.
Chocolates El Rey, desde 1995 exporta a EE.UU. y otros países, productos de las
líneas Carenero Superior y Río Caribe. El cacao utilizado para la elaboración del
chocolate se cosecha principalmente en la zona costera del Estado Miranda
(Barlovento). En la planta de Chocolates El Rey, ubicada en Barquisimeto, Edo. Lara,
se procesa el cacao para llegar al producto final, chocolate en diferentes
presentaciones. Igualmente es empacado en la planta.
Descripción del Caso Práctico
A principios del mes de Junio de 2010, se recibió en la Gerencia de Exportación un
pedido de EE.UU., hecho por una importadora de alimentos gourmet , cliente de
Chocolates El Rey solicitando la venta de 24.819,60 Kg. de chocolate en
presentaciones de discos y tabletas. De acuerdo a lo establecido en las normas ISO
por las que se rige la empresa, el primer paso para llevar a cabo la venta y
exportación del producto es realizar una factura pro forma (anexo 1) donde se
detallan las características del producto (peso, cantidad, código, etc.) y datos tales
como dirección tanto de Chocolates El Rey como del cliente, fecha, número de pro
forma, número de orden y código del cliente.
23
Seguidamente, la factura pro forma se envió al cliente vía e-mail para que éste de su
aprobación y así meter el pedido en la planificación de producción que se realiza
mensualmente. Además de esto, se reservó el cupo del contenedor dentro del buque
en la página de la naviera MAERSK LINE y una vez hecho, se procedió a enviar al
cliente y al agente aduanal por correo electrónico el código de la reservación con la
información del viaje. Cuando ya estuvo listo y empacado el producto se les notificó
al cliente y al agente aduanal para iniciar la tramitación de los documentos de
exportación que se presentarán posteriormente ante la Aduana de Puerto Cabello,
estos son:
-
Documento de Transporte (B/L)
-
Certificado Sanitario
-
Certificado de Origen
(Anexos 2 al 4)
Una vez que los documentos estuvieron listos, en planta ya se había realizado el
proceso de paletizado del producto y se emitieron el Certificado de fecha de
elaboración y lote (anexo 5) y el Packing List (anexo 6), además de la Carta
Antidroga, que son también documentos necesarios al momento de la inspección por
parte de la Guardia Nacional y para realizar la exportación. El funcionario enviado
por la GN, ya habiendo certificado los datos en los documentos de paletizado procede
a colocarle los precintos de seguridad a los contenedores y a levantar el Acta de
Revisión de Mercancía para la Exportación, autorizando así la salida del contenedor
para su traslado al Puerto Cabello.
Cuando el contenedor se encuentra ya listo para partir del puerto de origen, en la
Gerencia de Exportación se hace la recolección de los documentos de exportación
24
que se deben enviar al cliente que se encuentra en el país de destino, dichos
documentos se envían por la empresa de encomiendas FedEx y son los siguientes:
- Factura Comercial Definitiva (Original) (anexo 7)
- Certificado de fecha de elaboración y lote
- Packing List
- Certificado Sanitario
- Certificado de Origen
- Documento de Transporte (B/L)
Esta exportación concluyó con el acuso de recibo de estos documentos y de la
mercancía.
25
CONCLUSIONES
Durante la estadía dentro de la empresa Chocolates El Rey, la pasante tuvo
acceso a los procesos que se llevan a cabo en los departamentos que operan dentro de
la misma, especialmente en la Gerencia de Exportaciones. Como estaba previsto, los
objetivos planteados al inicio de la pasantía fueron cubiertos por completo, debido a
la participación constante de la pasante en las distintas actividades propuestas dentro
de la Gerencia de Exportaciones de Chocolates El Rey.
El período de pasantías exigidas por la Universidad Simón Bolívar le
suministro a la pasante la oportunidad
de tener en su haber una cantidad de
conocimientos prácticos que pueden ser tomados en cuenta para su experiencia en el
área profesional, ofreciéndole nuevos caminos y perspectivas del mundo laboral, esto
aunado al fortalecimiento personal allí alcanzado, apoyado en fortalezas tales como la
responsabilidad, puntualidad, iniciativa y respeto.
Respecto a las actividades desarrolladas dentro de Chocolates El Rey, la
pasante abarcó en su totalidad los objetivos trazados al principio de la pasantía y pudo
asimilar y comprender los procesos que se llevan dentro de la Gerencia de
Exportaciones, ya que aprendió tareas cotidianas tales como el booking o reservación
de los contenedores de exportación que es una de las principales acciones que se
deben llevar a cabo para la exportación; elaboración de facturas pro forma que son
utilizadas para realizar el cálculo del precio de la venta con informaciones detalladas,
cobranzas de ventas de exportación, entre otros.
26
También la pasante obtuvo conocimientos de índole estadístico o numérico,
ya que, se le asignaron actividades donde fue necesario hacer cálculos de ventas
totales y segmentadas de exportación de diferentes períodos fiscales de la empresa, la
elaboración de la planificación mensual de producción del área de exportación y
resúmenes presupuestarios de ventas estimadas y reales, lo que le permitió
experimentar todas las ramas de la Gerencia de Exportación.
La permanencia de la pasante dentro de la empresa, le brindó las herramientas
necesarias para aumentar su nivel de instrucción, con las que complementó las
nociones teóricas obtenidas a lo largo de la carrera cursada en la Universidad Simón
Bolívar, lo que será de gran ayuda al momento de formar parte de una organización y
desempeñarse en el mundo laboral, haciendo de la pasante una profesional plena.
27
RECOMENDACIONES
PARA CHOCOLATES EL REY:
• La rotación de los pasantes por las Gerencias de cada área de negocios, en aras de
brindarle al pasante el mínimo de conocimientos de cada una de éstas.
• Tener en cuenta el desempeño positivo de los pasantes durante el período de
pasantía con el objetivo de ser considerados para una futura contratación.
PARA LA UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR:
• Proveer a los estudiantes herramientas que ayuden a encontrar rápidamente
pasantías en las empresas.
• Mejorar la difusión de informaciones inherentes a las pasantías, con el fin de
agilizar y facilitar, tanto para el personal de la Universidad como para los estudiantes,
dicho proceso.
28
FUENTES DE INFORMACIÓN
Fuente 1
Página web del Ministerio para el Poder Popular de Comercio, consultada en agosto
de 2010, disponible en: http://www.mincomercio.gob.ve
Fuente 2
Intranet Corporativa de Chocolates El Rey, consultada en agosto y septiembre de
2010, disponible: solo empleados de Chocolates El Rey.
29
GLOSARIO DE TERMINOS
A

Aduana: Órgano de la Administración Pública, dependiente del Ministerio de
Hacienda, situado en puertos, fronteras y aeropuertos, que se encarga de
vigilar el paso de personas y bienes a través de éstos.

Agente Aduanal: Toda persona autorizada por el Ministerio de Finanzas para
actuar ante las autoridades nacionales a nombre de cualquier interesado, en
virtud del cumplimiento de algún trámite, solicitud o procedimiento
relacionado con las actividades aduaneras.
B

B/L (Bill of Lading): Es el documento de Transporte utilizado en despachos
marítimos, puede ser: Directo de exportador a consignatario final (B/L).

Booking: Reserva. Es uno de los pasos más importantes, debido a que con
esto se reserva el cupo del contenedor donde se trasladará la mercancía dentro
del buque.
C
 Calificación de Origen: Es un documento emitido por el Ministerio para el
Poder Popular para Comercio (MPPCO), una vez analizado el perfil de un
producto, donde se indican las normas de origen que éste cumple, así como
los mercados para los cuales puede obtener el Certificado de Origen. Éste
tiene una vigencia de tres (3) años, con excepción de los vehículos, las partes
30
y piezas ensambladas por el Sector Automotriz, que es de un (1) año. El
procedimiento para obtener la calificación de origen depende del productor,
quien deberá suministrar a la Dirección de Administración del Comercio
Exterior o en las Oficinas Regionales del MPPCO, el perfil del producto a
exportar para su análisis.
 Carenero Superior: Línea de productos de Chocolates El Rey, compuesta por
cinco (5) presentaciones diferentes, estas son: Gran Samán, Apamate, Mijao,
Bucare, Caoba, e Icoa.
 Carta Antidroga: Documento exigido por el Ministerio para el Poder Popular
para el Comercio como requisito para realizar una exportación, en el que se da
fe de la legalidad de la mercancía y que está libre de sustancias
estupefacientes y psicotrópicas.
 Certificación ISO 9002: Norma ISO (Internacional Standard Organization)
9002 Calidad Total. La norma ISO 9002 es un Modelo para el Aseguramiento
de
la
Calidad
en
Producción e Instalación.
 Certificación de Origen: Documento en el cual el productor final o el
exportador declara, bajo fe de juramento, el país de origen de la mercancía
que se va a exportar y, a la vez, garantiza que dichas mercancías han cumplido
con las exigencias de las Normas de Origen de los Acuerdos Comerciales
suscritos por la República Bolivariana de Venezuela, con los esquemas
preferenciales unilaterales o, eventualmente, el esquema no preferencial
establecido por un país en particular.
 Certificado Sanitario: Documento expedido por el Ministerio para el Poder
Popular para la Salud, en el que se hace constar que la mercancía a exportar
fue analizada y está exenta de elementos patógenos.
31
D

Documento de Transporte: Término genérico que se otorga al conocimiento
de embarque, guía aérea o carta de porte y que se constituye en la prueba de
existencia del contrato de transporte y recibo de la carga, que será
transportada y entregada al consignatario en el lugar de destino.

DUA (Declaración de Aduana): Es una forma expedida por el SENIAT, en la
cual se ingresan los datos de la exportación en general (exportador, datos de
la exportación, destino de la exportación). La declaración de aduana debe ser
elaborada por un agente aduanal certificado y junto con esta declaración se
deben entregar los siguientes documentos:
• Factura comercial.
• Documento de embarque.
• Compromiso de venta de divisas.
• Certificado del V.A.N.
• Certificado de origen sanitario y fitosanitario.
• Factura de compra.
• Comprobante de gastos.
F

Fedex: Es una compañía aérea de transporte de paquetes y logística de origen
estadounidense, que tiene cobertura a nivel internacional.

FOB: Del inglés free on board, puesto a bordo. Fórmula de pago o clave
utilizada en el comercio internacional para indicar que el precio de venta de
32
un determinado artículo incluye el valor de la mercancía y los gastos de
transporte y maniobra.

Factura pro-forma: Documenta una oferta comercial, con indicación de la
forma exacta que tendrá la factura tras el suministro. No tiene valor contable
ni como justificante; se utiliza fundamentalmente en comercio internacional
para obtener las licencias de importación, para la apertura de créditos
documetarios o para el envío de muestras comerciales. Suele incluir la fecha
máxima de validez.

Factura Comercial Definitiva: Es el documento que describe las mercancías,
por lo general contiene información sobre la aduana de salida y puerto de
entrada, nombre y dirección del vendedor , nombre y dirección del
consignatario, descripción detallada del mercancía, cantidades, peso,
modalidades del embarque, precio de la mercancía, especificando el tipo de
moneda y señalando su equivalente en moneda nacional ( sin incluir IVA),
tipo de divisas, condiciones de venta, lugar y fecha de expedición, además de
requerimientos adicionales exigidos por el comprador.

Food Service: Área de negocios de Chocolates El Rey, dirigida a canales de
comercialización que demanden las características de los productos
elaborados bajo esta línea.
M

Maersk Line: Es una de las principales navieras del mundo, que proporciona
servicios a sus clientes alrededor del mundo. Cuenta con una flota de 470
porta-contenedores y más de 1.900.000 contendores para ofrecer una
cobertura amplia y fiable, de carácter global.
33

Marketing: Mercadeo. Proceso social y administrativo por el cual los grupos e
individuos satisfacen sus necesidades al crear e intercambiar bienes y
servicios.

MPPCO: Ministerio para el Poder Popular del Comercio.
P

Packing List: Lista de Empaque. Documento comercial que tiene por objeto
detallar la cantidad de mercancía que contiene cada bulto, especificando peso
y dimensión de cada uno.

Paletizado: Es la acción y efecto de disponer mercancía sobre un palé para su
almacenaje y transporte.
34
ANEXOS
35
1.Factura pro forma de la exportación.
36
2.Documento de Transporte (B/L)
37
38
3.Certificado de Origen
39
4.Certificado Sanitario
40
5.Certificado de fecha de elaboración y lote
41
6. Packing List o Lista de empaque
42
43
44
7.Factura Comercial Definitiva
45