invitacion para contratar los servicios de aseo general y hospitalario

SEPTIEMBRE DE 2010 de 2010
TABLA DE CONTENIDO
1
INFORMACIÓN GENERAL
1.1
De la Convocatoria
1.1.1
Objetivo general
1.1.2
Instrucciones para la respuesta
1.1.3
Estudio y evaluación de las propuestas
1.1.4
Aclaraciones y correspondencia
1.1.5
Fecha y forma de entrega de las propuestas
1.1.6
Garantía de seriedad de la propuesta
2
INFORMACIÓN DEL PROPONENTE
2.1
De la empresa
2.1.1
Certificado de existencia y representación legal
2.1.2
Certificaciones
2.1.3
Premios y reconocimientos
2.1.4
Información financiera
2.1.5
Declaración de inhabilidades
2.1.6 Autorización para contratar
3.
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
4.
CRITERIOS EXCLUYENTES DE LA PROPUESTA
4.1
CRITERIOS SUBSANABLES DE LA PROPUESTA
5.
INFORMACIÓN GENERAL DE LA PROPUESTA
5.1
CONDICIONES COMERCIALES
5.1.1 Costos de los servicios
5.1.2 Vigencia de las propuestas
6.
CONDICIONES CONTRACTUALES
6.1
Impuestos
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SEPTIEMBRE DE 2010 de 2010
6.2
Pólizas de garantía
6.3
Cesión y subcontratación
6.4
Confidencialidad de la información
6.5
Independencia laboral
6.6
Causales de terminación
6.7
Suspensión de trabajo y terminación por conveniencia
6.8
Seguimiento y auditorias
6.9
Tecnologia informatica
ANEXO No 1 CARTA DE PRESENTACIÓN
ANEXO No 2 FORMATO DE EXPERIENCIA
ANEXO No 3 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARA EL SERVICIO DE ASEO DE LA
CLÍNICA COMFENALCO
ANEXO No 4 FORMATO OFERTA ECONÓMICA PARA EL SERVICIO DE ASEO DE LA
CLÍNICA COMFENALCO.Cuadro adjunto al item de oferta economica .
ANEXO No 5 TECNOLOGIA INFORMATICA
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1.
INFORMACIÓN GENERAL
De la Convocatoria
Objetivo general
El objeto de este documento es especificar los requerimientos técnicos mínimos para
contratar los servicios de Aseo General y Hospitalario, mantenimiento Básico y jardinería
para la Clínica Comfenalco Antioquia ubicada en la Calle 30 No 65 B – 57, basados en las
especificaciones, cantidad y presentación según relación adjunta anexa.
La presentación de la PROPUESTA por parte de EL PROPONENTE constituye evidencia
de que estudió completamente las especificaciones, formularios, y demás documentos
que se le entregaron; que recibió las aclaraciones necesarias por parte de Comfenalco
Antioquia sobre inquietudes o dudas previamente consultadas, y que ha aceptado que
estos TÉRMINOS DE REFERENCIA son completos, compatibles y adecuados para
identificar el trabajo que se contratará; que está enterado a satisfacción en cuanto al
alcance de dicho trabajo, y que ha tenido en cuenta todo lo anterior para fijar el valor,
plazo y demás aspectos de su PROPUESTA.
Esta convocatoria no genera obligatoriedad para con los proveedores que presenten
oferta, COMFENALCO Antioquia se reserva el derecho de realizar su propio proceso de
selección del servicio con base en los criterios internos y confidenciales que determine
importantes considerar. Una vez seleccionado un proveedor, se establecerá la relación
comercial más adecuada entre las partes.
La propuesta va dirigida a todas las personas naturales o jurídicas, así como a los
consorcios y uniones temporales interesadas en presentar propuesta para contratar bajo
la modalidad de precios unitarios con COMFENALCO Antioquia, no se permite la
subcontratación para la ejecución de este suministro.
1.1.2 Instrucciones para la respuesta
Este documento contiene la información que COMFENALCO Antioquia considera
importante compartir con los proponentes para la presentación de su propuesta. Contiene
además pautas importantes para tener en cuenta al momento de elaborarla.
Tenga en cuenta las siguientes observaciones:
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La oferta debe ser entregada en idioma Castellano, en original y una (1) copia en medio
físico y en medio magnético en CD tipo R con el cumplimiento de los siguientes
requisitos:
a.
b.
c.
d.
e.
La propuesta debe contener un índice
La propuesta física debe estar argollada.
Los formatos de la oferta deben estar diligenciados en su totalidad.
Sólo se evaluarán las propuestas que tengan los formatos completos.
Propuesta foliada (es decir sus páginas numeradas de manera consecutiva).
Todos los numerales obligatorios deberán ser contestados, de faltar al menos uno de ellos
la propuesta será descalificada.
Las imágenes escaneadas deberán incluirse en un documento electrónico con las
características antes descritas.
La propuesta debe incluir una página de portada que identifique el nombre de la
compañía, el nombre y cargo del contacto responsable por la propuesta, su dirección
electrónica (e-mail), número de teléfono y fax.
Los documentos anexos a las respuestas deberán tener un pie de página que identifique
el nombre del proponente y el numeral al cual hace referencia.
1.1.3 Estudio y evaluación de las propuestas
El estudio y evaluación de las propuestas se hará con base en su contenido; sin embargo,
COMFENALCO Antioquia se reserva el derecho de verificar la información suministrada y
de descalificar aquellas propuestas que, a su juicio, contengan información inexacta o
falsa.
Para la evaluación de las propuestas se tendrá en cuenta los siguientes criterios:
Evaluación Jurídica
Evaluación Financiera
Evaluación Técnica
Evaluación Económica
PUNTAJE TOTAL
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Cumple o No cumple
Cumple o No cumple
500 puntos
500 puntos
1000 PUNTOS
EVALUACIÓN JURÍDICA: Cumple o no cumple
Consiste en el concepto emitido por el Asesor Jurídico de Comfenalco Antioquia basado
en la revisión de la totalidad de los documentos presentados con la propuesta de acuerdo
a los requerimientos de estos términos de referencia y/a las disposiciones legales
vigentes.
En la evaluación jurídica no hay lugar a asignación de puntaje, pero la propuesta que no
apruebe dicha evaluación, será rechazada.
EVALUACIÓN FINANCIERA: Cumple o no cumple
La verificación financiera de la solvencia económica del oferente se hará con base en los
análisis de los estados financieros 2008 y 2009 presentados por los proponentes. Se
analizarán los siguientes indicadores, los cuales determinaran si cumple o no el oferente.
Capital de Trabajo (Activo corriente menos Pasivo corriente) Cumple o no cumple.
Para efectos del cálculo se utilizarán dos decimales como máximo. La aproximación se
hará para las milésimas iguales o mayores a cinco de la centésima superior y por debajo
de cinco a la centésima inferior.
Endeudamiento (Total Pasivo/Total Activo) Cumple o no cumple
El proponente debe acreditar tener un endeudamiento igual o inferior a 55, para cumplir,
el endeudamiento puede ser superior siempre y cuando sea con la casa matriz.
Apalancamiento (Pasivo Total / patrimonio) Cumple o no cumple
El proponente debe acreditar tener menos de 1.00, para cumplir.
Nota: En caso de que la propuesta sea presentada por Unión Temporal o Consorcio, se
sumarán los estados financieros de sus miembros y se obtendrá un nuevo estado
financiero, el cual será objeto de verificación.
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EVALUACIÓN TÉCNICA:
Las propuestas serán estudiadas por un COMITÉ TECNICO, cuyos integrantes serán
designados por COMFENALCO Antioquia, y consiste en el estudio comparativo de los
productos ofrecidos, las condiciones, la experiencia, el valor agregado de cada oferta,
capacitación del personal, calidad y capacidad técnica.
FACTORES DE EVALUACIÓN
Ejecución y Cumplimiento de contratos
Calidad y capacidad técnica
Integralidad de la oferta
Total
PUNTOS
100
250
150
500
Este factor se subdividirá en tres parámetros, los cuales se califican así:
1. EJECUCIÓN Y CUMPLIMIENTO DE CONTRATOS (100 PUNTOS)
Este parámetro se evaluara teniendo en cuenta el número de contratos durante los dos
últimos años con la Empresa Pública o Privada ,con Hospitales de II y III Nivel de
atención sustentándolos con las certificaciones expedidas por los contratantes sobre su
cumplimiento. Se deberá presentar resumen de experiencia registrando la información
condensada en el Anexo No 2: Formato de experiencia, en esta tabla se podrán adicionar
las filas que considere necesarias el proponente. Para obtener el puntaje se aplicará la
siguiente tabla:
DESCRIPCIÓN
Contratos con Entidades Hospitalarias
Otras Entidades
Total
PUNTAJE:
No. de Contratos
X 100 %
Mayor No. de contratos
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PORCENTAJE
75
25
100
2. CALIDAD Y CAPACIDAD TÉCNICA (250 PUNTOS)
La evaluación técnica corresponde a la evaluación de las iniciativas que presente el
oferente en aras de satisfacer las necesidades que redunden en beneficio de Comfenalco
Antioquia. Estos parámetros, se evalúan teniendo en cuenta el Anexo No 3:
Especificaciones técnicas para la prestación del servicio de aseo general, aseo
hospitalario, mantenimiento básico y jardinería, en donde se deberá registrar y soportar
toda la información allí solicitada, junto con otros parámetros dados a continuación,
teniendo en cuenta la siguiente asignación de puntaje:
INICITATIVA
PUNTOS
Anexa cuadro con los equipos a utilizar y ficha de producción,
10
marca, tecnología y vida media
Presentar formato plan de mantenimiento
preventivo de
10
equipos
Cuenta con sistemas de información para nomina ,facturación
20
e inventarios
Entrega Listado de cargos con número de personas a laborar.
10
Perfil de los funcionarios administrativos y operativos según el
10
cargo.
Presenta el manual de calidad del servicio
10
Presenta formato plan metrologia de equipos que lo requieren
10
Presenta plan de manejo de residuos sólidos
30
Presenta plan de capacitación del personal
10
Presenta protocolo de desinfección y aseo Hospitalario
40
Presenta protocolo de aseo general
30
Presenta protocolo de mantenimiento básico
30
Presenta protocolo de contratación de personal
30
Total
250
3. INTEGRALIDAD DE LA OFERTA (150 PUNTOS)
La integralidad de la oferta se refiere a que el puntaje se asignara al mayor número de
ítems asociados, es decir, a propuestas que incluyan mayor cantidad servicios a prestar.
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Se calificará con 150 puntos aquel proveedor que tenga más ítems asociados y
proporcionales a este, se asignará el puntaje de los demás proponentes.
COMFENALCO Antioquia, podrá solicitar visita a instalaciones como demostración del
servicio ofrecido, como parte del proceso establecido para la selección.
4. EVALUACIÓN ECONÓMICA
La evaluación económica se evaluara teniendo en cuenta la información contenida en el
Anexo 4: Formato de oferta económica para la operación del servicio de aseo general,
aseo hospitalario, mantenimiento básico y jardinería, por persona requerida para
prestación de cada tipo de servicio solicitado.
Los puntajes asignados son:
FACTORES DE EVALUACIÓN
PRECIO
DESCUENTOS FINANCIEROS
TOTAL
PUNTOS
400
100
500
Las propuestas serán evaluadas por la Subdirección Financiera de Comfenalco Antioquia
mediante el estudio económico financiero comparativo de las propuestas.
PRECIO:
El puntaje de calificación será de 400 puntos al precio. Se calificará con el máximo al
menor precio y en adelante de la siguiente manera: Se asignará el máximo puntaje al
oferente que presente los precios más favorables para Comfenalco Antioquia y
proporcionalmente a éstas, se asignará a los restantes oferentes.
La fórmula para la asignación del puntaje será la siguiente:
P
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=
Tarifa más baja * 400
Tarifa ofertada a evaluar
Donde, la “tarifa más baja” es por funcionario según servicio a prestar
Colombianos.
en pesos
1.1.4 Aclaraciones y correspondencia
El 15 de Septiembre de la presente anualidad se realizará una reunión aclaratoria del
presente pliego de condiciones en la dirección: Carrera 65b # 18 – 49 Centro de
Integración Universidad y Empresa Comfenalco a las 3 pm, y se recibirán consultas
relacionadas con la presente propuesta, con excepción de la propuesta misma, en los
siguientes correos electrónicos:
[email protected]
Con copia al correo de:
[email protected]
[email protected]
[email protected]
Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la realización de la citada reunión,
se resolverán las inquietudes. Posterior a este plazo no se resolverán inquietudes.
COMFENALCO Antioquia responderá dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la
recepción de la solicitud de aclaración. Las respuestas se enviarán, vía correo
electrónico, a la dirección informada por el proponente; y se enviará copia de las
preguntas, respuestas y aclaraciones a los demás proponentes que asistieron a la reunión
de aclaración.
1.1.5
Fecha y forma de entrega de las propuestas
La propuesta deberá presentarse en sobre debidamente cerrado dirigido al señor
Santiago Restrepo Castrillón, Jefe del Departamento de Compras y Logística, en original,
y una (1) copia foliada y CD-R, y debidamente rotuladas en la parte superior derecha y
relacionados en índice general, indicando el nombre del proponente cotizante, la dirección
número de teléfono y fax.
La propuesta deberá ser entregada en las oficinas de la Sede Administrativa y de
servicios Palacé de COMFENALCO Antioquia, ubicadas en la Carrera 50 # 53-43, Piso 1,
Coordinación Administración de Documentos, donde se colocará fecha y reloj a los
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sobres. Una vez se cierre la convocatoria, la Auditoria General levantará “acta de
apertura de ofertas”, firmará y remitirá la propuesta con todos los soportes al área de
Proyecto Clínica.
Las propuestas que no se reciban en medio físico y magnético hasta la fecha y hora
establecidas, en el lugar antes descrito, descalifican al proponente. No se recibirán
posteriormente.
La copia se marcará de la misma manera, con la diferencia que se anunciará que se trata
de “copia”.
Las propuestas que no se reciban en medio físico y magnético hasta la fecha y hora
establecidas, en el lugar antes descrito, descalifican al proponente. No se recibirán
posteriormente.
La fecha máxima para la presentación de las propuestas es el 7 de Octubre de 2010
de a las 08:00 AM, hora local.
1.1.6
Garantía de seriedad de la propuesta
La propuesta deberá acompañarse de una garantía bancaria o de compañía de seguros,
legalmente establecida en Colombia, preferiblemente con domicilio y poder decisorio en el
Municipio de Medellín, de forma aceptable para Comfenalco Antioquia por un valor
equivalente al 10% del valor estimado para este contrato de $720.000.000 ( Setecientos
veinte millones de pesos .
De no presentarse en la forma señalada, la propuesta será eliminada. Cuando se
otorgue la garantía por conducto de una sucursal diferente a las establecidas en Medellín
o por compañías aseguradoras que no tengan su domicilio principal en este Municipio,
deberán acreditar ante Comfenalco Antioquia y a satisfacción de ésta, que lo relacionado
con el manejo de todos los asuntos que tengan que ver con las garantías se hará por
conducto de personas domiciliadas en Medellín y debidamente autorizadas por dichas
compañías.
La garantía de seriedad de la oferta deberá tener una vigencia 90 días calendario,
contados a partir de la hora cero (0) de la fecha de cierre de presentación de las ofertas
establecidas en la presente convocatoria.
La garantía deberá acompañarse de la constancia de cancelación de la prima respectiva
al asegurador o garante.
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El tomador de la garantía deberá ser la persona natural o jurídica que se hace
responsable de la oferta (proponente). La garantía de seriedad de la propuesta deberá ser
firmada por el tomador. Mediante dicha caución garantizará:
Que mantendrá la totalidad de su propuesta, sin modificaciones de ninguna clase, desde
la fecha de cierre del proceso de contratación y durante el período de validez de la oferta.
2.
2.1
INFORMACIÓN DEL PROPONENTE
De la empresa
2.1.1
Certificado de existencia y representación legal
Acredite su existencia y representación legal mediante certificado expedido por la Cámara
de Comercio de su domicilio principal, teniendo en cuenta que la sociedad se haya
constituido para una vigencia de duración mayor a tres años. El certificado que acredite la
existencia y representación legal debe tener como fecha de expedición un término no
mayor a treinta (30) días de la fecha de cierre de la invitación.
Las personas jurídicas extranjeras acreditarán su existencia y representación legal
mediante el documento expedido por el organismo o funcionario competente, según las
leyes y reglamentos de su respectivo país. Los documentos otorgados en el exterior
deberán presentarse visados por el cónsul y por el Ministerio de Relaciones Exteriores, a
menos que se trate de documentos expedidos en países signatarios y con los requisitos
vigentes de la Convención sobre la Apostilla (miembros o adherentes), ya que los mismos
no requieren de legalización ante las autoridades diplomáticas o consulares Colombianas
para ser exhibidos en Colombia.
Si del certificado de existencia y representación legal se desprende que el representante
legal requiere de una habilitación para celebrar contratos de determinada cuantía, se
deberá anexar a la propuesta una copia del acta expedida por el órgano social
competente dependiendo del tipo de sociedad, en donde se le habilite.
Toda la documentación que se aporte para acreditar la existencia y representación legal,
así como el otorgamiento de poderes, debe sujetarse a las disposiciones legales vigentes
en Colombia teniendo en cuenta el lugar de otorgamiento.
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2.1.2 Certificaciones
Anexe las certificaciones que ha obtenido su empresa. . Por cada certificación deberá
suministrar la información solicitada.
Este tipo de certificaciones no tiene un porcentaje de peso particular. Aplicará en caso de
un empate de proveedores.
2.1.3 Premios y reconocimientos
Anexe los premios o reconocimientos que ha recibido en los productos a proveer, en
los dos últimos años. Por cada premio o reconocimiento deberá suministrar la
información solicitada.
Esto no tiene un porcentaje de peso particular. Aplicará en caso de un empate de
proveedores.
2.1.4 Información financiera
Adjunte el balance y estado de pérdidas y ganancias de los dos últimos años (2008 –
2009). Para empresas con cifras expresadas en moneda extranjera, suministre las tablas
de cambio de su moneda local respecto al peso colombiano al final de cada año fiscal.
Este tipo de certificaciones no tiene un porcentaje de peso particular. Aplicará en caso de
un empate de proveedores.
.1.5
Declaración de Inhabilidades
Documento suscrito por el Representante Legal en el que se manifiesta que no existe
entre él como persona natural o los integrantes de su empresa, ningún vinculo o
parentesco hasta el cuarto grado de consanguinidad, primero de afinidad o único civil con
alguno de los Miembros del Consejo Directivo, con el Director Administrativo, con los
Directivos y funcionarios ni con el Revisor Fiscal de COMFENALCO ANTIOQUIA, que le
impida celebrar la presente contratación, en acatamiento a la prohibición establecida en el
artículo 7 de la Ley 21, Artículo 23 de la Ley 789, y los estatutos de la Corporación.
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2.1.6 Autorización para contratar
En el caso que el Representante Legal, conforme a los estatutos no tenga facultades para
contraer obligaciones a nombre de la misma en razón de su cuantía, debe presentar
fotocopia auténtica del Acta ó certificación en que conste la autorización de la Junta de
Socios, Junta Directiva o Asamblea General de Socios, que lo autorice para participar en
la invitación y suscribir el respectivo contrato en caso de salir favorecido con la
adjudicación.
2.1.7 Certificado de aportes a la seguridad social:
Certificación firmada por el Revisor Fiscal y/o representante legal según el caso donde
informa que se encuentra al día en pago aportes de parafiscales y al sistema de
Seguridad Social (ley 489).
2.1.8 Certificado de no registro en boletín de la Contraloría General:
Certificación de Boletín de Responsabilidad Fiscal de la Contraloría General de la Nación
que no se encuentra registrado en el Boletín.
3.
ESPECÍFICACIONES TECNICAS
• Se debe anexar un cuadro con los equipos a utilizar, la fecha de producción, la marca,
la tecnología y la vida media.
• Se debe presentar el formato plan de mantenimiento preventivo de los equipos.
• Se debe presentar el formato plan de metrologia para los equipos que lo requieran
según especificaciones de casa matriz.
• Se debe presentar el plan de manejo de residuos sólidos.
• Plan de capacitación del personal operativo de aseo general y aseo hospitalario, y
administrativo.
• Protocolo de desinfección a utilizar en aseo hospitalario.
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• Protocolo de desinfección de aseo general.
• Protocolo de mantenimiento básico
• Protocolo de contratación de personal
Será a cargo del proponente la siguiente dotación:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Muebles y enseres de oficina
Material de oficina
Equipos de computo
Dotación de Bioseguridad y uniformes del personal
Coordinador del servicio.
Y todo lo demás para el normal funcionamiento del servicio.
Lo que siendo requerido para la prestación normal del servicio que no se encuentre en
este listado y que el proveedor detecte esta en la obligación de informarlo en listado
anexo.
Será a cargo de COMFENALCO Antioquia:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
3.1
Las instalaciones físicas
Los mesones de acero inoxidable o cualquier otro material que vayan empotrados
Instalaciones eléctricas
Instalaciones Hidráulicas
Lockers y vestiers de personal
Zonas de descanso
Insumos de servicio sanitario y cocinetas
Personal
El PROVEEDOR contratará al personal requerido por su riesgo y cuenta, siendo éste en
todo caso el empleador del personal, no existiendo en ningún momento relación laboral,
contractual, de naturaleza alguna entre éste y COMFENALCO ANTIOQUIA. Dicho
personal dependerá exclusivamente del proveedor, por cuanto éste tendrá todos los
derechos y deberes inherentes a su calidad patronal.
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3.2
Plan de trabajos a realizar y aseguramiento de la calidad
Sin perjuicio de la presentación de la documentación específica que se exige, la Jefatura
de Servicios Generales, en coordinación con el proveedor, elaborará un Plan de Trabajos
a realizar para el servicio con cronograma anual y seguimiento mensual y manejo por
indicadores.
3.3
Requisitos Ambientales
Con objeto de respetar la Política Ambiental definida por Comfenalco Antioquia, así como
colaborar en la mejora del Medio Ambiente, el proveedor deberá anexar el Plan de
Manejo Ambiental.
Esto se acompaña de unos indicadores con el fin de verificar que se cumplan estos
procesos, de forma que se genere una estrategia integrada a equipos para aumentar la
eficiencia de los mismos y reducir los riesgos humanos y ambientales: bajar residuos,
prevenir contaminación y generar mejores técnicas para tener comportamientos
ambientales más responsables.
4.
CRITERIOS EXCLUYENTES DE LA PROPUESTA
Se considerarán como criterios excluyentes de la evaluación de las propuestas o causales
de rechazo de las mismas, los siguientes:
Se considerarán como criterios excluyentes de la evaluación de las propuestas o causales
de rechazo de las mismas, los siguientes:
a. Cuando el proponente se encuentre incurso en una inhabilidad o incompatibilidad que
le impida contratar con la Caja.
b. Cuando no se incluya original de la carta de presentación de la oferta firmada por el
proponente o por su representante legal o apoderado según el caso, así como la
certificación de no encontrarse incurso en inhabilidades.
c. Cuando quien suscribe la propuesta no acredite su calidad de representante legal de
la firma proponente o esté indebidamente representado.
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d. Cuando no se incluya original del Certificado de Existencia y representación legal
expedido por la Cámara de Comercio.
e. Cuando no se anexe copia del acta del órgano directivo de la sociedad que autorice a
su representante legal para participar en la convocatoria y para suscribir el contrato,
en el caso que no esté facultado.
f.
Cuando no se incluya copia de los estados financieros solicitados, suscritos por el
Contador y/o Revisor Fiscal.
g. Cuando cualquier oferente trate de intervenir, influenciar o informarse indebidamente,
valiéndose de cualquier medio de la actividad de la administración sobre el análisis y
evaluación de las propuestas.
h. Cuando no se incluya el documento contentivo de la constitución del consorcio y unión
temporal, el cual deberá contener la representación y los términos de la
responsabilidad frente a la entidad.
i.
Cuando no se aporte la póliza de seriedad de la oferta con su respectivo certificado o
recibo de pago.
j.
Cuando no se anexen totalmente diligenciados y en el formato solicitado los
anexos 1,2,3,4,5, toda vez que no es posible la modificación de estos formatos,
que hacen parte integral de la presente invitación.
4.1
CRITERIOS SUBSANABLES DE LA OFERTA:
a. Cuando falte algún dato en el diligenciamiento de los anexos y los formatos
solicitados en la presente invitación.
b. Cuando no se aporte el certificado expedido por la Contraloría General de la
Nación denominado Boletín de Responsabilidad Fiscal.
c. Cuando no se aporte el Certificado del revisor fiscal o el representante legal, que
la empresa se encuentra al día en los pagos de la seguridad social y los
parafiscales.
Nota: la empresa tiene un termino de tres (3) días hábiles, para subsanar la falta de estos
requisitos subsanables, contados a partir de la fecha en que le sea notificado por medio
del correo electrónico que reporte como medio de contacto en la propuesta; pasados los
tres días, el no cumplimiento del requisito faltante, no será evaluada la oferta, generando
la descalificación de la misma.
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5.
5.1
INFORMACIÓN GENERAL DE LA PROPUESTA
CONDICIONES COMERCIALES
5.1.1 Costos de los servicios
Los precios deberán expresarse en pesos colombianos, sin incluir el Impuesto al Valor
Agregado (IVA).
5.1.2 Vigencia de las propuestas
El proponente dará una validez mínima a la oferta de noventa (90) días calendario a partir
de su presentación.
6. CONDICIONES CONTRACTUALES
6.1
Impuestos
Serán por cuenta del contratista todos los costos directos, indirectos e impuestos en que
incurra para la ejecución del contrato, excluido el IVA.
6.2
Pólizas de garantía
El Proponente favorecido deberá suscribir las siguientes pólizas en favor de
COMFENALCO Antioquia otorgada por un banco o compañía de seguros legalmente
establecida en Colombia, con poderes decisorios en la ciudad de Medellín, aceptables en
su procedencia, contenido y forma por COMFENALCO Antioquia.
a. Para asegurar el total y estricto cumplimiento de todas las obligaciones del contrato, la
garantía deberá ser por un valor igual al 20 % del valor del contrato antes del IVA y con
una vigencia igual al plazo de ejecución del contrato y dos (2) meses más.
b. Para garantizar la calidad del servicio, la garantía deberá ser por un valor igual al 10 %
del valor del contrato antes del IVA y con una vigencia igual al plazo de ejecución del
contrato y dos (2) años más.
c. Una garantía que respalde el pago de los salarios, prestaciones sociales e
indemnizaciones, por 10 % del valor del contrato y con una vigencia igual al plazo de
ejecución del contrato y tres (3) años más.
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d. De responsabilidad civil extra - contractual: la empresa deberá aportar la póliza que
tenga constituida de responsabilidad civil extra – contractual por el 10% y ofrecer la
constitución de una, en el evento de que no la haya constituido, durante la ejecución del
contrato y seis meses más.
El valor de estas pólizas correrá a cargo del proponente favorecido con la adjudicación del
proyecto, de acuerdo con los servicios asignados.
En caso de que la cuantía supere el valor o el tiempo inicialmente estimados para el
contrato, el proponente favorecido se compromete a ampliar las pólizas en el valor
estimado de la ampliación.
6.3
Cesión y subcontratación
El proponente reconoce y acepta que en caso de ser seleccionado no podrá ceder o
hacerse sustituir o representar por persona alguna, en todo o en parte para la prestación
de los servicios acordados, sin la previa autorización escrita de COMFENALCO Antioquia.
En caso de cesión previamente autorizada por COMFENALCO Antioquia, el proponente
seleccionado será solidariamente responsable con el autorizado por los derechos y
obligaciones que se deriven de los servicios objeto de este documento. Con todo, el
tercero autorizado se someterá a los términos y demás estipulaciones que le sean
aplicables con ocasión al objeto de negocio aquí prescrito, siendo además responsable
del cumplimiento de los estándares de calidad y obligaciones a su cargo.
Para la ejecución de proyecto no se permite la modalidad de subcontratación por parte del
proveedor seleccionado.
6.4
Confidencialidad de la información
El contratista reconoce que durante la ejecución del contrato puede tener acceso a
información de carácter confidencial de COMFENALCO Antioquia por lo tanto se obliga
para con COMFENALCO Antioquia a mantener la confidencialidad de la información que
llegue a conocer y no utilizará información de COMFENALCO Antioquia para la
presentación de sus servicios en otras organizaciones.
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COMFENALCO Antioquia y el contratista deberán utilizar todos los medios a su alcance
para garantizar que los empleados a su servicio y demás personas autorizadas respeten
la obligación de reserva y confidencialidad sobre cualquier información obtenida en las
investigaciones, estudios y análisis que adelanten.
Para tales efectos se tendrá como confidencial cualquier información no divulgada que
posea legítimamente su titular que pueda usarse en alguna actividad productiva, industrial
o comercial, y que sea susceptible de transmitirse a un tercero, en la medida en que dicha
información sea secreta, en el sentido que como conjunto o en la configuración y reunión
precisa de sus componentes no sea generalmente conocida ni fácilmente accesible a
quienes se encuentran en los círculos que en forma usual manejan la información
respectiva, tenga un valor comercial por ser secreta, y haya sido objeto de medidas
razonables tomadas por su legítimo poseedor para mantenerla secreta.
La obligación de reserva consiste en abstenerse de usar, facilitar, divulgar o revelar, sin
causa justificada y sin consentimiento del titular, la información sobre cuya
confidencialidad se la haya prevenido en forma verbal o escrita; dicha obligación
subsistirá durante la vigencia del contrato, y luego de su terminación mientras subsistan
las características para considerarla como información confidencial.
El proponente seleccionado, su personal, asesores , actuarán con extrema diligencia para
el cumplimiento de la obligación de confidencialidad que se deriva formal y claramente del
presente documento, la cual declara expresamente conocer; para los efectos, se
compromete a no revelar o informar a terceros o a su personal no autorizado el alcance y
contenido de la totalidad de la información relacionada directa o indirectamente con el
desarrollo del proyecto a contratar. El incumplimiento de lo anterior, originará su
responsabilidad frente a COMFENALCO Antioquia, y dará lugar a la terminación
anticipada del contrato que se origine si el proponente fuere seleccionado.
6.5
Independencia laboral
Las partes manifiestan que entre ellos no existe vínculo laboral, en razón a que actúan
como empleadores independientes, bajo su cuenta y riesgo. Por lo anterior, ninguna de
las partes será responsable del pago de acreencias y prestaciones sociales de los
trabajadores de la otra, manteniendo desde ya el compromiso de dejar indemne a la otra
en caso de sentencia ejecutoriada que declare su solidaridad o de acuerdo de conciliación
celebrado conforme a la ley, que así lo estipule.
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6.6
Causales de terminación
La relación comercial podrá darse por terminada por las siguientes causales:
•
•
•
•
•
•
•
6.7
Por vencimiento del plazo acordado.
Por mutuo acuerdo escrito entre COMFENALCO Antioquia y el contratista siempre
que tal determinación no implique renuncia a derechos causados o adquiridos en favor
de COMFENALCO Antioquia.
Por incumplimiento de las obligaciones de alguna de las partes, lo cual se notificará
por escrito a la otra parte, indicando, con detalle razonable, los motivos de la
terminación en uno cualquiera de los siguientes eventos:
o Fallas o incumplimiento en las obligaciones contenidas en o derivadas del contrato
o la oferta mercantil y sus respectivos anexos.
o Fallas o incumplimiento en la prestación del servicio o en los estándares de
calidad inherentes a los servicios contratados.
o Incumplimiento reiterado de los niveles de servicio.
Incapacidad financiera u operativa de una de las partes. Entiéndase por incapacidad
financiera u operativa eventos tales como: incumplimiento en el pago de la nómina a
sus empleados; en el pago de impuestos y parafiscales; cesación de pagos a sus
acreedores y proveedores; cualquier proceso concursal o liquidatorio; huelga;
embargos de equipos y en general actos o hechos que pongan en peligro la correcta
prestación del servicio.
Incumplimiento en la entrega, constitución, renovación o modificación de pólizas y
garantías requeridas por COMFENALCO Antioquia.
Haber incurrido COMFENALCO Antioquia en sanciones por causas imputables al
contratista.
Infidelidad o fraude por parte de los funcionarios del contratista.
Suspensión de trabajo y terminación por conveniencia
El contrato podrá ser suspendido temporalmente, en forma total o parcial, por un mutuo
acuerdo escrito por las partes cuando las circunstancias de ejecución así lo exijan o
recomienden. El término de esa suspensión no contará para el plazo señalado para la
ejecución del contrato.
En el caso de suspensión del contrato, el contratista tendrá derecho al pago de los
trabajos ejecutados hasta la fecha efectiva de suspensión. En caso de suspensión
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temporal de los trabajos, cuando COMFENALCO Antioquia solicite su reanudación, el
contratista deberá proseguir su ejecución, conforme con los documentos del contrato.
6.8
Seguimiento y auditorias
COMFENALCO Antioquia podrá, en cualquier momento, realizar visitas a las instalaciones
del proponente favorecido o al sitio de ejecución de la obra, para efectuar evaluaciones de
los servicios contratados y verificar el cumplimiento de las metodologías y los procesos
relacionados con los mismos.
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ANEXO No.1 CARTA DE PRESENTACION (Formato Word)
Medellín
Señor:
SANTIAGO RESTREPO CASTRILLON
JEFE DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y LOGISTICA
COMFENALCO ANTIOQUIA
Medellín
Para su consideración presentamos a usted la propuesta para participar en el proceso de
selección del contratista para Aseo General y Hospitalario, mantenimiento Básico y
jardinería para lo cual relaciono la siguiente Información:
INFORMACIÓN GENERAL:
RAZON SOCIAL DEL OFERENTE
IDENTIFICACIÓN (NIT)
DIRECCIÓN
TELÉFONO Y NÚMERO DE FAX
NÚMERO DE MATRICULA MERCANTIL
NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL
CEDULA DE CIUDADANÍA
INFORMACIÓN CONTACTO COMERCIAL:
NOMBRE DEL REPRESENTANTE COMERCIAL
DIRECCIÓN
TELÉFONO
CELULAR
NÚMERO DE FAX
CORREO ELECTRÓNICO
PAGINA WEB
FIRMA DEL REPRESENTANTE LEGAL
NIT. Y/O C.C
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ANEXO No.2 FORMATO DE EXPERIENCIA (Formato Word)
FORMATO DE EXPERIENCIA
1. -EMPRESA CONTRATANTE
OBJETO
DURACION DEL CONTRATO
2. -EMPRESA CONTRATANTE
OBJETO
DURACION DEL CONTRATO
3. -EMPRESA CONTRATANTE
OBJETO
DURACION DEL CONTRATO
4. -EMPRESA CONTRATANTE
OBJETO
DURACION DEL CONTRATO
5. -EMPRESA CONTRATANTE
OBJETO
DURACION DEL CONTRATO
6 - EMPRESA CONTRATANTE
OBJETO
DURACION DEL CONTRATO
7 - EMPRESA CONTRATANTE
OBJETO
DURACION DEL CONTRATO
8 - EMPRESA CONTRATANTE
OBJETO
DURACION DEL CONTRATO
Valor:
Valor:
Valor:
Valor:
Valor:
Valor:
Valor:
Valor:
Nota: Este anexo permite adicionar filas según necesidad del oferente.
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ANEXO 3 ESPECIFICACIONES TECNICAS - ARCHIVO ADJUNTO
ANEXO 4 FORMATO OFERTA ECONÓMICA PARA EL SERVICIO DE ASEO CLÍNICA
COMFENALCO (Formato word) – Cuadro que se encuentra a continuación el cual
debe ser diligenciado y entregado en hoja aparte.
Funcionario para :
Aseo General
Aseo Hospitalario
Mantenimiento básico y Jardinería
La propuesta debe incluir el precio del
coordinador del servicio.
Valor ofrecido por funcionario
ANEXO 5 TECNOLOGIA INFORMATICA -ARCHIVO ADJUNTO
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