política de gestión de conflictos de intereses

POLÍTICA DE GESTIÓN DE CONFLICTOS DE
INTERESES
Aprobado por
Acuerdo de:
Directorio
Fecha de
Aprobación
15.09.2016
CONTROL DE VERSIONES
Fecha de
Notas de la versión
Vigencia
23.09.2016
 Nuevo documento
Responsable de actualización:
Elaborado por:
Oficial de Cumplimiento Normativo
Dpto. de Gestión de Calidad y Proyectos
POLÍTICA DE GESTIÓN DE CONFLICTOS DE INTERESES
ASPECTOS GENERALES
1.1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos para identificar, prevenir y gestionar los posibles conflictos
de intereses que pudieran suscitarse en el desarrollo de las actividades de Caja Trujillo.
1.2. ALCANCE
El presente documento es aplicable a los miembros del Directorio, miembros de la
Gerencia Mancomunada, Funcionarios y colaboradores de la Caja Trujillo.
1.3. BASE LEGAL
a. Ley General de Sociedades
b. Código de Ética y Conducta
c. Normativa interna de Caja Trujillo y las normas vigentes a nivel nacional, que son
de su aplicación.
1.4. DEFINICIONES
a. Conflicto de interés: Referido a la situación que afronta una persona sobre un
determinado tema, influenciado por un interés distinto al de Caja Trujillo, es decir,
se consideran los intereses personales o grupales, sean políticos, económicos y/o
sociales, por encima de los intereses de Caja Trujillo, sea por acción u omisión,
pudiendo presentarse en uno o varios directores o colaboradores en general. De
esa forma, i) toma una posición, o ii) asume una decisión, o iii) influye en la decisión
de subordinados, cualquiera de ellas, en función de factores.
b. Terceros relacionados: Persona que guarda algún tipo de relación por
consanguinidad (cuarto grado), afinidad (segundo grado), razón de matrimonio,
unión de hecho, relación económica, relación gremial, entre otros, con algún
miembro del Directorio, miembros de la Gerencia Central Mancomunada,
Funcionarios y colaboradores.
2.
IDENTIFICACIÓN DE POTENCIALES CONFLICTOS DE INTERESES
2.1. Situaciones de conflictos de intereses
De manera enunciativa más no limitativa, se consideran situaciones de conflicto de
intereses las siguientes:
2.1.1. Acuerdos o decisiones que no cautelen el interés de Caja Trujillo sino sus
propios intereses o los de terceros relacionados
2.1.2. Utilización, en beneficio propio o de terceros relacionados las oportunidades
comerciales o de negocios, o cualquier información privilegiada de que tuvieren
conocimiento en razón de su cargo, o de la función que realizan.
2.1.3. Participar por cuenta propia o de terceros en actividades que compitan con Caja
Trujillo, sin el consentimiento expreso de ésta.
2.2. Reglas de conducta para evitar conflictos de intereses:
Los miembros del Directorio, miembros de la Gerencia Central Mancomunada,
Funcionarios y colaboradores deben asumir el compromiso o deber de evitar realizar
actividades que podrían crear conflictos de intereses. Por lo tanto, se debe tener en
cuenta lo siguiente:
2.2.1. Es responsabilidad de cada Directorio o colaborador, según sus funciones y
dentro de su nivel de competencias, evaluar previamente a asumir compromisos
o aprobar una operación, si la misma puede o no generar un conflicto de
intereses, teniendo en cuenta lo establecido en el numeral 2.2.2 del presente
documento;
2.2.2. Todo Director o colaborador tiene el deber de comunicar cuando se tenga
conocimiento o indicios de conflicto de intereses, así como realizar las consultas
al Oficial de Cumplimiento Normativo y este último al Comité de Buen Gobierno
Corporativo para que procedan a la evaluación correspondiente, evitando la
injerencia;
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2.2.3. Los colaboradores comunicarán al Oficial de Cumplimiento Normativo cualquier
situación en la cual se vean expuestos ante una situación de posible conflicto de
intereses, incluso si ello deriva del cumplimiento de las órdenes impartidas por
su jefe inmediato.
2.2.4. Es responsabilidad de los directores abstenerse de votar en cualquier materia
donde el miembro puede tener un conflicto de intereses contra La Caja, y ello
pueda influenciar en su decisión.
3.
GESTIÓN DE CONFLICTOS DE INTERESES
3.1. Unidad encargada de la gestión de los conflictos de interés
3.1.1. La Unidad de Cumplimiento Normativo debe:
a. Identificar los escenarios relevantes de potenciales conflictos de intereses,
proponiendo las acciones necesarias para mitigar los riesgos.
b. Identificar las tareas desarrolladas por los colaboradores con potencial conflicto
de intereses, analizar las posibles incompatibilidades que puedan producirse y
proponer los planes de acción necesarios para mitigar los riesgos.
c. Verificar el cumplimiento del Código de Ética y Conducta, en lo referente a
conflicto de intereses.
3.1.2. El Comité de Buen Gobierno Corporativo será el encargado de evaluar las
situaciones de conflicto de intereses que se susciten con la finalidad de darle una
solución eficaz e inmediata, sin poner en riesgo la buena marcha de la Caja.
3.2. Deberes de los miembros del Directorio y colaboradores ante situaciones de
conflictos de intereses
3.2.1. Los miembros del Directorio o colaboradores que se encuentre en situaciones
de conflictos de intereses deben tener en cuenta los siguientes principios
generales de actuación:
a. Independencia: Deben actuar en todo momento con libertad de juicio, con
lealtad a La Caja. En consecuencia, se abstendrán de anteponer sus propios
intereses a expensas de los de la Sociedad o los de unos clientes o
proveedores a expensas de los de otros.
b. Abstención: Deben abstenerse de intervenir o influir en la toma de
decisiones que puedan afectar a las personas o entidades con las que exista
conflicto y de acceder a Información Relevante que afecte a dicho conflicto.
c. Comunicación: Deben informar a la Unidad de Cumplimiento Normativo
sobre los conflictos de interés en que se encuentren incursos por causa de
sus actividades fuera de La Caja, sus relaciones familiares, su patrimonio
personal, o por cualquier otro motivo. Cualquier duda sobre la posibilidad de
un conflicto de intereses deberá ser consultada con la Unidad de
Cumplimiento Normativo.
3.2.2. Los miembros del Directorio o colaboradores deben tener en cuenta y cumplir
los lineamientos de conflictos de intereses establecidos en el presente
documento, Código de Ética y Conducta y Reglamento de Directorio, en lo que
corresponda.
4.
DISPOSICIONES FINALES
4.1. Todo factor que determine las compensaciones de los colaboradores debe tener en
cuenta los criterios necesarios para evitar conflictos de intereses.
4.2. El Directorio es órgano encargado de interpretar los alcances del presente documento,
aprobando sus modificaciones en alineamiento a los objetivos estratégicos.
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