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CIRCULAR
PARA:
JEFES Y SECRETARIAS DE UNIDADES
ADMINISTRATIVAS Y/O PROYECTOS
DE:
DIVISIÓN FINANCIERA – SECCIÓN DE PRESUPUESTO
FECHA:
ENERO DE 2013
ASUNTO: INFORMACIÓN
FINANCIERA
DE
ALGUNOS
ASPECTOS
ACADÉMICAS
DE
LA
Y
ACTIVIDAD
Cordial Saludo.
Con el ánimo de facilitar una exitosa gestión para esta nueva vigencia, recordamos
algunos aspectos importantes que se deben tener en cuenta en la ejecución del
presupuesto y en el desarrollo de la actividad financiera:
1. Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP)
2. Registro Presupuestal (RP)
3. Conceptos Técnicos de Unidades Asesoras
4. Cuantías máximas de Ordenadores del Gasto
5. Viáticos
6. Componente Terrestre
7. Viáticos (comisiones de Servicio en el Exterior)
8. Procedimientos de Gastos de Viaje Personal de Planta y Gastos de Viaje
Personal No de Planta
9. Tesorería
Para mayor información puede consultar el “Manual de Actividades Básicas del Proceso
Financiero”, el cual se encuentra publicado en la página de la División Financiera, a la
cual se puede acceder a través de la siguiente ruta: www.uis.edu.co / Gestión
Administrativa / División Financiera / Documentos de Interés.
1. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL (CDP)
Antes de efectuar contratación alguna (Adquisición de Bienes y Servicios), la UAA debe
obtener previamente el CDP, que le garantiza al Ordenador del Gasto, que existe la
respectiva Apropiación Presupuestal para atender los diferentes gastos que se
originen en el cumplimiento de dicho compromiso.
SE RECUERDA QUE: “Todos los actos administrativos, contratos y convenios que
afecten las apropiaciones presupuestales, deberán contar previamente con los
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Certificados de Disponibilidad Presupuestal (CDP) que garanticen la existencia de
apropiación suficiente para atender dichos gastos” (Estatuto Presupuestal UIS, Art, 37).
“No podrán contraerse obligaciones sobre apropiaciones inexistentes, o en exceso del
saldo disponible”. (Estatuto Presupuestal UIS Art. 38). Cualquier compromiso que se
adquiera con violación a este precepto, creará la responsabilidad personal y pecuniaria
a cargo de quien asuma estas obligaciones, es decir, el Ordenador del Gasto
respectivo.
2. REGISTRO PRESUPUESTAL (RP)
El Registro Presupuestal es la operación mediante la cual se perfecciona el
compromiso, garantizando que los recursos comprometidos no sean desviados a
ningún otro fin. De acuerdo con el art. 38 del Estatuto presupuestal UIS: “Los
compromisos efectivamente adquiridos con cargo a las disponibilidades presupuestales
expedidas, deben contar con Registro Presupuestal, en virtud del cual los recursos no
podrán ser desviados a ningún otro fin”.
RESPONSABILIDAD. No se podrán tramitar o legalizar actos administrativos u
obligaciones que afecten el presupuesto de gastos cuando no reúnan los requisitos
legales o se configuren como hechos cumplidos, los Ordenadores de Gasto
responderán disciplinaria, fiscal y penalmente por incumplir lo establecido en esta
norma. (Estatuto presupuestal UIS Art. 39).
3. CONCEPTOS TÉCNICOS DE UNIDADES ASESORAS
Los ordenadores del Gasto de las Unidades Académicas y/o Administrativas (UAA)
deben cumplir con la solicitud de conceptos técnicos previos a la contratación de
bienes y servicios cuando así se requiera, tal como lo señala el manual de Normas y
Procedimientos de Contratación, aprobado mediante Resolución N° 809 de Agosto
17 de 2005, el cual puede ser consultado en la Intranet de la página Web de la
Universidad a través de la siguiente ruta: www.uis.edu.co Contratación / Normatividad /
Manual de Normas y Procedimientos de Contratación.
UNIDADES ASESORAS
DIVISION DE
SERVICIOS DE
INFORMACIÓN
(DSI)
Esta unidad asesora en todo lo relacionado con la adquisición de equipos
de cómputo, servidores, redes, software y montaje de salas de
informática.
Una vez la UAA recibe los equipos, la DSI por medio del equipo de
soporte a usuarios, colabora confirmando que las características técnicas
del equipo recibido corresponda a lo solicitado y elabora la ficha técnica
del mismo. Adicionalmente, colabora en el montaje de los equipos, su
configuración en red, el mantenimiento de software, entre otros.
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DIVISIÓN DE
MANTENIMIENTO
TECNOLÓGICO
(DMT)
Suministra conceptos técnicos para la compra de equipos eléctricos,
electrónicos, mecánicos, electromecánicos y, en algunos casos, de
repuestos para los mismos. La DMT también precisa las pólizas que
deben ser solicitadas al proveedor teniendo en cuenta los lineamientos de
la Universidad.
Las propuestas que se reciban en virtud de un proceso de compra de
equipos eléctricos, electromecánicos, deben ser consultadas a la DMT
para la verificación de especificaciones técnicas requeridas y emisión del
concepto técnico respectivo.
Capacita en el proceso de planeación a todas las Unidades Académicas
y/o Administrativas de la Universidad.
PLANEACIÓN
DIVISIÓN DE
PLANTA FISICA
OFICINA
JURÍDICA
DIRECCIÓN DE
CONTRATACIÓN
Colabora en el registro y viabilización de proyectos en el Banco de
Programas y Proyectos de Inversión – BPPIUIS. Por otra parte, presta
asesoría en el proceso de elaboración del presupuesto anual, Plan Anual
de compras y en la elaboración del Plan de Gestión Institucional y Plan de
Desarrollo.
Se encuentra a cargo del mantenimiento de toda la planta física de la
Universidad. Participa en lo relacionado con los servicios de albañilería,
plomería, carpintería, soldadura, pintura y electricidad, ofreciendo asesoría
técnica. Al finalizar una obra civil, las UAA deben elaborar un acta de
recibo de obra con el visto bueno del Jefe de esta División.
Brindar apoyo a las UAA en las actuaciones contractuales, en la
valoración del componente jurídico de los procesos de contratación y en la
configuración de los convenios de cooperación.
Brinda apoyo a las UAA en lo relacionado con procesos de contratación
(convocatorias y licitaciones) tales como: adquisición de equipos,
suministros, servicios, construcciones y adecuaciones (obras civiles,
eléctricas y otros)
4. CUANTÍAS MÁXIMAS DE CONTRATACIÓN PARA ORDENADORES DEL
GASTO
Para el año 2013 se fijo como nuevo SMMLV la suma de Quinientos Ochenta y Nueve
Mil Quinientos Pesos ($589.500).
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Las cuantías de gastos y de pagos que pueden autorizar los Ordenadores del Gasto
actualizados para el año 2013 aparecen en la siguiente tabla:
NIVEL
CARGO
Cuantía
(Hasta)
Valor 2013
(Hasta)
I
Vicerrector Académico, Vicerrector Administrativo y
Vicerrector de Investigación y Extensión
500
SMMLV
$294.750.000
II
Director del Instituto de Proyección
Regional y Educación a Distancia, Secretario
General, Director de Unidades Administrativas y
Jefes de División
300
SMMLV
$176.850.000
III
Director de Escuela, Director de Departamento, Director
de Investigación y Extensión de Facultad (DIEF),
Director de Centro de Investigaciones, Director de
Contratación y Proyectos de Inversión, Director de
Instituto, y Subdirector Administrativo y académico
Instituto de Proyección Regional y Educación a
Distancia.
100
SMMLV
$58.950.000
IV
Jefes de Sección de Unidades Administrativas,
Coordinadora de Programas y Proyectos
50
SMMLV
$29.475.000
Decano,
Reglamentación según Resolución N° 249 de 2004, y actualizado de acuerdo con la
Resolución N° 037 de 2006, Art 1; y Reforma al Estatuto General, acuerdo N°073 de
2005 del Consejo Superior Resolución No 037 de 2006, resolución N°868 de 2008,
actualizada según resolución 2323 de 2008.
5. TABLA DE VIATICOS
NIVEL 1
Rector, Vicerrectores,
Decanos, Director Instituto
de Proyección Regional y
Educación a Distancia,
Director de Planeación
CATEGORIA A
CATEGORIA B
Se incluye capitales de
departamentos: Paipa, Melgar,
Villa de Leyva, Girardot, B/bermeja,
Palmira y Rionegro (Ant).
Se incluyen todas las
que no están en
categoría A
(18 S.M.M.L.V)/30
$353.700
60% 212.220
(10 S.M.M.L.V)/30
$196.500
60% 117.900
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NIVEL 2
(16 S.M.M.L.V)/30
$314.400
60% 188.640
(9 S.M.M.L.V)/30
$176.850
60% 106.110
(9.5 S.M.M.L.V)/30
$186.675
60% 112.005
(7 S.M.M.L.V)/30
$ 137.550
60% 82.530
Los que no están en el
Nivel 1
NIVEL 3
Empleados No
profesionales
* *Acuerdo Superior 072 de 1992, 033 de 1998 y 045 de 2002.
Nota:
a. Cuando el funcionario permanece por más de 10 días en comisión, la liquidación de
viáticos se hace con base en el 90% del valor fijado.
b. Los viáticos se cancelan 100% si el comisionado pernocta en el sitio de destino, y si
regresa en el mismo día se le reconoce el 60%
6. COMPONENTE TERRESTRE
Mediante la Resolución N° 1719 de 2006 (Diciembre 20), se establecieron los valores
del componente terrestre de los gastos de viaje correspondientes a los traslados de las
ciudades a los respectivos aeropuertos (los valores ya contemplan los traslados de ida y
regreso al aeropuerto de cada ciudad). Estos valores actualizados con el IPC del año
anterior para la vigencia del 2013 se relacionan en la siguiente tabla:
VALORES DEL COMPONENTE TERRESTRE PARA LA VIGENCIA DEL 2013
CIUDADES
VALOR
Bucaramanga
$ 38.175
Bogotá
$ 38.175
Cali
$ 63.624
Medellín
Aeropuerto de Rionegro
$ 76.351
Aeropuerto Olaya Herrera
$ 17.815
Barranquilla
$ 41.102
Cúcuta
$ 19.088
Cartagena
$ 25.449
Santa Marta
$ 31.813
Pereira
$ 17.815
Otras ciudades
$ 17.815
* *La variación anual del IPC en 2012 fue 2.44 % (Fuente: DANE)
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Nota:
a. Cuando el transporte de Bucaramanga al aeropuerto se realice en vehículos de la
Universidad, no habrá lugar al pago del valor del Componente Terrestre para esta
ciudad.
b. Los valores del componente Terrestre se incrementarán anualmente en un
porcentaje igual a la variación anual del IPC, certificado por el DANE (Resolución N°
1719 Dic 20/2006).
c. El Componente Terrestre será pagado con cargo al rubro Gastos de Viaje, de la
unidad ordenadora del gasto, ya sea personal de planta o personal docentes
cátedra.
7. VIÁTICOS (COMISIONES DE SERVICIO EN EL EXTERIOR)
Mediante la resolución 1306 de 2009 (Agosto 3), se estableció la siguiente escala de
viáticos, para los empleados de planta de la Universidad industrial de Santander que
deban cumplir comisiones de servicio en el exterior del país.
Viáticos en Dólares Estadounidenses (T.R.M. del día en el que se realice la orden en el
Sistema de Información Financiero) para Comisiones en:
Descripción del Nivel
Centro América, El
Caribe y
Suramérica
Excepto Brasil,
Chile, Argentina y
Puerto Rico
Estados Unidos,
Canadá, México,
Chile, Argentina,
Puerto Rico y
Brasil
Europa,
Asia,
Oceanía
Rector, Vicerrector Académico,
Vicerrector Administrativo y
Vicerrector de Investigación y
Extensión, Decanos, Director
Instituto de Proyección Regional
y Educación a Distancia UIS,
Secretario General, Director de
Unidades Administrativas y Jefes
de División.
Hasta 210
Hasta 275
Hasta
390
NIVEL 2
Los que no están en el
Nivel I ni en el 3
Hasta 200
Hasta 265
Hasta
380
NIVEL 3
Empleados No
profesionales
Hasta 150
Hasta 210
Hasta
320
NIVEL
NIVEL I
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Nota:
a. Cuando el funcionario permanece por más de 10 días en comisión, la liquidación de
viáticos se hace con base en el 90% del valor fijado.
b. Valor por día si no pernocta significa que para el cumplimiento de las tareas
asignadas el comisionado regresa el mismo día y en este caso se le reconocerá
como valor de los viáticos el 60% de la tarifa que le corresponda
8. PROCEDIMIENTOS DE GASTOS DE VIAJE
Los procedimientos para el reconocimiento de gastos de viaje del personal de planta y
no de planta, que se aprobaron mediante Resolución N° 1720 de 2006 (Diciembre 20),
se unificaron, manteniendo las circunstancias particulares, en un solo procedimiento
“Gastos de Viaje” mediante resolución N° 1858 de 2007 (Diciembre 4).
La definición de estos rubros en el Plan de Cuentas Presupuestales se modificó como
se indica a continuación:
Gastos de viaje personal de planta
Corresponde a los gastos que se reconoce a los empleados de la Universidad por
alojamiento, alimentación, transporte, y demás gastos necesarios para el cabal
cumplimiento de su comisión, cuando deban desempeñar funciones en una localidad
diferente a su sede habitual de trabajo.
Gastos de viaje personal no de planta
Corresponde a los gastos de alojamiento, manutención, transporte, que se
reconoce al personal invitado por la institución para la realización de actividades
misionales. Para el caso de las personas vinculadas bajo mecanismos de tercerización
o de contratación externa, personal de prestación de servicios, estudiantes de
Pregrado, Maestría y Doctorado, se reconocen los gastos de manutención,
alojamiento, pasajes, inscripción, cuando deba desempeñar actividades en un lugar
diferente a su sede habitual de trabajo en representación de la Universidad. (Res N°. 331
marzo 1 / 2010).
Nota:
Este procedimiento no aplica para los gastos que se realicen afectando el rubro
Prácticas docentes y salidas de campo.
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9. TESORERIA
Venta de Servicios
Los ingresos por venta de servicios que ofrezcan las Unidades Académicas y/o
Administrativas, sólo podrán recibirse a través de las cajas autorizadas y entidades
bancarias donde la Universidad posea cuentas. Ninguna persona, ni unidad académica
está autorizada para recibir recursos de terceros a favor de la Universidad.
Pagos por Transferencia Electrónica
Con el objetivo de realizar el pago oportuno a los proveedores de bienes y servicios, la
Universidad estableció el pago por transferencia electrónica mediante Resolución No.
1059 de 2007 (julio 30).
Las UAA deben solicitar a los proveedores que diligencien el formato
Autorización para pago por transferencia electrónica, establecido por la
universidad y que debe cumplir los siguientes requisitos:
1. En caso de empresas, el formato debe estar autorizado y firmado por el
representante legal, anexando certificado de representación legal expedido por la
Cámara de Comercio; para las personas naturales sólo será necesario traer el
formato diligenciado.
2. La cuenta bancaria debe corresponder a una Entidad Financiera Bancaria y a
nombre de la persona o entidad beneficiaria del pago, dado que la transferencia
electrónica, sólo acepta al titular de la cuenta. Para el caso de los empleados
vinculados a la Universidad y asociados a FAVUIS, se les realizará la respectiva
transferencia al Fondo con previa autorización.
3. En el evento que se modifiquen los datos suministrados, el proveedor o
contratista deberá informar oportunamente y por escrito a la UAA respectiva ó
directamente a la Sección de Tesorería de la Universidad, manifestando el tipo
de novedad para su respectiva actualización.
Los funcionarios vinculados a la Universidad deberán diligenciar el formato y
entregarlo a la división de Recursos Humanos para pagos de nomina y en tesorería
para pagos por conceptos diferentes a nomina.
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Autorización de cuentas
Una vez tramitados los documentos de Contratación para pago por parte de la UAA, y
verificado el cumplimiento de los requisitos por parte de Presupuesto y Tesorería, los
Ordenadores del gasto deben ingresar al Sistema de Información Financiero, identificar
documentos pendientes de pago y autorizarlos (Esta actividad debe realizarse
diariamente). Si la UAA no dispone de efectivo el Sistema no permite autorizar
documentos para el trámite de pago.
RECUERDE! LA CONTRASEÑA ASIGNADA POR LA DIVISIÓN DE SERVICIOS DE
INFORMACIÓN A CADA ORDENADOR DE GASTO PARA AUTORIZAR LOS PAGOS,
ES PERSONAL E INTRANSFERIBLE. CUALQUIER AUTORIZACIÓN DE PAGO
REALIZADA EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERO POR PERSONA
DIFERENTE AL RESPECTIVO ORDENADOR DEL GASTO MEDIANTE LA
UTILIZACIÓN DE ESTE LOGÍN Y CONTRASEÑA, SERÁ DE RESPONSABILIDAD
ABSOLUTA DEL ORDENADOR DEL GASTO.
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