SE RECUERDA QUE: “Todos los actos administrativos

CIRCULAR
PARA:
DIRECTORES, JEFES, PROFESIONALES DE APOYO Y SECRETARIAS DE
UNIDADES ACADÉMICAS Y ADMINISTRATIVAS – UAA Y/O PROYECTOS
DE:
DIVISIÓN FINANCIERA
FECHA:
MARZO DE 2015
ASUNTO: INFORMACIÓN DE ALGUNOS ASPECTOS DE LA ACTIVIDAD FINANCIERA
Cordial Saludo.
Con el ánimo de facilitar una exitosa gestión para esta nueva vigencia, recordamos algunos aspectos
importantes que se deben tener en cuenta en la ejecución del presupuesto y en el desarrollo de la
actividad financiera:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP)
Registro Presupuestal (RP)
Conceptos Técnicos de Unidades Asesoras
Cuantías máximas de Ordenadores del Gasto
Viáticos
Componente Terrestre
Viáticos (comisiones de Servicio en el Exterior)
Procedimientos de Gastos de Viaje Personal de
Planta y Gastos de Viaje Personal No de Planta
9. Tesorería
Para mayor información puede consultar el “Manual de Actividades Básicas del Proceso
Financiero”, el cual se encuentra publicado en la página de la División Financiera, a la cual se puede
acceder a través de la siguiente ruta: www.uis.edu.co / Gestión Administrativa / División Financiera
/ Documentos de Interés.
1. ¿QUÉ ES EL CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL (CDP)?
Antes de efectuar contratación alguna (Adquisición de Bienes y Servicios), la UAA debe obtener
previamente el CDP, que le garantiza al Ordenador del Gasto, que existe la respectiva Apropiación
Presupuestal para atender los diferentes gastos que se originen en el cumplimiento de dicho
compromiso.
SE RECUERDA QUE: “Todos los actos administrativos, contratos y convenios que afecten las
apropiaciones presupuestales, deberán contar previamente con los Certificados de Disponibilidad
Presupuestal (CDP) que garanticen la existencia de apropiación suficiente para atender dichos
gastos” (Estatuto Presupuestal UIS, Art, 37). “No podrán contraerse obligaciones sobre
apropiaciones inexistentes, o en exceso del saldo disponible”. (Estatuto Presupuestal UIS Art. 38).
Cualquier compromiso que se adquiera con violación a este precepto, creará la responsabilidad
personal y pecuniaria a cargo de quien asuma estas obligaciones, es decir, el Ordenador del Gasto
respectivo.
2. ¿QUÉ ES EL REGISTRO PRESUPUESTAL (RP)?
El Registro Presupuestal es la operación mediante la cual se perfecciona el compromiso,
garantizando que los recursos comprometidos no sean desviados a ningún otro fin. Este se genera
una vez se graba el compromiso en el Sistema de Información. De acuerdo con el art. 38 del
Estatuto presupuestal UIS: “Los compromisos efectivamente adquiridos con cargo a las
disponibilidades presupuestales expedidas, deben contar con Registro Presupuestal, en virtud del
cual los recursos no podrán ser desviados a ningún otro fin”.
RESPONSABILIDAD. No se podrán tramitar o legalizar actos administrativos u obligaciones que
afecten el presupuesto de gastos cuando no reúnan los requisitos legales o se configuren como
hechos cumplidos. Recuerde su responsabilidad como Ordenador del Gasto según el Estatuto
Presupuestal UIS en su artículo 39.
Recuerde
Con el fin de minimizar el número de Modificaciones Presupuestales (Adición, reducción o traslado
presupuestal), se recomienda a las Unidades Académico y/o Administrativas planear y programar
los rubros de acuerdo a sus necesidades inmediatas y previendo futuras, en el momento de
elaboración de su presupuesto inicial.
3. CONCEPTOS TÉCNICOS DE UNIDADES ASESORAS
El Estatuto de Contratación de la Universidad Industrial de Santander aprobado mediante Acuerdo
del Consejo Superior No. 71 de 2014 y según la Resolución No. 22 de 2015, por la cual se
reglamenta el Estatuto de Contratación de la Universidad Industrial de Santander, éste último
indicando en su artículo 14. “La planeación es una responsabilidad de todos los servidores
universitarios que intervengan en la etapa precontractual, pero corresponderá al Director o Jefe de
la Unidad Gestora del contrato coordinador y controlar las acciones requeridas para ella, en asocio
o con apoyo de las Unidades Asesoras” y Artículo 15- Parágrafo “ La Dirección de Contratación y
Proyectos de Inversión (División de Abastecimiento – Acuerdo 006 de 2015), a través de grupo de
trabajo que constituya, prestará la asesoría necesaria y coordinará el acompañamiento o la
intervención de otras unidades asesoras en el proceso de planeación de la gestión contractual y
construcción de los estudios previos que los proyectos demanden”; los cuales pueden ser
consultados en la Intranet de la página Web de la Universidad a través de la siguiente ruta:
www.uis.edu.co Contratación / Normatividad.
DIVISIÓN DE
SERVICIOS DE
INFORMACIÓN
(DSI)
DIVISIÓN DE
MANTENIMIENTO
TECNOLÓGICO
(DMT)
DIRECCIÓN DE
PLANEACIÓN
DIVISIÓN DE
PLANTA FISICA
OFICINA JURÍDICA
DIVISIÓN DE
ABASTECIMIENTO
UNIDADES ASESORAS
Esta unidad asesora en todo lo relacionado con la adquisición de equipos
de cómputo, servidores, redes, software y montaje de salas de
informática.
Una vez la UAA recibe los equipos, la DSI por medio del equipo de
soporte a usuarios, colabora confirmando que las características técnicas
del equipo recibido corresponda a lo solicitado y elabora la ficha técnica
del mismo. Adicionalmente, colabora en el montaje de los equipos, su
configuración en red, el mantenimiento de software, entre otros.
Suministra conceptos técnicos para la compra de equipos eléctricos,
electrónicos, mecánicos, electromecánicos y, en algunos casos, de
repuestos para los mismos. La DMT también precisa las pólizas que deben
ser solicitadas al proveedor teniendo en cuenta los lineamientos de la
Universidad.
Las propuestas que se reciban en virtud de un proceso de compra de
equipos eléctricos, electromecánicos, deben ser consultadas a la DMT
para la verificación de especificaciones técnicas requeridas y emisión del
concepto técnico respectivo.
Capacita en el proceso de planeación a todas las Unidades Académicas y/o
Administrativas de la Universidad.
Asesora a las UAA sobre las adecuaciones que se requieran en las
instalaciones físicas de todas las Sedes de la Universidad.
Colabora en el registro y viabilización de proyectos en el Banco de
Programas y Proyectos de Inversión – BPPIUIS. Por otra parte, presta
asesoría en el proceso de elaboración del presupuesto anual, Plan Anual
de compras y en la elaboración del Plan de Gestión Institucional y Plan de
Desarrollo Institucional.
Se encuentra a cargo del mantenimiento de toda la planta física de la
Universidad. Participa en lo relacionado con los servicios de albañilería,
plomería, carpintería, soldadura, pintura y electricidad, ofreciendo
asesoría técnica. Al finalizar una obra civil, las UAA deben elaborar un acta
de recibo de obra con el visto bueno del Jefe de esta División.
Asesora a todas las UAA en las actividades institucionales que contengan
algún componente jurídico y representa a la Universidad en todos los
procesos judiciales y extrajudiciales. Así mismo, se encarga de la revisión y
visado de los documentos que tengan connotación jurídica y deben ser
firmados por el Rector de la Universidad.
Brinda apoyo a las UAA en lo relacionado con procesos de contratación
tales como: adquisición de equipos, suministros, servicios, construcciones
y adecuaciones (obras civiles, eléctricas y otros). Así mismo brinda
asesoría en los demás tipos de contratación: directa, intuito personae,
contratos generales, contrato de suministros, entre otros.
4. CUANTÍAS MÁXIMAS DE CONTRATACIÓN PARA ORDENADORES DEL GASTO
Para el año 2015 se fijó como SMMLV la suma de Seiscientos Cuarenta y Cuatro Mil Trescientos
Cincuenta Pesos ($644.350).
Las cuantías de gastos y de pagos que pueden autorizar los Ordenadores del Gasto actualizados
para el año 2015 según Resolución No. 2527 de 2014, aparecen en la siguiente tabla:
NIVEL
I
II
III
IV
CARGO
Vicerrector Académico, Vicerrector Administrativo,
Vicerrector de Investigación y Vicerrector de Proyección
Universitaria
Decano, Director del Instituto de Proyección Regional y
Educación a Distancia UIS, Secretario General, Director de
Unidades Administrativas y Jefes de División
Director de Escuela, Director de Departamento, Director
de Investigación y Extensión de Facultad, Coordinador de
Programa Especial, Director de Instituto, Subdirectores
Académico y Administrativo del Instituto de Proyección
Regional y Educación a Distancia, Director de Contratación
y Proyectos de Inversión.
Jefes de Sección y Coordinador de Programas y Proyectos.
Cuantía
(Hasta)
Valor 2015
(Hasta)
2.000
SMMLV
$1.288.700.000
1.000
SMMLV
$644.350.000
500
SMMLV
$322.175.000
100
SMMLV
$64.435.000
Reglamentación según Resolución N° 249 de 2004, y actualizado de acuerdo con la Resolución N° 037 de 2006, Art 1; y
Reforma al Estatuto General según acuerdo N°073 de 2005 del Consejo Superior, Resolución N° 868 de 2008, actualizada
según resolución 2323 de 2008. Resolución No 786 de 2012.
5. TABLA DE VIÁTICOS
NIVEL 1
Rector, Vicerrector Académico,
Vicerrector Administrativo,
Vicerrector de Investigación y
Vicerrector de Proyección
Universitaria, Decanos, Director
Instituto de Proyección Regional y
Educación a Distancia UIS,
Secretario General, Asesor
Jurídico, Director de Unidades
Administrativas y Jefes de División.
NIVEL 2
CATEGORÍA A
CATEGORÍA B
Se incluye capitales de departamentos:
Paipa, Melgar, Villa de Leyva, Girardot,
B/bermeja, Palmira y Rionegro (Ant).
Se incluyen todas las
que no están en
categoría A
(18 S.M.M.L.V)/30
$386.610
60% $231.966
(10 S.M.M.L.V)/30
$214.783
60% $128.870
Los que no están en el Nivel 1
(16 S.M.M.L.V)/30
$343.653
60% $206.192
(9 S.M.M.L.V)/30
$193.305
60% $115.983
(9.5 S.M.M.L.V)/30
$204.044
60% $122.427
(7 S.M.M.L.V)/30
$ 150.348
60% $90.209
NIVEL 3
Empleados No profesionales
* *Acuerdo del Consejo Superior 072 de 1992, 033 de 1998 y 045 de 2002.
Nota:
a) Cuando el funcionario permanece por más de 10 días en comisión, la liquidación de viáticos se
hace con base en el 90% del valor fijado.
b) Los viáticos se cancelan 100% si el comisionado pernocta en el sitio de destino. Si regresa en el
mismo día se reconocerá el 60%.
6. COMPONENTE TERRESTRE
Mediante la Resolución N° 294 de 2015, el Consejo Superior autorizó el pago del componente
terrestre, correspondiente a los traslados de los aeropuertos a las ciudades que incluyan el trayecto
de la comisión, cuando los viajes de realicen por vía aérea. Los valores contemplan los trayectos de
ida y regreso, se expresan en pesos y su equivalente en salarios mínimos legales vigentes, con el
propósito de que dicho valor se mantenga actualizado en el tiempo:
VALORES DEL COMPONENTE TERRESTRE VIGENCIA 2015
CIUDADES
Bucaramanga
Bogotá
Cali
Medellín
VALOR
VALOR EXPRESADO
EN SMLMV
$
$
$
80.000
80.000
100.000
0,124
0,124
0,155
Aeropuerto de Rionegro $
Aeropuerto Olaya Herrera $
Barranquilla
$
Cúcuta
$
Cartagena
$
Santa Marta
$
Pereira
$
Otras Ciudades
$
100.000
40.000
60.000
40.000
40.000
40.000
40.000
40.000
0,155
0,062
0,093
0,062
0,062
0,062
0,062
0,062
*Resolución No. 294 de 2015.
Nota:
 Cuando el transporte desde Bucaramanga al aeropuerto se realice en vehículos de la
Universidad, no habrá lugar al pago del valor del componente terrestre de que trata a
presente Resolución para esta ciudad.
 El componente terrestre será pagado con cargo el rubro GASTOS DE VIAJE, de la unidad
ordenadora del gasto.
 La presente resolución, será aplicable a partir del 01 de marzo de 2015 y deroga a
resolución 1719 de 2006, así como todas las disposiciones que le sean contrarias.
7. VIÁTICOS (COMISIONES DE SERVICIO EN EL EXTERIOR)
Mediante la Resolución 1306 de 2009 (Agosto 3), se estableció la siguiente escala de viáticos, para
los empleados de planta de la Universidad industrial de Santander que deban cumplir comisiones de
servicio en el exterior:
Viáticos en Dólares Estadounidenses (T.R.M. del día en el que se realice la orden en el Sistema de
Información Financiero) para Comisiones en:
NIVEL
NIVEL I
NIVEL 2
NIVEL 3
Descripción del Nivel
Centro América,
El Caribe y
Suramérica
Excepto Brasil,
Chile, Argentina y
Puerto Rico
Estados Unidos,
Canadá, México,
Chile, Argentina,
Puerto Rico y
Brasil
Europa,
Asia,
Oceanía
Rector, Vicerrector Académico, Vicerrector
Administrativo, Vicerrector de Investigación
Vicerrector de Proyección Universitaria,
Decanos, Director Instituto de Proyección
Regional y Educación a Distancia UIS,
Secretario General, Asesor Jurídico, Director
de Unidades Administrativas y Jefes de
División.
Hasta 210
Dólares
Hasta 275
Dólares
Hasta 390
Dólares
Hasta 200
Dólares
Hasta 150
Dólares
Hasta 265
Dólares
Hasta 210
Dólares
Hasta 380
Dólares
Hasta 320
Dólares
Los que no están en el Nivel I ni en el 3
Empleados No profesionales
Nota:
a) Cuando el funcionario permanece por más de 10 días en comisión, la liquidación de viáticos
se hace con base en el 90% del valor fijado.
b) Valor por día si no pernocta significa que para el cumplimiento de las tareas asignadas el
comisionado regresa el mismo día y en este caso se le reconocerá como valor de los
viáticos el 60% de la tarifa que le corresponda.
8. PROCEDIMIENTOS DE GASTOS DE VIAJE
Los procedimientos para el reconocimiento de gastos de viaje del personal de planta y no de planta,
que se aprobaron mediante Resolución N° 1720 de 2006 (Diciembre 20), se unificaron,
manteniendo las circunstancias particulares, en un solo procedimiento “Gastos de Viaje” mediante
resolución N° 1858 de 2007 (Diciembre 4).
La definición de estos rubros en el Plan de Cuentas Presupuestales se modificó como se indica a
continuación:
Gastos de viaje personal de planta: Corresponde a los gastos que se reconoce a los empleados de la
Universidad por alojamiento, alimentación, transporte, y demás gastos necesarios para el cabal
cumplimiento de su comisión, cuando deban desempeñar funciones en una localidad diferente a su
sede habitual de trabajo.
Gastos de viaje personal no de planta: Corresponde a los gastos de alojamiento, manutención,
transporte, que se reconoce al personal invitado por la institución para la realización de
actividades misionales. Para el caso de las personas vinculadas bajo mecanismos de tercerización o
de contratación externa, personal de prestación de servicios, estudiantes de Pregrado, Maestría y
Doctorado, se reconocen los gastos de manutención, alojamiento, pasajes, inscripción, cuando
deba desempeñar actividades en un lugar diferente a su sede habitual de trabajo en representación
de la Universidad. (Res N°. 331 marzo 1 / 2010).
Nota:
 Los valores no deben superar los viáticos establecidos en los Acuerdos del Consejo
Superior No. 072 de 1992 y No. 033 de 1998. En caso que los gastos difieran de los valores
establecidos en dichos acuerdos (en menor o mayor cuantía), se requiere autorización del
Vicerrector Administrativo.
 Los documentos soporte que justifican el pago de los gastos de viaje al personal, deben
reposar en el archivo de la UAA del respectivo Ordenador de Gasto que los autoriza para
efectos de revisión por parte de las instancias de control tanto internas como externas.
 Este procedimiento no aplica para los gastos que se realicen afectando el rubro Prácticas
docentes y salidas de campo.
9. TESORERÍA
Venta de Servicios
Los ingresos por venta de servicios que ofrezcan las Unidades Académicas y/o Administrativas, sólo
podrán recibirse a través de las cajas autorizadas y entidades bancarias donde la Universidad posea
cuentas. Ninguna persona está autorizada para recibir recursos de terceros a favor de la
Universidad.
Pagos por Transferencia Electrónica
Con el objetivo de realizar el pago oportuno a los proveedores de bienes y servicios, la Universidad
estableció el pago por transferencia electrónica mediante Resolución No. 1059 de 2007 (julio 30).
Las UAA deben solicitar a los proveedores que diligencien el formato Autorización para pago por
transferencia electrónica, establecido por la universidad y que debe cumplir los siguientes
requisitos:
1. En caso de empresas, el formato debe estar autorizado y firmado por el representante
legal, anexando certificado de representación legal expedido por la Cámara de Comercio;
para las personas naturales sólo será necesario traer el formato diligenciado.
2. La cuenta bancaria debe corresponder a una Entidad Financiera Bancaria y a nombre de la
persona o entidad beneficiaria del pago, dado que la transferencia electrónica, sólo acepta
al titular de la cuenta. Para el caso de los empleados vinculados a la Universidad y asociados
a FAVUIS, se les realizará la respectiva transferencia al Fondo con previa autorización.
3. En el evento que se modifiquen los datos suministrados, el proveedor o contratista deberá
informar oportunamente y por escrito a la UAA respectiva ó directamente a la Sección de
Tesorería de la Universidad, manifestando el tipo de novedad para su respectiva
actualización.
Autorización de Cuentas
Una vez tramitada la cuenta para pago por parte de la UAA, y verificado el cumplimiento de los
requisitos por parte de Presupuesto y Tesorería, los Ordenadores del gasto deben ingresar al
Sistema de Información Financiero, identificar las cuentas pendientes de pago y autorizar su pago
(Esta actividad debe realizarse diariamente). Si la UAA no dispone de efectivo el Sistema no permite
autorizar las cuentas para el trámite de pago.
Cuentas Bancarias Proyectos
Es importante recordar a las Unidades Académico y/o Administrativas que una vez finalizados los
proyectos para los cuales se solicitaron apertura de cuenta bancaria, allegar la solicitud de
autorización y cancelación de la misma a la Sección de Tesorería.
Migración Colombia
Todas las Unidades Académico y/o Administrativas, deben prever al momento de solicitar
contratación, pasajes y gastos de viaje de personal, proveniente del exterior disponer de la
información que se relaciona a continuación con el fin de dar trámite de pago exitoso al documento
de contratación:
 PIP6 (Aplica solo a extranjeros. Cuando no exista vinculación laboral. Aplica para
participación en actividades culturales, deportivas, científicas, o para proceso de selección).
 Carta de ofrecimiento
 Tarjeta Assist Card
RECUERDE
LA CONTRASEÑA ASIGNADA POR LA DIVISIÓN DE SERVICIOS DE
INFORMACIÓN A CADA ORDENADOR DE GASTO PARA AUTORIZAR LOS
PAGOS, ES PERSONAL E INTRANSFERIBLE. CUALQUIER AUTORIZACIÓN DE
PAGO REALIZADA EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERO POR
PERSONA DIFERENTE AL RESPECTIVO ORDENADOR DEL GASTO MEDIANTE LA
UTILIZACIÓN DE ESTE LOGÍN Y CONTRASEÑA, SERÁ DE RESPONSABILIDAD
ABSOLUTA DEL ORDENADOR DEL GASTO.
Cordialmente,
EQUIPO DE TRABAJO DIVISIÓN FINANCIERA
Febrero 2015