CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS Una vez identificados y

CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS
Una vez identificados y clasificados los procesos se continúa con la caracterización de
cada uno, para lo cual se tienen en cuenta los siguientes aspectos, contemplados
dentro del formato de caracterización que se presenta a continuación de las
definiciones:
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1. Nombre: Identifica el proceso, diferenciándolo de los demás.
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2. Objetivo: Amplía la información del nombre, se redacta de manera que se
pueda utilizar como resumen del proceso, describe de manera precisa y clara la
razón de ser del mismo.
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3. Alcance: Indica en que casos se aplica el proceso y la cobertura en cuanto a las
áreas y/o miembros de la organización se refiere.
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4. Recursos necesarios: Hace referencia a los requerimientos del proceso en
cuanto a los diferentes recursos: humanos, físicos, financieros.
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Descripción del proceso:
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5. Proveedores: Dentro del enfoque sistémico de los procesos, para cada
actividad existe un proveedor, ya sea un cliente (externo o interno) un contratista
(proveedor), un ente de control u otro proceso.
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6. Entradas: Corresponde a los insumos que se requieren para cumplir con cada
actividad del proceso.
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7. Procesos (actividades): Describen cada una de las acciones o actividades que
deben ser ejecutadas o desarrolladas dentro del proceso.
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8. Salidas: Corresponde los productos o resultados de cada actividad dentro del
proceso.
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9. Clientes: De forma paralela a los proveedores, para cada actividad existen los
clientes para quienes el producto o resultado de la actividad se convierte en
entrada o insumo para una nueva actividad dentro del mismo o para otros
procesos.
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10. Responsabilidad del proceso: Se asigna el propietario o responsable del
proceso, conocido también como líder del proceso, quienes se encargan de la
supervisión y control del proceso, asegurando su correcto funcionamiento.
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11. Procesos con los que interactúa: Dentro del enfoque basado en procesos
se hace necesario mencionar, dentro de la caracterización de cada uno, los demás
con los cuales interactúa.
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12. Procesos de apoyo: Se mencionan los procesos que proveen insumos o
entradas para la ejecución de las actividades del proceso.
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13. Indicadores de calidad: Corresponde a parámetros que muestran el estado
del proceso; la interpretación de su información sirve para visualizar la situación en
la que se encuentra el proceso en un determinado momento.
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14. Medición y seguimiento: Se refiere a las acciones necesarias para la
evaluación y seguimiento del proceso, y en caso de no alcanzar los resultados
planificados poder llevar a cabo correcciones y acciones correctivas.
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15. Requisitos NTCGP 1000:2004: Se identifican los numerales de la norma a los
cuales se da cumplimiento con la aplicación del proceso.
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16. Otros requisitos: Se describen los requisitos del cliente o de otras partes
interesadas a los que se da cumplimiento con la aplicación del proceso.
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17. Documentos relacionados: Se identifican y nombran los documentos
relacionados con el proceso: procedimientos, registros, planes, instructivos,
normas, entre otros.
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18. Riesgos y controles: Se identifican los riesgos relacionados con el proceso y
los puntos de control para prevenirlos.
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Firmas: Se identifican los nombres, cargos y las firmas respectivas para quienes
elaboran, revisan, aprueban y controlan el proceso.
Modelo de formato para la caracterización de los procesos:
1.
NOMBRE DEL PROCESO:
2. OBJETIVO:
3. ALCANCE:
4. RECURSOS NECESARIOS:
5. PROVEEDORES
6. ENTRADAS
7. PROCESOS
8. SALIDAS
9. CLIENTES
10. RESPONSABILIDAD DEL
PROCESO:
11. PROCESOS CON LOS QUE
INTERACTÚA:
12. PROCESOS DE APOYO
13. INDICADORES:
14. MEDICIÓN Y SEGUIMINENTO:
15. REQUISITOS NTCGP 1000:2004
16. OTROS
REQUISITOS
17. DOCUMENTOS
RELACIONADOS
18. RIESGOS Y
CONTROLES
FIRMAS
Elaboró:
Revisó:
Aprobó:
Controló: