Cierre del Proyecto Andres Vasquez

CIERRE DEL PROYECTO
ANDRÉS VÁSQUEZ
Ingeniero de Sistemas y Computación
Especialista en Gerencia de Proyectos
CURSO EN GERENCIA DE PROYECTOS - PLANEACIÓN
CIERRE DEL PROYECTO
1. Generalidades
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QUE ES EL CIERRE?
POR QUÉ SE DEBE CERRAR UN PROYECTO?
CUÁNDO SE CIERRA UN PROYECTO?
QUIÉNES SON RESPONSABLES DEL CIERRE DEL
PROYECTO?
CÓMO SE CIERRA?
COMO SE DOCUMENTA?
CURSO EN GERENCIA DE PROYECTOS - PLANEACIÓN
CIERRE DEL PROYECTO
2.Etapas a documentar en el cierre de un
proyecto
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CIERRE ADMINISTRATIVO
CIERRE DEL CONTRATO
CIERRE TÉCNICO
CIERRE LEGAL
CIERRE AMBIENTAL Y SOCIAL
CIERRE FINANCIERO
LECCIONES APRENDIDAS
CURSO EN GERENCIA DE PROYECTOS - PLANEACIÓN
CIERRE DEL PROYECTO
3.Informe Final
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Informe del Cierre del Proyecto.
Conclusiones.
Aprendizaje.
Glosario técnico.
CURSO EN GERENCIA DE PROYECTOS - PLANEACIÓN
CIERRE DEL PROYECTO
1. Generalidades
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QUE ES EL CIERRE?
POR QUÉ SE DEBE CERRAR UN PROYECTO?
CUÁNDO SE CIERRA UN PROYECTO?
QUIÉNES SON RESPONSABLES DEL CIERRE DEL
PROYECTO?
CÓMO SE CIERRA?
COMO SE DOCUMENTA?
CURSO EN GERENCIA DE PROYECTOS - PLANEACIÓN
PROCESO DE CIERRE
“El proceso de cierre del proyecto establece los
procedimientos para coordinar las actividades
necesarias para verificar y documentar los entregables
del proyecto, para coordinar e interactuar en la
formalización de estos entregables por el cliente e
investigar y documentar las acciones tomadas si el
proyecto es cerrado antes de su completamiento”
[PMBOK].
CURSO EN GERENCIA DE PROYECTOS - PLANEACIÓN
PROCESO DE CIERRE
Entradas: Plan del proyecto, Documentos Contractuales y los
productos finales que deben ser entregados al cliente.
Salidas: los procedimientos para llevar a cabo las actividades de
cierre necesarias, además por supuesto, de los productos
definidos inicialmente.
CURSO EN GERENCIA DE PROYECTOS - PLANEACIÓN
ACTORES DEL PROYECTO
CONTRATANTE O DUEÑO DEL PROYECTO
PROYECTO PÚBLICO
PROYECTO PRIVADO
INTERVENTOR
PERSONA NATURAL
PERSONA JURÍDICA
CONTRATISTA (PROVEEDOR DEL PRODUCTO FINAL)
GERENTE DEL PROYECTO
EQUIPO DE APOYO
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EL PAPEL DEL INTERVENTOR EN EL
CIERRE DEL PROYECTO
PERFIL DEL INTERVENTOR
Persona natural o jurídica que actúa vigilando, supervisando y controlando la
ejecución de un contrato o proyecto para su dueño.
Dos paradigmas: 1.los resultados dependen de los logros esenciales.
2. nadie se auto controla correctamente.
Desde la Planeación hasta el cierre: Clave la gestión del interventor.
Persona natural
(proyectos pequeños en tamaño, recursos, objetivos y duración)
Persona jurídica
(proyectos de mediana y gran magnitud, recursos, objetivos varios y duración).
EL PAPEL DEL INTERVENTOR
EN EL CIERRE DEL PROYECTO
FUNCIONES DEL INTERVENTOR
1. Planear con el contratista la ejecución del proyecto.
2. Firmar el acta de autorización anticipos pactados.
3. Autorización de inicio de obras y firma acta de iniciación.
4. Revisión y aprobación de planos, estudios técnicos y procedimientos.
5. Vigilancia técnica, administrativa y financiera del proyecto.
6. Firmar actas de avance de obras y pagos parciales.
7. Revisión y aprobación de memorias de cálculos de ingeniería,
modificación de obras o adiciones.
8. Participar de los protocolos de pruebas, puesta apunto y entrega
final al cliente del proyecto.
9. Protocolizar el acta de entrega de obras.
10. Participar en el proceso de cierre del proyecto.
GERENTE DEL PROYECTO
El Gerente, Líder o director de proyectos, es
responsable de administrar los distintos proyectos
desde que éstos se inician hasta que se completan
y/o cierran.
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RESPONSABILIDADES
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
El desarrollo del plan del proyecto.
La identificación de los requerimientos y el alcance del proyecto.
La comunicación.
La administración de los recursos humanos y materiales.
El control de tiempos.
Identificación y control de riesgos.
Administración de los costos y presupuestos.
El aseguramiento de la calidad.
El reporte y evaluación del desempeño del proyecto.
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CUALIDADES DEL GERENTE
LÍDER DEL PROYECTO
1. Proactivo. El líder de proyecto debe mantener su
enfoque en asegurar que el proyecto se termine en el
tiempo y presupuesto planeado, y muy frecuentemente
con tiempos limitados.
2. Ser organizado y metódico.
3. Facilidad para relacionarse con la gente.
4. Buena comunicación oral y escrita .
5. Liderazgo.
6.Conocimientos técnicos básicos.
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Registro y almacenamiento
de información
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BITÁCORA DEL PROYECTO
(REGISTROS ENTREGABLES)
El gerente del proyecto debe crear un expediente (archivo) en
el cual almacene toda la información para entregar al cliente y
para que sea accesible a otros proyectos o directivos. Algunas
categorías a tener en cuenta podrían ser:
1. Documentos de la planificación del proyecto, cronogramas,
reportes y controles de estado de avance y gastos.
2. Documentos y especificaciones técnicas, de análisis y/o diseño,
protocolos de pruebas y resultados de las mismas, solicitudes de
cambios.
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BITÁCORA DEL PROYECTO
(REGISTROS ENTREGABLES)
3. Documentación de los riesgos y resolución de conflictos.
4. Presentaciones realizadas, actas de reuniones,
comunicaciones importantes, ya sea enviadas o recibidas.
5. Contratos, facturas y otros documentos legales y/o contables.
6. Documentos de entrenamientos recibidos y/o realizados.
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BITÁCORA DEL PROYECTO
(REGISTROS ENTREGABLES)
Idealmente el expediente (historia del proyecto) va siendo
almacenado desde el inicio del proyecto, los miembros del
equipo van añadiendo los documentos según se van creando.
Durante el cierre solo sería necesario revisar los contenidos y
actualizarlos de ser necesario, en caso contrario, se requiere una
ardua labor de recopilación y ordenamiento.
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CONTENIDOS DE LA BITÁCORA DE
ENTREGABLES DEL PROYECTO
1. Disponibilidad presupuestal asignada al proyecto.
2. Términos de referencia para licitación.
3. Propuesta económica del proponente.
4. Aprobación de propuesta y adjudicación.
5. Contrato para ejecución de obra firmado por las
partes.
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CONTENIDOS DE LA BITÁCORA DE
ENTREGABLES DEL PROYECTO
6. Planeación de actividades del proyecto.
7. Pólizas de manejo de anticipos y cumplimiento.
8. Acta de iniciación y asignación de anticipos.
9. Actas de avance de obras.
10. Diseños finales y memorias de cálculo aprobadas por
la interventoría del proyecto.
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CONTENIDOS DE LA BITÁCORA DE
ENTREGABLES DEL PROYECTO
11. Actas de cambios de obra.
12. Actas de aprobación y finalización de obras.
13. Póliza de estabilidad de obra.
14. Actas de recibo de obras (parciales).
15. Acta de cierre del proyecto, pendientes y fecha de
cumplimiento de faltantes.
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CIERRE DEL PROYECTO
2.ETAPAS A DOCUMENTAR EN EL CIERRE DE UN
PROYECTO
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CIERRE ADMINISTRATIVO
CIERRE DEL CONTRATO
CIERRE TÉCNICO
CIERRE LEGAL
CIERRE AMBIENTAL Y SOCIAL
CIERRE FINANCIERO
LECCIONES APRENDIDAS
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ACTIVIDADES DURANTE EL
CIERRE DEL PROYECTO
1. Realizar los cierres administrativo y contractual, dando
solución a cualquier problema que pueda existir.
2. Liberar todos los recursos, ya sean materiales o humanos
y reubicarlos en nuevas tareas.
3. Concluir, recolectar y archivar todos los documentos
generados a lo largo del desarrollo del proyecto.
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ACTIVIDADES DURANTE EL
CIERRE DEL PROYECTO
4. Documentar todos los problemas enfrentados y su
resolución.
5. Obtener las lecciones aprendidas por cada miembro del
proyecto, discutirlas y archivarlas.
6. Celebrar el fin del proyecto.
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PROCEDIMIENTO DE CIERRE
ADMINISTRATIVO
Detalla todas las actividades, interacciones, roles y
responsabilidades de los miembros del equipo de proyecto, así
como el resto de las personas involucradas en la ejecución de este
procedimiento de cierre del proyecto.
Los procedimientos y procesos diseñados y adecuados para
transferir los productos o servicios a la producción u operación son
desarrollados y establecidos, generalmente bajo normas de calidad
y/o buenas prácticas de manufactura.
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PROCEDIMIENTO DE CIERRE
ADMINISTRATIVO
- Definir la aprobación de los entregables en cualquier nivel por parte
de todos los involucrados.
- Confirmar que el proyecto ha cumplido con los requerimientos de
clientes, patrocinadores, entre otros.
- Verificar que todos los entregables han sido entregados y aceptados.
- Validar que los criterios para el momento de conclusión han sido
alcanzados.
- Satisfacer los criterios de conclusión para el proyecto.
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PROCEDIMIENTO DE
CIERRE CONTRACTUAL
Incluye todas las actividades necesarias para establecer y cerrar
cualquier acuerdo contractual establecido por el proyecto, así
como definir aquellas actividades que apoyan el cierre
administrativo formal del proyecto.
Este procedimiento incluye el verificar que todo el trabajo ha sido
completado correcta y satisfactoriamente: el cierre administrativo,
la actualización de los documentos contractuales que reflejen los
resultados finales, así como el proceso de archivar toda la
información para un uso futuro.
(Organismos de Control).
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PROCEDIMIENTO DE
CIERRE CONTRACTUAL
La conclusión temprana de un proyecto es un caso especial de
cierre de contrato que podría involucrar por ejemplo, la
incapacidad de entrega del producto, Sobrecostos o la
ausencia de recursos necesarios.
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CIERRE ECONÓMICO Y FINANCIERO
1. Documentar y entregar al cliente la información del estudio de
viabilidad económica del proyecto: cálculos de costos, gastos, precios y
puntos de equilibrio para productos y servicios del proyecto. Paz y
salvos de pagos y obligaciones, deudas pendientes.
2 . Inclusión de soportes de cancelación de facturas de compra de
equipos, servicios o contratos que se hayan requerido durante la
ejecución del proyecto.
3. Entrega de software financieros, seguimiento a proyectos, software
administrativos. Equipos de informática, entre otras posibilidades
comprometidas en el contrato.
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EL CIERRE TÉCNICO
1. Documentar y entregar al cliente la información de los realizados del estudio
de viabilidad técnica del proyecto: escrituras y certificados de adquisición de
bienes inmuebles y bienes muebles para el proyecto, maquinaria y equipos,
contratos de montaje y puesta en operación, procesos y procedimientos para
mantenimiento, adquisición de repuestos e insumos, garantías de estabilidad
de obra, compromisos pendientes y realizables en el corto y mediano plazo.
2. Protocolos de capacitación del recurso humano en operación de maquinaria
y equipos, procesos y procedimientos administrativos, operativos, producción,
logística.
3. Manuales de operación, servicio al cliente, información técnica, memorias
de cálculos de ingeniería civil, mecánica, eléctrica y electrónica, entre otros.
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CIERRE AMBIENTAL Y DE SALUD
1. Licencias ambientales, acuerdos y protocolos con entidades de
control ambiental.
2. Acuerdos de mitigación del impacto ambiental: ejecutados y
pendientes por ejecutar.
3. Estudios ambientales e implementación de soluciones y
acuerdos con la interventoría durante la ejecución del proyecto.
4. Manuales de operación ambiental y de buenas prácticas de
manufactura.
5. Normas de certificación ambiental : protocolos de cumplimiento
y seguimientos.
6. Documentar las intervenciones ambientales, decisiones,
acuerdos y mitigación del impacto sobre: flora, fauna, aire, agua,
tierra, ser humano (comunidad impactada por el proyecto).
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CIERRE LEGAL
1. Cancelación de derechos notariales, cámara de comercio,
administración de impuestos, industria y comercio, cuotas ambientales,
impuestos municipales, usos de suelos y aguas.
2. Paz y salvos de contratistas, subcontratistas, empleados y personal
operativo del proyecto.
3. Pagos en planeación municipal, curadurías, entidades de control,
ente otros.
4. Cancelación de multas, indemnizaciones, demandas y daños a
terceros durante la ejecución del proyecto.
5. Aprobación de permisos de operación y licencias, patentes,
franquicias, alianzas estratégicas legalizadas.
CURSO EN GERENCIA DE PROYECTOS - PLANEACIÓN
CIERRE DEL PROYECTO
3.Informe Final
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Informe del Cierre del Proyecto.
Conclusiones.
Aprendizaje.
Glosario técnico.
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INFORME DE CIERRE DE PROYECTO
El Informe de cierre de proyecto es un documento final producido
en el proyecto y usado por las directivas de la organización para
evitar que persistan aún faltas y de esa manera concluirlo
formalmente.
Debe desarrollarse para detallar las actividades realizadas como
cierre formal y definir los problemas, riesgos, y recomendaciones
fundamentales que deben seguirse a partir de ese momento.
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INFORME DE CIERRE DE PROYECTO
Debe listar las actividades de cierre.
Normalmente debe ser producido una vez que el proyecto ha sido
completado exitosamente y entregado a los clientes, o cuando se
decida cerrar el proyecto por alguna razón.
Se recomienda siempre hacer un Informe de chequeo de cada fase que
se vaya terminando en el caso que el proyecto sea grande o complejo,
de manera tal que luego sea mucho más simple.
Disponer de información para toma de decisiones posteriores:
TÉCNICAS, GARANTÍAS LEGALES, INVESTIGACIONES POSTERIORES O
RECLAMACIONES.
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CONCLUSIONES SOBRE EL
CIERRE DE UN PROYECTO
Desarrollar un cierre de proyecto correcto asegura el haber cumplido
los objetivos, dejar satisfecho el cliente, obtenido las experiencias y
reconocido el esfuerzo realizado por los participantes.
El definir correctamente procesos y procedimientos y documentarlos,
le garantiza a la organización el aprovechar las lecciones aprendidas, así
como validar su información histórica a través de la incorporación de los
resultados cuantitativos obtenidos durante el ciclo de vida y
fundamentalmente en el cierre final.
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APRENDIZAJE
INFORME DE EVALUACIÓN DEL PROYECTO
La evaluación de cierre de proyecto debe resumir el desempeño del proyecto
terminado. Dentro de la misma pueden recogerse las respuestas a preguntas
como:
¿Alcanzó el producto o solución propuesta los objetivos y requerimientos
establecidos?
¿Se cumplieron los planes del proyecto, dentro del presupuesto establecido?
¿Se lograron identificar todos los riesgos, y se mitigaron?
¿Qué se pudo hacer mejor?
¿Qué se puede hacer para mejorar el proceso?
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APRENDIZAJE
INFORME DE EVALUACIÓN DEL PROYECTO
Comparación de Resultados con Similares
(Perspectiva de Desempeño)
¿El proyecto fue relativamente lento o rápido en las etapas de Inicio,
Planeación, Ejecución y Control?
¿Qué tan bien se preparó y estimó con respecto a los promedios de la
industria y a los mejores proyectos en la industria?
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APRENDIZAJE
INFORME DE EVALUACIÓN DEL PROYECTO
¿Qué prácticas se siguieron y cómo se comparan éstas con las Mejores
Prácticas? ¿De qué manera las prácticas del proyecto provocaron sus
resultados? ¿Qué experiencias pueden ser aplicados en proyectos
futuros?
Entre más profunda y detallada sea esta evaluación mejores elementos
podrán brindarse para futuros proyectos, o para la definición de
mejoras en su organización.
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LECCIONES APRENDIDAS
El comité de gerencia del proyecto debe capitalizar las experiencias
vividas por el equipo humano del proyecto.
1. Obtenga la valoración de cada uno de los miembros del equipo
acerca del trabajo realizado y del cumplimiento de sus expectativas.
2. Revise qué se hizo, qué no se hizo y qué pudo ser mejor.
3. Obtenga retroalimentación de sus clientes, de los directivos,
asesores, consultores, vendedores, tanto acerca de la ejecución del
proyecto como de su organización.
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LECCIONES APRENDIDAS
4. Realice una presentación formal final, tanto con el equipo
como con los directivos y clientes
5. Reconozca los resultados individuales y evalúe el rendimiento
del equipo. Identifique y actualice las habilidades de cada
miembro del proyecto, recomiende nuevos roles y
responsabilidades para los cuales se encuentran capacitados.
6. Realice el cierre e inventario de los recursos materiales.
7. Anuncie y celebre la conclusión exitosa del proyecto.
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GLOSARIO TÉCNICO
EMPLEADO EN EL CIERRE DE PROYECTOS
Descripción del proyecto: Resumen con la descripción general del proyecto, que
brinde una visión global acerca de sus objetivos.
Razones de ejecución del cierre: Definir por qué está cerrándose el proyecto, ya
sea porque los resultados han sido alcanzados, la fecha de conclusión ha llegado,
o el presupuesto ha sido agotado. En determinados casos podría ser cerrado por
otras razones, como cambios en las políticas y prioridades de la organización.
Listar cada uno de los elementos que definan y justifiquen la razón mencionada
anteriormente, de manera que facilite a las personas que controlen el cierre el
tomar las decisiones correspondientes.
Equipo de proyecto: Describe los roles y la estructura que existe, los elementos
que fueron tenidos en cuenta, así como su comportamiento a lo largo del ciclo de
vida.
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GLOSARIO TÉCNICO
EMPLEADO EN EL CIERRE DE PROYECTOS
Gestión de conflictos: Identifica los problemas que aún perduran o que pueden
aparecer, y cómo se procederá a partir del cierre.
Gestión de riesgos: Identifica los riesgos que serán transferidos con el producto
en operación y cómo se debe proceder para su monitoreo.
Gestión financiera: Identifica cualquier problema financiero, tales como fondos
excedentes, y define o propone cómo serán manejados.
Gestión de los recursos: Describe los recursos que fueron adquiridos por el
proyecto y qué uso posterior se les dará.
Gestión documental: Identifica cada elemento de la documentación a
almacenar, indicar el lugar de almacenamiento correspondiente, además de
dónde serán ubicadas sus copias, ya sean duras o electrónicas, definir al
responsable de esta actividad.
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GLOSARIO TÉCNICO
EMPLEADO EN EL CIERRE DE PROYECTOS
Responsabilidades post proyecto: Lista todas las responsabilidades que
aún se tienen con el proyecto, qué acciones se requieren y quién es el
responsable a partir de ese momento. Aquí pueden incluirse salidas que
no han sido entregadas, o que no poseen el rendimiento adecuado y
deben seguir trabajándose, cómo se realizará el mantenimiento y
soporte de los productos en operación, entre otras actividades.
CURSO EN GERENCIA DE PROYECTOS - PLANEACIÓN
Gracias!
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