Rol del profesional de GD y Tarjeta Profesional

Ref. 1-2013-4822 - 103/2015/SGC - 400
Asunto: Consulta Rol del profesional de GD y Tarjeta Profesional
De manera atenta, damos respuesta a sus inquietudes radicadas al AGN, a través de
[email protected] con los números 1-2013-4822 y 1-2013-5398.
Conviene precisar en primer término, que las consultas que se presentan a esta Entidad, se
resuelven de manera general, abstracta e impersonal, de acuerdo con las funciones conferidas
en el ejercicio de las atribuciones de dirección y coordinación de la función archivística del
Estado colombiano, expresamente señalada en la Ley 594 de 2000, y se circunscribe a hacer
claridad en cuanto al texto de las normas de manera general, para lo cual armoniza las
disposiciones en su conjunto, de acuerdo con el asunto que se trate y emite su concepto,
ciñéndose en todo a las normas vigentes sobre la materia.
Para resolver la consulta, es pertinente señalar cuáles son las funciones del Archivo General de
la Nación, las mismas se encuentran asignadas en el artículo 2 de la Ley 80 de 1989, así:
a) Establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos, con el fin de
planear y coordinar la función archivística en toda la Nación, salvaguardar el
patrimonio documental del País y ponerlo al servicio de la comunidad;
b) Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para garantizar la
conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de
conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta
Directiva;
c) Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental que integre el
Archivo de la Nación así como el que se le confíe en custodia;
d) Formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de archivos, acorde
con el Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos económicos, sociales, culturales,
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científicos y tecnológicos de los archivos que hagan parte del Sistema Nacional de
Archivos;
e) Promover la organización y fortalecimiento de los archivos del orden nacional,
departamental, intendencial, comisarial, municipal y distrital para garantizar la
eficacia de la gestión del Estado y la conservación del patrimonio documental, así
como apoyar a los archivos privados que revistan especial importancia cultural o
histórica;
f) Establecer relaciones y acuerdos de cooperación con instituciones educativas,
culturales, de investigación y con archivos extranjeros.
En respuesta a su pregunta: !"#$%&$' ()*(+' +%' ,+-($(' ./+' 0121' $(23*3%&-$(1-+%'
(10/2+*&$4+%'(+5+21%'01*&$-'01*'4$'&$-6+&$'7-18+%31*$49:
Es importante aclarar que para ejercer la profesión de archivista en el territorio nacional, de
conformidad con el artículo 5 de la Ley 1409 de 2010, se requiere acreditar su formación
académica. Adicional a lo anterior, según la jurisprudencia de la Corte Constitucional:
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de aplicación de la actividad archivística el relacionado !"#$% &'% ()$&*#% +&% '#,%
archivos, cuyo campo de acción se desarrolla fundamentalmente en las áreas
relacionadas con el conocimiento, organización, recuperación, difusión,
preservación de la información, conservación y conformación del patrimonio
d#"-(&$.)'% +&'% /)0,12 Se trata sin duda de una actividad de considerable
exigencia técnica, con su propio sistema conceptual y sus propios principios
organizativos, lo cual queda claro al revisar el artículo 2º del proyecto, según el
cual el ejercicio de la archivística comprende !')% )/'3")"34$% +&% '#,% /53$"3/3#,%
universales de procedencia y de orden natural en la organización tanto de los
archivos públicos como privados, bajo el concepto de archivo total, que comprende
procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la
organización, la recuperación y la disposición final de los documentos, en sus
+3,.3$.#,% ,#/#5.&,67)% /5#+-""34$8% 3+&$.393")"34$8% #5:)$3;)"34$8% "'),393")"34$8%
descripción, selección, valoración, diagnóstico, conservación y custodia de
documentos y en general todas las actividades que propenden por el desarrollo de
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❨❨❨❩❬❭❪❫❴❵❦♣F①F❭❬②❩♣❦❵❩❪❦ ③ ❴①④❦❭⑤❬❪❴⑥① ❬② ❪❴⑦⑧❬⑧❬①❦ ③ ⑨❴⑨⑩F⑤❬ ⑧F ❶F⑩❴❪❴❦①F⑨❷ ❸⑦F❹❬⑨ ❺ ❭F❪②❬⑤❦⑨
❻❼❽❾❿➀➁ ❪❦①⑩❬❪⑩❦➂❬❭❪❫❴❵❦♣F①F❭❬②❩♣❦❵❩❪❦ ➃ ➄❭❩ ➅ ➆❦❩ ➅➃➇➈ ➉F②➊ ➋➌➍ ➌➍➍➍ ➃ ➎❬➏➊ ➋➋➐ ➌➑➈➇ ➃ ➒❦♣❦⑩➓ ➔❩➄❩❷ ➄❦②❦⑤→❴❬❩
➎F❪❫❬➊ ➌➑➈➋➃➈➌➃➈➈ ➣➊ ➅ ↔➔↕➃➎➃➑➈
evaluación y gerencia técnica de los procesos archivísticos, en sus distintos
,#/#5.&,67)%+#"&$"3)%=%')%3$>&,.3:)"34$%"3&$.093")%&$%&'%?5&)%+&%)5"@3>0,.3")8%A-&%,&%
complementa de manera interdisciplinaria con otras profesiones y disciplinas
)93$&,12 El parágrafo del mismo artículo agrega que las tareas de reprografía,
microfilmación, digitalización, restauración, divulgación, administración e
investigación se consideran complementarias de la actividad archivística. Revisado
+%&+' !!"#$%& '(& "!!)*+, del ejercicio de la archivística, es evidente que se
trata de una actividad compleja y de un importante nivel de sofisticación
técnica. (Resaltado fuera de texto).
En la Administración Pública, para ejercer la profesión de archivística, de acuerdo a lo
establecido en el artículo 8, parágrafo, es la Función Pública quién determinará los perfiles que
se requieran para cada caso en particular.
Y, respecto a la pregunta: !";/+%&-$' 4$51-' 0121' $(23*3%&-$(1-+%' (10/2+*&$4+%<' +%&=' +*'
peligro de acabarse con la entrada a las empresas de los archivos electrónicos y la
(10&-3*$'0+-1'7$7+49:. Es importante tener en cuenta el sustento normativo correspondiente:
!
En cumplimiento de la Ley 594 de 2000, es importante mencionar que el Archivo General de
la Nación, viene trabajando en su reglamentación, en especial con el uso de las nuevas
tecnologías y de hecho por la iniciativa cero papel en articulación con las entidades del
Gobierno Nacional como el Ministerio de Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones, Departamento Administrativo de la Función Pública y la Presidencia de la
República.
!
El Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012, el cual reglamenta el título V de la Ley 594 de
2000 ! Ley General de Archivos, desarrolla temas de la gestión documental propiamente del
programa de gestión documental, del sistema de gestión documental y de la gestión de
documentos electrónicos de archivo.
!
El Acuerdo 002 de 2014 expedido por el Archivo General de la Nación establece los criterios
básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de
archivo.
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!
La Circular Externa 002 de 2012 del Archivo General de la Nación ! AGN, refiere las
recomendaciones para las diferentes entidades interesadas en adquirir o desarrollar
sistemas de gestión de documentos, como quiera que la administración de documentos de
archivo que se originan en sistemas de información deben cumplir con unos mínimos, para
el cumplimiento de las políticas de Gestión Documental y conforme a las Tablas de
Retención Documental de la Entidad.
!
La Circular Externa No. 005 de 2012 emitida por el AGN, establece las recomendaciones
para llevar a cabo procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el
marco de la iniciativa cero papel.
Entonces, tal y como se establece en la Circular Externa 002 de 2012, la adopción de
tecnologías de información y las comunicaciones (TIC) por parte de la administración implica
generar y procesar documentos electrónicos y estos deben ser soportados por procesos y
controles formales; por lo cual en primera instancia se recomienda a las áreas de archivo y
correspondencia en las entidades públicas, que es un deber articularse con otras áreas de la
entidad como lo son Planeación y Tecnologías de la Información, con el propósito que, de forma
interdisciplinar, se construya y desarrolle la estrategia para llevar a la entidad a ser más
eficiente administrativamente, contemplado el cambio cultural; revisando y rediseñando los
procedimientos administrativos para llevarlos al ámbito electrónico con características integrales
propias de la archivística; implementando buenas prácticas para el uso racional de los recursos,
entendiendo que el cero papel no es solo una acción tecnológica, sino que se requiere la
integración de los recursos: humanos, técnicos y tecnológicos adecuados, que permitan dar
cumplimiento a los objetivos que señala la Directiva Presidencial No. 04 de 2012, los cuales
son: optimizar, racionalizar, simplificar y automatizar los procesos de la entidad, aplicando de
forma correcta la disciplina archivística y la gestión documental, para garantizar la protección
del patrimonio documental digital de nuestro país.
Por lo anterior y como se puede inferir, nuestra labor no está en peligro de acabarse, sino que
requiere de un plan de actualización continuo que nos permita permanecer en el mercado
laboral con mayor competitividad.
Agradecemos su interés por el tema y le invitamos a consultar en nuestro sitio web las normas
para
archivos
http://www.archivogeneral.gov.co
y
la
web
http://www.archivogeneral.gov.co/sinae; igualmente a participar activamente en los eventos de
!"#✐✈♦ ✥❡♥❡!❛' ✁❡ '❛ ✂❛"✐*♥ ✄♦!❣❡ ☎❛'❛"✐♦. ☎!❡"✐❛✁♦✱ ❡.✆❛❜'❡"✐♠✐❡♥✆♦ ✝4❜'✐"♦ ❛✁."!✐✆♦ ❛' ✞✐♥✐.✆❡!✐♦ ✁❡ ✟✉'✆✉!❛
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formación y capacitación que el AGN, desarrolla mediante el Sistema Nacional de Archivos, así
como en la consulta y difusión de las publicaciones que orientan de forma progresiva a las
entidades públicas en la implementación de modelos y estrategias para una adecuada
administración de la gestión documental
Cordialmente,
JORGE EDUARDO ALZATE CORTES
Encargado de las Funciones de la Subdirección de Tecnologías de la Información
Archivística y Documento Electrónico - TIADE
Anexos: N/A
Copia: N/A
Proyectó: Jack Zambrano - Subdirección de Tecnologías de la Información Archivística y Documento Electrónico
Revisó: Erika Lucia Rangel, Coordinador TIADE - AGN
Archivado en: Serie: Conceptos técnicos
JORGE EDUARDO ALZATE CORTES
Profesional Universitario
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