procedimiento de citación a reuniones de directorio y archivo de

 PROCEDIMIENTO DE CITACIÓN A
REUNIONES DE DIRECTORIO
Y
ARCHIVO DE DOCUMENTACION
DE DIRECTORIOS
Bolsa de Comercio de Santiago (BCS) y Filiales
Datos Generales
Nombre del Documento
Fecha de Elaboración
Fecha de Aprobación
Responsable
Alcance
Período de Revisión
Procedimiento de Citación a Reuniones de
Directorio y Archivo de Documentación de
Directorios Bolsa de Comercio de Santiago
(BCS) y Filiales
186 de Marzo de 20163
285 de Marzo de 20163
Gerente General BCS y CCLV
Miembros de los Directorios de la BCS y
Filiales
Gerente General BCS
Gerente General CCLV
Cada 3 años
La versión original de este documento fue elaborada el 18 de marzo de 2013 y
aprobada por el Directorio en sesión ordinaria del 25 de marzo de 2013
PROCEDIMIENTO DE CITACIÓN A REUNIONES DE DIRECTORIO Y
ARCHIVO DE DOCUMENTACION DE DIRECTORIOS
Bolsa de Comercio de Santiago (BCS) y Filiales
El procedimiento de Citación a Reuniones de Directorio y Archivo de
Documentación de Directorios de la Bolsa de Comercio de Santiago (BCS) y su
filial CCLV, Contraparte Central S.A. respeta lo establecido en los Estatutos de
ambas sociedades, considerando los siguientes aspectos específicos de operación:
1. El calendario de reuniones del directorio de la BCS y de la CCLV se
establece en el mes de diciembre de cada año y considera todas las
reuniones ordinarias a efectuarse en el año venidero.
2. El directorio de la BCS y de la CCLV sesionarán en forma ordinaria una
vez por mes. Por acuerdo de directorio, las sesiones se realizarán el último
lunes de cada mes. Lo anterior puede ser modificado de acuerdo a las
condiciones especiales del calendario de cada año. Con todo, estas
modificaciones a la regla general también deben quedar establecidas en el
calendario fijado para el año.
3. Con todo, por razones de fuerza mayor este calendario puede ser
modificado.
4. A cCada director tendrá un usuario y contraseña para acceder a la
plataforma Diligent Boards, mediante la cual a partir del martes lunes
inmediatamente anterior a la fecha establecida para la sesión, se le
enviarápodrá conocer y revisar en formato papel y/o digital la agenda
establecida y la documentación de respaldo que ilustre cada materia a tratar.
5. Las deliberaciones y acuerdos del directorio se escriturarán en un Libro de
Actas por cualquier medio que determine la Sala, siempre que éstos
ofrezcan seguridad que no podrá haber intercalaciones, supresiones u otra
adulteración que pueda afectar la fidelidad del Acta, la que será firmada por
los directores que hubieren concurrido a la sesión. Es responsable de esta
función el Secretario de Actas que designe el directorio. Actuará como tal el
gerente general a falta de designación específica.
6. Tanto el acta como la documentación de respaldo serán anilladas y
archivadasalmacenadas en formato papel y respaldo digital en la plataforma
Diligent Boards quedando permanentemente bajo la custodia de la gerencia
general de la BCS a disposición de cualquier director que lo solicite.
7. Terminada la sesión de la BCS se dará inicio a la sesión del CCLV,
Contraparte Central S.A. la que se regirá por este mismo procedimiento.
8. Tratándose de reuniones extraordinarias de directorio, las citaciones no
requerirán las formalidades establecidas en los puntos 1 a 4 anteriores.