incorporación de tecnologías para la mejora de los procesos de

INCORPORACIÓN DE TECNOLOGÍAS PARA LA MEJORA DE LOS PROCESOS DE
CAPTURA, REGISTRO Y ACCESO A LA INFORMACIÓN.
Organización
AVATI TP/TLP: Asociación Vasca de Ayuda, Tratamiento e Inserción del Trastorno de PersonalidadTrastorno Límite de Personalidad
Ámbito de Actuación: psicosocial.
Contacto: Sandra Santamaría.
[email protected]
Sede en Ganbara espacio asociativo
C/ Ronda S/N (frente a nº 5), 3º piso
48005 Bilbao
Teléfono: 946 569 212
www.avati-tlp.com
Justificación
AVATI es una asociación joven, creada en el año 2006, con un equipo humano voluntario que ha ido
atendiendo a un creciente colectivo de personas usuarias. Este crecimiento de nuestra labor de atención
e intervención no ha ido acompañado del correspondiente desarrollo de procedimientos y herramientas
de trabajo que permitieran una gestión ágil, segura y compartida de la información que era necesaria
para realizar nuestra labor o que se derivaba de la misma. Muy al contrario, parte de la información que
se generaba no era registrada de forma adecuada, el acceso a la misma era poco ágil y estaba
desactualizado, o simplemente era desconocida.
Descripción
El trabajo desarrollado se ha dividido en dos fases:
1. Análisis de diferentes aspectos relacionados con la gestión de la información:
a. Principales necesidades de información no satisfechas.
b. Fuentes de información.
c. Procedimientos para capturar, registrar y compartir información.
d. Cuestiones de carácter legal que afectan a la gestión de la información (protección de
datos de carácter personal).
2. Estudio de tecnologías. Una vez identificadas las principales debilidades en nuestros
procedimientos para gestionar la información, identificamos las herramientas tecnológicas que
permitieran fortalecer y mejorar esos procedimientos, partiendo de la premisa de que debían
ser tecnologías de bajo coste o gratuitas.
Para el desarrollo de este trabajo se creó un equipo formado por una persona de la organización y el
acompañamiento durante todo el proceso del Servicio de Información y Documentación de Fundación
EDE, con el apoyo puntual de personal de AVATI (contraste de las conclusiones del análisis y validación
de herramientas).
El proceso duró tres meses a un ritmo de un encuentro semanal y sesiones más intensas en la fase de
estudio de herramientas tecnológicas. Las mayores dificultades del proceso han sido principalmente:
1. Encontrar herramientas con aplicabilidad y adaptación a nuestras necesidades.
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2.
Desarrollar e implantar las herramientas: el equipo humano de AVATI carece de una formación
sólida en el ámbito tecnológico. Esta circunstancia tiene especial incidencia en dos cuestiones
a. Algunas de esas herramientas exigen un conocimiento previo de su manejo,
posibilidades, parametrización, etc. (tecnología RSS, agregadores sociales).
b. Otras implican programación para su desarrollo.
Aportaciones
Como resultado de este proceso, se han implantado diversas herramientas tecnológicas que han
mejorado la gestión de la información clave para la organización:
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Gestor documental: se trata de una aplicación en la nube que permite la clasificación,
almacenamiento y recuperación de archivos y documentos. Hay que tener en cuenta que AVATI
no dispone de un servidor ni una red lan de trabajo, por lo tanto esta herramienta hace posible
la gestión y el acceso compartido a la información por parte de todos los miembros de la
organización.
Directorio: base de datos para el registro de organizaciones y contactos con los que AVATI
mantiene relación u organizaciones a las que derivamos a nuestros usuarios, con información
completa de sus servicios, horarios, etc.
Base de datos de personas usuarias: base de datos que contiene información sobre las
personas usuarias de AVATI y datos específicos de la intervención que se realiza con ellas.
Agregador social: aplicación en la nube (google reader) que permite realizar una vigilancia
sistemática de informaciones de interés: publicaciones, información sobre el trastorno de
personalidad, eventos, actualidad, etc.
Consideramos que estas herramientas, mejorarán el uso compartido de información y redundarán en
una mayor cohesión del equipo de trabajo de AVATI por cuanto dispondremos de información
actualizada que será accesible para todo el equipo. Por otra parte, las mejoras incidirán en dos aspectos:
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Una mayor calidad de los servicios y de la atención a las personas usuarias al relacionar la
información de los diferentes servicios (psicológico, jurídico, social).
Una mayor formación de las personas voluntarias al disponer de información permanente
sobre TP/TLP (métodos de tratamiento, investigaciones, etc.) o su repercusión social.
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