Por medio de la presente nos permitimos hacer las siguientes

UT SIGDEA PLUS 2015
Bogota D.C. Junio 3 de 2015
Señores
Comité de evaluación
PROCURADURIA GENERAL DE LA NACIÓN
E.S.D
Asunto: Observaciones a la evaluación
Referencia: Licitación Pública No. 03 de 2015
Objeto: “CONTRATAR LA ADQUISICION DEL LICENCIAMIENTO Y LOS SERVICIOS PARA LA
IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICO
Y DE ARCHIVO PARA LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN”
Respetados señores,
Por medio de la presente nos permitimos hacer las siguientes observaciones al informe de
evaluación del proceso de la referencia:
1.
El proponente Carvajal Tecnología y Servicios SAS ante el requerimiento expreso de la PGN
de precisar y soportar las características técnicas de los bienes objeto del proceso contractual
mediante la entrega de los catálogos del SIGDEA, requerimiento que se muestra a
continuación:
Catálogos
El proponente deberá suministrar los catálogos correspondientes a la
herramienta de desarrollo, el SIGDEA, sus herramientas, el sistema
operativo y el motor de base de datos, los cuales se requieren para
precisar y soportar las características técnicas de los bienes objeto de
este proceso contractual. Dichos catálogos deberán estar en idioma
español.
El oferente debe indicar el número de la página del catálogo donde se
puede verificar la información, la que además deberá ser resaltada o
subrayada en el catálogo.
Entrego en los folios 134 a 143 de su propuesta información del software “ON base”, información
con la cual no es posible precisar ni soportar las características técnicas del producto ofrecido a la
PGN y para el cual la PGN definió más de 450 requerimientos sobre los siguientes temas:
“Especificaciones funcionales - Generalidades básicas
c. Generalidades para gestión documental 
Gestión de correspondencia

Correspondencia – Radicación

Correo electrónico: Ley 527 de 1999 – Ciclo de Vida del correo como documento del SIGDEA

Digitalización: Armonizar con lineamiento de digitalización AGN

Gestión de archivo
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
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

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
Motor de Gestión de negocios (BPM) C
Modelador de procesos, flujos documentales y trámites
Integración
Servicio de radicación desde y hacia otras aplicaciones de la PGN
Editor de formatos electrónicos
Búsquedas
Visor
Indexación
Reportes
Indicadores de gestión y análisis estadístico
Administración centralizada
Seguridad
d. Especificaciones técnica”
En la información entregada en los mencionados folios no es posible observar funcionalidad para
soportar los siguientes aspectos:








2.
Gestión de correspondencia
Correspondencia – Radicación
Correo electrónico: Ley 527 de 1999 – Ciclo de Vida del correo como documento del
SIGDEA
Gestión de archivo: Manejo de TRD, manejo de trasferencias y prestamos
Modelador de procesos, flujos documentales y trámites
Servicio de radicación desde y hacia otras aplicaciones de la PGN
Editor de formatos electrónicos
Búsquedas
Los contratos relacionados por el proponente Carvajal Tecnología y Servicios SAS en el
“FORMATO 4 – EXPERIENCIA RELACIONADA” no cumplen con el requerimiento de la PGN de
que a través de las certificaciones presentadas se acredite experiencia en actividades de
asesoría, licenciamiento de software, implementación y servicios conexos.
Lo anterior, debido a que en los contratos relacionados por el proponente, en ninguno de
ellos está incluida la actividad de Licenciamiento de software, aspecto que se observa en el
hecho de que los contratos No. 1 y No 2 con el Banco Agrario y con el Fondo Nacional del
Ahorro son contratos de outsourcing , el Contrato No. 3 corresponde a la instalación,
capacitación, puesta en operación y soporte técnico de una plataforma tecnológica para un
proceso de inscripciones y el Contrato No. 4 tiene que ver con el alquiler de dispositivos
móviles.
El requerimiento que hace la PGN se muestra a continuación:
“…la experiencia se verificará sobre contratos terminados o en ejecución, para lo cual el proponente debe
evidenciar o acreditar hasta cuatro (4) contratos, celebrados con entidades públicas o privadas, cuyo objeto sea
igual o similar al del presente proceso de selección y cuya sumatoria corresponda al valor del presupuesto
oficial de CUATRO MIL TRESCIENTOS TREINTA Y TRES MILLONES DOSCIENTOS CUARENTA MIL
CUATROCIENTOS TREINTA Y NUEVE PESOS CON CUARENTA Y SEIS CENTAVOS ($4.333.240.439.46) incluido
IVA, equivalente a 6.724,97 salarios mínimos legales mensuales vigentes para el presente año.
Se entienden por procesos similares aquellos que involucran las siguientes actividades: asesoría, licénciamiento,
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implementación y servicios conexos relacionados con procesos de gestión documental.
Estas actividades podrán ser definidas con cualquiera de los siguientes términos:
•
Asesoría: Asesora miento, análisis, diseño, modela miento, levantamiento de procesos y/o de
requerimientos, diagnóstico, consultoría, automatización
•
•
•
Licénciamiento: comprar, adquirir, suministrar o proveer licencias
Implementación: Desarrollo, puesta en producción, instalación, puesta en funcionamiento,
implantación, montaje, parametrización, configuración, sistematización
Servicios conexos: capacitación, garantía, soporte, mantenimiento, servicios relacionados con
procesos de gestión documental.
Teniendo en cuenta que la Entidad requiere que los proponentes acrediten su experiencia con hasta cuatro
(4) contratos, se acepta que las actividades anteriormente descritas se hayan realizado, todas en un solo
contrato o que cada uno de ellos, contenga una actividad. En todo caso, se debe acreditar la experiencia en
todas las actividades descritas.
Para el efecto, en el anexo de experiencia, el proponente debe indicar el alcance del objeto y las actividades
que comprende el mismo”.
3. El contrato No. 4 relacionado por el proponente Carvajal Tecnología y Servicios SAS en el
“FORMATO 4 – EXPERIENCIA RELACIONADA”, contrato realizado con La FIDUCIARIA
BOGOTÁ, no cumplen con el requerimiento de la PGN de que los contratos tengan un
objeto igual o similar al del presente proceso de selección. En el objeto de este contrato,
que se presenta a continuación, se observa que este es un contrato de alquiler de
infraestructura más específicamente de dispositivos móviles de captura, objeto que poco
o nada tiene que ver con proveer una solución integral de gestión documental:
Agradecemos la atención prestada
Atentamente,
OSCAR HUBERTO VALENCIA
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Representante legal