ASUNTO: AUTO DE ARCHIVOS- DECISIONES ABSOLUTORIAS

ASUNTO: AUTO DE ARCHIVOS- DECISIONES ABSOLUTORIAS
Respecto a los archivos definitivos y fallos absolutorios, este Despacho les
recomienda tener en cuenta las motivaciones en las mencionadas providencias,
por cuanto, una falsa motivación puede comprometer la responsabilidad
disciplinaria e incluso penal de los funcionarios que las expidan.
En virtud de lo anterior y muy respetuosamente, la Oficina de Control Disciplinario
de la Registraduría Nacional, con base en la ley, jurisprudencia y doctrina
disciplinaria, se permite dar la siguiente información respecto a la producción de
autos de archivos y fallos absolutorios.
AUTO DE ARCHIVOS:
De acuerdo con el artículo 150 de la Ley disciplinaria, el término del que se
dispone para adelantar la averiguación preliminar, en general para las faltas que
deben examinarse mediante el proceso ordinario, es de seis (6) meses. De
acuerdo con lo que ha definido la Corte Constitucional, este término es
improrrogable, entre otras cosas porque la ley no ha previsto que se pueda extender. Si
cumplidos los seis meses no se han logrado identificar los presuntos responsables
o no se han podido establecer los hechos denunciados1, procede ordenar el
archivo de las diligencias.
El archivo de la investigación, se ordenará mediante un auto donde se deben
consignar los elementos de juicio que se han recaudado y se dejarán expresadas
de manera concreta las razones por las cuales se ordena, como cuando se
comprueba que los hechos no ocurrieron, o no se ha podido verificar que estos
fueron cometidos por el funcionario cuestionado o no se ha establecido la
identidad del funcionario que pudo ocasionarlos.
La ley exige que el archivo definitivo de las actuaciones proceda por la existencia
de una de las causales previstas en el artículo 73 de la ley disciplinaria, cuando
está plenamente demostrado:
• Que el hecho atribuido no existió;
• Que la conducta no está prevista en la ley como falta disciplinaria;
• Que el investigado no la cometió;
1
Establecer los hechos no quiere decir certeza de la falta.
Oficina Control Disciplinario
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Teléfono: 220 28 80 Extensiones 1328 – 1329 Fax: 220 76 35
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• Que existe una causal de exclusión de responsabilidad o
• Que la acción no podía iniciarse o proseguirse.
La última de las causales señaladas puede corresponder a tres eventos diferentes:
i) al acaecimiento de la prescripción; ii) a la muerte del investigado; y iii) a la
existencia de una decisión que ha hecho tránsito a cosa juzgada, decidida o
amparada por la ejecutoriedad.
Se entiende que en estos casos, en cualquier etapa de la averiguación o de la
investigación en que se acredite legalmente la ocurrencia de una cualquiera de
ellas, lleva necesariamente a la terminación y archivo del proceso.
Estas tres causales de terminación del proceso se puede decir que obran de manera
inmediata, esto es, una vez demostrada o acreditada una cualquiera de esas
circunstancias, lo que debe hacerse es proferir la decisión terminando el proceso, por
constituir causas que pueden denominarse objetivas.
De otro lado, esto significa que las otras causales mencionadas, como son: la de que el
investigado no cometió la falta, o que el hecho no existió, que la conducta no está
catalogada como falta disciplinaria o que obra a favor del investigado alguna causal de
exclusión de responsabilidad, normalmente son parte del debate, por lo que únicamente
procederá su declaratoria, en cualquier etapa del proceso disciplinario, siempre que
aparezca plenamente demostrada la causal alegada.
En otras palabras el investigador debe tener la certeza de que opera plenamente
una de esas causales, para poder legalmente terminar el proceso, mediante auto
de archivo.
Es por esto que normalmente a dicha decisión (archivo), no llega sino al final de
todo el debate, cuando se han arrimado todas las pruebas y medios de juicio que
sirven para concluir de manera razonada si se reúnen alguna de las causales del
articulo 73 del de la ley 734 de 2002 o si le asiste alguna causal de exclusión de
responsabilidad de las señaladas en el artículo 28 ibídem
De conformidad con el artículo 109 del CDU, esta decisión de archivo debe ser
comunicada al quejoso, entendiéndose que queda debidamente comunicado de
ella después de transcurridos cinco (5) días de haber sido puesta en correo la
comunicación. A partir de ese momento dispone del término de tres (3) días para
interponer el recurso de apelación contra la misma, lo que tiene por objeto
garantizar que el superior jerárquico o funcional del investigador examine la
decisión y resuelva si el archivo de las diligencias ha sido bien dispuesto o no.
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El término de los seis meses de la etapa de averiguación se debe contabilizar a
partir de la fecha del auto que la ordenó. No se debe olvidar que las pruebas que
sean ordenadas y practicadas después de vencido ese término de seis meses no
tienen ningún valor y deben considerarse inexistentes, no obstante, el simple
vencimiento de los términos, no exime de la responsabilidad de evaluar el material
probatorio al funcionario instructor. Por tanto no genera ninguna caducidad ni
prescripción de la actuación, toda vez que estas instituciones están reguladas en
la ley de forma independiente y para efectos distintos.
Pero de otra parte, si existe la identificación del presunto disciplinado y se tiene
algunos indicios de la ocurrencia de la falta, es obligatorio iniciar la investigación
disciplinaria para allegar las pruebas necesarias, a fin determinar la ocurrencia de
la falta y la responsabilidad del funcionario investigado, que permita formular
pliego de cargos o en su defecto archivo, según las causales antes mencionadas.
Es importante señalar, que el proceso disciplinario tiene etapas definidas y que las
mismas tienen finalidades específicas, hasta que finalmente la única exigencia de
certeza de la responsabilidad se logra con el fallo ejecutoriado.
Esta Oficina de Control Disciplinario, tiene entre sus funciones brindar el apoyo
necesario a los diferentes órganos de carácter desconcentrado en materia
disciplinaria, por lo cual alguna duda respecto al procedimiento y aplicación
normativa, cada delegación, puede apoyarse en el funcionario asignado quien
por medio de su conducto la Oficina le prestará el apoyo necesario.
Cordial saludo;
MARÍA CONSUELO ROCHA FERRO
Jefe Oficina Control Disciplinario.
Proyectó: Javier Arrieta Gutiérrez.
Fuentes consultadas.
Ley: 734 de 2002 y 1474 de 2011
Jurisprudencia: C-036-03, de 28 de enero de 2003, Magistrado Ponente Dr. Alfredo Beltrán Sierra,
Doctrina: Brito, Ruiz Fernando. Procedimiento Disciplinario. Segunda edición, en Colección de derecho Disciplinario No. 14.
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