NORMA PARA EL CONTROL DE LOS REGISTROS 1

Título:
NORMA PARA EL CONTROL DE LOS REGISTROS
Código:
Fecha de emisión:
Fecha de revisión:
Número de revisión:
Página:
N-CAL-006
Enero-07
Mayo-12
5
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J-30377047-9
NO VIGENTE AL IMPRIMIR
1. OBJETIVO Y ALCANCE
Esta norma establece los lineamientos sobre los controles para la identificación, almacenamiento,
protección, recuperación, retención y disposición de los Registros del Sistema de Gestión de la
Calidad, que se establecen y mantienen para proporcionar evidencia de la conformidad con los
requisitos y de la operación eficaz del sistema.
Esta norma es de aplicación por el Coordinador de Calidad, y por los dueños de los procesos del
Sistema de Gestión de la Calidad (SGC).
2. PARTICIPANTES
Ma. Carolina Goncalves
Coordinación de Calidad
Nelly Contreras
Asesor Externo
Cesidio Bruno
Asesor Externo
3. DOCUMENTOS RELACIONADOS
“Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos”
“Norma para estructurar, elaborar y redactar documentos
normativos”
FONDONORMA – NVF-ISO 9001:2008
N-CAL-001
4. DEFINICIONES
Documento:
Información y su medio de soporte. El medio de soporte puede ser:
papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón
o una combinación de éstos.
Registro:
Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia
de actividades desempeñadas.
Registro Activo:
Es aquel registro de calidad que se mantiene accesible para su consulta
frecuente por un tiempo determinado.
Firmas de aprobación
/
Presidencia
F-CAL-001
/
Coordinación de Calidad
Título:
NORMA PARA EL CONTROL DE LOS REGISTROS
J-30377047-9
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N-CAL-006
Enero-07
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NO VIGENTE AL IMPRIMIR
Registro Inactivo:
Es aquel registro de calidad que ha superado su periodo activo y que se
mantiene accesible para su consulta eventual por un periodo de tiempo
determinado.
5. CONDICIONES GENERALES
5.1.
Los registros de calidad se establecerán y mantendrán para evidenciar la conformidad con
los requisitos del SGC, así como para evidenciar la operación eficaz del mismo, y se
controlarán de acuerdo a lo previsto en esta norma.
5.2.
El Coordinador de Calidad velará por el cumplimiento de la presente norma por parte de
los dueños de los procesos.
5.3.
Cada dueño de Procesos del SGC mantendrá un listado de los “Registros del Sistema de
Gestión de la Calidad” F-CAL-014 que le competan.
5.4.
Los dueños de los procesos del SGC que generen nuevos registros o modifiquen los
existentes serán responsables de informar al Coordinador de Calidad sobre la
incorporación y/o desincorporación de registros, y/o sobre las modificaciones realizadas a
los mismos.
Identificación de los registros
5.5.
Se identificarán como registros del SGC los exigidos por la Norma ISO 9001:2008, los que
adicionalmente se originen en los documentos normativos del SGC de Redescomm, así
como cualquier otro registro que la organización identifique como necesario para el SGC.
5.6.
En la sección ¨Registros de Calidad” de las normas y procedimientos del SGC se
especificarán los registros del SGC que se generen en estos documentos.
5.7.
El Coordinador de Calidad mantendrá copia de los listados de los “Registros del Sistema
de Gestión de la Calidad” F-CAL-014 de Redescomm.
5.8.
El Coordinador de Calidad deberá actualizar la copia de los listados de los “Registros del
Sistema de Gestión de la Calidad” F-CAL-014 cuando reciba información de los dueños de
los procesos sobre la incorporación y/o desincorporación de registros, y/o sobre las
modificaciones realizadas a los mismos.
F-CAL-001
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Almacenamiento, protección y recuperación de los registros
5.9.
Cada dueño de proceso deberá almacenar sus registros en condiciones tales que
aseguren la protección contra su deterioro, su legibilidad y fácil recuperación,
independientemente del medio de soporte que se utilice.
5.10.
Los registros podrán mantenerse en papel y/o en electrónico.
5.11.
En el caso de los registros electrónicos “Activos” e “Inactivos” del SGC cada responsable
realizará el respaldo de estos registros que estén archivados en su equipo (PC, Laptop)
según lo indicado en la siguiente tabla:
Tabla 1
Respaldo de los registros electrónicos del SGC
Proceso del
SGC
Responsable
Respaldo
CPE/VPN
Gerente CPE/VPN
Doble respaldo
automático en el
Sistema Zimbra
Permanente
Oficina de HUB
Satelital
Gerente Satelital
Coordinador de
Operaciones Satelitales
Analista Satelital
Disco Duro
Portátil de 320
GB
Cada 2 meses
Oficina de
Chacaíto
ABA
Gerente BPO
Supervisor BPO
Disco Duro
Externo
Trimestralmente
Oficina de
Chacaíto
RRHH y
Compras
Gerente de
Administración y
Finanzas
Unidad de Outsourcing
de RRHH
Correos
direccionados al
G-mail
Quincenalmente
Oficina de
Altamira
Coordinador de Calidad
Servidor
Cuando se
incorpore o se
actualice un
registro
Oficina del
HUB
Calidad
Frecuencia
Ubicación del
respaldo
Retención y disposición de los registros
5.12.
Los registros del SGC, se mantendrán almacenados en archivo “Activo” e “Inactivo”
durante el tiempo establecido en la lista de “Registros del Sistema de Gestión de la
Calidad” F-CAL-014.
5.13.
A los registros que por su naturaleza deban permanecer retenidos por tiempo indefinido en
“Activo” o en “Inactivo” no se les asignará tiempo de retención en la lista de “Registros del
Sistema de Gestión de la Calidad” F-CAL-014.
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5.14.
Cada dueño de proceso deberá vencido el lapso de retención de sus registros proceder a:
-
Registros en “Activo”: Proceder a su archivo en “Inactivo”.
-
Registros en “Inactivo”: Proceder a su eliminación, salvo que el responsable de los
mismos decida mantenerlos retenidos por una disposición legal específica o por alguna
otra razón de tipo interno.
6. ANEXOS
“Registros del Sistema de Gestión de la Calidad” F-CAL-014
7. CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO NORMATIVO
Ver el registro de los cambios realizados a este documento normativo en el formato “Control de
cambios del documento normativo” F-CAL-002
F-CAL-001