INFORME ESTADO DE ACCIONES CORRECTIVAS

2.
INFORME ESTADO DE ACCIONES
CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y
DE MEJORA POR PROCESO
Área de Calidad y Mejoramiento
Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional
Publicado: Diciembre de 2012
Datos a corte: Noviembre de 2012
0
Rectoría
Iván Enrique Ramos Calderón, Rector
Oficina de Planeación y Desarrollo
Institucional
Profesora Ángela María Franco
Equipo Coordinador de
Implantación
Ingeniera Claudia Milena Muñoz Patiño
Representante de la Dirección
Ingeniero Juan Esteban Goyes
Contratista Marco Antonio Salcedo
Empresa Consultora Proyecto de
Mantenimiento del GICUV, Unión
Temporal MS Consultores - EQTEC
Ingeniera Vanessa Montero
Ingeniero Fernando Maya
Ingeniero Omar Losada Rivera
Ingeniero (c) Andrés Arango
Documento elaborado por: Ing.
Vanessa Montero
El contenido de este documento puede
reproducirse total o parcialmente citando la
fuente.
Consúltelo en http://gicuv.univalle.edu.co
Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional
Área de Calidad y Mejoramiento
Ciudad Universitaria Meléndez
Edificio 301- Espacio 3016
Telefono: 322100 Ext. 2506 - 2835
Cali, Colombia
Publicación diciembre de 2012
1
TABLA DE CONTENIDO
1.
INFORME ESTADO DE ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA ......... 3
2.
RESULTADOS GENERALES ....................................................................................... 3
3.
EVOLUCIÓN GENERAL DE LOS RESULTADOS 2009-2012 .......................................... 5
4.
RESULTADOS POR PROCESO ................................................................................... 6
4.1. Planeación Institucional ......................................................................................... 6
4.2. Comunicación Institucional .................................................................................... 7
4.3. Gestión del Control ................................................................................................. 8
4.4. Formación ............................................................................................................... 8
4.5. Extensión y Proyección Social................................................................................. 9
4.6. Investigación y Generación de Conocimiento ........................................................ 9
4.7. Desarrollo Humano y Bienestar............................................................................ 10
4.8. Gestión de Bienes y Servicios ............................................................................... 11
4.9. Gestión Financiera ................................................................................................ 12
4.10. Gestión del Talento Humano ................................................................................ 12
4.11. Gestión de Recursos Tecnológicos ....................................................................... 13
4.12. Gestión de la Calidad ............................................................................................ 14
4.13. Gestión del Mejoramiento ................................................................................... 15
5.
RESULTADOS FACULTADES E INSTITUTOS ACADÉMICOS ....................................... 16
6.
RESULTADOS SEDES REGIONALES ......................................................................... 16
7.
CONCLUSIONES GENERALES ................................................................................. 19
2
1. INFORME ESTADO DE ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA
En este informe se presentan las estadísticas de las acciones correctivas, preventivas y de
mejora de los procesos, Facultades, Institutos Académicos y Sedes Regionales que han sido
reportadas al Sistema de Gestión Integral de la Universidad del Valle –GICUV-.
La información aquí presentada corresponde a las estadísticas del periodo comprendido entre
enero y noviembre de 2012, reportadas por las siguientes fuentes:







Auditorías Internas de Calidad
Indicadores
Informe de Gestión de Procesos
Sugerencias de los Funcionarios
Peticiones Quejas o Reclamos
Seguimiento Plan de Acción
Dificultades en el Desarrollo de los Procesos
2. RESULTADOS GENERALES
A continuación se presentan los resultados generales de las acciones reportadas al Área
de Calidad y Mejoramiento para todos los procesos.
9,1%
TIPO DE ACCIÓN
13,4%
Acciones Correctivas
NÚMERO PORCENTAJE
Acciones de Mejora
272
47
32
77,5%
13,4%
9,1%
TOTAL ACCIONES
351
100,0%
Acciones Preventivas
77,5%
Acciones Correctivas
Acciones Preventivas
Acciones de Mejora
Grafica 01. Clasificación Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora.
El grafico 02 presenta la cantidad de acciones reportadas por proceso.
3
ACCIONES POR PROCESO
33,9%
25,6%
5,7%
5. Formación
5,1%
4,0%
4,0%
3,1%
1,4%
1,4%
8. Desarrollo 7. Investigación
2.
1. Planeación 13. Gestión del 11. Gestión del 4. Gestión de la 10. Gestión
Humano y
y Generación Comunicación Institucional Mejoramiento
Talento
Calidad
Financiera
Bienestar
de
Institucional
Humano
Conocimiento
0,9%
0,0%
0,0%
0,0%
12. Gestión de 3. Gestión del 6. Extensión y 9. Gestión de
Recursos
Control
Proyección
Bienes y
Tecnologicos
Social
Servicios
Grafica 02. Número de Acciones por Proceso Reportadas en el 2012.

Los procesos Extensión y Proyección Social, Gestión de Bienes y Servicios y Gestión del Control no presentan reporte de acciones
para el periodo enero - noviembre de 2012. Datos registrados a corte noviembre 30 de 2012.
4
A continuación se presenta el estado de las acciones que se encuentran abiertas a corte
noviembre de 2012.
Abiertas
Retrasadas: 50
Acciones
Cerradas: 165
Acciones
Abiertas: 186
47%
53%
Abiertas con
Tiempo: 136
Grafica 03. Estado de Acciones Abiertas.
3. EVOLUCIÓN GENERAL DE LOS RESULTADOS 2009-2012
A continuación se muestra la comparación anual del número de acciones del 2009 al 2012.
800
700
600
500
400
300
200
100
0
Año
729
172
2009
351
269
2010
2011
2009
2010
2011
2012
Total Acciones por
Año
172
269
729
351
2012
Total Acciones por Año
Grafica 04. Total acciones por año, periodo 2009-2012.
La grafica 04 muestra la tendencia según la clasificación de las acciones desde el año 2009
al año 2012.
5
Número de Acciones
425
400
375
350
325
300
275
250
225
200
175
150
125
100
75
50
25
0
2009
2010
2011
2012
Acciones Correctivas
91
143
382
272
Acciones Preventivas
30
38
74
47
Acciones de Mejora
51
88
273
32
Grafica 05. Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora por año.
Se observa una tendencia decreciente de las acciones del año 2011 al 2012, frente a esta
tendencia se ha identificado lo siguiente:



La herramienta diseñada en el 2010 para el reporte de las acciones era acumulativa, es
decir los datos al 2011 incluían los del año 2010, en el 2011 esta herramienta fue
actualizada y para el 2012 se muestran solo los datos correspondientes a este año.
Durante el año 2012 el proyecto de mantenimiento del Sistema inició a mediados de
año, afectando significativamente el seguimiento llevado a cabo en años anteriores.
En el número de acciones preventivas mostrado, no se encuentran incluidas las
acciones preventivas identificadas en el Mapa de Riesgo Institucional, esta
consideración fue identificada este año, y se espera incluir esta información en el
siguiente informe.
Teniendo en cuenta los factores expuestos se puede observar que la tendencia
decreciente no implica que haya una reducción en el planteamiento y reporte de acciones.
4. RESULTADOS POR PROCESO
A continuación se muestran los resultados para los reportes de cada proceso, estos
resultados incluyen las acciones reportadas que tienen como fuente auditoría interna.
4.1. Planeación Institucional
El proceso Planeación Institucional reporta en total 14 acciones, de las cuales 11
corresponden al subproceso de Planeación Institucional (6 abiertas, 5 cerradas) y 3
6
corresponden al subproceso Planeación de la Estructura Organizacional (3 abiertas, 0
cerradas):
12
11
10
9
8
7
6
5
4
3
2
1
0
11
3
0
Acción Correctiva
0
Acción Preventiva
Planeación Institucional
0
0
Acción de Mejora
Planeación de la Estructura Organizacional
Grafica 06. Acciones Correctivas, Preventivas, de Mejora por Proceso Planeación Institucional.
ESTADO ACCIONES
Acciones
Cerradas: 5
Acciones
Abiertas: 9
36%
64%
Abiertas
Retrasadas: 0
Abiertas con
Tiempo: 9
Grafica 07. Estado Acciones Abiertas Proceso Planeación Institucional.
4.2. Comunicación Institucional
El proceso Comunicación Institucional reporta en total 18 acciones, las 18
correspondientes al subproceso Comunicación Institucional (5 abiertas, 13 cerradas):
7
16
14
12
10
8
6
4
2
0
15
3
0
Acción Correctiva
Acción Preventiva
Acción de Mejora
Comunicación Institucional
Grafica 08. Acciones Correctivas, Preventivas, de Mejora Proceso Comunicación Institucional.
ESTADO ACCIONES
Abiertas
Retrasadas: 0
Acciones
Cerradas: 13
Acciones
Abiertas: 5
72%
28%
Abiertas con
Tiempo: 5
Grafica 09. Estado Acciones Abiertas Proceso Planeación Institucional.
4.3. Gestión del Control
No presentan reporte de acciones para el periodo enero - noviembre de 2012. Datos
registrados a corte noviembre 30 de 2012.
4.4. Formación
El proceso Formación reporta en total 119 acciones, de las cuales 8 corresponden al
subproceso Gestión de Actividades Académicas de Estudiantes (8 abiertas, 0 cerradas),
109 corresponden al subproceso Gestión del Material Bibliográfico (86 abiertas, 23
cerradas) y 2 corresponden al subproceso Apoyo para la Formación en Entornos Virtuales
de Aprendizaje (2 abiertas, 0 cerradas).
Los Subprocesos Gestión de Programas Académicos, Apoyo y Estímulos a Estudiantes y
Desarrollo de Actividades Académicas no reportan acciones para el periodo enero –
noviembre 2012 (datos con corte 30 de noviembre de 2012).
8
120
100
80
60
109
40
20
8
2
0
0
0
0
0
Acción Correctiva
Acción Preventiva
Acción de Mejora
Gestión de Actividades Académicas de Estudiantes
Gestión del Material Bibliográfico
Apoyo para la Formación en Entornos Virtuales de Aprendizaje
Grafica 10. Acciones Correctivas, Preventivas, de Mejora Proceso Formación.
ESTADO ACCIONES
Abiertas
Retrasadas: 30
Acciones
Cerradas: 26
Acciones
Abiertas: 93
22%
78%
Abiertas con
Tiempo: 63
Grafica 11. Estado Acciones Abiertas Proceso Formación.
4.5. Extensión y Proyección Social
No presentan reporte de acciones para el periodo enero - noviembre de 2012. Datos
registrados a corte noviembre 30 de 2012.
El proceso reporta que se planteó y llevo a cabo una acción correspondiente al Programa
Institucional de emprendimiento que se encuentra consignada en las cartas Seguimiento
Hallazgos resultados de la auditoría de certificación y la carta Respuesta a comunicación
PQRS que pueden ser consultadas con el responsable del subproceso.
4.6. Investigación y Generación de Conocimiento
El proceso reporta en total 30 acciones, de las cuales 3 corresponden al subproceso
Gestión de Proyectos de Investigación (0 abiertas, 3 cerradas), 10 corresponden al
subproceso Transferencia de Resultados de Investigación (4 abiertas, 6 cerradas), 10
9
corresponden al subproceso de Internacionalización (4 abiertas, 6 cerradas) y 7
corresponden a Todos los Subprocesos (0 abiertas, 7 cerradas).
Los Subprocesos Gestión de Formas Organizativas de Investigación y Programas de Apoyo
a la Investigación, no reportan acciones para el periodo enero – noviembre 2012 (datos
con corte 30 de noviembre de 2012).
11
10
9
8
7
6
5
4
3
2
1
0
10
10
7
3
3
0
0
Acción Correctiva
0
0
0
0
Acción Preventiva
0
Acción de Mejora
Gestión de Proyectos de Investigación
Transferencia de Resultados de Investigación
Internacionalización
Todos los Subprocesos
Grafica 12. Acciones Correctivas, Preventivas, de Mejora Proceso Investigación y Generación de
Conocimiento.
ESTADO ACCIONES
Acciones
Cerradas: 22
Acciones
Abiertas: 8
73%
27%
Abiertas
Retrasadas:
0
Abiertas con
Tiempo: 8
Grafica 13. Estado Acciones Abiertas Proceso Investigación y Generación de Conocimiento.
4.7. Desarrollo Humano y Bienestar
El proceso reporta en total 90 acciones, de las cuales 15 corresponden al subproceso
Gestión de la Cultura, la Recreación y el Deporte (9 abiertas, 6 cerradas), 7 corresponden
al subproceso Gestión de Programas Socioeconómicos y de Fortalecimiento Personal (4
abiertas, 3 cerradas), 10 corresponden al subproceso Apoyo Nutricional a la Comunidad
Universitaria (8 abiertas, 2 cerradas) y 58 corresponden a Gestión de Programas y
Servicios de Salud Integral (11 abiertas, 47 cerradas).
10
El Subproceso Gestión de la Salud Ocupacional, no reporta acciones para el periodo enero
– noviembre 2012 (datos con corte 30 de noviembre de 2012), se aclara que debido a la
naturaleza del Subproceso este reporte será realizado en enero de 2013.
28
26
24
22
20
18
16
14
12
10
8
6
4
2
0
26
22
15
10
4
5
3
Acción Correctiva
5
0
Acción Preventiva
0
Acción de Mejora
Gestión de la Cultura, la Recreación y el Deporte
Gestión de Programas Socioeconómicos y de Fortalecimiento Personal
Apoyo Nutricional a la Comunidad Universitaria
Gestión de Programas y Servicios de Salud Integral
Grafica 14. Acciones Correctivas, Preventivas, de Mejora Proceso Desarrollo Humano y Bienestar.
ESTADO ACCIONES
Abiertas
Retrasadas: 3
Acciones
Cerradas: 58
Acciones
Abiertas: 32
64%
36%
Abiertas con
Tiempo: 29
Grafica 15. Estado Acciones Abiertas Proceso Desarrollo Humano y Bienestar.
4.8. Gestión de Bienes y Servicios
No presentan reporte de acciones para el periodo enero - noviembre de 2012 para
ninguno de los subprocesos (Contratación y Compras Nacionales, Compras Internacionales,
Donaciones, Gestión de Proyectos de Construcción, Servicios Generales, Gestión
Documental, Vigilancia). Datos registrados a corte noviembre 30 de 2012.
11
4.9. Gestión Financiera
El proceso Gestión Financiera reporta en total 5 acciones, las 5 correspondientes al
subproceso Gestión Financiera (1 abierta, 4 cerradas).
6
5
4
3
2
1
0
5
0
0
Acción Correctiva
Acción Preventiva
Acción de Mejora
Gestión Financiera
Grafica 16. Acciones Correctivas, Preventivas, de Mejora Proceso Gestión Financiera.
ESTADO ACCIONES
Abiertas
Retrasadas: 0
Acciones
Cerradas: 4
Acciones
Abiertas: 1
80%
20%
Abiertas con
Tiempo: 1
Grafica 17. Estado Acciones Abiertas Proceso Gestión Financiera.
4.10. Gestión del Talento Humano
El proceso Gestión del Talento Humano reporta en total 11 acciones, de las cuales 4
corresponden al Subproceso Ingreso de Personal (3 abiertas retrasadas, 1 cerrada), 2 al
Subproceso Gestión del Desarrollo Humano de Personal (1 abierta, 1 cerrada), 5 al
Subproceso Permanencia de Personal (1 abierta, 4 cerradas).
Los subprocesos Desarrollo del Talento Humano Docente y Retiro de Personal no
reportan acciones para el periodo enero – noviembre 2012 (datos con corte 30 de
noviembre de 2012).
12
5
4
3
2
4
1
4
2
0
0
0
0
1
0
0
0
0
0
Acción Correctiva
Acción Preventiva
Acción de Mejora
Desarrollo del Talento Humano Docente
Ingreso de Personal
Gestión del Desarrollo Humano de Personal
Permanencia de Personal
Grafica 18. Acciones Correctivas, Preventivas, de Mejora Proceso Gestión del Talento Humano.
ESTADO ACCIONES
Abiertas
Retrasadas: 3
Acciones
Cerradas: 6
Acciones
Abiertas: 5
55%
45%
Abiertas con
Tiempo: 2
Grafica 19. Estado Acciones Abiertas Proceso Gestión del Talento Humano.
4.11. Gestión de Recursos Tecnológicos
El Proceso Gestión de Recursos Tecnológicos reporta en total 3 acciones, de las cuales 3
corresponden al Subproceso Gestión de la Operación de los Servicios de la OITEL (1
abierta, 4 cerradas).
Los Subprocesos Gestión del Diseño de Servicios OITEL, Administración del Software, y
Gestión de la Transición de los Servicios de la OITEL no reportan acciones para el periodo
enero – noviembre 2012 (datos con corte 30 de noviembre de 2012).
13
4
3
2
3
1
0
0
Acción Preventiva
Acción de Mejora
0
Acción Correctiva
Gestión de la Operación de los Servicios de la OITEL
Grafica 20. Acciones Correctivas, Preventivas, de Mejora Proceso Gestión de Recursos
Tecnológicos.
ESTADO ACCIONES
Acciones
Cerradas: 1
Acciones
Abiertas: 3
25%
75%
Abiertas
Retrasadas: 0
Abiertas con
Tiempo: 3
Grafica 21. Estado Acciones Abiertas Proceso Gestión de Recursos Tecnológicos.
4.12. Gestión de la Calidad
El proceso Gestión de la Calidad reporta en total 5 acciones, las 5 correspondientes al
subproceso Gestión de la Calidad (5 abiertas, 0 cerradas).
6
5
4
3
5
2
1
0
0
Acción Correctiva
Acción Preventiva
0
Acción de Mejora
Gestión de la Calidad
Grafica 22. Acciones Correctivas, Preventivas, de Mejora Proceso Gestión del Talento Humano.
14
ESTADO ACCIONES
Acciones
Cerradas: 0
Abiertas
Retrasadas: 0
0%
Acciones
Abiertas: 5
100%
Abiertas con
Tiempo: 5
Grafica 23. Estado Acciones Abiertas Proceso Gestión del Talento Humano.
4.13. Gestión del Mejoramiento
El proceso Gestión del Mejoramiento reporta en total 14 acciones, las 14
correspondientes al subproceso Gestión del Mejoramiento (4 abiertas, 10 cerradas).
15
14
13
12
11
10
9
8
7
6
5
4
3
2
1
0
14
11
Acción Correctiva
0
0
Acción Preventiva
Acción de Mejora
Cerradas
Gestión del Mejoramiento
Grafica 24. Acciones Correctivas, Preventivas, de Mejora Proceso Gestión del Mejoramiento.
15
ESTADO ACCIONES
Abiertas
Retrasadas: 0
Acciones
Cerradas: 11
Acciones
Abiertas: 3
79%
21%
Abiertas con
Tiempo: 3
Grafica 25. Estado Acciones Abiertas Proceso Gestión del Mejoramiento.
5. RESULTADOS FACULTADES E INSTITUTOS ACADÉMICOS
Las acciones de Facultades e Institutos Académicos pueden ser consultadas en la Unidad
correspondiente, las fechas y el análisis de causas se encuentran consignados en las actas
de los cuerpos colegiados de la misma.
6. RESULTADOS SEDES REGIONALES
Los datos de las Sedes regionales fueron reportados en informes consolidados, las
estadísticas presentadas corresponden a las distintas fuentes de acciones reportadas.
Las causas de estas acciones, así como la eficacia de las mismas, se encuentran
consignadas en los registros correspondientes a cada Sede Regional.
16
CLASIFICACIÓN ACCIONES POR SEDE
200
180
Número de Acciones
160
140
120
100
80
60
40
20
0
NORTE DEL
CAICEDONIA
CAUCA
TULUA
PACIFICO
CARTAGO
PALMIRA
Acciones Correctivas
153
73
46
56
24
23
Acciones de Mejora
11
1
14
1
9
2
Acciones Preventivas
8
7
1
2
6
3
172
81
61
59
39
Total de Acciones
30
YUMBO
28
BUGA
ZARZAL
0
0
Grafica 26. Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora por Sede.



La Sede Regional Tuluá presenta en su informe adicionalmente 11 correcciones.
En el caso de la Sede Caicedonia los datos de clasificación de las acciones no se encontraban disponibles en el informe.
No se recibió el reporte de acciones de la Sede Buga ni de la Sede Zarzal.
17
Acciones
Abiertas:
45
25%
Acciones
Cerradas:
22
Acciones
Cerradas:
138
75%
Acciones
Abiertas: 17
44%
56%
Abiertas
Retrasadas:
9
Abiertas
con
Tiempo: 8
Grafica 28. Estado Acciones Sede Regional
Grafica 27. Estado Acciones Sede Regional
Pacifico.
Tuluá.
Abiertas
Retrasadas: 0
Acciones
Cerradas:
28
Acciones
Abiertas:
33
46%
54%
Abiertas
Retrasadas:
14
Abiertas
con
Tiempo: 19
Acciones
Cerradas: 44
Acciones
Abiertas: 15
75%
25%
Abiertas con
Tiempo: 15
Grafica 29. Estado Acciones Sede Regional Grafica 30. Estado Acciones Sede Regional
Cartago.
Palmira.
Acciones
Cerradas: 22
Acciones
Abiertas: 17
75%
25%
Acciones
Cerradas:
12
40%
Abiertas
Retrasadas:
9
Abiertas con
Tiempo: 8
Acciones
Abiertas: 45
60%
Grafica 31. Estado Acciones Sede Regional Grafica 32. Estado Acciones Sede Regional
Norte del Cauca.
Caicedonia.
18
Acciones
Cerradas: 21
Acciones
Abiertas: 7
75%
25%
Abiertas
Retrasadas: 4
Abiertas con
Tiempo: 3
Grafica 33. Estado Acciones Sede Regional Yumbo.
7. CONCLUSIONES GENERALES
Es importante continuar el trabajo que se está realizando desde el Área de Calidad en el
fomento del reporte de acciones generadas por las distintas fuentes, así como también
reforzar la cultura del reporte oportuno de los datos de establecimiento de acciones.
Se puede observar en general una mejoría en el seguimiento de las acciones, ya que en el
2011 se reporta un 17% de acciones abiertas, de las cuales el 83% se encontraban
retrasadas y en el 2012 se reporta un 53% de acciones abiertas, de las cuales solo el 14%
se encuentran retrasadas.
Es importante contar con los datos correspondientes al reporte de acciones preventivas
incluidas en el Mapa de Riesgos Institucional, esto permitirá ver información más precisa
de la evolución de este reporte.
La unificación de los informes reportados por las Sedes permitirá un análisis más preciso
de los datos suministrados.
19