PG-AC-6-Requisitos legales y eval cumpl-Rev.03

Tec-Precinc Titulo
PROCEDIMIENTO: REQUISITOS LEGALES Y EVALUACION DE
PG-AC-6
Rev.03
24/08/12
CUMPLIMIENTO
1- OBJETIVO: Establecer metodología para la identificación, actualización y evaluación del
cumplimiento legal y normativo.
2- ALCANCE: Todos los procesos.
3- DEFINICIONES:
Requisitos Legales: legislación vigente que regula las actividades donde la organización
se desempeña, que son de cumplimiento obligatorio según las características de las
mismas, el alcance puede ser municipal, provincial o nacional. Ejemplo: Leyes, decretos,
resoluciones, ordenanzas.
Requisitos legales aplicables relacionados con los aspectos ambientales y de SYSO:
Son aquellos requisitos legales que tienen relación con los aspectos ambientales
identificados como así también con la seguridad e higiene y salud ocupacional (SYSO)
de las actividades que nuestra empresa desarrolla.
Otros requisitos: Requisitos que no necesariamente tienen que ser legales, por ejemplo
requisitos del cliente que se desprenden de una relación contractual y que están
relacionados con el Medio ambiente y SYSO.
Requisitos Normativos: Requisitos establecidos bajo normas que pueden ser utilizadas
como guía o de cumplimiento obligatorio según los requisitos de los clientes o algún otro
requisito establecido. Pude alcanzar una actividad en particular o toda la organización.
4- DESARROLLO:
1-Identificación determinación del alcance: La organización establece que se
identificaran requisitos legales y /u otros requisitos, aplicables a SYSO y MA teniendo
como base la identificación de aspectos e impactos ambientales, peligros y riesgos,
requisitos del cliente y cualquier otra fuente cuyos requisitos estén asociados a SYSO Y
MA de la organización.
Situaciones más comunes en donde se pueda presentar la posibilidad de identificación:
1-Verificación y/o modificación de nuevos contratos o convenios, orden de compra,
requisitos del cliente etc.
2-Operación diaria, contacto con el cliente.
3-Actualización de la legislación o puesta en vigencia de nueva requisitoria legal aplicable.
4-Modificación de normativa aplicable.
5-Nuevos resultados de evaluación de aspectos e impactos, riesgos y peligros.
Nombre y apellido
Firma
Preparo
Ángel León
Reviso
Fabián Sí
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Aprobó
Marcelo Volonté
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PROCEDIMIENTO: REQUISITOS LEGALES Y EVALUACION DE
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CUMPLIMIENTO
Cualquiera fuese la situación quien detecte la posibilidad de identificar un requisito legal
deberá elevar la inquietud a su superior inmediato para que este los comunique al
responsable SYSO o al asesor legal.
Llegado a esta instancia el asesor definirá la fuente de consulta legal y determinara el
alcance de dicho requisito si este aplica y las acciones que deben tomarse para asegurar su
cumplimiento. Se dejara asentado este requisito en la matriz de cumplimiento Anexo-1,
expresado que hacer para su cumplimiento frecuencia y responsables.
Como parte de la inclusión de requisitos, siempre se debe dejar asentado en el mencionado
registro la vinculación o relación si las hubiera, entre los requisitos legales y de otro tipo y
los aspectos ambientales identificados.
2-Evaluación del cumplimiento legal: En periodos no menor a un año el responsable
SYSO gestionara la realización de la evaluación del cumplimiento legal registrado en el
Anexo-1. El principal evaluador será el asesor legal (para el caso de leyes, decretos, etc.) y
el Responsable del sistema de gestión para el caso de las normas., pudiéndose incorporar
cualquier persona de la organización que necesite o desee participar.
Dicha evaluación constara en verificar mediante evidencias objetivas la implementación de
acciones propuestas durante la elaboración del registro, se deberá asentar el resultado
apuntando las acciones a tomar según sea el caso o si correspondiese. El responsable
SYSO se encargara de gestionar la aplicación de las acciones propuestas.
3-Comunicación de los resultados de la evaluación: El responsable SYSO realizara la
difusión del resultado de la evaluación y comunicara las responsabilidades, si se diera en
el caso de las acciones a tomar. La difusión estará precedida por dejar al alcance de
cualquier persona de la organización el registro de cumplimiento legal y normativo para
que este pueda ser consultado en cualquier momento que se lo requiera.
4-Fuentes de consulta y actualización: Las fuentes de consultas serán definidas por el
asesor legal en cuanto a fiabilidad, vigencia e integridad, así mismo este último tendrá la
tarea de realizar la actualización legal oportuna cuando esta aplique, además se difundirá la
forma de acceder a las fuentes permitiendo que cualquier persona de la organización pueda
realizar las consultas que crea necesario. Para ello se difundirá la forma de acceder a las
mismas.
Para el caso de las normas las tareas de consulta y actualización estarán a cargo del
responsable del sistema de gestión.
5 Tareas u obras eventuales: Se considera tareas u obras eventuales aquellas que no
tienen continuidad como servicio al menos en el presente corto plazo. Lo que implica en
algunos casos contar con requisitos legales y/o normativos temporales que se encuentren
fuera de la matriz legal actual. Para estos casos puntuales y extraordinarios se elaborará un
registro independiente (anexo-1) con dichos requisitos, siguiendo la misma lógica del
presente procedimiento hasta tanto se culmine con la obra, en ese mismo instante este
registro deja de tener validez y se debe almacenar con toda la información (databook) de
la obra. En caso que esta obra se propague como servicio corriente o tenga continuidad en
el tiempo deberá incluir a la matriz general estos requisitos en forma corriente dejando sin
efecto este registro provisorio.
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Llenado de planilla Anexo 1
Campos y criterio
1º-Entidad que lo emite: Nombre del organismo que emite el requisito, por ejemplo Congreso nacional
2º-Norma: Identificación del documento que contiene el requisito aplicable, Por ejemplo: Ley 19587
3º-Reglamenta: La descripción del fundamento por el cual existe dicha ley, por ejemplo: “Reglamenta
las condiciones de higiene y seguridad en el trabajo en todo el territorio de la republica argentina”.
4º-Artículos que competen: numero o referencia de los artículos que son requisitorios cumplimentar.
5Obligación o exigencia de la norma: Detalle claro de la obligación que esos artículos generan hacia
nuestra actividad.
6º Evidencia de cumplimiento: detalle claro de la actividad que la empresa realiza para evidenciar el
cumplimiento de las obligaciones generadas.
7ª Responsable de la evaluación: Nombre o cargo de la persona responsable de la evaluación.
COMPLETAR SOLO EN EL CASO QUE SEA UNA OBRA.
8º Fecha de eval. y/ o frecuencia: se puede colocar tanto la frecuencia como la ultima fecha de
evaluación.
9º Fecha del registro: fecha de entrega del registro
10º Nombre y firma de los evaluadores: nombre y firma de los evaluadores.
11º Solo para el caso de obras: esta sección deberá completarse en caso que la matriz sea provisoria de
una obra, para ello se deberán llenar los siguientes campos:
Fecha de inicio: fecha de inicio de la obra o tarea eventual.
Fecha de finalización: fecha de finalización de la obra o tarea eventual a partir desde la cual deja de
tener efecto el registro.
Nombre del cliente obra y lugar: Nombre del cliente, nombre de la obra y el lugar donde se realizó la
misma.
5- REGISTROS: Anexo-1-Evaluación de Cumplimiento.
6- REGISTROS ASOCIADOS: Documentación legal, actualización legislativa.
Nombre y apellido
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Preparo
Ángel León
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Fabián Sí
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Aprobó
Marcelo Volonté