gso-p-rl-002 identificación de requisitos legales y otros requisitos 1

GSO-P-RL-002
IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS
Área responsable del documento
Vicepresidencia Administrativa
inicial:
Aprobación del documento inicial: Decisión de Presidencia No. 111/08
Aprobación(es) de
Decisión de Presidencia No. 119/08 - 084/09 - 028/10 - 048/10 –
actualización(es):
076/10 – 015/11
Decisión de Presidencia No. 0000007
Aprobación de última
Actualización No. 9
actualización:
Fecha: Enero 23 de 2012
Actualización
Nombre
Cargo
Área
Preparada
por:
Carlos A. Agudelo G.
Asesor
Vicepresidencia Administrativa
Nombre
Cargo
Área
Marielly moya
espinosa
Vicepresidente
Vicepresidencia Administrativa
Revisada
por:
1. OBJETIVO
Establecer la metodología para la identificación, actualización y verificación de los
requisitos legales y otros requisitos relacionados con los riesgos de seguridad y salud
ocupacional (SySO) de EEB y definir los mecanismos para su continua verificación y
evaluación del cumplimiento.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a los procesos, actividades y proyectos que realice la
Empresa de Energía de Bogotá, y que sean parte de su Sistema de Gestión, que exijan
la aplicación de requisitos legales, reglamentarios y otros compromisos de carácter
voluntario.
3. DEFINICIONES
3.1 Requisito: Necesidad o expectativa, generalmente implícita (1) u obligatoria.
(1) Nota: “Generalmente implícita” significa que es habitual o una práctica común para la organización, sus
clientes y otras partes interesadas que la necesidad o expectativa bajo consideración está implícita
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3.2 Requisito legal: Exigencia o prohibición derivada de disposiciones legales,
reglamentarias o normativas cuyo cumplimiento es de carácter obligatorio para la
empresa. El incumplimiento de un requisito legal puede ocasionar sanciones o derivar
en responsabilidades penales o civiles.
3.3 Requisitos legales generales: Hace referencia a las exigencias o prohibiciones
derivadas de disposiciones legales, reglamentarias o normativas nacionales e
internacionales, estatales, provinciales, departamentales y locales, aplicables a los
riesgos de seguridad y salud ocupacional (SySO) de EEB
3.4 Otros Requisitos: Acuerdos, convenios, pactos u otro tipo de compromiso
voluntario que la empresa ha suscrito o a los que se ha adherido, con instituciones,
entidades, empresas y organizaciones.
3.5 Riesgo: Posibilidad de que un trabajador sufra un determinado daño o lesión
derivados del trabajo que realiza, con consecuencias negativas para su salud y/o
integridad física y mental.
3.6 COPASO: Comité Paritario de Salud Ocupacional. Organismo de promoción y
vigilancia de las normas y reglamentos de Salud Ocupacional dentro de la empresa
4. RESPONSABLES
4.1 El Asesor de la Vicepresidencia Administrativa encargado de la gestión de
seguridad y salud ocupacional (SySO), con el apoyo de las dependencias, es el
responsable de: (i) Estructurar la matriz de identificación de requisitos legales y otros
requisitos relacionados con los riesgos de SySO de la Empresa, (ii) mantener
informada a la empresa sobre las normas, leyes y reglamentación vigente aplicable en
materia de seguridad y salud ocupacional, y de (iii) realizar el seguimiento al
cumplimiento de los requisitos legales de SySO.
4.2 Los Asesores de Secretaría General son responsables de mantener informada a la
empresa sobre las normas, leyes y reglamentación vigente, a través de mecanismos
como Notifax y Diario Oficial.
4.3 El Asesor de Calidad de la Vicepresidencia Administrativa es responsable de
mantener disponible la actualización de la matriz de identificación de requisitos legales
de SySO dentro de la herramienta del Sistema de Gestión en el Lotus Notes, cuando
así lo solicite el Asesor encargado de SySO.
4.4 El personal encargado del cumplimiento y/o seguimiento al cumplimiento del
requisito legal aplicable es responsable de asegurar el cumplimiento de los requisitos
legales de seguridad industrial y salud ocupacional aplicables a las actividades que
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realice la Empresa. Así mismo, los interventores y/o supervisores a través de sus
contratistas.
4.5 En proyectos nuevos de la infraestructura de transmisión, el Director de Proyecto
es el responsable de asegurar que se identifiquen los requisitos legales asociados a la
seguridad y salud ocupacional que le aplican.
5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
5.1 Consideraciones Generales
5.1.1 En caso que existan dudas sobre la interpretación y aplicación de algún requisito,
se solicitará la asesoría de Secretaría General o de un experto en asuntos legales en el
tema relacionado.
5.1.2 La información sobre requisitos legales y otros requisitos en SYSO que sean
aplicables a los contratistas se da a conocer a estos, por parte de la dependencia
responsable de la contratación y/o interventor o supervisor.
5.1.3 El seguimiento al cumplimiento legal durante la ejecución de los contratos, le
corresponde a los interventores o supervisores, según sea el caso, de acuerdo con lo
establecido en el procedimiento GBS-P-GP-002 “Gestión de proveedores”.
5.2 Identificación de Requisitos Legales y Otros Requisitos
Tomando la matriz de identificación de peligros y riesgos de SySO existente en EEB,
se identifican los requisitos legales generales que son aplicables a la EEB.
Esta información se registra en la Matriz de requisitos legales y otros requisitos de
SySO que específica:










El peligro o riesgo,
El componente o tema de gestión,
El tipo de requisito y número,
La fecha de expedición,
El responsable de expedición,
El título
La síntesis,
El (los) artículo(s) aplicable(s)
El cumplimiento
La ubicación del requisito
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IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS
 El(los) registro(s) de cumplimiento
 El responsable del control, actualización y distribución
Conocidos y agrupados estos elementos, se establece la reglamentación relacionada
para posteriormente determinar si EEB tiene la responsabilidad de aplicarlo en el
desarrollo de sus actividades y/o proyectos.
Los colaboradores de EEB tienen acceso a estos requisitos legales, los cuales pueden
consultar en los sitios en donde se encuentran ubicados en el Sistema de Gestión
según lo que se indica en la casilla correspondiente de la matriz. Los requisitos legales
pueden estar en medios físicos o digitales.
5.3 Criterios para determinar la aplicabilidad
La aplicación de un determinado requisito de carácter general se evalúa frente a la
matriz de identificación de peligros y riesgos de SySO para establecer si está
relacionado con alguno de los peligros existentes en la Empresa. El Asesor comunica
esta información a la Vicepresidencia Administrativa.
Cuando se trata de requisitos legales relacionados con temas técnicos de la operación
de la infraestructura de EEB, la Vicepresidencia de Transmisión es la encargada de su
revisión y análisis desde el punto de vista técnico.
5.4 Divulgación externa de requisitos
La dependencia designada para implementar un requisito legal, se encarga de
divulgarlo a los Inspectores, Interventores, Supervisores y/o Contratistas, según sea el
caso, y le asigna un responsable que verifique periódicamente su cumplimiento.
Para el caso de las actividades realizadas a través de contratistas, los requisitos
legales aplicables son comunicados desde la etapa de selección, como parte de las
condiciones de la solicitud de oferta. Al momento de suscribir el contrato u orden de
servicio, el Interventor o Supervisor designado incorporará las obligaciones particulares
del caso, que estén relacionadas con la gestión de seguridad y salud ocupacional,
dentro del texto del contrato.
5.5 Seguimiento y evaluación del cumplimiento legal
Periódicamente, se evalúa el cumplimiento de los requisitos para detectar la necesidad
de tomar acciones como resultado de dicha evaluación. El seguimiento y evaluación
del cumplimiento legal, podrá llevarse a cabo por diferentes mecanismos como:
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IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS


Inspecciones: Los responsables de la inspección verifican y documentan el
cumplimiento de la normatividad a través de listas de chequeo y aplican las
instrucciones
del
procedimiento
GSO-P-IP-004
“Inspecciones
y
Observaciones Planeadas”.
Auditorías internas: mediante la aplicación del procedimiento ASG-P-AI-001
“Gestión de auditorías”.
Cuando el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos depende del
contratista, el Interventor o Supervisor del contrato realiza el seguimiento periódico al
cumplimiento y el desempeño del contratista lo plasma cualitativamente en la
evaluación de acuerdo con lo establecido en el procedimiento GBS-P-GP-002
“Gestión de proveedores”.
5.6 Actualización de la matriz
La matriz de requisitos legales y otros requisitos se revisa o actualiza en los siguientes
casos:




Cada vez que se expida un nuevo requisito o se elimine uno existente
Cuando se conozcan modificaciones en los requisitos identificados
Cuando se crea una nueva unidad de negocio en la cual le aplique requisitos
legales en SySO.
Cuando se genere cambios en la matriz de identificación de peligros y riesgos
en SySO que tenga implicación legal.
En todo caso, aunque no se llegue a presentar alguna de las anteriores opciones se
revisará la matriz semestralmente.
Los cambios en los requisitos legales y otros requisitos de SySO, son comunicados por
la Vicepresidencia Administrativa quien los divulgara al personal involucrado en el
cumplimiento y de esta manera evitar incumplimientos por desconocimiento de los
mismos.
6. DOCUMENTOS RELACIONADOS
Código del documento
GBS-P-GP-002
ASG-P-AI-001
GSO-P-IP-004
Actualización: 9
Título del documento
Gestión de proveedores
Gestión de auditorías
Inspecciones y Observaciones Planeadas
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GSO-P-RL-002
IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS
7. REGISTROS
7.1 Matriz de requisitos legales y otros requisitos de SySO.
8. ANEXOS
No aplica.
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