BS-C-04 - Caracterización Subproceso Gestión Documental

CARACTERIZACIÓN SUBPROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
PROCESO:
RESPONSABLE :
OBJETIVO:
ALCANCE:
RIESGOS:
PROVEEDOR



Planeación
estratégic
a
Todos los

procesos
Entidades
estatales,

publicas y
privadas,
Personas
naturales
Versión: 01
Fecha: 12/07/2012
Aprobó: Representante
por la Dirección
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GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
SUBPROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL
Asistente administrativa I de Archivo y Correspondencia
Administrar la correspondencia de la organización mediante planificación, manejo y organización de
la documentación producida y recibida por áreas de la Cámara de Comercio de Cartagena y otras
entidades, conllevando a la conservación y entrega oportuna de la misma con el objeto de facilitar
su utilización y conservación
Aplica a la conservación, recepción y entrega de documentación de todos los proceso de la
organización
 Perdidas de documentos
 Deterioro de documentos
 Entrega no oportuna de documentos
 Inadecuado almacenamiento de documentos
 Inadecuada copia digitalizada de documentos
ENTRADAS
CICLO DE
MEJORA
CONTINUA
P
Políticas
y
lineamientos
institucionales
Correspondencia
H
V
A
ACTIVIDAD
Elaboración
de
reglamento y políticas
Elaboración de tablas de
retención documental
Recibir correspondencia 
Enviar correspondencia
Archivar

Custodiar documentos
Control de entrega de
correspondencia
Tomar acciones de
mejora
RECURSOS:
Físicos: 3 scanner, 2 computadores, 1
fax, teléfono, muebles y enseres
Software: docuware, ERP,
procesadores de texto y datos
Humano: asistente administrativo I,
asistente administrativo II, practicante
EVIDENCIAS
 Formato control de mensajería
 Formato entrega de documentos
del archivo central a otras áreas
 Formato envío y recibo de
correspondencia
NOMBRE DE INDICADOR(ES)
REQUISITOS LEGALES:
Entrega de documentos: #
documentos recibidos/ #documentos
entregados*100
Ley 594 de 2000: ley general de
archivos
Decreto 4124 de 2004: sistema
nacional de archivos y disposiciones
de archivos privados
Acuerdo 16 de 2002: Política
archivística y manejo de archivos
Oportunidad de entrega: (tiempo de
entrega programado-tiempo real de
entrega)/tiempo de entrega
PRODUCTO/SERVICIO
CLIENTES


Envío
de
correspondencia
Documentación
archivada

Todos los
procesos
Entidades
estatales,
públicas y
privadas,
Personas
naturales
Todos los
procesos
DOCUMENTOS
Tabla de retención documental
Procedimiento de envío de
correspondencia
Procedimiento de recepción de
correspondencia
Procedimiento de archivo
REQUISITOS DE LA NORMA ISO
9001:2000
4.2.3 Control de los documentos
4.2.4 Control de los registros
6.3 infraestructura
6.4 ambiente de trabajo
7.5.1 Control de la producción y de la
prestación del servicio
8.2 seguimiento y medición
CARACTERIZACIÓN SUBPROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
programado*100
públicos de las Cámaras de Comercios
Acuerdo 39 del 2002 del Archivo
General de La Nación
Acuerdo 42 del 2002 del Archivo
General de La Nación
Acta Archivo (Cámara De Comercio)
Ntc 4095
Versión: 01
Fecha: 12/07/2012
Aprobó: Representante
por la Dirección
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8.4 análisis de datos
8.5 mejora