PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO R.6 28/04/10 CODIGO : GDCA VERSIÓN: 4 20/10/10 PÁGINA 1 de 17 COPIA CONTROLADA PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO CODIGO : GDCA VERSIÓN: 3 30/04/10 PÁGINA 2 de 17 R.6 28/04/10 CONTENIDO pág. 1. CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO 4 1.1. Nombre del Proceso 4 1.2. Nivel del Proceso 4 1.3. Normatividad 4 2. OBJETIVO 4 3. ALCANCE 5 3.1. Inicia Error! Bookmark not defined. 3.2. Hasta 5 3.3. Incluye 5 4. CARGO RESPONSABLE DEL PROCESO 5 4.1. Responsable 5 4.2. Participantes 5 5. DIAGRAMA DE BLOQUE 6 6. PRODUCTO 6 6.1. INTERACCIONES 7 6.2. Criterios de Calidad del producto/servicio 9 6.3. Control de producto no conforme 9 7. RECURSOS 9 7.1. Recursos Monetarios 9 COPIA CONTROLADA PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO CODIGO : GDCA VERSIÓN: 3 30/04/10 PÁGINA 3 de 17 R.6 28/04/10 7.2. Recursos Físicos 9 7.3. Recursos Humanos 9 8. CUADRO DE MANDO INTERGRAL 9 9. INSTRUCTIVO METODOLÓGICO 10 10. PARÁMETROS DEL CONTROL DE LOS REGISTROS 15 11. DOCUMENTOS DE APOYO 17 12. DEFINICIONES 17 12.1. Consulta de documentos 17 12.2. Depuración 17 12.3. Radicado 17 12.4. Recepción de documentos 17 12.5. Recuperación de documentos 17 12.6. Transferencia de Archivos 17 COPIA CONTROLADA PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO CODIGO : GDCA VERSIÓN: 3 30/04/10 PÁGINA 4 de 17 R.6 28/04/10 1. CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO 1.1. Nombre del Proceso Gestión Documental Correspondencia y Archivo 1.2. Nivel del Proceso Apoyo. 1.3. Normatividad TIPO DE NORMA Ley NÚMERO NTC ISO DENOMINACIÓN DE LA NORMA ARTICULOS APLICACIÓN ESPECIFICA Todos los artículos de la ley 2000 Ley General de Archivo Emitidos por el archivo general de la nación Resoluciones y decretos 01 29 de enero 2007 Conformación Comité de Archivo Comité de archivo 12 Asignación de 23 de mayo 2007 Funciones del Comité de Archivo Comité de archivo 594 Resoluciones y decretos Resolución Rectoral Comité de Archivo Resolución Rectoral Comité de Archivo FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA 9001 2008 Norma Técnica Colombiana Todos aquellos que intervengan en el manejo del archivo 4.1, 4.2.3, 4.2.4, 7.5.1, 7.5.3, 7.5.5, 8.3,8.4, 8,5 Relacionados con la elaboración de los documentos 2. OBJETIVO Administrar y Controlar los documentos internos y externos de la institución para lograr así la prestación de un adecuado servicio y la preservación del archivo. COPIA CONTROLADA PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO CODIGO : GDCA VERSIÓN: 3 30/04/10 PÁGINA 5 de 17 R.6 28/04/10 3. ALCANCE 3.1. Desde Con la recepción de correspondencia externa o comunicación interna 3.2. Hasta La entrega o envío del documento. 3.3. Incluye El control sobre la preservación del archivo. 4. CARGO RESPONSABLE DEL PROCESO 4.1. Responsable Responsable de Recursos Físicos. 4.2. Participantes Secretaría General COPIA CONTROLADA CODIGO : GDCA PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO VERSIÓN: 3 30/04/10 PÁGINA 6 de 17 R.6 28/04/10 5. DIAGRAMA DE BLOQUE 1. PLANEAR LAS ACTIVIDADES PARA EL AÑO 5 REVISAR DOCUMENTOS DEPURADOS Y APROBAR SU DESTINO 9. RETROALIMENTAR EL SISTEMA 2 RECEPCIONAR Y RADICAR LOS DOCUMENTOS 3. ARCHIVAR SOPORTES DE RECEPCION Y ENVIÓ DE CORRESPONDENCIA 6. TRANSFERENCIA DE ARCHIVO DE GESTIÓN AL ARCHIVO CENTRAL 7. PRESERVAR LA DOCUMENTACION 4. DEPURARACION DEL ARCHIVO 8. SEGUIMIENTO Y EVALUACION DEL PROCESO 10. HACER BACK UP DE LA INFORMACION ELECTRONICA 6. PRODUCTO Correspondencia y documentos producidos, controlados y conservados. COPIA CONTROLADA CODIGO : GDCA PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO VERSIÓN: 3 30/04/10 PÁGINA 7 de 17 R.6 28/04/10 INTERACCIONES ENTRADA Recursos físicos Responsable de recursos físicos Admisiones y registros Coordinador de admisiones y registro Planeación Estratégica Coordinadora de Planeación INFORMACIÓN Políticas para el manejo y envió de correspondencia consulta de hojas de vida de estudiantes Plan Estratégico Y Políticas Y Directrices Para Elaborar El Plan Estratégico De Unidad Informe de Evaluación de Control Interno Administración y mejoramiento del SGC Directora de Calidad y Control Interno Informe consolidado de auditoría de calidad, informe de auditoría de calidad Documentos vigentes del sistema de Gestión de la Calidad SUBPROCESOS Correspondencia Y Archivo RESPONSABLE SALIDA MEDIO Magnético O Impreso SUBPROCESO EMISOR SUBPROCESO RECEPTOR INFORMACIÓN Todos Los Subprocesos Políticas entregadas Admisiones y registros Consulta de hojas de vida realizada Planeación Estratégica Plan Estratégico De Unidad Solicitudes De Modificación Acciones propuestas eficaces frente a las no conformidades Evaluación de Control Interno Plan de mejoramiento y avances del plan de mejoramiento Solicitudes de ajuste documental MEDI O Magnético O Impreso 6.1. COPIA CONTROLADA PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO CODIGO : GDCA VERSIÓN: 3 30/04/10 PÁGINA 8 de 17 R.6 28/04/10 Gestión de tecnología e informática Todos los procesos Instituciones educativas y/o empresas Coordinador de gestión informática Líderes de proceso, coordinadores ,secretarias Instituciones educativas y/o empresas Asesoría para realizar el back up Correspondencia interna o externa Consulta de información NA Físico Gestión de Back Up Todos los procesos Instituciones educativas y/o empresas Base de Datos, Outlook, Datos de Office, Correspondencia interna o externa recibida y entregada Consulta de información realizada. Físico COPIA CONTROLADA PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO CODIGO : GDCA VERSIÓN: 3 30/04/10 PÁGINA 9 de 17 R.6 28/04/10 6.2. Criterios de Calidad del producto/servicio Cumplimiento de las políticas para el manejo de la correspondencia, Cumplimiento de parámetros del control de los registros, Debido diligenciamiento de los formatos de envío y recepción, Oportunidad en la distribución de la correspondencia tanto interna como externa. 6.3. Control de producto no conforme Se aplica según subproceso para control del producto o servicio no conforme. 7. RECURSOS 7.1. Recursos Monetarios Presupuesto definido anualmente. 7.2. Recursos Físicos Papelería, equipos de oficina, útiles de oficina, archivo, instalaciones, sistema de comunicación, equipos de cómputo, internet, redes. 7.3. Recursos Humanos Secretario General, responsable de Recursos Físicos, Secretarias. 8. CUADRO DE MANDO INTERGRAL (Ver anexo) COPIA CONTROLADA PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO CODIGO : GDCA VERSIÓN: 3 30/04/10 PÁGINA 10 de 17 R.6 28/04/10 9. INSTRUCTIVO METODOLÓGICO PHVA P ACTIVIDAD RESPONSABLE TAREA 1. PLANEAR LAS ACTIVIDADES PARA EL AÑO. RESPONSABLE DE RECURSOS FÍSICOS 1. REALIZAR EL PLAN ESTRATEGICO DE UNIDAD REGISTRO NOMBRE CÓDIGO P.E.U Control interno de 1. SE RADICA LA INFORMACION PARA corresponde SUS DESTINATARIOS. ncia P.E-F1 GDCA-F1 AUXILIAR ADMINISTRATIVO H 2. RECEPCIONAR Y RADICAR LOS DOCUMENTOS RESPONSABLE DE RECURSOS FÍSICOS 2. SE RECEPCIONAN Y ENVIAN LOS DOCUMENTOS INTERNOS QUE SON PARA EL EXTERIOR YA SEA POR CORREO CERTIFICADO O CON EL MENSAJERO Control de corresponde ncia enviada por correo certificado o mensajero GDCA-F2 COPIA CONTROLADA PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO CODIGO : GDCA VERSIÓN: 3 30/04/10 PÁGINA 11 de 17 R.6 28/04/10 PHVA ACTIVIDAD RESPONSABLE AUXILIAR ADMINISTRATIVO H 3. ARCHIVAR SOPORTES DE RECEPCION Y ENVIÓ DE CORRESPONDENCIA TAREA 1. SE ARCHIVAN LOS SOPORTES DE ENVIÓ DE LA CORRESPONDENCIA RESPONSABLE DE 2. SE ARCHIVAN LOS SOPORTES DE RECURSOS FÍSICOS LA CORRESPONDENCIA RECIBIDA 1. REALIZAR EL CRONOGRAMA DE EXPURGO H 4. DEPURACION DEL ARCHIVO RESPONSABLE DE 2. SE REALIZA LA DEPURACION RECURSOS FÍSICOS CON LAS UNIDADES CON BASE EN LOS PARAMETROS DE CONTROL DE LOS REGISTROS DE CADA PROCESO Y SEGÚN LA NORMATIVIDAD REGISTRO NOMBRE CÓDIGO SOPORTES DE CORRESPO NDENCIA RSC SOPORTES DE CORRESPO NDENCIA RSC CARTA RSC COPIA CONTROLADA PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO CODIGO : GDCA VERSIÓN: 3 30/04/10 PÁGINA 12 de 17 R.6 28/04/10 PHVA V ACTIVIDAD 5. REVISAR DOCUMENTOS DEPURADOS Y APROBAR SU DESTINO RESPONSABLE COMITÉ DE ARCHIVO TAREA 1. EN COMITÉ DE ARCHIVO SE REALIZAN AJUSTES Y/O ACLARACIONES SOBRE EL LISTADO PARA LA DECISION FRENTE AL DESTINO DE LOS DOCUMENTOS DEPURADOS. 2. EN EL ACTA DEL COMITÉ QUEDA CONSIGNADA LA DECISIÓN TOMADA REGISTRO NOMBRE CÓDIGO ACTA DE REUNION INTERDISCIPLI NARIA SGC-CDRF2 ACTA DE REUNION INTERDISCIPLI NARIA SGC-CDRF2 1. SEPARAR EL ARCHIVO INACTIVO H LIDERES DE PROCESO 6. TRANSFERENCIA DE SECRETARIAS, ARCHIVO DE GESTIÓN RESPONSABLE DE AL ARCHIVO RECURSOS FÍSICOS, CENTRAL 2. MARCAR DEBIDAMENTE LAS CAJAS EN LAS CUALES SE GUARDARA EL ARCHIVO INACTIVO 3. REALIZAR LA CARTA DE RELACION DE LOS DOCUMENTO A TRANSFERIR AL ARCHIVO CENTRAL CON ORIGINAL Y COPIA DEBIDAMENTE FIRMADOS RSC RSC COPIA CONTROLADA PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO CODIGO : GDCA VERSIÓN: 3 30/04/10 PÁGINA 13 de 17 R.6 28/04/10 PHVA H V ACTIVIDAD 7. PRESERVAR LA DOCUMENTACION 8.SEGUIMIENTO Y EVALUACION DEL PROCESO RESPONSABLE TAREA REGISTRO NOMBRE CÓDIGO 1. ALMACENAR ADECUADAMENTE LAS CAJAS DE ARCHIVO, PARA LA PROTECCIÓN CONTRA EL POLVO Y LAS CONDICIONES CLIMÁTICAS. RESPONSABLE DE RECURSOS FÍSICOS,SECRETARIAS ,LIDERES DE 2. EFECTUAR UNA REVISIÓN PROCESO ANUAL PARA VERIFICAR EL ESTADO DE LA DOCUMENTACIÓN,SE LEVANTA UNA ACTA EN CASO DE ENCONTRAR INCONSISTENCIAS 1. ELABORAR LOS INDICADORES DEL PROCESO, ANALIZARLOS Y DETERMINAR QUE ACCIONES O PLANES DE MEJORAMIENTO SE PUEDEN TOMAR CON BASE EN LOS RESULTADOS. 2. ELABORAR EL INFORME ANUAL DE LA GESTIÓN DEL PROCESO Y REMITIRLO CUADRO DE MANDO INTEGRAL P.E -F2 RSC COPIA CONTROLADA PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO CODIGO : GDCA VERSIÓN: 3 30/04/10 PÁGINA 14 de 17 R.6 28/04/10 PHVA ACTIVIDAD RESPONSABLE TAREA REGISTRO NOMBRE CÓDIGO 1. REVIZAR PERMANENTEMENTE EL PROCESO ,PARA DOCUMETAR MEJORAS Y NOTIFICARLAS A LA DIRECCION DE CALIDAD V 9. RETROALIMENTAR EL SISTEMA RESPONSABLE DE RECURSOS FÍSICOS 2. DOCUMENTAR ACCIONES DE MEJORA QUE CONTRIBUYAN A MANTENER EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD. 3. REMITIR LAS ACCIONES DE MEJORA A LA DIRECCIÓN DE CALIDAD Y CONTROL INTERNO. PARA SU ANÁLISIS Y APROBACIÓN. 4. SE SOCIALIZA LA GUIA PARA CONOCER CUALES SON LOS DOCUMENTOS DE IMPORTANCIA PARA LA INSTITUCION. H 10. HACER BACK UP DE LA INFORMACION ELECTRONICA REPORTE DE NO CONFORMID AD Y ACCIONES PROPUESTA S REPORTE DE NO CONFORMID AD Y ACCIONES PROPUESTA S SGCACPM-F6 SGCACPM-F6 R.S.C 5. SE DETERMINA LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS A GUARDAR R.S.C 6. SE REALIZA EL DEBIDO PROCESO PARA RESGUARDAR LA INFORMACION EN LA INTRANE R.S.C COPIA CONTROLADA CODIGO : GDCA PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO VERSIÓN: 3 30/04/10 PÁGINA 15 de 17 R.6 28/04/10 10. PARÁMETROS DEL CONTROL DE LOS REGISTROS CONTROL INTERNO DE CORRESPONDENCIA ENTREGADA GDCA-F1 CONTROL DE CORRESPONDENCIA ENVIADA POR CORREO CERTIFICADO GDCA-F2 CONTROL DE CORRESPONDENCIA ENVIADA CON EL MENSAJERO GDCA-F2 TRASFERENCIAS DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO CENTRAL CMI P.E.U RSC PE-F2 P.E-F1 3 4 5 RESPONSABLE DE ARCHIVAR MEDIO ACCESO/ UBICACIÓN CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO DE GESTIÓN DISPOSICIÓN 5 AÑOS ARCHIVO FISICO CARPETAS CÓDIGO 2 FISICO NOMBRE 1 RESPONSABLE DE RECURSOS FÍSICOS IDENTIFICACIÓN 5 AÑOS RECICLAJE 5 AÑOS 10 AÑOS ARCHIVO INACTIVO PERMANENTE ELECTRONICO INTRANET PERMANENTE COPIA CONTROLADA CODIGO : GDCA PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO VERSIÓN: 3 30/04/10 PÁGINA 16 de 17 R.6 28/04/10 LISTADO DE DOCUMENTOS A ELIMINAR ACTA COMITÉ DE ARCHIVO CARTA DE RELACION RSC FISICO CARPETAS 5 AÑOS ARCHIVO INACTIVO SGC-CDR-F2 ELECTRONICO INTRANET PERMANENTE ARCHIVO INACTIVO RSC FISICO CARPETAS 3 AÑOS RECICLAJE COPIA CONTROLADA PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO CODIGO : GDCA VERSIÓN: 3 30/04/10 PÁGINA 17 de 17 R.6 28/04/10 11. DOCUMENTOS DE APOYO Políticas para el manejo de la correspondencia. 12. DEFINICIONES 12.1. Consulta de documentos Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. 12.2. Depuración Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación. 12.3. Radicado Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. 12.4. Recepción de documentos Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica. 12.5. Recuperación de documentos Acción y efecto de obtener, por medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos. 12.6. Transferencia de Archivos Emisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes.