Señores: - Instituto Nacional de Aprendizaje

Heredia, 26 de Octubre del 2006
Señores:
Instituto Nacional de Aprendizaje
Unidad de Recursos Humanos
Estimados señores:
En cumplimiento a lo solicitado según oficio PDRH 2091-2006, de fecha 18 de Octubre
del 2006 y a lo dispuesto en la directriz Nº 8 emitida por la Contraloría General de la
República, en La Gaceta Nº 131 del 07 de julio de 2005, así como lo establecido en el
inciso E) del artículo 12 de la Ley de Control Interno, me permito presentar el informe
sobre la labor realizada del 1 de Mayo del 2006 al 15 de Junio del mismo año, como
Encargado del Proceso Financiero Contable de la Unidad Regional de Heredia, con el
número de clave 500331. Proceso que se encarga de controlar y gestionar lo relacionado
con los presupuestos, realizar los pagos u obligaciones de la regional, así como la
presentación de informes mensuales al Proceso de Presupuesto de la sede central, los
cuales resumen los movimientos financiero contables, de un determinado período.
Como encargado del Proceso Financiero Contable, asumí dicho puesto después de que
el Lic. Edgar Sánchez renunciara al mencionado puesto, con dicha persona tuve la
oportunidad de compartir aproximadamente durante 10 días, durante los cuales me
comento sobre la situación financiero contable de la Unidad, así como una pequeña
inducción de lo que era el SIF regional, ya que nunca había tenido la oportunidad de
ingresar a dicho sistema.
Posteriormente una vez ubicado en el puesto procedí a registrar la firma en las dos
cuentas corrientes que posee la Unidad Regional con el Banco Nacional de Costa Rica,
así mismo se terminaron de realizar los trámites para la confección de cheques en
formula continua para una cuenta corriente, ya que desde que se abrieron las cuentas
corrientes se venía trabajando con chequera y la copia de respaldo se imprimía sobre
una fotocopia de un cheque suministrado por otra regional, los cheques girados se
firmaban tanto por un servidor como por la Licda. Lorena Solórzano quien fungía en ese
momento como Jefe de la Regional en forma interina. La mayoría de los cheques de
formula continua adquiridos, se enviaron al Proceso de Tesorería de la sede central, con
el fin de que estos estuvieren guardados en la bóveda para mayor seguridad, ya que la
Unidad Regional de Heredia en ese momento no contaba con una caja fuerte con
capacidad para almacenar dicha cantidad, es más la caja fuerte con que se contaba en
ese momento, no tenía espacio suficiente como para almacenar ni siquiera una caja
pequeña con cheques. Los comprobantes de respaldo de cada cheque se adjuntaban a
cada copia del cheque y se archivaban en forma numérica y consecutiva tal y como lo
establecen diversos informes de Auditoria Interna.
Se realizaron dos informes mensuales los cuales correspondían a los meses de Abril y
Mayo del 2006, copia de los cuales se dejo en un ampo dentro del Proceso Financiero
Contable, existía también una Caja Chica con un fondo Quinientos Mil Colones, la cual
recibí mediante arqueo del Lic. Edgar Sánchez y al finalizar mi función se procedió a
realizar un arqueo en conjunto con la persona responsable de la misma, así mismo se
entregaron los cheques en blanco a la persona responsable de la Caja Chica, ya que ella
era la única que tenía llaves de ingreso a la oficina donde se ubicaba físicamente nuestro
Proceso. Así mismo los comprobantes de respaldo de cada vale se adjuntaron al mismo
con el fin de mantener dicha información adjunta a cada vale.
En cuanto al control interno dentro del Proceso, el mismo estaba muy debilitado ya que
para poner un ejemplo, los cheques en blanco debían estar guardados en una Caja Fuerte
sin embargo al carecer de la misma, estos estaban dentro de un estante con puertas pero
sin llave, así mismo cuando se necesitaba confeccionar un cheque, me hacían la
solicitud del mismo y yo era quien lo confeccionaba, revisa, firmaba en forma
mancomunada y en algunos casos hasta lo entregaba al beneficiario o solicitante, lo que
permite ver las carencias de control interno producto de que ese momento, no se
contaba ni con las condiciones físicas apropiadas, ni con el personal necesario para
cumplir en forma correcta con las normas de control interno.
Lo relacionado con el SIF regional es otra deficiencia de control interno, ya durante
algún tiempo se trabajo con una sola clave de ingreso al SIF, lo que permitía que todos
ingresos al SIF se registraran solamente con esa única clave, desde luego esto se hizo
con el fin de poner a caminar nuestra regional, ya que de lo contrario todo se hubiera
paralizado a tal punto de que no hubiera podido girar un solo cheque. Así mismo el SIF
regional no cuenta con un buen respaldo técnico, debido a que los tiempos de respuesta
en caso de presentar un error, son demasiado lentos ya que existe una sola persona
responsable de atender dichas situaciones además de otras funciones que le tienen
encargadas.
Como logros no podemos citar muchos debido al corto período que estuve como
Encargado de dicho Proceso, pero si es importante rescatar que cuando llegue a ese
puesto se tenían pendientes muchos pagos u obligaciones de la Unidad Regional y en el
último día de mis funciones, no se tenía pendiente ningún pago. Así mismo se pudo
actualizar todo lo concerniente a presupuestos, ya que existían varias modificaciones
pendientes de incluir y de aplicar en el SIF regional lo que permitió, realizar las reservas
oportunas para cumplir con los pagos y obligaciones de la Unidad Regional.
En cuanto a la administración de los recursos financieros asignados, la misma se
realizo de acuerdo a las recomendaciones de la Auditoria Interna, en materia del uso y
manejo eficiente de los recursos, ya que aún con las necesidades de espacio físico
siempre tuvimos el cuidado durante nuestra gestión, de resguardar lo mejor posible
todos los recursos asignados.
Como sugerencias para la buena marcha del Proceso Financiero Contable de la Unidad
Regional de Heredia, creo conveniente y necesario incrementar el personal de dicho
Proceso, como también capacitar al mismo en las diversas labores asignadas, ya que
durante mi permanencia pude constatar que existían personas nombradas, las cuales no
habían sido capacitadas para esa labor, desde luego con la mayor disposición de
colaborar. Otro elemento importante es dotar al Proceso de un espacio físico suficiente,
en el cual la Caja Chica este bien resguardada tal y como se ha mencionado a través de
los años en los diversos informes de la Auditoria Interna, para el espacio físico creo
conveniente aprovechar el traslado de la Regional al nuevo edificio con el fin de
brindarle mayor seguridad a los recursos de la institución.
Sin más se despide de ustedes un servidor y amigo:
Lic. Marvin Zúñiga Valerio.
cc. Unidad de Recursos Humanos
Lic. Franklin Villalobos C.
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