DOCUMENTOS DE TRÁMITE INTERNO Y EXTERNO

Apuntes BASES DOCUMENTARIAS
Prof. Ileana Piñeyro Zibechi
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DOCUMENTOS DE TRÁMITE INTERNO Y EXTERNO
INTERNOS.
Se caracterizan:
 Por NO trascender los límites de la empresa.
 Por controlar o documentar operaciones entre secciones, agencias o
sucursales de la empresa.
 Existe gran variedad de estos documentos que dependen de las
necesidades de cada empresa
Pasaremos a analizar dos de ellos: Pedido Seccional y Orden de Ventas.
Pedido Seccional
 Documento probatorio.
 De trámite interno
 Donde se registra la solicitud de materiales o mercaderías de una
sección a la sección correspondiente (stock, proveeduría, depósito etc.)
Finalidad: proveer a la unidad solicitante de los materiales necesarios que se
encuentran en el stock. Si la sección proveedora no contara con dichos
materiales pasará la solicitud a compras.
Elementos constitutivos:
1. membrete de la empresa.
2. nombre del comprobante
3. fecha de emisión
4. numeración correlativa impresa
5. detalle de lo solicitado
6. grado de urgencia para cubrir el pedido
7. sección que solicita el pedido
8. firmas (del responsable de la solicitud y de quien recibe la misma)
9. cantidad de vías dos (original para la sección proveeduría y copia para la
sección solicitante)
Orden de Venta
 Documento probatorio.
 De trámite interno
 No se contabiliza
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Finalidad: Documentar el pedido de un cliente en lo referente a cantidad,
calidad y precio de la mercadería solicitada.
Se emite luego de haber recibido la orden de compra del cliente.
Elementos constitutivos:
1. membrete de la empresa.
2. nombre del comprobante
3. fecha de emisión
4. numeración correlativa impresa
5. nombre y domicilio del cliente
6. detalle de lo solicitado
7. forma de entrega
8. condiciones de pago
9. cantidad de vías dos (original para el depósito, duplicado en la
sección para hacer su facturación)
Utilidad:


Se evita incurrir en errores al documentar todos los pedidos.
Permite coordinar y planificar las entregas.
EXTERNOS
Se caracterizan por:



Nacen en la empresa y van al exterior de la misma
Relacionar a la empresa con otras empresas públicas o
privadas.
Son documentos probatorios.
Además de la boleta de contado, la factura de crédito, la nota de débito, la nota
de crédito y el recibo oficial (que ya hemos visto) son comprobantes externos:



Pedido de Precios
Orden de Compra
Remito
Pedido de Precios



Documento probatorio
De trámite externo
No se contabiliza
Finalidad: conocer los precios del mercado de aquellas cosas que deseamos
adquirir. Así como las condiciones de pago, plazo de entrega etc., lo que nos
permitirá efectuar una evaluación para finalmente tomar una decisión.
Generalmente se solicita precio, por lo menos, a tres oferentes.
Orden de Compra



Documento probatorio
De trámite externo
No se contabiliza
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

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Documenta las adquisiciones efectuadas por la
empresa a un proveedor.
Se emite para solicitar materiales a un proveedor sobre
la base de condiciones convenidas de antemano.
Elementos constitutivos:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Membrete de la empresa emisora.
Nombre del comprobante.
Numeración correlativa.
Fecha de emisión.
Nombre y domicilio del proveedor.
Detalle de lo solicitado.
Fecha y forma de entrega
Precios convenidos
Firma del comprador
Remito



Documento probatorio
De trámite externo
No se contabiliza.
Finalidad:
1. Acompañar la mercadería que circula dentro del país; la
mercadería que no este acompañado de una
documentación que justifique la procedencia será objeto de
decomiso.
2. Documenta la salida de mercadería del depósito del
vendedor.
3. Documenta la entrada de mercadería en el depósito del
comprador.
4. Los movimientos que se detallan en los numerales 2 y 3 se
registran en las fichas de stock o existencia de
mercadería, de las empresas.
5. Verifica que la mercadería llegue a poder del comprador.
6. Indica una tenencia a título precario de la mercadería que
sigue siendo propiedad del remitente.
Elementos constitutivos:
1. Membrete de la empresa.
2. Nombre del documento.
3. Numeración correlativa impresa.
4. Fecha de emisión.
5. Nombre y domicilio del cliente.
6. Detalle de la mercadería enviada.
7. Forma de entrega de la misma.
8. Pie de imprenta.
9. Número de vías exigido por ley son tres: original para el
destinatario, duplicado para el transportista y triplicado para el
remitente.